Bab03 ukuranpemusatan-090318095104-phpapp02-110702093055-phpapp02
Manajemenperubahan 130216181310-phpapp02 (2)
27
Manajemen Perubahan Tim Teknis UPRBN Kementerian PAN dan RB
-
Upload
fort-manhaj-edwansyah-gumayenda -
Category
Documents
-
view
655 -
download
3
description
Transcript of Manajemenperubahan 130216181310-phpapp02 (2)
Manajemen Perubahan
Tim Teknis UPRBNKementerian PAN dan RB
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Pokok Bahasan
1. Peran Penting Manajemen Perubahan
2. Elemen Perubahan3. Struktur Program Management
Office (PMO) Manajemen Perubahan
4. Pengorganisasian Manajemen Perubahan
5. Tahapan Perubahan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Definisi
Manajemen perubahan adalah suatu proses yang sistematis dengan menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang menuju kondisi yang diinginkan, yaitu menuju kinerja yang lebih baik dan untuk mengelola individu yang akan terkena dampak dari proses perubahan tersebut
Agen Perubahan atau agent of change adalah individu/kelompok yang terlibat dalam merencanakan perubahan dan mengimplementasikannya
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Peran Penting Manajemen Perubahan
KondisiSaat Ini
Reformasi BirokrasiKondisi
yang Akan Datang/ Diharapkan
Manajemen Perubahan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Elemen Perubahan
Tim Pengelola
Perencanaan
Tujuan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Struktur Program Management Office (PMO)Manajemen Perubahan
Program Sponsor
Pimpinan K/L dan Pemda
Advisors
PMO(Program Management
Office)
Project Management
Design Management Change Management Quality Assurance Management
Program Sponsorship:• Pengawasan dan Pengarahan• Komitmen Institusi terhadap Program MP
Program Management• Penanggung jawab seluruh
pelaksanaan program MP
• Resolusi konflik• Komunikasi dengan para
pihak
Project Management• Pengelola harian MP• Keterlibatan penuh sesuai dengan unit kerjanya
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Tahapan Perubahan•Melakukan asesmen kesiapan organisasi untuk berubah•Merumuskan strategi manajemen perubahan•Merumuskan strategi komunikasi•Memperkuat manajemen perubahan•Menyusun ukuran keberhasilan
•Mengintegrasikan strategi manajemen perubahan dan strategi komunikasi dengan program RB lainnya•Mengimplementasikan rencana manajemen perubahan•Membuat dan mengimplementasikan rencana pelatihan•Mengelola resistensi•Mengukur tingkat keberhasilan
•Mengumpulkan umpan balik dan menganalisisnya•Melaksanakan tindakan perbaikan•Memberikan penghargaan atas keberhasilan•Mengukur tingkat keberhasilan
TAHAP-1
TAHAP-2
TAHAP-3
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Tahap-1Perumusan Rencana Manajemen Perubahan
• Langkah-langkah utama:1. Pemetaan terhadap stakeholders2. Identifikasi resistensi (penolakan)3. Mengenali besaran perubahan yang
diinginkan4. Asesmen kesiapan organisasi untuk
berubah5. Mengembangkan strategi perubahan6. Mengembangkan strategi komunikasi7. Merumuskan dan mendefinisikan
struktur yang baru8. Mengembangkan strategi pelatihan
Tahap-1
Asesmen stakeholders,
kesiapan, kemampuan, dan struktur
organisasi
Pembuatan rencana
manajemen perubahan, komunikasi,
pelatihan
Perumusan strategi manajemen perubahan, komunikasi, dan
pelatihan
1. Laporan Hasil Asesmen2. Strategi dan Rencana Perubahan3. Strategi dan Rencana
Komunikasi4. Strategi dan Rencana Pelatihan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Pemetaan terhadap Stakeholders
• Pertanyaan:• Siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan?• Siapa yang mengendalikan perubahan?• Siapa yang menjadi pendorong di belakang perubahan pada masa lalu?• Siapa ayng akan mendapat manfaat langsung dari perubahan yang terjadi?• Siapa yang tidak akan mendapat manfaat dari perubahan yang terjadi?• Siapa yang akan mengontrol sumber daya yang dibutuhkan dalam perubahan?• Siapa yang mempengaruhi para pemangku kepentingan lainnya?• Siapa yang akan membantu suksesnya perubahan?
