MANUAL PARA GENERAR NÓMINA DOCENTE -...

UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 63

MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL PARA GENERAR

NÓMINA DOCENTE





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Contenido

1. GENERALIDADES .............................................................................. 4

1.1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 4

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 4

1.3 ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................ 4

1.4 PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG ....................................................... 4

2. PRELIMINARES PARA INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ................. 5

2.1 Tabla de Comandos ..................................................................................... 5

3. PROCESOS PARA GENERAR NÓMINA EN LA UGC ............................. 5

3.1 Flujograma General .................................................................................... 5

3.2 Ingreso a la aplicación ICEBERG ................................................................ 6

4. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA DOCENTE ................................ 7

4.1 Flujograma ................................................................................................. 7

4.2 Configurar el Tipo de Nómina ..................................................................... 8

4.3 Crear Calendario de Nómina Docente ......................................................... 9

4.4 Cargue de Contratos Masivos .................................................................... 10

4.4.1 Proceso para ingresar nuevos Contratos a Docentes .................................................................... 11

4.5 Ingreso de Novedades en la Nómina ......................................................... 15

4.5.1 Proceso para Ingresar Hoja de Vida a Empleados Nuevos ........................................................ 15 4.5.2 Proceso para Ingresar Valor de Salario conceptos 1 y 2. ......................................................... 22 4.5.3 Proceso para ingresar Aporte a Seguridad Social y Valor Neto. Conceptos 500 - 501 – 999... 25 4.5.4 Proceso para Ingresar Docentes y Profesores por Hora Catedra concepto 405 y 409 .............. 27 4.5.5 Proceso para Ingresar Ascensos y Nuevo Sueldo......................................................................... 29 4.5.6 Proceso para Ingresar Horas Catedra Concepto 100 ................................................................... 32 4.5.7 Proceso para Ingresar Renuncia de un Docente .......................................................................... 33 4.5.8 Proceso para Ingresar Plan Excequial y Ace Seguros Conceptos 741 y 759 ............................. 35 4.5.9 Proceso para Ingresar Ausentismos concepto 850 ...................................................................... 38 4.5.10 Proceso para Ingresar Prestamos conceptos del 730 a 735 y 740.............................................. 40 4.5.11 Proceso para ingresar Incapacidad Enfermedad General Concepto 21 ..................................... 42 4.5.12 Proceso para ingresar Traslados de Fondo de Pensiones o Entidad de Salud ........................... 44 4.5.13 Proceso para Ingresar Descuento por Congreso o Paseos Colsubsidio Concepto 747 y 743 .... 45 4.5.14 Proceso para Ingresar Préstamo por Fondo de Empleados o Solicitud Parqueadero concepto

750 y 761 .................................................................................................................................................... 47 4.5.15 Proceso para Ingresar Descuento por Solicitud de Carné Concepto #749 ................................. 49 4.5.16 Proceso para Ingresar Retroactivo Hora Catedra concepto 377 ................................................ 50 4.5.17 Proceso para Ingresar Subsidio de Transporte concepto 180 .................................................... 51 4.5.18 Proceso para Desafiliar a Medicina Pre pagada concepto 737 ................................................... 53





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4.6 PROCESO PARA LIQUIDAR NÓMINA ...................................................... 55

4.6.1 Liquidar pre-nómina ..................................................................................................................... 55 4.6.2 Liquidar Nómina Definitiva .......................................................................................................... 57

4.7 Proceso Para Acumular Nómina ............................................................... 59





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1. GENERALIDADES

1.1 INTRODUCCIÓN

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades realizadas por las diferentes dependencias interactuando para generar la nómina docente, donde encontramos:

a. Ingreso de novedades en todas las áreas del personal docente.

b. Ajustes de la nómina detectando errores y mejorando la parametrización en el programa ICEBERG para mejorar los procesos.

c. Revisar y controlar el proceso de liquidación y velar por su correcto ingreso al sistema y optimizar el proceso de liquidación de nómina aportando posibles soluciones para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL

El Módulo de Nómina Docente realiza el proceso integral de liquidación y pago de salarios, prestaciones y aportes a cada empleado de su organización, así como manejo del régimen de seguridad social, fiscal y parafiscal, prestaciones sociales, prestamos, etc.

