MANUAL BOOK

E-RKBMD

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

PROVINSI DKI JAKARTA

Sub sistem e-RKBMD

i

KATA PENGANTAR

Pemerintah Daerah Provinsi DKI Jakarta memanfaatkan Teknologi Informasi untuk

meningkatkan kualitas administrasi pemerintahan dan komunikasi kepada seluruh

masyarakat dan stakeholder demi memberikan pelayanan dan berinteraksi yang lebih baik

kepada seluruh stakeholdernya. Konsep ini disebut dengan e-government yang sudah

diamanatkan melalui Inpres No. 3/2003, dimana lembaga-lembaga pemerintahan baik

pusat maupun daerah wajib menerapkan teknologi informasi dalam mewujudkan Good

Governance.

Dalam hal pengimplementasian e-government, Badan Pengelola Aset Daerah (BPAD)

Provinsi DKI Jakarta telah membangun dan mengembangkan Sistem Penatausahaan Aset

Yang Terintegrasi yang dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id

Terdapat beberapa sub-sistem yang terdapat dalam website http://aset.jakarta.go.id,

salah satunya adalah e-RKBMD. Semoga Buku Panduan Penggunaan Sub-Sistem e-RKBMD

ini dapat bermanfaat dan mempermudah dalam pengoperasiannya, demi terlaksananya

fungsi e-government yang lebih baik dan fungsioanal.

Jakarta, Oktober 2019

Kepala Badan Pengelola Aset Daerah Provinsi DKI Jakarta

Pujiono NIP. 196412301991121001

Sub sistem e-RKBMD

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................................... i

DAFTAR ISI………………………………………………………………………………………………. ii

PETUNJUK PENGGUNAAN SUB SISTEM E-RKBMD ........................................................ 1

A. DASHBOARD……………………………………………………………………………………………3

B. SETUP……………………………………………………………………………………………………3

1. Menu Ka.SKPD…………….…………………………………………………………………..…..5

2. Menu Bidang ……………...……………………………………………………………….……...5

3. Menu Sub Bidang……………...………………………………………………………….………6

4. Menu Program Kegiatan …………………………..……………………………………………7

5. Menu Pelaksana Kegiatan ….…………………………………………….…………………… 8

C. REFERENSI.…………………………..……………………………………………………………….. 9

1. Daftar Barang…………..….…………………………………………….……………………….. 9

2. Daftar Template …………….….…………………………………………….…………………..10

D. RKBMD PENGADAAN……………………………………………………………………………….. 10

1. Staf UKPD (Pengajuan Usulan Barang Baru)………………………………………………10

2. Kepala UKPD (Proses Telaah usulan pengadaan Barang)………………………….…..17

3. Sekretaris SKPD (Proses Telaah ke-2)…………………………..…………………………..20

4. Kepala SKPD (Proses Telaah ke-3)……………………………………….…………………..23

5. BPAD (TAHAPAN POSTING) ……………………………………….…………………………..25

Sub sistem e-RKBMD

1

PETUNJUK PENGGUNAAN

SUB SISTEM E-RKBMD

BADAN PENGELOLA ASET DAERAH

e-RKBMD merupakan sistem informasi elektronik yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan Rencana Kebutuhan Barang Milik Daerah(RKBMD) secara online guna mempermudah dalam pengajuan usulan RKBMD. RKBMD merupakan dokumen perencanaan kebutuhan BMD (Barang Milik Daerah) untuk periode yang akan datang. Perencanan kebutuhan BMD sendiri adalah kegiatan merumuskan rincian kebutuhan BMD untuk menghubungkan pengadaan barang yang telah lalu dengan keadaan yang sedang berjalan sebagai dasar dalam melakukan tindakan yang akan datang. Perencanaan kebutuhan BMD meliputi:

- Perencanaan Pengadaan BMD

- Perencanaan Pemeliharaan BMD

- Perencanaan Pemanfaatan BMD

- Perencanaan Penghapusan BMD

Pihak yang terkait dalam proses penyusunan RKBMD yaitu:

- Pengurus Barang(SKPD/UKPD)

- Pejabat Penatausahaan Pengguna Barang

- Pengguna Barang(SKPD/UKPD)

- Pengelola Barang

- Pejabat Penatausahaan Barang

- Pengurus Barang Pengelola

Terdapat beberapa ketentuan dalam penyusunan RKBMD, yaitu:

1) RKBMD merupakan pengajuan kebutuhan barang dan/atau pemeliharaan yang dilakukan

oleh Pengguna Barang.

