2016

Sistem Pengelolaan Kearsipan Dokumen Proyek Perencanaan Perawatan Melalui Komputerisasi 

                             

Dibuat Oleh :

GKM PERAWAN AYI HERDIANA 0000072

EDI YANTO 0000185 RAMDANI 0000115 AMPERA US. 0000143 DIAN RUDDYANA 9500386

JUDUL : Sistem Pengelolaan Kearsipan Dokumen Proyek Perencanaan  

Perawatan Melalui Komputerisasi     

Alasan memilih judul :

1. Pencarian dokumen membutuhkan waktu yang lama 2. Dokumen gampang hilang 3. Pemborosan kertas

Sasaran yang ingin dicapai :

Efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pencarian dokumen perencanaan pekerjaan perawatan

 

Langkah  

Kegiatan 2015

Oktober  Nopember  Desember 

1  2  3  4  1  2  3  4  1  2 (i)  (ii)  (iii) (iv) (v) 

P  1  Mengidentifikasi Masalah 

                   

                   

2  Mencari Akar Penyebab 

                   

                   

3  Menentukan faktor Penyebab Dominan 

                   

                   

4  Membuat rencana 

                   

                   

D  5  Melaksanakan Perbaikan 

                   

                   

C  6  Meneliti Hasil                     

       

A  7  Menetapkan Standarisasi 

                   

                   

Keterangan :                 = Rencana           = Realisasi 

Mengetahui Cilegon, Oktober 2015

Ayi Herdiana Edi Yanto Fasilitator Junior Engineer

PROFIL PERUSAHAAN

PT Krakatau Industrial Estate Cilegon (PT KIEC) merupakan anak perusahaan

PT Krakatau Steel perusahaan yang bergerak di bidang usaha pengelolaan dan

penjualan tanah kawasan industri. PT KIEC didirikan pada tanggal 16 Juni 1982

PT KIEC telah sukses membangun jalur bisnis berikut ini:

Properti Industri: Meliputi lahan industri, bangunan pabrik dan gudang berskala

standar.

Properti Komersial: Meliputi hotel, lapangan golf, gedung perkantoran,dan pusat

olahraga.

Properti Rumah Tinggal: Meliputi perumahan, pusat rekreasi, dan perumahan.

Investasi dan Perdagangan: PT KIEC telah melakukan diversifikasi bisnis dalam bentuk kerjasama yang berhubungan dengan bisnis dan perdagangan baja.

VISI Menjadi Pemain Properti Nasional Terkemuka

MISI Menyediakan Properti Industri, Komersial, Hunian dan Infrastruktur terkait yang memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan dan Pihak-Pihak terkait lainnya

PLAN

LATAR BELAKANG / IDENTIFIKASI MASALAH I.

KEBERADAAN GKM DALAM STRUKTUR ORGANISASI PT. KIEC

PLAN

LATAR BELAKANG / IDENTIFIKASI MASALAH I.

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,

pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut

sistem tertentu.

Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak

bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya perusahaan, yaitu sebagai

sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi perusahaan. Mengingat arti pentingnya PT.

KIEC menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap

organisasi, yaitu:

Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

Dapat dijadikan bahan dokumentasi

Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

Sebagai alat pengingat

Sebagai alat penyimpanan warkat

Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Dasar pembentukan Gugus Kendali Mutu (GKM) adalah untuk mendukung

Indikator Kinerja Utama (IKU) Divisi Technical Support Group tahun 2016 yaitu

“Improvement (GKM/PKM) minimal 1 tema per tahun.

PLAN

ANALISA MASALAHII.

ANALISA MASALAH

Pencarian Dokumen tidak efektif & Efisien

MANUSIA

METODEALAT

Dokumen sering berceceran

Dokumen sering hilang

Karyawan terkadang lupamendokumentasikan

1. Belum paham Pentingnya dokumen

Bagi perusahaan

Pencarian dokumenMemakan waktu yg lama

Dokumen tersimpan Dalam tumpukan lembar

Dokumen tersimpanDalam odner

3. Metode penyimpananDokumen belum ada

Dokumen rentan Hilang dan rusak

Dokumen tersimpanDalam odner

Dokumen menghabiskanSpace odner

2. Belum ada back up dokumen

PLAN

ANALISA MASALAHII.

Dari hasil evaluasi & diskusi dengan fasilitator diketahui penyebab kurang efektif

& efisiennya pencarian dokumen proyek perencanaan perawatan, terdapat 3

akar penyebab dari factor Manusia, Alat & Metode :

1. Belum paham pentingnya dokumen bagi perusahaan 2. Belum ada back up dokumen 3. Metode penyimpanan dokumen belum ada

Pada point yang ke (1) Belum paham pentingnya dokumen bagi perusahaan

sehingga kesadaran karyawan kurang dalam mendokumentasikan pekerjaan perencanaan perawatan.