1.3 ALCANCE DEL MANUAL Precisar los procesos y procedimientos de la nómina docente para detectar las actividades que se puedan mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.

1.4 PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG

Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos debe seguir un determinado orden el cual está registrado en este manual de procesos y procedimientos.





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2. PRELIMINARES PARA INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG

Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows

2.1 Tabla de Comandos

3. PROCESOS PARA GENERAR NÓMINA EN LA UGC

3.1 Flujograma General

Objeto o Tecla descripción

Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda

Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se

colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar

Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado

Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles

Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo

Desplazamiento por los valores de algún registros al pulsar flecha abajo.





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3.2 Ingreso a la aplicación ICEBERG

Para Ingresar a la aplicación iceberg se utilizando el botón del escritorio “Iceberg”

Username: Se digita el nombre de usuario

Password: Se digita la Contraseña asignada

Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar

Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos

Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.

Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.

Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.

++: Despliega todos los submenús del árbol

--: Cierra todos los submenús del árbol

Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado

Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar nuevamente a la aplicación

Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación





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4. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA DOCENTE

4.1 Flujograma





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4.2 Configurar el Tipo de Nómina

Se verifica si la nómina que se va a utilizar está abierta o cerrada, para ello se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Administración-Tipo de Nómina asignadas a Usuarios.

En esta nómina se seleccionan 2 tipos de nómina, DOC para docente y HON para honorarios

Código Descripción DOC DOCENTE ADM ADMINISTRATIVA HON HONORARIOS

CONSILIATURA PEN JUBILADOS





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4.3 Crear Calendario de Nómina Docente

Se debe crear un calendario de nómina para registrar la información, el ingreso es por ICEBERG – TALENTO HUMANO – Nómina - Calendario Nómina

Recuerde verificar que el tipo de nómina seleccionada sea la Docente y que este abierta. (paso anterior)

Esta nómina se liquida mensualmente para la facultad de Idiomas, profesionales y docentes que se retiran o terminan contrato.





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4.4 Cargue de Contratos Masivos

Se ingresa a ICEBERG- TALENTO HUMANO-administración-Generar contratos masivos

Estos datos son cargados con la información del semestre anterior, se realizan cambios a inactivos los docentes que ya no pertenecen a la institución.





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4.4.1 Proceso para ingresar nuevos Contratos a Docentes

Para realizar los nuevos contratos se ingresa a ICEBERG-TALENTO HUMANO-Hoja de Vida – persona TH se pulsa F7 y se digita el número de cedula del docente luego F8 para cargar los datos en el formulario luego se pulsa en el botón Next block

Cargo: Se selecciona el código correspondiente según el cargo:

Estado: Se selecciona activo

Centro de Costo: Se busca en el contrato

Fondo: generalmente se utiliza el 1 fondo general UGC

Fuente Función: se utiliza la 121 Docencia

Pago: Opción SI

Código Cargo 191 DOCENTE

ADMINISTRATIVO 403 PROFESOR TIEMPO

COMPLETO 411-412 DOCENTE MEDIO

TIEMPO 404 DOCENTE TIEMPO

COMPLETO





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Forma de Pago: Generalmente se utiliza Consignación

Tipo de Régimen: Nuevo

Fecha Ingreso y Fin contrato: las mismas del contrato

Mantener Ss Hasta: la misma del Fin Contrato, en vacaciones se deja una fecha más prolongada para poder beneficiarlo si se decide renovar contrato.

Retiro: se deja vacía hasta que el docente se retire

Dependencia: Depende del centro de costos

Código Descripción 4240401 Programa

profesionales 4210201 Centro de idiomas

Moneda Pago: Pesos

Periodo: Mensual

Equivalencia: se ubica según el tipo de contrato.

