1

2

LPPM UNIVERSITAS LANCANG KUNING

Url : lppm.unilak.ac.id

3

PENDAHULUAN

Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian LPPM

Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK) merupakan wadah layanan

bagi dosen-dosen di Universitas Lancang Kuning untuk melakukan administrasi

pelayanan P2M di lingkungan Universitas Lancang Kuning. Sistem ini

merupakan proses digitalisasi dari layanan Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat (P2M) di LPPM Universitas Lancang Kuning. Sistem ini mencakup

semua kebutuhan layanan P2M. Mulai dari pengajuan proposal penelitian,

distribusi proposal, penilaian oleh reviewer, penentuan diterimanya proposal,

hingga pelaksanaan Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (P2M)

berupa pengisian log book, penggunaan anggaran, upload laporan kemajuan

dan hasil. Sistem layanan ini dirancang khusus menyerupai seperti layanan

induk yang telah ada di Sistem Informasi Penelitian Dan Pengabdian

Masyarakat (SIMLITABMAS) RISTEKDIKTI.

Alhamdulillah Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian

LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK) sudah bisa

dilaksanakan dengan baik dan akan terus dilakukan penyempurnaan. Adapun

buku manual petunjuk singkat ini ditujukan kepada para dosen di lingkungan

Universitas Lancang Kuning dalam proses penggunaannya.

Terima Kasih

TIM IT SIAPP LPPM

4

A. HALAMAN UTAMA WEBSITEUntuk mengakses halaman Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan

Pengabdian LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK) bisa

dengan mengakses url berikut : http://lppm.unilak.ac.id pada browser anda.

Maka akan muncul halaman utama dengan tampilan sebagai berikut.

Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian LPPM

Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK).

Gambar 1 : Halaman Utama Website LPPM UNILAK

Penjelasan : Menu Atas : Merupakan halaman menu bagian atas dari website SIAPP

LPPM UNILAK. Menu atas ini menyajikan menu utama dari halaman

website. Diantaranya (home, struktur orgranisasi , sinta, masuk),

sedangkan dihujung dari menu ini terdapat tombol masuk yang gunanya

untuk menampilkan halaman login dari proses SIAPP LPPM UNILAK.

Slide Bar : Pada bagian ini menyajikan berita headline dari website SIAPP

LPPM UNILAK.

5

Pengumuman Singkat : Pada Bagian ini menyajikan informasi berupa

pengumuman singkat yang ditampilkan di website.

Berita Terkini : Pada bagian ini menyajikan berita-berita terbaru dari

semua kegiatan yang dilakukan oleh LPPM UNILAK.

Agenda : Pada menu ini menyajikan informasi agenda dari semua

kegiatan LPPM UNILAK.

Pengumuman : Pada menu ini menyajikan informasi Pengumuman dari

semua kegiatan LPPM UNILAK.

Area Download : Pada Menu ini menyajikan material yang dapat di

Download.

B. HALAMAN LOGIN DAN PROSES ADMINISTRASI LAYANAN SIAAPLPPM UNILAK BAGI DOSEN UNIVERSITAS LANCANG KUNING .Sudah dijelaskan pada bagian sebelumnya, untuk bisa masuk ke proses

layanan halaman Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan Pengabdian

LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK) dapat dengan

mengklik menu “masuk” pada sudut kanan atas halaman utama website.

Setelah mengklik menu tersebut maka akan muncul halaman login dengan

tampilan sebagai berikut.

Gambar 2 : Halaman Login SIAPP LPPM UNILAK

6

Penjelasan :

Username : Username dari Peneliti (DOSEN).

Password : Password Peneliti.

Level : Level ada tiga (Administrator, Reviewer, dan Peneliti).

Pilih “Peneliti” jika anda adalah seorang dosen atau peneliti.

Capthca : Isikan Kode Captha (pada gambar sebelumnya).

Masuk : Tombol Masuk ke dalam Sistem.

Kembali ke Beranda : Menu ini ditujukan kembali ke halaman utama

C. PROSES PENGAJUAN PROPOSAL P2M SIAPP-LPPM UNILAKDengan telah adanya Sistem Informasi Administrasi Penelitian dan

Pengabdian LPPM Universitas Lancang Kuning (SIAPP-LPPM UNILAK), maka

aplikasi ini dapat mendigitalisasi layananan Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat (P2M) di lingkungan Universitas Lancang Kuning Pekanbaru Riau.

