Alasan Industri MICE sangat berkembang di era Global :

• Pertama, Karakteristik Wisatawan MICE tidak terlalu terpengaruh pada keputusan untuk bepergian, karena alasan tugas bukan pribadi. Ini sangat berbeda dengan karakteristik wisatawan Leisure yang harus berpikiran ulang untuk pergi dengan alasan keamanan atau lainnya.

• Kedua, Wisatawan MICE adalah high level economy, lebih royal membelanjakan , 1 : 10 orang dengan wisatawan Leisure.

• Ketiga, Length of stay wisatawan MICE relative lebih lama.

• Keempat, Dapat menarik sejumlah wisatawan hanya dalam sekali penyelenggaraan Event tertentu.

• Dampak Publisitas bagi Event International sangat luas, karena coverage media International, hal ini dapat digunakan untuk Pencitraan terhadap kepercayaan Dunia, bahwa Indonesia aman.

1

POTENSI BISNIS MICE DI INDONESIA :

POTENSI DESTINASI1. TOPOGRAFI : TERLETAK DI GARIS KATULISTIWA DARI SABANG SAMPAI MERAUKE ANTARA BENUA ASIA DAN

AUSTRALIA. PULAU UTAMA : JAWA, SUMATERA, KALIMANTAN, SULAWESI, PAPUA, BALI DAN MALUKU

2. DEMOGRAFI : BERPENDUDUK 240 JUTA,18.110 PULAU, 370 SUKU DAN 67 BAHASA INDUK

3. MEMILIKI KEINDAHAN ALAM, KEANEKARAGAMAN BUDAYA DAN KARYA BUATAN MANUSIA

4. TERSEDIA FASILITAS FISIK DI DESTINASI PRIMER (JAKARTA, JOGJA DAN BALI) DAN SEKUNDER (BANDUNG,

SEMARANG, SURABAYA, BATAM, UJUNG PANDANG, MEDAN, MANADO DAN BUKIT TINGGI)

5. BERKEMBANGNYA INVESTASI DI BIDANG MICE (COMPANY/VENUE)

POTENSI PASAR1. TAHUN 2020 FORCAST WISATAWAN DUNIA 1, 6 MILYAR, WISATAWAN ASIA PASIFIK 438 JUTA. DEVISA WISATAWAN

DUNIA U$ 475 MILYAR, WISATAWAN ASIA PASIFIK U$ 94,7 MILYAR.2. MENURUT ICCA (International Congress and Convention Association Amsterdam)TAHUN 2007 : 75 JUTA PESERTA

CONGRESS MENGELUARKAN BIAYA SEBESAR 43 MILYAR U$ DAN MENINGKAT 25 – 30 % PER TAHUN

3. MENURUT DEPBUDPAR TAHUN 2007 RATA-RATA PERTUMBUHAN MICE ADALAH 20 % DAN PESERTA MICE 21%

SEDANGKAN PENGELUARAN PER PESERTA PER HARI PER EVENT ADALAH U$ 1,700. DAN TAHUN 2005 U$ 2.500.

4. POTENSI PASAR ASIA UTARA DAN TIMUR BY AIRLINE :

CHINA : 600.000 SEAT, JEPANG : 655.000 SEAT, KOREA : 247.416 SEAT, HONGKONG : 481.312 SEAT, INDIA : 31.356

SEAT DAN TAIWAN : 613.964 SEAT.

2

3

SEBAGAI DAERAH YANG STRATEGIS DARI SISI EKONOMI DI KAWASAN ASIA TENGGARA KARENA MEMILIKI POPULASI YANG

TINGGI

JUMLAH KUNJUNGAN WISATAWAN DENGAN TUJUAN MICE MENGALAMI PERKEMBANGAN YANG SANGAT SIGNIFIKAN DI

TAHUN 2003

INTENSITAS PEMBANGUNAN YANG TINGGI KHUSUSNYA PADA INFRASTRUKTUR DAN SARANA PENDUKUNG DI KOTA-KOTA

BESAR SEPERTI JAKARTA, BALI, BATAM YANG SANGAT MENDUKUNG KEGIATAN MICE TERMASUK PEMBANGUNAN

CONVENTION MAUPUN EXHIBITION CENTER

MEMILIKI JARINGAN INDUSTRI HOTEL INTERNASIONAL DI BERBAGAI DAERAH KHUSUSNYA JAKARTA, BALI, SURABAYA,

YOGYAKARTA

BERVARIASINYA PILIHAN DESTINASI UNTUK TUJUAN MICE YANG MAMPU DISESUAIKAN DENGAN BUDGET YANG TERSEDIA

KECENDERUNGAN GAYA HIDUP MASYARAKAT YANG MENUNTUT BANYAKNYA HIBURAN, MISAL: KONSER MUSIK, PAMERAN

DLL

PERKEMBANGAN TEKNOLOGI, INFORMASI, DAN TRANSPORTASI YANG CUKUP PESAT

TUMBUHNYA PERUSAHAAN PENGELOLA MICE, BAIK PCO, PEO MAUPUN EVENT ORGANIZERS

RELEVANSI INDONESIA TERHADAP WISATA MICE

4

1. BANYAK PILIHAN LOKASI DENGAN BERBAGAI ATRAKSI/KEINDAHAN;

2. VARIASI MAKANAN & AKOMODASI;

4. TUMBUHNYA FASILITAS KONFERENSI & PAMERAN DI BEBERAPA DAERAH;

5. VARIASI VENUES & FASILITAS YANG DAPAT DISESUAIKAN DENGAN BUDGET.

6. BALI SEBAGAI ICON PARIWISATA INDONESIA SUDAH DIKENAL BAIK DI MANCANEGARA

KEKUATAN

PELAYANAN KURANG MEMADAI : PENERBANGAN, IMIGRASI, BEA CUKAI, AIRPORT, DSB.;

TERBATASNYA JALUR PENERBANGAN INTERNASIONAL;

MANAJEMEN DESTINASI;

FAKTOR KEAMANAN DALAM NEGERI & KESELAMATAN;

INFORMASI TERTINGGAL DIBANDING NEGARA TETANGGA;

BIRO KONVENSI BELUM BERFUNGSI OPTIMAL

STRUKTUR DAN INFRASTRUKTUR SERTA SDM YANG BELUM MEMADAI.

KELEMAHAN

PELUANG :

1. PERTUMBUHAN EKONOMI

2. PERTUMBUHAN KUNJUNGAN WISMAN KE ASIA PASIFIK (07 : 377 JUTA, 08 : 401 JUTA, PATA

FORECAST)

3. KESIAPAN TENAGA PROFESIONAL DI DALAM NEGERI

4. KETEGANGAN DIBELAHAN DUNIA LAINNYA

5. KEANGGOTAAN PADA ORGANISASI-ORGANISASI INTERNASIONAL

6. BANYAK PERUSAHAAN ASING YANG BEROPERASI DI INDONESIA

KRITERIA SEBAGAI DESTINASI MICE

1. KETERSEDIAAN FASILITAS

2. REPUTASI LAYANAN YANG BERKUALITAS TINGGI

3. JARAK WISATA BAGI PESERTA

4. KUALITAS PROMOSI

5. CITRA TEMPAT PENYELENGGARAAN

6. HARGA

7. NILAI MATA UANG

8. CUACA

9. KEGIATAN YANG DITAWARKAN

10. AKSESIBILITAS

5

PASAR POTENSIAL INDUSTRI MEETING AND CONVENTIONS :

1. PEMERINTAHAN

2. AKADEMISI

3. ASOSIASI/PROFESI

4. NGO (NON GOVERNMENT ORGANIZATION) ATAU LSM (LEMBAGA SWADAYA MASYARAKAT)

5. PARTAI POLITIK

6. PERUSAHAAN-PERUSAHAAN MULTINASIONAL

APA YANG DICARI PASAR :

1. SECURITY

2. PRICING

3. ACCESSIBILITY

4. FRESH/NEW DESTINATION

5. INFRASTRUCTURE

6. LEISURE/CULTURAL OPTION

7. LANGUAGE

6

PEMBENTUKAN

DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF & PAMERAN (KIP)

1. UNTUK MEMPERCEPAT PENCAPAIAN VISI DAN MISI DEPBUDPAR MEMBENTUK DIREKTORAT

KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN DENGAN PERATURAN MENTERI KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA

NO. PM.30/OT.001/MKP-2006 TENTANG PERUBAHAN ATAS PERATURAN MENTERI BUDPAR NO.

PM.17/HK.001/MKP-2005 TENTANG ORG & TATA KERJA DEPBUDPAR

2. DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN MEMPUNYAI TUGAS MELAKSANAKAN PENYIAPAN

RUMUSAN, KEBIJAKAN, STANDAR, NORMA, KRITERIA DAN PROSEDUR SERTA PEMBERIAN BIMBINGAN

TEKNIS DAN EVALUASI DI BIDANG KONVENSI, PERJALANAN INSENTIF DAN PAMERAN (MICE)

7

BAGAN ORGANISASI

DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN

1. DIREKTORAT KONVENSI, INSENTIF DAN PAMERAN

2. SUBBAG TU

3. SUBDIT ASOSIASI : SEKSI ASOSIASI DALAM NEGERI DAN SEKSI ASOSIASI LUAR NEGERI

4. SUBDIT KORPORASI : SEKSI KORPORASI DALAM NEGERI DAN SEKSI KORPORASI LUAR NEGERI

5. SUBDIT PEMERINATH DAN NON PEMERINTAH : SEKSI PEMERINTAH & NON PEMERINTAH DALAM NEGERI DAN SEKSI PEMERINTAH & NON PEMERINTAH LUAR NEGERI

8

REVIEW SISTEM REGULASI YANG MAMPU MENGGERAKKAN PENYELENGGARAAN EVENT;

PEMBERIAN INSENTIF GUNA KEMUDAHAN & PENINGKATAN PELAYANAN;

SINERGI ANTAR SEKTOR PEMERINTAH DI DALAM PENGEMBANGAN DAN PENGELOLAAN;

PENINGKATAN KAPASITAS SEBAGAI KATALISATOR PENGEMBANGAN WISATA MICE;

JOINT PROMOTION DAN KOOPERASI ANTAR DAERAH MAUPUN LINTAS SEKTOR;

MENGGERAKKAN BIRO DAN ASOSIASI PENGELOLA WISATA MICE MAUPUN PARA SUPPLIERS;

PENGUATAN PELAYANAN PUBLIK YANG TERKAIT DENGAN PENYELENGGARAAN MICE;

ALOKASI PAD BAGI PEMERINTAH DAERAH UNTUK PEMBUATAN INFRASTRUKTUR DAN FASILITAS

PENYELENGGARAAN EVENT

KEIKUTSERTAAN DALAM KEGIATAN MICE DI NEGARA NEGARA YANG MENJADI PASAR WISATAWAN

UTAMA, MISAL: SINGAPURA, AUSTRALIA, JEPANG YANG JUGA MEMILIKI KEDEKATAN DENGAN SEKTOR

PERDAGANGAN DAN INVESTASI.

PERAN PEMERINTAH DALAM PENGEMBANGAN WISATA MICE

KERJA SAMA YANG KUAT ANTARA PEMERINTAH DAN SEKTOR SWASTA: REGULASI, PEMBUATAN PROGRAM,

IMPLEMENTASI;

POSITIONING BALI DAN JAKARTA SEBAGAI DESTINASI WISATA MICE BERKELAS INTERNASIONAL SERTA

DESTINASI WISATA SEKUNDER LAINNYA;

PENGUATAN KAPASITAS ASOSIASI (KONFERENSI& PAMERAN) DAN BIRO KONVENSI

PENCIPTAAN SISTEM/ PUSAT DATA DAN INFORMASI (PEMANFAATAN WEBSITE) SERTA MELAKUKAN PEMETAAN

POTENSI WISATA MICE SEKUNDER;

PENGUATAN INFRASTRUKTUR DAN FASILITAS MICE;

FAM TOUR BAGI MEETING PLANNERS DAN DECISION MAKERS/PENGAMBIL KEPUTUSAN DARI ORGANISASI-

ORGANISASI DAN ASOSIASI INTERNASIONAL/REGIONAL, MISAL : BOARD OF DIRECTORS;

PENGUATAN & PENINGKATAN PELAYANAN DI TITIK-TITIK SENTRAL: AIRLINES, AIRPORT, BEA-CUKAI, IMIGRASI,

VENUE, DSB;

PERLUNYA KOORDINASI &INTEGRASI ANTARA AIRLINES,PEMERINTAH DAN PARA PELAKU INDUSTRI MICE;

PENINGKATAN PEMASARAN: PRO AKTIF KE ORGANISASI/ASOSIASI INT’L DAN PASAR-PASAR POTENSIAL, BAIK

DILAKUKAN OLEH SWASTA,BIRO KONVENSI MAUPUN PEMERINTAH;

PROMOSI YANG TERFOKUS &SELEKTIF SESUAI SEGMEN PASAR DAN MELALUI EVENT/MEDIA YANG TEPAT

(PERTEMUAN & KONFERENSI, PERJALANAN INSENTIF, PAMERAN/EVENT LAIN).

