MANUAL MUTU SISTEM PENJAMINAN MUTU …bpm.umg.ac.id/aset/images/download/MANUAL MUTU SPMI...
-
Upload
phungduong -
Category
Documents
-
view
233 -
download
2
Transcript of MANUAL MUTU SISTEM PENJAMINAN MUTU …bpm.umg.ac.id/aset/images/download/MANUAL MUTU SPMI...
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 1
MANUAL MUTU
SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL
Kode. Dokumen : QMR-UMG-003 No. Revisi : 01
Tanggal Terbit : 02-01-2016 Halaman : 1 dari 56
Badan Penjaminan Mutu
Universitas Muhammadiyah Gresik
Alamat: Jl Sumatra No 101 Gresik Kota Baru
TAHUN 2O16
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 2
MANUAL MUTU SPMI
PENGESAHAN
Disiapkan Oleh: Diperiksa Oleh: Disahkan Oleh:
Co. Audit Mutu Akademik Ka. BPM Rektor
Sri Suryanti, S. Pd. M. Si Dr. Khoirul Anwar, M. Pd. Tri Ariprabowo, S. E. M. Si.
NIDN : 0713098501 NIDN : 0015017301 NIDN : 0703037101
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 3
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah kami panjatkan kehadirat Allah SWT., akhirnya dokumen
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik ini dapat kami selesaikan. Ucapan
terima kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah berperan aktif dalam
penyusunan Manual Mutu ini yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu.
Universitas Muhammadiyah Gresik menyadari sepenuhnya bahwa perguruan tinggi
harus memberikan layanan akademik yang bermutu kepada stakeholders. Layanan akademik
yang bermutu harus dilandasi dengan sistem manajemen mutu akademik yang baik. Salah
satu sistem manajemen mutu berstandar internasional yang dapat diterapkan pada berbagai
aspek termasuk layanan akademik di perguruan tinggi adalah Sistem Manajemen Mutu ISO
9001:2008. Penerapan Sistem Manajemen Mutu diharapkan mampu mendorong
terselenggaranya layanan akademik yang sehat, sehingga proses pembelajaran menjadi
efektif dan efisien, menghasilkan lulusan yang kompeten dan kompetitif serta mampu
bersaing di tingkat nasional dan internasional.
Manual Mutu ini menjadi pedoman utama dalam mengimplementasikan Sistem
Manajemen Mutu Internal (SPMI) di lingkungan Universitas Muhammadiyah Gresik
Gresik, 02-01-2016
Rektor
Tri Ariprabowo, S. E. M. Si.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 4
KOMITMEN MANAJEMEN
Universitas Muhammadiyah Gresik menyadari sepenuhnya bahwa perguruan tinggi
harus memberikan layanan akademik yang bermutu kepada pihak-pihak yang
berkepentingan (stakeholders).
Sehubungan dengan itu maka Universitas Muhammadiyah Gresik berkomitmen
untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu terintegrasi dengan Sistem Penjaminan Mutu
Internal (SPMI) di lingkungan Universitas Muhammadiyah Gresik, sehingga tercapai
peningkatan mutu secara berkelanjutan. Penerapan Sistem Manajemen Mutu ini akan
mendorong terselenggaranya layanan akademik yang sehat, sehingga proses pembelajaran
menjadi efektif dan efisien, menghasilkan lulusan yang kompeten, kompetitif, dan berakhlak
mulia, serta dapat bersaing di tingkat global.
Gresik, 02-01-2016
Universitas Muhammadiyah Gresik
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 5
DAFTAR ISI
Halaman Sampul 1
Halaman Pengesahan 2
Kata Pengantar 3
Komitmen Manajemen 4
Daftar Isi 5
BAB 1 7
1.1. Universitas Muhammadiyah Gresik 7
1.2. Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah Gresik 13
1.3. Struktur Organisasi Universitas Muhammadiyah Gresik 14
1.4. Manual Mutu 15
BAB II KONSEP SISTEM PENJAMINAN MUTU 17
2.1 Istilah dan Definisi 17
2.2 Prinsip Dasar Manajemen Mutu 18
2.3 Lingkup Sistem Manajemen Mutu 19
2.4 Tujuan Sistem Penjaminan Mutu 19
2.5 Landasan Sistem Penjaminan Mutu 20
2.6 Perangkat dan Dokumen Dalam Sistem Penjaminan Mutu 20
2.7 Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi 21
BAB III ORGANISASI PENJAMINAN MUTU 27
3.1. Sejarah Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik 27
3.2. Badan/Unit Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik 27
3.3. Wewenang dan Tanggung Jawab Badan Penjaminan Mutu (BPM) 30
BAB IV SISTEM MANAJEMEN MUTU 34
4. 1 Persyaratan Umum 34
4. 2 Persyaratan Dokumentasi 34
BAB V TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN 37
5. 1 Komitmen Manajemen 37
5. 2 Fokus Pada Mahasiswa 37
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 6
5. 3 Kebijakan Mutu 38
5. 4 Perencanaan 38
5. 5 Tanggung Jawab, Wewenang Dan Komunikasi 38
5. 6 Tinjauan Manajemen 39
BAB VI MANAJEMEN SUMBER DAYA 41
6. 1 Penyediaan Sumberdaya 41
6. 2 Sumber daya Manusia 41
6. 3 Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja 42
6. 4 Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik 42
BAB VII REALISASI LAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI 43
7.1. Perencanaan Realisasi Layanan Tri Dharma PT 43
7.2. Proses Terkait Mahasiswa 45
7.3. Rancangan dan Pengembangan Kurikulum Program Studi, Penelitian dan
Pengabdian Kepada Masyarakat
47
7.4. Pengadaan Sumber Daya Universitas Muhammadiyah Gresik 59
7.5. Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada
Masyarakat
50
7.6. Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan 52
BAB VIII PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU 53
8.1. Panduan Umum 53
8.2. Pemantauan Dan Pengukuran 53
8.3. Pengendalian Layanan Akademik Yang Tidak Sesuai 54
8.4. Analisa Data 54
8.5. Perbaikan 55
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 7
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Universitas Muhammadiyah Gresik
1.1.1 Sejarah Universitas Muhammadiyah Gresik
Universitas Muhammadiyah Gresik didirikan atas upaya meningkatkan amal usaha
Muhammadiyah dibidang pendidikan tinggi, karena pada saat itu di daerah Kabupaten
Tingkat II Gresik belum ada Perguruan Tinggi. Berdasarkan Surat Keputusan Pimpinan
Daerah Muhammadiyah Kabupaten Gresik Majelis Pendidikan Pengajaran dan Kebudayaan
Nomor : E.1/017-V/1980 tanggal 25 Mei 1980, berdirilah Universitas Muhammadiyah
Gresik yang peresmiannya dilakukan oleh Bupati KDH Tingkat II Kabupaten Gresik Bapak
Kolonel Wasiadji, SH yang juga sebagai pelindung.
Sejak tahun 1983 Universitas Muhammadiyah Gresik mengajukan status terdaftar ke
Kopertis Wilayah VI (sekarang Wilayah VII). Atas petunjuk Kopertis Wilayah VII dan
kesepakatan bersama antara Pimpinan IKIP Muhammadiyah Surabaya, Sekolah Tinggi
Teknologi Surabaya dan Universitas Muhammadiyah Gresik. Ketiga Perguruan Tinggi
tersebut digabungkan berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI. Nomor : 0141/0/1984
tanggal 9 Maret 1984 menjadi Universitas Muhammadiyah Surabaya. Di Gresik sendiri
diberi nama Universitas Muhammadiyah Surabaya Kampus Gresik.
Fakultas yang ada di kampus Gresik :
1. Fakultas Ekonomi :
- Jurusan Manajemen
- Ilmu Ekonomi dan Study Pembangunan
2. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan :
- Jurusan Pendidikan Matematika
- Jurusan Kurikulum Teknologi Pendidikan
Dengan beberapa pertimbangan dan perkembangan Universitas Muhammadiyah
Surabaya Kampus Gresik, pada tahun 1987/1988 telah dibuka dua Fakultas yaitu
Fakultas Pertanian dan Fakultas Perikanan. Kedua Fakultas tersebut diajukan untuk
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 8
mendapatkan status terdaftar sebagai Sekolah Tinggi Pertanian Muhammadiyah dan Sekolah
Tinggi Perikanan Muhammadiyah Gresik melalui Kopertis Wilayah VII Surabaya.
Berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI Nomor : 0763/0/1989 dan Nomor :
0841/0/1989 kedua Sekolah Tinggi tersebut mendapat Status Terdaftar.
Untuk lebih memantapkan pengelolaan fakultas-fakultas yang ada, kedua Sekolah
Tinggi tersebut diajukan pengintegrasian menjadi Universitas Muhammadiyah Gresik.
Berdasarkan Surat Keputusan Mendikbud RI Nomor : 0498/0/1990 tanggal 8 Agustus 1990,
pengintegrasian dua Sekolah Tinggi tersebut menjadi Universitas Muhammadiyah Gresik.
Fakultas-fakultas dan jurusan Program S-1 yang mendapat Status Terdaftar
berdasarkan SK. Mendikbud RI Nomor : 0499/0/1990 tanggal 8 Agustus 1990 adalah :
1. Fakultas Pertanian :
1.1. Jurusan/Program Studi : Budidaya Pertanian
1.2. Jurusan/Program Studi : Teknologi Hasil Pertanian
2. Fakultas Perikanan :
2.1. Jurusan/Program Studi : Budidaya Perikanan
2.2. Jurusan/Program Studi : Teknologi Hasil Perikanan
3. Fakultas Ekonomi :
3.1. Jurusan/Program Studi : Manajemen
3.2. Jurusan/Program Studi : Akuntansi
4. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan :
4.1. Jurusan : Pendidikan Dunia Usaha
Program Studi : Pendidikan Akuntansi
4.2. Jurusan : Pendidikan MIPA
Program Studi : Pendidikan Matematika
Dengan adanya status terdaftar beberapa jurusan/program studi, maka pada tahun 1990
Universitas Miuhammadiyah Gresik berpisah dari Universitas Muhammadiyah Surabaya.
Tahun Akademik 1990/1991 dibuka Fakultas Tarbiyah jurusan Pendidikan Agama Islam.
Sesuai dengan peraturan pemerintah tahun 1998/1999 Fakultas Tarbiyah berubah menjadi
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 9
Fakultas Agama Islam dengan jurusan Pendidikan Agama Islam dan Al Ahwal
Assyakhshiyyah.
Perkembangan Universitas Muhammadiyah Gresik selanjutnya, pada tahun 1995/1996
menempati kampus sendiri di Jl. Sumatera 101 GKB Randu Agung Gresik. Pada tahun
1996/1997 membuka Fakultas Teknik jurusan teknik Industri dan tahun 2000/2001
membuka jurusan Teknik Informatika dengan izin operasional dari Dirjen Dikti No.
3957/D/T/2001 tgl. 28 Desember 2001
Pada tahun 2000 Fakultas Ekonomi dan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan
mendapatkan status “ Terakreditasi B “ dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi
Depdiknas dengan surat Keputusan :
Nomor : 021/BAN–PT/Ak–IV/VIII/2000 bagi Program studi Manajemen
Nomor : 019/BAN–PT/Ak–IV/VIII/2000 bagi Program studi Akuntansi
Nomor : 023/BAN–PT/Ak–IV/IX/2000 bagi Program studi Pendidikan Matematika
Fakultas/Program studi yang kemudian dibuka pada tahun 2001/2002 adalah :
1. Fakultas Psikologi Program Studi Psikologi dengan izin operasional No :
3957/D/T/2001 tgl. 28 Desember 2001
2. Program Studi Bahasa Inggris dengan izin operasional No : 2828/D/T/2001 tgl. 30
Agustus 2001
3. Program Studi Teknik Elektro dengan izin operasional No : 2828/D/T/2001 tgl. 30
Agustus 2001
Pada tahun 2002 Fakultas Pertanian dan Fakultas Perikanan digabung menjadi
Fakultas Pertanian yang membawahi Program Studi Budidaya Pertanian dan Budidaya
Perikanan.
