Kegiatan dalam komunikasi bisnis banyak persamaannya dengan kegiatan public relations

Kegiatan dalam komunikasi bisnis banyak persamaannya dengan kegiatan public relations. Salah satu keterampilan yang harus dikuasai dalam komunikasi bisnis adalah keahlian menulis. Menurut Bivins (dalam Kasali, 1994), karya-karya tulis seorang praktisi PR akan meliputi:

1. Pemberitaan Pers (News Release)

Pemberitaan Pers adalah karya tulis yang paling banyak dan paling sering dilakukan oleh praktisi PR untuk menyebarluaskan informasi melalui media pers, baik untuk media cetak maupun televisi dan radio.

2. Latar (Backgrounders)

Latar adalah informasi dasar yang memuat uraian penopang bagi tulisan wartawan, bisa berisi uraian singkat tentang perusahaan, karyawan, investor, visi, misi perusahaan, dan sebagainya. Sekalipun bukan yang dikejar pers, latar merupakan warna bagi suatu penulisan yang dapat menimbulkan perhatian pembaca/pendengar/pemerhati bertia tersebut.

3. Iklan Layanan Masyarakat (Public Service Announcement)

Iklan layanan Masyarakat adalah pesan yang disampaikan untuk membangkitkan kesadaran atau kepedulian masyarakat terhadap sejumlah masalah yang harus mereka hadapi, terutama kondisi yang bisa mengancam keserasian atau kehidupan umum. Pesan-pesan ini dapat digunakan peruahaan untuk mendidik masyarakat.

4. Iklan Perusahaan (Corporate Advertising)

Pekerjaan PR juga berkaitan dengan penulisan iklan tentang perusahaan. Adakalanya iklan tentang perusahaan perlu dikeluarkan untuk menyambut peresmian pabrik baru, perluasan usaha, hari ulang tahun perusahaan, hari-hari resmi nasional, atau ditujukan sebagai kegiatan strategis untuk mengangkat citra perusahaan tertentu.

5. Artikel atau editorial

Perusahaan besar umumnya merasa perlu menerbitkan majalah atau koran intern untuk memperkuat moral kerja karyawannya atau menyampaikan pesan-pesan perusahaan kepada karyawannya dan sebaliknya. Media tersebut membutuhkan penulis dan karya tulis. Praktisi PR perlu menulis artikel-artikel atau editorial (pandangan redaksi tentang suatu masalah).

6. Publikasi Ringan

7. Yang dimaksud dengan publikasi ringan adalah brosur, pamflet, flyer, dan alat-alat pemasaran lainnya untuk membantu kampanye pemasaran.

8. Company Profile dan Annual Report

9. Company profile adalah penjelasan tentang perusahaan dan kegiatan perusahaannya untuk menjelaskan prestasi perusahaan kepada pihak tertentu.

10. Pidato dan presentasi (Speeches and Presentations)

Meskipu n pidato-pidato pemimpin sering dibuat oleh staf ahli atau corporate secretary, praktisi PR juga mempunyai peran yang sangat penting. Metode yang digunakan adalah metode interpersonal untuk merangsang perhatian dan citra. Pidato yang baik dapat memberi informasi atau membujuk. Sedangkan presentasi yang baik dapat menghasilkan dukungan.

PRESS RELEASE

Press release adalah segala bentuk informasi yang hendak disebarkan kepada pers, biasanya melalui media cetak. Sekalipun press release mempunyai format umum, ada tiga bentuk yang mempunyai penekanan yang berbeda-beda.

1. Basic Publicity Release

Meliputi informasi umum yang mengandung nilai berita (news value) bagi media-media lokal, regional, atau nasional.

2. Product Release

Informasi yang disebarkan berkaitan dengan peluncuran produk-produk baru atau berkaitan dengan produk perusahaan. Meski akan sanagat menguntungkan bagi perusahaan bila berita ini dapat dipublikasikan di media umum, media yang berkepentingan umumnya adalah media spesifik, seperti majalah bisnis, majalah remaja, majalah wanita, dan sebagainya.