Sebelumnya proses ini masih dilakukan secara manual yang mempunyai

beberapa kendala, sehingga dengan adanya layanan digitalisasi ini maka dapat

membantu dosen-dosen di lingkungan Universitas Lancang Kuning untuk dapat

melakukan proses Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (P2M)

mereka dengan mudah serta tanpa rintangan dan juga para dosen tidak perlu

harus repot mendatangi LPPM UNILAK untuk pengumpulan berkas proposal

maupun hasil dari Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat. Adapun

proses digitalisasi dari proses layanan Sistem Informasi Administrasi Penelitian

dan Pengabdian kepada Masyarakat LPPM Universitas Lancang Kuning ini bisa

dilihat pada flowchart berikut ini.

7

Gambar 3 : Flowchart SIAPP

Membuka WEB LPPMUNILAK

(http://lppm.unilak.ac.id

Memilih Tombol Masuk DanMengisi Form Login

Mengisi Biodata Peneliti

Memilih Tombol Daftar Usulan(Penelitian atau Pengabdian

Menambah Usulan Penelitian,Mengisi Identitas Usulan dan

merubah Atribut Usulan

Validasi Proposal Pada P2M

Distribusi Proposal KeReviewer Oleh LPPM

Desk Evaluasi Proposal OlehReviewer

Penentuan Pemenang OlehAdministrator dan Besaran

Anggaran

Mengisi Catatan Harian,Penggunaan Anggaran DanUpload Monev Oleh Peneliti

Desk Evaluasi Monev OlehReviewer

Upload Laporan Hasil OlehPeneliti

Penilaian Laporan Akhir OlehReviewer

Kembali JikaBelum Lengkap

8

1. Halaman Interface PenelitiSetelah membuka halaman login diatas dan dinyatakan berhasil masuk ke

dalam halaman Peneliti. Selanjutkan Peneliti akan mendapatkan tampilan

Interface Halaman Peneliti seperti tampilan menu berikut ini.

Gambar 4 : Tampilan Interface Halaman Peneliti

Hal yang pertama dilakukan oleh peneliti adalah mengisi Biodata Peneliti.

Karena ini wajib dilakukan peneliti sebelum mengajukan proses selanjutnya.

Beberapa entitas yang harus diisi oleh peneliti pada form biodata adalah: NIDN,

Nama Lengkap, Gelar Depan, Gelar Belakang, Tanggal Lahir, Jenis Kelamin,

Alamat, No Telpon, Email, Url Sinta, Program Studi, dan Jabatan Fungsional.

2. Proses Pengajuan Proposal Penelitian dan Pengabdian KepadaMasyarakat (P2M)

Untuk melakukan proses pengajuan proposal Penelitian dan Pengabdian

Kepada Masyarakat (P2M). Peneliti bisa mengklik menu pada sebelah kiri yaitu

Daftar Usulan (Penelitian dan Pengabdian). Peneliti bisa memilih salah satu

menu Daftar Usulan sesuai dengan kebutuhan Proposal.

Berikut ini contoh proses usulan untuk Penelitian, sedangkan untuk

Pengabdian juga sama caranya seperti Penelitian. Setelah mengklik menu

Daftar Usulan Penelitian, maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

9

Gambar 5 : Tampilan Halaman Menu Daftar Usulan Penelitian

Untuk melakukan proses Penambahan Usulan Proposal Baru maka

Peneliti harus mengklik menu tambah Usulan Baru berikut. Adapun tampilan

untuk Interface halaman tambah usulan baru sebagai berikut :

Gambar 6 : Menu Pengajuan Penelitian Baru

10

Gambar diatas merupakan form pertama dari Proses Pengajuan Proposal.

Entitas yang harus diisi adalah Bidang Penelitian, Judul Penelitian, Keyword dan

Upload Proposal (Ketentuan Besar File 10 MB). Setelah Peneliti mengisi Form

ini maka Peneliti mengklik tombol simpan, sehingga akan muncul tampilan

sebagai berikut :

Gambar 7 : Menu Tampilan Data Pengajuan

Pada tampilan diatas Peneliti sudah melakukan proses pengajuan, namun

entitas pengajuan belum dikatakan lengkap. Untuk langkah selanjutnya Peneliti

harus mengisi atribut lain dari pengajuan dengan mengklik tombol

TelusuriUbah Data Pengajuan sehingga tampilannya sebagai berikut :

Gambar 8 : Form Pengeditan Proposal

11

Ada 6 Tab Utama Dalam Pengeditan Proposal1) Identitas Usulan

Identitas Usulan ini merupakan Form Pengajuan Proposal Awal yang terdiri

dari Bidang Penelitian, Judul Penelitian, Keyword dan Upload Proposal

(Ketentuan Besar File 10 MB). Hal ini sudah dilakukan Pengentrian

sebelumnya oleh Peneliti, namun Peneliti dapat merubah kembali Identitas

Usulan ini jika terjadi kesalahan dengan mengklik tombol Ubah Identitas

Usulan.