2) RKBMD Pengadaan diusulkan terhadap BMD yang telah terdaftar dalam standar barang,

standar kebutuhan dan standar harga (atau e-komponen).

3) RKBMD Pemeliharaan tidak dapat diusulkan terhadap BMD yang:

- Rusak berat;

- Sedang dalam status penggunaan sementara;

- Sedang dalam status untuk dioperasikan oleh pihak lain;

- dan/atau Sedang menjadi objek pemanfaatan

Sub sistem e-RKBMD

2

Sistem e-RKBMD dapat diakses melalui website http://aset.jakarta.go.id/ pilih Perencanaan –

Pilih eRKBMD. Berikut adalah tampilan awal dari website:

Pilih submenu PERENCANAAN lalu Pilih eRKBMD

Selanjutnya akan muncul tampilan untuk melakukan Login kedalam sistem eRKBMD seperti pada gambar dibawah ini:

Sub sistem e-RKBMD

3

Pada form login masukan Username dan Password lalu klik tombol LOGIN. Berikut adalah list

username yang akan digunakan pada manual book ini:

Staff SKPD/UKPD

Username: RKxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Kepala UKPD

Username: RKxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Sekretaris SKPD

Username: RKxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Kepala SKPD

Username: RKxxxxxxxxxxxxxxxxx

A. DASHBOARD

Setiap user akan mempunyai menu Dashboard yang merupakan tampilan awal saat user Login

ke dalam sistem. Dashboard ini berfungsi untuk menampilkan seluruh rekapitulasi SKPD/UKPD,

jumlah usulan barang yang diajukan dan jumlah nilai dari usulan tersebut

B. SETUP

Untuk setiap user yang melakukan login pertam kali akan muncul tampilan setup Profile. Semua

menu akan terkunci dan tidak akan memunculkan tampilan lain sebelum user melakukan

pengisian Data Profile dengan benar.

Field yang harus diisikan yaitu Nama Pemegang user, NIP, NRK, Telepon, email, Password baru

(untuk merubah password default), konfirmasi password baru, dan password lama

Klik Simpan untuk menyimpan perubahan data dan mengaktifkan sub menu SETUP

Sub sistem e-RKBMD

4

Setiap user akan mempunyai menu Setup yang berguna untuk melihat Kepala SKPD yang

sedang menjabat, Melakukan pendataan bidang, subbidang, program Kegiatan, Pelaksana

kegiatan. Untuk menu Program Kegiatan hanya dapat diakses dan dilakukan

penginputan oleh Sekertaris SKPD

Sub sistem e-RKBMD

5

1. Menu Ka.SKPD – digunakan untuk melihat kepala SKPD dan kepala UKPD/UPT yang ada

dibawahnya

2. Menu Bidang – digunakan untuk mendaftarkan dan melihat bidang-bidang yang ada pada

SKPD/UKPD sekaligus dengan nama pejabatnya. Penginputan nama bidang dapat dilakukan

oleh Staf UKPD/SKPD

Klik tombol ‘TAMBAH’ untuk menambahkan

bidang baru

Isikan kolom : Nama Bidang, Nama Pejabat, NIP dan NRK lalu klik

tombol ‘SIMPAN’

Berikut adalah tampilan dari menu setup Bidang

Tombol untuk merubah data

Tombol untuk menghapus data

Sub sistem e-RKBMD

6

3. Menu Sub Bidang - digunakan untuk mendaftarkan dan melihat Subbidang apa saja yang

ada pada SKPD/UKPD sekaligus dengan nama pejabatnya. Penginputan nama Sub bidang

dapat dilakukan oleh Staf UKPD/SKPD

Berikut adalah tampilan dari menu setup Sub Bidang

Pilih Bidang dari drop down list bidang yang telah didaftarkan – Lalu klik tombol tambah untuk menambahkan subbidang baru

Isikan kolom : Nama Sub Bidang, Nama Pejabat, NIP, NRK, jumlah pegawai PNS dan Non PNS pada subbidang tersebut –

Lalu klik tombol ‘Simpan’

Sub sistem e-RKBMD

7

4. Program Kegiatan – untuk melakukan penambahan program kegiatan berdasarkan

urusan, bidang urusan, program, dan kegiatan yang berkaitan dengan tugas SKPD/UKPD.

