Makalah bab 1 administrasi organisasi dan

manajemenDocument Transcript

1. BAB I Administrasi, Organisasidan Manajemen i. a. Administrasi Definisi Administrasi Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration” artinya “To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya. Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu : 1. Administrasi dalam arti sempit. MenurutSoewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2). Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan. 2. Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Arif Gunawan , Amar Arif Y S 1 POLITEKNIK DHARMA PATRIA

2. Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Sondang P. Siagian mengemukakan “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya”(1994:3). b. Ciri-Ciri Administrasi : a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih) b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan d). Adanya tujuan kelompok Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan. ii. a. Organisasi Definisi Organisasi Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional seperti: organisasi perusahaan, instansi pemerintah, rumh sakit dan sebagainya, dan pengertian yang kedua berkenaan sebagai ”proses pengorganisasian” yaitu sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi dialokasikan dan ditugaskan di atara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien. Sedangkan pengorganisasian (organizing) adalah merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuia dengan tujuan organisasi , sumberdaya-sumberdaya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. Terdapat 2 (dua) aspek utama dalam penyusunan struktur organisasi sebagai berikut : Arif Gunawan , Amar Arif Y S 2 POLITEKNIK DHARMA PATRIA

3. a. Departementalisasi b. Pembagian kerja Departementalisasi adalah merupakan pengelompokan-pengelompokan kegiatankegiatan kerja suatu organisasi agar kegiatan-

kegiatan yang sejenis dan saling brhubungan dapat dikerjakan bersama, hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi yang ditunjuk oleh suatu bagan organisasi. Sedangkan pembagian kerja adalah uraian atau perincian tugas pekerjaan agar setiap individudalam organisasi bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Dengan demikian secara prinsip dalam kedua aspek tersebut diatas merupakan dasar proses pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien dan efektif. Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan di mana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang memungkinkan syinergi terjadi. iii. Manajemen a. Definisi Manajemen SP. Malayu Hasibuan, menggambarkan bahwa manajemen adalah sebagai ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan SDM (Sumber Daya Manusia) dan SDNM (Sumber Daya Non Manusia) lainya secara efekti dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Arif Gunawan , Amar Arif Y S 3 POLITEKNIK DHARMA PATRIA

4. Lebih lanjut GR Terry memberi pengertian bahwa : “ManagementIs Distince Process Consisting of Planning, Organising, Actuating and Controling Performed to Determme and accomplish stated objectives by us of human being and other resource”s.Jadi manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan, perorganisasian, pengalaman dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dengan demikian untuk mencapai tujuan yang diinginkan melalui proses manajementersebut, tentunya dimulai dari pada bagaimana memahami dirinya sendiri sebagai manajer atau pimpinan tentang gaya atau seni yang akan ditetapkannya, bagaimana kemampuan dan kecakapan yang dimilikinya dan srategi apa yang digunakan untuk mempercepat proses pelaksanaan pencapaian tujuan tersebut, yang pada akhirnya tujuan yang diinginkan tersebut dapat berjalan secara efisien dan efektif atau berdaya guna dan berhasilguna. b. Fungsi-Fungsi Manajemen Dalam menjalankan suatu organisasi apapun bentuknya, sudah barang tentu seorang manajer harus memiliki dan memahami, kaedah-kaedah, prinsip-prinsip dan konsepkonsep tentang manajemen dengan demikian diharapkan mampu menjalankan fungsifungsi manajemen. manajemen dapat berjalan dalam melaksanakan kegiatannya, bilamana unsur-unsur dan fungsi-fungsi dari manajemen tersebut dapat bergerak sesuai dengan alurnya. 1. Perencanaan Arif Gunawan , Amar Arif Y S 4 POLITEKNIK DHARMA PATRIA

5. Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk melaksanakan tugas-tusanya. Fungsi ini menciptakan struktur formal dimana pekerjaan di tetapkan, dibagi dan dikoordinasikan. Arif Gunawan , Amar Arif Y S 5 POLITEKNIK DHARMA PATRIA Penugasan tanggung jawab tertentu, Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang akan dapat ”membawa” hal-hal tersebut kearah tujuan, Penentuan sumberdaya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan. 2. Pengorganisasian Setelah para manajer menetapkan tujuan-tujuan dan menyusun rencana-rencana atau program-program untuk mencapainya, maka mereka perlu merancang dan mengembangkan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan berbagai program tersebut secara sukses. Pengorganisasian (Organizing) adalah : Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konstisten dengan berbagai tujuan terpilih, dan Organisasi

bisa memperoleh dan mengikat sumberdaya yang diperlukan untuk mencapai tujuan-tujuan. kepada organisasi tujuan-tujuannya dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapai tujuan-tujuan itu. Disamping itu, rencana memungkinkan :