9

STRATEGI PENGEMBANGAN WISATA MICE

MANFAAT BISNIS MICE :

1. Rata-rata lama menginap lebih tinggi dari wisatawan biasa

2. Expenditure lebih besar

3. Peserta tidak terpengaruh oleh kondsi ekonomi dunia

4. Dibiayai perusahaan sehingga uang pribadi untuk shopping

5. Meningkatnya aktivitas ekonomi lain sepert : Perdagangan, perindustrian, ilmu pegetahuan dsb.

6. Pengaruh peserta dalam mengambil keputusan kurang lebih 30 % dari peserta membawa keluarga.

7. Kegiatan eksibition, sebagian besar diselenggarakan pada saat low season.

8. Negara yang secara berkala menyelenggarakan eksibition jangka panjang dapat menjadi centre of business activity.

PERANAN BISNIS MICE DI HOTEL :

1. 40 % dari total jumlah penjualan di hotel adalah berasal dari bisnis MICE (Meeting, Incentive, Convention and Exhibition)

2. Menciptakan kebutuhan fasilitas lain di hotel selain fasilitas MICE

3. Bisnis MICE dapat mengisi saat low season di hotel

4. Melalui kegiatan bisnis MICE Hotel dapat menciptakan pasar baru

10

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI JUMLAH PESERTA DALAM BISNIS MICE :

1. Siapa penyelenggara dan pelaksana MICE ?

2. Apakah kegiatan MICE diserta dengan kegiatan yang lain ?

3. Di mana lokasi nya ?

4. Apakah ada undangan resmi ?

5. Musim apa ?

6. Faktor Penghalang ?

7. Apakah masuk dalam Calender of events ?

UKURAN BISNIS MICE BERDASARKAN JUMLAH PESERTA :

1. UKURAN KECIL : 20 – 25 ORANG

2. UKURAN SEDANG : 25 – 200 ORANG

3. UKURAN BESAR : 200 – 20.000

SKALA BISNIS MICE BERDASARKAN LOKASI :

1. MICE LOKAL

2. MICE DAERAH

3. MICE NASIONAL

4. MICE REGIONAL

5. MICE INTERNATIONAL 11

STAKEHOLDER BISNIS MICE :

1. ASSOCIATION : HIPAKINDO, SIPKO, INCCA, ASPERAPI, ICB, JCB. ETC

2. MICE FACILITIES : MEETING/CONVENTION FACILITIES, EXHIBITION FACILITIES. ETC

3. SHOW AND EXPO ORGANIZER : PCO, PEO, MP, IH.

4. ACCOMMODATION : HOTEL, WISMA, APARTEMENT, ETC

5. CONVENTION AND VISITORS BUREAUS : BPW, APW, TOUR OPERATOR/WHOLESALER, ETC

6. TRANSPORTATION : AIRLINE, TRAIN, BUS, CAR RENTAL, CRUISE, ETC

7. EXPO SERVICE CONTRACTORS : CLEANING SERVICE, SECURITY, INTERPRETER, TOUR GUIDE,

EQUIPMENT PROVIDER, AUDIOVISUAL SERVICE. ETC

8. DESTINATION MANAGEMENT COMPANIES : ODTW, HANDICRAFT SHOP, ENTERTAINMENT, ETC

9. FOOD AND BAVERAGE : RESTAURANT, CAFÉ, PUB, CATERING ETC

10. GOVERNMENT : DISBUDPAR, DISPERINDAG, POLICE ETC

11. EDUCATION : TOURISM/MICE INSTITUTION

12. VENUE PROVIDER : JCC, PRJ, JOGJA EXPO, SABUGA, ETC

12

PERBEDAAN MICE DAN IMPRESARIAT :

MICE ADALAH SUATU KEGIATAN KEPARIWISATAAN YANG AKTIVITASNYA MERUPAKAN PERPADUAN ANTARA LEISURE

DAN BISNIS YANG MELIBATKAN SEKELOMPOK ORANG SECARA BERSAMA-SAMA.

*IMPRESARIAT(badan usaha yang ditunjuk oleh pemerintah dalam hal ini pariwisata dan kebudayaan dalam kepengurusan dan

penertiban memperkerkajan orang asing /artis asing ke indonesia dengan tujuan komersil dengan ijin tingggal kurang dari 1tahun)

IMPRESARIAT ADALAH SUATU KEGIATAN PENYELENGGARAAN HIBURAN BAIK YANG MERUPAKAN MENDATANGKAN,

MENGIRIMKAN MAUPUN MENGEMBALIKANNYA SERTA MENENTUKAN TEMPAT, WAKTU DAN JENIS HIBURAN DAN

OLAHRAGA.

CORE : MICE (MEETING, INCENTIVE, CONFRENCE, EXHIBITION) – IMPRESARIAT (SPORT AND ENTERTAINMENT)

PESERTA : MICE (BUSINESSMAN, SCIENTIFIC, OFFICIAL) – IMPRESARIAT (ARTIS, ATHLETIK DAN ENTERTAINER)

PENGELOLA : MICE (MEETING PLANNER, INCENTIVE HOUSES, PCO, PEO) – IMPRESARIAT (EVENT ORGANIZER)

PERBEDAAN LEISURE DAN BUSINESS TRAVEL :

BISNIS TRAVEL ADALAH KEGIATAN PERJALANAN BISNIS YANG DILAKUKAN OLEH PESERTA KE SUATU TEMPAT

PERTEMUAN DENGAN TUJUAN UNTUK MEMBAHAS SESUATU SELAMA DALAM WAKTU TERTENTU.

LEISURE TRAVEL ADALAH KEGIATAN PERJALANAN WISATA YANG DILAKUKAN OLEH PESERTA KE SUATU TEMPAT

ATRAKSI/DESTINASI DENGAN TUJUAN UNTUK BERWISATA SELAMA DALAM WAKTU TERTENTU

13

MATRIKS PERBEDAAN LEISURE DAN BUSINESS :

14

ASPECTS LEISURE BUSINESS

WHO PAY THE TORUSIT The Travellers employer or

association

WHO DECIDES ON THE DESTINATION THE TOURIST The organizer of the

meeting/incentive trip/confrence

exhibition

WHEN DO TRIP TAKE PLACE DURING CLASSIC HOLIDAY PERIOD

AND AT THE WEEKENDAll year round Monday to Friday

LEAD TIME Holidays usually booked a few

months in advance, short breaks a

few days

Some business trip must be made

at very short notice

WHO TRAVELS Anyone with the necessary spare

time and money

Those whose work require them to

travel or members of assosiation

WHAT KINDS OF DESTINATION ARE

USEDAll kinds : coastal, city, mountain

and country side location

center of cities in Industries

countries

PENGERTIAN MEETING PLANNER :

IS AN INDIVIDUAL WHO DOES MORE MAN JUST PLAN A CLEARLY DEFINED LINEAR ACTIVITY CALLED A MEETING.

MEETING PLANNERS MANAGE ALL DETAILS, ACTIVITIES AND INTERACTION OF MEETINGS FROM THE MEETINGS

CONCEPTION THROUGH THE CATEGORIES OF ACTIVITIES

PENGELOMPOKAN MEETING PLANNER :

1. CORPORATE MEETING PLANNER, 2. ASSOCIATION MEETING PLANNER, 3. GOVERNMENT MEETING PLANNER

FUNGSI MEETING PLANNER :

1. MEMBENTUK DAN MENCIPTAKAN RENCANA PERTEMUAN DAN MATERI YANG DIBUTUHKAN

2. MEMILIH VENUE/RUANG PERTEMUAN

3. NEGOSIASI FASILITAS YANG DIBUTUHKAN

4. MERENCANAKAN HARGA JUAL DAN BIAYA PERMODALAN

5. MELAKUKAN RESERVASI AKOMODASI JIKA DIPERLUKAN

6. MEMASTIKAN TRANSPORTASI

7. MENYIAPKAN ACARA PERTEMUAN

8. MENYIAPKAN BUKU PANDUAN PERTEMUAN DAN FASILITAS PANGGUNG

9. MENYIAPKAN PROSEDUR PENDAFTARAN

10. MENGATUR RUANG PENDUKUNG YANG AKAN DIGUNAKAN

15

11 MENGKOORDINASIKAN DENGAN STAF RUANG PERTEMUAN

12. MENGKOORDINASIKAN DENGAN MANAJER RUANG PERTEMUAN

13. MENYIAPKAN RUANG STAF UNTUK KOORDINASI ACARA SEBELUM DAN SESUDAH EVENT

14. PENANGANAN BARANG PESERTA AGAR TIDAK BERMASALAH DI BEA CUKAI ATAU INSTANSI TERKAIT

15. MERENCANAKAN RUANG SERBA GUNA

16. MENGATUR PAMERAN

17. MENGATUR MAKANAN DAN MINUMAN

18. MENYIAPKAN PERLENGKAPAN AUDIOVISUAL

19. MEMILIH DAN MENETAPKAN PEMBICARA PERTEMUAN

20. MENIAPKAN HIBURAN UNTUK PESERTA/PANITIA

21. MENJADWALKAN PUBLIKASI DAN PROMOSI

22. MENCIPTAKAN ACARA KHUSUS UNTUK TAMU DAN KELUARGA

23. MEMPRODUKSI DAN MENCETAK MATERI EVENT

24. MENYEBARKAN UCAPAN TERIMA KASIH

25. MENGADAKAN EVALUASI/PERTANGGUNGJAWABAN

16

PENGERTIAN INCENTIVE HOUSES :

Incentive House adalah tenaga profesional yang menyediakan Pelayanan perjalanan insentif bagi

pelanggan yang bekerja dalam suatu perusahaan/asosiasi/lembaga/pemerintah

JENIS INCENTIVE HOUSES :

1. Full Service Incentive House :

2. Travel Fulfillment Company :

MANFAAT INCENTIVE BAGI KARYAWAN :

1. Mendorng semangat

2. Menurunkan pemborsan

3. Mencapai target penjualan

4. meningkatkan pembelian

17

PENGERTIAN PCO (professional conference organiser) :

adalah perantara dalam suatu sistem distribusi perjalanan yang menghubungkan para

pelaku perjalanan bisnis dengan jasa perjalanan yang dibutuhkannya dan

mengkoordinasikan secara detail keterkatannya untuk menghasilkan kegiatan pertemuan

dan konvensi secara sukses. (Bitner and Booms, 1989).

JENIS PCO :

Independent PCO yaitu wiraswasta mempunyai perusahaan sendiri/freelance dan

mementingkan keuntungan

In House PCO yaitu pegawai/staff bagian dari suatu organisasi/institusi, terkadang tidak

mendapat keuntungan atau merugi.

PERANAN PCO :

1. Sebagai promotor

2. Sebagai komunikator ketika memberikan tanggapan atau masukan kepada klien.

3. Sebagai pemimpin sewaktu menyarankan tempat penyelenggaraan conftrence

4. Sebagai ahli/pakar dalam menyarankan para pembicara dan progam-progam.

18

PENGERTIAN PEO (professional exhibition organiser) :

adalah tenaga professional atau organisasi yang secara spesials menghususkan diri dalam kegiatan

pengelolaan kegiatan suatu pameran. (Bitner and Booms, 1989)

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PEO :

1. Pembuatan konsep dan pegembangan pameran

2. Pemasaran, promosi dan penjualan pameran

3. Bekerjasama dengan pemilik fasilitas

4. Bekerjasama dengan serikat pekerja

5. Berkordinasi dan menyewa kontraktor jasa pameran

6. Mengelola kegiatan pameran

7. Kegiatan setelah pameran berakhir

19

20

1. Pengertian Usaha jasa impresariat adalah merupakan kegiatan pengurusan

penyelenggaraan hiburan, baik yang berupa mendatangkan, mengirim maupun

mengembalikannya, serta menentukan tempat, waktu, dan jenis hiburan.

