Manajemen forum

BAHRUR ROSYIDI DURAISY | MANAJEMEN FORUM 1

MANAJEMEN FORUM (TEKNIK DISKUSI & PERSIDANGAN)

https://bahrurrosyididuraisy.wordpress.com/

PENDAHULUAN

Diskusi adalah sebuah interaksi komunikasi antara dua orang atau lebih/kelompok. Biasanya komunikasi antara mereka/kelompok tersebut berupa salah satu ilmu atau pengetahuan dasar yang akhirnya akan memberikan rasa pemahaman yang baik dan benar. Diskusi bisa berupa apa saja yang awalnya disebut topik. Dari topik inilah diskusi berkembang dan diperbincangkan yang pada akhirnya akan menghasilkan suatu pemahaman dari topik tersebut.

Istilah ”Sidang” sebenarnya tidaklah menjadi hal yang asing ditelinga kita, karena hampir setiap waktu kita mendengar istilah itu, sebut saja sebagai contoh kita akrab dengan ungkapan ”sidang Pengadilan”, ”Sidang Istimewa”, ” sidang Rakyat”, ”Sidang Majelis”,”Sidang Dewan juri”, dan berbagai jenis sidang lainnya. Bahkan mungkin saja kita sering (minimal pernah) menjadi subyek pelaku yang terlibat aktif dalam sebuah proses persidangan. Apalagi bagi kita yang berkecimpung dalam dunia akademis, bahkan seorang aktifis mahasiswa, kita sebenarnya tealah menjadi bagian dari persidangan itu sejak lama.

Persidangan adalah adalah suatu pertemuan formil antara bebarapa orang guna membicarakan sesuatu permasalahan untuk melahirkan keputusan. Dalam pengertian lain Persidangan merupakan salah satu sarana musyawarah dalam rangka pengambilan keputusan dengan menggunakan aturan-aturan yang jelas serta dikelola dengan manajemen yang baik. Jadi Pesidangan dapat disimpulkan bahwa sidang merupakan pertemuan formal yang dilakukan untuk mengambil suatu keputusan dengan aturan-aturan yang jelas.

Sidang atau persidangan adalah salah satu kelengkapan organisasi yang mutlak harus dimiliki oleh setiap organisasi dimanapun dan apapun, karena ditangan persidangan inilah arah dan tujuan organisasi tersebut ditentukan. Melalui sidang pulalah baik buruknya sebuah laju organisasi dapat dievaluasi, sehingga lazimnya bagi sebuah organisasi, sidang memiliki kekuatan hukum tertinggi dibandingkan dengan kelengkapan organisasi yang lainnya. PENGERTIAN DAN TUJUAN DISKUSI

Diskusi juga dapat diartikan sebagai sebuah proses tukar menukar informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan maksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas, lebih teliti tentang sesuatu atau untuk mempersiapkan dan merampungkan.

Diskusi adalah suatu cara bertukar pikiran antara 2 orang atau lebih mengenai suatu topik tertentu. Yang terjadi dalam suatu diskusi adalah keadaan yang cukup menyenangkan, di mana para peserta mengutarakan pendapatnya masing-masing mengenai suatu subjek tertentu. Sifatnya berbentuk intelektual dan emosi tidak banyak berperan dalam bentuk bertukar pikiran ini.

Diskusi adalah percakapan yang komunikatif antara dua orang atau lebih tentang menyepakati “make a deal” mengenai suatu topik pembicaraan . Diskusi adalah sebuah perdebatan yang bersifat informal

https://bahrurrosyididuraisy.wordpress.com/


Menurut saya Diskusi Adalah sebuah interaksi komunikasi antara dua orang atau lebih/kelompok dalam proses tukar menukar informasi, pendapat, dan unsur unsur pengalaman secara teratur dengan maksud untuk mendapatkan pengertian bersama yang lebih jelas. PERSYARATAN DISKUSI

1. Berkomunikasi dalam kelompok dengan catatan :Tata tertib tidak ketat, setiap orang diberi kesempatan berbicara, Kesediaan untuk berkompromi

2. Bagi peserta diskusi : Pengertian yang menyeluruh tentang pokok pembicaraan, Sanggup berpikir bebas dan lugas, Pandai mendengar, menjabarkan dan menganalisa, Mau menerima pendapat orang lain yang benar, Pandai bertanya dan menolak secara halus pendapat lain.

3. Bagi pemimpin diskusi :Sikap hati-hati,cerdas,tanggap, Pandai menyimpulkan, Sikap tidak memihak

POLA-POLA DISKUSI

1. Prasarana Penyajian bahan pokok oleh satu atau beberapa orang pembicara dengan prasaran tertulis (makalah, kertas kerja), Tanggapan terhadap bahan pokok oleh pembicara lain (penyanggah / pembahas) Tanggapan peserta diskusi (forum) terhadap bahan pokok

2. Ceramah Seorang / lebih penceramah menguraikan bahan pokok, Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan dari forum untuk meminta penjelasan yang lebih teliti.