6. Manajer perlu mempunyai kemampuan untuk mengembangkantipe organisasi yang seuai dengan tujuan, rencana dan program yang telah ditetapkan. Perbedaan tujuan akan membutuhkan jenis organisasi yang berbeda pula. 3. Penyusunan Personalia Penyusunan personalia (staffing) adalah penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalama lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif. dalam pelaksanaan fungsi ini manajemen menentukan persyaratan-persyaratan mental, phisik, dan emosioanal untuk posisi jabatan yang ada melalui analisa jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan dan kemudian menarik karyawan yang diperlukan dngan karakteristik personalia tertentu. Seperti keahlian, pendidikan, umur, latihan, dan pengalaman. Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan seperti pembuatan sistem penggajian untuk pelaksanaan yang efektif; penilaian karyawan untuk promosi, transfer, atau bahkan demosi dan pemecatan; serta latihan dan pengembangan karyawan. Beberapa literatur manajemen memasukan fungsi staffing sebagai sebagian dari fungsi organizing. Ada juga yang menempatkan staffing sebagai hal yang terpisah dari fungsi manajemen dan memperlakukan sebagai sebagian dari fungsi kepemimpinan (leadership).dalam pembahasan disini, fungsi staffing diuraikan terpisah sebagai salah satu fungsi manajemen, karena penulis memandang bahwa perkembangan dunia bisnis (dimana sumberdaya manusia merupakan kunci sukses perusahaan) menyebabkan fungsi tersebut menjadi semakin penting. Arif Gunawan , Amar Arif Y S 6 POLITEKNIK DHARMA PATRIA

7. 4. Pengarahan Sesudah rencana dibuat, organisasidibentuk dan disusun personaliannya, langkah berikutnya adalah menugaskan karyawan untuk bergerak menujun tujuan yang telah ditentukan. Fungsi pengarahan (leading), secara sederhana, adalah untuk membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatankegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motifasi dan disiplin. Fungsi leading sering disebut dengan bermacam-macam nama, antara lain leading, directing, motifating, actuating atau lainnya. Bila fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak menyangkut aspek-aspek abstrak proses manajemen, kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang-orang dalamorganisasi 5. Pengawasan Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pngawasan (controlling), atau sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Pengawasan (controlling) adalah penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun negatife. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efisien dan efektif. Pengawasan negatife mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi kembali. Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur yaitu: 1) Penetapan standar pelaksanaan, 2) Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan, Arif Gunawan , Amar Arif Y S 7 POLITEKNIK DHARMA PATRIA

8. 3) Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan, 4) Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar. iv. Hubungan Administrasi, Organisasi dan Manajemen Berdasarkan ketiga definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa diantara ketiganya terdapat hubungan sebagai berikut : a. Manajemen lahir dari administrasi sendiri, dan

manajemen merupakan bagian dari administrasi yang mempunyai peran untuk mengorganisasikan sumber daya yang ada untuk menetapkan langkah dan kegiatan organisasi yang perlu dilakukan demi tercapainya tujuan organisasi. b. Administrasi terdapat di dalam suatu bentuk organisasi atau lembaga. Organisasi atau lembaga mempunyai seperangkat tujuan. Administrasi adalah alat bagi organisasi atau lembaga dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya. c. Segala kegiatan administrasi harus selalu berorientasi pada tujuan organisasi atau lembaga. Segala kegiatan administrasi harus berlangsung secara efektif dan efisien agar tujuan-tujuan organisasi atau lembaga tercapai secara optimal. Karena tiap-tiap organisasi atau lembaga melibatkan sedikitnya dua orang yang bekerja untuk mencapai tujuan bersama, maka kerjasama di antara anggata-anggata organisasi atau lembaga mutlak perlu dikembangkan secara harmonis. Setelah mengetahui arti dari Administrasi, d. Administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan Arif Gunawan , Amar Arif Y S 8 POLITEKNIK DHARMA PATRIA

9. kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan oleh organisasi. e. Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan. Untuk merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen. v. Tingkat Manajer dan Keterampilan Manajer Setiap pimpinan ( manajer ) atau pemimpin pekerjaan , diharuskan memiliki 2 (dua) macam ketrampilan ( skill) , yaitu ketrampilan administrasi / manajemen dan ketrampilan teknis ( Administrative / managerial skill and technician skill). Menurutr Henry Fayol bahwa setiap tingkatan manajemen yang terbagi atas : a. Pimpinan Tingkat Atas ( Top Management) b. Pimpinan Tingkat Menengah ( Middle Management) c. Pimpinan Tingkat Bawah ( Lower Management) Beban kerja atau beban tugas dari tiap tingkatan majemen tersebut berbeda dalam penyelesaian tugasnya / pekerjaannya. : 1. Lower management ( Pimpinan Tingkat Bawah) : - menangani tugas yang bersifat operasional, - diperlukan kecakapan / ketrampilan teknis ( technical skill ) yang lebih besar, - Ketrampilan manajemen tidak banyak diperlukan, - Mereka secara langsung memimpin pelaksanaan pekerjaan dengan memberikan petunjuk, bimbingan, dan pengendalian kerja terus menerus kepada bawahannya Arif Gunawan , Amar Arif Y S 9 POLITEKNIK DHARMA PATRIA

10. 2. Middle Management ( Pimpinan Tingkat Menengah) : - Penghubung kebijaksanaan pimpinan tingkat atas bagi keperluan pimpinan tingkat bawah - Diperlukan kecakapan/ ketrampilan untuk menterjemahkan kebijakan secara terperinci, sehingga dapat dengan mudah dijadikan pedoman pimpinan tingkat bawah - Ketrampilan manajemen / administrasi ( Administrative / Management skill) lebis besar dibandingkan dengan ketrampilan teknis ( Technical Skill) 3. Top Management ( Pimpinan Tingkat Atas) : - Yang bertanggungjawab atas berhasilnya misi organisasi - Harus mempunyai pandangan yang luas, mempunyai kemampuan melihat kedepan, yang dapat membawa kemajuan bagi organisasinya - Wajib menentukan kebijakan ( General policies), yang menggariskan arah, tujuan, dan sasaran yang akan dicapai - Harus melakukan pembinaan, pengarahan, bimbingan terhadap pimpinan yang lebih rendah terutama kepada pimpinan tingkat menengah - Diperlukan ketrampilan administrative / Management skill dan sedikit terlibat dalam bidang ketrampilan teknis ( Technical Skill) Arif Gunawan , Amar Arif Y S 10 POLITEKNIK DHARMA PATRIA

11. BAB II PENUTUP i. Kesimpulan Berdasarkan rumusan pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa pentingnya mempelajari AOM dalam mencapai tujuan organisasi

adalah sebagai berikut: a. Agar tujuan yang telah ditetapkan dapat berjalan dengan baik. Dalam mencapai tujuan, diperlukan suatu kerja sama antara ketiganya. Yang pertama adalah proses penggerakan. Proses penggerakan dalam Administrasi disebut Manajemen. Administrasi mencapai tujuan melalui Manajemen. Kemudian, agar kegiatan kerjasama tersebut berhasil dengan baik dan mencapai tujuan maka dibutuhkan sebuah wadah, kerangka, atau struktur. Wadah, kerangka, atau struktur dimana kerjasama dilakukan disebut Organisasi. b. Apabila di dalam suatu organisasi tidak memiliki sistem administrasi dan manajemen yang baik/bagus, maka organisasi tersebut tidak dapat berjalan dengan baik. Tetapi, dari ketiga hal tersebut yang terdapat hal yang paling menentukan, yaitu sumber daya manusia.Karena manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, AOM timbul karena adanya orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan. Arif Gunawan , Amar Arif Y S 11 POLITEKNIK DHARMA PATRIA www.slideshare.net

BAB IPENDAHULUAN

1.1      Latar BelakangAdministrasi organisasi dan Manajemen dalam suatu pemerintahan

sangatlah pemting peranannya .Dalam suatu organnisasi pasti terdapat administrasi dan manajemen.

1.2      Rumusan masalahAdapun rumussan masalah yang akan dibahas dalam proses

penyusunan makalah ini adalah tentang  “ Administrasi Organisasi dan Manajemen “ untuk memberi kejelasan makna serta menghindari meluasnya pembahasan ,maka dalam makalah ini masalah nya di batasi pada “Administrasi Orgaanisasi Dan Manajemen “.

1.3      Tujuan PenulisanPada dasarnya  tujuan penulisan makalah terbagi menjadi dua bagian

yaitu , tujuan umum dan khusus . Tujuan umum dalam dalam penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Administrasi Organisasi dan Manajemen. Adapun tujuan khusus

penyusunan makalah ini adalah untuk memahami apa itu Adminstrasi Organisasi  dan Manajemen.