Sumber : UU No 9 Tahun 1990 Kepariwisataan

2. Usaha jasa impresariat adalah usaha mendatangkan dan mengembalikan artis, musisi,

olahragawan serta pelaku seni hiburan lainnya yang berkewarga negaraan asing

Sumber : KEP.228/MEN/2008

3. Kegiatan Impresariat meliputi bidang seni dan olahraga.

PENGERTIAN IMPRESARIAT

Kegiatan usaha jasa impresariat meliputi :a. Pengurusan dan penyelenggaraan pertunjukan hiburan oleh artis,

seniman dan olahragawan Indonesia yang melakukan pertunjukan di dalam dan atau di

luar negeri;

b. Pengurusan dan penyelenggaraan pertunjukan hiburan oleh artis, seniman dan

olahragawan asing yang melakukan pertunjukan di Indonesia;

c. Pengurusan dokumen perjalanan, akomodasi, transportasi bagi artis, seniman dan

olahragawan yang akan mengadakan pertun-jukan hiburan; dan

d. Penyelenggaraan kegiatan promosi dan publikasi pertunjukan

Event Organizer (EO) Menurut : KRMT Indro ‘Klmpling” susen, adalah usaha yang menyelenggarakan suatu kegiatan

21

Acara yang ditangani EO :

1. Acara Ulang Tahun

2. Pameran

3. Perlombaan

4. Wedding Party

5. Seminar, Talk Show dan Diskusi

6. Festival Band

7. Outound Training

8. Promo Perusahaan

9. Konser Musik Internasional

EO Bermula dari unsur Needs and Wants.

Tim Work.

Memadukan unsur Edukatif, Entertaiment (Edutaiment).

STRUKTUR ORGANISASI EVENT SEDERHANA

22

OPERATIONS :

Support Services

OPERATIONS :

Visitor Services

MARKETING

DEPARTEMENT

FINANCE

DEPARTMENTEVENT

ORGANIZATION

ADMINISTRATION

DEPARTEMENT

Sumber : Shone dan Parry, 2002

PERLENGKAPAN DAN FASILITAS BISNIS MICE :

Prasarana dan sarana dalam bisnis MICE adalah segala sesuatu yang mendukung kemudahan peserta untuk megikuti kegiatan MICE yang

mulai dari beranjak sampai dengan selesainya penyelenggaraan MICE tersebut.

FASILITAS STANDAR DALAM PENYELENGGARAAN MICE :

1. Fasilitas Hotel : Kolam Renang,Health Center,Sport center,Parking area,TV Satelit, F and B Service, Bank, Telekomunikasi, Hairdresser, Mail

and Post Facilities, Courier Service, Play Center, Shopping Area

2. Fasilitas Ruang Convention Room : Peralatan telekmunikasi, Peralatan Presentasi, Podium, Meja dan Kursi

3. Fasilitas Exhibition Hall : Loading Docks, Freight Receiving Area, Storage, Utilities (Gas Water Electricity Drainage), Food Outlets, Rest Room,

Telecommunication dan Other Area

4. Typical Specific Room for Convention Purpose : : Secretarial Room, Administration Room, Translation Room, Registration Area, Smoking and

no Smoking Room, Lobby, Press Room, VIP Room, Speaker Room dan Medical Emergencies Room

5. Other Facilities : Barber shop, Drug store, Laundry, Beauty salon, Shipping arcade, Book store, Parking area dan Operator room

FAKTOR YANG DIPERHATIKAN DALAM MEMPERSIAPKAN PERLENGKAPAN BISNIS MICE :

1. Ruang Konvensi : Harus flexible baik ukuran maupun kapasitas

2. Ruang sekretariat harus berdekatan

3. Kemudahan fasilitas lain seperti Fax, telex, post office telephone (lokal, interlokal direct line dll)

4. Pengisi waktu break : Toko di Hotel, Barbershop, beauty salon dll

5. Penterjemah dan Ruang Operator

6. Fasilitas Ruang seperti : AC (Suhu diatur) Kedap suara dan audio visual.

7. Hotel Rules : Penyelenggaraan MICE haus memperhatikan dan mengindahkan peraturan Hotel.

8. Sign and Notice : Pemasangan Sign tidak boleh merusak dinding dan harus sepengetahuan pihak Hotel dan ada penanggung jawab.

9. Types of Hotel : Resort, City Airport and Motel Hotel

10. Location : Jarak dari Airport, Kota, Jenis Transportasi, Atraksi, Industri, Perbelanjaan.

11. Types of Guest Rooms : Standar, Suite, Double Single, Twin, Presidential Suite dan etc.

23

MEMILIH SITE DAN VENUE BISNIS MICE :

Lokasi adalah letak tempat yang strategis untuk dipilih dalam pelaksanaan suatu kegiatan MICE/Konvensi. (Menurut Kamus Bahasa Indonesia Edisi

Ketiga).

FAKTOR PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH LOKASI :

1. Apakah lokasi/daerah tersebut dapat menjamin kesuksesan event

2. Apakah daerah tersebut favourable terhadap peserta, dilihat dari aspek kenyamanan dan keamanan peserta (iklim, jarak, kemudahan menuju

lokasi, biaya transportasi, citra, fasilitas rekreasi, pusat perbelanjaan dll )

3. Apakah cukup tersedia fasilitas wisata konevsni (Hotel, Restaurant dll)

4. Apakah cukup tersedia perusahaan convention supplier (Audi visual rental, decorators, transportation service dll)

5. Apakah cukup tersedia tenaga terlatih untuk menangani kegiatan konvensi

24

1. Pilihlah lokasi yang sesuai dengan kebutuhan acara, ketersediaan anggaran dan infrastruktur yang ada.

2. Bandingkan beberapa lokasi sebelum menentukan pilihan (hotel, public hall, function hall di business area/office building,

convention center, dsb.)

3. Buatlah daftar periksa (check list) sesuai dengan kebutuhan acara dan periksalah pada saat kunjungan.

4. Konfirmasikan segera apabila pilihan sudah final dan penuhi semua syarat administrasi secepatnya.

Lokasi

FAKTOR PERTIMBANGAN DALAM MEMILIH VENUE :

1. Jumlah, ukuran dan klasifikasi ruang pertemuan

2. Kualitas pelayanan makan dan minum

3. Jumlah, ukuran dan klasifikasi kamar tamu

4. Efisiensi prosedur pembayaran

5. Efisiensi prosedur check in dan check out

6. Ketersediaan staff yang ditunjuk menangani kegiatan konfrensi

7. Ketersediaan pelayanan pendukung konvensi

8. Fasilitas rekreasi yang tersedia

9. Kenyamanan untuk memperoleh pelayanan transportasi

10. Jarak ke Bandara dan ke Pelabuhan

11. Kesiapan pelayanan tambahan (Special Request)

12. Ketersediaan lahan untuk pameran

13. Jarak ke fasilitas rekreasi dan pertokoan

25

1. Usahakan tidak bersamaan dengan event lain.

2. Weekend (untuk event dengan audiens keluarga)

3. Jumat malam biasanya digunakan untuk event bagi orang muda

4. Week days (untuk event serius)

Waktu Pembuatan event

LAYOUT BISNIS MICE :

Lay out adalah penataan tata letak suatu ruang atau tempat sehingga memudahakan peserta dari segala arah untuk melihat, mendengar dan beraktivitas selama

kegiatan bisnis MICE berlangsung.

BENTUK LAYOUT MICE :

1. U – Shape

2. Class Room

3. Theater Style

4. Hollow Oval

5. Tiared U – Shape

6. Hollow Square

7. Board of Directors

8. Round Table and Banquite Style

9. Audittorium Conventional

10. Auditorium Semi Circular With Centre Aistle

11. Board of Directors Oval

12. Auditorium V Shape

13. Schoolroom, Perpendicular Table with Springs

TATA CEREMONY SEATING LAYOUT MICE :

Ceremony berarti tata cara, aturan atau adat istiadat, kebiasaan. Kata ceremony sama dengan protokoler dan etiket. Pertama kali digunakan pada zaman julius II

tahun 1504 di Jerman. Intinya ceremony adalah mengetahui penempatan deretan kursi kehormatan (VVIP dan VIP) yang patut duduk di depan menurut

tingkat/jabatan/posisi/kasta/pangkat/status sosial.

Angka dan Huruf bisa digunakan. Angka yang ganjil berada pada sisi Kiri dan genap di sisi kanan. Sedangkan angka nol pada posisi tengan. 7 5 3

1 0 2 4 6 8 atau G E C A O B D F H

26

27

J C C – Site Plan

28

Floor PlanLower Lobby :

Teknik Penyusunan Acara

29

Seluruh hal yang mengatur pelaksanaan suatu kegiatan baik di dalam maupun di luar ruangan

Is a system of rules about the correct way to act on important formal occasions

Serangkaian aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi aturan Tata Tempat, Tata

Upacara dan Tata Penghormatan bagi seseorang karena Jabatan/Kedudukan dalam Negara,

Pemerintahan atau Masyarakat.

Istilah Protokol

Pembawa acara, adalah orang atau petugas yang mengumumkan jalannya suatu acara. Acara

sejak di buka hingga penutupan.

Announcer

Pimpinan Pelaksana Upacara/Acara dengan tugasnya mengatur sejak persiapan hingga jalannya

acara berikut hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan acara. Dalam suatu kegiatan MC dapat

dibantu dengan Pembawa Acara (Announcer), atau seringkali MC merangkap Pembawa Acara.

Master of Ceremony

Pejabat/petugas yang merencanakan dan mengatur jalannya acara sesuai dengan ketentuan

kedinasan. Ketentuan kedinasan ini bermakna resmi sehingga disebut dengan istilah tata cara

protokoler.

Dalam penyelenggaraan upacara resmi, posisi Protokol lebih tinggi dari MC maupun Announcer.

MC dan Announcer berada dalam kordinasi Protokol. (PP NO.62 Tahun1990)

Protokol

30

If you give someone a run-down of a group of things or a run-down on something, you give them

details about it. (INFORMAL)

Rangkaian acara yang tersusun secara detil (waktu ke waktu) meliputi bagian-bagian yang turut

berperan bagi berlangsungnya acara.

Rundown (Susunan Acara

1. Semua pihak dihormati dan disenangkan

2. Kesesuaian acara dengan promosi atau informasi

3. Keteraturan: sesuai urutan, waktu, tanpa jeda

4. Mengikuti ketentuan Protokol

5. Memperhatikan dinamika audiens, pengisi acara serta lingkungan (tempat-waktu)

6. Komitmen melayani semua pihak

7. Kreatif, inovatif dan berkesan

8. Efektif, efisien, dan menyenangkan

9. Lentur (feksibel, ada rencana B)

Faktor-faktor Menyusun Acara

31

Acara Penuh (buka, proses, tutup)

Acara Pembukaan

Kelanjutan Acara (Acara Pokok)

Acara Penutup

Struktur Acara

Formal dan Informal

Dalam ruang atau luar ruang

Protokol atau non protol

Format Acara: Upacara, Seminar, Diskusi Meeting, Gathering, Birthday, Anniversary. dll

Macam Acara

Nomor Waktu Acara PIC

Susunan Acara Sederhana

Nomor Acara Aktivitas Acara Waktu Tempat

PIC + Activitas Sound Lighting Logistik Dll sesuai kebutuhan acara

Susunan Acara Kompleks

Program/Acara Yang Menarik

32

1. Berorientasi kepada publik/audiens (needs & wants)

2. Mudah dilaksanakan dan menyenangkan

3. Panitia/pelaksana yang sesuai dengan bidang, komit dan antusias

4. Biaya ringan hasil menakjubkan (profit, kepuasan, kebanggaan, monumental)

5. Tujuan dan target yang jelas

6. Program/acara dapat divisualisasikan (rundown)

7. Program/acara dapat diprediksi

8. Perbandingan dengan yang sejenis (trend)

9. Menarik banyak pihak (sponsor)

10. Kesesuaian yang ditawarkan dengan yang diterima

11. Dapat dievaluasi (angket)

MENYUSUN ANGGARAN MICE :

Anggaran adalah semua biaya yang dipersiapkan sebagai anggaran belanja, uang tunai, tagihan, pendapatan dan pengeluaran, baik yang telah ditetapkan

maupun yang dimasukkan dalam kategori sebagai variabel.