Sampai tahun akademik 2014/2015 Universitas Muhammadiyah Gresik telah memiliki
6 Fakultas dengan 12 Jurusan/ Program Studi, yaitu
◊ Fakultas ◊ Jenjang ◊ Jurusan/Prodi
Fakultas Ekonomi (Strata 1) Akuntansi (Terakriditasi)
Manajemen (Terakriditasi)
Fakultas Teknik (Strata 1) Teknik Industri (Terakriditasi)
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 10
Teknik Informatika (Terakriditasi)
Teknik Elektro (Terakriditasi)
Fakultas Agama Islam (Strata 1) Pendidikan Agama Islam
(Terakriditasi)
Fakultas Pertanian (Strata 1) Budidaya Perikanan (Terakriditasi)
Budidaya Pertanian (Terakriditasi)
Fakultas Keguruan dan
Ilmu Pendidikan (Strata 1) Pendidikan Matematika
(Terakreditasi)
Pendidikan Bahasa Inggris
(Terakriditasi)
Pendidikan Guru Sekolah Dasar
(Terakriditasi)
Fakultas Psikologi (Strata 1) Psikologi (Terakriditasi)
The Realistic Education
Orientasi masyarakat era tahun 1970-1980 an, orang bersekolah dan kuliah untuk
mencari ijazah telah bergeser pada era tahun 1990 an ke peningkatan kompetensi yang dapat
menjadikannya hidup. Orientasi baru ini makin menguat lebih-lebih setelah krisis ekonomi
dan politik yang nyata-nyata terjadi.
Krisis ini menyadarkan banyak orang bahwa ijazah tidak lagi cukup untuk bekal hidup,
dan tidak dapat lagi digunakan bersaing memasuki dunia kerja. Kebutuhan yang muncul
adalah pengembangan potensi yang relevan dengan kebutuhan kehidupan riil yang dihadapi.
Persoalannya kemudian, bagaimana menumbuh kembangkan potensi diri secara riil agar
siap hidup dan dengan proses yang benar-benar hidup. Universitas Muhammadiyah Gresik
(UMG) menjawab tantangan tersebut, dengan mengembangkan dan merealisasikan konsep
Realistic Education menuju Learning University dengan system pengajaran Case Study di
beberapa Fakultas. Suatu konsep yang menempatkan pendidikan untuk hidup. Suasana
belajar yang menghadirkan realitas kehidupan sesuai dengan program studinya (Ekonomi,
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 11
Teknik, KIP, Pertanian/Perikanan, Agama Islam, Psikologi). Maka belajar bisa jadi kerja dan
hidup sesungguhnya, bukan sekedar cerita.
Maka peluang untuk meraih sukses hidup bersama UMG sangat memungkinkan karena
kekhasan lokasi yang berdiri di kota Gresik, yang memang tepat untuk mengembangkan
Realistic Education, daerah kawasan industri yang dihuni tidak kurang dari 700 perusahaan
besar dan menengah, seperti PT Petrokimia Gresik, PT Semen Gresik, PT Maspion, PT
Plywood, PT Varia Usaha, PT Smelting, serta sekitar 4000 perusahaan kecil.
Dengan ribuan perusahaan besar, menengah dan kecil sangat memungkinkan bagi
Universitas Muhammadiyah Gresik (UMG) menerapkan program kemitraan (kerja sama)
yang meliputi;
Penyediaan tenaga ahli dan praktisi untuk memberikan kuliah umum, diskusi,
bimbingan dan pelatihan bagi civitas akademika UMG.
Penyediaan kesempatan untuk melaksanakan;
a) Survey lapangan
b) Penelitian
c) Magang (praktek kerja lapangan plus)
d) Pemberian kesempatan untuk dapat menggunakan laboratorium yang ada di
perusahaan, sepanjang dimungkinkan.
e) Pemberian kesempatan untuk terlibat dalam pengujian produk
f) Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat.
g) Kesediaan UMG untuk memberikan berbagai temuannya bagi dunia industri.
Agar mahasiswa program reguler dapat memasuki berbagai perusahaan untuk magang
pada tahun ke empat maka :
UMG menata kurikulum yang memungkinkan mahasiswa dapat menyelesaikan teori
dalam waktu 3 (tiga) tahun tanpa mengurangi bobot kedalaman teori.
Sistem pengajaran dengan metode kasus (Case Study) yang dapat memberikan
gambaran nyata realitas baik perusahaan maupun masyarakat.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 12
Memberikan pendidikan profesi Bahasa Inggris (setara D-1) selama satu tahun dan
Kursus (setara D-1) Komputer, serta Bahasa Jepang, Cina, dan Jerman sebagai bahasa
pilihan.
Memberikan latihan keterampilan hidup : Komunikasi, Negoisasi, dan Mengolah
Konflik, serta Pengembangan Kepribadian.
Memberikan pendidikan ke-Islaman yang relevan dengan proses kehidupan.
Menyediakan Dosen Konselor di masing-masing Fakultas untuk membantu mahasiswa
yang mempunyai permasalahan akademik dan sejenisnya.
Sebagai sarana pendukung dalam mempercepat proses pengembangan intelektual,
sosial, kepribadian, ritual, dan ketrampilan mahasiswa, UMG menyediakan berbagai
fasilitas:
a) Tenaga edukasi dengan kualifikasi sebagian besar berpendidikan S-2 dan para
praktisi handal.
b) Jaringan komputer global internet.
c) Perpustakaan ber-AC yang dilengkapi ruang baca serta perpustakaan digital.
d) Laboratoriun Dasar (Fisika, Kimia, Biologi) dan laboratorium pertanian/perikanan
e) Laboratorium Komputer ber-AC dengan sistem jaringan Windows NT, Novell, dan
Linux, dengan sistem Database SQL Server.
f) Pusat Keahlian Akuntansi, Manajemen, Statistik, Analisis Perancangan Kerja, dan
Proses Produksi.
g) Pusat Tenaga Kerja (diantaranya memberi informasi lowongan kerja bagi alumni)
h) Green House
i) Breeding House
j) Kebun Percobaan
k) Pusat Keahlian Psikologi
l) Pusat Keahlian Bahasa (Inggris, Jepang, Arab)
Di sisi lain, UMG mengembangkan program Pembinaan dan Pengembangan Minat
Akademik Mahasiswa melalui pemberian kesempatan kepada alumni dan mahasiswa yang
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 13
berbakat dibidang akademik dan berminat untuk terlibat dalam pendidikan dan pengajaran
sebagai asisten dosen di kelas dan tutor bagi pengayaan materi.
1.2 Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah Gresik
1.2.1 Visi
Tahun 2030 menjadi Universitas unggul, mandiri yang dijiwai dengan
nilai-nilai entrepreneurship islami.
1.2.2 Misi
1. Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat
yang berkualitas dan terukur melalui pendidikan senyatanya (the realistic
education).
2. Menyelenggarakan Universitas yang mandiri dengan tata kelola yang baik
(Good University Governace).
3. Menyelenggarakan pendidikan ke arah kewirausahaan yang islami
(Islamic Entrepreneurship).
3.2.2 Tujuan
1. Terwujudnya lulusan yang berkompeten dan berkarakter sesuai dengan
bidang ilmu dan keahlian bidang kerja yang dilandasi jiwa kewirausahaan
yang islami.
2. Terwujudnya proses pembelajaran yang berkualitas melalui student center
learning.
3. Menghasilkan penelitian inovatif yang mendorong pengembangan ilmu
pengetahuan, teknologi dan humaniora, dalam skala global.
4. Menghasilkan pengabdian yang berkualitas melalui pencerahan dan
pemberdayaan masyarakat.
5. Mewujudkan Universitas mandiri yang proaktif dan adaptif terhadap
perkembangan yang strategis.
6. Mewujudkan tata kelola Universitas (Good University Governance) melalui
optimalisasi penjaminan mutu.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 14
7. Mewujudkan Universitas yang mengembangkan nilai-nilai entrepreneurship
yang Islami.
1.3 Struktur Organisasi Universitas Muhammadiyah Gresik
Struktur organisasi Universitas Muhammadiyah digambarkan pada gambar
berikut ini :
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 15
1.4 Manual Mutu
1.4.1 Latar Belakang
Manual Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik (UMG) disusun untuk
mengendalikan pengelolaan pendidikan tinggi bermutu berstandar internasional dan
memenuhi Peraturan Pemerintah Republik Indonesia, persyaratan Sistem Manajemen
Mutu (SMM) ISO 9001 : 2008 dan Standar Akreditasi BAN PT. Manual Mutu ini
menjelaskan penjabaran keterkaitan antara struktur organisasi UMG, kebijakan mutu,
sasaran mutu penyelenggaraan pendidikan dan Sistem Penjaminan Mutu secara internal
di UMG.
UMG melakukan penjaminan mutu pendidikan sebagai pertanggungjawaban
kepada stakeholders untuk mengembangkan mutu pendidikan UMG secara
berkelanjutan, dengan demikian mutu penyelenggaraan pendidikan di UMG diakui
tidak saja secara internal, namun juga secara eksternal oleh Badan Akreditasi Nasional
Perguruan Tinggi (BAN PT) atau Badan Akreditasi Internasional.
Dalam penerapan SPMI, UMG memastikan bahwa budaya mutu dipahami dan
dilaksanakan semua pihak, serta dikendalikan. Dengan SPMI ini, UMG akan mampu
menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya (aspek deduktif),
mampu memenuhi kebutuhan/memuaskan stakeholders (aspek induktif) yaitu
kebutuhan masyarakat, dunia kerja dan profesional. Oleh karena itu, UMG menyusun
dokumen SPMI sebagai berikut:
Dokumen induk yang menjadi rujukan pengembangan sistem yaitu Visi, Misi dan
Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja, dan Pedoman Pendidikan UMG.
Dokumen mutu yaitu Manual Mutu UMG, Standar dan Sasaran Mutu, Prosedur
Sistem, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Formulir, Dokumen Pendukung dan
Borang-borang.
1.4.2 Ruang Lingkup Manual Mutu
Manual Mutu ini merupakan panduan implementasi manajemen mutu UMG dan
merupakan persyaratan Sistem Manajemen Mutu. yang harus dipenuhi oleh unit-unit
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 16
kerja di lingkungan UMG. Manual Mutu ini disusun dengan mengacu pada persyaratan
standar dan klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 dengan pedoman
implementasinya dalam layanan pendidikan, peraturan-peraturan pemerintah RI,
persyaratan standar mutu penyelenggaraan pendidikan S-1, S-2 dan profesi akreditasi
BAN-PT.
1.4.3 Tujuan Manual Mutu
Manual Mutu bertujuan untuk:
Menggariskan kegiatan utama (core business) yaitu Tri Dharma Perguruan Tinggi,
baik yang terkait langsung ataupun tidak langsung dengan layanan pendidikan di
UMG, baik dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi ataupun tindakan perbaikan
untuk menjamin adanya perbaikan berkelanjutan dalam memenuhi persyaratan
pelanggan.
Menjelaskan hubungan berbagai aktivitas yang terkait dalam proses di atas.
Menjelaskan integrasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan
persyaratan ISO 9001 : 2008.
Mencerminkan komitmen UMG dalam peningkatan mutu secara berkelanjutan
dalam bentuk tertulis, sehingga dapat dipahami oleh semua pihak yang terlibat
dalam proses pendidikan.
