Manual Mutu Draft 01v1.fk.ub.ac.id/id/spma/ujmmmrs/manual mutu mmrs 2010.pdf · jenis dokumen mutu...
Transcript of Manual Mutu Draft 01v1.fk.ub.ac.id/id/spma/ujmmmrs/manual mutu mmrs 2010.pdf · jenis dokumen mutu...
Manual Mutu
PROGRAM STUDI
MAGISTER MANAJEMEN RUMAH SAKIT PROGRAM PASCASARJANA FAKULTAS KEDOKTERAN
UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG
2010
Manual Mutu Program Studi Magister Manajemen Rumah Sakit
Program Pascasarjana Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya
Kode Dokumen : 00810 05000
Status Revisi : Draft 1/23 Desember 2010
Diajukan oleh : Ketua Unit Jaminan Mutu PS MMRS
FKUB ttd
dr. Viera Wardhani, MKes
Disetujui oleh : Ketua Program Studi MMRS FKUB
ttd
Prof. Dr.dr. Achmad Rudijanto, SpPD
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 1 dari 25 halaman
Bagian 1: PENDAHULUAN
1.1. Ruang Lingkup
Manual mutu merupakan dokumen mutu level 1 yang mendeskripsikan sistem manajemen mutu yang
diterapkan oleh Program studi (PS) Magister Manajemen Rumah Sakit (MMRS) Fakultas Kedokteran
Universitas Brawijaya (FKUB). Sistem manajemen mutu yang dimaksud merupakan sistem yang
dikembangkan untuk memastikan keseluruhan input, proses, output, dan outcome proses pelayanan
program studi (Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian Masyarakat) mampu memenuhi standar mutu
yang ditetapkan. Oleh karena itu dokumen Manual Mutu ini menjadi acuan penyelenggaraan
keseluruhan proses pelayanan di program studi yang selanjutnya diterjemahkan lebih detil kedalam
prosedur, petunjuk teknis, dan form baku. Sistem manajemen mutu yang dikembangkan oleh PS MMRS
FKUB mengacu pada standar manajemen mutu ISO 9001:2008, panduan aplikasi manajemen mutu ISO
9001:2000 pada program pendidikan (IWA2:2007) dengan memperhatikan standar mutu
penyelenggaraan program magister BAN PT 2009.
1.2. Tujuan Manual Mutu
Tujuan penyusunan dokumen manual mutu ini adalah untuk mendeskripsikan sistem manajemen mutu
program studi. Oleh karena itu manual mutu ini merupakan acuan informasi dan standar
penyelenggaraan pelayanan program studi dalam mengembangkan kebijakan dan prosedur untuk
mencapai misi, visi yang sesuai dengan yang disepakati. Disamping itu manual mutu juga berfungsi
untuk menggambarkan hubungan dan keterkaitan antara semua kebijakan dan prosedur
penyelenggaraan pelayanan yang menjamin sinergi untuk mencapai misi dan visi organisasi.
Sistem manajemen mutu program studi sangat bergantung pada pendekatan sistematis
penyelenggaraan pelayanan yang ditujukan untuk memastikan bahwa harapan pelanggan telah
dipahami dan terpenuhi. Pengelola PS MMRS FKUB sangat menyadari bahwa komitmen pada prinsip
manajemen mutu di semua level organisasi dan perbaikan sistem mutu yang telah berjalan hanya dapat
dikembangkan berdasarkan umpan balik dari mahasiswa sebagai pelanggan utama, rumah sakit dan
manajer rumah sakit sebagai pelanggan tidak langsung dan pengguna lulusan, institusi penyelenggara
akreditasi program pendidikan dan persepsi semua stakeholder lain.
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 2 dari 25 halaman
Bagian 2: LANDASAN KEBIJAKAN MANAJEMEN MUTU
Penyelenggaraan pelayanan PS MMRS FKUB merupakan bagian dari penyelenggaraan pelayanan
pendidikan tinggi di Indonesia serta dalam lingkup Universitas Brawijaya dan Fakultas Kedokteran. Oleh
karena itu dalam mengembangkan manual mutu PS MMRS mengacu pada kebijakan penyelenggaraan
pendidikan internasional, nasional, universitas dan fakultas sebagai berikut;
1. Undang-undang No. 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional. 2. Pedoman Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Tahun 2003. 3. Peraturan Pemerintah No.19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan. 4. Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi oleh Badan Akreditasi Nasional, 2008. 5. Akreditasi Program Studi Sarjana, Magister dan Doktor oleh Badan Akreditasi Nasional, 2009. 6. Persyaratan SMM ISO 9001:2008. 7. Persyaratan SMM untuk layanan pendidikan IWA2:2007. 8. Standar mutu world class university (WCU QS Asia) 2009. 9. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Universitas Brawijaya. 10. Dokumen Sistem Penjaminan Mutu Fakultas Kedokteran.
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 3 dari 25 halaman
Bagian 3: ISTILAH DAN DEFINISI
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 4 dari 25 halaman
Bagian 4: SISTEM MANAJEMEN MUTU
4.1. Gambaran Program Studi MMRS
Program studi MMRS FKUB pertama kali diselenggarakan sebagai minat dalam program studi Magister
Manajemen di Fakultas Ekonomi pada tahun 2004. Selanjutnya tim pengelola mempersiapkan
pengembangan program studi melalui proses studi kelayakan pada calon mahasiswa dan pengguna
lulusan serta mempersiapkan dokumentasi pengajuan program studi. Sesuai dengan SK Rektor nomor…
program minat manajemen rumah sakit selanjutnya dikelola oleh Fakultas Kedokteran. Secara resmi
penyelenggaraan pendidikan Magister Manajemen Rumah Sakit dengan gelar MMRS ditetapkan pada
tahun 2009 dengan SK Mendiknas…………
4.2. Misi, Visi dan Sasaran Strategis Program Magister Manajemen Rumah Sakit
Misi, visi awal yang dituliskan berikut merupakan misi dan visi yang ditetapkan bersamaan dengan
pendirian program studi yang dikembangkan berdasarkan studi kelayakan pengembangan program
studi.
Visi
Misi
Pencapaian misi dan visi awal tersebut telah diterjemahkan dalam Program kerja MMRS yang ditetapkan
bersama dengan Raker Fakultas pada Desember 2008.
Sejalan dengan perkembangan organisasi, masukan dari stakeholder dan perkembangan lingkungan
eksternal dipandang perlu melakukan revisi Misi dan Visi organisasi sebagai berikut (draft 1):
Misi
Misi dari PS MMRS FKUB adalah melayani mahasiswa dan masyarakat pengguna jasa pelayanan
kesehatan dengan memenuhi kebutuhan ilmu dan keahlian dalam bidang manajemen rumah sakit di
Indonesia terutama pada wilayah Indonesia Timur?. Program studi MMRS FKUB bukan sekedar menjadi
penyelenggara layanan pendidikan tinggi tetapi mempunyai komitmen untuk memberikan kontribusi
bermakna dalam meningkatkan kualitas hidup masyarakat secara menyeluruh.