2) Atribut Usulan

Gambar 9 : Atribut UsulanPeneliti diharuskan mengisi Atribut Usulan Penelitian. Ada 2 Entitas di

dalam Atribut Penelitian yakni : Nama Rumpun Ilmu dan Lama Penelitian.

3) Anggota PenelitiMelakukan Penambahan Anggota Peneliti juga merupakan bagian dari

pengeditan Pengajuan Proposal Penelitian. Peneliti sebagai Pengusul

(Ketua) wajib menambahkan Anggota Peneliti. Adapun proses langkah-

langkah untuk penambahan Anggota Peneliti tersebut adalah sebagai

berikut :

a. Menambah Anggota PenelitiHal yang pertama dilakukan Peneliti sebagai Ketua Peneliti adalah

melakukan penambahan Anggota Penelitian. Peneliti bisa melakukan

penambahan Anggota Peneliti dengan mengisi Form dibawah ini dan

kemudian mengklik tombol tambah Anggota Peneliti.

12

Gambar 10 : Tambah Anggota Peneliti

Ada 2 Atribut dalam penambahan tersebut yakni : 1). Pilih Anggota yang

merupakan daftar nama Anggota yang bisa dipilih dan, 2). Peran

Personel merupakan penjelasan dari peran Anggota tersebut.

b. Persetujuan Anggota PenelitiPada Gambar Tambah Anggota Peneliti di atas kita melihat status

Anggota Peneliti masih menunggu konfirmasi. Ini disebabkan karena

Anggota belum melakukan persetujuan terhadap konfirmasi sebagai

Anggota Peneliti dari Pengusul Penelitian. Langkah selanjutnya yang

harus dilakukan adalah Anggota Penelitian diharuskan login ke sistem

dan melakukan persetujuan terhadap penerimaan sebagai Anggota

Peneliti. Adapun konfirmasi tersebut bisa dilihat diakun Anggota Peneliti

pada menu bagian atas. Seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut

ini.

Gambar 11 : Contoh Permintaan Anggota

Setelah Anggota Peneliti melakukan login maka Anggota Peneliti bisa

melihat di Sudut Tengah Atas ada konfirmasi Permintaan Anggota.

Anggota Peneliti harus melakukan persetujuan terlebih dahulu dengan

mengklik tombol permintaan Anggota tersebut dan dilanjutkan dengan

13

mengklik tombol centang (√) untuk melakukan persetujuan sebagai

Anggota Peneliti.

Kemudian persetujuan sebagai Anggota Peneliti tersebut dapat terlihat

kembali dari akun Ketua Pengusul Penelitian. Maka dapat dilihat bahwa

Anggota Pengusul atau Anggota Peneliti, sudah melakukan konfirmasi

terhadap kesediaannya sebagai Anggota Peneliti. Adapun konfirmasi

tersebut bisa dilihat kembali pada Tab Anggota Peneliti.

Gambar 12 : Contoh Permintaan Anggota Yang Telah Disetujui

4) Biaya UsulanPada tahap selanjutnya Peneliti diharuskan mengisi Biaya Usulan Penelitian

pada Tab Biaya Usulan. Ada 2 Entitas utama yang harus diisi yakni :

Sumber Dana dan Jumlah Dana yang diusulkan kemudian dilanjutkan

dengan mengklik tombol Ubah Data.

Gambar 13 : Biaya Usulan

5) Isian PengesahanPada Tab ke 5 Peneliti diharuskan mengisi Halaman Isian Pengesahan. Ada

6 Entitas yang harus diisi yaitu : (Jabatan yang mengetahui , Nama yang

14

mengetahui, NIK yang mengetahui, Jabatan yang menyetujui, Nama yang

menyetujui, NIK yang menyetujui). Kemudian dillanjutkan dengan mengklik

Tombol Ubah Isian Pengesahan. Adapun contoh pengisian Isian

Pengesahan tersebut bisa dilihat pada gambar berikut ini.

Gambar 14 : Isian Pengesahan

6) Isian LuaranTab terakhir dari Pengisian Proposal ini adalah Isian Luaran. Pada menu

Isian Luaran ini Peneliti wajib mengisi Isian dari Target Luaran Penelitian.

