MANAGING WORK EFFECTIVELY

SUPERVISORY DEVELOPMENT PROGRAM

BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN RI

PPM MANAJE

MEN

SASARAN PELATIHAN

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan dapat :

1. Mengidentifikasi fungsi dan Peran Manajerial dalam

organisasi dan memahami fungsi dan peran pekerjaannya,

serta kontribusinya terhadap pencapaian sasaran organisasi

2. Memahami komponen, proses & sistem manajemen secara

menyeluruh dalam organisasi dan pengaruhnya terhadap

pencapaian sasaran organisasi

3. Mengidentifikasi masalah-masalah manajemen didalam unit

kerja masing-masing PPM M

ANAJEMEN

5 5 5

POKOK BAHASAN

Fungsi dan Peran Manajemen & kepemimpinan dalam organisasi Proses Manajemen Analisa Manajemen dan Organisasi

Mengembangkan Improvement Plan untuk meningkatkan kinerja proses manajemen di unit kerja masing-masing

1

2

3

4

PPM MANAJE

MEN

6 6 6

PPM MANAJE

MEN

7 7 7

HARAPAN

PEMENUHAN HARAPAN

TARGET

AKTUAL

GAP?

STAKEHOLDERS

PPM MANAJE

MEN

8 8 8

PPM MANAJE

MEN

9 9 9

P L A N N I N G

ORGANIZING CONTROLLING

A C T U A T I N G

PPM MANAJE

MEN

10 10 10

PPM MANAJE

MEN

11 11 11

MENURUT ANDA, MANA YANG MERUPAKAN KEGIATAN PERENCANAAN DI DALAM

SIMULASI TADI?

PPM MANAJE

MEN

12 12 12

Untuk meminimalkan ketidakpastian; Untuk memudahkan pemanfaatan sumberdaya organisasi dengan efisien; Untuk memberikan tolok ukur atau acuan

1

2

3

WHY PLANNING..??

PPM MANAJE

MEN

13 13 13

ORGANIZING (Pengorganisasian)

Proses menata pekerjaan yang harus dilakukan untuk mencapai sasaran organisasi dan mengalokasikan pekerjaan-pekerjaan itu di antara anggota organisasi (manajer, karyawan non manajerial); Struktur Organisasi adalah kerangka kerja formal yang menunjukkan tugas-tugas, yang dikelompokkan dalam pekerjaan-pekerjaan, dan bagaimana kelompok-kelompok pekerjaan itu dikoordinasikan. Organigram adalah ekspresi struktur organisasi dalam bentuk gambar/bagan

1

2

3

PPM MANAJE

MEN

14 14 14

2

CONTOH ORGANIGRAM

DIREKTUR UTAMA

DIREKTUR OPERASI

DIREKTUR PEMASARAN

DIREKTUR UMUM, SDM DAN KEUANGAN

MANAJER OPERASI PABRIK JAKARTA

MANAJER OPERASI PABRIK SURABAYA

Struktur Organisasi Pekerjaan disusun dan

dikoordinasikan secara FUNGSIONAL

PPM MANAJE

MEN

15 15 15

CONTOH ORGANIGRAM

PPM MANAJE

MEN

16 16 16

STRUKTUR ORGANISASI MATRIX President

Marketing HR Manu-

facturing R&D Finance

Manajer Proyek A

Manajer Proyek B

Manajer Proyek C

R&D Specialist

R&D Specialist

R&D Specialist

Marketing Specialist

Marketing Specialist

Marketing Specialist

HR Specialist

HR Specialist

HR Specialist

Finance Specialist

Finance Specialist

Finance Specialist

Manufacturing Specialist

Manufacturing Specialist

Manufacturing Specialist

PPM MANAJE

MEN

17 17 17

Membagi dan mengelompokkan pekerjaan ke dalam kelompok-kelompok pekerjaan yang sejenis (departemen, divisi, direktorat); Membagi pekerjaan dan kelompok pekerjaan kepada penanggung jawab (karyawan non manajerial, supervisor, manajer fungsional, general manager, direktur); Mengkoordinasikan kelompok-kelompok pekerjaan agar sasaran organisasi dapat dicapai dengan efisien dan efektif :

