Manajemen Perubahan | Pertemuan 12 Suryo Widiantoro, ST ... · Beban kerja proses perubahan terlalu...
Transcript of Manajemen Perubahan | Pertemuan 12 Suryo Widiantoro, ST ... · Beban kerja proses perubahan terlalu...
Manajemen Perubahan | Pertemuan 12
Suryo Widiantoro, ST, MMSI, M.Com(IS)
Sub-CPMK 5 Mahasiswa mampu menjelaskan proyek manajemen
perubahan
1) Permasalahan proyek perubahan
2) Keberhasilan proyek perubahan
Beberapa permasalahan yang dijumpai dalam proyek manajemen perubahan, antara lain:
Kurangnya analisis strategi dan operasi perubahan
Kurang waspada terhadap permasalahan
Kurangnya komunikasi
Pengelolaan pemangku kepentingan yang tidak professional
Beban kerja proses perubahan terlalu besar
Penggunaan metode proses perubahan yang
tidak professional
Kurangnya pengendalian
Perubahan yang dilakukan akan berdampak pada
berubahnya strategi, teknologi, proses di
perusahaan tersebut
Manusianya harus mengubah pengetahuan, skill
keterampilan, perilakunya→ butuh perubahan
budaya dan perubahan manusia
AKIBATNYA
Perubahan dilakukan pasti karena ada alasan → selalu ada pemicu proses perubahan:
Menyesuaikan aturan hukum baru
Kompetisi
Alasan internal
Perkembangan teknologi
Ide inovasi baru
Faktor ekonomi
Apapun alasannya sebaiknya hal ini didiskusikan dengan pimpinan di level bawah → sehingga paham alasan perubahan
Kesalahan terbesar dalam proyek perubahan →
masalah komunikasi
Di awal, selama, dan saat realisasi perubahan →
frekwensi komunikasi sangat rendah/jarang ada
komunikasi
Proses perubahan membutuhkan adanya
penyebaran informasi dan forum diskusi
Setiap orang dalam perusahaan punya kepentingan dalam perubahan ini, misal:
Pimpinan tertinggi ingin ROI yang tinggi
Manajemen di tengah ingin tetap memilikikewenangan besar
Karyawan ingin perubahan tidak terlalu berat mempengaruhi kerja mereka
Pada kenyataannya keinginan mereka tidak didengar padahal terdampak perubahan
Organisasi harus berubah agar bisa tetap berjalan
→ namun kesalahan bisa terjadi saat berubah:
Perubahan terlalu cepat → tidak siap
Perubahan lambat→ kalah cepat dengan
pesaing
Perubahan tidak diperkenalkan di saat yang tepat
Waktu yang tidak tepat karena sedang ada
masalah penting lainnya
Diasumsikan perubahan dilaksanakan dengan
menggunakan metode yang profesional → namun
kenyataan yang terjadi di lapangan:
Tidak digunakan to-do-list hal-hal yang harus
dikerjakan
Perjanjian yang tidak diperhatikan
Tidak ada analisa resiko
Kurangnya perencanaan kapasitas
Pengambilan keputusan yang butuh waktu lama
Bila proses perubahan sudah dimulai → target
perubahan harus dipelihara
Kesalahan biasanya terjadi pada saat:
Pengendalian implementasi perubahan → sedikit
pengendalian
Pengendalian hasilnya → pengukurannya sulit,
apakah memang sesuai target
Untuk membuat proyek perubahan berhasil → perlu
menghindari kesalahan-kesalahan yang telah dijelaskan tadi
Kasus bisnis → deskripsi alasan untuk proyek perubahan dan justifikasi untuk melakukannya berdasarkan hitungan manfaat dan biaya, serta resikonya
Kasus bisnis berisi: Masalah atau situasi yang dihadapi Lingkup inisiatif yang akan dilakukan Pertimbangan dan alasan mengapa memilih melakukan inisiatif di
atas Konfirmasi/kesesuaian dengan aturan yang berlaku Rencana implementasi Biaya yang dianggarkan Hasil dan manfaat yang diharapkan Resiko yang berhubungan dengan implementasi
Proses kasus bisnis harus memastikan:
Isu yang berhubungan telah dipertimbangkan dan
didokumentasikan
Ada informasi untuk evaluasi yang adil terhadap proposal lain
Nilai dan resiko yang terkait proyek telah jelas
Proyek didukung dan mendapat komitmen pimpinan yang
memiliki kemampuan dan kewenangan untuk memberikan
manfaat
Hasil dan manfaat yang diberikan dapat dilacak dan diukur
Ada beberapa cara untuk mengukur kesiapan organisasi untuk
melakukan proyek perubahan
Salah satu cara yang paling mudah adalah dengan kuesioner
yang berisi 8 pertanyaan ini
Bila Anda menjawab “YA” sebanyak
6 dari 8 pertanyaan tersebut → maka
perusahaan Anda telah siap
Kuesioner kesiapan organisasi
1) Pemimpin paling atas adalah pendukung kuat perubahan ini2) Orang yang memimpin perubahan percaya bahwa penting
untuk melibatkan orang lain dalam perencanaan perubahan3) Saya paham apa yang salah dengan cara kerja yang sekarang4) Saya mendapat semua informasi yang dibutuhkan untuk
menjalani perubahan5) Saya punya gambaran jelas perusahaan yang akan berbeda
setelah perubahan diimplementasikan6) Saya paham prioritas perubahan ini dibandingkan kegiatan lain
dalam organisasi7) Saya tahu harus kemana untuk mendapat dukungan terkait
perubahan8) Saya percaya dengan kemampuan perusahaan untuk
menjalankan perubahan
Komunikasi→ faktor paling penting dalam proses perubahan
Komunikasi yang buruk berpengaruh terhadap keberhasilan sebuah perubahan → perlu adanya rencana komunikasi (communication plan)
Beberapa metode untuk menyampaikan informasi:
Papan bulletin
Rapat, presentasi, demonstrasi, dll
Booklet, email, memo leaflet, poster, dll
Yang juga tidak kalah penting dalam perubahan adalah →membuat orang lain terlibat:
1. Dukungan dari pimpinan
2. Karyawan dilibatkan dan diberi informasi mengenai perubahan
3. Orang lain yang terdampak perubahan
Bila tidak dilibatkan maka resikonya:
Waktu yang terbuang sia-sia
Sulit mengintegrasikan orang-orang yang
seharusnya terlibat
Setelah proyek perubahan diimplementasi → perlu melakukan tinjauan terhadap perubahan
Caranya mengumpulkan pendapat peserta apakah puas dengan perubahan sebagai masukan untuk proyek perubahan berikutnya → meningkatkan proyek perubahan sekaligus menghindari kesalahan
Melalui acara workshop, atau rapat
diskusi kelompok (group discussion)