Manajemen Projek Pengembangan Software Manajemen Projek Software:

• Memfokuskan pada aktifitas pengembangan software sesuai dengan jadwal penyelesaian dan organisasi pengembangan software

• Manajemen projek dibutuhkan karena pengembangan software memiliki kendala pada biaya dan jadwal yang ditentukan oleh pengembang.

Aktifitas dalam Manajemen

• Pembuatan Proposal • Perencanaan dan penjadwalan Projek • Pembuatan rencana biaya projek • Monitoring dan review projek • Pemilihan dan evaluasi projek • Pembuatan Laporan dan presentasi

Penguatan Project

• Penentuan Personal dalam Projek o Dana projek terbatas untuk pembiayan staff yang tinggi o Dimungkinkan tidak tersedianya staff yang memiliki kemampuan sesuai dengan

yang diinginkan o Pengembangan kemampuan(skill) pegawai pada projek software

• Menuntut kemampuan manager dalam menentukan staff sesuai dengan standar tenaga IT internasional

Perencanaan Projek

• Merupakan aktifitas manajemen projek yang membutuhkan waktu paling lama

• Merupakan aktifitas berkelanjutan dari tahap initial hingga pengiriman software sehingga secara regular harus diperbaharui ketika terdapat informasi baru,

• Beberapa tipe perencanaan (rencana validasi, rencana perubahan managemen, rencana pengembangan dan training staff, rencana perawatan) harus pula dikembangkan untuk mendukung perencanaan projek utama yang memiliki kendala terhadap waktu dan biaya

Jenis-jenis Perencanaan Jenis Deskripsi Perencanaan Kualitas Menentukan standar dan prosedur penentuan

kualitas software yang digunakan Perencanaan Validasi Menentukan teknik, jadwal, dan sumber daya

yang digunakan untuk validasi software Perencanaan Perubahan Manajemen

Menggambarkan struktur dan prosedur perubahan manajemen

Perencanaan Perawatan Memprediksi kebutuhan, biaya dan usaha perawatan sistem

Perencanaan pengembangan staff

Menggambarkan bagaimana perencanaan pengembangan kemampuan dan ketrampilan staff untuk menunjang projekS

1

Proses Manajemen Projek

Mendefinisikan kendala projek Menentukan penilaian awal terhadap parameter projek Menentukan projek milestone dan pengiriman while projek belum selesai ataupun dibatalkan loop

Menyusun jadwal projek Initiasi aktifitas sesuai dengan jadwal delay (untuk sementara) review perkembangan projek revisi parameter dan estimasi projek apply revisi ke jadwal negosiasikan kembali kendala projek dan pengiriman if (terdapat masalah) then

initiasi review teknis dan kemungkinan revisi end if

end loop Struktur perencanaan projek

1. Pendahuluan 2. Organisasi Projek 3. Analisis Resiko 4. Kebutuhan akan sumber daya hardware dan software 5. Work breakdown 6. Penjadwalan Projek 7. Mekanisme pemantauan dan pelaporan

Pengorganisasian Kegiatan Projek

• Aktifitas pada suatu pengembangan projek harus diorganisasikan untuk menghasilkan output yang terukur bagi manajemen dan penentuan progress

• Milestones merupakan titik akhir dari aktifitas proses • Deliverable (pengiriman) merupakan hasil projek yang dikirim ke

pelanggan • Pada model proses air terjun (waterfall) boleh didefnisikan progress

milestone secara langsung Milestone dalam proses rekayasa kebutuhan

Evaluationreport

Prototypedevelopment

Requirementsdefinition

Requirementsanalysis

Feasibilityreport

Feasibilitystudy

Architecturaldesign

Designstudy

Requirementsspecification

Requirementsspecification

ACTIVITIES

MILESTONES

2

Penjadwalan Projek • Membagi projek ke dalam bebtuk tugas dan estiamsi waktu serta sumber

daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tsb • Pengorganisasian tugas yang bersamaan untuk membuat jadwal yang

optimum • Meminimumkan ketergantungan tugas untuk menghindari adanya delay yg

ditimbulkan oleh suatu tugas yang menunggu tugas lainnya selesai • Ditentukan oleh intusi dan pengalaman manajer

Proses Penjadwalan Projek

Estimate resourcesfor activities

Identify activitydependencies

Identifyactivities

Allocate peopleto activities

Create projectcharts

Softwarerequirements

Activity chartsand bar charts

Masalah dalam Penjadwalan

• Estimasi kesulitan masalah dan berakibat pada biaya pengembangan solusi menjadi cukup rumit

• Produktifitas tidak berbanding lurus dengan jumlah orang yang mengerjakan tugas

• Penambahan personal pada akhir projek menyebabkan adanya overhead komunikasi

• Segala sesuatu yang tidak diharapkan akan terjadi, sehingga membutuhkan suatu perencanaan contingency

Diagram Batang dan Jaringan Kerja

• Merupakan notasi grafis yang digunakan untuk mengilustrasikan jadwal projek

• Menyatakan suatu breakdown projek ke dalam tugas-tugas. Tugas seharusnya tidak terlalu kecil dan diestimasi waktunya selama satu atau dua minggu

• Bagan Aktifitas menyatakan ketergantungan dan jalur kritis • Diagram batang menyatakan jadwal yang sesuai dengan waktu kalender.