Tipo empleado: profesor catedra idioma o profesor catedra profesional

Tipo de Contrato: CFS contrato a término fijo

Tipo Vacaciones: NAV - No aplica

Categoría: Es importante se debe tener en cuenta el escalafón del docente.

Turno: 4 para personal Docente

Tipo de Aporte: ASD aporte seguridad social docente y NOR si es normal





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Tipo de Nomina: Se selecciona DOC Docente

Sucursal SS: 001 es Bogotá

Para finalizar se pulsa F10 para Guardar.

Para duplicar un contrato se pulsa en persona TH el botón Next block, luego se busca en los contratos con las teclas de dirección y se selecciona el que se encuentre activo y se pulsa F6 y F4 para duplicarlo, luego se actualiza la información con los nuevos datos en el cuadro de texto Categoría, se debe tener en cuenta si tiene nuevo escalafón u otro nivel de estudios como maestrías etc.





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La categoría se maneja según tabla ubicada en ICEBERG-TALENTO HUMANO- general – Categorías





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En esta pantalla se ubican los valores a pagar según el escalafón del docente en la columna Valor se pulsa F10 para guardar.

4.5 Ingreso de Novedades en la Nómina

La asistente de nómina Docente recibe las novedades para la liquidación de nómina mensual, pueden ser: Personal nuevo, afiliaciones o desafiliaciones, asensos, traslados, aumentos nombramientos, licencias no remuneradas, permisos, préstamo: universidad, bancos o fondo de empleados, entidades pre pagadas, retroactivo, campañas sociales, embargo alimentos, descuento cursos seminarios, parqueadero, ajustes y reclamos por problemas al liquidar nominas anteriores. A continuación se presentan los procesos que se realizan para cada uno de ellos:

4.5.1 Proceso para Ingresar Hoja de Vida a Empleados Nuevos

Para ingresar un nuevo empleado se necesita número de cédula y el contrato para completar los datos requeridos por el sistema Se ingresa por: ICEBERG - TALENTO HUMANO - HOJA DE VIDA - PERSONA TH





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En la siguiente ventana se ingresan los datos de la persona postulada para un cargo, se necesita la cédula de ciudadanía

NIT: se ingresa el número de cédula de ciudadanía

Nombre y Apellidos: Se ingresan apellidos y nombres como están en la cédula

Sexo: según cédula

Tipo Identificación: Se utiliza C.C cedula de ciudanía o C.E. Cédula Extranjería

Fecha de expedición: fecha de expedición de la cédula

Nacionalidad: Se ingresa país de nacimiento del empleado

Fecha Nacimiento: Se registra fecha de nacimiento.

Persona: se genera automáticamente al guardar

Clase, número y distrito: Si es hombre se digitan los datos que contiene la Libreta militar

Estado: Aspirante si no ha firmado contrato, funcionario cuando ya está firmado el contrato si ya no pertenece a la nómina de la universidad se coloca en estado retirado

País, departamento y municipio: su ubican pulsando en la lupa que está a la izquierda de las 9 celdas

Dirección, teléfono, barrio, estado civil y ocupación: Se ingresan los datos del empleado registrados en la hoja de vida.

Carrera: No y Formato: SI

Fecha de resolución y tipo de resolución se dejan vacíos

Fecha de Actualización: Se digita la fecha de ingreso al sistema.

Origen hoja: se selecciona Nulo

Los demás campos se pueden dejar vacíos para luego ser completados. Se guarda con F10





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En esa misma ventana se pulsa en el botón “NEXT BLOCK”





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Al ingresar por este botón los datos de la persona son cargados automáticamente, y se ingresan datos relacionados con el contrato

Cargo: Se digita el código del cargo al realizarlo se cargan los 3 datos siguientes automáticamente.

