MANAJEMEN RISIKO PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN DARI

STRAIGHT NUMERICAL FILING SYSTEM KE TERMINAL DIGIT

FILING SYSTEM BERDASARKAN FMEA (FAILURE MODE AND

EFFECT ANALYSIS) DI RSUD Dr.TJITROWARDOJO PURWOREJO

KARYA TULIS ILMIAH

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Mencapai Gelar Ahli Madya Perekam Dan

Informasi Kesehatan

Stikes Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

Disusun oleh:

DEPI PURNAMASARI

(1314016)

PROGRAM STUDI

PEREKAM DAN INFORMASI KESEHATAN

STIKES JENDERAL ACHMAD YANI

YOGYAKARTA

2017

Halaman Pengesahan

Halaman Pernyataan

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahi rabbil aalamin. Puji Syukur kepada Allah yang Maha

memudahkan segala urusan hamba-Nya di muka bumi ini. Dengan segala

kemudahan-Nyalah penulis selaku hamba-Nya dapat menyelesaikan pemyusunan

Proposal Tugas Akhir yang berjudul “Manejemen resiko perubahan sistem

penyimpanan dari straight numerical filing system ke terminal digit filing system

berdasarkan FMEA (failure mode and effect analysis) di RSUD Dr. Tjitrowardojo

purworejo”

Karya Tulis Ilmiah ini dapat diselesaikan atas bimbingan, arahan, bantuan dan

saran berbagai pihak yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu dan pada

kesempatan ini penulis mengucapkan terimakasih dengan setulus-tulusnya

kepada:

1. Kuswanto Hardjo,. Dr., M.Kes. sebagai Ketua STIKES Jenderal Achmad

Yani Yogyakarta

2. Sis Wuryanto, A.Md.Perkes., SKM., MPH sebagai Prodi Perekam dan

Informasi Kesehatan (D-3) di STIKES Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

3. Kori Puspita Ningsih, A.Md., SKM selaku dosen pembimbing.

4. Drg.Gustanul Arifin, M.Kes sebagai Direktur RSUD Dr. Tjitrowardojo

purworejo

5. Kedua orang tua tercinta yang telah banyak memberikan motivasi dan

adik-adikku tercinta sebagai penyemangat.

6. Seluruh teman-teman yang selalu mendukung saya.

7. Dan semua pihak yang teelah banyak membantu secara langsung maupun

tidak langsung, namun tidak dapat disebutkan satu persatu.

Demikian Tugas Akhir ini, semoga karya tulis ilmiah ini dapat diterima

dan dapat memberi inspirasi bagi penelitian dimasa yang akan datang. Semoga

tugas akhir ini dapat memberi manfaat bagi pembaca.

Yogyakarta, Agustus 2017

Penulis

DAFTAR ISI

Hal

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ ii

HALAMAN PERNYATAAN ....................................................................... iii

KATA PENGANTAR ................................................................................... iv

DAFTAR ISI ................................................................................................... vi

DAFTAR TABEL ......................................................................................... viii

DAFTAR GAMBAR ..................................................................................... ix

DAFTAR SINGKATAN ............................................................................... x

DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xi

INTISARI ...................................................................................................... xii

ABSTRACT .................................................................................................... xiii

BAB I PENDAHULUAN .............................................................................. 1

A. Latar Belakang .............................................................................. 1

B. Rumusan Masalah ......................................................................... 4

C. Tujuan ........................................................................................... 4

D. Manfaat Penelitian ....................................................................... 5

E. Keaslian Penelitian ....................................................................... 5

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ................................................................... 10

A. Tinjauan Teoritis ........................................................................... 10

1. Rekam Medis ............................................................................ 10

2. Manajemen Resiko ................................................................... 10

3. FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) ............................. 11

5. Perubahan Sistem Penyimpanan .............................................. 16

6. Sistem Penyimpanan ................................................................ 16

B. Landasan Teori ............................................................................. 18

C. Kerangka Konsep ......................................................................... 19

BAB III METODE PENELITIAN .............................................................. 20

A. Desain Penelitian ......................................................................... 20

1. Jenis Penelitian ......................................................................... 20

2. Rancangan Penelitian ................................................................ 20

B. Lokasi dan Waktu Penelitian ........................................................ 21

1. Lokasi Penelitian ...................................................................... 21

2. Waktu Penelitian ...................................................................... 21

C. Subjek dan Objek Penelitian ......................................................... 21

1. Subjek Penelitian ..................................................................... 21

2. Objek Penelitian ........................................................................ 21

D. Definisi Operasional ...................................................................... 22

E. Teknik dan Alat Pengumpulan Data ............................................. 23

1. Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 23

2. Instrumen Pengumpulan Data ................................................. 24

F. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ............................................ 24

G. Metode Pengolahan dan Analisis Data ......................................... 25

1. Pengolahan Data ....................................................................... 25

2. Analisis data ............................................................................. 26

H. Etika Penelitian ........................................................................... 27

I. Rencana Kegiatan Penelitian ......................................................... 27

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ....................................................... 29

A.Gambaran Umum Rumah Sakit Dan Rekam Medis di

RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo .............................................. 29

1. Gambaran Umum Rumah Sakit ................................................ 29

a. Sejarah RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo ........................ 29

b. Visi dan Misi ........................................................................ 31

c. Arah Kebijakan ..................................................................... 31

d. Pelayanan ............................................................................. 31

2. Struktur Organisasi Rekam Medis ........................................... 33

B. Hasil Penelitian ............................................................................. 33

1. Menganalisa Moda kegagalan .................................................. 33

2. Mendapatkan Risiko Kegagalan ............................................... 35

3. Usulan Perbaikan ...................................................................... 41

C. Pembahasan Penelitian ................................................................. 42

1. Menganalisa Moda Kegagalan ................................................. 42

2. Mendapatkan Risiko Kegagalan ............................................... 45

3. Usulan Perbaikan ...................................................................... 46

D. Keterbatasan Penelitian ................................................................ 47

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ........................................................ 48

A. Kesimpulan ................................................................................. 48

B. Saran ............................................................................................. 48

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

DAFTAR TABEL

Hal

Tabel 2.1 Tingkat Keparahan ............................................................................... 13

Tabel 2.2 Level Probabilitas ................................................................................ 14

Tabel 2.3 Metode Deteksi .................................................................................... 15

Tabel 3.1 Definisi Operasional Penelitian ........................................................... 22

Tabel 4.1 Skala Severity ....................................................................................... 36

Tabel 4.2 Skala Occurance .................................................................................. 37

Tabel 4.3 Skala Detection .................................................................................... 38

Tabel 4.4 Nilai RPN (Risk Priority Number) ........................................................ 39

Tabel 4.5 Ranking Nilai RPN (Risk Priority Number) ........................................ 40

Tabel 4.6 Usulan Perbaikan ................................................................................. 41

DAFTAR GAMBAR

Hal

Gambar 2.1 Kerangka Konsep Penelitian ..........................................................19

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Dr. Tjitrowardojo

Purworejo ..... ..33

DAFTAR SINGKATAN

FGD : Focus Group Discusion

FMEA : Failure Mode And Effects Analysis

RCA : Root Cause Analysis

RPN : Risk Priority Number

RSUD : Rumah Sakit Umum Daerah

SNF : Straight Numerical Filing system

SOP : Standar Operasional Prosedur

TDF : Terminal Digit Filing System

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Pengantar Penelitian Izin Studi Pendahuluan Dari Stikes Jenderal