MATA ANGGARAN MICE :

Pola penyusunan anggaran merujuk pada International Association of Professional Congress Organizers (IAPCO) sbb :

ANGGARAN PENDAPATAN

1. Registrasi delegasi

2. Pendaftaran yang menyertai

3. Pameran

4. Bantuan Pemerintah

5. Dana Sponsr

6. Pariwara Buku Acara

7. Lain-lain

ANGGARAN BIAYA :

A. Anggaran Biaya Pasti

1. Sewa ruangan : Pajangan (Poster, Spanduk, Boga, Pameran), Asministrasi (Registrasi, Kantor, Press) dan Acara (Ruang)

2. Cetakan : Pameran (Manual teknis dan katalog), Konprensi (Promosi : Pengumuman 1 , 2, 3, dan Poster. Di tempat : Tiket, Undangan, Label, Tanda

Dada/Badge), Stationery ( lembar catatan, Amplop umum, Kop surat dan Foto Kopi) dan Program ( program Final, tentatif, Buku Catatan, Pedoman)

3. Promosi : Pariwara/Iklan (Majalah dan Surat Kabar), Pers/Press (Press release, Confrence dan TV/Radio), Bingkisan (Hadiah, Kartu Pos) dan Events terkait

(Paket/Kit, Stand Pameran, Darmawisata/Atraksi)

4. Komunikasi : Pos (umum, Delegasi, Partisipan Pameran, Penghubung/Kurir), Telepon (Pembicaraan, Faximile,dan Hubungan langsung) dan Surat Menyurat

(Daftar alamat dan Distribusi)

(Continued)

33

(Continued)

5. Peralatan : Audio Visual (Peralatan : Projector, Slides, Film, Video, Mikrofon, Layar, Lectern dan Podium. Teknisi Penata Suara) Umum (Mesin

Tik/Komputer, Mesin fotokopi, Pesawat telepon/Fax dan Tanda/Marka) dan Terjemahan (Peralatan penterjemah dan Mesin Komunikasi Terjemahan).

6. Dekorasi : Audio Visual (Panggung, Bunga, Layar dan Grafik), Furniture (Unit Registrasi, Papan Poster dan Platform/Podium) dan Tanda/Lambang

(Pos informasi, Bendera, Umbul-umbul, Spanduk, Dekor kendaraan dan Label dan Stiker).

7. Personalia : Staf (Siswa/Mahasiswa, Pramusaji, Karyawan, Boga/Catering dan Biro Perjalanan), Komite (Hotel/Restoran, Persidangan dan

Keuangan), Pembicara (Biro perjalanan, Akomodasi, Honorarium dan Biaya Variabel) dan Registrasi (Biaya Variabel).

8. Personalia : Asuransi (Pengeluaran Pasti dan Variabel), Kartu Kredit Komisi (Biaya registrasi, Program Sosial dan Hotel), Biaya Bank dan Tenaga

Ahli (Biaya Izin dan Biaya Audit).

9. Pameran : Sekuriti (Kontrol Lalu lintas, Gerbang Masuk, Anjing, dan Patroli), Kebersihan (Stan, taman dan Koridor), Stan-stan bebas (Pelanggan,

Sponsor Utama dan Usaha Sosial), Pemadam kebakaran dan Denah pameran (Pemeriksaan lingkungan, Arena dan Panel Pajangan).

10. Program Sosial : Gala (Hiburan, Dekorasi, Transportasi dan Staf), resepsi (Staf, Kembang dan Transportasi), teater (Sewa Ruangan), banquet

(Dekorasi, Transportasi dan Staf), ½ hari tours (Transportasi dan Guide), 1 hari tours (Transportasi dan Guide) and ladies progam (Fashion Show

dan Perusahaan Fashion).

11. Administrasi : Komisi hotel, darmawisata, komisi beraneka ragam, variabel persidangan/pameran dan biaya persidangan/pameran

12. Biaya tak terduga

B. Anggaran Biaya Variabel

1. Delegasi : Boga/Catering (Santap siang dan Kopi), Program (Resepsi, Gala, Teater, Bangquet), Kunjungan resmi (Boga dan Kopi/The), registrasi

(Tanda dada, Tas konfrence dan Bingkisan), administrasi (Hadiah) dan lain-lain (Biaya tak terduga)

2. Yang Menyertai (Spouce) : Boga/Catering (Taman rekreasi, Santap Siang dan Kopi/The), sosial (Resepsi, Gala, Teater, Bangquet), darmawisata

(1/2 hari dan Sehari penuh), registrasi (Tanda dada, Tas konfrence dan Bingkisan) dan lain-lain (Biaya tak terduga)

3. Peserta Pameran : Registrasi (tanda dada/Bridge), stan-stan (Dinding, Karpet, Listrik Papan Panel), darmawisata (Santap siang dan Kopi/The),

sosial (Resepsi) dan lain-lain (Biaya tak terduga).

34

MENYUSUN KONTRAK BISNIS MICE :

Kontrak adalah suatu persetujuan baik tertulis maupun lisan yang dibuat oleh dua pihak atau lebih dimana masing-masing

pihak berjanji untuk mentaati apa yang tersebut di dalamnya. (Kamus besar bahasa Indonesia, P & K)

BAGIAN KONTRAK :

1. Bagian I :

Clausula 1 : Definisi. Bagian ini biasanya berisi : harus ada Judul Kontrak (Specifik), Harus mempunyai tanggal, Harus ada

para pihak (Pihak pertama dan Pihak Kedua) dan Definisi : Agar tidak ada pengulangan kata-kata dan tidak ada salah tafsir

bagi para pihak.

2. Bagian II :

Clausula 2 s/d 10 : Hak dan Kewajiban masing-masing pihak. Bagian ini merupakan isi kontrak yang berisi : Asas kebebasan

berkontrak, Asas itikad baik dalam pembuatan kontrak dan Asas kepatutan

3.. Bagian III :

Clausula 11 : Penutup. Bagian clausul penutup biasanya berisi : Clausul keadaan darurat, keadaan memaksa dan force

majeure,

Clausul amandemen : Semua kontrak yang panjang dimungkinkan situasi dan kondisi yang sudah berubah, Clausul

Confidence : Kerahasiaan, Clausul pilihan Hukum : Hukum mana yang berlaku, kalau terjadi sengketa biasanya kembali ke

bahasa inggris (Bahasa ada 2 bahasa)

Clausul Dispute Settelment : Kalau terjadi sengketa, apakah diselesaikan melalui pengadilan atau melalui arbitrase

Clausul The Entire Agreement :Menutup semua clausul dengan ditandatangani kontrak ini, maka kontrak terdahulu tidak

berlaku.

35

MEMBUAT EVALUATION :

Evaluasi adalah penilaian secara komprehensip atau menyeluruh terhadap seluruh rangkaian aktivitas bisnis MICE mulai saat

pra perintisan, perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi guna memastikan ketercapaian tujuan suatu event.

TEKNIK EVALUASI MICE :

1. Meyebarkan alat evaluasi berupa instrumen evaluasi kepada seluruh peserta atau sample dari peserta bisnis MICE

2. Meminta tanggapan/masukan/saran langsung para peserta secara lisan pada saat event bisnis MICE akan berakhir.

3. Mengumpulkan dan Mecatat seluruh data – data yang tersedia selama bisnis MICE berlangsung, kemudian dilakukan

analisis. Data bis berupa : Data Transaksi, Data Jumlah Peserta, Data supplier, Data Administrasi dll.

4. Mengolah data untuk ditampilkan dalam tabel, grafik, chart dan pie

5. Menterjemahkan/menafsirkan data menjadi informasi

ASPEK YANG DIEVALUASI :

Pelayanan, Progam/Acara, Peserta, Adminstrasi, Organisasi/SC/OC/Staff/SDM, Pemasaran/Promosi, Fasilitas, Event

Organizer, Venue, Food and Baverage, Akomodasi, Mutiflier Effect, Tourist Destinasi/Atraksi Wisata/Object Wisata

ALAT EVALUASI MICE :

1. Check List (Contoh Terlampir)

2. Kuesioner (Contoh Terlampir)

3. Pedoman Wawancara (Contoh Terlampir)

4. Surat

5. Lembar Saran atau masukan

6. Lisan36

PLANNING FOR EVENTS :

STRATEGIC ADALAH POLA ATAU RENCANA YANG MENGINTEGRASIKAN TUJUAN POKOK,

KEBIJAKAN DAN RANGKAIAN TINDAKAN SEBUAH ORGANISASI KE DALAM SATU KESATUAN

YANG KOHESIF (BRIAN, 1992)

PLANNING IS A PROCESS THAT MUST CONTINUOUSLY ACCUR … UNTIL THE END OF THE

EVENT. IT IS CRUCIAL TO HAVE AS A FOUNDATION FOR THIS ONGOING PLANNING A VISION, A

STATEMENT OR CONCEPT THAT CAN BE EASILY ARTICULATED AND UNDERSTOOD

PARADIGMA PLAN : COMPREHENSIVE, INTEGRAL DAN HOLISTIC AND FLEXIBLE.

AN EVENT MANAGER THE PLAN : AN IMPORTANT GUIDE WHICH BE ABLE TO ACCOMMODATE

THE WIDE VARIETY OF CONDITION : METEOROLOGICAL, CULTURE, ECONOMIC, POLITICAL,

COMPETITIVE , DEMOGRAPHIC AND IMPACT ON AN EVENT

TYPES OF PLANS :

1. STRATEGIC PLAN : LONG TERM, DIRECTIONAL AND SINGLE USE

2. OPERATIONAL PLAN : SHORT TERM, SPECIFIC AND STANDING

37

STRATEGIC PLAN

1. ESTABLISH THE VISION AND MISSION FOR THE EVENT

VISI : GAMBARAN FUTURE OF BUSINESS. CONTOH : ALL PEOPLE WORKING IN MICE INDUSTRIES WILL

WORK TO INTERNATIONAL COMPETENCY STANDART

MISI : GAMBARAN MENGAPA ORGANISASI EKSIS DAN APA YANG AKAN DILAKUKAN (LONG TERM). CONTOH :

THIS ORGANIZATION WILL IMPROVE THE QUALITY OF KNOWLEDGE, SKILL AND ATTITUTE OF PEOPLE

THROUGHT EXCELLENCE COURSES WITH A CREATIVE AND FRIENDLY WORKING ENVIRONMENT

2. FORMULATE SMART OBJECTIVE FOR THE EVENT

FORMULA SMART (SPECIFIC, MEASURABLE, ACHIEVABLE, RELEVANT, TIME SPECIFIC). CONTOH : SALES

TARGET $50.000 AND GET PROFIT 25 % FROM BREAK EVENT POINT.