Durasi dan Ketergantungan Tugas Durasi (hari) Ketergantungan

T1 8 T2 15 T3 15 T1 (M1) T4 10 T5 10 T2, T4 (M2) T6 5 T1, T2 (M3) T7 20 T1 (M1) T8 25 T4(M5) T9 15 T3, T6 (M4)

T10 15 T5, T7 (M7) T11 7 T9 (M6) T12 10 T11 (M8)

3

Jaringan Aktifitas

start

T2

M3T6

Finish

T10

M7T5

T7

M2T4

M5

T8

4/7/99

8 days

14/7/99 15 days

4/8/99

15 days

25/8/99

7 days

5/9/99

10 days

19/9/99

15 days

11/8/99

25 days

10 days

20 days

5 days25/7/99

15 days

25/7/99

18/7/99

10 days

T1

M1 T3T9

M6

T11

M8

T12

M4

Timeline Aktifitas

4/7 11/7 18/7 25/7 1/8 8/8 15/8 22/8 29/8 5/9 12/9 19/9

T4

T1T2

M1

T7T3

M5

T8

M3

M2

T6

T5

M4

T9

M7

T10

M6

T11M8

T12

Start

Finish

4

Alokasi Staf 4/7 11/7 18/7 25/ 1/8 8/8 15/8 22/8 29/8 5/9 12/9 19/9

T4

T8 T11

T12

T1

T3

T9

T2

T6 T10

T7

T5

Fred

Jane

Anne

Mary

Jim

Manajemen Risiko

• Manajemen risikon mengidentifikasikan risiko dan menggambarkan minimisasi dampak risiko

• Suatu risiko adalah kemungkinan munculnya dampak yang akan merugikan o Risiko projek berdampak pada jadwal dan sumber daya o Risiko produk berdampak pada kualitas dan unjuk kerja software yang

dikembangkan o Risiko Bisnis berdampak pada organisasi pengembang software

Risiko Software Risiko Tipe Risiko Deskripsi Pindahnya Staff Projek Perginya staff berpengalaman sebelum

projek selesai Perubahan Manajemen

Projek Berubahnya manajemen maka berubah pula prioritas program

Hardware yang tidak tersedia

Projek Harware penting tidak dapat dikirim sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan

Perubahan Kebutuhan

Projek dan Produk

Munculnya perubahan kebutuhan yang lebih besar dibandingkan antisipasinya

Delay terhadap spesifikasi

Projek dan Produk

Spesifikasi pada interface penting tidak dapat disediakan tepat waktu

Estimasi ukuran yang rendah

Projek dan Produk

Estimasi ukuran sistem yang terlalu rendah

Unjuk kerja tool/sumber daya yang rendah

Produk Tool (CASE) yang digunakan tidak menunjukkan performa yg baik dalam mengantisipasi masalah

Perubahan Teknologi

Bisnis Adanya perubahan teknologi dalam implementasi software

Produk saingan Bisnis Produk saingan sudah dipasarkan sebelum software yang dikembangkan selesai

5

Proses Manajemen Risiko • Identifikasi Risiko

o Identifikasi risiko projek, produk dan bisnis • Analisis Risiko

o Menilai konsekuensi dan likelihood risiko • Perencanaan Risiko

o Menggambarkan perencanaan untuk menghindari dan meminimisasi dampak risiko

• Memantau Risiko o Memantau risiko selama projek pengembangan

Risk avoidanceand contingency

plans

Risk planning

Prioritised risklist

Risk analysis

List of potentialrisks

Riskidentification

Riskassessment

Riskmonitoring

Identifikasi Risiko

• Risiko Teknologi • Risiko Personal • Risiko Organisasi • Estimasi Risiko

Jenis Risiko Kemungkinan Risiko Teknologi Kecepatan Database-Engine yang digunakan tidak dapat

melakukan proses transaksi sebanyak yang dinginkan, Terdapat kerusakan pada komponen software yg digunakan sehingga tidak sesuai dengan fungsinya

Personal Tidak dimungkinkannya melakukan recruitment staff yang memiliki kemampuan sesuai dengan yang diingikan Tidak tersedianya tempat training untuk staff yang dibutuhkan

Organisasi Organisasi direstrukturisasi sehingga manajemen yg berbeda bertanggung jawab ke projek Masalah dalam keuangan organisasi mengakibatkan menurunkan biaya-biaya

Tools Code yang dibangkitkan oleh Tool tidak efisien CASE tool tidak dapat diintegrasikan