No Pemangku Kepentingan
Kaitan Kepentingan dengan Kebijakan/Program/Proyek
Memiliki Kewenangan
Langsung Tidak Langsung Resmi Tidak Resmi
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Identifikasi Resistensi (Penolakan)
No Pemangku Kepentingan
Resistensi berdasarkan
SifatnyaResistensi berdasarkan
Pelakunya
Aktif Pasif Individual Kolektif
Champion
BlockerFloating Voter
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Mengenali Besaran Perubahan yang Diinginkan• Jumlah kantor dan unit organisasi yang akan terlibat• Jumlah pegawai yang terkena dampak dan pada level
apa tugas dan tanggung jawab mereka akan berubah• Risiko yang harus dikelola
Kompleksitas
• Kejelasan dan konsistensi pemahaman akan kondisi birokrasi yang diinginkan
• Ketergantungan pada pihak eksternal• Tingkat resistensi terhadap perubahan
Prediktabilitas
• Kepemimpinan yang mendukung perubahan• Kepemimpinan yang memiliki kapabilitas dan
kompetensi untuk mengelola perubahan• Pengalaman dalam mengelola perubahan dengan
sukses
Kapabilitas
• Batas waktu yang dipersyaratkan untuk melaksanakan perubahan
• Batas waktu manfaat perubahan yang diharapkan dapat terealisasi
Urgensi
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Asesmen Kesiapan Organisasi untuk Berubah
• Pemahaman terhadap visi, sasaran, dan manfaat dari perubahan dalam kerangka RB serta manfaat spesifik yang akan diperoleh oleh masing-masing kelompok pemangku kepentingan atas perubahan;
• Kepemimpinan, komitmen, dan strategi untuk keseluruhan pengelolaan dan implementasi perubahan;
• Apresiasi terhadap kebutuhan reformasi birokrasi yang difasilitasi oleh manajemen perubahan;
• Persepsi para pemangku kepentingan terhadap critical success factors dan penghalang jalannya perubahan;
• Kemauan para pemangku kepentingan untuk beradaptasi terhadap lingkungan atau kondisi yang baru serta potensi hambatan (impediments) yang dapat terjadi atas jalannya perubahan;
• Pemahaman dan kesadaran terhadap dampak dari implementasi perubahan;• Tingkat partisipasi dari masing-masing pemangku kepentingan dan pengertian atas
kebutuhan akan partisipasi lebih dalam terhadap implementasi keseluruhan perubahan;
• Keefektifan dari pendekatan dan metode komunikasi yang ada saat ini.
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Mengembangkan Strategi Perubahan
StrategiManajemen Perubahan
Asumsi Faktor yang Mempengaruhi
Empirical-Rational
• Tindakan pegawai didasari rasionalitas ataskepentingan mereka
• Keberhasilan perubahan ditentukan olehkomunikasi yang jelas dan insentif yang signifikan kepada pegawai
• Bila insentif tidak sebanding dengan upayaperubahan, biasanya muncul penolakan
•Besaran insentif•Sulit diterapkan bila insentif tidaksignifikan
Normative-Reeducative
• Pegawai adalah makhluk sosial dan akan mematuhi norma-norma budaya dan nilai-nilai
• Keberhasilan perubahan ditentukan olehpendefinisian dan penafsiran ulang atasnorma dan nilai yang ada untukmengembangkan komitmen pegawai
• Sebagian besar pegawai ingin menyesuaikan diri dan mengikuti arus perubahan secara bersama-sama
• Tim manajemen perubahan harus membangun dan menentukan arus perubahan yang diinginkan
•Perubahan budaya•Bukan pilihan tepat bila menginginkan perubahan dalam waktu cepat•Akan berhasil bila hubungan dengan organisasi non-formal cukup harmonis
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Mengembangkan Strategi PerubahanStrategi
Manajemen Perubahan
Asumsi Faktor yang Mempengaruhi
Power-Coercive •Pegawai pada dasarnya patuh danmelaksanakan apa yang diminta•Perubahan akan berhasil didasarkan pada pelaksanaan wewenang dan pemberlakuan sanksi•Strategi ini pada dasarnya adalah memperkecil pilihan•Banyak pegawai merasa aman dan siap dengan strategi ini
•Jangka waktu perubahan dan keseriusan ancaman dampak perubahan•Sense of urgency terhadap perubahan sangat tinggi karena waktu berubah yang sempit•Bila yang terancam adalah birokrasi, maka biasanya mereka akan menyesuaikan diri dengan perubahan•Dalam strategi ini, pemimpin harus memiliki kepemimpinan yang kuat dan konsisten serta tepat dalam menghitung risiko
Environmental-Adaptive
•Pegawai akan selalu menghindarikerugian dan gangguan tapi mereka mudah beradaptasi dengan keadaan baru•Didasarkan pada kebutuhan membangun organisasi baru dan secara bertahap memindahkan orang dari yang lama ke yang baru•Orang lebih cepat beradaptasi pada lingkungan baru dibandingkan dengan mengubah apa yang ada
•Seberapa besar dan seberapa mendasar perubahan yang diinginkan•Cocok untuk perubahan yang transformatif•Bekerja baik dalam waktu singkat maupun jangka waktu panjang•Ketersediaan orang-orang yang kapabel dalam organisasi untuk membentuk organisasi dengan budaya baru menjadi penting
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Mengembangkan Strategi Komunikasi