Estado: se asigna “activo”

Centro de costo: se registra el sitio de donde se obtendrán los recursos para este cargo ej.: 5009901 Oficina de Vicerrectoría Administrativa





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Fondo: se utiliza 1 para el Fondo General UGC

Fuente Función: Se utilizan los códigos 111, 121, 143 y 161

Pago: se refiere a si está o no autorizado el pago.

Forma de pago: Hay 2 modalidades generalmente se utiliza consignación, en casos especiales se genera cheque.





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Régimen: Como es un nuevo empleado se rige por la ley nueva emplea así que se selecciona nuevo

Sueldo: lo genera el sistema después de ingresarlo en la opción del menú valor % cantidad.

Ingreso y fin contrato: Se digita la fecha de inicio y final que tiene el contrato.

Dependencia: Este número depende del centro de costo

Moneda: El sistema lo ingresa en pesos.

Periodo: Se ingresa el que utiliza la nómina administrativa en este caso quincenal.

Equivalencia: Depende del horario de trabajo, generalmente es de 48 horas.

Tipo de Empleado. Se ingresa docente

Tipo Contrato y Tipo de vacaciones: Se ingresan según contrato

Categoría: Depende de los estudios adicionales del docente.

Turno: opción 4 este se asigna al personal docente.

Tipo aporte: Se ingresa el tipo de aporte a seguridad social del empleado.





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Número Contrato: se genera automático debe coincidir con el número del empleado.

Tipo Nómina: ADM quiere decir que es la administrativa.

Sucursal SS: Se ingresa ubicación laboral del empleado ej.: Bogotá se ingresa 001.





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4.5.2 Proceso para Ingresar Valor de Salario conceptos 1 y 2.

Después de esto se ingresa a la opción ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina-Novedades-Valor/Porcentaje/Cantidad, para ingresar el valor del salario del empleado

Se verifica que los datos del calendario sean los correctos, que coincida con la nómina abierta si no coincide se regresa a calendario de nómina y se coloca como abierta.

Empresa: Los datos son cargados automáticamente dependiendo de la nómina que esté abierta al iniciar el proceso de liquidación de la nómina administrativa.

Concepto: Se debe digitar el concepto según el tipo de sueldo, se activa la pestaña valor y se desactiva la pestaña de consulta, a continuación se muestra una tabla con las opciones.





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Empleado: Se pulsa F7 se ingresa el código del empleado y se pulsa F8, el sistema carga los datos del empleado automáticamente, se ingresa el salario en la columna Valor y se verifica que en la columna Fecha se halla ingresado la fecha de ingreso de no hacerlo al realizar la liquidación el sistema liquidara todo el mes para ese empleado, luego se guarda con F10.

Luego se verifica que el salario cargo correctamente en ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nomina - Empleado

Código Descripción

1 SUELDO ORDINARIO

2 SALARIO INTEGRAL





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En la ventana empleado se ingresa a la pestaña “Empleado Entidad” y se ingresan 3 conceptos





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4.5.3 Proceso para ingresar Aporte a Seguridad Social y Valor Neto. Conceptos 500 - 501 – 999

Se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina-Empleado

Concepto 500 Aporte Salud Empleado

Se selecciona la pestaña Empleado Entidad Se ubica el cursor en la columna

Concepto: se digita el código del concepto para salud y se pulsa tabulador

Tipo Entidad: EPS - entidad promotora de salud

Descripción Tipo entidad: carga automáticamente al pulsar tabulador

Entidad: se digitan siglas según corresponda la entidad de salud.

Fecha Ingreso, Estado: automáticamente cargan los datos estos viene de la información ingresada en el contrato

Tipo Cuenta: Se encuentra por defecto, se deja en Ahorros





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Concepto 501 Aporte Pensión Empleado

El mismo proceso se realiza para el concepto 501, se ingresa a la siguiente fila y se digita el código se pulsa tabulador

Concepto: Se ingresa el concepto para Pensiones y cesantías (501)

Tipo entidad: Se selecciona AFP fondo pensiones Obligatoria

Entidad: Se selecciona la sigla dependiendo de la entidad

Fecha Ingreso, Estado: automáticamente cargan los datos estos viene de la información ingresada en el contrato

Tipo Cuenta: Ahorro se encuentra por defecto, se deja así.

