MEMBANGUN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI SEKOLAH …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi...
Transcript of MEMBANGUN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI SEKOLAH …repository.amikom.ac.id/files/naskah publikasi...
i
MEMBANGUN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK N 1 KLATEN
Naskah Publikasi
diajukan oleh
Octavica Nurhuda Cahyaningrum 09.02.7359
kepada JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM
YOGYAKARTA 2012
ii
NASKAH PUBLIKASI
MEMBANGUN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI SEKOLAH PADA SMK N 1 KLATEN
Disusun oleh
Octavica Nurhuda Cahyaningrum 09.02.7359
Dosen Pembimbing
Anggit Dwi Hartanto, M.Kom NIK. 190000002
Tanggal 07 Agustus 2012
Ketua Jurusan Manajemen Informatika
Krisnawati, S.Si., MT. NIK. 190302038
iii
BUILD A SYSTEM OF SCHOOL ADMINISTRATION APPLICATIPN ON SMK N 1 KLATEN
MEMBANGUN SISTEM APLIKASI ADMINISTRASI SEKOLAH
PADA SMK N 1 KLATEN
Octavica Nurhuda Cahyaningrum Jurusan Manajemen Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
SMK N 1 KLATEN is an educational institution for educational activities. The
school is still in the pioneering stage to become an international school. In this case the school has not fully perform data processing is done by computer. Spp payment administration recording is still done manually. Recording is done one by one in the payment book spp. Processing of reports is still done manually so it may be possible occurrence of errors.
Conducting direct observation of the problems that exist in SMK N 1 KLATEN.
Collect data by questioning or interview with the school in order to get all sorts of data we need to build a data system for the administration if payment spp.
From the results of direct observation, we found many problems, including
duration of the process of checking the payment transaction data into the main problem in SMK N 1 KLATEN. Keywords: Information Systems, Information Systems Administration, Systems Administration Information School.
1
1. Pendahuluan
1.1 Latar Belakang Masalah
Pengolahan data administrasi dalam sebuah institusi pendidikan merupakan
kegiatan utama yang dilaksanakan secara periodik ataupun setiap saat, data-data
tersebut selalu berubah setiap bulan atau setiap tahun, penambahan siswa, maupun
perubahan kebijakan pemerintah menyebabkan data-data tersebut selalu berubah.
Sedangkan informasi dituntut untuk selalu aktual, sehingga di butuhkan suatu sistem
informasi yang bisa mengolah data-data secara cepat dan efektif. SMK N 1 KLATEN
yang terletak di Jalan Dr. Wahidin Sudiro Husodo No. 22, kabupaten Klaten merupakan
salah satu institusi pendidikan yang masih menggunakan sistem manual dalam
pengolahan data administrasi. Data-data tersebut dicatat secara manual di dalam suatu
buku induk maupun buku klafer. Dengan melihat dan mengamati sistem yang sedang
berjalan pada SMK N 1 KLATEN, membangun sistem aplikasi administrasi merupakan
salah satu solusi pengolahan data secara komputer, sehingga informasi yang dihasilkan
akurat dan tepat waktu.
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah penyusun uraikan diatas, maka
penyusun dalam pembuatan aplikasi ini mengambil judul ” Membangun Sistem Aplikasi
Administrasi Sekolah Pada SMK N 1 Klaten ”.
1.2 Rumusan Masalah
1. Bagaimana membangun Sistem Aplikasi Administrasi Sekolah
pada SMK N 1 Klaten, sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan tepat
waktu?.
1.3 Batasan Masalah
1. Membangun aplikasi administrasi berbasis web pada SMK N1 KLATEN. .
2. Sistem informasi ini mengolah proses pembayaran siswa khususnya untuk
pembayaran spp dan laporan berdasarkan batasan bulan dan tahun.
3. Pada sistem ini pengolahan data administrasi siswa dilakukan oleh admin
sedangkan kasir hanya dapat menjalankan aplikasi pada saat terjadi transaksi
pembayaran spp.