Misi tersebut dicapai melalui kualitas tertinggi dan peningkatan berkelanjutan dalam desain dan
penyelenggaraan pelayanan pendidikan tinggi setara magister, pelatihan, penelitian dan program
pengabdian masyarakat. Secara spesifik MMRS memberikan penekanan program pelayanan dalam:
1. Pendidikan tinggi setara magister yang menekankan pencapaian keahlian dalam manajemen
rumah sakit
2. Pendidikan profesional berkelanjutan bagi manajer rumah sakit dalam bentuk: short course,
training, dan in-hospital training dan re-training
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 5 dari 25 halaman
3. Konsultasi dan pendampingan berkelanjutan bagi manajemen rumah sakit sesuai dengan jenis
dan level kebutuhan
4. Penelitian yang berkesinambungan dan terprogram sesuai dengan kebutuhan pengguna dan
perkembangan keilmuan
5. Pengembangan model aplikasi teknologi manajemen rumah sakit untuk menyelesaikan
permasalahan di masyarakat
Visi
MMRS FKUB akan menjadi role model baru program pendidikan magister manajemen rumah sakit di
Indonesia dan Asia yang mengedepankan pengembangan keahlian, aplikasi pengetahuan dalam praktek
manajemen rumah sakit dengan memberikan keunggulan dalam setiap bentuk pelayanannya
2.3. Proses Utama Sistem Manajemen Mutu Program Magister Manajemen Rumah Sakit
Komponen sistem manajemen mutu PS MMRS FKUB mengacu pada ISO 9001:2008 dan aplikasinya pada
pelayanan pendidikan IWA2:2007 juga sistem penjaminan mutu internal Universitas dan Fakultas.
Komponen yang dikembangkan harus mampu mengakomodasi misi dan visi program studi serta
keseluruhan proses pelayanannya. Secara skematis komponen sistem manajemen mutu disajikan pada
gambar 1.
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 6 dari 25 halaman
Skema tersebut menekankan bahwa sistem manajemen mutu MMRS mempunyai fokus pada pelanggan
yang didukung dengan proses manajemen dan sistem pendukung yang adekuat dan terkendali.
Keluaran yang diharapkan tidak terbatas pada kepuasan pelanggan (pembelajar) tetapi juga kualitas
pengguna (pelayanan rumah sakit) yang selanjutnya berdampak pada kualitas hidup manusia (pengguna
jasa layanan kesehatan).
Sistem manajemen mutu MMRS membutuhkan komitmen manajemen yang memastikan bahwa setiap
bentuk program layanan dikembangkan berdasarkan kebutuhan pembelajar dan manajemen rumah
sakit. Berdasarkan desain layanan yang adekuat, program studi juga harus menjamin ketersediaan
sumberdaya dan lingkungan yang adekuat pula sebagai prasyarat terselenggaranya pelayanan melalui
pengendalian prosedur pengadaan dan rekruitmen, pemeliharaan yang bersifat proaktif dan
pengembangan sumberdaya manusia yang terprogram. Proses pemberian pelayanan juga dikendalikan
melalui standar dan prosedur pelayanan. Upaya peningkatan berkelanjutan dilakukan melalui proses
monitoring dan evaluasi berkelanjutan dengan menetapkan indikator disetiap tahapan program dan
pelayanan sehingga mampu mengidentifikasi secara dini setiap bentuk penyimpangan dari standar
sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi dan perbaikan. Sistem monitoring dan evaluasi juga
dikembangkan untuk menemukan peluang peningkatan mutu secara berkelanjutan.
Output yang diamati secara langsung adalah prestasi dan kinerja akademik pembelajar serta kepuasan
pembelajar. Dampak diamati melalui kinerja mutu pelayanan organisasi tempat pembelajar bekerja
serta dampak makro pada kepuasan pelanggan rumah sakit dan kualitas hidup masyarakat.
4.4. Sistem Pengendalian Dokumen
Dokumen yang dimaksudkan dalam sistem manajemen mutu meliputi dokumen mutu (manual mutu,
prosedur operasional standar, petunjuk teknis, dan form), kebijakan manajemen internal maupun
eksternal (fakultas dan universitas). Disamping itu proses pendidikan juga menghasilan dokumen legal
dari pembelajar dan hasil belajar yang harus dikelola, demikian juga dokumen sumber belajar (textbook
dan jurnal).
Program studi mengembangkan suatu sistem pengendalian dokumen yang dituangkan dalam prosedur
operasional standar pengendalian dokumen (Dokumen: 00810.06001). Prosedur pengendalian dokumen
ditujukan untuk memastikan:
Adanya proses editing, review berkala dan persetujuan setiap bentuk dokumen internal serta
pencatatan tentang status pengembangan dan revisinya. Manajemen berkomitmen setiap
bentuk dokumen harus melalui proses review paling lambat dalam jangka waktu dua tahun
sejak diterbitkan atau sesuai hasil audit dan umpan balik.
Setiap bentuk dokumen kebijakan eksternal (Fakultas dan Universitas) didokumentasikan,
ditindaklanjuti dan didiseminasikan sesuai dengan sasaran dan kebutuhan.
Setiap bentuk dokumen diketahui dan dapat diakses oleh semua yang memiliki kepentingan
terhadap dokumen tersebut.
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 7 dari 25 halaman
Dilakukan updating setiap bentuk sumber belajar mahasiswa minimal setiap dua tahun sekali
untuk textbook dan setiap terbitan untuk jurnal. Informasi ketersediaan dan kekinian sumber
belajar harus disosialisasikan dan mudah diakses oleh semua pembelajar.
Setiap bentuk dokumen legal pembelajar terdokumentasi rapi dengan backup yang adekuat
serta tetap up to date.
Program studi MMRS FKUB mengembangkan sistem dokumentasi mutu yang mengacu pada sistem
dokumentasi ISO yang telah diadaptasi pada tingkat universitas dan fakultas. Secara ringkas struktur dan
jenis dokumen mutu menganut hirarki dokumen kerucut terbalik disajikan pada tabel 1. Struktur hirarki
yang diterapkan menganut arti hubungan dan urutan antar dokumen. Prosedur merupakan
penerjemahan langsung dari manual mutu sehingga berada satu level dibawah manual mutu. Petunjuk
teknis menjelaskan lebih detail peran masing-masing fungsi yang diuraikan dalam prosedur.
Tabel 1. Struktur Dokumen Mutu Magister Manajemen Rumah Sakit
Level Dokumen Nama Dokumen Nomor Dokumen
0 Kebijakan SK Pendirian Program Studi 00810 01.01 Pernyataan Misi dan Visi 00810 01.02 Rencana Strategis Organisasi
Pedoman Akademik 00810 01.03 00810 01.04
I Manual Mutu 00810 05.00
II Alur dan Prosedur 00810 06.00
III Petunjuk Teknis 00810 06.00.000.000
IV Form Isian 00810 06.00.000.000
V Dokumen Pendukung 00810 07.000
4.5. Sistem Pengendalian Rekaman Tercatat dan Audit
Rekaman tercatat yang dimaksudkan dalam dokumentasi mutu adalah semua rekam jejak pelaksanaan
sistem manajemen mutu dan indikator keterlaksanaan (ketercapaiannya) disetiap tahapan. Termasuk
didalam rekaman tercatat tersebut adalah dokumen legal evaluasi kinerja mahasiswa. Program studi
MMRS mengembangkan Sie Pengendali Data dan Informasi yang bertanggungjawab untuk memastikan
semua rekaman tercatat dan didokumentasikan secara sistematis, up to date, terkendali dan mudah
diakses bagi semua pemangku kepentingan. Mekanisme ini dimaksudkan untuk dapat memberikan
informasi berbasis bukti bagi manajemen tentang ketercapaian standar dan sistem manajemen mutu
serta mengidentifikasi peluang perbaikan secara berkelanjutan. Rekaman tercatat dapat dalam bentuk
hard copy maupun softcopy. Secara bertahap PS MMRS mengembangkan sistem networking office work
dan data sehingga diharapkan semua data memiliki versi soft copy dan mudah diakses sesuai dengan
tingkat kepentingan dan hak akses masing-masing.