3. Diskusi Panel Bahan pokok disajikan oleh beberapa panelis. Panelis meninjau masalah dari segi tertentu, Tanggapan, sanggahan atau pertanyaan forum untuk meminta penjelasan dari panelis.

4. Brainstorming Bahan pokok yang dipersiapkan ditawarkan kepada peserta diskusi oleh pimpinan, Tiap peserta diminta pendapat dan gagasannya. Sebanyak mungkin orang diajak bicara dan setiap ide dicatat, Berbagai ide disimpulkan dan ditarik benang merahnya. Kesimpulan ini kemudian dijadikan kerangkan pembicaraan dan pembahasan lebih lanjut.

PENGERTIAN DAN TUJUAN SIDANG

Sidang menurut saya hanyalah kata lain (sinonim) dari beberapa istilah yang senada dan sudah akrab ditelinga kita, seperti kata rapat, pertemuan (meeting), atau bahkan musyawarah, karena secara prinsipil istilah ini punya substansi yang sama. Persidangan dengan segala macam unsurnya adalah suatu pengetahuan dan wawasan yang harus dimiliki oleh para aktifis, organisatoris, fungsionaris, juga orang banyak berhadapan dengan situasi formal. Maka ketika kita mendefinisikan persidangan, tidak bisa dilepaskan dari makna yang terkandung dari kata rapat/pertemaun atau musyawarah.

Kamus Besar Bahasa Indonesia (1996:1984) mendefinisikan sidang sebagai sebuah kegiatan berkumpulnya sekelompok orang untuk membicarakan


sesuatu permasalahan. Selanjutnya Hornby Oxford Dictionary (1087:529) mendefinisikan meeting dengan coming together of a number of persons at certain time and place, esp. For discussion a certain topic (berkumpulnya sekelompok orang pada suatu waktu dan tempat, biasanya untuk mendiskusikan suatu permasalahan).

Dari hal diatas dapat disimpulkan bahwa persidangan adalah pertemuan formal organisasi guna membahas masalah tertentu dalam upaya untuk menghasilkan keputusan yang dijadikan sebagai sebuah Ketetapan. Keputusan dari persidangan ini akan mengikat kepada seluruh elemen organisasi selama belum diadakan perubahan atas ketetapan tersebut. Ketetapan ini sifatnya final sehingga berlaku bagi yang setuju ataupun yang tidak, hadir ataupun tidak hadir ketika persidangan berlangsung.

Secara umum sidang sendiri memiliki pengertian berkumpul, bermusyawarah dan berunding (Muhammad Ali, Kamus Lengkap Bahasa Indonesia), sedangkan secara khusus pengertian sidang dapat lebih dispesifikkan lagi tergantung siapa dan apa tujuan diadakan persidangan. Bagi IMM Sidoarjo sidang secara formal dilakukan minimal setahun sekali guna melaporkan Laporan Pertanggungjawaban Pengurus, Menentukan ketua baru pada Musyawarah Cabang (musycab) dll.

Hal yang seirama dengan sidang yaitu rapat meskipun tidak sama persis. Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat dari beberapa sumber, Namun pada dasarnya memiliki makna yang sama, Antara lain :

1. Rapat adalah pertemuan atau Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama

2. Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.

3. Rapat (pengertian sempit) dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.

4. Rapat merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

5. Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

6. Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

Jadi Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.

Musyawarah adalah forum informal sebagai sarana pengambil keputusan, kesepakatan, penyebaran informasi atau lainnya dalam sebuah institusi tanpa harus didahului oleh konflik

Pelaksanaannya, untuk sidang umum maksimal 1 kali dalam satu periode kepengurusan, sedangkan untuk sidang-sidang yang lain dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan organisasi tersebut.

Contoh Rapat :Rapat kerja (Raker), Munas, Muktamar, Mubes, Musda dan lain sebagainya.


JENIS-JENIS SIDANG

1. Sidang Merupakan pertemuan formal untuk menghasilkan sutau putusan dengan menggunakan aturan-aturan yang jelas. Sidang dilakukan dalam sebuah rungan, yang dipimpin oleh pimpinan sidang yang disebut dengan presidium.

2. Musyawarah Pertemuan formal yang didalam pelaksanaanya mencakup didalamnya rapat, sidang dan diskusi.

3. Diksusi Pertemuan dua orang atau lebih membicarakan sesuatu. Bisa dilakukan dimana saja.

4. Rapat Pertemuan formal membicarakan rencana-rencana yang berkaitan dengan kepentingan organisasi atau sesuatu hal yang akan dikerjakana bersama-sama kedepanya. Dipimpin oleh pimpinan rapat, bisa dilakukan dalam ruangan atau lapangan terbuka.

