BAB I

PENDAHULUAN

I.1 LATAR BELAKANG

Seiring dengan berkembangnya kemajuan zaman banyak perusahaan mengembangkan perusahaannya dengan membentuk sistem informasi agar bisa bersaing di bisnis global. Namun perusahaan tersebut tidak akan berkembang bila perusahaan tersebut tidak mengorganisasi ulang sistem informasinya dan menstandarkan beberapa proses bisnisnya.

Namun dalam mengembangkan sistem informasi yang tersebut perusahaan pasti akan mengalami berbagai tantangan karena perusahaan mungkin juga akan mengubah arsitektur dari perusahaan tersebut. Dan tak terlepas dari itu suatu perusaahaan juga harus lah menetukan strategi yang akan dipakai untuk mengembangkan sistem informasi tersebut.

Dalam makalah ini akan dibahas tentang bagaimana perusahaan tersebut mengorganisasikan, mengelola, dan mengendalikan perkembangan sistem informasi tersebut.

I.2 PERMASALAHANDengan melihat banyaknya tantangan dalam mengorganisasikan sistem informasi itu

maka ada beberapa permasalahan yang akan dibahas dalam makalah ini:a) Bagaimana menghadapi tantangan saat mengembangkan sistem informasi ?b) Bagaimana langkah untuk mengembangkan sistem informasi itu menjadi lebih

baik?

I.3 TUJUANAdapun tujuan yang ingin dicapai dari makalah sebagai berikut:

a) Dapat menghadapi tantangan saat mengembangkan sistem informasi tersebut.b) Mengetahui langkah yang baik untuk mengembangkan sistem informasi itu

menjadi lebih baik.

1

BAB IIPEMBAHASAN / ISI

II.1MEMBANGUN ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI

Untuk membangun suatu sistem informasi yang baik maka terlebih dahulu perusahaan harus lah membangun Arsitektur sistem informasinya.

ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI

Pertama kali sebelum perusahaan ingin menyususn arsitektur sistem informasi maka perusahaan itu harus lah memutuskan bahwa perusahaan itu bergerak dalam basis global atau tidak.

2

Lingkungan Global :

Pengendali dan Tantangan Bisnis

Strategi Global Perusahaan

Struktur Organisasi

Platform Bisnis

Manajemen dan Proses Bisnis

Sebelum membangun sistem informasi pertama kali perusahaan harus bisa memahami lingkungan global tempat perusahaan beroperasi. Sekalipun perusahaan tersebut belum merupakan pengendali bisnis, perusahaan tersebut harus mampu memahami lingkungan. Setelah perusahaan mempelajari lingkungan global maka perusahaan bisa menentukan strategi yang seperti apa untuk bisa berkompetisi. Contohnya PT SAKATA UTAMA yang bergerak dalam bidang jasa kontraktor dalam leveresir untuk bisa dan dapat memenangkan tender dari sang owner mereka harus lebih dahulu memahami apa yang diinginkan dari owner itu sendiri lalu setelah itu PT SAKATA UTAMA menentukan strategi apa yang harus ditentukan untuk mencapai dan memenuhi keinginan owner.

Setelah anda menentukan strategi yang akan anda gunakan lalu perusahaan harus mempertimbangkan bagaimana menyusun struktur organisasi agar strategi yang telah direncanakan bisa berjalan. Dalam menyusun struktur organisasi perusahaan harus memikirkan bagaimana menyusun divisi tenaga kerja dilingkungan global. PT SAKATA UTAMA dalam menyusun struktur organisasinya memilih karyawan yang mahir dalam bidangnya untuk mencegah terjadi ketidak stabilan dalam pekerjaan yang dilakukan para karyawan.

Setelah perusahaan menyusun struktur organisasi selanjutnya perusahaan harus mempertimbangkan masalah-masalah manajemen dalam mengimplementasikan strategi tersebut. Hal yang paling utama agar dapat berjalan adalah desain proses bisnisnya.

Berikutnya sistem informasi tidak pernah lepas dari platform teknologi. Perusahaan harus bisa memilih teknologi yang tepat setelah perusahaan memiliki strategi dan struktur. Agar dapat memahai lebih jelas arsitektur sistem informasi maka akan di rincikan sebagai berikut :

II.2 LINGKUNGAN GLOBAL : PENGENDALI DAN TANTANGAN BISNIS

Pengendali bisnis global dapat dibagi menjadi dua kelompok yaitu : faktor-faktor kultur umum dan faktor-faktor bisnis khusus. Faktor-faktor kultur umum mengakibatkan faktor-faktor bisnis global condong ke internasionalisasi yang mempengaruhi hampir semua industri.