BAB IIADMINISTRASI

2.Pengertian Administrasi2.1 Administrasi Secara etimologisSecara Etimologis perkataan Indonesia ”Administrasi” yang bahasa Inggrisnya “administration”, berasal dari kata Latin, yaitu : “Ad+ministrare” dan “ Administratio”. Ad+ministrate berartu melayani ,membantu, atau memenuhi (The Liang Gie, 1965). Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan, pelaksaan, pimpinan, dan pemerintahan.(Atmosudirdjo,1986). 

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan  penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan.

2.2 Administrasi Dalam Arti SempitPerlu dipahami  bahwa istilah administrasi masih sering  dipakai dalam arti “Tata Usaha”. Pengertian yang dipakai ini berasal dari  warisan zaman  penjajahan Belanda  dahulu, istilah Bellanda “Administratie” di salin kedalam Baahasa Indonesia “Administrasi”.Administratie dalam Bahasa Belanda ini umumnya di artikan sebagai, “Elke steiselmatige ordening en schriftelijke vastlegging van gegevens, samengesteld met het doel een overzicht van deze gegevens  te verkrijgen in hun geheel en hun onderling verband “. (Setiap penyusunan  keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-ketrangan itu dalam keseluruhannya  dan dalam hubungannya satu sama lain) (The Liang Gie,1979). Sebenarnya pngertian Administratie yang demikian baru merupakan salah satu aspek cakupan istilah Administratie.Karena masih ada dua aspek yang merupakan cakupannya, yakni: “Bestuur” atau manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan “Beheer”atau manajemen dari sumber-sumber daya seperti: Finansial, personil,materiil,gudang, danlain sebagainya. Hanya saja yang populer di pihak bangsa Indonesia yang dijajah ialah pengerian Adminstratie dari aspek tata usaha. (Atmosudirdjo,1986)Jadi,pengertian administratie yang dikenal luas di Indonesia ialah tata usaha. Oleh karena itu  sampai sekarang di Indonesia  “administrasi”  masih  sering di artikan sebagai tata atau pekerjaan  usaha,catat-mencatat,tulis-menulis, dan berbagai keterangan.Kegiatan administrasi sebagai kegiatan caatat-mencatat,tulis-menulis pelbagai keterangan itu di jelaskan oleh Haris Muda Nasution dalam bukunya “Kursus  Pengetahuan  Administrasi” sebagai berikut :“Dalam arti sempi bahkan pengertian sehari-hari,maka administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah sutu pekerjaan yang sifat nya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang sifatnya tulis-menulis,surat-

menyurat / mencatat membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi dalam organisasi”. (The Liang Gie,1972)Arifin Abdurachman (1971) mengemukakan bahwa, administrasi dalam tata usaha kegiatannya meliputi ; penerimaan surat,penyimpanan surat, korespondensi, peduplikasian, pencatatan-pencatatan, pada buku-buku atau kartothik, pokoknya segala macam pekerjaaan yang ada hubungannya dengan pekerjaan kertas,bahkan yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan penelponan  dan penerimaan tamu.Berdasarkan pendapat kedua ahli tersebut diatas, dapatlah dimengerti  bahwa pengertian dalam arti sempit meliputi  perbuatan tulis-menulis,catat-mencatat, yang kesemuanya merupakan kegiatan penyediaan  bahan keterangan yang diperlukan  dalam setiap organisai. Kegiatan-kegiatan yang demikian  itu  dalam bahasa Indonesia   telah lazim dipergunaka “Tata Usaha”.

2.3 Administrasi Dalam Arti LuasDua istilah yang mirip tulisan  dan bunyinya, namun berbeda makna  dan isinya, yaitu “Administratie”  (Bld) dan “Administration” (Ing), sama-sama di salin dalam satu istilah bahasa Indonesia yaitu, “ Administrasi”, maka istilah yang  kemudian ini  mempunyai dua pengeertian yaitu :   1 ) Administrasi dalam pengrtian sama dengan pengertian administratie atau yang lebih di kenal  dengan kegiatan tata usaha , dan  2) Administrasi dalam lengertian sama dengan administration. Untuk pengertian pertama kiranya telah jelas di uraikan  di atas, sedangkan pengertian  kedua inilah  yang akan dibahas pada bagian berikut.Administration mempunyai pengertian dan skop yang lebih luas  dari administratie diliha dari tata usaha  saja. Jadi, pengertian administrasi yang di maksud disini pengertian  yang lebih luas yang sekaligus mencakup tata usaha . Dalam hubungan ini akan di kemukakan beberapa definisi  dari kalangan administrasi dan manajemen sebagai berikut :

  Dwight Wado (1971)  mengemukakan bahwa : Suatu bentuk daya upaya yang kooperatif yang mempunyai tingkat rationaliteit yang tinggi.