Pada point yang ke (2) Belum ada database yg membackup, sehingga apabila

karyawan melakukan pencarian data akan direpotkan dengan proses manual dengan mencari lembar-lembar yg tersimpan di ordner, oleh karenanya diperlukan sebuah database untuk menyimpan data-data dokumen.

Pada point yang ke (3) Metode penyimpanan dokumen belum ada yang

memudahkan dalam pencarian dokumen sehingga proses pencarian dokumen tidak efektif dan efisien.

PLAN

III. MENCARI AKAR PENYEBAB DOMINAN

UJI KORELASI TERHADAP PENYEBAB MASALAH DOMINAN

Jenis Masalah Kuantitas Alasan/ Keterangan

1. Metode penyimpanan

Dokumen belum

ada

60 Pencarian dokumen memakan

waktu yang lama

2. Belum ada back up

Dokumen

20 Data eksisiting masih tersimpan

manual dalam ordner

3. Belum paham

pentingnya dokumen

bagi perusahaan

20 Dokumen sering berceceran

Jumlah 100

Nilai kuantitas dari masing-masing permasalahan didapatkan dari hasil diskusi

bersama Technical Support Group Leader selaku fasilitator dengan pembobotan

melalui metode NGT (Nominal Group Technic).

NGT (Nominal Group Technic)

No Akar 

Penyebab/ Personil 

Metode penyimpanan dokumen belum ada 

(1) 

Belum ada back up dokumen 

(2) 

Belum paham pentingnya 

dokumen bagi perusahaan 

(3)  

1  Ayi Herdiana  3  2  1 

3  Edi Yanto  2  2  1 

4  Ramdani  3  2  3 

5  Ampera US  2  1  2 

  Total  11  7  7 

Diagram Pareto

Dari diagram pareto didapatkan akar masalah point (1) ”Metode Penyimpanan

Dokumen Belum Ada” menduduki peringkat tertinggi pertama dari 3 akar penyebab

masalah yg ada dengan prosentase 60%, namun kami bertekad untuk menyelesaikan

ke 3 permasalahan masalah tersebut untuk perbaikan dalam hal dokumentasi data-

data pekerjaan perencanaan perawatan menjadi efektif & efisien.

1. Rencana Perbaikan.

No Masalah WHY WHAT WHERE,WHEN,WHO HOW 1

Metode penyimpanan dokumen belum ada

Agar data yang dikumpulkan lebih akurat dan efisiensi waktu

Melakukan evaluasi dokumen eksisting  dengan pengumpulan data yang lebih efektif dan efisien

Divisi Technical Support (Tata Usaha), Oktober 2016, Dian, Ampera, Ramdani

Divisi Technical Support(Tata Usaha) mengumpulkan data‐data dokumen untuk di scan

2

Belum ada back up dokumen

Agar data – data dokumen tersimpan aman dan mudah dalam pencarian

Data – data dokumen yang sudah di scan disimpan dalam file di komputer

 Divisi Technical Support,  Juni 2016, Edi, Ramdani, Ampera 

Divisi Technical Support,  Juni 2016, menyimpan file dalam satu folder untuk masing‐masing pekerjaan 

3

Belum paham pentingnya dokumen bagi perusahaan

Agar karyawan Menyadari dan memahami manfaat dokumentasi

Melakukan Sosialisasi kepada karyawan Technical Support Group tentang pentingnya dokumen

Divisi Technical Support (Tata Usaha), Mei 2016, Edi, Ampera, Ramdani

Technical Support Group Leader memberikan arahan dan sosialisasi tentang pentingnya dokumen setiap rapat internal 

Mengetahui Cilegon, Nopember 2015

Ayi Herdiana Edi Yanto Fasilitator Junior Engineer

2. Target Perbaikan. a. Penggunaan kertas dokumentasi (sebelum perbaikan)

- Kertas untuk 1 pekerjaan : 25 lbr x 12 bulan = 300 lbr/thn

Total = 300 lbr/thn

- Biaya kertas = (300/500) x Rp 37.000 = Rp 22.200

- Target kami menurunkan biaya penggunaan kertas sebesar 50%

400 

Penggunaan Kertas  

 50% 

    200 

  

0 

sebelum  sesudah   

  

b. Waktu pencarian data dokumen proyek.

- Dengan bantuan stopwatch kami melakukan observasi penghitungan waktu

untuk 3 sample responden saat mencari data dokumen proyek secara

manual (kertas)

No

Nama Divisi

Waktu (menit)

1 Dian Ruddyana Technical Support 5 2 Ajudin Isro Industrial Estate   7

3

Irma N

Service Procurement

  6

Total 18 Rata‐rata 6

- Target kami menurunkan waktu pencarian dokumen sebesar 50%

waktu pencarian data (menit)  

8  

6 50% 

4  

2  

0 

sebelum  sesudah   

 

 

c. Dokumen tidak gampang hilang.