KLASIFIKASI PERSIDANGAN

A. Ditinjau dari segi peserta 1. Sidang paripurna

sidang yang dihadiri seluruh komponen peserta sidang. 2. Sidang Komisi

Sidang ini hanya diikuti oleh anggota komisi saja untuk memudahkan perumusan dan pengambilan kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan lebih terfokus. Keputusan pada sidang komisi bersifat non permanen (dapat berubah) kemudian dibawa kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.

Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi

Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno

Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi

Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut

Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan

3. Sidang Pleno

Biasa disebut sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa kecuali. Sidang pleno dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang yang telah dirumuskan sebelumnya pada sidang komisi. Pembahasan agenda, tatib, dan LPJ menggunakan sidang jenis ini.

4. Sidang istimewa sidang yang membahas al-hal yang krusial atau mendesak dalam organisasi.


B. Ditinjau dari Keputusan a. Kongres/Munas/Muktamar b. Konferensi/Muscab c. Musyawarah daerah d. Rapat Anggota

C. Ditinjau dari Jabatan Peserta Sidang a. Rapat presidium b. Rapat pengurus c. Rapat pleno d. Rapat bagian/dept./sie e. Rapat Pimpinan

BENTUK –BENTUK PERSIDANGAN

1. Sidang Terbuka : sebuah forum persidangan yang dihadiri oleh berbagai kalangan, misal para undangan, peserta siding, panitia pelaksana(Organizing Committee (OC) dan Steering Committee(SC))

2. Sidang Tertutup yaitu forum persidangan yang dibuka hanya untuk kalangan tetentu saja, misalnya khusus dihadiri oleh peserta sidang dan Steering Committee

FORMASI PERSIDANGAN Formasi persidangan yang sering digunakan yaitu : 1. Formasi lingkaran 2. Formasi U 3. Formasi segi empat 4. Formasi bangku sekolah 5. Formasi sejajar 6. dan lain-lain. TEMPAT PERSIDANGAN Dalam persidangan dibutuhkan tempat yang kondusif bagi kelancaran sidang. Syarat tempat persidangan yaitu:

Cukup luas dan menampung semua peserta

Sistem sirkulasi yang baik, dianjurkan diruangan AC

Ruangan bersih dan sehat

Nyaman

Keamanan terjamin

Cukup air dan terdapat WC yang layak

Ada tempat untuk sholat

Memiliki ruang untuk sidang-sidang komisi


PERSIAPAN DALAM PERSIDANGAN

1. Agenda 2. Kertas kerja 3. Tatib 4. Peserta sidang

WAKTU SIDANG Hal-hal yang harus diperhatikan dalam mengukur waktu sidang, yaitu:

Memperhitungkan kesempatan para peserta untuk hadir

Jadual bersidang tergantung pada besarnya masalah

Tidak mengganggu waktu sholat

Memperhitungkan waktu istirahat

Pemakaian waktu seefisien mungkin

Tentuksn batas waktu berakhirnya persidangan

Diberitahukan kepada semua peserta, sehingga dapat lebih memperhatikan waktu

ALAT DALAM PERSIDANGAN

1. Palu Merupakan suatu alat yang penting dalam melaksanakan sebuah persidangan. Palu berfungsi sebagai pengontrol utama sebuah sidang.

2. Papan tulis 3. Proyektor jika dibutuhkan 4. Pengeras suara

BEBERAPA MACAM SIDANG 1. Sidang Komisi

Sidang ini hanya diikuti oleh anggota komisi saja untuk memudahkan perumusan dan pengambilan kebijakan sementara sehingga pembahasan bidang yang telah ditentukan lebih terfokus serta untuk pematangan materi sebelum diplenokan (membahas lebih spesifik,rinci,detail pada pokok permasalahan masing-masing komisi yang telah ditentukan pada sidang pleno).

Dipimpin oleh Ketua komisi serta dibantu sekretaris. Ketua komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut Sidang komisi beranggotakan peserta dan peninjau yang ditentukan oleh

sidang pleno Keputusan pada sidang komisi bersifat non permanen (dapat berubah)

kemudian dibawa kedalam sidang pleno untuk mendapat keputusan terakhir.

2. Sidang sub komisi Sidang ini lebih terbatas dalam sidang komisi guna mematangkan materi lanjut.


3. Sidang Pleno Biasa disebut sidang besar yang diikuti oleh seluruh peserta sidang tanpa

kecuali (peserta dan peninjau). Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang Sidang Pleno biasanya dipandu oleh Steering Committee Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang

berhubungan dengan Permusyawaratan Sidang pleno dilakukan untuk memberi keputusan final agenda sidang

yang telah dirumuskan sebelumnya pada sidang komisi. Termasuk kedalam kategori sidang ini adalah Sidang pendahuluan yang

biasanya untuk menetapkan jadual, tata tertib, pembahasan agenda dan pemilihan presidium sidang. Sidang mengesahkan laporan pertanggung jawabanyang dipimpin oleh presidium sidang.