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 8 dari 25 halaman
Prosedur pengendalian rekaman tercatat dituangkan dalam prosedur tersendiri (810.06.02) untuk
memastikan data yang terekam minimal meliputi:
1. Biodata mahasiswa, dosen dan tenaga administrasi
2. Kriteria input mahasiswa dan proses seleksi penerimaan mahasiswa
3. Rekam jejak waktu dan hasil evaluasi mahasiswa (pembelajar) disetiap tahapan pendidikan
4. Kriteria input, proses penerimaan, pembinaan dan kinerja dosen
5. Data keterlaksanaan semua prosedur pelayanan sesuai dengan indikator yang telah ditetapkan
dimasing-masing prosedur , petunjuk teknis dan form isian baku
6. Sumber belajar
7. Proses monitoring dan evaluasi program kerja serta sistem manajemen mutu
8. Dokumentasi proses, hasil penelitian dan publikasi
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 9 dari 25 halaman
Bagian 5: TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.1. Komitmen Manajemen
Ketua dan Sekretaris PS MMRS FKUB menunjukkan komitmen yang jelas dan terukur terhadap
pengembangan, penerapan serta monitoring dan evaluasi dari sistem manajemen mutu program studi.
Komitmen tersebut diwujudkan melalui penetapan kebijakan mutu yang mencerminkan orientasi pada
pembelajar (pelanggan) serta hasil yang tidak terbatas pada output tetapi dampak pada masyarakat
melalui peningkatan mutu berkelanjutan dalam setiap bentuk pelayanan.
Manajemen juga memastikan bahwa kebijakan mutu tersebut dipahami, dilaksanakan dan terpelihara
dalam proses kerja harian melalui pendistribusian secara luas pernyataan kebijakan mutu organisasi
serta melalui evaluasi periodik dalam proses manajemen organisasi untuk menjamin pencapaian tujuan
mutu. Disamping itu manajemen juga berkewajiban untuk menerjemahkan tujuan dan sasaran mutu di
masing-masing bagian dan individu yang direview secara berkala. Sistem penghargaan dalam organisasi
harus mempertimbangkan pencapaian kinerja mutu organisasi, bagian dan individu.
Komitmen setiap level manajemen dan individu di MMRS ditunjukkan melalui kesediaan setiap individu
memberikan upaya terbaik dalam setiap bentuk pelayanan untuk memastikan tercapainya tujuan
program dan kepuasan pelanggan tanpa terkecuali. Komitmen tersebut juga ditunjukkan dalam
partisipasi aktif setiap unit dan individu dalam proses audit internal dan sikap pro aktif dalam
peningkatan mutu berkelanjutan.
5.2. Fokus pada Pelanggan
Pimpinan PS MMRS memastikan bahwa penyelenggaraan pelayanan program studi mulai dari desain
hingga monitoring dan evaluasi dikembangkan berdasarkan kebutuhan pelanggan baik pembelajar
maupun organisasi pelayanan kesehatan sebagai pengguna langsung. Kebutuhan pelanggan tersebut
dipastikan secara jelas dalam desain dan perumusan kurikulum program studi. Keberhasilan program
studi hanya dapat diukur dari keberhasilan pembelajar mengaplikasikan pengetahuan dan keahliannya
dalam menyelesaikan permasalahan manajemen rumah sakit.
Dalam proses pelayanan pendidikan fokus terhadap pelanggan diwujudkan melalui aktifitas berikut:
Pengukuran kepuasan pembelajar, dosen pengajar , staf administrasi dan pengguna selalu
diukur secara berkelanjutan untuk memastikan terpeliharanya kepuasan semua pelanggan
internal dan eksternal melalui evaluasi proses belajar mengajar dan tracer study
Keluhan dan saran pembelajar, dosen dan rumah sakit pengguna juga diidentifikasi dan
dimonitor untuk mengidentifikasi peluang peningkatan mutu berkelanjutan dengan metode
evaluasi proses belajar mengajar dan tracer study
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 10 dari 25 halaman
Organisasi juga membangun interaksi sosial yang adekuat antara dosen, mahasiswa dan
administrasi untuk memastikan identifikasi dan pemenuhan kebutuhan pelanggan yang bersifat
unik.
Kedekatan tersebut juga dibangun melalui milis, jejaring dan informasi yang mudah diakses bagi
mahasiswa , alumni dan calon mahasiswa melalui website interaktif kami
www.fk.ub.ac.id/mmrs
5.3. Kebijakan Mutu
Setiap orang dalam organisasi ini bekerja untuk memberikan upaya terbaik menciptakan
keunggulan melalui peningkatan mutu berkelanjutan dalam setiap bentuk pelayanan
memenuhi kepuasan pelanggan lebih dari yang mereka harapkan
Kebijakan mutu tersebut menunjukkan komitmen dan fokus organisasi tentang apa yang
menjadi tujuan terpenting setiap orang dalam organisasi yaitu harapan dan kepuasan
pembelajar dan pengguna sebagai pelanggan. Lebih lanjut organisasi menekankan bukan hanya
sekedar memenuhi kepuasan tetapi kemampuan untuk mengidentifikasi kebutuhan dan
harapan yang terbaik dalam pelanggan bukan sekedar keinginan yang belum tentu tepat bagi
pelanggan. Identifikasi kebutuhan yang tepat merupakan ciri dari pelayanan pendidikan yang
membedakan dengan pelayanan jasa lainnya. Hal ini juga selaras dengan misi organisasi yang
menekankan tujuan dasar bukan sekedar pada penyelenggaraan pendidikan tetapi kontribusi
terhadap peningkatan kualitas hidup masyarakat (bagian 1.2).
Manajemen memastikan kebijakan mutu ini dipahami dan dilaksanakan oleh setiap unit dan
individu melalui berbagai bentuk kebijakan manajemen pengembangan sumber daya manusia
termasuk diantaranya pendidikan, pelatihan dan sistem penilaian kinerja dan penghargaan
(bagian 6.2.2).
5.4. Perencanaan Sistem Mutu
5.4.1. Sasaran Mutu
Tujuan mutu secara umum adalah untuk mencapai kebijakan mutu organisasi serta memenuhi standar
mutu pendidikan (BAN PT) yang telah diterjemahkan menjadi standar mutu program studi, dan standar
manajemen mutu pendidikan yang mengacu pada ISO 9001:2008, IWA2. 2007. Secara spesifik tujuan
yang ingin dicapai adalah terpenuhinya standar akreditasi program studi minimal B, terpenuhinya
tingkat kepatuhan sistem manajemen mutu. Program studi MMRS juga menjadi bagian dari komitmen
universitas untuk menuju World Class University.