Achmad Yani Yogyakarta

Lampiran 2. Permohonan Izin Studi Pendahuluan Dari RSUD Dr.Tjitrowardojo

Purworejo

Lampiran 3. Permohonan Izin Studi Pendahuluan Ke Bappeda Purworejo

Lampiran 4. Surat Rekomendasi Studi Pendahuluan Dari Kesbangpol Purowrejo

Lampiran 5. Surat Rekomendasi Penelitian dari RSUD Dr.Tjitrowardojo

Purworejo

Lampiran 6. Surat Rekomendasi Penelitian Dari Kesbangpol DIY

Lampiran 7. Permohonan Izin Penelitian Ke RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo

Lampiran 8. Permohonan Izin Penelitian Ke Bappeda Purworejo

Lampiran 9. Permohonan Izin Penelitian Ke Kesbangpol Purworejo

Lampiran 10.Surat Rekomendasi Penelitian Dinas Penanaman Modal Dan

Pelayanan Terpadu Satu Pinyu Provinsi Jawa Tengah

Lampiran 11.Surat rekomendasi Penelitian Dinas Penanaman Modal Dan

Pelayanan Terpadu Satu Pintu Dari Purworejo

Lampiran 12.Keterangan Persetujuan Etika Penelitian Dari Stikes Jenderal

Achmad Yani Yogyakarta

Lampiran 13. Lembar Persetujuan Responden

Lampiran 14. Pedoman Wawancara

Lampiran 15. Jawaban Responden

Lampiran 16. Cheklist Observasi

Lampiran 17. SOP Pengambilan dan Kebijakan

Lampiran 18. Daftar Mode Kegagalan

MANAJEMEN RISIKO PERUBAHAN SISTEM PENYIMPANAN DARI

STRAIGHT NUMERICAL FILING SYSTEM KE TERMINAL DIGIT

FILING SYSTEM BERDASARKAN FMEA (FAILURE MODE AND

EFFECT ANALYSIS) DI RSUD Dr.TJITROWARDOJO PURWOREJO

Oleh:

Depi purnamasari1, Kori Puspita Ningsih2

INTISARI

Latar belakang : sistem penyimpanan merupakan salah satu bagian dari

pelayanan di rumah sakit. Sistem penyimpanan di RSUD dr. Tjitrowardojo

Purworejo menggunakan sistem penyimpanan Straight Numerical Filing

sehingga penyimpanan berkas rekam medis diurutkan berdasarkan dua angka

depan sebagai angka primernya, Penyimpanan berkas secara Straight Numerical

Filing sudah lama digunakan. Faktor yang mempengaruhi belum adanya

perubahan terkait dengan sistem penyimpanan yaitu tempat dan petugas

Tujuan : Menganalisa moda kegagalan dengan menggunakan metode FMEA,

Mendapatkan nilai RPN (Risk Priority Number), memberikan usulan perbaikan

untuk perubahan sistem penyimpanan dari Straight Numerical Filing ke

Terminal Digit Filing.

Metode Penelitian : Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan

pendekatan kualitatif dan rancangan Cross Sectional. Metode pengumpulan data

dengan menggunakan Studi dokumentasi, Chack list wawancata, Observasi dan

FGD.

Hasil : berdaasarkan hasil FGD mode kegagalan yang menyebabkan cacat pasa

perubahan sistem penyimpanan dari Straight Numerical Filing ke Terminal Digit

Filing di pengaruhi oleh 3 faktor (SDM, Sarana prasarana, Sistem), dan

didapatkan nilai RPN tertinggi yaitu 80 dan usulan perbaikan untuk perubahan

sistem penyimpanan dari Straight Numerical Filing adalah revisi regulasi Internal

Rumah sakit (kebijakan, pedoman, SOP assembling dan SOP penyimpanan)

Kata kunci : Sistem Penyimpanan, Perubahan Sistem, FMEA

1 Mahasiswa Program Studi Diploma 3 Perekam Dan Informasi kesehatan

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad Yani Yogyakarta

2 Dosen Pembimbing Program studi Diploma 3 Perekam dan Informasi Kesehatan

Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Jenderal Achmad yani Yogyakarta.

RISK MANAGEMENT OF FILING SYSTEM TRANSFORMATION

FROM STRAIGHT NUMERICAL FILING SYSTEM INTO TERMINAL

DIGIT FILING SYSTEM BASED ON FMEA (FAILURE MODE AND

EFFECT ANALYSIS) IN DR. TJITROWARDOJO OF PURWOREJO

Oleh:

Depi purnamasari1, Kori Puspita Ningsih2

ABSTRACT

Background : Filing system is a part of service in a hospital. Filing system in dr.

Tjitrowardojo of Purworejo applies Straight Numerical Filing system by which

medical record files are ordered based on the first 2 digits as primary numbers.

Straight numerical filing system has long been used. The influential factors of the

stagnant condition of filing system are place and staff.

Objective : To analyze failure mode with FMEA method. To figure out RPN (risk

priority number) value. To suggest improvement of filing system from Straight

Numerical Filing into Terminal Digit Filing.

Method : This was a descriptive study with qualitative approach and cross

sectional design. Data compilation method applied documentation study,

checklist, interview, observation, and FGD.

Result : According to the result of failure mode FGD, the following impairment

after transformation from Straight Nunerical Filing filing system into Terminal

Digit Filing was influenced by 3 factors (human resource, facility, system). The

highest RPN value was 80. The suggestion for improvement related to

transformation of Straight Numerical Filing system was hospital internal

regulation (policy, guideline, assembling SOP, and filing SOP).

Keywords : Filing System, System Transformation, FMEA.

1 A student of Medical Record and Health Information D3 Study Program in

Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta

2 A counseling lecturer of Medical Record and Health Information D3 Study

Program in Jenderal Achmad Yani Health School of Yogyakarta

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Seiring dengan perkembangan zaman, pemerintah dituntut untuk

memberikan pelayanan yang maksimal diberbagai bidang, salah satunya

yaitu di bidang pelayanan kesehatan. Pelayanan kesehatan yang

berkembang di Indonesia sangat beragam macamnya, diantaranya ada

rumah sakit, puskesmas, dokter praktek swasta, balai pengobatan, klinik 24

jam dan dokter keluarga (Budi, 2011). Salah satu pelayanan kesehatan yang

sering dikunjungi yaitu rumah sakit.

Undang-Undang No 44 Tahun 2009 menyatakan bahwa rumah sakit

merupakan salah satu fasilitas atau institusi pelayanan kesehatan yang

memiliki peran yang sangat strategis dalam berupaya mempercepat

peningkatan derajat kesehatan masyarakat Indonesia, menyelenggrakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna, serta menyedikan

pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan rawat gawat darurat. Rumah sakit

terdiri dari beberapa bagian yang saling terintegrasi diantaranya poliklinik,

bangsal, dan unit rekam medis. Salah satu pelayanan yang membutuhkan

manajemen yang baik di rumah sakit adalah pelayanan berkas rekam

medis.

Menurut Permenkes No 269/Menkes/Per/III/2008 tentang rekam medis,

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain

yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah berkas yang

berisikan catatan dan dokumen tentang anamnesis, pemeriksaan, diagnosis,

pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang

pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan di unit rawat jalan,

gawat darurat, dan rawat inap, dengan berkas rekam medis tersebut,

diharapkan informasi tentang riwayat kesehatan pasien dapat

berkesinambungan (Hatta, 2013). Didalam penyelenggaraan rekam medis

di rumah sakit untuk menunjang pelayanan kesehatan ada beberapa bagian

didalam diantaranya adalah tempat penyimpanan berkas (filing).