Concepto 999 Valor Neto

Concepto: Se Digita el número del concepto automáticamente aparece la descripción.

Tipo Entidad: FIN entidades financieras

Nombre Entidad: se seleccionan las iniciales del banco con el que se tiene convenio





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Fecha Ingreso: Esta fecha carga automáticamente

Numero cuenta: Este número lo envía la entidad financiera en un documento escrito.

Tipo Cuenta: Ahorro se encuentra por defecto, se deja así.

4.5.4 Proceso para Ingresar Docentes y Profesores por Hora Catedra concepto 405 y 409

El salario se determina según las horas catedra registradas en las planillas que envían las facultades, se ingresa a ICEBERG-TALENTO HUMANO-Hoja de vida –TH se pulsa en el botón Next Block

Se buscan los contratos anteriores dentro de los existentes el que este en estado activo se coloca en inactivo y se ingresa el nuevo el contrato se verifica la información se actualizan los siguientes campos:

Cargo: 409 para profesor catedra

Estado: Activo

Centro de costo: Se busca la facultad a donde pertenece el docente

Fecha de ingreso y final del contrato se colocan según el semestre académico, mantener seguridad social se ingresan según el periodo académico o se deja una fecha superior si continúa trabajando para no dejarlo sin seguridad social.





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Dependencia: Depende del centro de costo

Equivalencia: HC hora catedra

Tipo de empleado: DOC profesor hora catedra

Categoría: depende del grado de escalafón que tenga el docente.

Turno: 4

Tipo Aporte: Se digita el código para el tipo de cotización que presenta a salud y pensión.

Tipo Nomina: DOC para docente

Sucursal SS: Código de Sede donde trabaja





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4.5.5 Proceso para Ingresar Ascensos y Nuevo Sueldo

Para realizar cambios a un empleado como un ascenso o un nuevo sueldo se debe Ingresar a la aplicación ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina- Empleados

Se pulsa F7 se digita en el campo Empleado, el código del empleado a buscar y pulsar F8 para que carguen los datos en la ventana, se realizan modificaciones en los campos, Centro de costo, fondo, fuente función, dependencia, Tipo vacaciones, tipo de contrato, tipo de empleado, verificar moneda que se encuentre en pesos y periodo en quincenal administrativos o mensual para docentes.





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Para realizar cambio en el salario o sueldo actual se debe ingresar a ICEBERG-TALENTO HUMANO- novedades-Valor/Porcentaje/Cantidad

Se pulsa F7 en la celda Concepto se ingresa el número del concepto para sueldo y se pulsa F8 se cargan los datos en los campos automáticamente los campos descripción de la nómina, fecha de inicio y fecha final del contrato, concepto y descripción del concepto, la por defecto





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aparece en consulta, si se van a realizar modificaciones se debe activar la pestaña de Valor y desactivar la pestaña de consulta, luego se pulsa F7 para digitar el código del empleado al pulsar F8 traer los datos de ese empleado a la ventana.

Se digita el nuevo sueldo en la columna Valor y se guarda con F10





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4.5.6 Proceso para Ingresar Horas Catedra Concepto 100

Para ingresar las horas catedra a un docente se debe ingresar por ICEBERG-TALENTO HUMANO-NOMINA-Novedades – valor/ porcentaje /cantidad

Se pulsa F7 y se ingresa el código del concepto en la celda Concepto y se pulsa F8, se desmarca la pestaña en Consulta y se habilita la pestaña de Cantidad, luego se ubica el cursor en la celda Empleado se pulsa F7 se digita el código del empleado al que se le van a ingresar las horas y se pulsa F8 la información de las demás celdas se carga y en la columna Cantidad se digitan las Horas de la planilla recibida de la facultad donde este labora, luego se guarda con F10.