Sejalan dengan upaya tersebut PS MMRS juga menerjemahkan misi dan visi organisasi menjadi tujuan,
ukuran ketercapaian tujuan, inisiatif mencapai tujuan dan target disetiap inisiatif sesuai tujuan dalam
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 11 dari 25 halaman
bentuk dokumen Scorecard MMRS. Scorecard tersebut selanjutnya diterjemahkan menjadi scorecard
unit dan individu yang dituangkan dalam dokumen Scorecard unit dan individu. Pelaksanaan inisiatif dan
pencapaian target dituangkan dalam MMRS Scorecard Board yang dapat dilihat dan dievaluasi oleh
semua staf sebagai bentuk komunikasi dan penghargaan.
5.4.2. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu
Proses perencanaan sistem manajemen mutu meliputi penetapan kebijakan mutu (bagian 3.3) dan
sasaran mutu (5.4.1) yang dituangkan dalam manual mutu ini diikuti dengan penetapan prosedur
terkait serta penyediaan sumberdaya yang adekuat (bagian 6.1.) untuk menjamin efektifitas sistem
manajemen mutu. Oleh karena itu Manual Mutu ini menggambarkan keseluruhan perencanaan
organisasi untuk mengembangkan, memelihara dan meningkatkan secara berkelanjutan suatu sistem
manajemen mutu yang efektif. Proses review oleh manajemen (bagian 5.6) dan audit internal dilakukan
untuk memastikan bahwa integritas sistem manajemen mutu organisasi tetap terpelihara ketika terjadi
perubahan signifikan. Unit Jaminan Mutu bersama dengan Sekretaris Program Studi juga
bertanggungjawab untuk mengembangkan dokumen perencanaan mutu untuk setiap bentuk program
atau proyek yagn relevan dengan pelayanan organisasi.
5.5. Tanggung Jawab, Wewenang dan Komunikasi
5.5.1. Tanggung jawab dan Wewenang
Organisasi menetapkan secara jelas tanggung jawab setiap bagian organisasi sesuai dengan tugas pokok
dan fungsi masing-masing dalam melaksanakan sistem manajemen mutu organisasi yang dituangkan
dalam struktur organisasi dan job deskripsi. Secara ringkas tanggung jawab masing-masing pemegang
otoritas dalam penerapan sistem manajemen mutu yang efektif adalah sebagai berikut
Ketua Program Studi dan atau Sekretaris Program Studi bertanggung jawab dalam menetapkan
garis kebijakan mutu yang dituangkan dalam manual mutu serta mengelola pelaksanaan sistem
manajemen mutu. Secara berkala pimpinan program studi bertanggungjawab untuk
menyelenggarakan review penerapan sistem manajemen mutu berdasarkan kajian dari unit
jaminan mutu.
Unit Jaminan Mutu bertanggung jawab dalam mengembangkan dan mendokumentasi setiap
bentuk dokumen sistem manajemen mutu, monitoring dan evaluasi penerapan sistem
manajemen mutu serta melakukan kajian dokumen mutu dan standar. Unit juga
bertanggungjawab untuk mengkomunikasikan perkembangan pencapaian standar mutu yang
disepakati bersama.
Manajemen bidang atau seksi bertanggungjawab untuk memastikan pencapaian kinerja standar
mutu di masing-masing bagian dengan mengidentifikasi peluang perbaikan dan merancang
tindakan koreksi yang disepakati bersama
Setiap pegawai: setiap orang dalam organisasi bertanggungjawab untuk mencapai target kinerja
mutu individu sesuai dengan sasaran, indikator, inisiatif dan target yang tetlah disepakati.
Setiap individu diberdayakan untuk mampu menemu kenali setiap potensi ketidaksesuaian
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 12 dari 25 halaman
proses organisasi dalam fungsi masing-masing dan melaporkannya dalam proses audit internal.
Setiap orang juga terlibat merencanakan dan melakukan tindakan koreksi dan peningkatan pro
aktif sesuai wewenang masing-masing. Secara detail deskripsi dan kontribusi masing jabatan
dan orang untuk melaksanakan sistem manajemen mutu diuraikan pada berbagai dokumen
yang relevan baik itu prosedur operasional standar pelayanan, alur kerja, job deskripsi, instruksi
kerja.
5.5.2. Perwakilan Manajemen
Perwakilan manajemen bertindaka mewakili organisasi dalam proses sertifikasi atau audit. Sesuai
dengan manual mutu universitas Sekretaris program studi bertindak sebagai perwakilan manajemen.
Sekretaris program studi mempunyai wewenang dan tanggungjawab untuk memonitor, mengevaluasi
dan memelihara pelaksanaan sistem manajemen mutu. Untuk menjalankan fungsi dan
tanggungjawabnya dalam pengelolaan sistem manajemen mutu, Sekretaris program studi dibantu UJM
terutama dalam dokumentasi monitoring dan evaluasi pelaksanaan sistem manajemen mutu. Pelaporan
dilakukan sesuai dengan mekanisme tinjauan manajemen yang diuraikan pada bagian 5.6.
5.5.3. Komunikasi Internal
Manajemen program studi mempunyai tanggungjawab untuk memastikan satu sistem komunikasi
internal yang menjamin terlaksananya sistem manajemen mutu yang efektif oleh semua komponen
organisasi dalam setiap langkah dan program organisasi. Sistem komunikasi internal yang dirancang PS
MMRS FKUB adalah sebagai berikut:
Unit Jaminan Mutu secara berkala melakukan review pencapaian kinerja standar mutu di
masing-masing bagian dan menyampaikan hasil review melalui forum komunikasi mutu bulanan
Manajemen harian PS MMRS melakukan review kinerja program setiap minggu dan bulan.
Unit Jaminan Mutu mempunyai tanggungjawab untuk mendokumentasikan dan memantau
keterlaksanaan setiap tindak lanjut permasalahan yang diidentifikasi
5.6. Tinjauan Manajemen
5.6.1. Umum
Ketua dan atau Sekretaris Program Studi MMRS melakukan proses review kepatuhan terhadap sistem
manajemen mutu minimal satu tahun sekali bersama dengan Unit Jaminan Mutu. Proses review atau
tinjauan manajemen dilakukan untuk memantau pencapaian kinerja sistem manajemen mutu dan
mengidentifikasi peluang untuk peningkatan mutu berkelanjutan. Penilaian kepatuhan terhadap standar
dilakukan terutama melalui audit internal mutu organisasi (bagian 8.5). Tinjauan terhadap pencapaian
kinerja mutu sesuai dengan target yang ditetapkan dilakukan melalui evaluasi terhadap rencana
strategis, sasaran dan inisiatif strategis program kerja sesuai dengan indikator dan pentahapan target
yang disepakati bersama. Keluaran utama dari proses tinjauan manajemen adalah rencana tindak lanjut
manajemen untuk upaya perbaikan, peningkatan mutu dan memastikan sumberdaya yang adekuat
untuk upaya tersebut.