Dokumen gampang hilang dan tidak aman karena tersimpan di odner.  

 DO

IV. MELAKSANAKAN PERBAIKAN

MELAKSANAKAN PERBAIKAN

Penyebab masalah Tindakan Hasil perbaikan

1. Metode penyimpanan dokumen belum ada

2. Belum ada

back up

dokumen

3. Belum paham pentingnya dokumentasi bagi perusahaan

Melakukan evaluasi hasil dokumentasi dengan pengumpulan data yang lebih efektif dan efisien Data dokumentasi pekerjaan perencanaan perawatan discan

Melakukan sosialisasi terhadap Karyawan Technical Support group tentang pentingnya dokumentasi

Data dokumentasi dikumpulkan lebih akurat dan efisiensi waktu Hasil scan disimpan dalam 1 folder di komputer untuk masing-masing pekerjaan

Karyawan menyadari, memahami penting dan manfaatnya dokumentasi

CHECK

V. MENELITI HASIL

1. HASIL PERBAIKAN

a. Penggunaan kertas dokumentasi

Setelah dilakukan perbaikan dengan menggunakan sistem kearsipan dokumen proyek perencanaan perawatan. Penggunaan kertas turun menjadi 100% melebihi target yg ditetapkan sebesar 50%,

  

400  

  

300  

  

200  

  

100  

  

0 

Penggunaan Kertas           

 100 % 

sebelum  sesudah   

    Sebelum perbaikan penggunaan kertas sebanyak 300 lembar

per tahun atau sebesar Rp. 22.200. Terjadi penurunan kertas sebesar 100

%.

 

   

b. Waktu pencarian data menggunakan sistem.

Dengan menggunakan sistem kearsipan dokumen proyek

perencanaan perawatan, pencarian data tidak lagi memakan waktu

yg lama bagi setiap karyawan, rata – rata hanya membutuhkan

waktu 2.33 menit, sesuai dengan target yg ditentukan.

No Nama Divisi waktu 1 Dian Ruddyana Technical Support 3 2 Ajudin Isro Industrial Estate    2 3 Irma N Service Procurement     2

Total    7 Rata‐rata 2.33

waktu pencarian data (menit)  

 10 

   8  61 % 

   6 

   4 

   2 

0 

sebelum  sesudah 

  

 

c. Dokumen tidak gampang hilang.

Dokumen aman dan tidak gampang karena tersimpan di folder komputer  

  

2. HASIL PERBAIKAN TERHADAP ASPEK MUTU

ASPEK MUTU

SEBELUM

SESUDAH

QUALITY

Proses pencarian data masih manual   

Data tersimpan di ordner yg rentan hilang dan tidak aman .

Proses pencarian data disajikan secara komputerisasi  dan mudah digunakan. 

Data terkumpul dalam database komputer. 

COST

Penggunaan kertas cukup boros, membutuhkan 300 lembar per tahun atau senilai Rp 22.200 

Menghemat penggunaan Kertas  sebanyak  300 lebar  atau  sebesar  Rp. 22.200 

DELIVERY

Proses pencarian data lama & tidak efektif rata – rata sebesar 6 menit 

Data tidak bisa dicetak langsung harus dicari terlebih dahulu .

Proses pencarian data mudah karena melalui komputerisasi rata‐rata 2,33 menit Data langsung dicetak hari itu juga. 

Waktu yang dibutuhkan cukup efisien  (just  click, not write)

MORAL

Karyawan tidak antusias karena disibukkan dengan pencarian data secara manual

Karyawan lebih antusias untuk melakukan pencarian data karena praktis dan mudah.

ACTION

VI. MEMBUAT STANDARISASI 1. Standarisasi

STANDARISASI

No

Langkah Kerja Waktu (detik)

PIC

1 Buka search komputer pada PC  20           Karyawan  

2

Ketikkan nama pekerjaan

20

3

Akan muncul dokumen pekerjaan 

30

4

Klik file dokumen pekerjaan tersebut

30

5

Print dokumen jika diperlukan

20

6

 Soft copy dokumen bisa di copy ke flash disk

10

7 Tutup kembali  search komputer 10 Total 140

2. Standard Hasil

Biaya penggunaan kertas turun 100% atau sebesar Rp 22.200, Pencarian data dokumen hanya 140 detik  

                    

3. Improvement Selanjutnya Kami berencana membuat Gugus Kendali Mutu (GKM) Selanjutnya dengan tema “Sistem Pengelolaan Kearsipan Dokumen Proyek Perencanaan Perawatan Berbasis Program”

    

Mengetahui : Cilegon, Desember 2015

Ayi Herdiana Edi Yanto Fasilitator Junior Engineer

Data Base dokumen proyek perencanaan perawatan yang ada di Komputer

Proses pencarian dokumen proyek perencanaan perawatan yang ada di Komputer