4. Sistem ini hanya untuk mempermudah pembayaran spp siswa di SMK N 1 klaten
5. Sistem web ini dibangun dengan menggunakan bahasa pemrograman php dan
Adobe Dreamweaver CS3 sebagai alat bantu dalam mendesign antar muka situs
web, serta MySQL sebagai olah datanya.
6. Aplikasi berbasis web ini di jalankan secara offline karena aplikasi ini hanya
untuk sekolah SMK N 1 Klaten.
1.4 Maksud Dan Tujuan
1) Meningkatkan Efisiensi Penulisan Data dari sistem Komputerisasi.
2
2) Mampu menyajikan informasi yang cepat dan akurat.
3) Membangun pengembangan sistem pengolahan data administrasi sehingga
penyajian informasi dapat selalu aktual , akurat dan tepat waktu.
1.5 Metode Pengumpulan Data 1) Metode Observasi
2) Metode Wawancara
3) Metode Kepustakaan
4) Metode Dokumentasi
1.6 Sistematika Penulisan
1) BAB I : PENDAHULUAN
2) BAB II : LANDASAN TEORI
3) BAB III : TINJAUAN UMUM
4) BAB IV : PEMBAHASAN
5) BAB V : PENUTUP
2. Landasan Teori
2.1 Konsep Dasar Sistem Informasi
Informasi adalah hasil dari pengolahan data-data tertentu sehingga
menghasilkan suatu yang bermakna dan dapat dimanfaatkan sebagai landasan dalam
mengambil keputusan sesuai dengan kebutuhan. Komponen terpenting adalah data,
diantara data dan informasi mempunyai perbedaan.
Data adalah fakta dan kejadian yang belum mempunyai nilai dan manfaat, oleh
karena itu data harus mengalami proses pengolahan data terlebih dahulu. Pengolahan
data adalah manipulasi data yang menjadi bentuk yang lebih berguna
2.2 Bagan Alir Sistem (Flowchart Sistem)
Bagan aliran merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkah-langkah
dari proses program. Bagan aliran dibuat derivikasi bagan aliran sistem yang dibuat
dengan simbol-simbol
2.3 DFD (Data Flow Diagram)
DFD merupakan diagram yang digunakan untuk menggambarkan proses-proses
yang terjadi pada sistem yang akan dikembangkan. Pengembangan DFD biasanya
menggunakan cara berjenjang. Dimulai dengan cara dari context diagram, DFD level 0,
DFD level 1 dan seterusnya sesuai dengan kompleksitas dari sistem yang akan
dikembangkan.
3
2.4 Bahasa Pemrograman yang Digunakan
2.4.1 HTML ( Hypertext Markup Language)
HTML (Hypertext Markup Language) merupakan suatu format yang digunakan
dalam pembuatan dokumen dan aplikasi yang berjalan di halaman web. Dokumen ini
dikenal sebagai web page. Dokumen HTML merupakan dokumen yang disajikan pada
web browser.
2.4.2 PHP
Php adalah bahasa server side scripting yang menyatu dengan HTML untuk
membuat halaman web yang dinamis. Karena PHP merupakan server-side scripting
maka sintaks dan perintah-perintah PHP akan dieksekusi ke server yang kemudian
hasilnya dikirimkan ke browser.
2.5 Data Base Server Yang digunakan
2.5.1 XAMPP
XAMPP adalah perangkat lunak bebas, yang mendukung banyak sistem operasi,
merupakan kompilasi dari beberapa program. Fungsinya adalah sebagai server yang
berdiri sendiri (localhost), yang terdiri atas program Apache HTTP Server, MySQL
database, dan penerjemah bahasa yang ditulis dengan bahasa pemrograman PHP dan
Perl. Nama XAMPP merupakan singkatan dari X (empat sistem operasi apapun),
Apache, MySQL, PHP dan Perl. Program ini tersedia dalam GNU General Public Licence
dan bebas, merupakan web server yang mudah digunakan yang dapat melayani tampilan
halaman web yang dinamis.
