Manpro_8

ESTIMASI BIAYA DAN

PENGANGGARAN

PKUB3042 Manajemen Proyek

Teknik Informatika Politeknik Indramayu

Ahmad Lubis Ghozali

Materi:

Memahami Estimasi

Mengembangkan standar estimasi

Membuat penyesuaian estimasi

Menggunakan teknik estimasi situasi khusus

Menyusun estimasi biaya

1. Mempersiapkan Estimasi

Memahami estimasi

estimasi memperkirakan berapa lama tugas akan selesai.

persoalan estimasi adalah ketepatan prediksi tentang apa yang akan terjadi akan sulit untuk didapatkan, tetapi memprediksi masa depan sebenarnya mustahil.

3 level estiamasi:

1. Inisiasi proyek

2. Perencanaan proyek

3. Pelaksanaan proyek

Inisiasi proyek estimasi berkisar 50% - 75% menyimpang dari waktu dan biaya aktual untuk penyelesaian proyek.

Perencanaan proyek estimasi lebih akurat karena lebih banyak mengetahui tentang proyek. Besarnya masih rendah, sekitar 30% - 50% berbeda dari kenyataan.

Pelaksanaan proyek estimasi ditinjau ulang dan diperbaiki. Rata-rata mencapai 10% - 30% menyimpang dari kenyataan.

Estimasi tugas dalam +/- 10% dari aktual sangat baik

Jika estimasi tugas besarnya ber-variasi lebih dari itu, estimasi kumulatif yang tetap mempertahankan proyek dalam kisaran 10% dianggap oleh banyak organisasi sebagai “on time”.

Memahami tipe tugas

1) Estimasi dengan sumber daya terbatas durasi tugas didasarkan pada berapa banyak sumber

daya manusia akan ditugaskan pada tugas dan berapa jam per hari mereka akan mengerjakannya.

Estimasi total dari kerja yang dilakukan dalam tugas (di-ekspresikan dalam jam, hari, minggu, bulan atau tahun)

Misalnya: Dalam proyek pengembangan company profile, tugasnya seperti pengumpulan dokumen, pemilihan produk dan pemilihan video eksternal.

2) Estimasi dengan waktu terbatas Ditentukan oleh sifat dari tugas itu.

Mencakup kelas training, rapat, jenis operasi mesin tertentu dan waktu pesanan.

Diperkirakan dalam hitungan hari atau dalam unit waktu yang lain.

Durasi dari beberapa tugas waktunya terbatas masih mengandung lama kerja yang diasosiasikan dengan tugas-tugas.

Pada kelas training akan memiliki lama kerja yang sebanding dengan banyaknya jumlah peserta.

Memesan produk akan mengandung beberapa

pekerjaan di muka yang diasosiasikan dengan

tugas tanpa pekerjaan tambahan

Pengawasan perlengkapan yang memproduksi

sesuatu akan mengandung pekerjaan periodik

di sepanjang durasi tugas

Pekerjaan tidak mempengaruhi jadwal tetapi

akan mempengaruhi biaya.

Langkah-Langkah Estimasi:

Meninjau Work Breakdown Structure (WBS) dan

memastikan bahwa WBS telah disusun seperti

yang dikehendaki dan memastikan bahwa tidak

ada tugas yang terlupakan.

Meninjau sumber daya manusia untuk masing-

masing tugas. Jika ada perubahan penugasan

maka lakukan modifikasi.

2. Menyusun Estimasi Tugas

1) Menyusun estimasi standar untuk masing-

masing tugas

Merepresentasikan jumlah pekerjaan yang akan

dilakukan dalam suatu tugas di mana dalam

pekerjaan itu tidak ada interupsi,

merepresentasikan kondisi kerja optimal, level

keahlian rata-rata, dan penugasan untuk proyek.

Didasarkan pada database historis suatu

pekerjaan dari proyek sebelumnya, dari opini

ahli, atau dari teknik lainnya.


2) Menambahkan faktor interupsi kerja

– Akan mengurangi waktu tugas sehingga perlu dimasukkan dalam estimasi.

– Seperti pertemuan, komunikasi dan waktu luang (akan menghabiskan sekitar 10% waktu).

– Komunikasi mengacu pada komunikasi proyek, panggilan telepon proyek, walk-in, dsb.

– Waktu luang ini merepresentasikan waktu yang hilang karena melamun, mendengarkan percakapan telepon, bernyanyi-nyanyi dengan radio, dsb.


Faktor interupsi dapat menyebabkan pekerja

kehilangan 30% dari waktu seharinya.

Beberapa organisasi menjadwalkan kerja

kurang dari 8 jam sehari.

Nilai lain untuk faktor interupsi kerja

komunikasi adalah 1% per anggota tim,

dengan minimum 10% waktunya untuk

komunikasi dan 50% untuk keseluruhan

faktor interupsi kerja.


3) Menambahkan efek part-time

Ketika anggota tim mengerjakan banyak tugas secara bersamaan maka perlu menambahkan ke dalam estimasi standar waktu yang diperlukan mereka untuk berpindah-pindah tugas.

Ketika orang hanya mengerjakan satu proyek, maka tidak ada waktu hilang tambahan.

Ketika mengerjakan ¾ waktu dari proyek, maka ada waktu hilang 10%, jika separuh waktu berarti hilang 15% dan ¼ waktu hilang 20%.