Penambahan program kegiatan ini hanya dapat ditentukan oleh Sekretaris SKPD.

Checklist semua / beberapa sub kegiatan lalu Klik ‘Submit’ untuk menambahkan sub

kegiatan ke dalam SKPD/UKPD

Isi kolom Urusan, Bidang Urusan, Program, dan Kegiatan berurutan dengan cara memilih nilai yang sudah disediakan

pada Drop down list secara berurutan

Setelah semua telah terpilih, maka akan ditampilkan sub kegiatan dan Nomenklatur

sub kegiatan yang sesuai untuk dipilih

Sub kegiatan yang berhasil ditambahkan akan muncul di

bagian list Program Kegiatan SKPD

Sub kegiatan dapat dihapus dari Lis program dan kegiatan dengan cara melakukan checklist lalu klik Hapus

Sub sistem e-RKBMD

8

5. Pelaksana Kegiatan – Untuk melakukan pemetaan sub kegiatan yang telah ditentukan

oleh Sekretaris SKPD ke subbidang pada SKPD/UKPD sebagai unit pelaksananya

Pada kolom pelaksana kegiatan, jika kosong maka belum ditentukan

subbidang pelaksananya. Jika sudah terisi maka sudah dimapping

ke Sub bidang pelaksananya

Klik tombol Edit untuk melakukan mapping Pelaksana kegiatan atau

melakukan perubahan dan Tombol Hapus untuk menghapus

Pada tampilah Setup Pelaksana kegiatan, Pilih kolom Pelaksana dan

Pilih sub bidang yang akan di-SET menjadi pelaksana Sub Kegiatan

Lalu klik SIMPAN

Sub sistem e-RKBMD

9

C. REFERENSI

1. Daftar Barang – Sebagai referensi untuk staf SKPD/UKPD untuk mencari dan melihat

komponen yang ingin diajukan terdaftar atau tidak didalam sistem sebelum melakukan

penginputan pengajuan barang.

Pada kolom Kelompok, Jenis, objek, Rincian objek, dan Sub rincian objek

pilih nilai yang ada pada drop down list Maka akan muncul list rincian objek sesuai dengan kategori yang dipiliih

Klik tombol Action untuk mengeluarkan List barang yang ada pada Sub rincian objek yang dipilih

Sub sistem e-RKBMD

10

2. Daftar Template – Digunakan untuk menentukan dan membatasi barang apa saja yang

dapat diajukan oleh suatu SKPD/UKPD. Pada menu ini SKPD dan UKPD dapat melihat

barang apa saja yang dapat diajukan pada sistem e-RKBMD. Daftar template ini ditentukan

oleh BAPPEDA.

D. RKBMD PENGADAAN

1. Staf UKPD (Usulan Pengadaan)

Staf UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD dan melakukan penambahan usulan

barang dengan cara pilih menu RKBMD PENGADAAN – pilih Usulan Pengadaan

Pada tampilan Daftar sub kegiatan akan menampilkan list sub kegiatan yang sudah pernah

diajukan beserta rinciannya, atau dapat mengajukan pengajuan dengan sub kegiatan yang

baru.

Klik tombol Action untuk membuka tampilan daftar

Sub Kegiatan

Sub sistem e-RKBMD

11

• Lokasi : Menunjukan lokasi SKPD/UKPD yang sedang Login

• Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukan jumlah dari sub kegiatan yang telah diajukan

• Jumlah Barang: Menunjukkan jumlah barang yang telah di list untuk diajukan

• Belum diproses : Menunjukkan jumlah barang yang masih dalam bentuk Draft (belum

diajukan)

• Action : Digunakan untuk membuka halaman Daftar sub kegiatan beserta Detail

pengajuan barang per sub kegiatan

Klik tombol Pengajuan untuk membuka tampilan pengajuan Usulan barang dan membuat list pengajuan usulan barang

baru

Klik tombol Monitoring Sub Kegiatan untuk membuka halaman monitoring

dan melihat status pengajuan dari barang-barang yang ada pada sub

kegiatan tersebut

Klik tombol Edit untuk melakukan perubahan pada data sub kegiatan

Klik tombol Tambah untuk melakukan penambahan data sub Kegiatan pada list

Daftar Sub Kegiatan

Sub sistem e-RKBMD

12

Berikut ini adalah Tampilan dari penambahan/Pengeditan Data Sub Kegiatan pada halaman