1.4.4 Pengendalian Dokumen Manual Mutu
Dokumen Manual Mutu UMG disusun dalam delapan (8) bagian sesuai
persyaratan ISO 9001:2008. Konsep awal dokumen disusun oleh Koordinator Mutu
(KM) berdasarkan dokumen induk dan referensi yang relevan. Konsep awal ini
dipelajari, diperiksa dan diberi masukan oleh pimpinan UMG. Selanjutnya konsep
diklarifikasi oleh pakar sebelum divalidasi dan disahkan oleh pimpinan UMG. Secara
rutin, keluhan dan permasalahan yang timbul pada implementasi SPMI dievaluasi untuk
peningkatan mutu berkelanjutan. Manual Mutu ini dikategorikan sebagai dokumen
terkendali dan mengikuti Prosedur Pembuatan dan Pengendalian Dokumen Sistem
Penjaminan Mutu (SPM) dan Prosedur Pengendalian Rekaman SPM.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 17
BAB II
KONSEP SISTEM PENJAMINAN MUTU
2.1. Istilah dan Definisi
a. Sistem Penjaminan Mutu (SPM) adalah sistem untuk menetapkan kebijakan, tujuan
dan strategi mencapai mutu yang telah ditentukan.
b. Jaminan Mutu (quality assurance) adalah seluruh proses penetapan dan pemenuhan
standar mutu pengelolaan Perguruan Tinggi (PT) secara konsisten dan perbaikan
berkelanjutan, sehingga visi dan misi PT dapat tercapai serta stakeholders
memperoleh kepuasan (pemenuhan janji kepada stakeholders). Kegiatan harus
terencana dan sistematis yang dilaksanakan dengan menggunakan Sistem
Manajemen Mutu (SMM) untuk meyakinkan bahwa suatu produk (hasil) akan
memenuhi persyaratan mutu.
c. Mutu adalah keseluruhan karakteristik produk yang menunjukkan kemampuannya
dalam memenuhi permintaan atau persyaratan yang ditetapkan customer
(stakeholders), baik yang tersurat (dinyatakan dalam kontrak ), maupun tersirat.
d. Standar adalah spesifikasi teknis atau sesuatu yang dibakukan, termasuk tata cara dan
metode yang disusun berdasarkan konsensus semua pihak yang terkait dengan
memperhatikan syarat-syarat perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi serta
pengalaman, perkembangan masa kini dan masa datang untuk memperoleh manfaat
yang sebesar-besarnya.
e. Kebijakan adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan pemikiran, sikap, pandangan
UMG tentang suatu hal.
f. Manual Mutu (MM) adalah dokumen yang menjadi panduan untuk menentukan
sistem manajemen mutu dari organisasi UMG.
g. Prosedur adalah dokumen yang berisi ketentuan pelaksanaan suatu kegiatan
operasional dan tahap-tahap pelaksanaan kegiatannya.
h. Pelanggan secara umum adalah orang perorangan atau badan yang ikut menerima
atau membeli layanan pendidikan. Pelanggan UMG dapat dibagi menjadi 3 (tiga)
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 18
bagian, yaitu mahasiswa (learners) atau peserta pendidikan dan pelatihan sebagai
pelanggan utama; orang tua mahasiswa atau lembaga yang mengirim peserta
pendidikan dan pelatihan; serta pengguna lulusan.
i. Unit kerja penyelenggara pendidikan adalah Universitas, Fakultas/Program studi dan
unit pendukung baik di tingkat Universitas maupun Prodi yang menyelenggarakan
layanan pendidikan atau pelatihan.
j. Unit pendukung adalah unit yang mendukung terselenggaranya layanan pendidikan
atau pelatihan.
k. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya.
l. Borang adalah lembar isian data yang memberikan informasi.
m. Rekaman adalah dokumen atau catatan yang menyatakan hasil yang dicapai atau
menunjukkan bukti kegiatan yang dilakukan.
n. Produk yang dihasilkan organisasi pendidikan ialah layanan pendidikan tinggi (Tri
Dharma PT) dimana dalam prosesnya terjadi peningkatan nilai (creating value).
2.2. Prinsip Dasar Manajemen Mutu
Pembangunan, penerapan dan pengembangan SPM menggunakan model siklus PDCA
(Plan, Do, Check, Action) yang akan menghasilkan perbaikan/ pengembangan yang
berkelanjutan. Dalam penerapan SPM ada sembilan prinsip dasar yang harus melandasi
pola pikir dan pola tindak semua pelaku manajemen adalah:
1. Komitmen terhadap mutu.
2. Fokus kepada pelanggan/Stakeholder.
3. Kepemimpinan.
4. Melibatkan semua orang.
5. Pendekatan proses.
6. Pengelolaan manajemen menggunakan pendekatan sistem.
7. Perbaikan/peningkatan berkelanjutan.
8. Pendekatan fakta dalam pengambilan keputusan.
9. Hubungan kemitraan yang saling menguntungkan.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 19
2.3. Lingkup Sistem Penjaminan Mutu
Ruang lingkup penerapan SPM adalah pada seluruh bagian dalam lingkungan
organisasi yang berkaitan dengan semua proses bisnis ini dan proses-proses kegiatan
penunjang lainnya.
Gambar 2.1 Proses Pendidikan Universitas Muhammadiyah Gresik
2.4. Tujuan Sistem Penjaminan Mutu
Tujuan mengimplementasikan SPM adalah:
1. Untuk Peningkatan kualitas akademik berkelanjutan.
2. Untuk Memberikan dukungan penyelenggaraan kegiatan akademik yang efektif dan
efisien.
3. Memastikan seluruh kegiatan institusi berjalan dengan baik dan terus meningkat
secara berkesinambungan.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 20
4. Membuktikan kepada seluruh stakeholders bahwa institusi bertanggungjawab
(accountable) untuk mutu seluruh kegiatannya.
2.5. Landasan Sistem Penjaminan Mutu
Rujukan yang digunakan adalah:
1. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 Jo. No. 32 Tahun 2013, Perubahan Kedua
No. 13 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan.
2. Permenristekdikti No. 44 Tahun 2015 tentang Standar Nasional Pendidikan Tinggi.
3. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008.
4. Akreditasi Program Studi Sarjana, dan Magister oleh Badan Akreditasi Nasional,
2009.
5. Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah Gresik
6. Statuta Universitas Muhammadiyah Gresik
7. Renstra Universitas Muhammadiyah Gresik.
8. Persyaratan SMM ISO 9001 : 2008.
9. Panduan SPMI Depdiknas Republik Indonesia
2.6. Perangkat dan Dokumen dalam Sistem Penjaminan Mutu
Membangun, menerapkan dan mengembangkan sistem penjaminan mutu yang
konsisten dan berkelanjutan harus tersedia /memiliki perangkat sistem dari SPM yang
terdokumentasi .
Perangkat sistem dalam SPM terdiri :
1. Manual Mutu
2. Kebijakan Mutu
3. Sasaran Mutu
4. Prosedur Sistem
5. Standar Operasional Prosedur
6. Instruksi Kerja
7. Formulir dan dokumen pendukung lainnya
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 21
2.7. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
2.7.1. Konsep Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi
Pendidikan tinggi dinyatakan bermutu atau berkualitas, apabila :
a. Mampu menetapkan dan mewujudkan visinya melalui pelaksanaan misinya
(aspek deduktif).
b. Mampu memenuhi kebutuhan stakeholders (aspek induktif), berupa:
Kebutuhan kemasyarakatan (societal needs)
Kebutuhan dunia kerja (industrial needs)
Kebutuhan professional (professional needs)
Dengan demikian, Perguruan Tinggi harus mampu merencanakan, menjalankan
dan mengendalikan suatu proses yang menjamin pencapaian mutu sebagaimana
diuraikan di atas.
2.7.2. Tujuan Penjaminan Mutu
Memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan secara berkelanjutan,
yang dijalankan oleh perguruan tinggi secara internal untuk mewujudkan visi
dan misinya, serta untuk memenuhi kebutuhan stakeholders melalui
penyelenggaraan Tri Dharma. Pencapaian tujuan penjaminan mutu melalui
kegiatan penjaminan mutu yang dijalankan secara internal oleh Perguruan
Tinggi, akan dikontrol melalui Monitoring dan Evaluasi Diri dan diaudit melalui
kegiatan Audit Mutu Internal, sehingga obyektivitas penilaian terhadap
pemeliharaan dan peningkatan mutu pendidikan secara berkelanjutan di
Perguruan Tinggi dapat diwujudkan.
2.7.3. Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik
Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik selanjutnya
disebut SPM UMG, merupakan bagian dari manajemen UMG yang tidak
terpisahkan dengan tanggung jawab pimpinan Universitas, Fakultas, Lembaga
dan pimpinan unit. Desain dan Implementasi SPM UMG didasarkan dan
menggunakan Konsep Quality Manajemen System (QMS) ISO 9001, Quality
Assurance System (QAS) dan Total Quality Manajement (TQM) dengan
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 22
berorientasi pada Misi, Visi dan Tujuan UMG serta persyaratan dan harapan
pelanggan/ stakeholders UMG.
Sistem Penjaminan Mutu UMGh dirancang dan dilaksanakan untuk
menjamin penerapan Sistem Jaminan Mutu pada bidang pendidikan dan
pengajaran/akademik, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, dan bidang
penunjang lain dalam rangka mencapai Kebijakan Mutu, Standar Mutu,
Sasaran Mutu dan Rencana Mutu yang ditetapkan.
Penerapan SPM di tingkat Universitas, Prodi dan unit-unit pelaksana
lainnya dilakukan untuk menjamin kesesuaian dan kepastian terhadap Norma,
Standar, Pedoman, Peraturan dan Manual (NSPPM) yang berlaku di UMG, yang
mencakup Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu, Manual Mutu,
Prosedur Sistem, SOP, peraturan akademik, kompetensi lulusan, proses
pembelajaran, sumberdaya lain, serta memenui harapan, persyaratan dan
kepuasan pelanggan/ stakeholders UMG.
Penerapan SPM di UMG dimaksudkan untuk memastikan kemampuan
UMG secara konsisten menghasilkan produk jasa pendidikan yang memenuhi
kebutuhan dan persyaratan pelanggan dan stakeholder, misi, visi, dan tujuan
UMG, memenuhi persyaratan hukum yang berlaku dan memberikan kepuasan
pada pelanggan dan stakeholders, peningkatan kinerja unit/ lembaga,
peningkatan proses yang berkelanjutan pada semua bagian di lingkungan UMG.
2.7.4. Prinsip Dasar Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik
Pembangunan, penerapan dan pengembangan SPM UMG menggunakan
model siklus Plan, Do, Check, Action (PDCA) yang akan menghasilkan
perbaikan/pengembangan yang berkelanjutan. Dalam penerapan SPM UMG,
terdapat 8+1 (delapan plus 1) prinsip dasar yang harus melandasi pola pikir dan
pola tindak semua pelaku manajemen UMG adalah:
a. Fokus Pada Pelanggan/Stakeholders
UMG bergantung pada pelanggan/ stakeholders, oleh karena itu hendaknya
Pengelola UMG memahami kebutuhan di saat ini dan di masa depan dari
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 23
stakeholders. Pimpinan UMG berkewajiban untuk dapat memenuhi
kebutuhan dan berusaha melampaui harapan pelanggan/stakeholders.
b. Kepemimpinan
Pimpinan UMG berkewajiban menetapkan kesatuan tujuan dan arah
Perguruan Tinggi yang dipimpinnya. Pimpinan perguruan tinggi hendaknya
berkemampuan menciptakan dan memelihara lingkungan internal yang
kondusif bagi semua anggota organisasi sehingga anggota organisasi yang
dipimpinnya mampu melibatkan dirinya secara penuh dalam mencapai tujuan
UMG.
c. Melibatkan semua Orang
Semua anggota organisasi merupakan pelaksana inti organisasi tersebut, tidak
terkecuali di organisasi UMG. Tidak memandang, tingkatan anggota
organisasinya masing-masing berperan sesuai kemampuan yang dimiliki oleh
anggota tersebut. Keberhasilan UMG dalam mencapai tujuan berarti
keberhasilan bersama bukan keberhasilan perorangan. Keterlibatan anggota
organisasi Pendidikan Tinggi bergantung seberapa besar kemampuan mereka
untuk berperan aktif dalam organisasi. Pelibatan penuh terhadap mereka pada
organisasi akan menambah kemampuan manfaat organisasi itu sendiri.
d. Pendekatan Proses
Segala bentuk aktivitas Pendidikan Tinggi yang diselenggarakan oleh UMG
hendaknya diupayakan secara efisien. Agar efisiensi tercipta, maka segala
bentuk aktivitas diupayakan selalu tercipta dengan sumberdaya yang
digunakan untuk melaksanakan aktivitas tersebut. Oleh karena itu
serangkaian aktivitas kegiatan dan penggunaan sumber daya yang ada perlu
dikelola sebagai sebuah proses, sehingga mudah dikenali untuk melakukan
monitoring dan tindak lanjutnya.