4. Sidang paripurna Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau

Permusyawaratan Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang

berhubungan dengan Permusyawaratan biasanya berisi tentang pengesahan akhir hasil-hasil sidang

UNSUR & KELENGKAPAN SIDANG Untuk melaksanakan sidang dibutuhkan beberapa kelengkapan, seperti :

1. Pimpinan Sidang Pimpinan sidang adalah orang yang bertindak memimpin persidangan,

ia wajib mengatur jalannya persidangan. Seorang pemimpin sidang dituntut untuk bersikap adil dan bijaksana dalam menyikapi pendapat-pendapat yang berkembang dalam persidangan. Ditangannyalah kesepakatan-kesepakatan dalam persidangan ditetapkan.

Jumlah pimpinan sidang haruslah berjumlah ganjil, karena adakalanya forum membutuhkan suara pimpinan sidang dalam pengambilan keputusan, jumlah minimal 3 orang dan maksimal berapapun asalkan ganjil dan sesuai kesepakatan peserta sidang. Pimpinan sidang memiliki hak yang sama dengan peserta sidang. Satu sebagai notulen dan dua orang pimpinan sidang yang lain secara bergantian memimpin sidang sesuai kesepakatan. Seorang pimpinan rapat atau presidium sidang harus mempunyai sikap sebagai berikut :

a. Aktif serta mampu memberikan bimbingan yang tegas. b. Diterima oleh peserta sebagai pimpinan sidang c. Bisa berbicara dengan jelas dan terarah serta tegas dan keras d. Mempunyai keterampilan yang tinggi dalam memimpin rapat atau

sidang. e. Sikap dan penampilan yang cerah. f. Pandangan mata yang merata pada semua peserta. g. Memperhatikan nada dan kalimat dari pembicara. h. Tidak terlalu tegang dan terlalu serius. i. Tidak memancing perdebatan tapi harus bisa menyimpulkan suatu

masalah jika terjadi perdebatan


Pemilihan pimpinan sidang: a. Dipilih oleh peserta sidang b. Karena jabatan/kedudukan

Tugas dan Kewajiban seorang pimpinan sidang adalah :

a. Mengarahkan jalannya sidang untuk menyelesaikan permasalahan b. Sebagai penengah pertengkaran jika terjadi. c. Sebagai pencari alternatif jika pembicaraan mengalami kebuntuan. d. Sebagai pemberi semangat jika peserta lesu. e. Sebagai penyimpul akhir dari keputusan sidang. f. Meminta persetujuan peserta sidang untuk menyusun agenda tata tertib g. Menjelaskan masalah yang dibahas h. Manjaga kelancaran dan ketertiban sidang i. Memberikanmasalah, menyalurkan/mengarahkan

pendapat/pembicaraan peserta. j. Menyimpulkan hasil pembicaraan dan menjelaskan kembali k. Mengusahakan agar mendapatkan kesepakatan dan keputusan.

Syarat-syarat pimpinan sidang :

a. Mempunyai jiwa kepemimpinan (leadership) b. Berpengetahuan luas. c. Mengetahui tata cara sidang. d. Berpengalaman. e. Bijaksana. f. Bertanggung jawab g. Penyabar.bersikap adil. h. Disiplin. i. Simpatik dan menarik.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memimpin sidang :

a. Menghindari pembahasan yang berulang b. Menfokuskan permasalahan hanya pada satu permasalahan c. Memahami dan menganalisis sumber permasalahan d. Menghindari kata-kata yang memberikan tawaran luas kepada kepada

forum sidang, seperti: Bagaimana?

2. Peserta Sidang Peserta sidang adalah orang yang memiliki kepentingan untuk

bersidang, berkewajiban untuk mengikuti dan menjaga kelancaran jalannya persidangan (mentaati tata tertib). Peserta sidang berhak mengajukan pertanyaan, pernyataan, penolakan dan meminta penjelasan, klarifikasi mengenai suatu hal. Selain itu peserta sidang berhak pula untuk menggunakan suaranya dalam pengambilan keputusan. Dengan kata lain segala sesuatu dapat terjadi dalam persidangan asalkan atas kesepakatan peserta sidang, karena segala keputusan ada ditangan peserta sidang.