Daftar sub kegiatan Jika tombol dan di klik:

Berikutnya adalah melakukan penambahan usulan barang baru pada Sub Kegiatan dengan

menekan tombol ‘Usulan Barang’ :

Pada bagian awal akan ditampilkan Informasi Default (tidak dapat diubah) terkait tahun

pengadaan, Lokasi pengadaan, Sub Kegiatan, dan Pelaksana kegiatannya.

Pada bagian selanjutnya merupakan tampilan untuk melakukan pemilihan barang

(komponen) yang ingin diajukan dengan cara mengisikan setiap kolom yang ada dengan

nilai yang ada pada Drop Down List secara berurutan dari atas kebawah, karena datanya

saling berkaitan satu sama lain. Staf SKPD/UKPD harus melakukan pemilihan apakah

komponen yang diajukan tersebut akan diperuntukan untuk digunakan oleh

SKPD/UKPD-nya sendiri atau diserahkan kepada masyarakat. Hal ini berguna untuk

menentukan barang yang diajuakan akan tercatat sebagai Aset atau tidak.

- Tahun dan Lokasi Default dan tidak dapat diubah - Pilih Sub Kegiatan yang tersedia pada Drop Down List - Isikan field Keterangan jika terdapat keterangan

tambahan yang ingin dimasukkan **Setiap Sub kegiatan hanya dapat ditambahkan 1x

Sub sistem e-RKBMD

13

Klik Tombol Cari untuk menampilkan List komponen yang sesuai dengan data yang dipilih

Atau jika user tidak mengetahui kategori-kategori komponen yang ingin diajukan

maka dapat mengklik tombol “Custom Seacrh”

Maka bagian Kategori Komponen seluruh fieldnya akan auto fill dengan kategori dari barang

yang dipilih dan barang tersebut akan ada di kolom Daftar Barang.

Isikan KEYWORD dari barang yang ingin diajukan lalu Klik Cari

Maka akan muncul List barang yang sesuai dengan Keyword tersebut

Pilih barang yang ingin diajukan dengan klik tombol open

Sub sistem e-RKBMD

14

Jika terdapat barang yang sejenis pada SKPD/UKPD tersebut, akan ditampilkan jumlah

beserta status barang tersebut (Baik, Idle, Rusak Ringan, Rusak Berat), SBSK, serta jumlah

pegawai di Sub bidang pada bagian Data Existing sebagai informasi tambahan dalam

penentuan pengajuan barang dan juga untuk proses Telaah di tahapan selanjutnya.

Setelah tombol ‘Cari’ Di klik maka akan muncul list barang yang sesuai seperti gambar

dibawah ini. Checklist pada barang yang ingin diajukan, dan klik tombol ‘Submit’ untuk

menambahkan barang tersebut di list pengajuan barang.

Jika barang sudah di Submit, maka akan muncul pada List di bagian Daftar Barang. Jika

barang yang di submit belum muncul klik tombol Refresh

Sub sistem e-RKBMD

15

Checklist pada barang yang ingin di proses dan klik tombol untuk menghapus

barang dari List (Barang dapat dihapus dari list selama barang tersebut belum diajukan)

Atau klik tombol untuk menyimpan perubahan barang.

Field Status: menunjukkan tahapan proses yang sedang berjalan

Jika barang belum diajukan maka Pada kolom Jumlah dapat dilakukan perubahan nilai

Klik pada Jumlah barang berkotak ungu untuk melihat detai barang

yang diusulkan

Klik pada Kotak ungu pada Kolom Jumlah BB (Barang Baik) untuk melihat data barang existing

Sub sistem e-RKBMD

16

Setelah tombol selesai di klik maka akan muncul tampilan ‘Summary Usulan Pengadaan’

yang akan menampilkan summary barang dan statusnya (Sudah diajukan atau belum

diajukan). Klik tombol untuk mengajukan barang ke tahpan selanjtnya.