Salah satu unit yang menunjang dalam pelayana rekam medis adalah

ruang penyimpanan (filling) dimana dokumen rekam medis baik rawat

jalan, rawat inap, maupun gawat darurat disimpan. Filing adalah kegiatan

menyimpan, penataan atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis

untuk mempermudah pengambilan kembali (retrival) (Rustiyanto dan

Rahayu, 2011)

Sistem penyimpanan Straight Numerical Filing System (SNF) yaitu

suatu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas

rekam medis berdasarkan urutan nomor secara langsung pada rak

penyimpanan (Budi, 2011), jika perubahan sistem penyimpanan berkas

rekam medis tidak secepatnya dilakukan maka akan terjadi salah simpan,

duplikasi, dan ketidaksinambungan informasi berkas rekam medis dan

idealnya untuk mengontrol semua informasi medis pasien yang baik

seharusnya disimpan satu file, satu tempat atau satu file. Hal ini akan

memudahkan dalam hal pengendalian informasi karena disimpan di satu

tempat dengan satu nomor. Dalam pelaksanaan sistem penyimpanan

dengan menggunakan Straight Numerical Filing System mungkin akan

menimbulkan kendala dalam pelaksanaannya, dengan diketahuinya kendala

dalam penyimpanan tersebut, maka dapat dijadikan dasar pertimbangan

untuk tahap pelaksanaan selanjutnya.

Berdasarkan hasil studi pendahuluan pada tanggal 15 mei 2017

diketahui bahwa RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo terakreditasi

paripurna, penerapan sistem straight numerical filing system sudah

terapkan pada tahun 2005 dengan nama sebelumnya yaitu Rumah Sakit

Umum Daerah Saras Husada Purworejo, sistem penjajaran masih

menggunakan sistem desentralisasi dengan tempat penyimpanan berkas

rawat jalan di belakang pendaftaran terpadu sedangkan berkas rawat inap di

simpan di gedung utama RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo dengan

sistem penyimpanan menggunakan straight numerical filing system. Dalam

pelaksanannya untuk berkas rawat inap akan mendapatkan berkas baru jika

pasien tersebut datang kembali untuk menginap di RSUD Dr. Tjitrowardojo

Purworejo padahal sebelumnya pasien tersebut sudah memiliki berkas

rawat inap dan penyimpanan berkas rawat inap akan disimpan perbulan

sedangkan berkas pasien rawat jalan sudah berjalan sesuai dengan standar

pelayanan rumah sakit. Ada wacanan dari petugas untuk perubahan sistem

straight numerical filing system ke terminal digit filing system tapi itu

belum dilaporkan kepada kepala instalasi rekam medis karena ada kendala

salah satunya yaitu sarana dan prasarana. Untuk penarapan sistem

penyimpanan terminal digit filing system itu sendiri akan terlebih dahulu

diubah sistem penjajarannya menjadi sentralisasi karena sistem

desentralisasi belum bisa menerapkan sistem penyimpanan terminal digit

filing system tersebut. Kekurangan dalam sistem straight numerical filing

system tersebut yaitu salah letak untuk berkas rawat jalan dikarenakan

kurang telitinya petugas saat pengambilan dan mengembalikan berkas

tersebut sekitar 20%, Untuk berkas rawat jalan akan lebih cepat

penambahan rak dikarenakan penyimpanannya berdasarkan bulan. Petugas

filing rawat jalan terdapat 10 petugas dengan berlatarbelakang pendidikan 1

orang D3 rekam medis dan 9 orang lulusan SMA sedangkan petugas filing

rawat inap terdapat 2 petugas berlatarbelakang 1 orang SMA dan 1 orang

D3 rekam medis masing-masing petugas filing merangkap tugas untuk

lulusan D3 merangkap tugas dengan analisis pasien rawat jalan dan untuk

lulusan SMA merangkap tugas di bagian input klaim BPJS.

Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka penulis tertarik untuk

melakukan penelitian tentang manajemen resiko perubahan sistem

penyimpanan dari straight numerical filing system ke terminal digit filing

system berdasarkan FMEA di RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo. Dengan

penggunaan FMEA mampu mengidentifikasi resiko kegagalan yang terjadi

selama proses perubahan dari straight numerical filing system ke terminal

digit filing system.

B. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas, permasalahan yang akan

dikaji dalam penelitian ini adalah “Bagaimana Manajemen Risiko

Perubahan Sistem penyimpanan berkas rekam medis dari Straight

Numerical Filing System menjadi Terminal Digit Filing System

berdasarkan metode FMEA (Failure Mode And Effects Analysis)di RSUD

Dr. Tjitrowardojo Purworejo ?”

C. Tujuan

1. Tujuan Umum

Mengetahui Manajemen Resiko Perubahan Sistem Penyimpanan

dari Straight Numerical Filing system menjadi Terminal Digit Filing

System pada dokumen Rekam Medis berdasarkan metode FMEA

(Failure Mode And Effects Analysis) di RSUD Dr.

Tjitrowardojo Purworejo.

2. Tujuan Khusus

a. Menganalisa moda kegagalan yang menyebabkan cacat pada

perubahan sistem penyimpanan dari straight numerical filing

system menjadi terminal digit filing system pada dokumen rekam

medis dengan menggunakan metode FMEA

b. Mendapatkan risiko kegagalan terbesar dalam nilai RPN (Risk

Priority Number)

c. Memberikan usulan perbaikan untuk perubahan sistem

Penyimpanan dari Straight Numerical Filing system menjadi

Terminal Digit Filing System pada dokumen Rekam Medis

menggunakan FMEA.

D. Manfaat Penelitian

1. Manfaat Praktis

a. Bagi Penulis menambah wawasan dan pengetahuan yang dapat

dirasakan secara langsung dengan menerapkan teori mengenai

sistem penjajaran dan kode warna pada dokumen rekam medis

yang diperoleh selama duduk di bangku perkuliahan.

b. Bagi rumah sakit Sebagai bahan evaluasi mengenai sistem

penjajaran dan kode warna pada dokumen rekam medis agar

mengurangi kesalahan (misfiled) dalam penyimpanan dokumen

rekam medis.

2. Manfaat Teoritis

a. Bagi institusi pendidikan Sebagai bahan masukan dalam

pembelajaran ilmu rekam medis dan meningkatkan tentang sistem

penjajaran dan kode warna pada dokumen rekam medis.

b. Bagi peneliti lain dapat dijadikan acuan atau referensi untuk

perkembangan sesuai dengan materi yang berhubungan dengan

materi sistem penjajaran dan kode warna dokumen rekam medis

yang diambil.

E. Keaslian Penelitian

Menurut pengamatan peneliti, penelitian dengan menggunakan judul

“Manajemen Resiko Perubahan Sistem Penyimpanan dari Straight

Numerical Filing menjadi Terminal Digit Filing pada dokumen Rekam

Medis di RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo.” belum pernah dilakukan,

namun ada beberapa penelitian yang hampir sama, yaitu:

a. Mugasari (2008) yang berjudul “Rancangan Perubahan Sistem

Penyimpanan dari Straight Numerical Filing menjadi Terminal Digit

Filing untuk Mengurangi Misfile di RSUD Kota Yogyakarta”.

Penelitian ini bertujuan untuk menawarkan suatu pemecahan

masalah dengan perubahan sistem penyimpanan, dengan

mendeskripsikan hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum melakukan

perubahan dan mengetahui gambaran kesiapan apabila menuju ke arah

perubahan sistem penyimpanan dari straight numerical filing menjadi

terminal digit filing di RSUD Kota Yogyakarta.

Hasil dari penelitian ini dalah hal- hal yang perlu dipersiapkan

dalam melakukan suatu perubahan sistem penyimpanan dari Straight

Numerical Filing menjadi Terminal Digit Filing yaitu sarana (rak

penyimpanan, ruang penyimpanan, petunjuk, sampul/map rekam medis

dengan kode warna, petunjuk keluar/tracer dan kotak sortir), prasarana

(SOP/Protap, rapat koordinasi, waktu pelaksanaan serta SDM).