e. Pengelolaan Organisasi Menggunakan Pendekatan Sistem
Penyelenggaraan Pendidikan di UMG bukan merupakan kegiatan satu unit
fungsi saja, tetapi melibatkan satuan fungsi lainnya. Oleh karena itu, setiap
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 24
pengelolaan aktivitas hendaknya dilihat sebagai suatu kesatuan proses yang
terintegrasi dalam suatu sistem.
f. Peningkatan Perbaikan Berkelanjutan
Setiap proses dipandang sebagai suatu siklus, maka tahap-tahap dari siklus
tersebut hendaknya selalu ditinjau ulang dalam rangka untuk mengupayakan
proses aktivitas yang efisien. Upaya perbaikan proses ini, perlu
didokumentasikan sehingga upaya perbaikan yang dilakukan dapat dipantau
capaiannya dan hasil perbaikan yang dilakukan dapat meningkat
dibandingkan dari hasil perbaikan yang sebelumnya.
g. Pendekatan Fakta Dalam Pengambilan Keputusan
Setiap keputusan atau kebijakan yang diambil oleh pengelola UMG
hendaknya didasarkan fakta, data, dan informasi yang berbasis teknologi.
h. Hubungan Kemitraan yang Saling Menguntungkan
UMG merupakan organisasi yang banyak berhubungan dengan organisasi
lainnya, baik organisasi bisnis, masyarakat, instansi pemerintah maupun
organisasi sesamanya. Hal ini perlu disadari oleh pengelola UMG, sehingga
Pengelola Fakultas hendaknya dapat menjalin kerjasama atau kemitraan
dengan pihak luar organisasinya yang didasarkan pada suatu hubungan saling
menguntungkan dan meningkatkan kemampuan bersama dalam menciptakan
nilai tambah bagi organisasi masing-masing.
i. Komitmen Terhadap Mutu
Mutu menjadi prioritas utama dalam semua kegiatan yang dilakukan UMG.
Mutu menjadi tanggung jawab semua pihak sesuai fungsi dan kedudukan di
UMG. Komitmen menjadi kunci keberhasilan penerapan Sistem Penjaminan
Mutu. Komitmen bukan sekedar dukungan saja tetapi lebih jauh berkaitan
dengan tanggung jawab, tindakan dan mau terlibat di dalam penerapan Sistem
Penjaminan Mutu tersebut. Komitmen dicontohkan oleh pimpinan dan
disosialisasikan serta diaktualisasikan oleh semua civitas akademika UMG.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 25
Komitmen terhadap mutu ditunjukkan dengan memberikan yang terbaik,
melakukan dengan yang terbaik dan menghasilkan yang terbaik.
2.7.5. Standar Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik
Standar Mutu UMG merupakan Standar yang ingin dicapai pada setiap
proses kegiatan-kegiatan yang dilakukan dan ada di UMG dalam rangka
mencapai Sasaran Mutu. Rencana Mutu minimun berisi: aspek kegiatan, nama
kegiatan, parameter pemeriksaaan/ performans indikator, standar/ kriteria
penerimaan, metode pemeriksaan, frekuensi pemeriksaan, pencatatan hasil
pemeriksaan, dokumen acuan, penanggung jawab/ pelaksana pemeriksaan.
Pelaksanaan pengukuran, hasil dan tindak lanjut pengukuran dituliskan dalam
formulir hasil pemeriksaan Rencana Mutu. Sumber daya yang dibutuhkan dan
langkah-langkah pada setiap proses kegiatan diuraikan dalam prosedur yang
terkait. Rencana Mutu UMG dapat dilihat di dalam dokumen tersendiri.
Sebagaimana dikemukakan di atas, UMG memilih dan menetapkan sendiri
standar mutu pendidikan tinggi. Pemilihan dan penetapan standar itu dilakukan
dalam sejumlah aspek di antaranya :
1. Visi, Misi, Tujuan, dan Sasaran, serta Strategi Pencapaian
2. Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
3. Mahasiswa dan Lulusan
4. Sumber Daya Manusia
5. Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik
6. Pembiayaan, Sarana dan Prasarana, serta Sistem Informasi
7. Penelitian, Pelayanan/ Pengabdian Kepada Masyarakat, dan Kerjasama
2.7.6. Proses Manajemen Mutu
Penjaminan mutu pendidikan tinggi di UMG dijalankan melalui
tahap-tahap yang dirangkai dalam suatu proses sebagai berikut:
a. UMG menerapkan visi dan misi secara konsisten
b. Visi dan misi kemudian dijabarkan menjadi serangkaian standar mutu pada
setiap butir mutu sebagaimana disebutkan di atas
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 26
c. Sasaran Mutu dirumuskan dan ditetapkan dengan meramu visi UMG (secara
deduktif) dan kebutuhan stakeholder (secara induktif) sebagai standar,
rumusannya harus spesifik dan terukur yaitu mengandung unsur ABCD
(Audience, Behavior, Competence, Degree) dan SMART (Spesific,
Measurable, Achievable, Realistic, Time)
d. UMG menetapkan organisasi pelaksanaan mekanisme kerja penjaminan mutu
e. UMG melaksanakan penjaminan mutu dengan menerapkan Sistem
Penjaminan Mutu yang berbasis pada ISO 9001:2008.
f. UMG mengevaluasi dan merevisi standar mutu melalui benchmarking secara
berkelanjutan.
2.7.7. Model SPM Universitas Muhammadiyah Gresik
SPM UMG adalah suatu sistem yang dikembangkan dan
diimplementasikan di lingkungan UMG untuk menjamin agar mutu pendidikan
dapat dipertahankan dan ditingkatkan sesuai dengan yang
direncanakan/dijanjikan. Berikut ini model yang di implementasikan di
lingkungan UMG.
Gambar. 2.2. Model Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah berbasis
ISO 9001 : 2008
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 27
BAB III
ORGANISASI PENJAMINAN MUTU
3.1. Sejarah Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik
Universitas Muhammadiyah pada tahun 2003 sudah mulai melaksanakan sistem
penjaminan mutu, dan telah dibentuk P3AI, kemudian tahun 2008 berubah nama
menjadi Badan Penjaminan Mutu dibawah Kepala Badan Penjaminan Mutu. Tahun
2015 Sistem Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik (UMG)
merupakan perpaduan Penjaminan Mutu (Quality Assurance) dengan Pengelolaan
Mutu (Quality Management) dan implementasinya didasarkan pada Sistem Penjaminan
Mutu Perguruan Tinggi (SPMPT) Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen
Pendidikan Nasional dan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.
3.2 Lembaga/Unit Penjaminan Mutu Universitas Muhammadiyah Gresik
Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah proses penetapan
dan pemenuhan baku mutu pengelolaan secara konsisten dan berkelanjutan sehingga
konsumen, produsen dan pihak lain yang berkepentingan memperoleh kepuasan. Mutu
pendidikan tinggi adalah pencapaian tujuan pendidikan tinggi dan kompetensi lulusan
yang telah ditetapkan UMG di dalam rencana stateginya (Renstra), atau sesuai dengan
standar baku yang telah ditentukan. Tujuan Penjaminan Mutu pada Pendidikan Tinggi
adalah memelihara dan meningkatkan mutu pendidikan tinggi secara berkelanjutan
yang dijalankan oleh Universitas Muhammadiyah secara internal untuk mewujudkan
visi dan misinya, serta memenuhi kebutuhan Stakeholders melalui pelaksanaan
Tridharma Perguruan Tinggi. Adapun visi Universitas Muhammadiyah adalah: “Tahun
2030 menjadi Universitas Unggul, Mandiri yang dijiwai nilai-nilai Enterpreneurship
islami”.
Dalam pencapaian visi tersebut, dirumuskan misi Universitas Muhammadiyah
yaitu:
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 28
1. Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat yang
berkualitas dan terukur melalui pendidikan senyatanya (the realistic
education).
2. Menyelenggarakan Universitas yang mandiri dengan tata kelola yang baik
(Good University Governace).
3. Menyelenggarakan pendidikan ke arah kewirausahaan yang islami (Islamic
Entrepreneurship).
Peran Badan Penjaminan Mutu (BPM) dalam SMM UMG merupakan lembaga
yang bertanggung jawab terhadap pembangunan, pelaksanaan dan pengembangan SMM
di lingkungan UMG. BPM berkedudukan di UMG dan mempunyai perwakilan di
tingkat Fakultas/ Program Studi yang disebut Gugus Kendali Mutu (GKM). BPM dan
perangkatnya yang diangkat dan bertanggung jawab kepada Rektor, merupakan wakil
dari manajemen dalam hal yang berkaitan dengan SMM. Dengan demikian, fungsi dan
peran BPM dalam menjamin penerapan SMM pada bidang pembelajaran, penelitian,
pengabdian pada masyarakat dan bidang penunjang lain dalam rangka mencapai
Kebijakan Mutu, Standar Mutu, Sasaran Mutu dan Rencana Mutu.
Organisasi penjaminan mutu di UMG terdiri atas organisasi di aras Universitas
dan di aras fakultas. Struktur organisasi di aras Universitas yang disebut BPM berada
langsung di bawah Rektor dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor. Organisasi
BPM terdiri atas seorang ketua dan seorang sekretaris, yang dilengkapi dengan tiga
Koordinator Bidang, yaitu: Koordinator Bidang Audit Mutu Akademik, Koordinator
Dokumen, dan Koordinator Kepuasan Pelanggan. Struktur Organisasi BPM dapat
dilihat pada Gambar 3.1:
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 29
Gambar 3.1 : Struktur Organisasi BPM Universitas Muhammadiyah
Untuk melaksanakan penjaminan mutu di Universitas Muhammadiyah
diperlukan Badan Penjaminan Mutu (BPM/UPM). BPM/UPM yang dibentuk memiliki
visi, misi dan lingkup kerja yakni:
3.2.1 Visi BPM Universitas Muhammadiyah Gresik
Menjadi lembaga mutu internal yang profesional dalam pengembangkan dan
membumikan budaya mutu di lingkungan UMG untuk mencapai visi UMG, yaitu:
“Menjamin peningkatan kualitas output Universitas Muhammadiyah Gresik yang
unggul dan berdaya saing”.
REKTOR UMG
Tri Ariprabowo . M . S . i .
KEPALA BPM
Dr . Khoirul Anwar , M . Pd .
SEKRETARIAT
Yussana Tri Lestari , S . Pd .
KOORDINATOR KEPUASAN PELANGGA
Maulidyah Amalina R , S . E . , M . M .
KOORDINATOR DOKUMEN
Ahmad Shofiyuddin , M . Pd . I .
KOORDINATOR AUDIT
Sri Suryanti , S . Pd . , M . Si .
WAREK I
Idha Rahayuningsih , S . Ps . I . , M . Psi .
WAREK II
M Nuruddin , S . T . , M . T .
WAREK III
Harunur Rosyid , S . T . , M . Kom .
GUGUS KENDALI MUTU FAKULTAS / PRODI
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 30
3.2.2 Misi BPM Universitas Muhammadiyah Gresik
1. Menyelenggarakan penjaminan mutu internal (SPMI-PT) dengan Standar
Nasional Pendidikan yang dikembangkan
2. Menjamin peningkatan kualitas Institusi/ Fakultas/ Prodi melalui
ketercapaian Akreditasi dan ISO 9001 : 2008 dengan prinsip perbaikan
berkelanjutan.
3. Menyelenggarakan fungsi kelembagaan Penjaminan Mutu.
3.2.3 Lingkup Kerja BPM
1. Merencanakan dan melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik dan non
akademik di UMG.
2. Membuat perangkat yang diperlukan dalam rangka pelaksanaan sistem
penjaminan mutu.
3. Memonitoring dan evaluasi (monev) pelaksanaan sistem penjaminan mutu
akademik dan non akademik.
4. Melakukan audit mutu akademik internal (AMAI)
5. Membuat perbaikan, rekomendasi dan peningkatan mutu.
6. Melaporkan secara berkala pelaksanaan sistem penjaminan mutu akademik
maupun non akademik kepada rektor.