Para agregar nuevos Empleado se ubica el cursor en la última fila y se pulsa F6





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4.5.7 Proceso para Ingresar Renuncia de un Docente

Se ingresa a ICEBERG –TALENTO HUMANO-NOMINA- empleados





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Se pulsa F7 en la celda empleado se ingresa el código del empleado y se pulsa F8 luego teniendo la carta de retiro expedida por la oficina de afiliación a seguridad social se coloca la misma fecha, en la celda Fin Contrato se digita la fecha de la carta que envía la oficina de aportes a seguridad social.





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4.5.8 Proceso para Ingresar Plan Excequial y Ace Seguros Conceptos 741 y 759

Se ingresa ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nomina-Novedades en la tabla

Valor/Porcentaje/Cantidad

Se pulsa F7, se escribe el número del Concepto 741 luego se pulsa F8

Se marca la pestaña Valor y se desmarca la pestaña de Consulta, después se ubica el cursor en la celda Empleado se agrega una línea nueva con F6 se coloca el código del empleado y se pulsa F8, cuando se carguen los datos automáticamente, se divide el total del valor del plan en 2 cuotas y se coloca la mitad del valor total en la columna Valor y el nombre de la entidad excequial se digita en la columna Nombre Entidad por último se guarda con F10.





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Para verificar que el proceso se realizó correctamente se busca en la ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nomina- Empleado





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Se pulsa en la pestaña Fijo

En esta ventana se pulsa F7 se digita en la columna Empleado el código del empleado y se pulsa F8 se muestran todos los conceptos de este empleado, se busca que esté relacionado el concepto 741 si está correcto por último se cierra la ventana Fijos/novedades para terminar la verificación.





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4.5.9 Proceso para Ingresar Ausentismos concepto 850

Se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nomina-Novedades-Ausentismos

Se pulsa F7 se digita el número del concepto para ausentismo se utiliza el código 850, se pulsa F8 para cargar los datos del usuario al formulario, se marca la pestaña cantidad, luego se ubica el cursor en la siguiente sección en el campo Empleado y se pulsa nuevamente F7 se coloca el código del empleado allí se carga la información del empleado se ingresa la fecha de inicio y final de su ausencia

Periodo: se selecciona de la lista





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Luego en Causal se selecciona el motivo al pulsar en la lupa por último se guarda con F10.

Si esta novedad se ingresa al siguiente mes, se coloca la fecha inicial y final del mes que se liquida y la fecha real es cuando se ausentó el empleado.





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4.5.10 Proceso para Ingresar Prestamos conceptos del 730 a 735 y 740

El ingreso se realiza por ICEBERG-TALENTO HUMANO – Nomina – Novedades - Generales

Se ingresa un concepto:

Código Descripción 730 Préstamo odontológico 731 Préstamo vivienda 732 Préstamo educación 733 Préstamo libre inversión 734 Préstamo calamidad 735 Préstamo con intereses 740 Libranza Banco Colmena





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Luego se ingresa el código del empleado y automáticamente el programa carga los datos del empleado en el formulario, se pulsa Ejecutar.

Se ingresa el Valor Inicial del préstamo, la cantidad de cuotas pactadas, después de esto el valor de la cuota carga automáticamente, las fechas deben estar de acuerdo al pago de salario los 1 o 16 días de cada mes es indispensable ingresar el Número Pagare, se pulsa F10 para Guardar.