Gambaran kesiapan sarana dan prasarana yang ada diurusan rekam

medis RSUD Kota Yogyakarta belum mendukung dalam menghadapi

perubahan penyimpanan. SDM belum memiliki cukup pengetahuan dan

ketrampilan serta sebagian dari mereka pernah mengikuti pelatihan

sistem penyimpanan nomor akhir.

Persamaan dari penelitian ini adalah kesamaan tema mengenai

sistem penyimpanan berdasarkan nomor. Selain itu penelitian Mugasari

(2008) merupakan penelitian deskriptif dengan rancangan penelitian

cross sectional, teknik pengambilan data yang akan digunakan yaitu

observasi dan wawancara. Perbedaannya penelitian Mugasari (2008)

bertujuan menawarkan suatu pemecahan masalah dengan perubahan

sistem penyimpanan berupa Rancangan Perubahan Sistem

Penyimpanan dari Straight Numerical Filing menjadi Terminal Digit

Filing untuk Mengurangi Missfile di RSUD Kota Yogyakarta.

Sedangkan penelitian penulis bertujuan untuk mengetahui perencanaan

perubahan sistem penyimpanan dari Straight Numerical Filling ke

Terminal Digit Filing di RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo.

b. Hananto (2013) yang berjudul “Tinjauan Penggunaan Sistem

Penjajaran Drm Dengan Metode SNF (Straight Numerical Filling) Di

Filling Rumah Sakit Islam Muhammadiyah Kendal”

Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan karakteristik

petugas (pendidikan terakhir, lama kerja dan pelatihan), dan

penggunaan sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan metode

SNF pada di Filling RSI Muhammadiyah Kendal.

Hasil penelitian ini adalah bahwa karakteristik petugas rekam

medis yang menjadi responden penelitian sebagian besar adalah

berpendidikan SMA, dengan lama kerja sebagian besar 3 tahun, dan

setengah dari jumlah petugas pernah mengikuti pelatihan. Sistem

penomoran yang digunakan Unit Numbering System pada Rumah Sakit

Islam Muhammadiyah Kendal.

Persamaan penelitian Hananto (2013) adalah meneliti dibagian

rekam medis tentang sistem penjajaran dan serta mencari hambatan

hambatan yang terjadi dan jenis penelitiannya dengan deskriptif

kualitatif. Perbedaannya adalah penulis bertujuan untuk mengetahui

tentang Manajemen Resiko Perubahan Sistem Penyimpanan dari

Straight Numerical Filing menjadi Terminal Digit Filing pada

dokumen Rekam Medis sedangkan penelitian Hananto ini bertujuan

untuk mengetahui penggunaan sistem penjajaran drm dengan metode

SNF (straight numerical filling) di filling rumah sakit islam

muhammadiyah kendal.

c. Puspitasari, N. B., dan Martanto Arif. (2014) dengan judul

“Penggunaan FMEA Dalam Mengidentifikasi Risiko Kegagalan

Proses Produksi ATM (Alat Tenun Mesin) Studi Kasus PT. Asaputex

Jaya Tegal”

Tujuan penelitian ini adalah menganalisa moda kegagalan ynag

menyebabkan cacat produk dengan menggunakan metode FMEA,

mendapatkan risiko kegagalan proses produksi terbesar dalam nilai

RPN dan memberikan usulan perbaikan untuk produksi selanjutnya.

Hasil penelitian ini adalah cacat produksi pada perusahaan textil

yang bergerak dalam bidang sarung tenun yang terjadi pada

perusahaan masih ada yang diluar dari ketentuan batas perusahaan

yaitu diatas angka persentase yang telah diterapkanoleh perusahaan

yaitu sebesar 2%, sehingga perusahaan segera melakukan peerbaikan

agar tidak terjadi waste yang merugiakan perusahaan.

Persamaan dari penelitian ini adalah menggunakan metode yang

sama untuk mengidentifikasi risiko adalah FMEA (Failure Mode And

Effects Analysis), perbedaan dengan penelitian ini adalah objek yang

diteliti yaitu produksi sarung alat tenun mesin dan tempatnya di

PT.Asaputex Jaya Tegal sedangkan peneliti meneliti objek tentang

tempat penyimpanan berkas rekam medis di RSUD Dr. Tjitrowardojo

Purworejo.

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit dan Rekam Medis di RSUD Dr.

Tjitrowardojo Purworejo

1. Gambaran Umum Rumah sakit

a. Sejarah RSUD Dr. Tjitrowardojo Purworejo

RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo terletak di Jalan Jenderal

Sudirman No. 60 Kelurahan Doplang, Kecamatan Purworejo,

Kabupaten Purworejo, Propinsi Jawa Tengah. RSUD

Dr.Tjitrowardojo Purworejo didirikan pertama kali pada tahun

1915 dengan nama Zenden. RSUD Dr.Tjitrowardojo

Purworejo merupakan rumah sakit kelas B pendidikan yang

telah ditetapkan dengan Keputusan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia Nomor. HK.02.03/I/0216/2014 tentang

Penetapan Rumah Sakit Umum Daerah Saras Husada

Purworejo sebagai rumah sakit pendidikan pada tanggal 21

Februari 2014. RSUD Dr.Tjitrowardojo Purworejo memiliki

kapasitas tempat tidur yang beroperasi saat ini sebanyak 262

tempat tidur. Luas Tanah 58.123 m2, luas bangunan 18.727.80

m2 terdiri dari Gedung Farmasi, 19 Bangsal Perawatan, Kantor

dan Auditorium. Melalui pendekatan manajemen mutu, RSUD

Dr.Tjitrowardojo Purworejo selalu berusaha untuk

meningkatkan dan mengembangkan mutu pelayanan di seluruh

jajaran rumah sakit. Peningkatan dan pengembangan mutu

pelayanan ini tercapai berkat partisipasi, dorongan dan

dukungan dari seluruh jajaran Pemerintah Daerah Kabupaten

Purworejo dibawah kepemimpinan bapak Bupati, serta

komitmen dari DPRD Kabupaten Pueworejo.

Latar belakang pada tahun 1915 RSUD Dr. Tjitrowardojo

Purworejo didirikan pertama kali dengan nama Zenden. Tahun

1951 Zenden berubah nama menjadi Rumah Sakit Umum

Purworejo. Tahun 1979 penetapan kelas Rumah Sakit Umum

Purworejo menjadi Rumah Sakit Umum Type D. Tahun 1983

penetapan kelas Rumah Sakit Umum Purworejo menjadi

Rumah Sakit Umum Type C. 22 Desember 1994 penetapan

kelas Rumah sakit Umum Purworejo menjadi Rumah sakit

Umum Daerah Type B Non Pendididkan. Januari 1997 Rumah

Sakit umum Daerah Purworejo Terakreditasi Penuh 5 Bidang

Pelayanan. 5 Oktober 2005 Rumah Sakit Umum Daerah

purworejo resmi berganti nama menjadi Rumah Sakit Umum

Daerah Saras Husada Purworejo. Tahun 2008 Rumah Sakit

Umum Daerah Saras Husada Purworejo mendapat Piagam

Penghargaan Prima dari Menteri Negara Pembedayaan

Aparatur Negara atas prestasinya dan Peningkatan Pelayanan

Publik di Bidang “Pelayanan dan Pemeliharaan Kesehatan

Masyarakat”. 29 Desember 2009 Rumah Sakit Umum Daerah

saras Husada Purworejo Terakreditasi 16 Bidang Pelayanan

dengan sertifikat Nomor: YK.01.10/III/5053/09. Tahun 2009

Rumah Sakit Umum Daerah Saras Husada Purworejo

ditetapkan sebagai Badan Layanan Umum Daerah (BLUD).