3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab BPM
Wewenang dan Tanggung Jawab BPM dalam mengawal dan monitoring
pelaksanaan dan implimentasi SMM di lingkungan UMG sesuai dengan kedudukan
jabatan dalam organisasi BPM dan lingkup kerja (job description) yang menjadi
wewenang dan tanggung jawabnya. Secara rinci Wewenang dan Tanggung Jawab
pejabat yang berada di lingkungan BPM adalah sebagai berikut.
3.3.1 Tugas Manajerial Kepala BPM
a. Menselaraskan Visi dan Misi Universitas Muhammadiyah menjadi Visi dan Misi
BPM secara komprehensif.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 31
b. Menanamkan dan mengimplementasikan Nilai-nilai Islami dalam Pengembangan
Penjaminan Mutu.
c. Merencanakan, mengorganisir, memantau dan mengevaluasi kegiatan BPM.
d. Merencanakan, mengarahkan, memantau audit kualitas di tingkat Universitas
Muhammadiyah, fakultas dan jurusan/prodi.
e. Merencanakan dan mengorganisir pembinaan tenaga kerja (promosi, pemberhentian
atau pelatihan) untuk unit induk (Universitas)
f. Merencanakan, mengarahkan, dan menyusun draft perencanaan strategis dengan
memperhatikan aspirasi pimpinan Universitas Muhammadiyah, fakultas dan
yayasan.
3.3.2 Wewenang dan Tanggung Jawab Kepala BPM
a. Menyusun program kerja BPM dengan berkoordinasi dengan Co. audit Mutu
akademik, Co. Dokumen, Co. Customer Satisfaction .
b. Bertanggung jawab terhadap realisasi program kerja dan melakukan evaluasi
serta tindaklanjut hasil evaluasi program kerja BPM.
c. Mengkoordinasikan dan bertanggung jawab terhadap perencanaan,
pelaksanaan, monitoring, evaluasi dan tindaklanjut penerapan Sistem
Penjaminan Mutu di lingkungan UMG mencakup Penyusunan dokumen,
pelatihan Sistem Penjaminan Mutu, Audit Mutu Internal, dan Pengukuran
Kinerja Mutu.
d. Melaporkan kepada Rektor implementasi dan pelaksanaan Sistem Penjaminan
Mutu di lingkungan UMG, berikut hasil pengukuran dan evaluasinya agar
upaya tindak lanjut dapat ditentukan dan dilaksanakan pada waktunya.
e. Menyiapkan materi dan menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen di
tingkat UMG.
f. Bertanggung jawab terhadap implementasi Sistem Penjaminan Mutu di UMG.
3.3.3 Wewenang dan Tanggung Jawab Koordinator Audit Mutu Akademik
a. Menyusun program kerja dan anggaran Audit Mutu Internal, Monitoring
Akreditasi dan mengusulkan kepada Kepala BPM.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 32
b. Mengkaji dan menyiapkan Dokumen Sistem Mutu yang terdiri dari:
Kebijakan Mutu (KB), Standar Akademik, Manual Mutu (MM), Sasaran
Mutu (SM), Rencana Mutu (RM), Prosedur Sistem (PS), Standar Operasional
Prosedur (SOP), Instruksi Kerja (IK), serta Wewenang dan Tanggung Jawab
(WT).
c. Mengagendakan dan melaksanakan koordinasi implementasi Sistem
Penjaminan Mutu di lingkungan UMG dengan GKM dan atau penanggung
jawab unit serta mengupayakan tindaklanjut hasil koordinasi tersebut
d. Mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan Universitas
Muhammadiyah.
e. Berkoordinasi dengan Ketua BPM untuk melaksanakan pelatihan dan
Penyegaran Auditor
f. Berkoordinasi dengan Ketua BPM dalam mendesain panduan pengukuran
Sasaran Mutu
g. Mengendalikan dan monitoring seluruh aktifitas Audit Mutu Internal untuk
menjaga terlaksananya Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan Universitas
Muhammadiyah.
h. Menyusun resume/kesimpulan dan rekomendasi hasil AMI berdasarkan data
hasil AMI yang sudah diolah.
i. Melaksanakan penilaian kinerja Auditor serta menindaklanjuti hasil penilaian
tersebut.
j. Bertanggung jawab terhadap data hasil pengukuran implementasi Sistem
Penjaminan Mutu.
k. Melaporkan hasil pengukuran implementasi Sistem Penjaminan Mutu kepada
Ketua BPM.
l. Berkoordinasi dengan Ketua BPM dan Co. Customer Satisfaction serta Co.
Dokumen menyiapkan materi dan melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen
serta menyusun tindak lanjut hasil rapat.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 33
m. Melakukan evaluasi secara periodik terhadap seluruh kegiatan dan realisasi
program kerja Bidang Audit Mutu Internal dan monitoring evaluasi serta
mengupayakan tindak lanjut hasil evaluasi tersebut
3.3.4 Wewenang dan Tanggung Jawab Koordinator Dokumen
a. Menyusun program kerja dan anggaran dokumen serta mengusulkan kepada
Ketua BPM.
b. Menerima dan memeriksa usulan perubahan Dokumen Sistem Mutu yang
diterima dan menindaklanjuti usulan perubahan dokumen tersebut.
c. Memeriksa semua dokumen dan laporan yang dikeluarkan oleh BPM.
d. memastikan dokumen yang telah ditelaah dan disetujui oleh personal yang
berwenang sebelum didistribusikan.
e. Memastikan bahwa dokumen eksternal tersedia dan terkendali dengan baik
f. Mencegah terjadinya penggunaan dokumen yang telah kedaluarsa, serta
memastikan bahwa dokumen telah sesuai dengan ketentuan
3.3.5. Wewenang dan Tanggung Jawab Koordinator Kepuasan Pelanggan
a. Menyusun program kerja dan anggaran monev kepuasan pelanggan serta
mengusulkan kepada Ketua BPM.
b. melakukan survei kepada pengguna terutama mahasiswa dan dosen terhadap
layanan yang telah diberikan
c. menganalisis hasil kuesioner kepuasan pelanggan setiap unit kerja setiap 2
minggu
d. melaporkan hasil analisa kepuasan pelanggan setiap bulan kepada kepala BPM
untuk ditindaklanjuti
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 34
BAB IV
SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1. Persyaratan Umum
Universitas Muhammadiyah Gresik menerapkan sistem penjaminan mutu dengan
melakukan perbaikan secara terus menerus, meliputi proses-proses bisnis yang ada secara
runtut melalui kriteria dan metode serta sumber daya manusia, keuangan dan infra struktur
sehingga efektifitas operasional dan pengendalian proses dapat terlaksana dengan baik.
Melakukan pengukuran dan penganalisaan serta peningkatan secara
berkesinambungan terhadap semua proses.
Melakukan implementasi tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang
direncanakan dan perbaikan berkesinambungan dari proses-proses tersebut.
4.2. Persyaratan Dokumentasi
4.2.1. Umum
Dokumentasi sistem manajemen mutu UMG terdiri dari:
1. Pernyataan kebijakan mutu
2. Sasaran muta
3. Pedoman mutu
4. Dokumen/rekaman dari setiap kegiatan
4.2.1.1. MM (Manual Mutu)
Kumpulan kebijakan/ arahan atau petunjuk umum dari Rektor yang
menjadi pedoman utama dalam mengimplementasikan Sistem Penjaminan Mutu
di Universitas Muhammadiyah Gresik.
4.2.1.2. PM (Prosedur Mutu)
Pengaturan-pengaturan koordinatif untuk mensinkronkan berbagai fungsi
dalam mencapai suatu tujuan. Prosedur Mutu UMG adalah prosedur
terdokumentasi yang merinci dan menjelaskan langkah-langkah dan mekanisme
pelaksanaan semua proses aktivitas dalam Sistem Penjaminan Mutu yang
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 35
melibatkan berbagai fungsi serta prosedur kerja dari semua aktivitas kerja yang
akan menjamin aktivitas di semua unit di lingkungan UMG terkendali.
4.2.1.3. IK (Instruksi Kerja)
Petunjuk kerja instruktif yang menjelaskan tahapan-tahapan kerja secara
terinci. Intruksi kerja SPMI UMG adalah dokumen mekanisme kerja yang
mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu aktifitas yang hanya melibatkan satu
fungsi saja sebagai pendukung Prosedur SPMI dan Prosedur kerja di seluruh
bagian unit kerja. Instruksi Kerja di lingkungan UMG selengkapnya dapat dilihat
di dalam dokumen tersendiri.
4.2.1.4. R (Rekaman)
Informasi historis berupa bukti-bukti kegiatan yang telah dikerjakan.
4.2.1.5. F (Formulir)
Formulir kosong dan Informasi historis berupa bukti-bukti kegiatan
yang telah dikerjakan
Gambar 4.1. Hirarki Dokumen ISO 9001:2008
4.2.2. Manual Mutu
Manual Mutu berisi:
Lingkup sistem manajemen mutu termasuk dasar pembenaran dan
pengecualian.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 36
Prosedur terdokumentasi yang dikembangkan untuk sistem manajemen
mutu atau referensinya.
4.2.3. Pengendalian Dokumen
Untuk mengendalikan dokumen, UMG membuat Rekaman Mutu yaitu
jenis dokumen yang spesial dan harus dikendalikan sesuai dengan persyaratan
dalam klausul 4.2.4.
4.2.4. Pengendalian Rekaman
Rekaman Mutu dibuat untuk membuktikan kesesuaian persyaratan dan
keefektifan operasional sistem manajemen mutu.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 37
BAB V
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1. Komitmen Manajemen
Universitas Muhammadiyah Gresik (UMG) mengidentifikasi layanan pendidikan
yang memuaskan kebutuhan dan harapan mahasiswa. UMG dan unit kerja
mengidentifikasi dan menunjukkan komitmennya pada perbaikan berkelanjutan
terhadap layanan pendidikan dan SPMI. Strategi yang dilakukan, meliputi :
a. Mengkomunikasikan SPMI di seluruh unit kerja UMG,
b. Melakukan perencanaan strategis yang memperhatikan tujuan dan sasaran mutu
UMG di masa depan,
c. Mendorong proses identifikasi dan penggunaan best practices,
d. Menetapkan kebijakan mutu yang memastikan seluruh anggota organisasi
mengetahui visi, misi maupun tugas pokok dan fungsi,
e. Menjamin ketersediaan sumber daya manusia dan sumber daya yang diperlukan
untuk mencapai sasaran mutu,
f. Mengukur kinerja organisasi guna memantau pemenuhan kebijakan dan sasaran
mutu yang ditetapkan.
5.2. Fokus Pada Mahasiswa
Universitas, prodi dan unit kerja penyelenggara pendidikan harus
mengidentifikasi dan mendokumentasi kebutuhan dan harapan mahasiswa yang
ditentukan sebagai persyaratan kurikulum yang mencakup spesifikasi lulusan dan
semua indikator kinerja. Sementara untuk unit pendukung akademik mengindentifikasi
persyaratan mahasiswa sesuai Tupoksi dan program pelayanan prima. Persyaratan
mahasiswa dinyatakan secara jelas di dalam Manual Mutu. Atas permintaan Pimpinan
Universitas, penanganan keluhan mahasiswa dikoordinir oleh Wakil Manajemen.
Setiap tahun dilakukan evaluasi kepuasan mahasiswa internal dan eksternal untuk
perbaikan mutu UMG secara berkelanjutan.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 38
5.3. Kebijakan Mutu
Universitas Muhammadiyah Gresik menggunakan kebijakan mutu untuk
memandu dan mengarahkan pengambilan keputusan untuk peningkatan mutu
berkesinambungan dalam proses layanan. Dalam rangka melaksanakan tugas
penyelenggaraan pendidikan tinggi, pimpinan UMG menetapkan kebijakan mutu dan
mempunyai komitmen untuk menjalankannya. Kebijakan Mutu tertuang dalam
Dokumen Kebijakan Mutu UMG.
5.4. Perencanaan
Perencanaan sistem mutu dinyatakan dalam sasaran mutu. Sasaran mutu
unit-unit kerja harus relevan dan sejalan dengan kebijakan mutu UMG. Keefektivan
perencanaan sistem manajemen mutu untuk pencapaian sasaran mutu UMG menjadi
tanggung jawab pimpinan Universitas.
