Kamis, 10 November 2011

Taujih RabbaniUrgensi dan Tujuan Rapat

Permasalahan Umum RapatPrinsip Rapat Efektif Strategi Langit Suplemen

Dan (bagi) orang-orang yang menerima (mematuhi) seruan Tuhannya dan mendirikan shalat, sedang urusan mereka (diputuskan) dengan musyawarah antara mereka; dan mereka menafkahkan sebagian dari rezki yang Kami berikan kepada mereka. (Asy-syura : 38)

Syuro terus? Manusia syuro? So what!? (mari pahami lagi urgensi syuro) Jenis Rapat : setiap jenis rapat memiliki fokus tujuan yang berbeda-beda (perhatikan!) Rapat indisdental Rapat Rutin

Rapat pendahuluan

Tujuan Rapat (opsional): Mengambil keputusan yang berkah Pemberian (sosialisasi) Arahan

Evaluasi dan Resolusi Distribusi informasi kepada semua elemen Brainstorming dan kolaborasi perspektif Membangun soliditas dan komitmen bersama Memecahkan masalah koordinasi

1. 2. 3. 4.

Jangan alokasikan sumberdaya sisa. Karena effort sisa menghasilkan output sisaPentingnya persiapan yang matang, baik dari sisi konseptual/content maupun teknis. Pengondisian yang baik dari aspek niatan, ruhiyah, fikriyah, maupun jasadiyah Memahami urgensi syuro dalam kerangka pergerakan dakwah yang melahirkan barakah

5.6. 7.

Hargai waktu Anda dan Saudara AndaPastikan kehadiran kita memberikan nilai tambah Memahami adab mendengar, berpendapat, pengambilan keputusan, dan menanggapi hasil keputusan

8.

Pegang teguh hikmah QS Al-Ashr

Tidak ada tujuan atau agenda pokok

tidak jelas goal dari rapat (formalitas dan rutinitas yang contentless) terlalu banyak agenda yang hendak dibahas (tidak fokus) memasukkan agenda-agenda yang tidak seharusnya ada dalam rapat melimpahkan semua permasalahan dan kasus koordinasi di rapat

Tidak ada mekanisme rapat

Orang datang dan pergi seenaknyaDebat tanpa ada mekanisme penyimpulan dan diskusi yang baik Ketidakjelasan mekanisme pengambilan keputusan Ngenet, smsan, bikin laporan, pada saat rapat

Tidak ada kesiapan dari peserta rapat

Peserta rapat datang dengan tanpa persiapan Peserta rapat datang dengan terpaksa dan sumberdaya sisa

Rapat sering terlambat dimulai.

Tidak adanya saling percaya antar peserta rapat Tidak adanya sistem reward dan punishment yang kuat Penghargaan peserta rapat yang kurang Rapat tidak dapat dimulai karena ada pihak yang belum hadir

Persiapan tempat rapat yang buruk

Terlalu banyak noise pada lokasi rapat Lokasi yang menimbulkan kekhawatiran terhadap kerahasiaan rapat

Perlengakapan rapat yang tidak memadai

Perlengkapan seadanya yang tidak memadai untuk menunjang rapat yang efektif

Hijab yang berlebihan Pemimpin rapat yang inefektif

Mendominasi rapat Persiapan yang buruk Membiarkan rapat menyimpang Membenci pertanyaan-pertanyaan

Membiarkan selingan humor yang berlebihan.Melecehkan anggota kelompok Mentoleransi interupsi. Pemimpin rapat = MC Manajemen Konflik yang lemah

Rapat terlalu lama

Kepemimpinan tidak efektif Banyak interupsi Membiarkan diskusi bertele-tele dan menyimpang Terlalu banyak selingan

Dinamika kelompok yang kurang

Tidak ada partisipasi aktif dari peserta rapat Rapat didominasi peserta tertentu Peserta segan untuk mengemukakan pendapatnya

Tidak ada hasil atau tindak lanjut dari rapat (NATO)

Ketidakjelasan hasil dan bagaimana menindaklanjutinya Tidak ada mekanisme khusus bagi peserta rapat yang tidak hadir Notulensi yang lambat dan tidak informatif

Mengendalikan keaktifan berbicara yang berlebihan.Mendesak orang yang pendiam untuk berbicara. Melindungi anggota baru yang yunior

Mendorong pernyataan gagasanMenekan kecenderungan mematikan gagasan. Menutup rapat dengan nada yang positif. Mengambil keputusan dengan bijak dan tepat Memastikan semua peserta rapat memahami hasil rapat

Efektifnya syuro juga akan mencerminkan seberapa efektif kita dalam menjalankantugas di lapangan

Dawah yang tenang, namun lebih gemuruh Dari tiupan angin topan yang menderu.. Dawah yang rendah hati, namun lebih perkasa Dari keangkuhan gunung yang menjulang

Dawah yang terbatas, namun jangkauannyaLebih luas dari belahan bumi seluruhnya.. [Majmuah rasail, hal 141]

1.2. 3. 4.