Tahun 2011 Rumah Sakit Umum Daerah Saras Husada

Purworejo menjadi juara ke II untuk Kategori I Kompetisi

Pelayanan Publik Se-Kabupaten Purworejo. 21 Februari 2014

Penetapan kelas Rumah Sakit Umum Daerah Saras Husada

Purworejo menjadi Rumah Sakit Pendidikan dengan sertifikat

Nomor : 1069/Menkes/SK/XI/2008. 26 September 2015

perubahan nomenklatur menjadi Rumah Sakit Umum daerah

Dr.Tjitrowardojo Purworejo diresmikan oleh presiden ke 3 B.J.

Habibie yang merupakan cucu Dr. Tjitrowardojo.

b. Visi dan Misi

Rumah sakit Umum daerah Dr.Tjitrowardojo Purworejo

memiliki visi, misi, tujuan, sasaran, strategi dan arah kebijakan

sebagai berikut :

1) Visi

Terwujudnya Kabupaten Purworejo yang semakin

sejahtera berbasis pertanian, pariwisata, industri dan

perdagangan yang berwawasan budaya, lingkungan dan

ekonomi kerakyatan.

2) Misi

Mewujudkan kabupaten purworejo sebagai kabupaten yang

unggul di bidang pendidikan dan pelayanan kesehatan.

3) Tujuan

Meningkatkan pemberdayaan masyarakat dan akses

pelayan kesehatan dasar dan rujukan berkualitas selama 24

jam.

4) Sasaran

Meningkatkan derajat kesehatan masyarakat

5) Strategi

Meningkatkan kualitas pelayan kesehatan dasar dan

rujukan selama 24 jam melalui pelayan berdasarkan siklus

daur kehidupan.

c. Arah kebijakan

Pelayan kesehatan berdasar siklus daur kehidupan denagn

pelayan skrining dan pelayanan kesehatan, peningkatan

kualitas sarana prasarana kesehatan, penanganan penyakit

menular dan peningkatan kesehatan lingkungan.

d. Pelayanan

1) Poliklinik

a) Klinik Dalam

b) Klinik Anak

c) Klinik Kebidanan dan Kandungan

d) Klinik Bedah

e) Klinik Bedah Orthopedi

f) Klinik Syaraf

g) Klinik Kulit dan Kelamin

h) Klinik Mata

i) Klinik Jiwa

j) Klinik THT

k) Klinik Gigi

l) Klinik Paru

m) Klinik Psikologi

n) Klinik Rehabilitasi Medik

o) Klinik DOTS/VCT

p) Klinik Konsultasi Gizi

2) Penunjang

a) Radiologi

b) Anesthesi

c) Laboratorium

3) Jam Pelayanan

a) Senin - Kamis : 07.00 WIB - 12.00 WIB

b) Jumat - Sabtu : 07.00 WIB - 10.00 WIB

2. Struktur Organisasi Rekam Medis

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RSUD Dr.

Tjitrowardojo Purworejo

B. Hasil Penelitian

Pengambilan data pada penelitian ini dilakukan dengan cara

wawancara, observasi dan FGD. Sebelum melakukan FGD peneliti

memaparkan penjelasan dan proses untuk mendapatkan nilai RPN

menggunakan metode FMEA

1. Menganalisa moda kegagalan yang menyebabkan cacat pada

perubahan sistem penyimpanan straight numerical filing system

menjadi terminal digit filing system pada dokumen rekam medis.

Berdasarkan hasil FGD yang dilakukan pada 28 juli 2017 yang

dihadiri oleh responden C, E, F dan triangulasi sumber bahwa

menganalisa moda kegagalan dengan perubahan straight numerical

filing system menjadi terminal digit filing system dilakukan manajemen

risiko yang bersifat proaktif terkait dengan mode kegagalan

menggunakan FMEA (failure mode and effect analysis) untuk melihat

mode kegagalan.

Berdasarkan hasil wawancara dengan responden dan triangulasi

sumber pengetahuan tentang FMEA masih terbatas.

Pernyataan responden diatas maka kita melakukan triangulasi

sumber untuk memvalidkan data yang sudah diperoleh :

Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta

triangulasi sumber mengenai analisa moda kegagalan yang

menyebabkan cacat pada perubahan sistem penyimpanan straight

numerical filing system menjadi terminal digit filing system pada

dokumen rekam medis dilihat dari 3 aspek (SDM, sarana prasarana

dan sistem pengambilan serta sistem penyimpanan). Pelaksanaan FGD

disepakati bahwa sistem pengambilan dan sistem penyimpanan diawal

ada 14 moda kegagalan tetapi menjadi 13 moda kegagalan karena

beberapa moda kegagalan yang sama. Berikut moda kegagalan yang

sudah disepakati dengan beberapa responden dan triangulasi sumber :

a. SDM

1) Petugas mencarian berkas lebih lama

2) Petugas salah ambil berkas rekam medis

3) Petugas salah simpan berkas rekam medis

Untuk metode FMEA saya pernah mendengar tetapi belum mengetahui

banyak tentang itu.

Responden A

Untuk metode FMEA tersebut saya pernah dengar tetapi belum tahu pasti

tentang penggunaanya dan penerapannya untuk apa.

Triangulasi Sumber

4) Petugas sering bertanya pada petugas yang sudah ahli atau

berkompeten

b. Sarana Prasarana

1) Berkas rekam medis belum ada kode warna

2) Stiker kode warna tidak tersedia

3) Tidak ada tempat untuk menempelkan kode warna

4) Belum ada petunjuk penyimpanan/angka pada rak

c. Sistem

1) Regulasi rumah sakit belum di revisi (Kebijakan, Pedoman dan

SOP)

2) Petugas salah membaca 2 angka akhir

3) Petugas tidak memperhatikan kode warna

4) Petugas tidak menemukan letak rak

5) Petugas salah menemukan sub rak

Petugas salah ambil berkas rekam medis disepakati saat FGD

masuk pada aspek SDM.

2. Mendapatkan risiko kegagalan terbesar dalam nilai RPN (Risk Priority

Number)

Berdasarkan hasil FGD dilakukan pada hari selasa tanggal 27 juli

2017 FGD dilakukan untuk menentukan nilai RPN dari tabel

kegagalan yang menyebabkan cacat pada perubahan sistem

penyimpanan straight numerical filing system menjadi terminal digit

filing system pada dokumen rekam medis dengan dihadiri oleh

Responden C, E F dan triangulasi sumber. Diperoleh hasil sebagai

berikut :

a. Nilai ini merupakan produk dari hasil perkalian tingkat keparahan,

tingkat kejadian dan tingkat deteksi. RPN menentukan prioritas

dari kegagalan. RPN tidak memiliki nilai atau arti. Nilai tersebut

digunakan untuk meranking kegagalan proses yang protensial.

b. Severity menentukan tingkat keparahan dari moda kegagalan yang

menyebabkan cacat pada perubahan perubahan sistem

penyimpanan straight numerical filing menjadi terminal digit filing

pada dokumen rekam medis. Berikut adalah skala untuk

menentukan rating dari Severity :

Tabel 4.1 Skala Severity

Rangking Kriteria

1

Negligible Severity (Pengaruh buruk yang dapat

diabaikan), kita tidak perlu memikirkan bahwa

akibat ini akan berdampak pada kinerja produk.

Pengguna akhir mungkin tidak akan

memperhatikan kecacatan ini.

2

Mild Severity (Pengaruh buruk yang ringan),

Akibat yang ditimbulkan hanya bersifat ringan.

Pengguna akhir tidak akan merasakan perubahan

kinerja. Perbaikan dapat dikerjakan pada saat

3 pemeliharaan regular.

4

Moderate severity (Pengaruh buruk yang

moderat). Pengguna akhir akan merasakan

penurunan kinerja, namun masih dalam batas

5

6

toleransi. Perbaikan yang dilakukan tidak mahal

dan dapat selesai dalam waktu singkat.