3. SCAN INTERNAL AND EXTERNAL ENVIRONMENT (SWOT ANALYSIS)

4. DEVELOP EVENT STRATEGIES

GROWTH STRATEGY (PERTUMBUHAN), STABILITY STRATEGY (STABILITAS), RETRENCHMENT STRATEGY

(PENGURANGAN TAPI MENAMBAHKAN NILAI PADA BEBERAPA ITEM), COMBINATION STRATEGY (KOMBINASI

DARI SEMUA STRATEGY) AND EVALUATION AND SELECTION STRATEGY (PENILAIAN DENGAN PARAMETER)

38

OPERATIONAL PLAN :

5. REFINE STANDING PLAN

IT USED FOR NON RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A REGULER OBJECTIVE EVENTS

LIKES : POLICIES, RULES AND STANDARD PROCEDURES AND METHODS

6. REFINE SINGLE USE PLAN

IT USED FOR RECURRING ACTIVITIES AND DESIGNED TO ACHIEVE A PARTICULAR OBJECTIVES. LIKES :

PROGRAMS, BUDGETS AND PROJECTS

7. DECIDE ORGANISATIONAL STRUCTURE

THREE TYPES OF ORGANISATIONAL STRUCTURE ARE :

a. SIMPLE STRUCTURE : SATU LEVEL (EVENT MANAGER – (JOHN, JENNY, JOCKI ETC)

b. FUNCTIONAL STRUCTURE (EVENT MANAGER – MARKETING MANAGER, FOOD AND BAVERAGE

MANAGER, ACCOUNTANT, OPERATION MANAGER, PROGRAM MANAGER)

c. NETWORK STRUCTURE (EVENT MANAGER – VENUE MANAGEMENT – CATERING COMPANY –

ACCOUNTING CONSULTANT – SECURITY ORGANISATION – MARKETING CONSULTANCY – LEGAL

CONSULTANT)

LARGE ORGANISATION USE OF FURTHER ORGANISATIONAL MODES ARE :

a. TASK FORCE : SATUAN KERJA YANG DIBENTUK OLEH ORGANISASI BESAR DALAM MENGHASILKAN

SUATU EVENT YANG DIREKRUT DARI BERBAGAI DEPARTEMEN, UNIT DAN BAGIAN

b. COMMITTEES : PANITIA KERJA YANG DIBENTUK ORGANISASI BESAR DALAM MENGHASILKAN ANNUAL

EVENT YANG DIREKRUT DARI PROFESSIONAL

39

TAHAPAN PERENCANAAN EVENT :

1. PRE FEASIBILITY PHASE

TUJUAN : MEMASTIKAN APAKAH GAGASAN BERUPA IDE MEMLIKI POTENSI DAN UNIQUE SELLING POINT UNTUK

DILAKSANAKAN

CARANYA : MELAKUKAN ASESSMENT TERHADAP GAGASAN BERUPA IDE DENGAN MENENTUKAN PARAMETER

PENILAIAN : JENIS EVENT, UNIQUE SELLING POINT, WAKTU, BENEFIT, KONDISI SOSIAL DLL

BEBERAPA PERTANYAAN HARUS DIJAWAB :

a. MENGAPA EVENT TERSEBUT DIPILIH

b. APAKAH EVENT SESUAI VISI, MISI DAN OBJECTIVE PERUSAHAAN

c. KAPAN DAN DIMANA EVENT DILAKSANAKAN

d. APAKAH LOKASINYA COCOK

e. APAKAH PEGAWAI TERSEDIA

f. APAKAH EVENT DIDUKUNG OLEH MANAJEMEN

g. APAKAH DANA TERSEDIA

h. APAKAH ORGANISASI MEYAKINI EVENT DAPAT DIJUAL

40

2. FEASIBILITY PHASE

TUJUAN : MENGEVALUASI GAGASAN BERUPA IDE YANG DAPAT DIWUJUDKAN SECARA

OPERASIONAL MAUPUN FINANCIAL

CARANYA : MELAKUKAN ASESSMENT TERHADAP SELURUH ASPEK YANG TERKAIT IDE TERSEBUT

SECARA OPERASIONAL SEPERTI : MARKETING, SDM, FINANCIAL, LEGAL, VENUE, LOKASI,

BEBERAPA PERTANYAAN YANG HARUS DIJAWAB :

1. MAKSUD DAN TUJUAN EVENT

2. DETAIL OF THE NATURE OF THE EVENT

3. KEUNTUNGAN ORGANIZER (PROFIT/CITRA)

4. BAGAIMANA MENYELERASKAN EVENT DENGAN MISI ORGANISASI

5. RESOURCE IMPLICATION

6. THE TRACK RECORD OF EVENT

7. POSSIBLE PROBLEM AND SOLUTION

8. TIME SCALE FOR PLANNING

41

3. PLANNING PHASE

TUJUAN : MEMBUAT DETAIL PLANNING UNTUK DIJADIKAN GUIDE LINE DALAM MENSUKSESKAN EVENT

TAHAPAN PROSES PERENCANAAN SBB :

1. MAKE THE DICISION WIDELY KNOWN

(INFO ABOUT WHEN AND WHERE YOUR EVENT WILL TAKE PLACE ANF DATE)

2. SET BUDGETS : THE SOURCES OF BUDGET

(DONATION, GRANT, LOW INTEREST LOAN, SPONSORSHIP, SALE OF ADVERTISING SPACE, TICKET SALES,

OTHER COMPETITION, CAR PARKING FEE, INCOME FROM CONCESSIONS, INCOME FROM TV AND RADIO,

SALE OF MERCHANDISE AND SALE OF FOOD AND DRINK)

3. APPOINT A COORDINATOR.

BASIC SKILL AND QUALITIES THAT ANY GOOD CO ORDINATOR : (EXCELLENT LEADERSHIP QUALITY, AN

EXCELLENT COMMUNICATOR, A GOOD ORGANISER, THE ABILITY TO DELEGATE, SOMEBODY NOT AFRAID

OF HARD WORK, A MOTIVATOR, SOMEBODY WITH CREATIVITY AND A PERSUASIVE NEGOTIATOR)

4. ASEMBLE A COMMITTEE OR STEERING GROUP

THE COMMITTEE HAVE FUNCTIONS : TO OVERSEE THE SMOOTH PLANNING, TO DIVIDE THE WORK, TO

FREE THE COORDINATOR FROM ROUTINE TASKS, TO TAKE EXECUTIVE DECISIONS, TO AGREE AN

ORGANISATIONAL STRUCTURE, TO ENSURE THAT FINANCES, TO ENSURE THAT THE NECESSARY

PERMISSION TO STAGE AND TO DEVELOP A PROMOTIONAL PLAN.

42

5. CREATE AN ORGANIZATIONAL STRUCTURE.

EVENT COMMITTEE WILL NEED A CHAIRPERSON, TREASURER AND SECRETARY PLUS OTHER DEPARTEMENT LIKES :

PROMOTION AND MARKETING, FUND RAISING AND SPONSORSHIP, STAFFING AND STAFF TRAINING,

ENTERTAINMENT, CATERING, EQUIPMENT AND HEALTH AND SAFETY.

CONTOH : UNIT AREA AND TASK:

AREA 1 : SITE PREPARATION AND MANAGEMENT

TASK : PUBLIC AND VEHICLE ACCESS, CAR PARKING, SIGNPOSTING, INTERPRETIVE MATERIALS, EQUIPMENT, AND

ADMISSION

AREA 2 : UNIT EVENT PROMOTION

TASK : PRODUCTION OF PROMOTIONAL LITERATURE, ADVERTISING, MEDIA LIAISON, VIP GUESTS AND TICKET SALES

AREA 3 : STAFFING

TASK : RECRUITMENT, TRAINING, PAYMENT AND FACILITIES FOR STAFF

AREA 4 : FINANCE AND LEGAL

TASK : BUDGETARY CONTROL, FUND RAISING AND SPONSORSHIP, BANKING, PRODUCTION OF ACCOUNT, LEGAL

PERMISSION, AND HEALTH, SAFETY AND SECURITY

AREA 5 : SUPPORT SERVICES

TASK : CATERING, FIRST AID, TOILETS, LIGHTING AND PUBLIC ADDRESS, STAFF COMMUNICATION SYSTEM,

CLOAKROOM, FACILITIES FOR DISABLE VISITORS AND ENTERTAINMENT.

6. CLARIFY OBJECTIVES

7. SET TIME SCALE TARGETS AND DEADLINES

8. DEVICE CONTIGENCY PLAN

OTHER ACCURRANCES THAT NEED CONTINGENCY PLANS : FAILURE OF POWER SUPPLIES, NON ARRIVAL OF KEY

STAFF OR PERSONALITIES, HEAVY TRAFFIC, A MAJOR ACCIDENT AND PARTS OF THE SITE WATERLOGGED

43

4. IMPLEMENTATION PHASE :

TUJUAN : MELAKSANAKAN SECARA OPERASIONAL SELURUH TAHAPAN PERENCANAAN SESUAI DENGAN

TIME SCALE OF EVENT

TAHAPAN DIBAGI 2 YAITU :

1. PERSIAPAN AKHIR (PROGRESS REPORT/RECONFIRMASI/RECHECK)

2. PENGELOLAAN DILAPANGAN (GLADI/BREAFING/KOORDINASI)

CATATAN : MEMPERSIAPKAN CHECK LIST SELURUH KOMPONEN EVENT

5. EVALUATION PHASE

TUJUAN : MELAKUKAN CONTROLLING DAN EVALUASI EVENT

SUMBER BAHAN EVALUASI : FORMULIR PESERTA, DATA SPONSOR, ALAT INSTRUMEN, OBSERVASI

LANGSUNG, DLL

44

45

1. Modal utama : keberanian memulai dan Relasi

2. Mulailah dari konsep

3. Konsep yang dapat diejawantahkan

4. Mencari dan membentuk Team Work

5. Pembagian kerja dan Pembagian waktu

6. Menyusun proposal dan Anggaran

7. Melakukan publikasi dan promosi

8. Memasarkan Event (Visitor, Exhibitor, sponsor)

9. Menyiapkan kontrak kerja

Before Event

1. Protokoler dan Penyajian acara selama event berlangsung

2. Tanggung jawab dan wewenang

3. Koordinasi dengan semua pihak pada event tersebut

4. Mampu mengatasi masalah di lapangan

5. Publikasi dan promosi selama event berlangsung untuk menarik pengunjung

6. Membuat dokumentasi

During Event

PROSES OPERASIONALISASI EVENT :

46

1. Evaluasi tertulis dan lisan dari peserta dan panitia.

2. Ucapan terima kasih (tertulis) kepada semua pendukung event

3. Memberi laporan kepada para sponsor

4. Menganalisa kekurangan dan kelebihan event

5. Keep contact with para sponsor, suplier, dan semua pendukung event

6. Mengarsipkan dokumentasi dan laporan event.

7. Lakukan evaluasi dan audit selengkapnya (tidak hanya financial audit), termasuk audit kelancaran acara,

audit penyelenggaraan dan sebagainya.

8. Simak apa saja hasil yang diperoleh (financial profit, portfolio/references, database, network,

pengakuan/endorsement, dsb)

9. Rapikan dokumentasi (foto, video, dokumen) dengan cermat

10. Siapkan laporan tertulis yang terperinci dan sistematis

11. Manfaatkan semua berkas untuk event serupa di masa mendatang.

After Event

47

1. Tahap Riset

Mengumpulkan dan menganalisa sejarah event dan membandingkan dengan event lainnya.

2. Tahap Desain

Mengumpulkan ide-ide dari event sejenis, bertukar pikiran dengan para vendor.

3. Tahap Perencanaan

Pertemuan untuk pembuatan perencanaan, jadwal, fasilitas kerja, dan waktu kerja.

4. Tahap Koordinasi

Mengidentifikasi prospek vendor, kontrak, jadwal produksi akhir dan pelaksanaan jadwal.

5. Tahap Evaluasi

Persiapan dan distribusi survey, pengumpulan data, analisa data, persiapan laporan dan rekomendasi serta laporan final.

Proses pembuatan Event

PROSES RENCANA PENYELENGGARAAN EVENTS

48

OBJECTIVES

SISTEMATIC DETAILED PLANNING

WHAT DO WE WANT ?

Ideas and Proposals : Screening Criteria for Screening

Event Objective and detailed items

DRAFT OUTLINE PLAN

ENVIRONMENTAL SEARCH :

Competition, Problems,

Precedents/Similarities,

Stakeholder

INFORMATION GATHERING :

Dates, Cost and Revenue,

Venue, Staffing

FINANCIAL PLAN :

Budget, Charge/Income,

Sponsorship, Investment,

Cash flow

OPERATIONAL PLAN :

Operational resources, Staff/Team,

Location/Site/Venue, Logistics,

Equipment, Production Schedule,

Health, safety & security

MARKETING PLAN :

Research, Marketing Activities,

Promotion and Public relation

and Marketing Schedule

REFLECTION : DISCUSSION OF PLAN

ORGANIZING & PREPARING THE EVENT

Development activities, preparation and deadlines

IMPLEMENTING THE EVENT

Operations, control and action

DIVESTMENT/LEGACY

Closedown, evaluation,

feedback and recording, handoverSumber : Shone, 2002

TAHAPAN PENYELENGGARAAN MEETING

BEFORE THE MEETING :

LEADER : DEFINE THE OBJECTIVE, SELECT PARTICIPANTS, MAKE PREELIMENERY CONTACT WITH PARTICIPANTS

TO CONFORM AVAILABILITY, SCHEDULE MEETING ROOM AND AVERAGE FOR EQUIPMENT AND REFRESHMENT,

PREPARE AGENDA, INVITE PARTICIPANTS AND DISTRIBUTE AGENDA, MAKE FINAL CHECK OF MEETING ROOM.