4) Menambahkan faktor keahlian Estimsi standar mengasumsikan level keahlian rata-

rata yang berbeda seperti: (ex: range nilai 5-1)

Jika pemula sangat awam terhadap tipe tugas, maka bisa menggunakan 0,5 sebagai faktor keahlian.

Ahli : 5

Keahlian Tinggi : 4

Rata-rata : 3

Junior : 2

Pemula : 1


5) Melakukan perhitungan

Menghitung pekerjaan riil yang diharapkan

untuk suatu tugas, dengan rumus:

Dimana:

PTE = Part Time Effect

WIF = Work Interuption Factor

Penyesuaian Kerja = Standar x 100 + (100 – WIF) x 100 – (100 – PTE) x Faktor

keahlian

3. Menggunakan Teknik

Estimasi Situasi Khusus

1) Memahami rata-rata tertimbang

Merupakan sebuah komponen dari estimasi

dalam metode penjadwalan PERT yang masih

dipakai oleh manajer proyek untuk

memperkirakan proyek yang sangat mudah

berubah.

Ada 3 macam estimasi:

a. Kemungkinan besar (yang paling mungkin)

b. Optimistik

c. pesimistik

a. Kemungkinan besar (yang paling mungkin)

adalah perkiraan berapa lama tugas kemungkinan besar akan selesai.

b. Optimistik

adalah estimasi berapa lama tugas akan selesai jika segala sesuatunya berjalan sempurna.

c. Pesimistik

adalah berapa lama tugas akan selesai jika segala sesuatu bisa berjalan tidak sesuai harapan.

3 estimasi tsb adalah rata-rata dengan 4 bobot pada estimasi yang paling mungkin.

WAVE=[optimistik + 4 x (kemunkinan besar)] + 6

Hasil estimasi sedikit lebih tinggi daripada

estimasi yang paling mungkin.

Jadwal optimistik adalah jadwal yang paling

memberi harapan, yang merepresentasikan

setiap tugas yang berjalan secara sempurna.

Jika jadwal optimistik mengatakan tidak akan

menyelesaikan proyek tepat waktu sesuai

deadline, maka perlu mengasosiasikan ulang

cakupan atau deadlinenya.

(+) Teknik rata-rata tertimbang membantu

mengalokasikan kontingensi waktu dalam

jadwal dan dapat menghasilkan 4 jadwal

terpisaj dan memberikan kisaran estimasi

waktu dan biaya potensial

(-)menyusun 4 jenis estimasi adalah pekerjaan

yang membosankan, banyak memakan

waktu khususnya dalam proyek yang

mengandung ratusan tugas.



2) Menggunakan opini ahli atau pakar

menanyakan kepada ahli tentang

berapa lama waktu yang seharusnya

diperlukan untuk menyelesaikan suatu

tugas.

(-) dalam hal mencari ahli dan

memastikan bahwa asumsi ahli itu valid

untuk situasi dan proyek.



3) Memahami teknik delphi(pendapat dari

sekelompok pakar)

Sering dipakai untuk mendapatkan konsensus

kelompok tentang estimasi atau sebagai cara untuk

memastikan variasi estimasi yang mungkin.

1 tim estimator, terdiri dari 5 atau 7 orang.

Masing-masing orang dalam tim memperkirakan

satu tugas dan memberikan asumsinya.

Masing-masing orang membaca estimasi dan

asumsi pihak lain dan melakukan estimasi ulang.

Revisi estimasi diolah untuk dijadikan estimasi final

(+) estimasi cenderung lebih tinggi dan

lebih akurat.

(-) proses estimasi terlalu lama jika tugas

yang disetimasi banyak.

(-) jika tim kurang berpengalaman dalam

tugas yang mereka estimasikan

mereka mungkina hanya menebak-

nebak

4. Menyusun estimasi biaya

Estimasi biaya level tinggi dalam fase inisiasi

proyek dan dalam fase ini melakukan

estimasi lebih mendetail.

2 tipe biaya utama dalam proyek : biaya tetap

dan biaya variabel.


1) Memperkirakan biaya tetap dan variabel

Biaya tetap, terdiri dari biaya material, desain, jasa tetap, dan sejenisnya. Biaya dihubungkan per tugas dan ditotal untuk seluruh proyek.

Biaya variabel adalah biaya yang dikaitkan dengan biaya sumber daya, yaitu upah. Biaya dihitung dengan mengalikan rata-rata sumber daya dengan angka unit sumber daya yang dipakai per tugas. Untuk SDM berarti mengalikan jam kerja dengan jumlah jam yang dibebankan untuk tugas.


2) Menghitung estimasi biaya pengembangan company profile

Biaya tetap utamanya adalah biaya paket software, berkisar antara $2.000 - $2.000.000, tergantung pada paket individual. Karena pada tahap ini belum diketahui paket yang pasti, maka biaya tetapnya tidak diketahui dan harus menggunakan biaya yang dipakai dalam analisis cost/benefit. Menambahkan asumsi yang berkaitan dengan biaya dalam bagian asumsi rencana.

Untuk menghitung biaya, asumsikan masing-masing sumber daya mempunyai rata-rata Rp.200.000,- per jam. Ketika mengetahui SDM spesifik mana yang akan ditugaskan untuk proyek.

Jika menyesuaikan rata-rata per SDM akan menghasilkan biaya tingkat dua. Jika diasumsikan masing-masing sumber daya mempunyai rata-rata Rp.200.000,- per jam maka biaya menjadi 1292 x Rp.200.000,- = Rp.258.400.000,-.

Question ?

End of Session

Manpro_8

Documents

Transcript of Manpro_8