  William H. Newman (1963) berpendapat bahwa: Administrasi adalah bimbingan , kepengawasan diri pada usaha  dari sekelompok individu mencapai tujuan bersama.

  Dr.S.P. Siagian  MPA (1977) berpendapat bahwa :Administrasi adalah keseluruha proses  kerjas sama dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah disepakati sebelumnya.

  Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977) mengemukakan pula bahwa : Aministrasi  adalah segenap rangkaian kegiatan penatan trhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang  dalam kerja sama dalam mencapai tujuan tertentu.

  J.M. Pfifftner berpendapat bahwa Administrasi Negara adalah koordinasi dari usaha-usaha kolektif yang dimaksudkan untuk melaksanakan kebijakan pemerintah.

  Elix A. Nigro dan Llyod G. Nigro (1977:18) menyimmpulkan bahwa Administrasi adalah :

o   Usaha kelompok yang bersifat kooperatif yang dii selenggarakan dalam satu lingkungan publik

o   Meliputi  seluruh cabang pemerintahan serta merupakan pertalian di antara cabang pemerintahan ( eksekutuf, yudikatif, dan legislatif)

o   Mempunyai peranan penting dalam perumusan kebijaksaan public ( public policy) dan meru[akan bagian dari proses politik.

o   Amat berbeda dengan Administrasi privat.  Berhubungan erat degnan kelompok-kelompok privat dan individual dalam

Bila diteliti secara cermat definisi-definisi di atas  maka sesungguhnya administrrasi adalah kegiatan rangkaian atau proses yang :

  Dilakukan oleh sekelompok orang (dua orang atau lebih).  Berlangsung dalam suatu bentuk kerja sama.  Dimaksudkan mencapai tujuan tertentu yang telah di tetapkan

Ketiga faktor tersebut dapat disingkat menjadi sekelompok orang,  kerja sama, tujuan tertentu, Ketiga faktor inilah  yang lazim dikenal  daripada Administrasi.Administrasi merupakan rangkaian kegiatan (proses) yang wujudnya : merencanakan, memutuskan, mengatur, memimpin, mengurus, mengarahkan, membimbing, menselaraskan, mengenbalikan, mengawasi, menyempurnakan kegiatann-kegiatan semacam  itu.Untuk ringkasnya kegiatan-kegiatan semacam itu tercakup dalam suatu istilah  yaitu disebut “menata”, atau “penataan”.Oleh karena itu kegiatan-kegitan yang termasuk pengertian administrasi  adalah rangkaian kegiatan penataan.(The Liang Gie & Sutanto, 1977)Dengan deminkian dapat ditarik kesimpulan bahwa  Administrasi segenap rangkaian kegiatan penataan  terhadap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.Sebagaimana diketahui bahwa tujuan yang hendak dicapai  dan sifat sutu kerjasama bermacam-macam.  Demikian juga jumlah da susunan orang-orang yang bekerjasama berbeda-beda ppula. Selanjutnya usaha itu dapat pula berlangsung  pada waktu dan tempatyang berlainan.Tetapi pada setiap kerjasama yang dilakukan oleh  kelompok orang pasti trdapat rangkaian kegiatan penataan yang mengarahkan kepada pencapaian tujuan. Rangkaian kegiatan penatan  ini sebagai  suatu kebbulatan kini biasanya menjadi fungsi seorrang atau beberapa orang pejabat .Atau dengan perkataan lain administrasi sebagai fungsi  dijalankan oleh setiap oang yang berkedudukan  sebagai pucuk  pimpinan suatu usaha kerjasama manusia “Ketua Organisasi”, yang dinamakan “Administrator”. Jadi administrator ketua tertinggi dalam organisasi.Tetapi tidaklah bahwa administratorlah yang satu-satunya berperan sebagai fungsi  Administrasi,melainkan dilaksanakan juga oleh pejabat-pejabat yang berada dibawahnya berdasarkan pelimpahan dari administrator tadi.