PARTICIPANTS : BLOCK TIME OF SCHEDULE, CONFIRM ATTENDANCE, DEFINE YOUR ROLE, DETERMINE

LEADER’S NEED FROM YOU, SUGGEST OTHER PARTICIPANTS, KNOW THE OBJECTIVE, KNOW WHEN AND

WHERE TO MEET AND DO ANY REQUIRED HOMEWORK

DURING THE MEETING :

LEADER : START PROMPTLY, FOLLOW THE AGENDA, MANAGE THE USE OF TIME, LIMIT/CONTROL THE

DISCUSSION, HELP RESOLVE CONFLICT, CLARIFY ACTION TO BE TAKEN AND SUMMERIZE RESULTS

PARTICIPANTS : LISTEN AND PARTICPATE, BE OPEN MINDED, STAY ON THE AGENDA AND SUBJECTS, LIMIT OR

AVOID SIDE CONVERSATIONS AND DISTRACTION, ASK QUESTIONS TO ASSURE UNDERSTANDING, TAKE NOTES

AND YOUR ACTION ITEMS

AFTER THE MEETING :

LEADER : RESTORE ROOM AND RETURN EQUIPMENT, EVALUATE EFFECTIVENESS AS MEETING LEADER, SEND

OUT MEETING EVALUATIONS, DISTRIBUTE MEMORANDUM OF DISCUSSION, TAKE ANY ACTION YOU AGREED AND

FOLLOW UP ON ACTION ITEMS

PARTCIPANTS : EVALUATE MEETING, REVIEW MEMORANDUM OF DISCUSSION, BRIEF OTHER AS APPROPRIATE,

TAKE ANY ACTION AGREED AND FOLLOW UP ON ACTION ITEMS

49

50

Why

Alasan apa yang membuat event itu ada?

Mengapa Event itu harus dilaksanakan

Who

Siapa akan mendapat manfaat dari event itu?

Siapa yang mereka akan hadirkan?

When

Kapan event dilaksanakan?

Apakah tanggal dan waktu fleksibel untuk dirubah?

Where

Hal yang terbaik dalam menentukan lokasi dan tempat penyelenggaraan?

What

Elemen dan sumber daya apa yang digunakan untuk memuaskan kebutuhan diatas?

5 W dalam pembuatan event

TAHAPAN PENYELENGGARAAN CONFRENCE

PERINTISAN :

5W + 1 H, MERUMUSKAN OBJECTIVES/STRATEGI/KEBIJAKAN/SASARAN, TEMA/TOPIK, PEMBENTUKAN

STEERING/ORGANIZING COMMITTEE

PRA PENYELEGGARAAN :

PEMILIHAN LOKASI, PENYUSUNAN PROPOSAL, ANGGARAN, PROGRAM, PEMILIHAN PROPERTY, PIHAK KETIGA,

PEMASARAN/PROMOSI, SPONSORSHIP, MATERIAL, IMIGRATION PROCEDURE, RSVN, REGISTRATION,

PARTICIPANT SERVICE, FOOD AND BAVERAGE SERVICE, TRANSPORTATION SERVICE, FREE TIME ACTIVITIES,

PENAMPILAN

PENYELENGGARAAN :

PENGECEKAN BAHAN, PERLENGKAPAN, PETUGAS, PEMATERI, PARTICIPANTS, PELAYANAN DAN KEPANITIAAN,

KOORDINASI, BREAFING, INTERPRETER, NOTULENSI, SOCIAL PROGRAM

EVALUASI :

PENYELENGGARAAN : SITE, CONFRENCE AND PARTICIPANTS

DAMPAK PENYELENGGARAAN : ECONOMIC, SOCIAL DAN ECO

51

TAHAPAN PENYELENGGARAAN EXHIBITION

PERENCANAAN :

5 W + 1 H, MERUMUSKAN RENCANA STRATEGIS (TUJUAN, NILAI, STRATEGI, KEBIJAKAN, TEMA),

MERENCANAKAN BERBAGAI ASPEK (LEGALITAS, PEMASARAN/PROMOSI, SDM, KEUANGAN, TEKNIS,

ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN), MEMILIH SITE DAN VENUE, MENENTUKAN LUASAN/LETAK BOOTH/STAN,

MERENCANAKAN DISPLAY

PELAKSANAAN :

PENGECEKAN BOOTH/STAN, PERSIAPAN (SIMULASI/BREAFING DAN PENGECEKAN AKHIR), MEMAHAMI

KEBUTUHAN PENGUNJUNG, MENARIK PERHATIAN PENGUNJUNG, MELAYANI PENGUNJUNG,

BERKOMUNIKAS DENGAN PENGUNJUNG, MEMPRESENTASIKAN PRODUK, MENGUMPULKAN INFORMASI,

MENGAKHIRI PEMBICARAAN

EVALUASI :

TINDAK LANJUT, MENGUKUR KINERJA PELAKSANAAN EVENT, MENGEVALUASI PENYELENGGARAAN DAN

DAMPAK

52

PERENCANAAN KEIKUTSERTAAN PAMERAN

A. PERENCANAAN

TAHAP PERTAMA : MENJAWAB APAKAH EVENT YANG DIIKUTI SESUAI DENGAN STRATEGI PEMASARAN,

MENGAPA PERUSAHAAN MELAKUKAN PAMERAN, APA YANG INGIN DIPAMERKAN, SIAPA SASARAN

PENGUNJUNG YANG DITUJU DAN BERAPA BESAR ANGGARAN PAMERAN

TAHAP KEDUA : MENENTUKAN LULUSAN BOOTH/STAN DAN MENENTUKAN LETAK POSISI BOOTH/STAN.

TIPS MEMLIH BOOTH : HINDARI LOKASI BERDEKATAN DENGAN WC, TEMPAT MAKAN MINUM, KOLOM

BANGUNAN LANGIT YANG RENDAH, WARUNG STAN MAKANAN, GANG/JALAN BUNTU, PINTU MASUK UNTUK

ANGKUTAN BARANG, RUANG YANG GELAP, PINTU KELUAR BELAKANG LOKASI, BOOTH PESAING, STAND

YANG MENJUAL PRODUK YANG BISING.

TERDAPAT 2 SISTEM BOOTH : SISTEM PORTABLE DAN SISTEM TERPASANG. PANDUAN MEMBUAT DISPLAY :

ANGGARAN, CITRA, FREKUENSI DAN FLEKSIBILITAS DAN SERBA GUNA

53

B. PELAKSANAAN

PENGECEKAN BOOTH/STAN, MEMAHAMI KEBUTUHAN PENGUNJUNG, MENARIK PERHATIAN PENGUNJUNG,

MELAYANI PENGUNJUNG, BERKOMUNIKASI DENGAN PENGUNJUNG DAN MEMPRESENTASIKAN PRODUK/JASA

KEPADA PENGUNJUNG. 4 JENIS KEPRIBADIAN PENGUNJUNG : BERKUASA, ENERJIK, TERGANTUNG DAN RAGU-

RAGU. TIGA PRINSIP YANG PERLU DIPEGANG DALAM MEMPRESENTASIKAN PRODUK/JASA : WUJUD/BENTUK,

MANFAAT DAN KECENDERUNGAN OPINI PENGUNJUNG.

C. EVALUASI / TINDAK LANJUT

TINDAK LANJUT : MENGIRIM SURAT KEPADA PENGUNJUNG MELALUI FORMULIR INVENTARISASI,

MENGEVALUASI DATA-DATA FORMULIR INVENTARISASI PENGUNJUNG, MENELEPON MEREKA DENGAN

PANDUAN KUESIONER.

MENGUKUR KINERJA : BAGAIMANA KINERJA DIKAITKAN DENGAN TUJUAN, APA YANG PERLU DILAKUKAN AGAR

BERBEDA EVENT YANG DIIKUTI SEKARANG BERBEDA UNTUK MENDATANG, APA TANTANGAN KITA, HAL APA

YANG TERJADI DILUAR RENCANA, SEBERAPA EFEKTIF BOOTH KITA, PRODUK APA YANG BANYAK

MENGUNDANG PERHATIAN PENGUNJUNG, SEBERAPA EFEKTIF JADWAL PENGENDALIAN, BAGAIMANA

KUALITAS PENGUNJUNG, SIAPA SAJA PESAING KITA DAN APA KITA AKAN MENGIKUTI EVENT LAGI DI MASA

MENDATANG

54

BIDDING PROPOSAL EVENT

BIDDING ADALAH INVITASI UNDANGAN PENAWARAN PENYELENGGARAAN EVENT OLEH PENYELENGGARA

SEBAGAI TUAN RUMAH (HOST)

PROPOSAL ADALAH BLUEPRINT FROM WHICH THE EVENT IS BUILT.

ASPEK-ASPEK BIDDING : ASPEK UMUM, TEKNIS, TRANSPORTASI, ORGANISASI DAN FINANCIAL.

OUTLINE PROPOSAL BIDDING: COVER LETTER, DESTINATION REVIEW, HOTEL INFORMATION, DAY BY DAY

DETAILED ITINERARY, GRID, COST SUMMARY BREAKDOWN SHEET, DETAILED PROGRAM INCLUSION,

FOOD AND BAVERAGE DÉCOR, DETAIL LIST OF WHAT IS NOT INCLUDED, PROGRAM OPTIONS AND

ENHANCEMENT, COMPANY PROFILE, REFRENCES, BACK UP MATERIAL.

CONTOH PROPOSAL BIDDING KONVENSI DAN PAMERAN DI KOTA BANDUNG :

A. LATAR BELAKANG : ISU INTERNASIONAL, ISU NASIONAL DAN ISU REGIONAL, B. TANTANGAN, C. NAMA

PROGRAM, D. TEMA, E. TUJUAN PROGRAM, F. TARGET PROSPEK, G. STRATEGI, H. MANFAAT/BENEFIT, I.

BENTUK PROGRAM : UTAMA DAN PENDUKUNG, J. PUBLIKASI DAN PROMOSI, K. STRUKTUR ORGANISASI, L.

PENDANAAN, M. PENUTUP

55

STRATEGI BIDDING

BIDDING BIRO KONVENSI ADALAH BIDDING YANG BERORIENTASI PADA UPAYA MENAWARKAN KEPADA PIHAK

SPONSOR AGAR DESTINASINYA (NEGARA/WILAYAH) DITUNJUK SEBAGAI TUANG RUMAH (HOST) KEGIATAN

KONVENSI

BIDDING PCO / PEO ADALAH BIDDING YANG BERORIENTASI PADA UPAYA MEREALISASIKAN KEGIATAN KONVENSI

YANG TELAH DITUNJUK SEBAGAI TUANG RUMAH (HOST)

ADAPAUN INFORMASI BIDDING OLEH BIRO KONVENSI SBB : UNDANGAN, PENJELASAN AWAL, TEMPAT

PENYELENGGARAAN DAN AKOMODASI, PROGRAM, ATRAKSI DAN PELAYANAN PENDUKUNG.

ADAPUN ISI BIDDING OLEH PCO SBB : ALASAN TENTANG PEMILIHAN LOKASI ACARA, PROGRAM YANG

DITAWARKAN, PANITIA PELAKSANA, TEMPAT PENYELENGGARAAN, EKSIBISI YANG MUNGKIN DILAKSANAKAN,

JENIS AKOMODASI, RENCANA KEUANGAN, PENYELENGGARAAN LOKAL, KEGIATAN SOSIAL PROGRAM, FASILITAS

PELAYANAN TRANSPORTASI DAN INFORMASI TAMBAHAN LAINNYA

ADAPUN TEKNIK STRATEGI BIDDING : MENCARI INFORMASI TENTANG PENYELENGGARAAN KONVENSI,

MENENTUKAN PIHAK YANG MENJADI PENGHUBUNG, MENELITI PAKET BIDDING, MEMINTA SARAN DAN

DUKUNGAN, DAN MEMPRESENTASIKAN SECARA PROFESIONAL

56

NEGOSIASI BIDDING DOCUMENT

NEGOSIASI KONTRAK DENGAN PIHAK KETIGA HARUS MEMILIKI DATA HISTORIS YANG BERKAITAN

PENYELENGGARAAN EVENT SEBELUMNYA.