Peserta sidang ditentukan berdasarkan tata tertib yang telah disepakati. Biasanya terdiri dari peserta aktif dan peserta peninjau. Seluruh hak dan kewajiban peserta diatur di tatib. Harus ikut berpartisipasi dalam mencari penyelesaian permasalahan yang dibicarakan serta ikut serta dalam menyumbangkan buah fikiran yang positif dan bermanfaat.

Cara memberikan pendapat atau argumentasi yang baik :


a. Amati masalah yang akan dibahas. b. Susun pertanyaan atau argumentasi atas masalah yang ada. c. Kemukakan alas an yang logis dan dapat diterima peserta lain. d. Hati-hati dalam merangkum pendapat. e. Tidak berbelit-belit. f. Tenang dan tidak emosi. g. Sabar menunggu giliran berbicara. h. Suara jelas dan terarah

3. Peninjau

Peninjau adalah orang yang hadir dalam persidangan kecuali peserta dan pimpinan sidang. Peninjau memiliki kewajiban yang sama dengan peserta sidang. Peninjau memiliki hak yang sama dengan peserta sidang. Tetapi peninjau tidak dapat menggunakan hak suaranya dalam pengambilan keputusan.

4. Palu Sidang

Palu sidang adalah palu yang digunakan untuk menetapkan suatu keputusan, palu sidang merupakan nyawa dari persidangan, karena walaupun keputusan telah disepakati, tidak akan sah apabila tidak ada palu sidang untuk menetapkannya.

5. Draft Sidang

Draft sidang adalah draft yang berisi permasalahan-permasalahan dan bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.

6. Konsideran

Lembar konsideran adalah kertas yang berisi lembaran keputusan-keputusan apa saja yang akan diambil dalam persidangan.

Namun, selain hal-hal diatas masih ada beberapa kelengkapan yang diperlukan dalam persidangan, seperti ruangan, kursi, meja, taplak serta kelengkapan lain yang dibutuhkan.\

7. Quorum & Pengambilan Keputusan

Quorum adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakn, karena tingkat qauorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut.

Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (bisa juga ditentukan melalui konsensus)

Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan

Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang sampai menemukan selisih


8. Notulensi Bertugas untuk mencatat jalannya persidangan. Mencatat setiap

usulan dan keputusan serta merekapitulasi catatan sidang. Biasa ditugaskan pada presidium sidang III atau petugas khusus.

KETENTUAN SIDANG

Dalam persidangan ada beberapa ketentuan mendasar yang harus dipahami oleh pimpinan, peserta dan peninjau sidang, diantaranya : 1. Serah Terima Pimpinan Sidang

Dalam serah terima tersebut kedua belah pihak berdiri berhadapan, kemudian pihak yang menyerahkan mengetuk palu sidang kemeja 1 kali kemudian berkata “dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya serahkan”. Kemudian pihak penerima menerima palu sidang lalu mengetuk palu sidang kemeja 1 kali lalu berkata “dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya terima”. Selanjutnya sidang dapat dilanjutkan kembali.

2. Penggunaan Palu Sidang a. Cara mengetuk palu sidang

Cara mengetuk palu sidang adalah palu sidang diangkat setinggi kurang lebih 10-15 cm dari meja dengan sudut kemiringan kira-kira 50°-60°, kemudian diketuk dengan suara kira-kira dapat terdengar oleh seluruh orang yang hadir.

b. Jumlah ketukan

1 kali ketukan : serah terima pimpinan sidang pengesahan keputusan Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak

terlalu lama (biasanya skor 1X??menit, dll) sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.

2 kali ketukan : pembukaan dan pencabutan skorsing melakukan lobying

3 kali ketukan : pembukaan dan penutupan sidang pembukaan dan penutupan sidang pleno pengesahan ketetapan final /akhir hasil sidang

Ketukan Berkali-kali (lebih dari tiga) Peringatan atau meminta perhatian peserta rapat

3. Interupsi

Interupsi adalah menyela atau meminta waktu kepada pimpinan sidang untuk berbicara dan menemukakan pendapat. Dalam persidangan, umumnya terdapat beberapa jenis tingkatan interupsi, yaitu :

1. Interupsi point of order : Digunakan untuk berbicara (mengemukakan pendapat) bersifat umum mengenai suatu hal, juga dapat digunakan untuk bertanya dan meminta kejelasan.


2. Interupsi Point of information : Digunakan apabila ingin memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan permasalah yang sedang dibahas. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang pertama.

3. Interupsi Point of justification : Digunakan apabila menyatakan kesepakatan / setuju pada sebuah argumentasi.

4. Interupsi point of clarification : Digunakan apabila ingin mengklarifikasi suatu permasalahan. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang kedua.