Maka Status barang akan terupdate menjadu ‘Sudah diajukan’

Jika pengajuan barang telah berhasil dilakukan, Staf UKPD dapat melakukan monitoring

Pengajuan barang dengan cara menekan tombol ‘Monitoring Sub Kegiatan’ pada menu

RKBMD Pengadaan – Usulan Barang – Pilih Monitoring

Pada bagian awal ditampilkan informasi Default seperti Tahun, Lokasi dan Sub Kegiatan

yang dipilih. Lalu dilanjutkan dengan List Barang yang diajukan pada sub kegiatan tersbut:

Klik tombol Buka pada kolom Action untuk melihat status monitoring pengajuan barang yang

ingin dilihat, maka akan muncul informasi detail barang diikuti oleh status tahapan

pengajuan usulan barang dan keterangannya, seperti pada gambar di bawah ini:

Sub sistem e-RKBMD

17

**Notes:

• SKPD/UKPD tidak diperbolehkan untuk mengajukan usulan pengadaan barang yang sama untuk Sub

Kegiatan yang sama. Barang yang telah berhasil diajukan pada sub kegiatan yang sama akan otomatis

hilang dari list agar tidak diajukan lagi.

• Kuantitas barang yang ingin diajukan dapat dirubah selama barang tersebut masih dalam bentuk Draft

(Belum dikirim/diajukan ke tahap selanjutnya)

• Jika terdapat kesalahan penginputan detail/jumlah barang, namun usulan tersebut sudah diajukan maka

staff yang mengajukan harus membuat surat permohonan ke pihak yang melakukan telaah terhadap

usulan Pengadaan barang tersebut (Kepala UKPD/Sekretaris SKPD/BPAD)

• Untuk UKPD, pengajuan usulan pengadaan dilakukan oleh Staf UKPD lalu di telaah terlebih dahulu oleh

Kepala UKPD - Telaah Sekretaris Dinas – Tahap approval oleh Kepala SKPD – di Telaah kembali oleh BPAD

• untuk SKPD, Pengajuan usulan pangadaan barang dilakukan oleh Sekretaris Dinas – Approval oleh

Kepala SKPD – Telaah oleh BPAD

Di level SKPD (Staf – Sekretaris – Kepala SKPD) pada menu RKBMD Pengadaan –

Usulan Pengadaan terdapat tampilan Status Workflow yang berfungsi untuk

menunjukan tahapan apa saja yang akan dilalui dari awal hingga akhir Pengajuan BMD

beserta status jumlah usulan barang yang masuk, Jumlah usulan barang pada tahapan

tertentu, dan Output dari usulan barang tersebut

2. Kepala UKPD (Proses Telaah usulan pengadaan Barang)

Staf UKPD melakukan login kedalam sistem eRKBMD terlebih dahulu dan akan muncul

tampilan awal Dashboard. Untuk melakukan Telaah pada pengajuan usulan barang Staf

UKPD, klik RKBMD PENGADAAN – Pilih Usulan Pengadaan, maka akan muncul tampilan

seperti di bawah ini:

Jumlah input barang yang telah

diajukan SKPD/UKPD

Jumlah barang yang telah selesai di proses Statusnya

sudah Posting/Cancel

Workflow untuk UKPD

Workflow untuk SKPD

Disetiap tahapan akan ditampilkan jumlah barang yang ada di tahapan

tersbut dan belum di proses

Sub sistem e-RKBMD

18

- Jumlah Sub Kegiatan: Menunjukkan jumlah dari sub kegiatan yang mengajukan usulan

pengadaan barang

- Jumlah barang: Menunjukkan total jumlah barang yang telah diajukan oleh Staf UKPD

- Belum di proses: Menunjukkan total jumlah barang yang telah diajukan namun belum

dilakukan Telaah/Verfikasi oleh Kepala UKPD

Untuk memulai Telaah Klik tombol Action . Untuk Kepala SKPD/UKP tidak dapat

melakukan penambahan usulan baru dan hanya bertugas untuk melakukan Verifikasi

telaah pengajuan pengadaan dari Staf UKPD.