SEBELUM NEGOSIASI PENYELENGGARA HARUS MENELITI SECARA SEKSAMA MENGENAI : STRUKTUR

HARGA FASILITAS, PENYELENGGARA LAIN YANG PERNAH MELAKSANAKAN DI TEMPAT TERSEBUT, NILAI

DOLLAR, KEBIJAKAN DAN PERBANDINGAN HARGA

TAHAPAN SUATU NEGOSIASI :

PRA NEGOSIASI, MASUK, MEMBANGUN HUBUNGAN YANG EFEKTIF DENGAN PIHAK LAIN, MEMPELAJARI

PIHAK LAIN SECARA LEBIH MENDALAM DAN MEMFORMULASIKAN KEMBALI STRATEGI AWAL ANDA, TAWAR

MENAWAR DAN MEMBUAT KONSESI, MENCAPAI KESEPAKATAN

57

SPONSORSHIP EVENT

SPONSOR ADALAH DUKUNGAN PERUSAHAAN ATAU SESORANG YANG MENYIAPKAN UANG, PELAYANAN

ATAU DUKUNGAN LAIN KEPADA PENGELOLA EVENT YANG DIKEMBALIKAN BERUPA KEUNTUNGAN KHUSUS

(GETZ,97)

KEUNTUNGAN SPONSOR (INTANGIBLE) : ENHANCING THE ECONOMIC DEVELOPMENT OF REGION OR

STATE, ENHANCING A COMMUNITY IDENTITY, INCREASING SOCIAL INTERACTION AND COMMUNITY

DEVELOPMENT, SHARING IDEAS AND DEVELOPING A SENSE OF TOGETHERNESS, DEVELOPING A

COMMUNITY INFRASTRUCTURE AND WINNING POPULER SUPPORT FOR THE RULING GOVERNMENT.

KEUNTUNGAN PERUSAHAAN MELAKUKAN SPONSORSHIP : GENERATE CONSUMER GOODWILL TOWARDS

THE COMPANY, GENERATE OR INCREASE THE SALES OF THEIR PRODUCTS, INCREASE BRAND

AWARENESS AND ACCEPTANCE, ALIGN A PARTICULAR BRAND TO A LIFESTYLE, ACCESS NICHE MARKETS,

PROVIDE OPPRTUNITIES FOR THE ENTERTAINMENT OF CLIENTS, DEMONSTRATE PRODUCT CAPABILITIES

AND CREATE MERCHANDISING OPPRTUNITIES

58

59

Konsep yang baru, para sponsor tidak hanya sebatas memberikan uang atau barang dan jasa saja.

Para sponsor juga turut berperan aktif untuk kesuksesan Event tersebut.

Para Sponsor maupun EO sama-sama mendapatkan benefit berupa Peningkatan Citra dari keberhasilan event

tersebut.

Peranan sponsor

1. Organisasi (untuk mendapatkan massa segemented)

2. Asosiasi Profesi (Mendapatkan massa dari profesi tertentu)

3. Media massa (untuk publikasi dan promosi)

4. Kelompok atau komunitas (Hobi, agama, pencinta seni, masyarakat daerah dan sebagainya)

5. Lembaga dan instansi Pemerintahan (Power dan pengaruh kepada khalayak luas)

6. Lembaga dan instansi swasta (LSM dan Yayasan kemanusiaan)

7. Perusahaan Swasta (Produsen, Supplier, agen, distributor)

Prospek Sponsor

60

S - Specific artinya event tersebut dirancang secara khusus dan menguntungkan pihak sponsor.

M – Measurable (Keberhasilan event tersebut dapat terukur dengan tercapainya target audiens yang sesuai dengan harapan sponsor),

A- Achievable (Target yang ditetapkan dapat dicapai dalam pelaksanaan event),

R- Result oriented (berorientasi pada hasil, event itu akan menghasilkan sesuai dengan yang dibutuhkan oleh calon sponsor),

T- Time Bound (memiliki batas waktu)

Prinsip SMART dalam sasaran sponsorhip

61

Proposal memuat informasi yang diperlukan tidak melebihi 12 halaman. Efektifnya sekitar 4-5 halaman dibawah ini contoh perincian halaman sebuah proposal event:

Halaman 1: Tema dan nama event, latar belakang, tujuan, penyelenggara

Halaman 2:Target peserta, tempat, waktu pelaksanaan (Hari/tanggal dan waktu) denah acara, fasilitas yang tersedia di arena event.

Halaman 3: program event (susunan acara termasuk waktu pelaksanaannya),susunan kepanitiaan.

Halaman 4: Dukungan media promosi yang akan digunakan untuk publikasi event.

Halaman 5: paket-paket sponsor.

Pedoman Pembuatan sponsor

62

1. Platinum Sponsorship: sponsor yang membiayai keseluruhan event tersebut. Sponsor ini berhak menentukan berbagai kebijakan, misalnya pembatasan mengenai peserta seminar, supplier yang

akan berpartisipasi dalam event termasuk publikasi dan promosi yang akan dilakukan.

2. Gold Sponsorship sponsor tersebut membiayai sebagian besar pelaksanaan event, tetapi haknya tidak sama dengan sponsor tunggal.

3. Bronze Sponsorship. Sedangkan pengertian sponsor pendamping hanya memberikan sebagian kecil biaya untuk mendukung event.

Perbedaannya harus terlihat jelas sehingga calon sponsor memilih bentuk sponsor yang tepat dan sesuai target dan anggaran mereka.

Jenis-jenis Sponsorhip

Inventarisasi dari berbagai data misalnya dari B to B di Internet, yellow pages, Katalog Pameran, kartu nama

relasi, media massa seperti iklan di majalah, tabloid, surat kabar dan sumber lainnya.

Dapatkan informasi terakhir mengenai calon sponsor potensial. Untuk tahap awal pilih prioritas yang menjadi

target utama.

Mencari sponsor

63

1. Uang Tunai

2. Jasa atau barang (Barter)

3. Dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan organisasi. Dukungan promosi bisa diartikan dengan membantu menyebarluaskan publikasi dan pemasaran event kepada target yang diharapkan. Biasanya ini dilakukan dalam kerjasama dengan media (media Partner), organisasi atau kelompok tertentu (berdasarkan hobi, agama, pendukung budaya dan sebagainya.)

3 rupa investasi Sponsorship

Ada sponsor yang Event organizer perlukan hanyalah sekedar nama dan sponsor ini tidak mengeluarkan dana, mereka mungkin memberikan rekomendasi atau menarik perusahaan/organisasi lain untuk

berpartisipasi dalam event kita.

Mereka mungkin hanya menyediakan souvenir atau bantuan lainnya seperti kostum untuk semua panitia, back drop, perlengkapan sound system, bahkan tempat penyelenggaraan.

Sponsor semacam ini kadang kita perlukan karena dia bisa menjadi icon event untuk menggaet sponsor, peserta atau pendukung dari event tersebut dan mempunyai daya tarik tersendiri bagi yang hadir.

Bentuk lain dari sponsor

64

1. Database calon sponsor

2. Prospek yang terkait dengan jenis program

3. Mengedepankan faktor Benefit

4. Ragam Penawaran Sponsorship

5. Pemilihan sponsorship sesuai dengan program

6. Kerjasama sponsorship dengan program barter

Teknik Pencarian sponsor

Mengidentifikasikan calon sponsor potensial

Sponsor potensial adalah mereka yang dalam tahap berpromosi.

Cara mengidentifikasinya adalah mengamati promosi mereka di berbagai media.

65

1. Cari contact person orang yang menangani hubungan dengan promosi atau event,

2. Call untuk jajaki kemungkinan berpartisipasi.

3. Cari tahu nama Contact Person, bila belum pernah bertemu.

4. Setelah mendapat respon positip segera kirimkan proposal. Buat proposal sesuai calon sponsor.

5. Kirim maksimal 3 hari, setelah kontak. Lebih dari itu kemungkinan mereka lupa.

6. Pastikan Proposal sampai ke tangan yang bersangkutan. Gunakan jasa pengiriman atau kurir perusahaan. Jasa Pos

agak susah dipantau berapa lama proposal tersebut sampai.

Tahapan mencari sponsor …

7. Telpon sesegera mungkin setelah proposal dipastikan sudah sampai (jangan lewat dari 2 hari). Tanyakan apakah

proposal sudah diterima dan berikan waktu paling lama sekitar 3 hari untuk mempelajari proposal tersebut.

8. Buatlah meeting untuk menjelaskan proposal bila proposal tersebut sudah dibaca dan dipelajari.

9. Bila mereka belum sempat membaca karena sesuatu hal, berikanlah perpanjangan waktu paling lama 3 hari lagi.

10. Saat pertemuan untuk membahas proposal, proposal harus dibawa untuk mempermudah.

11. Hal ini juga supaya tidak membuang waktu dan tenaga mencari proposal.

12. Kirimkan report hasil pertemuan, jawab beberapa pertanyaan yang diajukan dan sampaikan revisi dari proposal resmi.

13. Untuk pengiriman proposal jarak jauh seperti di luar kota atau luar negeri, dapat dilakukan dengan email atau melalui

faximile setelah dilakukan kontak dengan CP yang tepat. Setelah pengiriman lakukan pengecekan.

66

1. Harga sponsor harus rasional. Sesuai besar kecilnya event,

2. Ukuran dilihat dari besarnya anggaran event dan besarnya skala event (terlihat dari besar Venue) event dan banyak audiens yang hadir dan keterlibatan berbagai pihak pada event itu.

3. Bicarakan harga kemudian ketika mereka tertarik dengan gagasan dari event itu.

4. Hindari menentukan harga sebelum pertemuan awal selesai. Boleh saja Anda menentukan kisaran harga atau indikasi harga, tetapi harus ditegaskan ini hanya indikasi.

5. Harga persisnya akan ditetapkan berdasarkan paket manfaat yang disepakati dalam pertemuan dan perlu diperhitungkan dengan matang oleh event organizer mengenai permintaan khusus yang diajukan oleh pihak sponsor.

Menetapkan harga sponsorship

1. Harga sponsorship yang terlalu tinggi

2. Kurangnya benefit yang diberikan

3. Ruang Lingkup/Scope program yang tidak sesuai dengan sponsor

Hambatan sponsorship

67

1. Menguntungkan keduabelah pihak artinya bagi pihak penyelenggara sukses dengan eventnya dan sponsor mendapatkan image dan namanya makin dikenal di kalangan masyarakat.

2. Terjalin kerjasama yang baik, artinya komunikasi kedua belah pihak berjalan lancar sehingga semua yang dibutuhkan dapat terselenggara dengan baik.

3. Evaluasi. Buatlah selalu evaluasi dari setiap event. Perbaiki dan carilah solusi terbaik untuk event berikutnya.

4. Ucapan terima kasih. Sampaikan dalam bentuk tertulis dan juga lisan setelah event selesai. Hal ini berguna untuk event selanjutnya.

5. Berkomunikasi secara berkala. Tetap menjalin hubungan meskipun belum ada event yang pas/cocok untuk disponsori. Kadang-kadang ide bisa saja datang dari pihak sponsor untuk dibuatkan event.

6. Berikan perhatian pada sponsor, misalnya ucapan selamat atas prestasi yang diraihnya. Bahkan kita menyampaikan rasa gembira dengan kesuksesannya mensponsori event yang bukan diorganisir oleh kita.

Tips Berkerjasama dengan sponsor

1. Jangan mendikte pihak sponsor. Berikan keleluasaan bagi sponsor untuk memberikan masukan. Tugas pertama kita mendengarkan terlebih dahulu hal-hal yang mereka inginkan.