5.4.1 Sasaran Mutu
Rektor UMG menetapkan sasaran mutu untuk memenuhi persyaratan layanan tri
dharma perguruan tinggi yang mengacu pada kepuasan pemangku kepentingan dan
stakeholders, dikembangkan pada fungsi dan tingkatan yang relevan dalam organisasi,
dapat diukur dan konsisten dengan kebijakan mutu.
Sasaran Mutu UMG disusun berdasarkan Kebijakan Mutu dan merupakan standar
Mutu yang dapat terukur serta bersifat strategis. Sasaran mutu secara lengkap terdapat
dalam dokumen tersendiri.
5.4.2 Perencanaan Sistem Manajemen Mutu:
Pimpinan UMG memastikan bahwa penetapan sasaran mutu dapat tercapai dan
terukur, maka sistem manajemen mutu akan direncanakan, diterapkan dan dipelihara,
sehingga memenuhi semua persyaratan umum sebagaimana tercantum dalam sub bab
4.1 dan strategi pada panduan sistem mutu ini.
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang Dan Komunikasi
5.5.1. Tanggung Jawab Dan Wewenang
Pimpinan UMG memastikan bahwa tanggung jawab dan wewenang ditetapkan
serta dikomunikasikan dalam organisasi. Hal ini dijelaskan dalam struktur organisasi
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 39
dan job description dari seluruh karyawan pada masing-masing bagian dalam
organisasi.
5.5.2. Wakil Manajemen
Pimpinan UMG dalam menerapkan sistem manajemen mutu menunjuk dan
menetapkan seorang tenaga dosen yang berkompeten di bidang mutu sebagai Wakil
Manajemen. Wakil Manajemen yang ditunjuk, selain bertanggungjawab dalam
bidangnya mempunyai tanggung jawab dan kewenangan untuk memastikan bahwa
sistem manajemen mutu yang ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan
standar yang ditetapkan, serta melaporkan kinerja dari sistem manajemen mutu
kepada pimpinan UMG.
Wakil Manajemen harus mengembangkan keahlian dalam berkomunikasi dan
hubungan antar personel, serta mengerti tentang SMM ISO 9001 : 2008 dan standar
akreditasi BAN-PT, prinsip perbaikan berkelanjutan dan juga persyaratan
mahasiswa. Selain itu juga harus bersedia memberi saran tentang implementasi
standar mutu yang disepakati.
5.5.3. Komunikasi Internal
Pimpinan UMG menetapkan bahwa untuk menjamin terlaksananya sistem
manajemen mutu yang baik diterapkan sistem komunikasi antar semua bagian untuk
memberi masukan-masukan sehingga tidak terjadi kesenjangan komunikasi dalam
penerapan sistem manajemen mutu. Hal ini dijelaskan dalam Ketetapan-ketetapan
pimpinan UMG sehubungan dengan komunikasi internal.
5.6. Tinjauan Manajemen
5.6.1. Umum
Pimpinan UMG harus melaksanakan tinjauan manajemen secara periodik,
berdasarkan kebutuhan organisasi, untuk menilai keefektifan sistem manajemen
mutu dalam pemenuhan persyaratan sasaran mutu dan kepuasan mahasiswa.
Tinjauan sistem manajemen mutu harus mencakup tinjauan periodik terjadwal
dari sistem prosedur/instruksi dan pendukung, kepuasan mahasiswa, kriteria
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 40
penilaian, hasil evaluasi, peningkatan terdokumentasi dan tinjauan desain dan
pengembangan ketika kurikulum baru diinisiasi.
5.6.2. Masukan Untuk Tinjauan Manajemen
Dalam melakukan tinjauan manajemen, Pimpinan UMG akan menindaklanjuti
masukan-masukan yang berupa:
a) Hasil rapat tinjauan manajemen sebelumnya.
b) Hasil internal audit.
c) Umpan balik dari mahasiswa.
d) Kinerja proses dan kesesuaian produk/kompetensi lulusan.
e) Status tindakan pencegahan dan koreksi.
f) Perubahan-perubahan yang dapat mempengaruhi sistem manajemen mutu.
g) Saran-saran untuk perbaikan.
Hal ini dijelaskan dalam Risalah Rapat Tinjauan Manajemen.
5.6.3. Keluaran Dari Tinjauan Manajemen
Keluaran tinjauan harus berupa data yang berguna dalam perencanaan
strategis untuk mendukung peningkatan kinerja sistem manajemen mutu. Rekaman
tinjauan manajemen harus dipelihara. Unit kerja melaksanakan tinjauan setidaknya
sekali dalam satu tahun.
Sebagai hasil tinjauan sistem manajemen mutu, pimpinan UMG, prodi dan unit
kerja harus melaksanakan tindak lanjut untuk meningkatkan kinerja SPMI dan
prosesnya. Keluaran tinjauan SPMI harus direkam dan dikomunikasikan kepada
seluruh anggota organisasi dan mencakup tiga hal:
1. Peningkatan keefektifan sistem manajemen mutu.
2. Peningkatan pelayanan akademik terkait permintaan mahasiswa.
3. Peningkatan pelayanan akademik terkait sumber daya.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 41
BAB VI
MANAJEMEN SUMBERDAYA
6.1. Penyediaan Sumberdaya:
Universitas, Fakultas/Prodi dan unit kerja harus mengidentifikasi kebutuhan
sumber daya untuk penyediaan layanan dan juga memastikan ketersediaan sumber daya
untuk fungsionalisasi SPMI yang efektif, serta penyediaan sumber daya untuk
meningkatkan kepuasan stakeholders melalui pemenuhan persyaratan stakeholders.
Universitas, Fakultas/Prodi dan unit kerja harus :
a) Menetapkan masukan untuk mendeteksi kebutuhan sumber daya;
b) Menyusun rencana kebutuhan sumber daya untuk jangka pendek, menengah dan
panjang;
c) Melakukan tindak lanjut verifikasi dan penilaian tugas; dan
d) Menyediakan sumber daya untuk berkomunikasi secara efektif dengan dosen, tenaga
kependidikan dan mahasiswa, untuk memelihara dan meningkatkan keefektifan
SPMI dan untuk memastikan bahwa kebutuhan stakeholders terpenuhi.
6.2. Sumber Daya Manusia:
6.2.1. Umum:
Universitas, Fakultas/Prodi dan unit kerja harus mengidentifikasi seluruh
jenis sumber daya yang dibutuhkan untuk ketentuan layanan dan memastikan
ketersediaannya untuk kinerja sistem manajemen mutu yang efektif.
6.2.2. Kompetensi, Kesadaran Dan Pelatihan:
UMG harus menyediakan dosen dan tenaga kependidikan yang kompeten,
memiliki kesadaran dan terlatih sesuai dengan tanggung jawab dan
wewenangnya. UMG harus melaksanakan tindakan yang sistematik untuk
mengevaluasi kebutuhan kompetensi dosen dan tenaga kependidikan dengan
tuntutan/ kebutuhan kurikulum, program unit kerja dan persyaratan yang
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 42
ditetapkan. Pendidikan, pelatihan dan pengalaman kerja tiap dosen, dosen
tersertifikasi dan tenaga kependidikan harus terekam dan dimonev secara rutin.
6.3. Sarana Prasarana dan Lingkungan Kerja
Universitas, Fakultas/Prodi dan unit kerja harus mengidentifikasi sarana
prasarana, dan lingkungan kerja yang diperlukan untuk mendukung proses
pembelajaran, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat serta menetapkan
tanggung jawab dan wewenang untuk kegiatan pelaksanaan, pembelian, penerimaan,
penyimpanan, perlindungan, penggunaan dan pemeliharaan. UMG harus menentukan
program perencanaan, penyediaan dan pemeliharaan sarana prasarana, dan analisis
resiko terkait dengan keamanan, keselamatan dan kebersihan.
Sarana prasarana mencakup gedung, ruang kerja, ruang kelas, laboratorium,
bengkel, perpustakaan, taman, perangkat online dan jasa terkait seperti fasilitas
kesehatan, keamanan fisik, kantin, dan lain-lain. Peralatan harus dipelihara secara rutin
sehingga selalu siap jika akan digunakan. Peralatan ukur harus dikalibrasi secara rutin
agar akurasi dan validitas hasil pengukuran terjamin. Sarana, prasarana dan barang milik
universitas yang telah rusak dan tidak dapat digunakan harus dikelola sesuai aturan yang
berlaku.
6.4. Lingkungan Kampus dan Suasana Akademik
UMG menjamin terselenggaranya kebebasan akademik, mimbar akademik dan
otonomi keilmuan. Penyediaan layanan pendidikan termasuk menciptakan dan
memelihara suasana yang kondusif untuk lingkungan belajar dan penelitian yang
memenuhi persyaratan stakeholders. UMG harus menyediakan bukti bahwa
lingkungan kerja dan suasana kampus dievaluasi secara periodik, serta bukti dari
tindakan yang diambil terkait hal ini. Hasil evaluasi ini harus dijadikan materi dalam
tinjauan manajemen dan menjadi bagian penting dalam peningkatan mutu
berkesinambungan.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 43
BAB VII
REALISASI LAYANAN TRI DHARMA PERGURUAN TINGGI
7.1. Perencanaan Realisasi Layanan Tri Dharma PT
Universitas Muhammadiyah Gresik harus merencanakan program layanan
pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat (Tri Dharma PT), termasuk
rancangan dan pengembangan layanan. Layanan pendidikan meliputi Program Studi S1,
dan S2. Perencanaan pendidikan yang dimaksud termasuk desain, pengembangan
metode pembelajaran, pembukaan dan penutupan program studi. Perencanaan program
layanan UMG secara rinci disampaikan dalam Program Kerja yang mengacu pada
Rencana Strategis (Renstra).
7.1.1. Pendidikan/Pengajaran
Universitas, Fakultas dan program studi harus merencanakan
pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran rencana studi dan kurikulum,
penilaian dan tindak lanjut pengajaran, kegiatan layanan pendukung, alokasi
sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan mutu untuk mencapai
yang diinginkan. Universitas, Fakultas dan program studi harus
mengintegrasikan kurikulum Program Studi S-1 dan S-2 sehingga mencapai
kompetensi lulusan dan learning outcomes sesuai profil yang ditetapkan.
Universitas, Fakultas dan program studi harus merencanakan sumber daya yang
diperlukan untuk seluruh proses.
Proses realisasi pendidikan harus meningkatkan kompetensi pada diri
mahasiswa sehingga mengarah pada spesifikasi kompetensi lulusan yang
dijanjikan pada aktivitas pendidikan. Proses Belajar Mengajar (PBM) yang harus
terkontrol meliputi asesmen kebutuhan; desain, pengembangan dan
pengkomunikasian prosedur dan instruksi; dan pengukuran outcomes.
Proses-proses utama belajar mengajar harus dikendalikan. Metode pengendalian
harus merupakan bagian tinjauan manajemen untuk menjamin pemenuhan
spesifikasi prosedur dan instruksi, metode pengendalian konsisten dengan
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 44
praktek mutu yang diterima. Perubahan metode pengendalian proses-proses
utama tersebut harus didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus
dievaluasi sebelum perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk
verifikasi bahwa metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus
dipelihara. Evaluasi kepuasan mahasiswa terhadap proses pembelajaran
dievaluasi setiap tahun sekali. Hasil evaluasi menjadi dasar penetapan kebijakan
peningkatan mutu secara berkesinambungan.
7.1.2. Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
Universitas mendorong secara konsisten penelitian dan pengembangan
berbagai produk unggulan yang mempunyai potensi untuk dapat dikembangkan
dan bersaing di tingkat regional, nasional, dan internasional. UMG melalui
LPPM harus merencanakan program penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat, termasuk diseminasi dan sitasi hasil penelitian, pengajuan HAKI
dan komersialiasi inovasi penelitian. Selain itu juga merencanakan
pengembangan, tinjauan dan pemutakhiran RIP (Rencana Induk Penelitian),
renstra, roadmap dan track record penelitian, penilaian dan tindak lanjut
kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, layanan pendukung,
alokasi sumber daya, kriteria evaluasi, dan prosedur peningkatan untuk
mencapai sasaran yang diinginkan. UMG harus merencanakan sumber daya
yang diperlukan untuk seluruh proses. Evaluasi kepuasan partner atau
stakeholders terhadap kegiatan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
dilakukan oleh unit kerja/pihak terkait.