5. Interupsi point of privillage : Digunakan apabila akan mengajukan ketersinggungan terhadap seseorang ataupun sesuatu hal. Interupsi ini memiliki tingkatan yang tertinggi, dengan kata lain siapapun yang mengajukan interupsi ini harus lebih diperhatikan

6. Interruption of explanation : Bentuk interupsi untuk menjelaskan suatu pernyataan yang kita sampaikan agar tidak ditangkap keliru oleh peserta lain atau suatu pelurusan terhadap pernyataan kita.

7. Interruption of personal : Bentuk interupsi yang disampaikan bila pernyataan yang disampaikan oleh peserta lain sudah diluar pokok masalah dan cenderung menyerang secara pribadi.

Pelaksanaan Interupsi :

Interupsi dilakukan dengan mengangkat tangan terlebih dahulu, dan berbicara setelah mendapat ijin dari Presidium Sidang

Interupsi diatas interupsi hanya berlaku selama tidak menggangu persidangan.

Apabila dalam persidangan, Presidium Sidang tidak mampu menguasai dan mengendalikan jalannya persidangan, maka Panitia Pengarah (SC) diberikan wewenang untuk mengambil alih jalannya persidangan, atas permintaan Presidium Sidang dan atau Peserta Sidang

4. Skorsing

Skorsing adalah pengambilan waktu rehat dalam persidangan untuk keperluan tertentu, misalkan terjadi dead lock (kebuntuan) dalam persidangan dan untuk meencairkan suasana diamblilah langkah skorsing. Lamanya skorsing ditentukan oleh pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang dengan ketentuan sebagai berikut :

a. Skorsing terbatas, Skorsing yang lama waktunya ditentukan, contohnya 2×2,5 menit, 2×5, 2×10 menit, dan seterusnya tergantung kebutuhannya. Untuk skorsing terbatas ini lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing 2x…menit dibuka” atauapabila waktu skorsing yang disepakati terhitung lama boleh juga menggunakan “skorsing sampai…dibuka”.

b. Skorsing tak terbatas, Skorsing diambil disebabkan oleh suatu hal darurat yang terjadi dalam persidangan, sehingga menyebabkan lamanya waktu skorsing tidak dapat ditentukan. Lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing untuk waktu yang tidak terbatas dibuka”.

5. Lobbying Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing

waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang


bersebrangan secara informal. suatu merupakan suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan.

6. Peninjauan Kembali (PK)

mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/ putusan yang telah ditetapkan

7. Pembekuan Sidang

Langkah yang diambil apabila sidang, dikarenakan suatu hal terus menerus mengalami kebuntuan ( dead lock terus-menerus) dan setelah melalui jalan skorsing tak terbataspun tetap saja mengalami kebuntuan. Bila hal ini terjadi, pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang berhak membekukan sidang, dengan catatan ini adalah langkah terakhir yang diambil setelah semua usaha yang dilakukan tetap tidak membuahkan hasil. Apabila hal ini dilaksanakan (sidang dibekukan), maka secara otomatis organisasi yang bersangkutan pun akan ikut membeku.

8. Hak dan kewajiban Peserta, Peninjau, Presidum sidang Peserta Penuh

o Hak peserta penuh : Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan

mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan

keputusan Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses

pemilihan Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan

o Kewajiban peserta penuh :

Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan Peserta Peninjau

Hak Peninjau: Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapatdan

menajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis

Kewajiban Peninjau: Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan

Presidium Sidang

Presidium Sidang mempunyai hak dan kewajiban yang sama dengan peserta penuh ditambah dengan ketentuan sebagai berikut : Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui

Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya

persidangan seperti aturan yang disepakati peserta Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib

persidangan


Syarat-syarat Presidium Sidang : Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan dan wawasan luas Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan cerdik

Sikap Presidium Sidang : Simpatik, menarik, tegas dan disiplin Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan Adil, bijaksana dan menghargai pendapat peserta Kharisma

Tata Tertib Tata tertib persidangan merupakan hasil kesepakatan seluruh peserta pada saat persidangan dengan memperhatikan aturan umum organisasi dan nilai-nilai universal dimasyarakat.

Sanksi-sanksi Peserta yang tidak memenuhi persyaratan dan kewajiban yang ditentukan

dalam tata tertib persidangan akan dikenakan sanksi dengan mempertimbangkan saran, dan usulan peserta siding yang lain.

Biasanya, mekanisme dalam pemberian sanksi didahului oleh peringatan kepada peserta (biasanya sampai 3 kali), kemudian dengan kesepakatan bersama, presidium sidang boleh mengeluarkan peserta tersebut dari forum, atau mengambil kebijakan lain dengan atau tanpa kesepakatan peserta sidang yang lain.