2.5 Perangkat Lunak Yang digunakan
2.5.1 Adobe Dream Weaver CS3
Adobe Dreamweaver CS3 adalah sebuah HTML editor profesional untuk
mendesain web secara visual dan mengelola situs atau halaman web. Dream weaver
merupakan perangkat lunak utama yang dgunakan oleh web desainer maupun web
programmer dalam membangun suatu situs web.
3 Tinjauan Umum
3.1 Profil SMK N 1 KLATEN
Lokasi : Jalan Dr. Wahidin Sudiro Husodo No.22, Kelurahan Sekarsuli,
Kecamatan Klaten utara, Kabupaten Klaten, kode pos 57432.
Telepon : 0272-321266
Faximile : 0272-321576
Website : www.smkn1.com
Kepala sekolah : Drs. M. Sami, M.Pd (NIP. 195504171986031008)
3.2 Visi Dan Misi
3.2.1 Visi Sekolah
4
Dalam upaya meningkatkan mutu pendidikan sekolah, SMK Negeri 1 Klaten
memiliki visi yaitu ”Unggul dalam prestasi, beriman bertaqwa dan menjunjung tinggi nilai-
nilai luhur budaya bangsa”.
3.2.2 Misi Sekolah
Untuk mewujudkan visi sekolah, SMK Negeri 1 Klaten mempunyai misi sebagai
berikut:
a. Membentuk tamatan yang beerprestasi, beriman dan bertaqwa kepada Tuhan
Yang Maha Esa.
b. Menyelenggarakan pendidikan yang berbasis kepribadian karakter bangsa yang
menjunjung tinggi nilai-nilai budaya bangsa Indonesia.
c. Menyelenggarakan pendidikan berbasis kompetensi yang sesuai dengan
kebutuhan pasar kerja di dalam dan di luar negeri.
d. Menyelenggarakan pendidikan sekolah bertaraf nasional dan internasional.
e. Meningkatkan dan mengembangkan kerjasama dunia usaha, dunia industri,
intitusi dalam dan luar negeri.
4 Pembahasan
4.1 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan bagian awal dari pembuatan sistem informasi
dimana tahap ini bertujuan untuk memberikan ketentuan bentuk dan proses pada
perangkat lunak yang dibuat agar pembuatan program tidak menyimpang dari aturan dan
hasil analisis yang telah diterapkan pada perancangan program. Rancangan sistem
secara umum juga merupakan gambaran secara umum yang ditunjukan kepada user
tentang sistem yang baru atau sistem yang diusulkan.
4.2 Rancangan Basis Data
Basis data digunakan untuk media penyimpanan data yang kemudian digunakan
untuk menghasilkan informasi. Oleh karena itu perancangan basis data yang baik sangat
berguna dalam membuat sisten informasi.