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 13 dari 25 halaman
5.6.2. Unsur Masukan dalam Tinjauan Manajemen
dalam pengembangan
5.6.3. Luaran Tinjauan Manajemen
dalam pengembangan
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 14 dari 25 halaman
Bagian 6: PENGELOLAAN SUMBER DAYA
6.1. Penyediaan Sumber Daya
Manajemen bertanggungjawab untuk memastikan ketersediaan sumber daya pembelajaran (tidak
termasuk infrastruktur) sesuai dengan standar mutu pendidikan yang disepakati untuk memastikan
efektifitas penyelenggaraan sistem manajemen mutu. Sumber daya proses pembelajaran tersebut
minimal harus meliputi materi belajar, sumber belajar dan alat serta tekhnologi yang mendukung proses
pembelajaran sesuai dengan metode yang disepakati. Program studi memastikan adanya mekanisme
untuk mengidentifikasi kebutuhan sumber daya melalui masukan dari pelaksana dan pembelajar,
melakukan perencanaan yang adekuat serta penyediaan tepat waktu sesuai kebutuhan.
6.2. Sumber Daya Manusia
6.2.1. Umum
Program studi meyakini bahwa setiap staf dosen dan administrasi merupakan sumber daya utama yang
tak ternilai sehingga manajemen memberikan upaya terbaik untuk memastikan setiap orang dalam
organisasi mampu mencapai potensi optimum masing-masing sesuai melalui program pendidikan dan
pelatihan berkelanjutan. Manajemen juga memastikan setiap upaya untuk terpenuhinya kesejahteraan
karyawan dan keluarga.
6.2.2. Kompetensi, Pelatihan dan Awareness
Kompetensi yang diharapkan bagi setiap posisi sesuai dengan tugas dan tanggungjawab masing-masing
dalam melaksanakan pelayanan yang bermutu ditetapkan oleh Program Studi dengan memperhatikan
kebijakan nasional, universitas dan fakultas. Manajemen juga menetapkan kualifikasi kompetensi
berdasarkan latar belakang pendidikan, pelatihan, ketrampilan dan pengalaman kerja yang
dipersyaratkan. Sekretaris Program Studi mempunyai tanggungjawab penuh untuk merancang dan
melaksanakan program pengembangan sumberdaya manusia sesuai dengan kebutuhan organisasi.
Kebutuhan akan pendidikan dan pelatihan diidentifikasi melalui beberapa aktifitas berikut:
Manajemen mengidentifikasi setiap kebutuhan kompetensi atau posisi baru berdasarkan hasil
rapat rutin evaluasi dan review manajemen setiap semester. Kebutuhan baru tersebut
selanjutnya diterjemahkan menjadi suatu job deskripsi spesifik yang perlu dipenuhi melalui
rekruitmen staf baru, perubahan penempatan/promosi, atau perjanjian kontrak dengan rekanan
(outsourcing).
Sekretaris Program Studi dan atau Duty Manager (Kepala Kantor) dengan input dari semua staf
melakukan penilaian terhadap kesesuaian kualifikasi pelamar dengan kompetensi yang
dibutuhkan berdasarkan dokumen, wawancara dan tes lain yang ditetapkan. Bila dipandang
perlu manajemen membantu satf dalam memenuhi kualifikasinya melalui pelatihan dan
pendidikan termasuk “on the job training”.
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 15 dari 25 halaman
Sekretaris program studi memantau kinerja staf dan keterlaksanaan job deskripsi yang telah
ditetapkan.
Berdasarkan kebutuhan pendidikan, pelatihan dan awareness yang diidentifikasi melalui aktifitas terbut
manajemen menetapkan program pelatihan, pendidikan dan awareness yang selanjutnya diprogramkan
dalam program kerja tahunan Program Studi. Penyelenggaraan program ini dilakukan bekerjasama
dengan universitas, fakultas atau pihak lain yang dipandang kompeten. Evaluasi efektifitas program
pengembangan dipantau melalui perkembangan kinerja staf.
Manajemen berkewajiban memastikan bahwa setiap staf memahami kebutuhan setiap pelanggan yang
relevan dan penting sesuai pelayanan masing-masing dan bagaimana setiap staf dapat memberikan
kontribusi terbaik untuk mencapai kebijakan mutu Program Studi. Proses ini dilaksanakan melalui
customer awareness training, review kinerja staf, pelibatan staf dalam proses audit internal dan
peningkatan berkelanjutan.
Program studi berkewajiban untuk merekam setiap catatan pencapaian pendidikan, pelatihan dan
kualifikasi setiap staf sebagai pertimbangan evaluasi kinerja secara pro-aktif. Secara spesifik kinerja staf
dosen dipantau berdasarkan pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi dan EWMP.
6.3. Sarana Prasarana
Sarana dan prasarana pendidikan yang harus disediakan minimal raung kelas, perpustakaan,
laboratorium manajemen yang secara bertahap akan dikembangkan, ruang bersama, ruang diskusi, dan
akses internet yang adekuat. Fasilitas umum lain disediakan sebagai bagian dari sarana dan prasarana di
Fakultas misalnya sarana transportasi dan parker, took buku, kafetaria dan fasilitas kesehatan. Standar
yang digunakan dalam penyediaan sarana dan prasarana mengacu pada standar akreditasi program
studi magister pada ptanar ke 6.
Manajemen mempunyai komitmen untuk mengutamakan fungsi (ergonomi) desain sarana prasana dan
estetika dengan tetap memperhatikan efisiensi pembiayaan. Proses pengadaan dilakukan dengan
mengacu pada standar pengadaan instansi pemerintah. Disamping bangunan Program Studi juga
memastikan tersedianya fasilitas pendukung proses belajar mengajar seperti alat presentasi (LCD,
computer, pointer , sound system) yang disediakan dalam rasio yang ideal. Pasokan listrik dan air bersih
juga menjadi fasilitas dasar yang harus dipenuhi. Manajemen harus memastikan tersedianya pasokan
listrik dan air bersih sesuai dengan kapasitas dan kebutuhan serta mempunyai sistem back-up yang
adekuat ketika terjadi gangguan pasokan. Hal ini perlu dilakukan untuk menjamin terlaksananya proses
belajar mengajar.
Manajemen berkewajiban untuk melakukan proses pemeliharaan sarana dan prasarana yang bersifat
pro-aktif. Artinya secara proaktif dilakukan pengecekan kondisi bangunan dan dilakukan upaya
pemeliharaan periodic sebelum terjadi gangguan atau kerusakan pada sarana dan prasarana. Fungsi ini
menjadi tanggung jawab dari pelaksana harian pemeliharaan fasilitas dibawah koordinasi bagian umum.
Disamping fungsi faktor kebersihan dan keamanan juga harus menjadi perhatian. Pemeliharaan
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 16 dari 25 halaman
kebersihan dikelola secara professional oleh penyedia jasa dengan cara outsourcing. Manajemen harus
memastikan dipenuhinya standar kebersihan yang telah disepakati.
Bagaimana dengan standar keamanan?
6.4. Lingkungan Kerja
Lingkungan kerja yang kondusif akan sangat mendukung proses kerja didalamnya termasuk proses
pelayanan (belajar mengajar). Program studi membangun filosofi “ making home at work” dengan
membangun lingkungan fisik dan suasan kerja yang bersifat intangible. Lingkungan fisik yang nyaman
telah diuraikan pada bagian sarana dan prasarana (bagian 6.3.). Disamping itu manajemen juga
berkomitmen untuk mnyediakan dan memelihara sarana dan prasarna kerja bagi semua staf.