2. Kemudian mencoba memberikan usulan-usulan berdasarkan hal yang mereka inginkan tersebut.

3. Rekomendasi. Sponsor yang puas dengan event dan jasa Anda mintalah mereka menunjukkan calon sponsor lain yang mereka kenal.

4. Sponsor yang puas tidak hanya merekomendasi tetapi memberi trik untuk mendekati calon sponsor yang direkomendasikan bahkan ikut membujuk untuk menjadi sponsor event Anda.

Trick Berkerjasama dengan sponsor untuk melanggengkan hubungan

KEWAJIBAN PENYELENGGARA EVENT KEPADA SPONSOR :

TO DELIVER ALL THE BENEFITS PROMISED, TO BE GENUINELY COMMITED TO POSITIVE

SPONSORSHIP OUTCOME FOR STAKEHOLDER, TO PROTECT THE RIGHT OF THE SPONSOR,

TO ACKNOWLEDGE THE SPONSOR, TO PROVIDE INNOVATIVE PROGRAMS TO ASSIST

SPONSOR MEETI ITS OBJECTIVES, TO ENSURE ALL MEMBER OF EVENT ORGANISATION ARE

AWARE OF THE EVENT OBLIGATION TO THE SPONSOR, TO KEEP THE SPONSOR FULLY

INFORMED ON ALL RELEVANT MATTERS OCCURING AND TO WARN THE SPONSOR IN

ADVANCE OF POTENTIAL UNPLEASANT PUBLICITY

KEWAJIBAN SPONSOR KEPADA PENYELENGGARA :

TO PROVIDE THE CASH PAYMENT OR IN MIND GOODS AND SERVICE, TO BE GENUINELY

COMMITED TO THE SPONSORSHIP, TO PROMOTE THE INTEREST OF THE SPONSORSHI[, TO

COMMIT SUFFIDIENT PROMOTIONAL FUND.

68

KEGIATAN UNTUK MENINGKATKAN SPONSORSHIP RELATIONSHIP :

ONE CONTRACT, UNDERSTAND THE SPONSOR, MOTIVATE THE EVENT ORGANISATION MEMBERS ABOUT THE

SPONSORSHIP, USE OF CELEBRITIES ASSOCIATED WITH THE EVENT, ACKNOWLEDGE THE SPONSOR AT EVERY

APPORTUNITY, SPONSORSHIP LAUNCH, MEDIA MONITORING, PRINCIPAL SPONSOR, NAMING RIGHTS,

PROFESSIONALISM, AND UNDERSELL AND OVER DELIVER.

STAGE IN THE CORPORATE SPONSORSHIP PROCESS :

1. RESEARCH : MARKET RESEARCH TO IDENTIFY SUITABLE CORPORATE FOR EVENT SPONSORSHIP

2. PREPARATION : SPONSORSHIP PROPOSAL, DETAIL OF EVENT, IDENTIFICATION BENEFIT, COST OR CONTRACT

REQUESTED AND RESPONSIBILITIES OF EACH PARTNER

3. CONSIDERATION : INITIAL CONTRACT, INFORMAL DISCUSSION, AND FORMAL PRESENTATION

4. DECISION : IF NO TRY THE NEST CORPORATION ON THE LIST, IF YES PROCEED TO THE NEXT STAGE

5. AGREEMENT : CONTRACT BETWEEN SPONSOR AND EVENT ORGANISATION. (RESPONSIBILITIES)

6. IMPLEMENTATION : CARRY OUT ACTIVITIES PRESCRIBE IN CONTRACT

7. EVALUATION AND FEEDBACK : FEEDBACK TO SPONSOR DETAILING PERFORMANCE INAGREED KEY RESULT

AREAS

69

MARKETING AND PROMOTION EVENT

PEMASARAN KEGIATAN MICE DITUJUKAN KEPADA :

1. CLIENT : MELALUI BIDDING DAN PROGRAM PROMOSI SPT : SALES CALL ROAD SHOW ATAU PENYAMPAIAN

PROSPEKTIF PERUSAHAAN KEPADA TARGET PASAR YANG DITUJU

2. SPONSOR : MELALUI PENYAMPAIAN PROPOSAL SPONSORSHIP

3. CALON PESERTA/DELEGASI : MELALUI BERBAGAI MEDIA PROMOSI

KEBERHASILAN PEMASARAN SANGAT DITENTUKAN OLEH :

1. ADANYA STRATEGI PEMASARAN : MENETAPKAN SEGMEN PASAR

2. PENEMPATAN PRODUK : MENEMPATKAN POSISI PRODUK SESUAI DENGAN HARAPAN DAN TARGET PASAR.

ADANYA TAKTIK MERAIH PASAR MELALUI BAURAN PEMASARAN, PENCIPTAAN NILAI BEDA, LANGKAH

PENJUALAN SECARA PRO AKTIF

3. NILAI TAMBAH : MELALUI PENCIPTAAN CITRA POSITIF, PENINGKATAN PROSES PENYAMPAIAN PRODUK

SECARA EFISIEN DAN EFEKTIF, DAN PELAYANAN

MENURUT KOTLER : 3 TINGKATAN ATRIBUT SUATU PRODUK : PRODUK INTI (PROGRAM), PRODUK NYATA

(TEMPAT DAN FASILITAS YANG DIGUNAKAN) DAN PRODUK AUGMENTED (NILAI TAMBAH TERLETAK PADA

PEMBERIAN PELAYANAN TAMBAHAN KEPADA PESERTA)

70

HAL-HAL YANG DIPERHATIKAN DALAM PEMASARAN EVENT :

1. UNIQUE SELLING POINT : UNIK

2. KUNCI SUCCESS PEMASARAN : KEJELASAN, SEDERHANA DAN KETEPATAN

3. THINK : BERBEDA

4. EVALUASI : SISTEM ANTISIPASI

5. RENCANA : KONSEP

6. ON TARGET AND ON BUDGET

LANGKAH PERENCANAAN PEMASARAN EVENT :

1. ANALISIS SITUASI

2. ANALISIS LINGKUNGAN

3. ANALISIS SUMBER DAYA

4. FORMULASI TUJUAN DAN SASARAN PENGEMBANGAN

5. FORMULASI RENCANA TRATEGIS

6. STRATEGI SASARAN PEMASARAN

7. STRATEGI POSITIONING

8. STRATEGI BAURAN PEMASARAN

9. DESAIN ORGANISASI

10. SISTEM PENDUKUNG PENGELOLAAN/MANAJEMEN

71

EVALUASI DAN REPORTING EVENT

MENGETAHUI KEBERHASILAN PENYELENGGARAAN SUATU EVENT DIPERLUKAN EVALUASI UNTUK

MENGUKUR SEJAUHMANA EVENT MEMENUHI HARAPAN PESERTA DAN PELAKSANAAN PROGRAM BERJALAN

SESUAI DENGAN RENCANA.

FUNGSI EVALUASI : PENINGKATAN PELAKSANAAN PENYELENGGARAAN EVENT DIMASA MENDATANG LEBIH

BERKUALITAS DAN PROFESIONAL.

PROSES EVALUASI MENEKANKAN 5 HAL POKOK :

1. EVALUASI PROGRAM

2. EVALUASI KOMPONEN KEGIATAN LAINNYA : HIBURAN, PROGRAM SOSIAL DLL

3. EVALUASI TEMPAT, FASILITAS DLL

4. EVALUASI PESERTA

5. EVALUASI KEUANGAN

TEKNIK DAN ALAT EVALUASI : PERSONAL LOGS, AUDIO TAPE RECORDER, INTERVIEW DAN DISCUSSION,

VIDEO TAPE RECORDER, QUESTIONER, PHOTOGRAPHS DAN SUGGESTION BOX

72

REPORTING EVENT

KEGIATAN AKHIR YANG DILAKUKAN OLEH PENYELENGGARA EVENT ADALAH MENYUSUN LAPORAN AKHIR

(RECORD AND REPORT).

LAPORAN DIBAGI 2 YAITU :

1. LAPORAN PENYELENGGARAAN : PENDAHULUAN, ACARA/PROGRAM, ANGGARAN, KENDALA/HAMBATAN,

REKOMENDASI

2. LAPORAN STAKEHOLDER : PENDAHULUAN, PARTISIPASI / PESERTA, MULTIFLIER EFFECT, ANGGARAN,

SPONSORSHIP, KENDALA/HAMBATAN, PENUTUP, UCAPAN TERIMA KASIH

DISTRIBUTION OF REPORT : OWNERS, GOVERNMENT, EVENT ORGANIZER, SPONSOR, PIHAL KETIGA

LAINNYA

73

RISK MANAGEMENT EVENT

RISIKO BERASAL DARI LATIN YAITU RESECARE ARTINYA MEMBELAH DAN YUNANI THIZA ARTINYA BATU KARANG

RISIKO ADALAH KEMUNGKINAN (KETIDAKPASTIAN) TERJADINYA PERISTIWA YANG MEMBAWA AKIBAT NEGATIF

(YANG TIDAK DIINGINKAN) ATAS TUJUAN/STRATEGI/SASARAN/TARGET (NILAI YANG INGIN DIRAIH)

TINGGI RENDAHNYA RISIKO DAPAT DIUKUR BERDASARKAN 2 FAKTOR YAITU : AKIBAT NEGATIF DAN

KEMUNGKINAN TERJADI

RISK MANAGEMENT IS THE PROCESS OF IDENTIFYING SUCH RISKS, ASSESSING THESE RISKS AND MANAGING

THESE RISKS.

THE FOLLOWING RISKS :

1. NATURAL DISASTERS : HEAVY RAIN

2. FINANCIAL RISK : HIGH EXCHANGE RATES

3. LEGAL RISKS : DISPUTES OVER CONTRACTS BETWEEN EO AND CLIENTS OR EO AND SUB CONTRACTOR

4. TECHNOLOGY RELATED RISKS : TECHNOLOGICAL FAILURES SUCH AS SYSTEM, NETWORKS

5. MISMANAGEMENT RISKS : DISPUTES AT THE TOP MANAGEMENT LEVELS

6. SAFETY AND SECURITY RISKS : ACCIDENTS, TERRORISM, SABOTAGE

7. SUPPORTING EVENTS RISK : THE PARTICIPANTS, THE AUDIENCE

MANFAAT MENGETAHUI RISIKO : MEMUDAHKAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN, MENINGKATKAN JAMINAN

PENCAPAIAN SASARAN DAN MEMUDAHKAN PENYUSUNAN PRIORITAS ANGGARAN

74

PROCESS OF RISK MANAGEMENT :

1. IDENTIFY RISKS AND HAZARDS : WHEN AND HOW A PROBLEM MIGHT ACCUR, TO ANALYZE THE LIKELIHOOD

OF PROBLEMS ARISING

2. ASSESS THE RISKS AND HAZARDS : TO EVALUATED AND TO PRIORITIZE THE ISSUES FOR ATTENTION

3. MANAGE THE RISKS AND HAZARDS : TO LOOK AT THE MOST EFFECTIVE WAYS OF MANAGING THEM

CONTROL MEASURES THE RISKS :

1. ELIMINATION PLAN

2. SUBSTITUTION PLAN

3. ISOLATION PLANS

4. ENGINEERING CONTROLS

5. ADMINISTRATIVE CONTROLS

6. CONTIGENCY PLANS

MANAGEMENT RISIKO SBB :

A. PROSES :

1. PROSES AWAL : MEMBANGUN LINGKUNGAN INTERNAL DAN MENETAPKAN KONTEKS

2. PROSES INTI : MELAKUKAN ASESMEN RISIKO DAN MEMBERI TINDAK LANJUT (TANGGAPAN DAN PERLAKUAN)

ATAS RISIKO

3. PROSES PENUNJANG : MEMANTAU, MENGKAJI ULANG, KOMUNIKASI, KONSULTASI DAN DOKUMENTASI

B. STRUKTUR : UNIT KERJA BERTANGGUNGJAWAB MENJALANKAN PROSES INTI MANAJEMEN RISIKO

C. KULTUR : MEMBIASAKAN ORANG DI SEMUA JENJANG MEMIKIRKAN RISIKO SERTA MEMATHUI KEBIJAKAN

TOLERANSI RISIKO YANG BERLAKU DI UNIT KERJA

75