Kelompok data yang diprlukan dalam sistem tanya jawab ini beserta tabel yang
digunakan dijelaskan sebagai berikut:
Tabel 4.1 Rancangan tabel siswa
Nama Field Type Size Keterangan
id_siswa Integer Nomor Induk Siswa
nama_siswa Varchar 50 Diisi Nama siswa
tmpt_lahir Varchar 50 Diisi dengan nama kota kelahiran siswa
tgl_lahir Date time Standar Diisi tanggal kelahiran siswa
almt_siswa Varchar 100 Diisi alamat tinggal siswa
Jenkel_siswa Varchar 10 Diisi dengan laki-laki atau perempuan
asal_sekolah Varchar 50 Diisi dengan nama sekolah asal
5
siswa
thn_masuk Char 10 Tahun awal ajaran siswa bersekolah di SMK
Status Varchar 50 Status siswa aktif atau alumni
id_kelas Interger Diisi dengan kode kelas yang sesuai dengan kode kelas di tabel kelas
Tabel 4.2 Rancangan tabel guru
Nama Field Type Size Keterangan
id_guru Integer Kode untuk guru
nama_guru Varchar 100 Nama guru
tmpt_lahir Varchar 20 Diisi dengan nama kota kelahiran guru
tgl_lahir Date time Standar Diisi tanggal kelahiran guru
jabatan Varchar 50 Jabatan guru disekolah
Pendidikan Varchar 20 Diisi pendidikan terakhir yang ditempuh guru
Golongan Varchar 5 Diisi dengan tingkat golongan dalam kepegawaian
Tabel 4.3 Rancangan tabel kompetensi
Nama Field Type Size Keterangan
id_kompetensi Integer Kode kompetensi
nama_kompetensi varchar 50 Nama kompetensi
Tabel 4.4 Rancangan tabel semester
Nama Field Type Size Keterangan
id_semester Integer Kode untuk semester
nama_semester Varchar 30 Nama semester
Tabel 4.5 Rancangan tabel kelas
Nama Field Type Size Keterangan
id_kelas Integer Diisi dengan kode kelas
nama_kelas Varchar 50 Diisi dengan nama kelas
id_semester Integer Kode semester diisi sesuai dengan isian pada table semester
id_kompetensi Integer Kode kompetensi diisi sesuai dengan isian pada table kompetensi
Id_guru Integer Kode guru diisi sesuai dengan isian pada table guru
Tabel 4.6 Rancangan tabel type transaksi
Nama Field Type Size Keterangan
id_type Integer Kode tipe transaksi
nama_type Varchar 50 Nama tipe transaksi
Jmlh_bayar Double Diisi dengan jumlah yang harus dibayar
Tabel 4.7 Rancangan tabel transaksi
Nama Field Type Size Keterangan
id_transaksi Integer Kode transaksi
6
id_user Integer Kode user diisi sesuai dengan yang ada di tabel pengguna
id_siswa Integer Kode siswa diisi sesuai dengan isian pada table siswa
Bayar Varchar 50 Diisi nominal uang yang dibayarkan siswa
tgl_bayar Date
Diisi dengan tanggal waktu bayar
id_kelas Integer Kode kelas diisi sesuai dengan isian pada table kelas
Nonot Varchar 50 Diisi dengan nomor nota pada saat terjadi transaksi
Tabel 4.8 Rancangan tabel pengguna
Nama Field Type Size Keterangan
id_user Integer Kode pengguna
nama_user Varchar 50 Nama pengguna
Password Varchar 50 Password pengguna
nama_lengkap Varchar 30 Nama lengkap pengguna
Tabel 4.9 Rancangan tabel nota
Nama Field Type Size Keterangan
id_nota Integer Kode nota
id_siswa Interger Diisi sesuai dengan kode siswa yang ada pada tabel siswa
id_type Interger Diisi sesuai dengan kode tipe yang ada pada tabel tipe transaksi
Hargane Varchar 50 Isinya sesuai yang ada pada tabel transaksi
Nonot Varchar 50 Isinya sesuai yang ada pada tabel transaksi
id_kelas Integer Terisi sesuai dengan kode kelas yang ada di tabel kelas
4.3 Relasi Antar Tabel
Relasi antar tabel yang telah dibuat dapat dilihat pada gambar 4.1
Gambar 4.1 Relasi antar tabel
7
4.4 Implementasi Sistem
Implementasi membangun sistem aplikasi administrasi sekolah pada SMK N 1
Klaten sebagai sarana untuk mempermudah proses transaksi pembayaran serta
pengecekan data transaksi sekolah terseburt yang menggnakan bahasa pemrograman
PHP dan basis data MYSQL. Pada saat pertama kali sistem dijalankan akan muncul
tamapilan homepage index.
4.1.1 Halaman login
Gambar 4.2 Halaman login
Halaman index berfungsi untuk komfirmasi login baik admin maupun kasir(user)
untuk melakukan pengolahan data yang tersedian pada menu halaman tertentu.