Suasana kerja yang bersifat intangible dibangun melalui sistem remunerasi yang bersifat komprehensif,
peningkatan kapasitas dan kapabilitas staf dan pemberdayaan karyawan dalam setiap proses organisasi
(bagian 6.2.). Sistem remunerasi yang dikembangkan memastikan terpenuhinya kebutuhan pokok
karyawan dan keluarga, tunjangan kesejahteraan sosial dan kesehatan, penghargaan financial dan non
financial untuk setiap bentuk kontribusi dalam kinerja organisasi. Upaya ini dimaksudkan untuk
membangun rasa memiliki organisasi oleh semua staf. Manajemen juga berkomitmen untuk
membangun nilai organisasi yang telah disepakati bersama sehingga semakin mendorong terciptanya
lingkungan kerja yang kondusif.
Evaluasi terhadap lingkungan kerja yang kondusif dipantau melalui kuesioner kepuasan kerja karyawan
yang dilakukan secara rutin minimal satu tahun sekali. Secara kualitatif manajemen juga menggali
respon dan masukan staf dalam berbagai kesempatan komunikasi internal, awareness training, tinjauan
manajemen dan rapat kerja tahunan.
6.5. Penciptaan Suasana Akademik
Suasana akademik yang kondusif merupakan pra syarat mutlak lingkungan pembelajaran yang akan
mendorong sikap kritis dan proses berpikir ilmiah dalam lingkungan pendidikan. Penciptaan suasana
akademik di PS MMRS dilakukan secara komprehensif melalui berbagai upaya berikut:
Pengembangan kebijakan yang mendukung kebebasan mimbar akademik
Pengembangan sarana belajar yang mendukung penyediaan sumber belajar diantara
perpustakan dan akses terhadap internet serta database jurnal
Penciptaan interaksi dosen dan mahasiswa yang adekuat melalui berbagai program sehingga
mendorong sikap kritis dalam proses belajar mengajar.
Penetapan kegiatan seminar, workshop serta scientific meeting yang dilakukan secara berkala
baik dalam lingkup PS maupun nasional dan internasional
Desain proses belajar mengajar yang menekankan pada pembelajaran dewasa dengan
mewajibkan kegiatan literature review sesuai dengan topik kekinian disetiap bidang ilmu, critical
appraisal jurnal, tugas aplikasi teori dalam praktek manajemen rumah sakit
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 17 dari 25 halaman
Desain modul juga dirancang dengan pendekatan problem based learning learning yang
mendorong proses identifikasi pengetahuan atau konsep secara aktif dan bukan sekedar
pemaparan informasi.
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 18 dari 25 halaman
Bagian 7: REALISASI PROSES PELAYANAN PENDIDIKAN
7.1. Perencanaan Program Pendidikan
Manajemen memastikan setiap bentuk produk pelayanan pendidikan yang dikeluarkan telah melampaui
serangkaian proses perencanaan yang adekuat dan dilengkapi dengan instrumen evaluasi disetiap tahap
pelaksanaan baik terhadap proses, pembelajar, dan pengguna. Perencanaan tersebut meliputi analisis
kebutuhan belajar, penetapan kompetensi, desain kurikulum, materi dan metode serta fasilitas dan
sumberdaya yang diperlukan untuk memenuhi standar mutu yang ditetapkan. Termasuk didalamnya
adalah desain kriteria input pembelajar dan kualifikasi tenaga pengajar serta pelayanan administrasi.
Secara detail rincian perencanaan tersebut dituangkan dalam uraian pada bagian lain manual ini (sub
bagian 7.2 – 7.6).
Perencanaan realisasi proses pembelajaran juga meliputi sistem dan metode evaluasi terhadap proses
pelayanan maupun pencapaian tujuan belajar serta dampaknya bagi pengguna lulusan dan masyarakat.
Sistem pengendalian yang diterapkan harus mampu. Secara berkala minimal satu kali dalam lima tahun
manajemen melakukan review kompetensi, kurikulum dan desain pembelajaran.
7.2. Proses Terkait Mahasiswa
Pelayanan pendidikan merupakan salah satu bentuk pelayanan jasa yang bersifat tangible. Disamping
materi dan metode pembelajaran manajemen juga memastikan tercapainya standar mutu pada semua
interaksi antara organisasi dan pembelajar baik itu proses administrative maupun belajar mengajar.
Manajemen program studi menetapkan standar pelayanan informasi tertulis dan lisan dua arah bagi
calon mahasiswa, mahasiswa, alumni dan pengguna lulusan. Untuk memastikan akses informasi
disediakan layanan informasi online melalui web site program studi, milis dan hotline 24 jam. Layanan
informasi online yang disediakan tidak terbatas pada informasi administrasi (mulai dari pendaftaran
hingga yudisium) tetapi juga rencana pembelajaran (syllabus dan SAP, materi (modul), metode dan
sumber belajar (referensi). Petugas administrasi bertanggungjawab untuk memastikan semua bentuk
informasi dan materi diterima mahasiswa sesuai dengan jumlah dan waktu yang ditetapkan.
Komunikasi merupakan bentuk pelayanan utama dalam proses pendidikan. Oleh karena itu manajemen
bertanggungjawab untuk memastikan bahwa proses komunikasi disetiap proses pelayanan berjalan
secara adekuat dan memperlakukan setiap pembelajar dengan rasa hormat. Secara terstruktur proses
belajar mengajar juga dipantau dengan menggunakan logbook yang diisi oleh mahasiswa dan petugas
untuk memastikan rekaman aktifitas dan permasalahan selama pelayanan proses belajar mengajar.
Upaya tersebut dilakukan melalui pengembangan nilai organisasi, penetapan code of conduct, prosedur
standar layanan informasi dan komunikasi serta evaluasi kinerja komunikasi staf pengajar dan
administrasi.
7.3. Desain dan Pengembangan Kurikulum
7.3.1. Analisis kebutuhan dan desain
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 19 dari 25 halaman
7.3.2. Penetapan masukan proses
7.3.3. Penetapan luaran proses
7.3.4. Tinjauan desain instruksi pembelajaran
Secara berkala minimal satu kali dalam lima tahun Manajemen menyelenggarakan mekanisme tinjauan
desain instruk pembelajaran yang dilakukan dengan menunjuk reviewer independen berkoordinasi
dengan UJM. Unit jaminan mutu dan pelaksana akademik bertanggungjawab untuk menyediakan
semua materi dan instruksi pembelajaran serta hasil evaluasi rutin. Proses review tersebut setidaknya
meliputi beberapa hal berikut:
Kesesuaian dan kekinian materi yang diberikan harus dikaji oleh pakar di bidangnya dan tidak
berperan sebagai pengembang atau dapat dilakukan dengan internal peer review.
Kesesuaian metode dan teknologi pembelajaran termasuk didalamnya modul, ilustrasi dan
tampilan harus dievaluasi dan diuji terlebih dahulu untuk menjamin kesahihannya. Proses
tinjauan ini dapat dilakukan oleh masing-masing pakar di setiap metode dan teknologi yang
digunakan dalam proses belajar mengajar.
Setiap bentuk perubahan harus didokumentasikan dengan baik mulai dari proses desain hingga evaluasi
dampak perubahan tersebut terhadap keberhasilan pencapaian tujuan belajar mengajar.
