Mari gunakan persuratan

elektronik UNAIRe-office.unair.ac.id

Bagaimana Login Aplikasi

persuratan elektronik UNAIR ?Menggunakan login cybercampus UNAIR, karena terintegrasi dengan

Cybercampus maka Aplikasi Persuratan ini menggunakan login & password

Cybercampus

Aplikasi yang terintergrasi dengan

cybercampus UNAIR� Login menggunakan SSO (single sign on – satu login untuk banyak aplikasi)

� Akun apa saja yang bisa kita akses dengan SSO, semua akun yang mengindukdi cybercampuss

Email official tenaga pendidik/dosen dan tenaga kependidikan, email, contoh : satria.airlangga@staf.unair.ac.id

uacc.unair.ac.id, di sini kita bias akses untuk pengisian Daftar RiwayatHidup (DRH) atau Data Diri, melihat Pedoman Prosedur, serta beberapastaf dengan rule khusus sesuai sasaran kerja

Aplikasi persuratan elektronik, e-office.unair.ac.id

Aplikasi layanan terpadu,ult.unair.ac.id/ais

Aplikasi arsip elektronik, saga.unair.ac.id (khusus arsiparis)

Aplikasi One Gate Direktorat Keuangan, sim.ditkeu.unair.ac.id

� Cukup dengan NIK dan password kita

� Untuk lupa password, kita bisa menghubungi helpdesk.dsi.unair.ac.id

Email Official UNAIR,

untuk login email melalui Google Mail gmail.com

Tampilan setelah

klik Berikutnya

Masukkan NIP/NIK

Masukkan

Password kita

Klik Sign in

Tampilan email official kita jika login melaluigmail.com

Untuk login di uacc.unair.ac.id

Tampilandashboard

setelah login

Pada Menu di sebelah

kiri terdapat banyakmenu antara lain :

Pemberkasan,

yang merupakandata diri kita

Pengabdian

AIMS, berisi tentangmenu penjaminan

mutu / audit internal UNAIR

Kuisioner, didalammnya

terdapat Survey keterikatan &

Kepuasan Pegawai

TPK

Aplikasi Airlangga Integrated Service (AIS), merupakan aplikasipelayanan untuk beberapa layanan akademik dan

kemahasiswaan

� Login di ult.unair.ac.id/ais

� Hanya dapat diakses oleh

operator akademik & kemahasiswaan yang telah

terdaftar

Laman untuk pencarian arsip statis,alamat laman saga.unair.ac.id

Tampilan saat kita memasukkan kata kunci yang kita

butuhkan

Aplikasi One Gate Direktorat Keuanganalamat laman sim.ditkeu.unair.ac.id

Tampilan saat kita ketik alamat laman

Tampilan saatkita klik Info Honor

Kita harus login terlebih

dahulu dengan akun

cybercampus kita yaitu

NIP/NIK Pegawai dan

Pass

Tampilan setelahkita login

Untuk informasi lebih

lanjut kita bisa scroll kebawah, yang akan

muncul adalah

About, tentanginformasi singkat

pemilik akun

Income atau

Pendapatan pemilikakun

Document, terkait

pajak

Sumber Dana

pendapatan pemilikakun

Aplikasi Persuratan Elektronik, http://e-office.unair.ac.id/ login dengan NIK, pass dengan password yang sesuai

Bagaimana Alur Persuratan

Elektronik UNAIR

Alur Persuratan elektronik UNAIR

Surat masuk melalui faksimili, pengiriman dan email

Proses digitalisasi

Petugas Unit Kerja

Penyimpanan surat asli / hardcopy

Aplikasipersuratan

Surat masuk/keluarmelalui aplikasi

pimpinan

Staf

Mengenal Aplikasi Persuratan UNAIR lebih dekat

� Tampilan versi desktop � Tampilan versi mobile

Bagaimana membuattampilan mobile selengkap tampilanlaman ?