Walaupun kemungkinan globalisasi untuk suksesnya bisnis sangat jelas terlihat tetapi ada beberapa kekuatan fundamental yang menghambat ekonomi global dan mengganggu bisnis perusahaan tersebut. Bisa diambil salah satu contoh seperti partikularisme yaitu suatu paham untuk membuat keputusan dan bertindak berdasarkan karakter personal atau karakter yang dangkal. Partikularisme ini mengakibatkan perbedaan rezim politik yang akibatnya semakin mempersulit sistem global perusahaan tersebut.

Perbedaan kultural dan politik sangat mempengaruhi prosedur standar organisasi. Dan juga menciptakan praktik-praktik akutansi yang berbeda di tiap perusahaan. Perbedaan kultur juga mempengaruhi teknologi yang digunakan perusahaan tersebut.

3

II.3 MENGORGANISASI SITEM INFORMASI

Ada tiga isu organisasional yang berkaitan dengan badan hukum yang berusaha mencari posisi global yaitu: pemilihan strategi, pengorganisasian bisnis dan pengorganisasian wilayah manajemen sistem.

II.3.1 Pemilihan strategi dan Pengorganisasian bisnis

Karena pemilihan strategi dan pengorganisasian sangat berkait erat maka di bahas secara bersamaan. Pemilihan dasar strategi membentuk kaitan khusus dengan struktur organisasi perusahaan. Dengan memilih strategi yang akan digunakan maka kita menentukan struktur organisasi apa yang akan kita gunakan. Dengan memili strategi bisnis maka perusahaan sudah sekaligus melakukan pengorganisasian bisnis perusahaan tersebut. Ada empat strategi global yaitu:

Eksportir domestik Suatu strategi yang dibedakan oleh aktivitas korporat yang tersentralisasi

di negara asal.

Multinasional strategi yang berkonsentrasi pada pengelolaan keuangan dan pengendalian

diluar kantor pusat sementara mendesentraliasasi produksi, penjualan, dan pemasaran ke beragam unit di negara lain.

Franchiser sebuah perusahaan yang produknya diciptakan, dirancang, didanai, dan

awalnya diproduksi di negara asalnya, namun demi alasan khususan produk maka harus sangat bergantung pada personil luar negeri dalam hal produksi, pemasaran, dan sumber daya manusia masa depan.

Transnasional perusahaan yang seluruhnya terkelola secara global yang tidak memiliki

kantor pusat nasional, aktivitas-aktivitas nilai tambahnya terkelola dalam persfektif global tanpa mengacu kepada batasan-batasan nasional, mengoptimalkan sumber-sumber persediaan dan permintaan dan mengambil keuntungan dari persaingan global.

PT SAKATA sendiri masih menggunakan strategi eksportir domestik karena mereka sendiri masih tersentralisasi di negaranya sendiri baik itu owner ataupun karyawan yang digunakan masih untuk dalam negeri. Selain itu PT SAKATA organisasi bisnis yang mereka usaha kan masih untuk dalam negeri itu sendiri.

4

II.3.2 Pemilihan sistem global agar sesuai strategi

Eksportir domestik cenderung memiliki sistem tersentralisasi, yaitu sistem yang pengembangan dan pengoperasiannya di laksanakan seluruhnya di negara asal tempat sistem tersebut atau dengan kata lain di perusahaan pusatnya. Dimana para staf pengembangan sistem domestik ini mengembangkan apliikasi yang memiliki daya cakup yang luas.

Multinasional cenderung memiliki sistem terdesentralisasi, yaitu sistem yang masing-masing unit nya diluar kantor pusat merancang sendiri solusi dan sistemnya berdasarkan kebutuhan lokal tempat perusahaan itu berada.

Franschise cenderung memiliki sistem yang terduplikasi, yaitu sistem yang pengembangannya dilakukan di perusahaan pusatnya tapi pengoperasiannya dialihkan ke unit-unit otonomi perusahaan lainnya.

Transnasional memiliki sistem yang berbentuk jaringan, yaitu sistem yang pengembangannya dan pengoperasiannya terjadi secara terkoordianasi dan terintegrasi.