7.4. Pelaksanaan Proses Belajar Mengajar
Manajemen PS MMRS bersama staf pengajar menetapkan keseluruhan topik dan tema materi belajar
mengajar disetiap matakulian sesuai dengan desain kurikulum yang telah disepakati, metode
pembelajaran serta indikator keberhasilan pencapaian tujuan pembelajaran. Kesepakatan ini dituangkan
dalam bentuk desain kurikulum, syllabus, SAP, modul, dan textbook serta jurnal atau sumber yang
digunakan sebagai referensi standar, serta standar dan prosedur evaluasi.
Program studi harus menetapkan prasyarat masuk dan prasyarat disetiap tahapan pembelajaran
maupun sekuensi dalam satu materi (dituangkan dalam pedoman akademik) yang dievalusi secara
bertahap untuk memastikan terpenuhinya persayaratan guna memenuhi tujuan akhir proses belajar
mengajar. Manajemen bersama dengan Penanggungjawab Mata Kuliah (PJMK) mempunyai tanggung
jawab untuk mengidentifikasi potensi tidak terpenuhinya prasyarat pembelajaran sedini mungkin
sehingga dapat dilakukan tindakan koreksi dan perbaikan. Mengingat sifat dinamik dari desain
pembelajaran, Manajemen harus menetapkan prosedur dokumentasi kurikulum, bahan ajar serta rekam
jejak data dan kinerja mahasiswa.
7.5. Ketentuan Standar Pendidikan
Standar pendidikan yang diacu oleh program studi adalah standar akreditasi BAN PT untuk program
magister yang telah dituangkan dalam bentuk standar mutu pendidikan jurusan dan program studi oleh
Universitas.
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 20 dari 25 halaman
7.6. Pengendalian Evaluasi dan Ukuran Keberhasilan Pendidikan
Program studi MMRS FKUB mengembangkan sistem evaluasi standar yang ditujukan untuk
mengevaluasi keberhasilan proses belajar mengajar yang diatur dalam pedoman akademik dan prosedur
terkait. Disamping itu PS MMRS FKUB juga mengembangkan sistem monitoring dan evaluasi yang
dilakukan untuk memastikan kesesuaian pelaksanaan proses pembelajaran dengan rencana belajar yang
dituangkan dalam bentuk syllabus, satuan acara pengajaran dan modul. Monitoring dan evaluasi
dilakukan dengan melihat rekaman nilai mahasiswa pada seluruh aktifitas belajar mengajar, kehadiran
dan kelengkapan jadwal pengajaran, kesesuaian evaluasi akhir dengan tujuan pembelajaran, observasi
proses yang dicatat dalam logbook untuk mengamati apakah dosen dan instruktur mengikuti rencana
belajar.
Manajemen mengembangkan prosedur yang mengatur pelaksanaan evaluasi, perekaman nilai kinerja
mahasiswa, rekap nilai dan dokumentasi nilai akhir untuk menjamin kelengkapan aspek, akurasi dan
penyimpanan yang aman. Secara berkala UJM melakukan kajian pada instrumen evaluasi. Setiap bentuk
ketidaksesuaian pada instrumen yang digunakan untuk mengukur keberhasilan proses dan hasil belajar
akan ditetapkan tindakan perbaikan yang tercatat.
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 21 dari 25 halaman
Bagian 8: PENGUKURAN, ANALISIS, DAN PENINGKATAN MUTU
8.1. Panduan Umum
Proses pengukuran dan analisis yang dilakukan selama monitoring dan evaluasi mempunyai tujuan
untuk menemukan peluang bagi peningkatan mutu berkelanjutan. Proses ini tidak semata ditujukan
untuk menemukan ketidaksesuaian dan melakukan tindakan koreksi. Manajemen menetapkan indikator
input, proses, output, outcome serta dampak pelayanan yang diberikan dalam satu dokumen tersendiri
sebagai lampiran dalam prosedur pengendalian rekaman tercatat. Indikator tersebut diidentifikasi dan
diuraikan didalam setiap prosedur. Pengukuran indikator dilakukan secara berkala, terkendali dan
berkelanjutan oleh setiap unit dan personil sesuai dengan tanggungjawab masing-masing. Dokumentasi
dan analisis dilakukan oleh pusat data dan informasi di bawah koordinasi Unit Jaminan Mutu.
8.2. Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1. Kepuasan Pelanggan
Pelanggan dalam pelayanan PS MMRS FKUB diidentifikasi sebagai pelanggan eksternal langsung yaitu
mahasiswa sebagai peserta didik, rumah sakit sebagai instansi pengguna lulusan, dan masyarakat
pengguna jasa layanan kesehatan sebagai pengguna tidak langsung. Kepuasan pasien (masyarakat
pengguna jasa layanan kesehatan) juga dipantau sesuai dengan misi organisasi yaitu berkontribusi
dalam peningkatan kualitas hidup masyarakat.
Kepuasan mahasiswa secara berkala diukur selama proses belajar mengajar terhadap setiap bentuk
proses diantaranya kepuasan terhadap staf pengajar dan atau pembimbing, materi, dan metode
pembelajaran. Kepuasan tersebut diukur untuk setiap bentuk pelayanan dan metode pembelajaran:
kuliah, magang, penulisan tesis, seminar dan workshop, serta kegiatan pendukung. Manajemen
menetapkan instrument standar pengukuran kepuasan pelanggan disetiap proses dan bentuk
pelayanan.
Kepuasan pengguna lulusan dan lulusan secara berkala dipantau melalui tracer study. Aspek yang dikaji
dalam tracer study minimal meliputi penilaian terhadap proses belajar mengajar, karir dan kinerja
lulusan, dampak pendidikan pada kinerja lulusan, serta kebutuhan pendidikan professional
berkelanjutan. Prosedur pelaksanaan dan analisis tracer studi ditetapkan oleh manajemen dalam bentuk
prosedur operasional standar. Tracer study minimal dilakukan setiap dua tahun sesuai dengan masa
studi di PS MMRS FKUB.
Manajemen harus mengembangkan indikator dan mekanisme untuk menilai dampak pendidikan
terhadap kualitas hidup masyarakat. Beberapa diantara ukuran yang dapat dikembangkan adalah:
kinerja rumah sakit tempat lulusan bekerja, kepuasan pasien di rumah sakit tempat lulusan bekerja, dan
kualitas kesehatan masyarakat.
8.2.2. Audit Internal
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 22 dari 25 halaman
Minimal satu tahun dua kali Manajemen menyelenggarakan audit internal bersama dengan UJM untuk
menilai kinerja sistem manajemen mutu dan proses pendidikan. Mekanisme audit internal program
studi dilakukan mengacu pada pedoman audit universitas dan diatur dalam prosedur penyelenggaraan
audit (No: 810.06.xxx.xxxx). Proses audit harus melibatkan semua bagian dari organisasi sesuai dengan
ruang lingkup audit. Temuan audit didokumentasi dalam form baku dan ditetapkan rencana perbaikan
dan peningkatan mutu oleh perwakilan manajemen dan unit terkait. Status pelaksanaan tindak lanjut
harus terdokumentasi dengan tertib dan dievaluasi sesuai dengan mekanime komunikasi internal dan
tinjauan manajemen. UJM bertanggungjawab mendokumentasikan setiap proses, temuan dan tindak
lanjut audit internal.