3. Financial Release

Meski informasi keuangan pertama-tama menjadi kepentingan pemegang saham, release ini sering juga dapat menjadi konsumsi umum bila menyangkut perusahaan besar atau nilai keuangna yang besar. Maka, selain menarik media bisnis dan ekonomi, release ini juga menarik pers umum.

Beberapa tahun belakangan ini, pihak media menghadapi kenyataan bahwa semakin banyak perusahaan yang mengirim press release. Ada yang mengirim berita melalui surat dan ada yang melengkapinya dengan acara makan siang atau makan malam dalam konferensi pers. Oleh karena itu, persaingan dunia usaha juga meningkat dalam hal memperoleh kapling berita di surat kabar. Editor surat kabar terpaksa harus menyortir press release yang masuk dalam tempo kurang dari tiga menit untuk meneruskan berita itu atau memasukkannya ke dalam arsip atau kotak sampah.

Para editor surat kabar dan majalah mempunyai kriteria yang berbeda untuk menerima atau menolak suatu press release. Namun biasanya mereka akan sangat memperhatikan siapa Anda dan bagaimana record mengenai Anda di masa lalu dalam menyampaikan berita. Apakah Anda dapat dipercaya (mempunyai kredibilitas), cukup terbuka, dibutuhkan oleh pers dan apakah berita-berita yang selama ini disajikan cukup relevan dengan filosofi yang dianut media tersebut. Sekali hal-hal di atas lolos, editor akan melihat hal-hal sebagai berikut:

1. Judul yang diangkat.

Judul yang diangkat oleh praktisi PR dalam press release tentu tidak harus menjadi judul surat kabar, tetapi prinsip pemberian judul keduanya adalah sama. Judul harus menarik perhatian dan emwakili isi berita.

2. Kalimat Pembuka

Kalimat pertama dalam tubuh press release sebaiknya memuat informasi tentang 5W + 1H, yakni:

Who (siapa): Misalnya, sebuah perusahaan nasional yang bergerak di sektor

industri elektronik.

What (apa): Misalnya, mengumumkan kesempatan bagi masyarakat untuk

memiliki saham perusahaan.

When (kapan): Misalnya, hari ini (20 Oktober). Perhatikan tanggal ditulis dalam

kurung agar bila redaksi memuat berita esok harinya, maka ia

hanya perlu mengganti kata hari ini menjadi kemarin.

Where (di mana): Keterangan yang menyangkut tempat. Bisa diletakkan pada isi

Berita, tidak perlu pada kalimat pertama.

Why (mengapa): Mengapa berita ini penting.

How (bagaimana): Penjelasan-penjelasan lain, dimasukkan dalam isi berita.

3. Akurasi

4. Editor umumnya tidak akan mudah percaya begitu saja pada isi berita yang disebarkan perusahaan. Editor akan melakukan pengecekan apakah isi berita tersebut memberikan data yang dapat dipercaya.

5. Bahasa

Editor surat kabar biasanya tidak melakukan banyak perubahan, karena waktunya sangat terbatas. Yang biasa dilakukan adalah pemotongan atas kalimat yang tidak efektif dan isi yang dirasa tidak perlu. Editor akan menolak berita yang ditulis dengan bahasa yang tidak memenuhi kaidah bahasa Indonesia yang benar.

6. Eksklusivitas

Jika release Saudara adalah eksklusif, beritahukanlah editor agar ia tahu bahwa berita itu benar-benar penting. Berita eksklusif biasanya diberikan oleh perusahaan kepada satu media saja yang dianggap penting dan mempunyai peredaran dan pengaruh yang luas.

7. Relevansi

Editor akan melihat apakah berita tersebut relevan dengan misi berita dan kepentingna pembacanya.

C:\wi2d\materi web.doc