II.3.3 Mengorganisasi ulang bisnis

Untuk mengembangkan sebuah perusahaan yang berbasis global dan sistem informasi yang mendukung struktur, ada beberapa prinsip yang perlu di ikuti perusahaan yaitu:

Mengorganisasikan aktivitas-aktivitas yang memberi nilai tambah bersama dengan saluran-saluran yang memberi keuntungan komperatif.

Mengembangkan dan menjalankan unit-unit sistem pada masing-masing level aktivitas perusahaan abik itu rergional,nasional,ataupun internasional.

Mendirikian satu kantor tunggal dikantor- kantor pusat di seluruh wilayah yang bertangggung jawab mengembangkan sistem internasional.

Keberhasialan suatu perusahaan tidak bergantung pada pengorganisasian aktivitas yang baik namun juga isi dari aktivitas itu.

5

II.4 MENGELOLA SISTEM GLOBAL

Mengelola sistem global tidak lah mudah malah terkadang yang terjadi kegagalan pengorganisasian pada skala global. Untuk itu dalam mengelola sistem global perusahaan harus benar-benar bisa menentukan startegi apa yang akan digunakan. Sehingga setelah strategi ditentukan perusahaan akan lebih mudah untuk menyusun struktur organisasi tersebut. Maka sebelum anda memutuskan untuk melakukan pengembangan proyek ke seluruh dunia anda harus lebih paham lingkungan yang akan anda olah dan sumber daya manusia dilingkungan sekitar.

II.4.1 Strategi: Membagi,Menaklukkan, Memenangkan

Menentukan proses inti bisnis

Pertama sekali perusahaan harus menentukan proses inti bisnisnya. Proses bisnis merupakkan sekumpulan tugas yang secara logis saling terkait seperti pengiriman order kepada pelanggan secara langsung. Cara untuk mengidentifikasi proses bisnis inti ini adalah menjalankan analisis alur kerja. Perusahaan harus bisa mengidentifikasi dan menetapkan prioritas mana proses bisnis yang sangat penting bagi perusahaan. Setelah itu anda mengidentifikasi mana saja proses itu yang berjalan paling sempurna. Setelah proses bisnis sudah dipahami maka perusahaan harus menyusun secara beruntun, setelah itu perusahaan bisa menentukan proses bisnis mana yang menjadi inti aplikasi, terkoordinasi, terancang secara terpusat dan terimplementasi diseluruh perusahaan. Pada saat yang sama anda harus menentukan visi masa depannya.

Mengidentifikasi sistem inti untuk mengkoordiasi secara terpusat

Memilih pendekatan: pendekatan inkremental, rancangan besar-besaran, evolusioner

Pendekatan yang baik adalah pendekatan yang tidak terpisah-pisah dan bertambah-tambah dan hindari juga pendekatan rancangan besar-besaran yang berusaha melakukan semuanya sekali sejalan. Lakukan lah pendekatan evolusioner yaitu perkembangan aplikasi sistem dari aplikasi yang sudah ada dengan visi yang jelas dan tepat mengenai kemampuan sistem yang akan dimiliki organisasi dalam lima tahun.

Membuat keuntungan menjadi sangat jelas

6

II.4.2 Taktik implementasi: KOOPTASI

Kooptasi adalah membawa pihak oposisi kedalam proses perancangan dan implementasi solusi tanpa mengabaikan kendali atas arah dan sifat dari perubahan. Untuk mencapai hal tersebut unit-unit lokal harus sepakat mengenai sistem strateginya tersebut dan kekuatan yang bertentangan sedikit diperlukan untuk memperkuat gagasan-gagasan.

Untuk melaksanakan kooptasi ada dua cara yaitu satu memberi peluang masing-masing unit untuk mengembangkan suatu aplikasi sistem diwilayah nya sendiri. Dengan begitu masing-masingunit diberi kesempatan untuk mengembangkan sistemnya dan unit-unit lokal memiliki kepemilikan dalam upaya mengembangkan sistemnya.

Cara kedua yaitumengembangkan pusat-pusat sistem yang sempurna atau pusat sistem yang sempurna.

II.4.3 Solusi manajemen

Setelah itu maka perusahaan bisa mempertimbangkan kembali bagaimana menangani masalah yang paling menjengkelkan yang dihadapi manajer dalam mengembangkan arsitektur sistem informasi.