Kejelasan hubungan antar individu, kelompok, dan unit kerja; Kejelasan otoritas formal antar para penanggung jawab; Kejelasan alokasi sumberdaya yang dibutuhkan untuk mencapai sasaran individu, kelompok, unit kerja, dan organisasi.

1

2

3

WHY ORGANIZING….??

PPM MANAJE

MEN

18 18 18

ACTUATING/ LEADING (Memimpin)

Leading atau memimpin adalah bagian utama dari peran seorang manajer, yang melibatkan bekerja dengan dan melalui orang lain dalam rangka mencapai sasaran organisasi. KEMAMPUAN MEMIMPIN seorang manajer -- adalah kemampuan memotivasi, mempengaruhi, mengarahkan, dan berkomunikasi dengan bawahan – akan menentukan efektivitas seorang manajer membawa kelompok/unit kerjanya mencapai sasaran dengan efektif dan efisien.

PPM MANAJE

MEN

19 19 19

CONTROLLING (Pengendalian)

Proses untuk memastikan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan yang direncanakan

PPM MANAJE

MEN

20 20 20

Unit Kerja : bagian organisasi yang menjalankan fungsi dan tugas yang spesifik dalam rangka mencapai tujuan organisasi Komponen Unit Kerja : Nama Unit Kerja Fungsi dan Tugas Struktur Organisasi Proses Bisnis

UNIT KERJA

PPM MANAJE

MEN

21 21 21

Nama Unit Kerja biasanya menggunakan terminologi fungsional, misalnya : Operation Department, Human Resource Division, Finance and Accounting Section. Fungsi dan Tugas Unit Kerja biasanya tidak berubah, diambil dari job description. Struktur organisasi memperlihatkan hirarki tanggung jawab dari pemegang fungsi dan tugas dalam sebuah Unit Kerja Proses bisnis adalah urutan aktivitas dalam menjalankan fungsi dan tugas Unit Kerja (Input – Proses – Output)

DESKRIPSI UNIT KERJA

PPM MANAJE

MEN

22 22 22

CONTOH DESKRIPSI UNIT KERJA

PPM MANAJE

MEN

23 23 23

CONTOH BISNIS PROSES

PPM MANAJE

MEN

24 24 24

LATIHAN : Deskripsi Unit Kerja

Deskripsikan Unit Kerja Anda, Proses Bisnis dan Struktur

Organisasi Unit Kerja

PPM MANAJE

MEN

25 25 25

Pihak yang mempunyai kepentingan dan pengaruh terhadap organisasi / perusahaan Seorang atau kelompok orang yang punya pengaruh signifikan terhadap proses pembuatan keputusan stratejik, atau terhadap implementasinya

APA ARTI STAKEHOLDERS

PPM MANAJE

MEN

26 26 26

APA HARAPAN STAKEHOLDERS..??

PPM MANAJE

MEN

27 27 27

CONTOH STAKEHODERS UNIT KERJA

PPM MANAJE

MEN

28 28 28

CONTOH HARAPAN STAKEHODERS UNIT KERJA

PPM MANAJE

MEN

29 29 29

LATIHAN : STAKEHODERS UNIT KERJA SAYA

Identifikasi Stakeholders Unit Kerja Anda dan Harapannya.

PPM MANAJE

MEN

30 30 30

HARAPAN STAKEHOLDERS

KENYATAAN

GAP

PPM MANAJE

MEN

31 31 31

CONTOH IDENTIFIKASI GAP

GAP = TARGET – AKTUAL

PPM MANAJE

MEN

PPM MANAJE

MEN