7 High severity (Pengaruh buruk yang tinggi)

pengguna akhir akan merasakan akibat buruk

yang tidak akan diterima, berada diluar batas

8 toleransi. Perbaikan yang dilakukan sangat

mahal.

9

Potential Safety Problem (Masalah keamanan

potensial). Akibat yang ditimbulkan sangan

berbahaya dan pengaruh terhadap keselamatan

10 pengguna. Bertentangan dengan hukum.

c. Occurance menentukan berapa banyak gangguan yang akan

menyebabkan kegagalan dalam perubahan sistem penyimpanan

straight numerical filing menjadi terminal digit filing. Berikut

adalah skala untuk menentukan rating dari Occurance :

Tabel 4.2 skala Occurance

Rating Deskripsi Kemungkinan Definisi

1

2

Sangat jarang

dan hamper

tidak ada

1 dalam

10.000

Tidak ada atau sedikit

diketahui; sangat tidak

mungkin kondisi akan

terjadi

3

4

Kemungkinan

rendah

1 dalam 5.000 Mungkin, tapi tidak

diketahui datanya; kondisi

terjadi dalam kasus

terisolasi, tetapi

kemungkinannya rendah

5

6

Kemungkinan

moderat

1 dalam 200 Didokumentasikan, tetapi

jarang; kondisi tersebut

memiliki kemungkinan

cukup besar terjadi

7

8

Kemungkinan

tinggi

1 dalam 100 Didokumentasikan dan

sering; kondisi tersebut

terjadi sangat teratur dan

atau selama jangka waktu

yang wajar

9 Yakin terjadi 1 dalam 20 Didokumentasikan hamper

pasiti; kondisi tersebut

pasti akan terjadi selama

periode panjang yang

spesifik untuk langkah

atau hubungan tertentu

10 Selalu terjadi 1 dalam 10 Didokumentasikan dan

selalu terjadi pada langkah

atau hubungan tertentu

d. Detection menentukan bagaimana kegagalan tersebut dapat

diketahui sebelum terjadi perubahan sistem penyimpanan straight

numerical filing menjadi terminal digit filing pada dokumen rekam

medis. Berikut skala yang menentukan rating Detection :

Tabel 4.3 skala Detection

Rating Deskripsi kemungkinan Definisi

1

2

Pasti

terdeteksi

10 dari 10 Hamper selalu terdeteksi

dengan segera

3

4

Kemungkin

an rendah

7 dari 10 Kemungkinan terdeteksi

5

6

Kemungkin

an moderat

5 dari 10 Kemungkinan sedang

untuk terdeteksi

7

8

Kemungkin

an tinggi

2 dari 10 Tidak akan terdeteksi

dengan mudah

9 Hamper

pasti tidak

terdeteksi

1 dari 10 Tidak mungkin terdeteksi

tanpa upaya serius

10 Tidak ada

upaya

deteksi

0 dari 10 Tidak ada mekanisme

deteksi atau proses baru

e. Nilai RPN didapatkan dari perkalian antara (severity x Occurance

x Detection) yang dihasilkan dari rating mode kegagalan.

f. Nilai RPN dari tabel kegagalan yang menyebabkan cacat pada

perubahan sistem penyimpanan straight numerical filing system

menjadi terminal digit filing system pada dokumen rekam medis

ada perbedaan dan disepakati jika nilai RPN sama maka

identifikasi isu yang paling kritikal dan mendesak untuk segera

ditangani. Berikut tabel nilai RPN untuk perubahan sistem

penyimpanan :

Tabel 4.4 Nilai RPN (Risk Priority Number) perubahan sistem dari

straight numerical filing system menjadi terminal digit filing system

Aspek Modus Kegagalan

Sa

veri

ty

Occ

ura

nce

Det

ecti

on

RPN

SDM Pencarian berkas lebih lama

4 3 4 48

Petugas salah ambil

4 4 4 64

Petugas salah simpan

5 4 4 80

Petugas sering bertanya kepada

petugas yang sudah ahli 3 2 2 12

sarana

prasarana

berkas rekam medis belum ada

kode warna 4 4 4 64

stiker kode warna tidak tersedia 4 4 3 48

tidak ada tempat untuk

menempelkan stiker kode warna 3 3 3 27

belum ada stiker angka pada rak

penyimpanan 2 3 2 12

Sistem petugas salah membaca 2 angka

akhir 3 3 3 27

regulasi RS yang belum direvisi

(kebijakan, pedoman dan SOP) 4 4 4 64

petugas tidak memperhatikan

kode warna 2 3 2 12

petugas tidak menemukan letak

rak 3 3 2 18

petugas salah menemukan sub rak 2 2 2 8

Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden dan

triangulasi sumber mengenai analisa moda kegagalan untuk

mendapatkan nilai RPN tertinggi yaitu 80 yaitu petugas salah simpan

berkas rekam medis.

Tabel 4.5 Ranking Nilai RPN perubahan sistem dari straight

numerical filing system menjadi terminal digit filing system

Aspek Mode Kegagalan

Sa

veri

ty

Occ

ura

nce

Det

ecti

on

RPN Rangking

SDM Pencarian berkas lebih

lama 4 3 4 48 VI

Petugas salah ambil

4 4 4 64 II

Petugas salah simpan

5 4 4 80 I

Petugas sering bertanya

kepada petugas yang

sudah ahli

3 2 2 12 X

sarana

prasarana

berkas rekam medis

belum ada kode warna 4 4 4 64 IV

stiker kode warna tidak

tersedia 4 4 3 48 V

tidak ada tempat untuk

menempelkan stiker

kode warna

3 3 3 27 VIII

belum ada stiker angka

pada rak penyimpanan 2 3 2 12 XII

Sistem petugas salah membaca

2 angka akhir 3 3 3 27 VII

2. regulasi RS yang

belum direvisi

(kebijakan, pedoman

dan SOP)

4 4 4 64 III

petugas tidak

memperhatikan kode

warna

2 3 2 12 XI

petugas tidak

menemukan letak rak 3 3 2 18 IX

petugas salah

menemukan sub rak 2 2 2 8 XIII

3. Usulan perbaikan untuk perubahan sistem Penyimpanan dari Straight

Numerical Filing system menjadi Terminal Digit Filing System.

Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta

triangulasi sumber mengenai analisa mode kegagalan urutan prioritas

berdasarkan ranking dari mode kegagalan tindakan yang di

rekomendasikan untuk perubahan sistem penyimpanan dari Straight

Numerical Filing system menjadi Terminal Digit Filing System.

Tabel 4.6 Usulan Perbaikan perubahan sistem dari straight numerical

filing system menjadi terminal digit filing system

No Tindakan

Rekomendasi Mode Kegagalan Rangking

1 Revisi regulasi

internal rumah sakit

(SOP Penyimpanan,

SOP Pengambilan,

Kebijakan dan

Pedoman)

petugas salah simpan berkas

rekam medis I

petugas salah ambil berkas rekam

medis II

Regulasi RS yang belum direvisi

(kebijakan, pedoman dan SOP) III

Pencarian berkas lebih lama VI

Petugas tidak menemukan letak

rak IX

petugas tidak memperhatikan

kode warna XI

petugas salah menemukan letak

rak XIII

2 desain pengadaan

stiker kode warna

berkas rekam medis belum ada

kode warna VI

pengadaan stiker kode warna dan

pengajuan anggaran V

3 Pelatihan / workshop

sistem TDF untuk staf

rekam medis dan

pengadaan rak sortir

petugas salah membaca 2 angka

akhir VII

petugas sering bertanya kepadaa

petugas yang sudah ahli VIII

4

berkas rekam medis

yang belum ada kode

warna ditempelkan

oleh petugas filing

pada akhir pelayanan

tidak ada tempat untuk

menempelkan stiker kode warna

X

5 pengadaan stiker

angka di rak

belum ada stiker angka pada rak

penyimpanan XII

Berdasarkan Tabel 4.6 Usulan Perbaikan perubahan sistem

penyimpanan dari straight numerical filing menjadi terminal digit

filing dapat disimpukan usulan perbaikan perubahan sistem

penyimpanan straight numerical filing menjadi terminal digit filing

berdasarkan prioritas tertinggi nilai RPN adalah revisi regulasi internal

rumah sakit (SOP penyimpanan, SOP pengambilan, Kebijakan dan

pedoman).