4.1.2 Halaman admin
Gambar 4.3 Halaman Utama Admin
Halaman Home untuk admin berfungsi untuk mengelola data keseluruhan baik
penambahan data siswa, data guru, data kelas, data tipe transaksi, transaksi
pembayaran spp, data pengguna dan pengaturan pengguna
4.1.3 Form Pengaturan Siswa
Gambar 4.4 Form Pengaturan Siswa
8
4.1.4 Form Tambah Siswa
Gambar 4.5 Form Tambah Siswa
4.1.5 Form Edit Siswa
Gambar 4.6 Form Edit Siswa
4.1.6 Form Pencarian Siswa
Gambar 4.7 Form Pencarian Siswa
4.1.7 Form Pengaturan Kelas
Gambar 4.8 Form Pengaturan Kelas
9
4.1.8 Form Tambah Kelas
Gambar 4.9 Form Tambah Kelas
4.1.9 Form Edit Kelas
Gambar 4.10 Form Edit Kelas
4.1.10 Form Tambah Kompetensi
Gambar 4.11 Form Tambah Kompetensi
10
4.1.11 Form Edit Kompetensi
Gambar 4.12 Form Edit Kompetensi
4.1.12 Form Pengaturan Guru
Gambar 4.13 Form Pengaturan Guru
4.1.13 Form Tambah Guru
Gambar 4.14 Form Tambah Guru
4.1.15 Form Edit Guru
Gambar 4.15 Form Eidt Guru
11
4.1.16 Form Pencarian Guru
Gambar 4.17 Form Pencarian Guru
4.1.17 Form Transaksi(Admin)
Gambar 4.18 Form Transaksi(Admin)
4.1.18 Form Tambah Transaksi
Gambar 4.19 Form Tambah Transaksi
4.1.19 Form Tambah Tipe Transaksi
Gambar 4.20 Form Tambah Tipe Transaksi
12
4.1.20 Form Edit Tipe Transaksi
Gambar 4.21 Form Edit Tipe Transaksi
4.1.21 Form Cetak Laporan
Gambar 4.22 Form Cetak Laporan
4.1.22 Form Pengaturan User(Admin)
Gambar 4.23 Form Pengaturan User(Admin)
4.1.23 Form Tambah User(Admin)
Gambar 4.24 Form Tambah User(Admin)
13
4.1.24 Form Edit User(Admin)
Gambar 4.25 Form Edit User(Admin)
4.1.25 Form Ganti Password(Admin)
Gambar 4.26 Form Ganti Password(Admin)
4.1.26 Form Halaman Utama Kasir
Gambar 4.27 Form Halaman Utama Kasir
4.1.27 Form Transaksi(Kasir)
Gambar 4.28 Form Transaksi(Kasir)
14
4.1.28 Form Tambah Transaksi(Kasir)
Gambar 4.29 Form Tambah Transaksi(Kasir)
4.1.29 Form Cetak Laporan(Kasir)
Gambar 4.30 Form Cetak Laporan(Kasir)
4.1.30 Form Pengaturan User(Kasir)
Gambar 4.31 Form Pengaturan User(Kasir)
15
4.1.31 Form Laporan
Gambar 4.32 Form Laporan
4.1.32 Form Formulir Setoran(Nota)
Gambar 4.33 Form Formulir Setoran(Nota)
5. KESIMPULAN DAN SARAN
Aplikasi berbasis web ini sangat diharapkan dapat menjadi salah satu media
Informasi yang sangat berguna bagi SMK N 1 KLATEN untuk memudahkan pendataan
dan laporan yang cepat dan akurat. yang nantinya akan sangat berpengaruh pada arsip
sekolah.