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4.5.11 Proceso para ingresar Incapacidad Enfermedad General Concepto 21

Se ingresa por ICEBERG – TALENTO HUMANO – Nomina- Novedades - Incapacidades

Se pulsa F7 en la celda concepto se digita el código de la incapacidad y se pulsa F8, la descripción carga automáticamente, luego se desmarca la opción consulta, se coloca el cursor en la celda empleado y se pulsa F7, se digita el código del empleado

Número de la incapacidad: El número que aparece en la incapacidad enviada por la entidad de salud

Diagnóstico: Se ingresa el código que aparece en la incapacidad (según tabla)

Estado: ingresa según el concepto





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Código Descripción 1 Enfermedad general 2 Maternidad 3 Paternidad 4 Enfermedad

profesional 5 Accidente de trabajo 6 Incapacidad

Hospitalaria 7 Cirugía ambulatoria

Prorroga: Se ingresa estado no o si cuando la incapacidad viene con anterioridad y hay que extenderla

Fecha inicia- Termina: Se ingresa la fecha de inicio y terminación de la incapacidad

Tipo Entidad: Se ingresa el tipo de entidad que genera la incapacidad

Nombre e Entidad.: Se ingresa el nombre de la entidad que genera la incapacidad

Fecha inicial Real: Se ingresa la fecha inicial real de la incapacidad esta opción se utiliza cuando la incapacidad es radicada en una fecha posterior.

Fecha Final Real: Se ingresa la fecha final real de la incapacidad esta opción se utiliza cuando la incapacidad es radicada en una fecha posterior.





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4.5.12 Proceso para ingresar Traslados de Fondo de Pensiones o Entidad de Salud

Ingresar a ICEBERG-talento humano- Nomina- Empleado Se pulsa en la pestaña Empleado Entidad Se selecciona el campo Estado y se deja en estado Traslado y se ingresa un nuevo concepto con el mismo código y los datos de la nueva entidad y se coloca en esto Activo. Ver ítem 4.4.3 concepto 500,501 y 254 para cesantías.





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4.5.13 Proceso para Ingresar Descuento por Congreso o Paseos Colsubsidio Concepto 747 y 743

Se ingresa a ICEBERG –TALENTO HUMANO-NOMINA-Novedades–Generales





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Se pulsa F7 en la celda Concepto se digita el código del concepto y se pulsa F8, se cargan los datos de este concepto automáticamente luego en la celda Empleado se pulsa F7 se digita el código del empleado y se pulsa F8 ingresan los datos del empleado automáticamente.

Al pulsar en el botón Ejecutar

Valor inicial: Digitar valor del préstamo

Total de Cuotas: Cantidad de Cuotas

Fecha Primera: Fecha de la primera cuota

Valor Cuota: Se genera automáticamente

Fecha última: Fecha de la última cuota.

En la última columna a la derecha en la opción Pagaré, se escribe en número del oficio o pagare luego se guarda con F10





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4.5.14 Proceso para Ingresar Préstamo por Fondo de Empleados o Solicitud Parqueadero concepto 750 y 761

Se ingresa por ICEBERG - TELENTO HUMANO - Nómina - Novedades – Valor/Porcentaje/Cantidad

Se ubica el cursor en la celda Concepto se pulsa F7 y se digita número de concepto, se pulsa F8, se desmarca la casilla Consulta y se marca la pestaña Valor, luego se ubica el cursor en la celda Empleado se pulsa F7, se digita el código del empleado y se pulsa F8, luego se digita el Valor del descuento se verifica que el Periodo este en “MES” los demás datos cargan automáticamente al pulsar tabulador y para finalizar se guarda con F10.





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4.5.15 Proceso para Ingresar Descuento por Solicitud de Carné Concepto #749


Se pulsa F7 y se digita el código en la celda Concepto se pulsa F8 se cargan los datos, luego se ubica el cursor en la celda Empleado y se digita el código del empleado luego F8, se cargan los datos del empleado automáticamente, luego se pulsa el botón Ejecutar.

Valor Inicial: Se digita el costo del carné

Total cuotas: 1 cuota





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Los demás valores carga automáticamente al pulsar tabulador por último se guarda con F10.