Realisasi penelitian dan pengabdian kepada masyarakat, termasuk
penerapan inovasi iptek, layanan atau studi banding good practices dan
konsultasi, harus meningkatkan kompetensi civitas akademika dan
menghasilkan output berupa publikasi ilmiah, buku ajar, HAKI, paket teknologi
atau inovasi iptek yang digunakan masyarakat. Proses Penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat harus dikendalikan meliputi penilaian kebutuhan; rancangan,
pengembangan dan penyampaian informasi terkait prosedur atau instruksi; dan
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 45
pengukuran outcomes. Metode pengendalian harus merupakan bagian tinjauan
manajemen untuk menjamin pemenuhan spesifikasi prosedur atau instruksi,
metode pengendalian konsisten dengan standar mutu yang ditetapkan.
Perubahan metode pengendalian proses-proses utama tersebut harus
didokumentasikan dan prosedur atau instruksi harus dievaluasi sebelum
perubahan dilakukan. Pemantauan harus dilakukan untuk verifikasi bahwa
metode pengendalian telah efektif dan rekaman harus dipelihara.
7.2. Proses Terkait Mahasiswa
Universitas Muhammadiyah Gresik secara umum memberikan layanan yang
tanggible dan intanggible kepada pelanggan utama yaitu mahasiswa. UMG harus
memberi kesempatan pada mahasiswa untuk belajar iptek dan belajar mempraktikkan
penerapannya untuk mencapai learning outcomes dan kompetensi yang telah
ditetapkan. Proses Belajar Mengajar sebagai bagian dari Tri Dharma PT yang
dilakukan di dalam/luar kelas/laboratorium, di dalam/luar kampus, diharapkan
minimal memenuhi hal-hal sebagai berikut :
a) Fasilitas aman, sehat, bersih, berfungsi baik dan ada petugas yang bertanggung
jawab memeliharanya
b) Prosedur komunikasi dua arah antara mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan dan
universitas yang responsif
c) Personel UMG memperlakukan semua orang dengan penuh hormat; dan
d) Kegiatan-kegiatan layanan dilaksanakan oleh dosen atau tenaga kependidikan yang
sesuai dengan kualifikasinya.
7.2.1. Penetapan Persyaratan Mutu yang Berkaitan Dengan Tri Dharma PT
Penentuan persyaratan pendidikan secara umum diketahui dari kebutuhan
UMG untuk pemenuhan harapan masyarakat akademik, profesional dan umum.
Persyaratan kualifikasi mahasiswa dijelaskan dalam Pedoman Pendidikan
Universitas Muhammadiyah sesuai rencana studi, kurikulum dan layanan
pendidikan yang diberikan oleh universitas, fakultas dan program studi.
Persyaratan terkait layanan juga mencakup persyaratan yang ditetapkan oleh
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 46
fakultas dalam memberikan layanan administrasi pendidikan kepada mahasiswa.
Hal ini dapat berupa bukti studi sebelumnya, dokumen pribadi, yang diberikan
pada mahasiswa, aturan administrasi jurusan, NPM dan lain-lain. Layanan Tri
dharma PT harus memenuhi persyaratan hukum, peraturan yang berlaku dan
akreditasi sesuai strata pendidikan.
Penentuan persyaratan terkait kegiatan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat ditentukan berdasarkan track record, roadmap dan payung
penelitian, kepakaran, kebutuhan pengembangan Iptek sesuai PS, permasalahan
di masyarakat, Rencana Strategis Nasional/ Internasional pemberi dana (Dikti,
Ristek, dan lainnya). Persyaratan terkait layanan tersebut juga mencakup
persyaratan yang ditetapkan oleh pemberi dana dalam administrasi dan
pengelolaan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat.
7.2.2. Tinjauan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Tri Dharma PT
UMG dan program studi, lembaga, biro harus meninjau persyaratan terkait
layanan Tri Dharma PT untuk memastikan bahwa:
a) Persyaratan mutu penyelenggaraan Tri Dharma PT telah ditetapkan.
b) Persyaratan yang berbeda dari sebelumnya telah diselesaikan.
c) Universitas Muhammadiyah memiliki kemampuan untuk memenuhi
persyaratan yang ditetapkan.
d) Apabila persyaratan pendidikan diubah, Universitas Muhammadiyah harus
memastikan bahwa dokumen yang relevan telah diamandemen dan semua
pihak yang terkait telah mengetahui perubahan persyaratan.
e) Rekaman tinjauan persyaratan pengajaran ini harus dipelihara.
7.2.3. Komunikasi dengan Mahasiswa dan Pengguna Layanan Universitas
Muhammadiyah Gresik
UMG harus menentukan dan menerapkan sistem pengaturan yang efektif
dalam berkomunikasi dengan mahasiswa dan pengguna lainnya, misalnya terkait
dengan : Informasi program pendidikan, rencana pengajaran termasuk
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 47
kurikulum, serta umpan balik PBM dan termasuk keluhan mahasiswa.
Komunikasi yang baik harus dijalin dengan pemberi dana hibah atau pengguna
kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Untuk meningkatkan
dukungan layanan Tri Dharma PT, UMG menggunakan komunikasi interaktif
telpon, faksimil, email dan website.
7.3. Rancangan dan Pengembangan Kurikulum, Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat
7.3.1. Rencana Desain Dan Pengembangan
Dalam perencanaan kurikulum, pimpinan harus mempertimbangkan
pengembangan UMG dan kurikulum untuk kepentingan pelayanan pada
mahasiswa. Pengendalian rancangan harus sesuai dengan lama studi pendidikan.
Prosedur yang berlaku harus memastikan bahwa materi pendidikan sesuai
dengan persyaratan kurikulum. Analisis kebutuhan harus mencakup keefektifan
sistem pendidikan dan kinerja organisasi untuk mencapai kompetensi lulusan
dan learning outcomes mahasiswa. Hal ini digunakan untuk menentukan agar
PBM dapat membantu mahasiswa menjadi kompeten, ukuran keefektifan suatu
metode PBM yang diterapkan, dan keahlian dan kompetensi yang sesuai dengan
target kurikulum.
Analisis tersebut harus menyediakan informasi yang dapat digunakan
dalam proses evaluasi kurikulum. Laporan analisis kebutuhan harus
menyediakan masukan untuk proses rancangan kurikulum, menggambarkan
hasil analisis kebutuhan dan menyatakan tujuan akhir untuk rancangan
kurikulum. Proses pengembangan kurikulum Program Studi harus
didokumentasikan dan digunakan oleh unit penyelenggara kegiatan akademik
menggunakan media informasi yang sesuai. Laporan harus menjelaskan urutan
tahap proses pengembangan, personel yang terlibat, mekanisme evaluasi dan
kriteria digunakan.
Perencanaan kegiatan Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
dilakukan oleh Lemlit dan LPM berdasar pada kompetensi dan track record
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 48
civitas akademika. Atas dasar dinamika masyarakat yang selalu berubah-ubah,
perencanaan penelitian dapat diupdate setiap kurun waktu tertentu agar output
penelitian memenuhi kebutuhan stake holder dan selalu relevan terhadap
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
7.3.2. Masukan untuk Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
Universitas, Fakultas dan program studi penyelenggara pendidikan harus
mengidentifikasi dan mendokumentasikan masukan untuk rancangan kurikulum,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
7.3.3. Output Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
Output rancangan dan pengembangan harus mencakup keahlian dan
pengetahuan yang dipersyaratkan pengguna lulusan pada suatu kurikulum,
strategi PBM dan evaluasi lulusan.
7.3.4. Tinjauan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
UMG menunjuk tim untuk melakukan evaluasi hasil rancangan dan
pengembangan kurikulum sesuai dengan persyaratan atau standar yang diacu
(misalnya, profil lulusan, kompetensi suatu profesi, sertifikasi kompetensi
lulusan). Selain itu, evaluasi kegiatan penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat harus meninjau rancangan dan pengembangan telah mengarah pada
pencapaian target Rencana Strategis Universitas Muhammadiyah.
7.3.5. Verifikasi Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
Verifikasi rancangan kurikulum harus dilakukan dalam satu atau beberapa
tahap sesuai dengan rencana rancangan dan pengembangan. Kegiatan ini
sebaiknya dilakukan secara internal oleh setiap pakar yang tidak berpartisipasi
dalam tinjauan rancangan secara independen (Senat Universitas). Tahap
keluaran rancangan dan pengembangan sebaiknya sesuai dengan spesifikasi
masukan rancangan dan pengembangan. Rekaman keluaran verifikasi dan setiap
tindakan yang diperlukan harus dipelihara.
7.3.6. Validasi rancangan dan pengembangan Tri Dharma PT
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 49
Validasi kurikulum dilaksanakan dengan pengesahan oleh pimpinan UMG
agar karakteristik layanan pendidikan yang direncanakan dalam rancangan
kegiatan pendidikan dapat dipastikan penerapannya. Validasi perencanaan
penelitian dan pengebadian kepada masyarakat dilakukan oleh Ketua Lemlit dan
LPM. Secara umum, validasi dilakukan pada tahap akhir suatu perencanaan.
Akreditasi dan sertifikasi oleh berbagai pihak di dalam dan luar unit kerja
termasuk metode validasi. Rekaman adanya tindakan dan keluaran validasi harus
dipelihara.
7.3.7. Pengendalian Perubahan Rancangan dan Pengembangan Tri Dharma PT
Dalam lingkungan pendidikan, pesatnya perkembangan iptek dan
kebutuhan masyarakat menjadi arahan tinjauan rancangan dan pengembangan tri
dharma PT secara periodik dan menghasilkan perubahan. Perubahan tersebut
diidentifikasi, didokumentasikan, disyahkan dan dikomunikasikan kepada
pihak-pihak terkait. Setiap perubahan harus mencakup keseluruhan kegiatan
terkait dan rekaman harus dipelihara.
7.4. Pengadaan Sumber Daya Universitas Muhammadiyah Gresik
Proses dan prosedur pembelian maupun pengadaan barang atau jasa ditetapkan
oleh Tim Pengadaan Barang UMG sesuai Prosedur Pengadaan Barang/Jasa, yang
mencakup evaluasi kebutuhan dan pengendalian layanan pendidikan yang harus
disediakan sehingga proses tersebut betul-betul memenuhi kebutuhan dan persyaratan
lembaga atau unit kerja. Proses pengadaan barang dan jasa yang dijalankan juga harus
memenuhi persyaratan peraturan UMG dan perundang-undangan yang berlaku.
7.4.1. Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Usulan pengadaan sumberdaya harus mencakup identifikasi spesifikasi
kebutuhan yang tepat, efektif dan akurat, termasuk persyaratan kualifikasi SDM
untuk meningkatkan kompetensi, yang dilakukan dengan pelatihan dan atau
studi lanjut sesuai spesifikasi bidang studi. Evaluasi kebutuhan biaya pengadaan
barang/jasa maupun layanan pelatihan dan/atau studi lanjut harus
mempertimbangkan kebutuhan dan kualifikasi kinerja penyedia barang atau
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 50
layanan pendidikan unit kerja. Kualifikasi penyedia barang/jasa harus memenuhi
ketentuan yang berlaku, dipilih dan dievaluasi sesuai prosedur pengadaan
barang/jasa di UMG. Khusus untuk Pengadaan dengan dana dari APBN/APBD/
Pemerintah, proses dan tahapan pengadaan dilakukan dengan penunjukan
langsung, pemilihan lansung atau lelang sesuai Pedoman Pelaksanaan
Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Perpres No. 70 tahun 2012 dan atau
aturan pemanfaatan dana hibah yang diterima UMG. Hal ini menyangkut alokasi
anggaran dan klasifikasi barang/ jasa yang dibutuhkan. Dokumen pengadaan
barang/jasa didokumentasikan oleh penanggung jawab kegiatan.
7.4.2. Informasi Pengadaan Barang dan Jasa
Informasi pengadaan harus memenuhi kebutuhan barang/jasa dan layanan
pelatihan/studi lanjut sesuai keperluan. Harus dijamin bahwa informasi tersebut
memenuhi kebutuhan unit kerja, memenuhi persyaratan prosedur, kontrak, dan
kualifikasi SDM.