Klik tombol ‘Workflow barang’ untuk membuka halaman telaah. Dan tombol ‘Monitoring

Sub Kegiatan’ untuk melakukan monitoring (seperti pada Penjelasan sebelumnya)

Pilih Barang yang masih memiliki Nilai > 0 pada kolom ‘Belum Diproses’ lalu klik tombol

Maka akan muncul halaman ‘Daftar Sub – Sub Rincian Objek’ :

Sub sistem e-RKBMD

19

Pilih barang yang masih memiliki Nilai >0 pada kolom ‘Belum Diproses’ dan klik tombol

Barang untuk me-Load list barang, seperti pada gambar di bawah ini:

Jika ingin melakukan Telaah barang dengan cara terpisah maka klik Tombol Telaah

yang tersedia maka akan muncul Pop Up Telaah seperti gambar berikut:

Sub sistem e-RKBMD

20

Jika Telaah sudah selesai dilakukan maka akan ada keterangan tambahan di kolom Status.

Checklist pada barang lalu klik Kirim Telaah untuk melanjutkan proses ke tahap selanjutnya

3. Sekretaris SKPD (Proses Telaah ke-2)

Sekretaris SKPD melakukan Login kedalam sistem eRKBMD untuk melaksanakan tugas dan

tanggungjawabnya untuk melakukan proses Telaah ke-2 dalam pengajuan pengadaan BMD

yang diajukan oleh staf SKPD/UKPD. Sama seperti proses Telaah sebelumnya, pilih menu

RKBMD PENGADAAN – Pilih Usulan Pengadaan

- Pada List Daftar Pengajuan di Level Sekretaris SKPD akan menampilkan seluruh Lokasi

yang ada dibawah SKPD yaitu terdiri dari SKPD/UKPD/UPT.

- Untuk melakukan proses Telaah, klik tombol action pada lokasi yang memiliki Nilai di

kolom Belum Diproses > 0

Sub sistem e-RKBMD

21

Sama seperti Kepala UKPD, Sekretaris SKPD tidak dapat mengajukan usulan pengadaan baru, karena tugasnya hanya untuk melakukan Telaah ke-2 (Jika pengajuan berasal dari UKPD) atau Telaah ke-1 (Jika pengajuan berasal dari Staf SKPD)

Klik tombol workflow barang pada sub kegiatan yang pada kolom Belum Diproses > 0 maka akan muncul tampilan Daftar Sub – Sub Rincian objek seperti pada gambar berikut:

Klik tombol barang pada Sub rincian objek yang masih memiliki nilai > 0 pada kolom Belum Diproses. Sama seperti proses Telaah pada Kepala UKPD, Telaah dapat dilakukan dengan cara Batch ataupun satu per satu

Sub sistem e-RKBMD

22

Jika Sekretaris Dinas Telah selesai melakukan Telaah klik tombol Simpan untuk menyimpan hasil Telaah, Maka pada kolom status akan terdapat keterangan tambahan hasil Telaah (Setuju/Tidak Setuju). Untuk melanjutkan Pengajuan usulan barang ke Tahapan selanjutnya Klik tombol Kirim Telaah.

Klik tombol Telaah untuk Melakukan Telaah khusus pada

barang yang dipilih

Checklist barang dan Pilih keputusan Telaah yang tersedia di Drop Down List

lalu klik Simpan Telaah untuk melakukan Telaah

Sub sistem e-RKBMD

23

Setelah tombol Kirim Telaah di klik, maka pada kolom Status akan menunjukakn proses selanjutnya yaitu menjadi Pengajuan KA. SKPD seperti pada gambar berikut ini:

4. Kepala SKPD (Proses Validasi Pengajuan)

Proses selanjutnya adalah masuk ke proses telaah ke-3 yang akan dilakukan oleh Kepala

SKPD. Kepala SKPD tidak dapat mengajukan usulan pengadaan baru.

Seperti proses telaah sebelumnya pilih menu pilih menu RKBMD PENGADAAN – Pilih

Usulan Pengadaan

- Pada List Daftar Pengajuan di Level Kepala SKPD akan menampilkan seluruh Lokasi yang

ada dibawah SKPD yaitu terdiri dari SKPD/UKPD/UPT.