Menyetujui persyaratan-persyaratan umum pengguna Membuat daftar singkat proses inti dan sistem pendukung inti. Secara tidak

langsung sudah memulai proses perbandingan rasional disemua divisi perusahaan daan secara alami akan membawa pemahaman unsur-unsur umum.

Memperkenalkan perubahan-perubahan dalam proses bisnis Menkoordinasi pengembangan aplikasi Megkoordinasi penggunaan perangkat lunak Memberi semnagat kepada pengguna lokal untuk mendukung siste global.

II.5 MASALAH TEKNOLOGI DAN PELUANG UNTUK RANTAI NILAI GLOBAL

Teknologi merupakan kemudi bisnis yang ampuh untuk mendorong pengembangan sistem global dan rantai nilai global, dimana perusahaan dapat menkoordinasi transaksi komersil dan produksi dengan perusahaan lain di lintas lokasi berbeda.

II.5.1 Masalah-masalah Teknis Utama

Perangkat keras, perangkat lunak, dan telekomunikasi menghadirkan masalah-masalah teknis khusus dalam tatanan internasional.

Integrasi perangkat keras

7

Tantangan utama dalam hal perangkat keras adalah menemukan cara untuk menstandarkan platform perangkat keras komputer perusahaan ketika terdapat banyak variasi perangkat lunak dari satu unit operasi ke unit operasi lain. Jadi untuk itu perusahaan harus bisa menstandarkan platform perangkat kerasnya.

KonektivitasMasalah utamanya adalah menyatukan atau mengkoneksikan bersama-sama

semua sistem dan orang-orang yang ada di sebuah perusahaan global ke dalam satu jaringan terpadu.

Perangkat lunakKesesuaian perangkat keras dan telekomunikasi memang memberikan platform namun tidak memberi solusi secara keseluruhan.yang juga penting untuk infrastruktur inti global adalah perangkat lunak. Tantangannya bagaimana sistem yang lama berhadapan dengan sistem yang baru.

8

BAB III

PENUTUP

III.1 KESIMPULANDalam mengelola sistem informasi hal pertama harus di perhatikan adalah tantangan-

tantangan yang ada di lingkungan sekitar dari pada perusahaan tersebut. Setelah memahami tantangan di lingkungan maka yang harus dilakukan adalah membuat arsitektur dari pada sistem informasi yaitu mulai dari lingkungan globalnya seperti apa dan siapa pengendali bisnis dan apa saja tantangan yang ada harus lebih dahulu kita pahami.

Setelah itu perusahaan menetapkan strategi yang akan di gunakan apakah strategi aksportir domestik,multinasional,franchiser,atau transnasional sehingga dengan menentukan strategi yang akan di gunakan maka perusahaan akan bisa menyusun struktur dari pada perusahaan tersebut seperti apa. Setelah itu perusahaan bisa mendesain proses bisnis yang sesuai dengan strategi yang perusahaan tentukan.

Teknologi merupakan kemudi bisnis yang mapuh untuk mendorong pengembangan sistem global dan rantai nilai global. Oleh karena itu perusahaan juga harus mempertimbangkan platform teknologi apa yang harus digunakan.

III.2 SARANSeiring dengan berkembangnya suatu kemajuan teknologi dan banyak tantangan di

lingkungan bisnis, maka perusahaan dituntut untuk bisa mengendalikan lingkungan yang makin penuh dengan tantangan agar bisa menciptakan sistem informasi yang baik.

Untuk itu setiap perusahaan yang sudah berbasis global termasuk PT SAKATA UTAMA dituntut untuk menentukan strategi yang didukung dengan struktur dan proses bisnis yang sesuai dengan strategi tersebut dan menentukan platform yang sesuai dengan strategi dan struktur organisasi tersebut.

Karena PT SAKATA UTAMA merupakan perusahaan yang baru berkembang maka sistem informasi yang dibangun yaitu dengan melakukan perubahan sistem pekerjaan yang manual menjadi sistem yang bekerja dengan otomatis dengan biaya yang murah dan tentunya tetap di dukung dengan infrastruktur sistem informasi yang selanjutnya terus berkembang sesuai dengan perkembangan keseluruhan perusahaan sehingga simtem yang akan digunakan nantinya akan mengikuti trand teknologi yang ada.

Dengan adanya sistem yang baru diharapkan terjadinya peningkatan dalam hal kinerja,kualitas informasi yang disajikan,keuntungan(penurunan biaya),control,efisiensi,dan pelayanan.

9