7.4.3. Verifikasi Barang dan Jasa Hasil Pengadaan
Tim penerima barang/ jasa UMG melakukan pemeriksaan terhadap
barang/jasa yang datang dan mencocokkan dengan spesifikasi barang/jasa yang
dipesan. Selain itu, proses pengadaan barang/jasa dipantau dan dievaluasi oleh
tim khusus atas permintaan pimpinan UMG. Hasil verifikasi disampaikan
kepada pimpinan UMG dalam bentuk laporan. Jika terdapat ketidaksesuaian
maka pimpinan UMG meminta perbaikan atau tindakan koreksi atau
pencegahan.
7.5. Penyediaan Layanan Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat
7.5.1. Pengendalian Penyediaan Layanan Tri Dharma PT
Universitas, Fakultas, program studi dan setiap unit kerja penyelenggara
pendidikan dan layanan pendukungnya harus menyediakan informasi layanan tri
dharma PT, metode prosedur/instruksi yang diperlukan, fasilitas yang diberikan,
kegiatan pemantauan dan evaluasi pengukuran keberhasilan, yudisium/wisuda
atau proses penyerahan jasa layanan lainnya. Selain itu, universitas, fakultas,
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 51
program studi juga memiliki mekanisme rutin untuk memantau daya saing
lulusan (melalui tracer study) atau layanan lainnya melalui evaluasi pasca
kegiatan penelitian (melalui evaluasi sitasi) maupun pengabdian kepada
masyarakat (melalui evaluasi kepuasan stakeholder). Universitas
Muhammadiyah, program studi memastikan keseluruhan proses terkendali
melalui Monev Renstra UMG sesuai prosedur yang berlaku.
7.5.2. Validasi Proses Penyediaan Layanan Tri Dharma PT
Universitas Muhammadiyah dan program studi melakukan validasi atau
pengesahan penyediaan layanan Tri Dharma PT setelah ada klarifikasi
penyediaan layanan oleh unit terkait. Pengaturan penyediaan layanan pendidikan
dijelaskan dalam dokumen Pedoman Pendidikan UMG. Pengaturan kegiatan
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat diatur oleh Lemlit dan LPM.
Dengan pedoman tersebut, UMG melakukan penyerahan ijasah kepada lulusan
dalam acara wisuda, kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
sesuai yang direncanakan. Daftar lulusan setiap program studi tersedia dalam
Buku Wisuda yang diterbitkan setiap kali wisuda.
7.5.3. Identifikasi dan Penelusuran Kegiatan Layanan Tri Dharma PT
Universitas, Fakultas, program studi dan unit kerja terkait harus
mengendalikan, merekam hasil identifikasi status dan menelusuri layanan tri
dharma PT. Hal ini antara lain dilakukan melalui monev internal atas permintaan
pimpinan UMG melalui Wakil Manajamen berdasarkan Evaluasi Kinerja setiap
unit kerja, yang dilaporkan rutin kepada atasan langsung. Hal ini untuk
menjamin kesesuaian jasa layanan yang dihasilkan. Ketidaksesuaian dan
ketidakpatuhan direkam dan dilaporkan ke pimpinan UMG.
7.5.4. Barang dan Informasi Milik Mahasiswa
UMG mengidentifikasikan, memverifikasi dan melindungi barang milik
mahasiswa yang disediakan untuk dipakai.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 52
UMG melaporkan kepada pelanggan dan membuat catatannya, apabila
barang milik pelanggan hilang, rusak atau hal lain yang tidak sesuai untuk
dipakai.
7.5.5. Penyimpanan Barang dan Informasi
Universitas, Fakultas, program studi dan unit kerja penyelenggara
pendidikan harus menyimpan dokumen akademik dan produk layanan misalnya
sejarah unit kerja, kurikulum, dan materi yang dicetak atau elektronik (misalnya
soal ujian seleksi, laporan, SK, MoU, database, program komputer). Produk
layanan teridentifikasi, pengelolaan, pengemasan, perlindungan, terpelihara baik
hingga memenuhi persyaratan saat penyerahan.
Barang tersebut termasuk untuk proses pendidikan dan/atau pendidikan,
misalnya bahan kimia untuk laboratorium, bahan baku atau olahan untuk pilot
plant dan layanan pendidikan dengan umur simpan terbatas untuk pengajaran
atau penelitian dan pekerjaan pengembangan.
7.6. Pengendalian Instrumen Pemantauan dan Pengukuran Keberhasilan
Universitas, Fakultas, program studi dan unit kerja harus menetapkan instrumen
penilaian (assessment) yang valid untuk mengukur keberhasilan pencapaian target
kinerja. Pemantauan dan pengukuran harus dilakukan dalam rangka menjamin
kesesuaian antara program kerja unit kerja dengan Rencana Strategis dan target yang
dicapai. Pemantauan dan pengukuran bidang pendidikan mencakup semua aspek mulai
dari input-proses-output, misalnya untuk unit kerja pelaksana akademik adalah profil
kinerja mahasiswa, ujian tertulis, latihan/tugas/kuis, presensi kehadiran dan ujian akhir.
Universitas Muhammadiyah, program studi atau unit kerja menetapkan instrumen
dan menjamin proses untuk memastikan bahwa kuisioner penilaian kinerja atau soal
ujian mahasiswa diberikan dengan konsisten, aman tanpa kebocoran dan hasilnya valid.
Apabila instrumen atau perangkat lunak penilaian atau ujian ditemukan tidak valid,
universitas atau unit kerja melakukan klarifikasi dan merekam tindakan perbaikan
ketidakvalidan. Semua hasil penilaian dan pengukuran kinerja direkam dan dipelihara,
baik dalam bentuk cetak ataupun soft copy sesuai ketentuan.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 53
BAB VIII
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENINGKATAN MUTU
8.1. Panduan Umum
Outcomes dari pemantauan dan pengukuran digunakan untuk mengidentifikasi
area peningkatan sistem manajemen mutu dan proses penyelenggaraan pendidikan.
8.2. Pemantauan Dan Pengukuran
8.2.1. Kepuasan Mahasiswa
UMG menetapkan sistem evaluasi secara rutin persepsi mahasiswa tentang
tingkat layanan yang diberikan dibandingkan harapannya. Informasi kepuasan
mahasiswa harus didukung oleh bukti obyektif. UMG mendiskusikan dengan
pelanggan tentang persepsi kepuasannya.
8.2.2. Audit Internal
UMG melalui BPM melaksanakan audit internal berdasarkan program
audit internal untuk menilai kinerja implementasi sistem manajemen mutu dan
penyelenggaraan pendidikan. Audit internal dilakukan oleh auditor yang
kompeten dan tersertifikasi. Hal ini dilakukan sebelum audit eksternal. Audit
internal digunakan untuk menilai kesesuaian implementasi sistem di tiap unit
kerja.
UMG mendokumentasikan laporan akhir audit internal. Umpan balik dari
hasil audit digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan untuk tindakan korektif
dan pencegahan. Rekaman audit internal dipelihara. Prosedur pelaksanaan audit
internal mengacu pada Prosedur Audit Internal UMG.
8.2.3. Pemantauan Dan Pengukuran Proses
UMG mengukur dan memantau kinerja dan keefektivan proses yang
digunakan untuk mengelola dan menyampaikan layanan. Pengukuran proses
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 54
layanan inti dan penunjang dilakukan pada tahap yang sesuai selama realisasi
proses.
UMG mendokumentasikan metode yang digunakan untuk mengukur
kinerja dan keefektivan proses.
8.2.4. Pemantauan Dan Pengukuran Pendidikan
Unit kerja di UMG yang memberikan layanan pendidikan (termasuk
memberikan pelatihan) harus menetapkan dan menggunakan metode untuk
pemantauan dan pengukuran layanan pendidikan pada interval yang
direncanakan selama realisasinya dan outcome akhir, untuk memverifikasi
bahwa mereka memenuhi persyaratan desain yang ditetapkan serta persyaratan
peraturan dan perundang-undangan dan akreditasi yang berlaku.
Untuk berbagai ragam pendidikan/pelatihan, alat evaluasi seperti asesmen,
kuis, ujian atau peragaan sebaiknya digunakan untuk mengukur kemajuan
pemenuhan persyaratan kurikulum.
Penilaian kinerja unit kerja yang memberikan layanan
pendidikan/pelatihan sebaiknya juga dilakukan sebagai bagian dari layanan
pendidikan/pelatihan.
Hasil proses evaluasi ini sebaiknya direkam dan digunakan untuk
menunjukkan tingkat proses pengajaran mencapai sasaran yang direncanakan.
8.3. Pengendalian Layanan Akademik Yang Tidak Sesuai
UMG memastikan bahwa pembelajaran dan pelatihan yang tidak sesuai dengan
persyaratan diidentifikasikan dan dikendalikan untuk mencegah penggunaan yang tidak
diinginkan.
UMG mendokumentasikan prosedur pengendalian, tanggung jawab dan
wewenang untuk menangani ketidaksesuaian pembelajaran dan pelatihan.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 55
8.4. Analisa Data
Unit kerja di UMG sebaiknya menganalisis data dan informasi yang dikumpulkan,
menggunakan, tetapi tidak terbatas pada, metode analisis dan pemecahan masalah yang
diterima.
Data sebaiknya digunakan untuk mendukung perbaikan berkesinambungan
melalui proyek perbaikan, dan juga tindakan korektif dan preventif.
Metode statistik sebaiknya diterapkan untuk menganalisis setiap aspek sistem
manajemen mutu. Analisis statistik untuk berbagai ukuran seperti indikator kinerja,
angka drop out, rekaman capaian, kepuasan pelanggan, dan analisis kecenderungan
dapat membantu dalam menjamin efektifitas pengendalian proses yang merupakan
bagian dari sistm manajemen mutu.
Pengukuran dan evaluasi sebaiknya terus menerus dan dinyatakan dalam prosedur
kerja atau instruksi kerja. Unit kerja harus menganalisa data dari berbagai sumber, untuk
membandingkan sumber, untuk membandingkan kinerja sistem dan proses pendidikan,
untuk mengidentifikasi bidang perbaikan.
8.5. Perbaikan
8.5.1. Perbaikan Berkesinambungan
Unit kerja harus meningkatkan keefektifan sistem manajemen mutu dan
proses pendidikan secara berkesinambungan dengan mendorong personil untuk
mengidentifikasi dan menerapkan usaha peningkatan sesuai dengan ruang
lingkup layanan utamanya.
Metode yang sesuai digunakan untuk mengidentifikasi peningkatan
potensial yang didasarkan atas analisis mutu dan metode statistik. Proses
perbaikan harus juga mencakup tindakan yang diambil dalam penyelesaian
keluhan, saran dan komentar mahasiswa.
8.5.2. Tindakan Korektif
Unit kerja harus menetapkan prosedur kerja (prosedur terdokumentasi)
untuk melaksanakan tindakan korektif yang teridentifikasi dari analisis
penyebab ketidaksesuaian dan peluang peningkatan.
MANUAL MUTU SPMI UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH
GRESIK
Nomor : QMR-UMG-003
Tanggal Terbit : 02-01-2016
Revisi : 01
Halaman : 1 - 56
Manual Mutu SPMI Universitas Muhammadiyah Gresik 56
Tindakan korektif sebaiknya diambil untuk mengeliminasi
ketidaksesuaian yang terjadi selama kinerja sistem manajemen mutu dan proses
pemberian layanan pelanggan. Tindakan korektif sebaiknya direkam.
8.5.3. Tindakan Pencegahan
Unit kerja harus menetapkan prosedur kerja (prosedur terdokumentasi)
untuk melaksanakan tindakan Pencegahan yang dihasilkan dari analisis
ketidaksesuaian potensial dan peluang perbaikan dalam sistem manajemen mutu
dan layanan pada pelanggan (mahasiswa dan pihak terkait).
Tindakan Pencegahan sebaiknya direkam dan dikomunikasikan ke bidang
organisasi yang sesuai. Hasil dari perbaikan atas tindakan prekventif sebaiknya
dikomunikasikan keseluruhan organisasi.