- Untuk melakukan proses Validasi, klik tombol action pada lokasi yang memiliki Nilai

di kolom Belum Diproses > 0

Klik tombol untuk membuka halaman Daftar Sub – sub rincian objek pada kolom

Belum Diproses > 0

Sub sistem e-RKBMD

24

Checklist pada barang yang ingin di ajukan lalu klik tombol “Kirim Pengajuan” untuk

meneruskan proses ke tahapan selanjutnya yaitu verifikasi/telaah Staf BPAD dan Validasi

oleh kepala BPAD.

Klik tombol barang untuk meload Daftar workflow barang pada bagian bawah untuk melakukan

validasi oleh Kepala SKPD

Sub sistem e-RKBMD

25

5. BPAD (TAHAPAN POSTING)

Jika kepala SKPD sudah melakukan tugasnya, maka statusnya berubah menjadi Menunggu

Verifikasi/Telaah PIC RKBMD (Staf BPAD). SKPD/UKPD menunggu Telaah dari Staf BPAD dan

perubahan statusnya dapat dilihat pada kolom status dan akan berubah jika pihak BPAD

sudah melakukan proses dan tugasnya.

Jika sudah dilakukan verifikasi oleh PIC RKBMD maka akan muncul status baru pada kolom

status yaitu menunggu pengajuan dari Kepala PIC RKBMD. Kepala PIC RKBMD akan

meneruskan pengajuan usulan pengadaan barang yang telah di Telaah oleh para PIC

RKBMD kepada Kepala Badan BPAD dengan melakukan Checklist pada barang dan Klik

“Kirim Pengajuan”.

Maka Statusnya akan berubah menjadi “Mengetahui KA.BPAD”:

Sub sistem e-RKBMD

26

Kepala BPAD akan melihat pengajuan barang yang masuk untuk diketahui dan mengirimkan

pengajuan dengan cara meng-Klik tombol “Ajukan”. Jika pengajuan telah di terima dan di

Ajukan oleh Kepala BPAD maka statusnya akan berubah menjadi “POSTING” Seperti pada

gambar di bawah ini:

Jika seluruh barang yang diusulkan oleh SKPD dan UKPD dibawahnya telah memiliki status

“POSTING” atau “Batal” (dapat dilihat dari Status Workflow, Jumlah Usulan = Jumlah

Selesai)

maka pada level SKPD dapat melakukan download Surat Pernyataan pada menu RKBMD

Pengadaan – Usulan Pengadaan – Dibagian paling bawah (yang terdiri dari Surat Usulan,

Surat Pernyataan dan Lampiran) yang telah disediakan dengan Klik tombol Download Surat

Pernyataan

Surat-surat tersebut harus di Print dan ditandatangani lalu di scan utuk diupload

kembali kedalam sistem, agar Usulan barang-barang yang telah diajukan dapat di posting

ke daftar RKBMD.

Sub sistem e-RKBMD

27

Untuk melakukan Posting Surat Lampiran yaitu dengan Klik tombol Upload Surat

Pernyataan maka akan muncul Pop up untuk melakukan Attach Surat-surat lampiran, Klik

Browse pada tiap attachment dan Klik Simpan untuk menyimpan perubahan.

Setiap dokumen yang telah diupload akan diverifikasi terlebih dahulu oleh PIC RKBMD dan

selanjutnya jika telah disetujui maka usulan tersebut akan di posting ke dalam daftar

RKBMD.

Jika SKPD telah melakukan upload Surat pernyataan dengan Status “Menunggu Validasi”

Atau “Selesai” maka Daftar pengajuan usulan barang tidak dapat diubah kembali

atau ditambahkan usulan barang baru.

Jika Surat Pernyataan Tidak Disetujui oleh PIC RKBMD maka Statusnya akan berubah

menjadi “DRAFT” dan dapat melakukan penambahan usulan barang baru dan diwajibkan

untuk melakukan Download Surat Pernyataan baru dan melakukan Upload Revisi

Surat Pernyataan.

Sub sistem e-RKBMD

28

Jika Surat pernyataan telah di Setujui, maka statusnya akan berubah menjadi “Selesai” dan

Pada menu Daftar RKBMD dapat dilihat daftar usulan Pengadaan barang yang telah di

posting sesuai dengan yang di input SKPD/UKPD

...::: Selesai :::...

Klik untuk melakukan download Surat Pernyataan baru jika ada perubahan data usulan barang

Upload revisi surat pernyataan jika terdapat perubahan