Mari perhatikan tanda yang

dilingkari MERAH, klik tanda itu

dan kemudian centang Dekstop

site, maka akan berubah di versi

laman seperti ketika kita login di

Laptop/PC

Rule dalam aplikasi e-office

� Operator – OPR

dapat membaca surat masuk untuk pemilik akun

� Register – RGS

dapat mengambil nomor surat

dapat mengirimkan surat keluar

dapat membaca surat masuk untuk pemilik akun

� Register – RGS Sekretariat

Dapat mengambil nomor surat

Dapat mengirimkan surat keluar

Dapat membaca surat masuk untuk pimpinan unit kerja dan pemilik akun

yang bersangkutan

Dapat mengambil nomor tandon

Dapat mengirimkan memo/disposisi pimpinan

� MJM, merupakan Rule yang dimiliki oleh Jajaran pimpinan unit kerja

Dapat mengambil nomor surat

Dapat mengirimkan surat keluar

Dapat membaca surat masuk pemilik akun yang bersangkutan

Dapat mengirimkan memo/disposisi pimpinan

Halaman e-office, setelah kita login

Bagaimana kita tahu ada surat masuk,notifikasi surat masuk yang belum dibuka akan terlihat dari warnamerah pada SURAT MASUK EKSTERNAL dan SURAT MASUK INTERNAL

Isi dari SURAT MASUK INTRNmerupakan surat masuk yang berasal dari lingkungan UNAIR (internal)

………….. (internal)

Keterangan Warna Baris :

a. Merah ~ Amat Segera

b. Kuning ~ Segera

c. Oranye ~ Biasa

Keterangan Warna Amplop :

a. Kuning ~ Tembusan

b. Biru ~ Ditujukan kepada ybs

Untuk SURAT MASUK EKST,merupakan surat masuk yang berasal dari luar lingkungan UNAIR

Bagaimana menatalaksanakan surat masuk ?

Klik bagian LIHAT

jika terlanjur klik ARSIPKAN maka bisa d cari MONITOR SRT/DOK. MSK

Mengirimkan memo/disposisi,bagi rule RGS – Sekretaris akan dilengkapi dengan menu ini yang akandigunakan untuk mengirimkan memo/disposisi ke unit lain

bagi rule RGS yang tidak dilengkapi dengan menu upload memo dapat

dituliskan memo secara manual

PENCARIANBagaimana jika kita mencari surat ?

Silahkan klik PENCARIAN untuk mencari

surat yang kita inginkan

Apa yang harus kita lakukan di menu PENCARIAN ?

Masukkan salah satu item di atas, yaitu :

No. Surat

Perihal

Tanggal Surat

Bagaimana penampakan setelah kita isi salahsatu clue tersebut

Apa yang kita bias eksplorasi dari pencarian itu ?

Kita bisa tahu apakah unit yang kita kirimkan telah

membacanya atau belum

Selanjutnya, klik CEK

Arti warna pada Status Surat/Dokumen

Biru : sudah dibaca

Hijau : sudah didisposisiMerah : belum terbaca

Surat Masukapa yang harus kita lakukan untuk jika ada suratmasuk dari luar UNAIR ?Surat masuk melaluifaksimili, pengiriman danemail

Proses digitalisasi

Petugas Unit Kerja

Penyimpanan surat asli / hardcopy

Aplikasipersuratan

Surat masuk/keluarmelalui aplikasi

pimpinan

Staf

Setelah dokumen kita digital kan maka,

Langkah :

Membuat daftar agenda surat Klik Agenda dan Ekspedisi

Kita akan mengisi semua isian yang ada pada halaman ini,

Nama pengirim, jabatan pengirim, instansi - bisa dilihat di surat

Tautan – bisa d kosongkan

Tanggal naskah, nomor surat – bisa dilihat di surat, jika tidak ada maka dapatmenggunakan nomor agenda atau nomor urut surat masuk yang tidak dariUNAIR

Jenis Surat – dapat dilihat dari jenis surat yang masuk

Sifat dan Derajat Surat – dapat disesuaikan dengan isi surat

Perihal - bisa dilihat di surat

Isi Surat – Resume singkat surat

Browse – kita harus upload surat dalam bentuk pdf mak. 5 MB, Klik Kirim

Setelah klik kirim maka proses yang telah kita lakukan akan berpindah di menu DISTRIBUSI

SURAT MASUK EKSTERNAL, untuk masuk ke halaman ini, kita harus klik DISTRIBUSI SURAT MASUK

Dalam halaman ini kita akan mendapatkan halaman yang bisa kita kirimkan ke yang

bersangkutan

Tampilan setelah kita klik Kirim

SURAT KELUARapa yang harus kita lakukan untuk membuat surat ?