Perlu diketahui bahwa admnistrasi  yang merupakan rangkaian kegiatan penatan  merupakan pekerjaan penunjang  pelaksaan pekerjaan subtansuif. Kelompok pekerjaan yang dilakukan dengan rangkaian kegiatan subtantif dinamakan “pekerjaan pokok” atau “pekerjaan induk” Yaitu pekerjaan yana langsung bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai.Untuk menegaskan perbedaan antara rangkaian kegiatan penataan dan rangkaian kegiatan substansif,dapat diberikan contoh sebagai berikut :

Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan oleh suatu universitas dalam menghasilkan sarjana, maka yang termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan subtantif meliputi kegiatan seperti :

  Mengajarkan suatu mata kuliah  Menguji mahasiswa  Melakukan penelitian  Melakukan pengabdian kepada masyarakat  Membuat skripsi  Mengarang buku

Sedangkan yang termasuk rangkaian kegiatan penataan  antara lain :  Membuat rencana kerja tahunan  Membagi  tugas antar pengajar  Menyusun kalender akademis  Menyusun jadwal peerkuliahan  Mengatur ujian  Berusaha  menemukan cara kerja yang lebih baik

Selain daripada itu, dalam praktek akan tampak bahwa proses administrasi dilakukan lebih awal, bersamaan  dan lebih akhir daripada pekerjaan pokok,atau pekerjaan induk.Pekerjaan ini dapat di gambarkan sebagai berikut :

Administrasi sebagai rangkaian kegiatan  penataan didalam pelaksanaannya  bila diteliti terlihat adanya unsur-unsur yang menurut The Liang Gie unsur-unsur terdiri atas 8 macam  yaitu :

1.      Organisasi : adalah unsur pertama dari administrasi yang merupakan wadah dari kegiatan-kegiatan administrasi  di jalankan.Dalam organisasi di kelompokan orang-orang, tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab.

2.      Manajemen : adalah rangkaian kegiatan menggerakan orang dan mengerahkan segala fasilitas untuk mencapai suatu tujuan.

3.      Komunikasi : rangkaian kegiatan menyampaikan warta dari suatu pihak ke pihak lain dalam usaha kerjasama yang bersangkutan.

4.      Kepegawaian : rangkaian kegiatan mengatur dan mengurus tenaga kerja dalam usaha kerjasama yang bersangkutan.

5.      Keuangan : rangkaian  perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan  dalam usaha kerjasama.

6.      Perbekalan: rangkaian mengadakan,mengatur pemakaian,mendftar sampai kepada penyingkiran benda-benda dalam usaha kerja.

7.      Tata usaha : rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, menyimpan, keterangan-keterangan dalam usaha kerja.

8.      Hubungan masyarakat : rangkaian kegiatan  menciptakan hubungan baik dengan masyarakaat sekeliling  trhadap usaha kerjasama yang bersangkutan.Unsur-unsur yang di sebutkan terdapat  dalam usaha kerjasama pada umumnya . Pemisah unsur-unsur itu hanyalah kebutuhan analisis teoritis sebab di kenyataan sehari-hari  saling jalin-menjalin satu sama lain,karena memang  administrasi merupakan suatu kebulatan yang tidak dapat dipisahkan.Untuk mencegah kekacauan pengertian, dan dalam rangka pengembangan dan pembinaan administrasi di Indonesia , kiranya perlu penerbitan pengertian penggunaan administrasi ini. Untuk maksud tersebut maka pengertian “administratie” dari bahasa Belanda yang menyangkut kegiatan  catat-mencatat pelbagai keterangan kita gunakan istilah “tata usaha” . Dan untuk pengertian “administrasi” kita tetap persamakan  dengan pengertian “administration” (inggris), yang dalam buku ini didefinisikan sebagai segenap rangkaian kegiatan ppenataan terhadap usaha kerjasama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.Rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan dalam suatu organisasi tidak berlangsung dalam keadan lepas dari lingkungannya , sebaliknya berpengaruh dalam lingkunganya .Faktor-faktor lingkungan ini walaupun tidak termasuk administrasi tetapi berpengaru dalam menentukan suatu administrasi akan mencapai tujuannya atau tidak.Yang termasuk faktor lingkungan yang mempengaruhi berlangsungnya administrasi menurut F.E. Kast dan James E. Rosenzwig , antara lain :

  Kebudayaan ,                           Teknologi  Politik,   Hukum  Pendidikan  Kependudukan  Sumber fisik  Ekonomi

Proses usaha kerjasama manusia menuju pencapaian tujuan  yang mencakup segenap factor-faktor serta pengertian , unsur-unsur serta pengaruh lingkungan menurut The Liang gie(1977)dapat digambarkan sebagai berikut :

Keterangan :O  : Organisasi                K : KeuanganM : Management             P : PerbekalanK  : Komunikasi               T : Tata UsahaK  : Kepegawaian            H : Hubungan Masyarakat

BAB IIIORGANISASI

3.1 Pengertian Organisasi   Secara sederhana , organisasi adalah suatu kerjasama sekelompok  orang

untuk mencapai tujuan bersama yang diinginkan dan terlibat dengan peraturan yang ada.

  Organisasi ialah suatu wadah atau tempat untuk melakukan kegiatan bersama , agar dapat mencapai tujuan yang telah di sepakati bersama.