Waktu rapatAgenda Rapat Lokasi Rapat Persiapan/ briefing (termasuk penyiapan bahanbahan) Rapat Reminder dan Konfirmasi Peserta Rapat Reward dan Punishment Media penunjang rapat

5. 6. 7.

1. 2. 3.

Konfirmasi kehadiran peserta sesuai waktu yang ditentukanPenentuan lokasi yang kondusif Penyiapan peralatan penunjang yang memadai (papan tulis, infokus, spidol, penghapus, dll)

4.5. 6.

Persiapan bahan/ data untuk pembahasan rapatPenugasan kepada peserta rapat, baik teknis maupun non-teknis (tugas baca, AY, dll) Mekanisme yang jelas bagi peserta yang tidak hadir (penugasan, pemberian aspirasi, dan haknya terhadap hasil keputusan)

7.

Laporan pra-rapat yang sudah dipersiapkan/ disosialisasikan (jika ada)

Dimulai tepat waktuReview agenda dan alokasi waktu rapat Penunjukkan notulensi Penentuan prioritas agenda dan alokasi waktu yang diberikan Aktivasi peserta rapat yang optimal Pengambilan keputusan yang bijak Kesimpulan dan tindak lanjut yang jelas

1. Penyampaian masalah / agenda pembahasan2. Pemaparan singkat data pendukung

3. Brainstorming analisis4. Brainstorming solusi 5. Memilih alternatif solusi 6. Kesimpulan 7. Ketegasan dari pemimpin rapat.

TerstrukturFormat yang baku

Fleksibel dalam lampiran pendukungAksesibel (mudah diakses) Informatif (jelas, padat, lengkap, mudah dimengerti) *Dapat juga menggunakan media voice recorder

Mekanisme kontrol hasil rapat yang baikNotulensi yang efektif Mekanisme backup bagi peserta yang tidak hadir Publikasi hasil rapat kepada objek yang perlu mengetahui

Basmalah.tahmid.shalawat | membuka pintu keberkahanTasmi | memberikan cahaya kepada hati Tausiyah | budaya saling mengingatkan dan menguatkan

Re-Orientasi niatPengecekan amalan yaumiah Sharing permasalahan personal | mengukuhkan ukhuwah

Arahan dan talimat

Media Online Facebook group Google group google doc Spreadsheet Google calendar

Trello.com | task management system BBM (blackberry messanger) Y!messanger

Jumlah peserta rapat: 5-8 orangWaktu rapat maksimal: 2 jam Metode efektif: pendelegasian

Undang pembicara tamu jika dibutuhkan

1.2. 3.

4. 5. 6. 7.

8.9. 10.

Kesediaan untuk memberikan kontribusi pendapat Dilakukan dengan motivasi mencari Ridho Allah SWT Mentaati keputusan syuro tanpa kepentingan pribadi (QS Assyuro 42 : 48 dan bagi orang-orang yang menerima (mematuhi) Rabb Nya dan mendirikan shalat, sedang urusan mereka diputuskan ) Mengutamakan mufakat sebelum voting (konsensus) Tidak mendominasi pembicaraan Memberikan kesempatan yang cukup untuk menganalisa persoalan Lapang dada dan bersabar terhadap perbedaan yang terjadi Tidak menyembunyikan dat/fakta yang bertentangan dengan pendapatnya Dipimpin oleh orang yang adil dan tidak berpiha Meyakini bahwa kesalahan hasil syuro lebih baik daripada egoisme pribadi

Dakwah membutuhkan kekokohan mana daawiyah, jasadiah, tsaqofah danprofesionalisme Komitmen kita pada syuro merupakan cerminan komitmen kita pada amanah yang kita emban Ingat!!! Syuro hanya bagian dari penopang dakwah. Terkadang yang terjadi

di lapangan adalah rajin melakukan koordinasi, padahal saat itulahseharusnya beraksi. Dakwah tidak bisa dibangun HANYA dengan berlelahlelah dalam majelis syuro!

QS As Shaff: 4