5.1 Kesimpulan
Berdasarkan pengamatan penulis, maka dapat diambil beberapa kesimpulan
antara lain:
1. Proses pengolahan data yang berjalan selama ini masih menggunakan cara
manual, belum adanya program khusus untuk mengolah data mengakibatkan
pelayanan informasi mengenai data administrasi siswa masih kurang
memuaskan. Misalnya kerumitan dalam pencarian data, kesalahan-kesalahan
pencatatan data yang membutuhkan waktu perbaikan cukup lama, semua itu
sangat perlu dibenahi. Oleh karena itu sistem manual saat ini perlu
dikembangkan menjadi sistem yang terkomputerisasi.
16
2. Adapun kelebihan dari sistem terkomputerisasi yang berbasis web ini
dibandingkan dengan sistem yang ada saat ini (manual) adalah :
a. Dapat mempercepat proses pencatatan dan pengolahan data administrasi
pembayaran siswa.
b. Mampu menyajikan informasi yang lebih berkualitas sehingga memudahkan
dalam pengambilan keputusan.
c. Efisiensi waktu, tenaga, pikiran dan biaya dalam proses pencatatan,
pencarian data dan pembuatan laporan, sehingga laporan yang hasilkan lebih
tepat waktu, akurat dan relevan bagi penerima informasi terakhir.
Dengan adanya sistem yang diusulkan ini, diharapkan kegiatan
pencatatan, pencarian data serta pembuatan laporan akan lebih efektif dan efisien
Sehingga pelayanan terhadap siswa dapat ditingkatkan.
5.2 Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas sebagai pertimbangan bagi SMK N 1 KLATEN
dalam penyampaian informasi tentang transaksi pembayaran spp maka saran yang akan
disampaikan oleh penulis adalah sebagai berikut:
1. Aplikasi berbasis web ini dirancang oleh penulis agar dapat menjadi bahan
pertimbangan dan dijadikan sebagai media alternatif dalam penyampaian
informasi administrasi sekolah serta perbaikan pelayanan pembayaran dimasa
kini dan masa mendatang.
2. Keamanan dan backup data pada aplikasi harus disertakan sebagai perbaikan
dari aplikasi yang dibuat oleh penulis.
3. Jika sistem ini digunakan hanya oleh pihak SMK N 1 KLATEN, maka perlu
diadakan pelatihan personil dalam menangani pengolahan data secara
terkomputerisasi yang akan bertindak sebagai operator program, supaya proses
penginputan data dapat berjalan dengan lancar.
4. Dalam pembuatan aplikasi ini penyusun menyadari bahwa masih banyak
kekurangan, baik dari segi penulisan, desain maupun dalam pembuatan aplikasi
dikarenakan keterbatasan penyusun, untuk itu saran dan kritik sangat penyusun
harapkan. Serta harapan penyusun semoga sistem ini dapat dimanfaatkan
dengan sebaik-baiknya.
DAFTAR PUSTAKA
Arief Rudyanto.M. Pemrograman Web Dinamis menggunakan PHP dan - 2MySQL .
Yogyakarta : Andi Offset ,2006.
17
Arief Rudyanto.M Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan
Microsoft SQL server 2000. Yogyakarta : Andi Offset ,2006.
Fatta Al Hanif, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk keunggulan
bersaing perusahaan dan Organisasi modern. Yogyakarta: Andi
Offset, 2007.
Kusrini, M.Kom,Strategi Perancangan dan Pengelolaan Basi Data. Yogyakarta: Andi Offset ,2007 Giesoeroto, Mozila Firefox,
http://giesoeroto.files.wordpress.com/2008/11/presentase1.pdf, 10 Juni 2012
, PHP, http://id.wikipedia.org/wiki/PHP, 10 Juni 2012
Setiady, Agung. Pengenalan PHP,
http://agungsetiady.wordpress.com/category/php/pengenalan-php, 10
Juni 2012
Ema Utami dan Sukrisno, Konsep Dasar Pengolahan dan Pemrograman Database
dengan SQL Server, Ms.Access, dan Ms.Visual
Basic,(Yogyakarta: ANDI,2005), hal.104