C. Pembahasan Penelitian

1. Menganalisa moda kegagalan yang menyebabkan cacat pada

perubahan sistem penyimpanan dari straight numerical filing system

menjadi terminal digit filing system pada dokumen rekam medis.

Berdasarkan hasil FGD teori FMEA digunakan untuk mendapatkan

nilai RPN dari mode kegagalan yang menyebabkan cacat pada

perubahan sistem penyimpanan dari straight numerical filing system

menjadi terminal digit filing system. FMEA (failure mode and effect

analysis) adalah sebuah teknik rekayasa yang digunakan untuk

menerapkan, mengidentifikasi dan untuk menghilangkan kegagalan

yang diketahui, permasalahan, eror dan sejenisnya dari sebuah sistem,

desain, proses dan atau jasa sebelum mencapai konsumen (Stamatis,

1995).

Menurut PERMENKES RI No.1961/MENKES/PER/III/2011,

kembangkan kejadian yang menjabarkan dengan jelas kriteria

pelaksanaan analisis akar masalah (Root Cause Analysis /RCA) yang

mencakup insiden yang terjadi dan minimum satu kali per tahun

melakukan Failure Mode And Effect Analysis (FMEA) untuk proses

risiko tinggi. Berdasarkan hasil FGD dengan beberapa responden serta

triangulasi sumber terdapat tingkatan keparahan yang dihasilkan dari

proses analisa moda kegagalan berdasarkan 3 aspek yaitu SDM, sarana

prasarana dan sistem yang mengakibatkan keparahan yang timbulkan

dinilai dari tingkat keparahan salah satunya pengadaan anggaran dan

pasien batal periksa.

Berdasarkan hasil FGD sistem juga merupakan salah satu faktor

penting dalam perubahan sistem penyimpanan dari straight numerical

filing system menjadi terminal digit filing system dalam penelitian ini

yang dimaksud dengan sistem adalah regulasi internal rumah sakit

yaitu kebijakan, pedoman dan SOP. Menurut Sutarman (2009), Sistem

adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan berinteraksi

dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu

tujuan utama.

Berdasarkan hasil FGD Sumber Daya Manusia adalah faktor utama

yang mendukung terlaksana atau tidaknya perubahan sistem

penyimpanan dari straight numerical filing system menjadi terminal

digit filing system. Menurut Hasibuan (2016), menelusuri bahwa

Manajemen Sumber Daya Manusia adalah ilmu seni yang mengatur

hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu

terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat. SDM

memiliki peran sentral pada perkembangan suatu organisasi.

Berdasarkan hasil FGD Kebijakan adalah sebagai keputusan untuk

mencapai tujuan tertentu, berisikan ketentuan yang dijadikan pedoman.

Kebijakan adalah suatu tindakan yang mempunyai tujuan yang

dilakukan seseorang pelaku atau sejumlah pelaku untuk memecahkan

suatu masalah (Tahir dan Arifin, 2014).

Berdasarkan hasil FGD SOP merupakan panduan untuk kegiatan

yang dilakukan oleh petugas pada setiap pelayanan. Menurut Sailendra

(2015) SOP adalah panduan yang digunakan untuk memastikan

kegiatan operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan

lancar.

Berdasarkan hasil FGD kode warna merupakan alat untuk

membedakan angka pada berkas rekam medis agar tidak terjadi misfile.

Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2010), kode warna merupakan

petunjuk penyimpanan berupa tanda nomor atau angka akhir

penyimpanan dokumen rekam medis. Penggunaan kode warna juga

bisa digunakan untuk mempercepat pencarian dokumen rekam medis

dan mengurangi kesalahan (misfile) didalam penyimpanandokumen

rekam medis.

Berdasarkan hasil FGD Sarana prasarana merupakan alat

penunjang pelayanan publik tetapi yang ada di RSUD

Dr.Tjitrowardojo Purworejo kurang memadai untuk perubahan sistem

penyimpanan salah satunya adalah ruang penyimpanan berkas rekam

medis yang berada di area strategis antara pelayanan IGD, rawat jalan

dan rawat inap. Menurut PerMenDikNas No. 24 tahun 2007 sarana

prasarana adalah alat penunjang keberhasilan suatu proses upaya yang

dilakukan didalam pelayanan publik, karena apabila kedua hal ini tidak

terkelola maka semua kegiatan yang dilakukan tidak akan

mendapatkan hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana. Salah satu

sarana prasarana yang dibutuhkan dalam perubahan sistem

penyimpanan dari straight numerical filing system menjadi terminal

digit filing system adalah kode warna.

Berdasarkan hasil FGD Terminal digit filing system yaitu

penyimpanan dokumen berdasarkan 2 angka akhir kemudian lihat 2

angka tengah dan 2 angka depan untuk menyimpan berkas rekam

medis. Menurut Budi (2011), Terminal digit filing system merupakan

sistem penyimpanan berkas rekam medis numerik denagn sistem

angka akhir.

Berdasarkan hasil FGD Petunjuk penyimpanan merupakan nomor

yang tertera pada rak penyimpanan untuk menandai nomor berkas

yang disimpan pada sub rak penyimpanan. Menurut Rustiyanto dan

Rahayu (2010), Petunjuk penyimpanan biasanya berupa tanda nomor

atau angka akhir penyimpanan dokumen berkas rekam medis.

Penggunaan nomor rekam medis dalam petunjuk penyimpanan bisa

menggunakan satu angka akhir atau dua angka akhir digite terakhir.

Hal ini digunakan untuk mempercepat pencarian dokumen rekam

medis dan mengurangi kesalahan didalam penyimpanan dokumen

rekam medis.

2. Mendapatkan risiko kegagalan terbesar dalam nilai RPN (Risk Priority

Number)

Berdasarkan hasil FGD nilai RPN akan menentukan rangking dari

mode kegagalan dan untuk menentukan prioritas dari usulan perbaikan

dari mode kegagalan yang menyebabkan cacat pada perubahan sistem

penyimpanan dari straight numerical filing system menjadi terminal

digit filing system. Berdasarkan hasil wawancara dan FGD nilai RPN

dapat di peroleh dengan menggunakan rumus perkalian antara

(severity x Occurance x Detection). Dari hasil wawancara dan

landasan teori bahwa untuk menentukan mode kegagalan yang sangat

tinggi menggunakan rumus RPN tersebut.

Menurut Stamatis (1995), Nilai ini merupakan produk dari hasil

perkalian tingkat keparahan, tingkat kejadian dan tingkat deteksi. RPN

menentukan prioritas dari kegagalan. RPN tidak memiliki nilai atau

arti. Nilai tersebut digunakan untuk meranking kegagalan proses yang

protensial.