  James D. Money , administrasi adalah sebagai bentuk perserikatan orang-orang untuk mencapai suatu tujuan bersama. (Organization is  the  form of  every human of association for the attainment of common purpose)

  Jhon D. Millet , organisasi adalah kerangka terstruktur  dimana pekerjaan dari beberapa orang diselenggaraka untuk mencapai suatu tujuan bersama . (Organization Is The Strucktural Framework Within Winch The Work Individuals is Carried on for the realization Of common Purpose)

  Herbet  A. Simon , organisasi adalah  sebagai pola komunikasi yang lengkap serta hubungan-hubungan lain didalam suatu kelompok orang . (Organization is the complex patern of communication and other relation in a group of human being)

  Chester L. Bamard , organisai adalah  sebuah system tentang aktivitas kerjasama  dua atau lebih dari sesuatu yang tidak berwujud dan tidak pandang bulu,sebagian besar tentang persoalan silaturahmi.

  Organisasi adalah sebagai suatu kelompok  orang yang bersatu dalam tugas-tugas terikat pada lingkungan tertentu ,menggunakan alat teknologi dan patuh terhadap aturan (Malinowski).

  Organisasi timbul bilamana orang-orang  yang bergabung  didalam mencapai suatu tujuan bersama (Chester I barnard)

  Organisasi dapat di lihat dengnan dua cara berbeda, yaitu :a)      Organisasi sebagai suatu system terbuka yang terdiri atas sub-sistem

yang saling berkaitan, dan memperoleh input  untuk di olah yang berasal dari lingkunga serta menyalurkan hasil output hasil pengolahan  kelingkungan kembali

b)      Organisasi sebagai sekelompok orang yang bekerjasama  untuk mencapai suatu tujuan bersama (Monir H. tayeb)Organisasi dapat diartikan dalam dua macam , yaitu :

a)      Dalam arti statis, yaitu organisasi sebagai wadah tempat dimana kegiatan kerjasama terlaksanakan;

b)      Dalam arti dinamis , yaitu organisasi  suatu system proses interaksi antara dua orang yang bekerjasama,baik formal atau nonformal.

3.2 Ciri-Ciri  OrganisasiCiri-ciri organisasi ialah :

a)      Terdiri daripada dua orang atau lebihb)      Ada kerjasamac)      Ada komunikasi antar anggotad)      Ada tujuan yang ingin di capai

3.2.1  Organisasi Formalkekuasaan , tanggung jawab, antar pejabat dalam suatu organisasi).Organisasi harus mempunyai empat unsur utama , yaitu :

a)      Golds Oriented (berorientesi tujuan)b)      Psychososial System (Sistem  hubungan social)c)      Structured Activitiesd)      Technological System

Kesimpulan :

Organisasi adalah ;a)      Wadah atau tempat terselanggaranya administrasib)      Didalamnya terdapat berbagai hubungan baik individu ataupun

kelommpok  baik dalam organisasi itupun sendiri atau diluarc)      Teradinya pembagian tugas    d)      Berlangsungnya proses aktivitas  berdasarkan kinerja masing-masing.

3.2.2 Organisasi publikOrganisasi publik adalah :

a)      Organisasi yang terbesarb)      Mewadahi semua  lapisan masyarakat dengan ruang lingkkup Negarac)      Mempunyai kesenangan yang abash (Terlegitimasi) , di bidang politik

administrasi pemerintahan, dan hokum secara terlembagad)      Mempunyai kewajiban melindungi warga negaranyae)      Melayani keperluaannya sebaliknya berhak pula memungut  pajak untuk

pendanaanOrganisasi public sering  dilihat pula organisasi pemerintah  yang dikenal sebagai birokrasi pemerintah (organisasi pemerintahan). Atau satu-satunya organisasi yang berhak merampok harta rakyat (pajak),membunuh rakyat  (menjatuhkan hukuman mati) , memenjarakan rakyat .

3.2.3  OrganisasiFormal Dan InformalOrganisasi Formal adalah organisasi yang mempunyai struktur yang jelas , pembbagian tugas yang jelas , serta tujuan yang di tetapkan secara jelas.Organisasi Informal adalah organisasi yang akan timbul apabila anggota organisai formal merasa keinginannya  tidak terpenuhi oleh organisasi formal.Hubungan antara organisasi formal dan informal bersifat berbanding terbalik  “Semakin tinggi tingkat kepuasan pegawai, maka semakin kecil tingkat kemungkinan munculnya  atau terbentuknya organisasi informal.