8.2.3. Monitoring dan Pengukuran Proses Administrasi Penunjang
Disamping kegiatan belajar mengajar proses administrasi pelayanan penunjang merupakan bagian
penting dari keberhasilan pembelajaran dan faktor pembentuk kepuasan pelanggan. Sesuai dengan
kebijakan mutu program studi, kepuasan pelanggan terhadap aspek pelayanan administrasi dan
penunjang juga diukur secara berkala. Secara internal, manajemen menekankan pada sifat
responsiveness dan akurasi pelayanan. Oleh karena indikator yang terus dipantau adalah waktu
pelayanan (administration processing time) dan kesesuaian pelayanan dengan kebutuhan. Manajemen
mengembangkan prosedur dan indikator standar pengukuran kinerja proses di masing-masing prosedur
pelayanan.
8.2.4. Monitoring dan Pengukuran Pelayanan Pendidikan
Kinerja dan efektifitas pelayanan pendidikan sebagai inti pelayanan PS MMRS FKUB diukur berdasarkan
kriteria standar yang ditetapkan mulai dari input pembelajar dan sarana belajar, pelaksanaan proses
belajar, kinerja pembelajar (mahasiswa) dan staf pengajar, prestasi pembelajar dan alumni. Kinerja
input minimal yang harus dievaluasi manajemen adalah selektifitas proses seleksi yang diukur dari
proporsi pendaftar dan mahasiswa yang diterima, rerata kualifikasi kriteria input (IPK S1, skor TPA, skor
TOEFL, skor MMPI). Kinerja proses pembelajaran dievaluasi dengan membandingkan pelaksanaan dan
rencana belajar dan pencapaian tujuan belajar baik segi kuantitas maupun kualitas. Luaran yang
minimal diukur adalah hasil ujian mahasiswa di setiap tahapan dan evaluasi kinerja staf pengajar.
Melalui tracer studi PS MMRS FKUB juga mengevaluasi outcome dan dampak dari proses belajar
mengajar.
8.3. Pengendalian Layanan Pendidikan yang Tidak Sesuai Standar
Layanan pendidikan yang tidak sesuai dengan standar dapat berupa ketidaksesuaian dari desain
rancangan pembelajaran dibandingkan dengan pelaksanaan atau ketidaksesuaian dengan standar mutu
pendidikan yang ditetapkan lembaga berwenang. Manajemen harus mengembangkan prosedur yang
mampu mengidentifikasi ketidaksesuaian sebelum produk pelayanan pendidikan diberikan, selama
pelayanan pendidikan maupun saat evaluasi. Prosedur tersebut juga harus dilengkapi dengan
wewenang dan tanggungjawab yang jelas untuk melakukan tindakan koreksi secara tepat dan akurat
serta terdokumentasi.
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 23 dari 25 halaman
Bentuk ketidaksesuaian lain adalah ketidaksesuaian pencapaian kinerja mahasiswa dengan standar
dalam hal ini pemenuhan kegiatan belajar mengajar, nilai, IPK, dan masa studi. Program studi harus
mengembangkan standar kinerja, periode evaluasi yang tepat sehingga mampu memberikan peringatan
dini kemungkinan ketidaksesuaian pencapaian kinerja mahasiswa. Program studi juga mengembangkan
kebijakan yang mengatur bentuk peringatan dini, upaya perbaikan dan pembinaan serta batas toleransi
maksimal pada setiap bentuk ketidaksesuaian.
8.4. Analisis Data
Analisis data dilakukan pada semua bentuk data yang dikumpulkan dalam kegiatan monitoring dan
evaluasi sesuai dengan indikator yang ditetapkan. Analisis data dilakukan oleh bagian pengendali data
dan informasi dengan menggunakan metode yang tepat dalam quality tool kit. Manajemen mempunyai
kewajiban untuk menetapkan threshold semua indikator kinerja sebagai dasar dalam analisis. Proses
analisis tersebut setidaknyanya meliputi beberapa informasi berikut:
Gambaran deskriptif pencapaian indikator kinerja disetiap tahapan dan prosedur dengan
menyajikan informasi berupa rerata, penyimpangan, modus dan nilai minimal serta maksimal
Grafik tren kinerja setiap indikator dibandingkan dengan standar kinerja dalam bentuk R chart
atau radar chart
Hubungan antara indikator kinerja input, proses dan output
Hasil analisis kinerja dilaporkan dalam bentuk agregat dan nilai masing-masing bagian serta individu.
Laporan analisis data dilaporkan kepada manajemen representative serta ditembuskan ke masing-
masing bagian sebagai bentuk rapor.
Disamping analisis kinerja, manajemen menyelenggarakan program untuk melakukan analisis akar
masalah untuk setiap bentuk ketidaksesuaian yang ditemukan. Program tersebut dilakukan dimasing-
masing unit bersama dengan perwakilan manajemen dan unit jaminan mutu. Hasil analisis akan menjadi
dasar penetapan tindak lanjut.
Analisis data dalam implementasi manajemen mutu juga merekan akar masalah, upaya perbaikan dan
efektifitas upaya tersebut. Hasil analisis diharapkan dapat menghasilkan rekaman “best practice” untuk
setiap akar masalah yang serupa.
8.5. Peningkatan Berkelanjutan
Upaya peningkatan berkelanjutan dapat berupa program peningkatan mutu, upaya perbaikan
serta pencegahan. Organisasi mendorong partisipasi setiap individu untuk mengusulkan
program peningkatan kinerja mutu dimasing-masing bagian. Upaya tersebut dikembangkan
berdasarkan analisis data yang mampu mengidentifikasi potensi peningkatan mutu.
Implementasi dari upaya tersebut juga harus dapat menjawab keluhan, saran dan komentar
dari pelanggan internal dan eksternal. Upaya peningkatan mutu tersebut didokumentasikan
Manual Mutu Draft 01.2010
Halaman 24 dari 25 halaman
dan didiseminasikan ke setiap bagian terkait. Dampak dari upaya juga direkam untuk
mempelajari “best practice” yang menjadi tanggungjawab UJM
Tindakan koreksi dilakukan terhadap setiap bentuk temuan ketidaksesuaian yang diiidentifikasi
pada proses audit maupun komunikasi internal. Perwakilan manajemen bertanggungjawab
untuk menetapkan rencana tindakan koreksi, penanggungjawab, target penyelesaian serta
memastikan keterlaksanaan rencana tersebut. UJM mempunyai tanggungjawab untuk
merekam catatan ketidaksesuaian, rencana tindakan koreksi dan keterlaksanaannya.
Program studi juga mengembangkan sistem peringatan dini dalam bentuk prosedur untuk
dapat mengenali setiap potensi ketidaksesuaian dan peluang perbaikan dalam sistem
manajemen mutu maupun sistem manajemen mutu. Sistem peringatan dini akan
memungkinkan organisasi untuk melakukan tindakan pencegahan terhadap ketidaksesuaian
kinerja dan ketidakpuasan pelanggan. Informasi peringatan dini dan upaya pencegahan
tersebut didokumentasi secara parsial oleh masing-masing unit dan terintegrasi dalam lingkup
tanggungjawab UJM.
Pembelajaran yang diambil dari analisis akar masalah, upaya peningkatan mutu, tindakan
koreksi dan upaya pencegahan dilaporkan dan didiseminasikan oleh UJM melalui media
komunikasi internal organisasi.