Tentukan sumber tunggal untuk menetapkan dan menyetujui program komunikasi terkait tanggung jawab
Pahami harapan para pemangku kepentingan dengan komunikasi yang berkelanjutan sepanjang proses pelaksanaan perubahan untuk mengurangi kecemasan dan rasa ketidakpastian selama proses transformasi berlangsung
Menjaga frekuensi komunikasi sepanjang durasi seluruh program
Mengembangkan pesan yang tepat pada para pemangku kepentingan tertentu
Mengkoordinasikan dan memaksimalkan media komunikasi yang sudah tersedia
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Ilustrasi Strategi Komunikasi
Sasaran Komunikator Media Komunikasi
Buku
Sak
u
Rapa
t Pim
pina
n
Talk
show
Artik
el d
i Med
ia
Mas
saN
ewsl
etter
Konf
eren
si P
ers
Web
site
Mem
o
Rapa
t
Rapa
t Ker
ja
Tahu
nan
Pimpinan/pejabat K/L atau Pemda
Pimpinan tertinggi ✔ ✔ ✔ ✔
Pimpinan tertinggiSeluruh pejabat dan pegawai ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Pers/media Pimpinan tertinggi; Tim RB
✔ ✔ ✔
Stakeholders utama Pimpinan tertinggi:Tim RB
✔ ✔ ✔ ✔
Stakeholders pendukung Tim RB ✔ ✔ ✔ ✔
Stakeholders kunci Pimpinan tertinggi ✔ ✔ ✔ ✔
Target jumlah sesi/buku/penayangan/ newsletter ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Merumuskan dan Mendefinisikan Struktur yang Baru
• Hal-hal yang perlu diperhatikan:• Peraturan yang melingkupi perubahan struktur• Lingkungan strategis yang melingkupi organisasi• Rencana strategis organisasi• Struktur organisasi yang ada saat ini• Faktor sukses kritis organisasi dalam mencapai
tujuan dan sasaran organisasi• SDM dan pengelolaannya di dalam organisasi
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Mengembangkan Strategi Pelatihan
Rencana Pelatihan mencakup: Ruang lingkup pelatihan; Target peserta atau kelompok pemangku kepentingan; Nama dan jenis pelatihan (technical/soft skills dan
technical skills); Sistematika pelatihan secara makro (berisikan sasaran
pelatihan, durasi pelatihan, metode pelatihan, dan kriteria kesuksesan serta cara pengukurannya;
Estimasi jumlah sesi yang dibutuhkan untuk setiap pelatihan;
Estimasi jumlah peserta per pelatihan; Estimasi biaya yang dibutuhkan.
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Keluaran Utama pada Tahap-1
1. Laporan Hasil Asesmena) Asesmen Kesiapan Perubahan;b) Pemetaan Pemangku Kepentingan Analisis Dampak
Perubahan;c) Asesmen Keterlibatan Pemangku Kepentingan dan
Kebutuhan akan Komunikasi;d) Asesmen Kapabilitas Organisasi Saat Ini;e) Asesmen Struktur Organisasi
2. Strategi dan Rencana Perubahan3. Strategi dan Rencana Komunikasi untuk Perubahan4. Strategi dan Rencana Pelatihan untuk Perubahan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Tahap-2Pengelolaan/Pelaksanaan Perubahan
• Pada tahap ini, titik kritis adalah bagaimana mengintegrasikan Roadmap K/L dan Pemda dengan Strategi Perubahan dan Strategi Komunikasi yang telah dibuat
• K/L dan Pemda juga harus cermat dalam mengelola resistensi/ penolakan untuk berubah
Tahap-2
Mengimplementasikan rencana perubahan dalam area:1. Organisasi 2. Tatalaksana3. Peraturan Perundang-undangan4. SDM Aparatur5. Pengawasan6. Akuntabilitas7. Pelayanan Publik8. Pola Pikir dan Budaya Kerja Aparatur
Melaksanakan Training of Trainer (ToT) dan Pelatihan Lainnya
1. Implementasi Rencana Perubahan
2. Implementasi Rencana Pelatihan3. Implementasi Rencana
Komunikasi Perubahan4. Update Strategi dan Rencana
Perubahan5. Laporan Kemajuan Perubahan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Mengelola Resistensi
Jangan berfokus pada resistensi ketika itu belum menjadi masalah
Fokus untuk melihat bahwa perubahan ini bisa terus berjalan
Berlakulah normal ketika penolakan terjadi
Fokus pada apa yang sudah dicapai saat ini
Lakukan terus apa yang telah berjalan dengan baik
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Keluaran Utama pada Tahap-2
1. Implementasi Rencana Perubahan (Change Plan);2. Pelaksanaan Pelatihan dan Workshop Manajemen
Perubahan, termasuk Materi Pelatihan;3. Pelaksanaan Program Pelatihan ToT (Training of the
Trainers);4. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan;5. Pelaksanaan Strategi dan Rencana Komunikasi Perubahan;6. Workshop dan Program Pelatihan untuk Manajemen
Komunikasi;7. Status Laporan dan Pemutakhiran yang berisikan antara lain:
a) Keberhasilan dan Hambatan;b) Rekomendasi Perbaikan dan Tindakan Perbaikan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Tahap-3Penguatan Hasil Perubahan
•Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini:1. Mengukur tingkat keberhasilan dari
pelaksanaan rencana manajemen perubahan;2. Mengumpulkan dan menganalisis umpan
balik;3. Mendiagnosa kembali kesenjangan dan
mengelola penolakan yang terjadi dalam pelaksanaan manajemen perubahan;