ETIKA PERSIDANGAN

Karena persidangan dimaksudkan untuk pemecahan masalah demi kepentingan bersama, maka semua komponen yang terlibat dalam prosesi persidangan semestinya menghormati beberapa etika yang berlaku dalam persidangan atau musyawarah. WAMY (World Assembly Moslem Youth) memberikan beberapa etika yang perlu kita ingat dalam prosesi persidangan, antara lain:

a. Memulai dengan niat yang baik b. Menciptakan suasana yang kondusif c. Mengakui adanya perbedaan pendapat d. Tidak mendominasi pembicaraan b. Mendengarkan dengan baik c. Berbicara singkat dan jelas d. Memperhatikan titik persamaan e. Tidak fanatik dengan diri sendiri dan mengakui kesalahan f. Menahan amarah g. Tidak menyerang dan mematahkan h. Merendahkan suara


PANDUAN BAGI PENYELENGGARA SIDANG 1. Hari- hari sebelum sidang

a. Atur peran dan pembagian tugas dengan jelas b. Sebarkan undangan kesemua peserta sidang c. Persiapkan dan cek semua peralatan dan kebutuhan yang perlukan

seoptimal mungkin (buat daftar check list) d. Siapkan semua dokumen/referendi yang diperlukan, antara lain:

Kamus besar bahasa indonesia Peraturan/hukum yang digunakan Draft konsideran Draft masalah yang akan dibahas Daftar hadir peserta sidang

2. Sebelum memulai sidang a. Draft masalah yang akan dibahas b. Draft konsideran c. Draft hadir peserta sidang

3. Saat pelaksanaan sidang a. Kontrol waktu / ingatkan pimpinana sidang b. Menyediakan semua kebutuhan sidang

4. Selesai sidang Setelah selesai persidangan, penyelenggara harus kembali merapikan dan memberikan laporan hasil persidangan.

MEKANISME PENGAMBILAN KEPUTUSAN

Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (OC) dan Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan.

Proses pengambilan keputusan bisa bersifat: a. Kualitatif

Yaitu Saling menyatakan pendapat masing-masing peserta b. Interpretasi

Yaitu penafsiran pendapat agar dapat pengertian yang jelas c. Diferensiasi

Yaitu terdapat perbedaan pendapat secara perorangan d. Motifikasi

Yaitu motif pendapat yang sama dikumpulkan, sehingga diperoleh gambaran yang jelas.

e. Polsrisasi Yaitu pendapat yang sama dikumpulkan, sehingga diperoleh gambaran yang lebih jelas.

f. Kontradiksi Yaitu terjadi konflik akibat perbedaan pendapat yang menajam

g. Integrasi Pernyataan semua pendapat yang merupakan simpulan yang dapat diterima oleh semua peserta.


Lazim berlaku dalam banyak persidangan bahwa untuk mengambil sebuah keputusan, mereka melewati langkah-langkah berikut:

a. Mengambil keputusan dengan ”musyawarah mufakat” Hal ini adalah mekanisme yang paling baik dimanan semua orang yang hadir sama-sama setuju dengan keputusan yang akan diambil tanpa adanya paksaan dari orang lain.

b. Mengambil keputusan dengan suara terbanyak (Vooting) Tidak jarang terjadi kebuntuan peserta sidang tentang suatu permasalahan yang seharusnya segera diputuskan. Artinya ada banyak pendapat tentang permasalahan tersebut, maka ketika ”musyawarah mufakat” sudah diusahakan secara maksimal, termasuk Lobying namun ternyata gagal (tidak bisa lagi dicapai), maka tidak ada pilihan lain kecuali keputusan harus diambil dengan cara pemungutan suara (Vooting). Karena ini adalah mekanisme yang telah disepakati, bagi pihak yang tidak memiliki suara tyerbanyak harus (kalah vooting) harus tetap konsisten dan menghormati keputusan tersebut.

ISTILAH DALAM PERSIDANGAN

Skorsing. Menghentikan karena ada sesuatu yang perlu atau penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang berlangsung.

Lobby. Suatu cara untuk mempengaruhi lawan ataupun kawan dalam mengambil keputusan atau menyepakati suatu masalah/persoalan guna mencapai hasil yang diinginkan atau penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang berseberangan secara informal. Lobby terbagi dua,yaitu : Lobby dalam persidangan dan Lobby diluar persidangan.

Pending : memberhentikan sidang untuk sementara waktu dengan tujuan tertentu seperti istirahat, lobby, penundaan sidang.

PK (Peninjauan Kembali) : mekanisme yang digunakan untuk mengulang kembali pembahasan/putusan yang telah ditetapkan

Mohon bicara : meminta izin untuk memberikan pendapat.

Kliring : memotong pembicaraan diatas interupsi.

Interupsi : Memotong pembicaraan/menyela pembicaraandikarenakan ada hal-hal yang sangat penting untuk diungkapkan.