Untuk membuat surat, kita akan membutuhkan Nomor Surat maka, Kik

Nomor Surat, maka kita akan masuk pada halaman berikut

Masuk pada halaman Registrasi Surat, untuk notifikasi d atas maka klik OK kenapa ada

notifikasi ini karena saat masa tidak ada pembatasan pertemuan fisik maka jadwal

diatas harus kita kosongkan

Halaman yang akan muncul setelah kita klik OK

Bagaimana kitaRegistrasi Surat ?

Klik UNIT SURAT –

menunjukkan kode unit surat kita yaitu disesuaikan

dengan penanda tangansurat

Kode Surat – disesuaikan

dengan perihal surat

Jenis Surat – klik yang

sesuai dengan surat apayang akan kita buat

Perihal – kita mengisikan

perihal surat

Klik Registrasi – untuk

mendaftarkan surat, sehingga kita

mendapatkan nomor surat

Tampilan dalam halaman registrasi surat

Untuk pengiriman maka kita klik EKSPEDISI ELEKTRONIK, langkah pengiriman :

Klik Lengkapi

Lengkapi isian kotak dialog yang ada

Halaman yang akan tampil setelah kita klik Lengkapi

Surat yang sudah draft maka bisa dimintakan tanda tangan berjenjang untukpersetujuan, sebagai persetujuan pimpinan, kemudian dimintakan tanda tanganpimpinan

Setelah itu d stempel sesuai penandatangan surat

Scan surat yang sudah jadi maksimal 5 MB, upload, dengan klik Update

Setelah kita telah upload dokumen, maka akan muncul kotak dialog KIRIM

dan EDIT, selanjutnya klik KIRIM jika sudah sesuai, jika masih akan direvisi maka

klik EDIT

Halaman EKSPEDISI ELEKTRONIK, untuk pengiriman surat elektronik internal

Universitas Airlangga

Kita mengisi penerima sesuai dengan surat yang telah kita buat

Kepada (Group), contoh : Dekan (maka akan terkirim ke semua Dekan, dst)

Kepada – pengiriman satu persatu

Jika sudah semua, jangan lupa klik KIRIM

Bagaimana menyiasati surat dengan Lampiranyang lebih dari 5 MB

� Melakukan resize ukuran file dengan Optimize Nitro (saran untuk lebih mudah)

� Jika lampiran berupa dokumen yang tebal dan tidak mungkin di-resize maka

dapat disiasati dengan memberikan link GoogleDrive yang disertakan dalam

surat, agar penerima surat dapat mendownload lampiran yang harus

disertakan, jangan lupa untuk memberikan akses public pada link yang kita

sertakan

� Jika lampiran harus asli maka harus dikirimkan kepada Unit yang dituju dengan

terlebih dahulu mengirimkan secara elektronik atau dikirimkan melalui aplikasi

e-office surat pengantar dan halaman cover / halaman pertama lampiran

Bagaimana jika kita salah upload file ataulampirannya kurang, dan surat telah terkirim

� Menghubungi admin surat e-office Layanan Terpadu melalui WA grup e-

office atau WA Jaringan Pribadi Admin e-office Layanan Terpadu, denganmenyertakan nomor surat lengkap

� Perbaiki file surat yang salah dan berikan nama file yang berbeda dari

sebelumnya

� Setelah di-reuplod oleh Admin, maka masuk kembali ke akun e-office,

� kemudian langkah-langkah Ire-upload adalah :

Ekspedisi Elektronik Cari nomor surat yang akan di ganti Edit

Unggah File yang baru

� Kita tidak perlu mengirimkan surat, karena surat telah terkirim dan kita

hanya menganti lampiran surat yang telah sesuai, kita dapat memberikaninformasi kepada para penerima surat dengan para penerima surat baik

melalui WA Grup atau WA Jaringan Probadi

� Masa berlaku untuk re-upload ini hanya sampai pada pukul 24.00 di hari-H,

jika sudah H+1 dan kita belum upload file baru, maka file surat kembali kesemula

Setelah surat di-reupload maka kita kembali ke Ekspedisi

Elektronik, kemudian klik Edit mengganti lampiran dengannama yang berbeda dan diunggah kembali tanpa dikirimkan