3.3  Terbentuknya Organisasia)      Keperluan manusiab)      Dorongan orang bekerja

Tidak semua keperluan manusia  (needs) dapat dipenuhi  seorang diri untuk itu perlu organnisasi (berorganisasi

BAB IVMANAJEMEN

4.1 Pengertian Manajemen

Istilah manajemen, terjemahannya dalam bahasa Indonesia pada saat ini  belum ada keseragaman. Selanjutnya , bila kita mempelajari literature manajemen maka akan ditemukan bahwa istilah manajemen mengandung tiga  pengertian, yaitu :

1)      Manajemen sebagai suatu proses2)      Manajemen sebagai kolektivitas orang – orang  yang melakukan aktivitas

manajemen3)      Manajemen sebagai suatu seni (Art)  dan sebagai suatu ilmu

pengetahuan (Science)Menurut pengertian yang pertama yakni , manajemen sebagai suatu proses .berbeda-beda yang mendefinisikan para ahli . Untuk memperlihatkan tata warna definisi manajemen yang pertama,di kemukakan tiga buah definisi . Dalan encyklopedia of the social science bahwa manajemen adalah  suatu proses dengan mana  pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan di awasi.Menurut pengertian kedua manajemen  kolektiviitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen .Jadi dengan kata lain orang-orang melakukan aktivitas manajemen dalam suatu badan tertentu  disebut manajemen.Menuerut pengertia yang ketiga manajemen adalah seni (art) atau suatu ilmu pengetahuan , mengeanai inipun bellum ada keseragaman pendapat  segolongan mengatakan mannajemen adalah seni,segolongan lainnya mengataka ilmu  sesengguh  ya pendapat keduanya sama mengandung kebenaran.Pengertian manajemen dari berbagai sumber :

  Manajemen adalah tindakan atau kemampuan  untuk memperoleh hasil yang diinginkan dengan menggunakan orang-orang yang berkeahlian khusus

  Manajemen selalu menggunakan hubungannya dengan orang-orang yang menjalankan kepemimpinanya dalam suatu organisasi . Dus manajemen didefinisikan  sebagai suatu prosses kegiatan manajer dam mengambil keputusan,dalam mengkoordinir usaha-usaha kelompok  dan kepemimpinan (J. G. Longenecker)

  Manajemen menurut Fayol ,berfungsi untuk merencanakan, mengorganisir , memimpin, mengedalikan sesuatu

  Manajemen menurut  A. F.  James Stoner,adalah sutu proses perencanaan,pengorganisasian, kepemimpinan dan pengendalian upaya dari anggota organisasi serta  penggunaan semua sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah di tetapkan sebelumnya

4.2  Fungsi  ManajemenFugnsi manajemen Menurut beberapa ahli :1. George R. Terry : Planning, Organizing, Staffing, Motivating, and Controlling.

2. Henry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling.3. Luther Gullich : Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting, Budgeting.4. Ernest Dale : Planning, Organizing, Staffing, Directing, Innovating, Representing, Controling

4.3  Hubungan Antara Administrasi  OrganisasiDan  Manajemen1. Dalam melaksanakan administrasi, seorang administratur dibantu oleh orang-orang yang bekerjasama dalam menjalankan tugas-tugas dan tugas-tugas tersebut harus diselaraskan dan dipadukan agar mengarah pada tujuan yang ingin dicapai.2. Kerjasama orang-orang dalam mencapai tujuan, perlu disusun dan diatur, dan untuk itu administrasi memerlukan organisasi.3. Karena dalam admnistrasi yang dihadapi adalah orang-orang yang berkerjasama dengan akal dan perasaannya dengan menggunakan alat-alat dan materi lainnya, maka orang-orang perlu digerakkan menuju sasaran yang akan dicapai, untuk itu diperlukan manajemen.4. Dari uraian di atas, maka administrasi modern dapat diartikan secara luas yaitu meliputi organisasi dan manajemen.

KESIMPULAN

            Administrasi  mengandung makna pelayanan atau pun pengelolaan , Lembaga Administrasi Negara mengemukakan pentingnya administrasi dalam kehidupan bermasyarakat , berbangsa , dan bernegara .            Organisasi  mengandung  pengertian suatu wadah yang didalam nya terdapat anggota-anggota yang merencanakan kerja untuk mencapai tujjuan.organisasi dalam suatu pemerintahan berperan sangat penting.            Manajemen  dan administrasi di kemukakan oleh beberapa orang adalah artinya sama, dan adapula yang mengemukakan berbeda .

DAFTAR PUSTAKASudaryana, Bambang  2011. Modul Administrasi Organisasi dan Manajemen.kikinss.blogspot.com