4.5.16 Proceso para Ingresar Retroactivo Hora Catedra concepto 377


Se utiliza para pagos de días que no han sido liquidados por algún motivo en otra nómina Se pulsa F7 e ingresa el concepto luego F8, se carga la información en el formulario, luego se ubica el cursor en Concepto y se digita el código se pulsa F8, se ubica el cursor en





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Empleado y se pulsa F7 se digita el código del docente se pulsa F8 y se carga la información luego se pulsa el botón Ejecutar. Se ingresa la fecha teniendo en cuenta el mes Valor: Valor de las horas tomadas de la planilla Cantidad. Cantidad de horas trabajadas Porcentaje: Vacío Retroactividad: Se selecciona Si, y se cargan los datos en días Valor automáticamente. Se guarda con F10

4.5.17 Proceso para Ingresar Subsidio de Transporte concepto 180

Se ingresa por ICEBERG – TALENTO HUMANO –Nómina-empleado





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Se ingresa a la pestaña Empleado entidad





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4.5.18 Proceso para Desafiliar a Medicina Pre pagada concepto 737

Se ingresa por ICEBERG – TALENTO HUMANO – Nómina - Empleado

Luego, se pulsa en la pestaña FIJO como se muestra en la imagen





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En la siguiente ventana se digita el número asignado al empleado en la columna Empleado, se busca el código (737) en la columna Concepto, en la columna de Estado se realiza el cambio a (retirado) y se guarda con F10





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4.6 PROCESO PARA LIQUIDAR NÓMINA

4.6.1 Liquidar pre-nómina

Antes de liquidar nómina se revisa que todas las ventanas estén cerradas, en la ventana inicial de ICEBERG se va al menú desplegable Windows, allí en la parte inferior muestra el nombre de las ventanas abiertas. Luego se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina – liquidación Se ingresa en forma liquidación pre-nómina y se pulsa tabulador hasta llegar al botón liquidar, se verifica que el calendario de nómina corresponda a que se va a liquidar. Se pulsa Liquidar





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Se verifican posibles errores y se imprime Planilla de Nómina para ser revisada y realizar ajustes. Para imprimir la pre-nómina se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina –Novedades- planilla de nómina Se pulsa en Run Report, se imprime y se revisa.





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4.6.2 Liquidar Nómina Definitiva

Al realizar ajustes se genera la liquidación definitiva y termina el proceso de Nómina. Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina – liquidación Se selecciona “Definitiva” en Forma de liquidación, se pulsa tabulador se verifica que el calendario de nómina sea el correcto y se pulsa en el botón liquidar.





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Aquí termina el proceso de liquidar la nómina Docente, cuando esto ocurre el estado del

Calendario de Nómina cambia a Liquidado





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4.7 Proceso Para Acumular Nómina

Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO – Nómina - Acumular

Se verifica que los datos de la descripción correspondan a la nómina que se va a acumular y se pulsa en el botón Acumular

Se genera la siguiente pantalla, se pulsa en OK





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Después de este proceso la nómina ha quedado acumulada y se verifica ingresado por: ICEBERG-TALENTO HUMANO- NOMINA- Calendario de nómina

Se selecciona la sección Procesos y se verifica que en Acumulado, este marcada la opción “Si”





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Por último se genera un archivo plano de la nómina para ser enviada al Banco, se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina –Reportes – Transferencia de Fondos - Archivo Plano Colmena Se genera un archivo en la carpeta C:\TMP\pagos.net este archivo informa los pagos que se harán por consignación Luego muestra la siguiente pantalla se selecciona y se pulsa Enter para continuar





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Se verifica que el archivo se generó y se guardó en la carpeta TMP.

Luego se ingresa a ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina –Reportes- PRENÓMINA LIQUIDADO- Relación de pagos en efectivo/cheque





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Se genera un reporte con los empleados que recibirán cheque para el pago.

MANUAL PARA GENERAR NÓMINA DOCENTE -...

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