Berdasarkan hasil FGD Severity adalah penilaian untuk tingkat

keseriusannya dalam efek kegagalan. Hasil akan dilihat dari nilai

keparahan atau Severity karena kalau nilai keparahan besar maka mode

kegagalannya juga sangat banyak terjadi. Severity adalah penilaian

terhadap keseriusan dari efek yang ditimbulkan. Dalam arti setiap

kegagalan yang timbul akan dinilai seberapa besarkah tingkat

keseriusannya (Stamatis, 1995) sedangkan menurut Andiyanto (2016)

dalam menentukan tingkat kerusakan (Severity) ini dapat ditentukan

seberapa serius kerusakan yang dihasilkan dengan terjadinya

kegagalan proses dalam hal operasi perawatan dan kegiatan operasi

pabrik.

Berdasarkan hasil FGD Occurance adalah penyebab yang akan

terjadi selama perubahan sistem. Occurance adalah kemungkinan

bahwa penyebab tersebut akan terjadi dan menghasilkan bentuk

kegagalan selama masa penggunaan produk (Stamatis,1995).

Sedangkan menurut Andiyanto (2016) dalam menentukan Occurance

ini dapat ditentukan seberapa banyak gangguan yang dapat

menyebabkan sebuah kegagalan pada operasi perawatan dan kegiatan

operasi pabrik.

Berdasarkan hasil FGD nilai detection bisa tolak ukur untuk

mengendalikan kegagalan yang akan terjadi. Nilai detection

diasosiasikan dengan pengendalian saat ini. Detection adalah

pengukuran terhadap kemampuan mengendalikan/mengontrol

kegagalan yang dapat terjadi (Stamatis, 1995). Sedangkan menentukan

tingkan dekteksi ini dapat ditentukan bagaimana kegagalan tersebut

dapat diketahui sebelum terjadi deteksi juga dapat dipengaruhi dan

banyaknya kontrol yang mengatur jalannya proses.

3. Usulan perbaikan untuk perubahan sistem Penyimpanan dari Straight

Numerical Filing system menjadi Terminal Digit Filing System

Berdasarkan hasil FGD prioritas usulan didapatkan dari nilai RPN

tertinggi yaitu Revisi regulasi internal rumah sakit (SOP penyimpanan,

SOP pengambilan, Kebijakan dan pedoman).

Menurut Azwar (2011), Perencanaan sebagai menyusun rencana

(Plan) cara penyelesaian masalah yang telah ditetapkan ke dalam

unsur-unsur rencana yang lengkap serta saling terkait terpadu sehingga

dapat dipakai sebagai pedoman dalam melaksanakan cara penyelesaian

masalah.

Menurut Azwar (2011) Evaluasi adalah tahap di mana seseorang

setelah memiliki keterangan yang lengkap, mulai melakukan penilaian

terhadap pesan yang disampaikan.

D. Keterbatasan Penelitian

Keterbatasan dalam penelitian ini yaitu sulit bertemu dengan

Triangulasi sumber karena melanjutkan pendidikannya di luar kota dan

petugas masih banyak yang belum mengerti tentang metode FMEA

tersebut.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

1. Aspek yang paling dominan dan berpengaruh yaitu pada aspek SDM

sesuai dengan tabel 4.4 nilai RPN (Risk Priority Number).

2. Risiko kegagalan tertinggi sebesar 80 didapatkan dari rumus RPN

(Risk Priority Number) yaitu pada mode kegagalan tentang petugas

salah simpan berkas rekam medis sedangkan risiko kegagalan terendah

sebesar 8 yaitu petugas salah menemukan sub rak penyimpanan berkas

rekam medis.

3. Usulan perbaikan untuk perubahan sistem penyimpanan dari sistem

Straight Numerical Filing system menjadi Terminal Digit Filing

System dilihat dari nilai RPN tertinggi adalah tentang Revisi regulasi

internal rumah sakit (SOP penyimpanan, SOP pengambilan, Kebijakan

dan pedoman).

B. Saran

Untuk melakukan perubahan sistem penyimpanan dari sistem Straight

Numerical Filing system ke Terminal Digit Filing System diperlukan :

1. Sebaiknya dilakukan revisi regulasi internal rumah sakit (SOP

penyimpanan, SOP pengambilan, Kebijakan dan pedoman) oleh

kepala instalasi rekam medis.

2. Sebaiknya dilakukan pengadaan desain dan stiker kode warna berkas

rekam medis serta stiker angka pada rak penyimpanandan

penambahan rak sortir untuk meminimalkan kesalahan dalam

membaca 2 angka akhir pada berkas rekam medis.

3. Sebaiknya dilakukan pelatihan / workshop sistem TDF untuk staf

rekam medis.

4. Sebaiknya untuk berkas rekam medis yang belum ada kode warna

ditempelkan oleh petugas filing pada akhir pelayanan.

DAFTAR PUSTAKA

Andiyanto, Sutrisno, dan Punuhsingon (2016). Penerapan Metode FMEA

(Falilure Mode and Effect) untuk Kualifikasi dan Pencegahan Resiko

Akibat Terjadinya Lean Waste. Teknik Mesin Universitas Sam

Ratulangi. Manado, Indonesia. Vol.6. No.1.2016.

Arikunto, S. (2013). Prosedur penelitian suatu pendekatan pratik. Rineka Cipta,

Jakarta

Awaludin, dan Saputra (2016). Sistem Informasi Manajemen Sarana Prasarana

Sekolah (Studi Kasus : Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten

Siak). Pekanbaru Riau : Universitas Suska Riau. Vol. 2, No. 2.2016.

Azwar, Azrul (2010). Pengantar Administrasi Kesehatan (Edisi III), Binarupa

Aksara, Jakarta

Budi, Savitri Citra. (2011) Manajemen Unit Kerja Rekam Medis. Quantum

Sinergis Media, Yogyakarta

Hasibuan, Malayu S.P. (2016) Manajemen Sumber Daya Manusia. Edisi Revisi.

PT Bumi Aksara : Jakarta

Hatta, G. R. (2013) Manajemen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan

Kesehatan. Jakarta, UI Press.

Indrawan, Rully dan Poppy Yuniawati. (2014) Metode Penelitian Kuantitatif,

Kualitatif dan Campuran untuk Manajemen, Pembangunan dan

Pendidikan. Rifika Aditama, Bandung

Muninjaya, (2015). Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. EGC, Jakarta

Notoadmodjo, S. (2012) Metodologi Penelitian Kesehatan. Rineka Cipta, Jakarta.

PERMENDIKNAS No 24 tahun 2007 Tentang Sarana dan Prasarana.

Depdiknas, Jakarta

PERMENKES RI No. 269/MENKES/PER/III/2008 Tentang Rekam Medis.

Jakarta, Indonesia.

PERMENKES RI No.1691/MENKES/PER/III/2011 Tentang Keselamatan Pasien

Rumah Sakit. Jakarta, Indonesia

Puspitasari, N. B., dan Arif Martanto. (2014) Penggunaan FMEA Dalam

Mengidentifikasi Resiko Kegagalan Proses Produksi ATM (Alat Tenun

Mesin) Studi Kasusu PT. Asaputex Jaya Tegal, Universitas Diponegoro,

96.

Rustiyanto, Ery dan Rahayu, Warih Ambar (2011) Manajemen Filing Dokumen

Rekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Politeknik Kesehatan Permata

Indonesia, Yogyakarta

Sailendra, Annie (2015). Langkah-langkah Praktis Membuat SOP. Trans Idea

Publishing, Yogyakarta

Stamatis, D. H. (1995) Failure Mode and Effect Analysis : FMEA from Theory to

Execution. ASQC Quality Press, Milwaukee

Sugiyono. (2010) Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R&D. Alfabeta,

Bandung

Sutarman (2009) Pengantar Teknologi Informasi. Edisi Pertama, Bumi Aksara :

Jakarta

Tahir, Arif (2014) Kebijakan Publik dan Daerah. Alfabeta, Bandung

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun Tentang Rumah Sakit.

Jakarta, Indonesia.