Kebutuhan-kebutuhan

Perubahan kebutuhan mengakibatkan perancangan ulang Tidak pahamnya pelanggan terhadap dampak perubahan kebutuhan

Estimasi Perkiraan jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan projek terlalu rendah Perkiraan jumlah perbaikan kerusakan terlalu rendah Perkiraan ukuran sistem software terlalu rendah

6

Analisis Risiko • Menilai kemungkinan terjadinya risiko dan dampak risiko • Kemungkinan risiko: sangat rendah, rendah, sedang, tinggi, dan sangat

tinggi • Dampak risiko: fatal, serius, dapat ditolerir, tidak signifikan

Risiko Kemungkinan Dampak Masalah dalam keuangan organisasi mengakibatkan menurunkan biaya-biaya.

Rendah Fatal

Tidak dimungkinkannya melakukan recruitment staff yang memiliki kemampuan sesuai dengan yang diingikan

Tinggi Fatal

Staff penting sakit pada saat jalur kritis Sedang Serius Terdapat kerusakan pada komponen software yg digunakan sehingga tidak sesuai dengan fungsinya

Sedang Serius

Perubahan kebutuhan mengakibatkan perancangan ulang

Sedang Serius

Organisasi direstrukturisasi sehingga manajemen yg berbeda bertanggung jawab ke projek

High Serius

Kecepatan Database-Engine yang digunakan tidak dapat melakukan proses transaksi sebanyak yang dinginkan

Sedang Serius

Perkiraan jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan projek terlalu rendah

Tinggi Serius

CASE tool tidak dapat diintegrasikan Tinggi Dapat ditolerir Tidak pahamnya pelanggan terhadap dampak perubahan kebutuhan

Sedang Dapat ditolerir

Tidak tersedianya tempat training untuk staff yang dibutuhkan

Sedang Dapat ditolerir

Perkiraan jumlah perbaikan kerusakan terlalu rendah

Sedang Dapat ditolerir

Perkiraan ukuran sistem software terlalu rendah

High Dapat ditolerir

Code yang dibangkitkan oleh Tool tidak efisien

Sedang Tidak Signifikan

Perencanaan Risiko

• Mempertimbangkan setiap risiko dan mengembangkan strategi untuk mengatur risiko tersebut

• Strategi penghindaran o Kemungkinan risiko muncul dikurangi

• Strategi minimisasi o Dampak risiko pada projek ataupun produk harus dikurangi

• Perencanaan Contigency o Jika terjadi risiko, rencana contingency dilakukan untuk antisipasi

risiko 7

Manajemen Strategi Risiko Risiko Strategi Masalah Keuangan Organisasi

Membuat suatu dokumen singkat yang diajukan ke manajer senior untuk menggambarkan bahwa pentingnya projek terhadap kemajuan bisnis organisasi

Masalah Recruitment

Memberitahukan ke pelanggan bahwa sulitnya memperoleh sumber daya sehingga dimungkinkan terjadinya penundaan

Staff yg sakit Mengorganisasikan pekerjaan sehingga yang menangani setiap tugas terdiri dari lebih dari satu orang ataupun bagian lainnya dapat memahmi proses bagian lain

Rusaknya komponen

Mengganti komponen yg rusak dengan yg tersedia di pasaran yg sudah diketahui kehandalannya.

Perubahan Kebutuhan

Mengatur informasi yang dapat ditelusuri untuk menilai dapak perubahan kebutuhan,

Restrukturisasi Organisasi

Membuat suatu dokumen singkat yang diajukan ke manajer senior untuk menggambarkan bahwa pentingnya projek terhadap kemajuan bisnis organisasi

Unjuk Kerja Database

Melihat kemungkinan pembelian database yang memiliki untuk kerja tinggi

Rendahnya perkiraan waktu pengembangan

Menggunakan program generator ataupun pembelian komponen-komponen

Memantau Risiko

• Menilai setiap risiko yang teridentifikasi secara regular untuk memutuskan apakah kemungkinan munculnya risiko tersebut akan lebih banyak/sedikit

• Menilai apakah dampak risiko tersebut sudah berubah • Setiap risiko harus didiskusikan pada pertemuan manajemen progress

Faktor-faktor Risiko Tipe Risiko Indikator Potensial Teknologi Pengiriman produk hardware/software yang

terlambat karena adanya masalah teknologi Personal Rendahnya moral staff, kurangnya team work, dan

ketersediaan pekerjaan Organisasi Gossip di organisasi, kurangnya aksi dari senior

manajemen, reward & punishment Tools Adanya komentar kerusakan CASE tool, butuhnya

spesifikasi komputer yang tinggi, Kebutuhan Complaints dr pelanggan, berubahnya kebutuhan Estimasi Tidak adanya kesesuaian terhadap jadwal, tidak

adanya laporan yang jelas terhadap kerusakan.

8