Quorum Adalah syarat sahnya sidang untuk dapat diadakan, karena tingkat quorum menunjukkan sejauh mana tingkat representasi dari peserta sidang. Semakin tinggi jumlah quorum, semakin tinggi pula tingkat representasi dari sidang tersebut.

Draft Materi Sidang Meliputi bahan-bahan yang akan dibahas dalam persidangan. Biasanya terdiri dari draft Tatib, AD/ART, PPO, GBHK, dll yang disusun sebelumnya oleh tim perumus sidang atau panitia khusus.

Notulis adalah Orang yang mencatat setiap persitiwa selama proses persidangan berlangsung.

Kualifikasi adalah kesempatan untuk saling berargumentasi antar peserta sidang terhadap suatu persoalan.

Interpretasi adalah Penjelasan terhadap permasalahan agar mendapatkan informasi yang lebih tepat dan tema yang berkembang menjadi dimengerti.


Debat adalah suatu bentuk tukar pikiran dengan tanpa aturan tertentu yang masing-masing peserta tidak mau menerima pendapat orang lain.

Kontradiksi ialah perbedaan pendapat yang menajam sehingga terkadang diskusi harus diskors (diberhentikan sementara waktu).

Aklamasi adalah kesepakatan dalam suatu sidang/rapat dengan suara bulat persetujuan yang tidak lagi memerlukan pemungutan suara.

Mosi ialah usul untuk merubah sesuatu atau meniadakan sama sekali suatu keputusan sidang mengenai suatu masalah setelah diperdebatkan dan disahkan.

Amandemen ialah perubahan yang diajukan terhadap suatu usul.

Musyawarah mufakat, yaitu pengambilan keputusan berdasarkan kesepakatan bersama secara aklamasi.

Voting, yaitu pengambilan keputusan berdasarkan suara terbanyak. Bisa dilakukan secara terbuka atau tertutup.

Formatur, yaitu peserta sidang yang dipilih untuk membantu tugas ketua terpilih dalam menyusun kepengurusan

Dead Lock, yaitu suasana musyawarah yang macet akibat masing-masing pihak berpegang kukuh pada argumentasinya, tidak ada yang mengalah, maka sidang dihentikan.

Walk Out, yaitu peserta sidang meninggalkan acara sidang sebagai protes atau ketidaksetujuan atas jalannya persidangan.

One Man One Vote, yakni setiap peserta memiliki hak satu suara dalam pengambilan keputusan secara voting

One Delegation One Vote, yaitu setiap delegasi/tim memiliki hak satu suara dalam pengambilan keputusan secara voting.

CONTOH KALIMAT YANG DIPAKAI OLEH PRESIDIUM SIDANG

Membuka sidang “Dengan mengucapkan Bismillahirrohmanirrohim, sidang pleno I saya nyatakan dibuka. ” tok…….tok…….tok

Menutup sidang “Dengan mengucapkan Alhamdulillahirobbil „Alamin, sidang pleno I saya nyatakan ditutup.” Tok……..tok……..tok

Mengalihkan pimpinan sidang “Dengan ini pimpinan sidang saya alihkan kepada pimpinan sidang berikutnya” tok.

Mengambil alih pimpinan sidang “Dengan ini pimpinan sidang saya ambil alih ” tok

Menskorsing sidang “Dengan ini sidang saya skorsing selama 15 menit” tok……….tok.

Mencabut skorsing “Dengan ini skorsing 15 menit saya cabut dan saya nyatakan sidang dilanjutkan” tok…….tok.

Memberi peringatan kepada peserta sidang Tok………. “Peserta sidang harap tenang !”


PERBEDAAN ANTARA SIDANG DENGAN DISKUSI

1. Waktu Perencanaan (Sidang terencana sedangkan diskusi lebih bersifat insidental)

2. Jenis dan Kuantitas Peserta (Sidang harus memenuhi syarat-syarat sahnya sidang

3. Materi (sidang terdiri dari 1 jenis materi, sedangkan diskusi tidak terbatas) 4. Kekuatan hukum. (Sidang lebih memiliki kekuatan hukum)

PENUTUP

Kepiawaian dalam memimpin sidang maupun kemampuan dalam berdiskusi tidak dapat hanya dengan membaca dan memahami materi ini, tetapi dibutuhkan pengalaman, oleh karena itu sangat perlu bagi seseorang mengasah dirinya dan berpartisipasi aktif dalam setiap pertemuan formal maupun informal di setiap organisasi.

Semoga materi ini bermanfaat bagi rekan-rekan dalam menjalani kehidupan organisasi dimana saja. Tinggilah Imanmu, Tinggilah Ilmumu, Tinggilah Pengabdianmu, Agar semua menjadi satu.

Keterangan : Diolah dari berbagai sumber sesuai kebutuhan

Manajemen forum

Leadership & Management

Transcript of Manajemen forum