4. Mengimplementasikan tindakan perbaikan dan membuat langkah tindak lanjut untuk keberlanjutan proses perubahan;
5. Memberikan penghargaan kepada pegawai yang berhasil mengimplementasikan perubahan dengan baik.
Tahap-3
Mengukur Tingkat Keberhasilan
Merencanakan dan Melaksanakan Tindakan
Perbaikan
1. Laporan Evaluasi dan Rencana Tindakan Perbaikan
2. Update Strategi dan Rencana Perubahan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Langkah Penguatan Hasil Perubahan
TAHAP LANGKAH KELUARAN
Mengumpulkan dan menganalisis umpan balik
• Evaluasi pelaksanaan secara periodik• Kunjungan ke unit kerja secara periodik
untuk memastikan implementasi• Survei implementasi secara periodik
Dokumen yang berisi antara lain:• Hasil evaluasi• Tingkat
efektivitasMendiagnosa kembali kesenjangan dan mengelola penolakan
Mengimplementasikan tindakan perbaikan dan merayakan keberhasilan
• Koreksi/aktivitas perbaikan bila diperlukan
• Menyampaikan setiap keberhasilan kepada seluruh pejabat dan pegawai, melalui website/situs intranet; email blast; surat edaran; pidato dalam rapat; buletin; dan sebagainya
• Memberikan penghargaan khusus kepada pegawai yang telah berhasil mengimplementasikan perubahan
Dokumen yang berisi antara lain:• Rekomendasi
perbaikan• Daftar champions• Penghargaan
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Keluaran Utama pada Tahap-3
1. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Perubahan;2. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Komunikasi
untuk Perubahan;3. Pemutakhiran Strategi dan Rencana Pelatihan;4. Status Report, Evaluasi, dan Tindakan Perbaikan
berdasarkan Hasil Evaluasi dan feedback yang diterima.
UN
IT P
ENG
ELO
LA R
EFO
RMA
SI B
IRO
KRA
SI N
ASI
ON
AL
Keseluruhan Tahap Manajemen Perubahan
Tahap-1
Asesmen stakeholders,
kesiapan, kemampuan, dan struktur
organisasi
Pembuatan rencana
manajemen perubahan, komunikasi,
pelatihan
Perumusan strategi manajemen perubahan,
komunikasi, dan pelatihan
1. Laporan Hasil Asesmen2. Strategi dan Rencana
Perubahan3. Strategi dan Rencana
Komunikasi4. Strategi dan Rencana
Pelatihan
Tahap-2
Mengimplementasikan rencana perubahandalam area:1. Organisasi2. Tatalaksana3. Peraturan Perundang-undangan4. SDM Aparatur5. Pengawasan6. Akuntabilitas7. Pelayanan Publik8. Pola Pikir dan Budaya Kerja Aparatur
Melaksanakan Training of Trainer (ToT) dan Pelatihan Lainnya
1. Implementasi Rencana Perubahan
2. Implementasi Rencana Pelatihan3. Implementasi Rencana
Komunikasi Perubahan4. Update Strategi dan Rencana
Perubahan5. Laporan Kemajuan Perubahan
Tahap-3
Mengukur Tingkat Keberhasilan
Merencanakan dan Melaksanakan Tindakan
Perbaikan
1. Laporan Evaluasi danRencana TindakanPerbaikan
2. Update Strategi danRencana Perubahan
KELUARAN
Terima kasih
Deputi Bidang Program dan RBKementerian PAN dan RB
![1 pendkwupdsmk-100517201606-phpapp02[2]](https://static.fdokumen.com/doc/165x107/558b609dd8b42a0a338b4660/1-pendkwupdsmk-100517201606-phpapp022.jpg)