Adapun contoh pengisisian sebagai berikut ini.

Gambar 15 : Contoh Isian Luaran

3. Proses Validasi Penelitian Oleh P2M Fakultas.Proses Pengajuan Proposal Penelitian tidaklah seutuhnya selesai. Hal ini

dikarenakan Proposal yang diajukan harus melalui persetujuan dan pengecekan

Administratif oleh P2M Fakultas. P2M Fakultas wajib melakukan verifikasi

15

proposal yang dilakukan oleh Dosen (Peneliti), sehingga proposal yang ada

nanti akan masuk ke proses selanjutnya yakni pendistribusian ke Reviewer yang

dilakukan oleh Administrator (Operator LPPM).

Untuk melakukan hal tersebut di atas, P2M Fakultas diharuskan login

terlebih dahulu ke Sistem layanan SIAAP dengan menggunakan akun masing-

masing. Adapun contoh login dari P2M Fakultas bisa dilihat pada tampilan

berikut ini.

Gambar 16 : Contoh Login P2M

Setelah P2M berhasil Login kedalam sistem maka P2M akan melihat

Konfirmasi bahwa Proposal yang diajukan sebelumnya masuk kedalam proses

tahap Pending. Adapun konfirmasi tersebut bisa dilihat pada menu Sudut Atas

Akun P2M Fakultas.

Gambar 17 : Tampilan Halaman P2M Fakultas

16

Selanjutnya P2M dapat melihat detail Pengajuan yang dilakukan oleh

Peneliti (Dosen). Jika terjadinya kesalahan dalam pengisian oleh Dosen

tersebut, maka P2M akan memberi tahu ulang kepada Dosen yang

bersangkutan agar dapat melengkapi kekurangan yang ada. Namun jika

persyaratan sudah dinilai layak maka selanjutnya P2M akan melakukan

Verifikasi Proposal dengan cara mengklik Menu Verifikasi Data oleh P2M

Fakultas.

4. Distribusi Proposal, Desk Evaluasi Proposal, Penentuan PemenangSetelah Unit P2M melakukan Verifikasi terhadap Proposal Penelitian.

Maka tahap selanjutnya Administrator (LPPM) akan melakukan Distribusi

Proposal Penelitian Kepada Reviewer. Proses ini sepenuhnya dilakukan oleh

Admin nantinya. Admin menentukan Proposal berdasarkan Bidang Kajian

Masing-Masing Reviewer. Setelah sampai di akun Reviewer maka selanjutnya

Reviewer melakukan penilaian terhadap proposal yang sudah masuk tersebut.

Reviewer selanjutnya akan memberikan rekomendasi kelayakan proposal yang

dinilai.

Setelah selesai dinilai oleh Reviewer, maka tahap selanjutnya adalah

Administrator dalam hal ini yaitu LPPM-UNILAK akan menentukan siapa saja

pemenang dari Proposal tersebut, berdasarkan nilai dan rekomendasi yang

telah diberikan oleh Reviewer. Setelah ditentukan pemenang dari Proposal

tersebut, maka selesailah tahap proses pengajuan proposal dan tahap

berikutnya peneliti dapat melanjutkan untuk melaksanakan penelitian.

5. Mengisi Catatan Harian dan Penggunaan AnggaranSetelah Peneliti mengetahui hasil dari penentuan pemenang Proposal,

diterima atau tidak diterimanya Proposal Penelitian dan Pengabdian Kepada

Masyarakat yang mereka ajukan sebelumnya. Maka proses tahapan selanjutnya

adalah peneliti dapat melaksanakan kegiatan penelitiannya. Pelaksanaan harian

kegiatan Penelitian tersebut harus di entri ke dalam sistem. Pengentrian Catatan

Harian dapat dilakukan pada menu Catatan Harian dan Penggunaan Anggaran

yang dilakukan pada menu Penggunaan Anggaran.

17

6. Upload Laporan Kemajuan dan Laporan HasilLPPM Universitas Lancang Kuning memberitahukan informasi kepada

Peneliti batas waktu untuk Pelaksanaan Laporan Kemajuan dan Laporan Hasil.

Peneliti sendiri yang harus menguploadkan bahan-bahan Penelitian mereka

pada Menu Laporan Kemajuan, setelah Peneliti di Monev oleh Reviewer.

Sedangkan Laporan Hasil Penelitian, Peneliti juga wajib melakukan sendiri

untuk mengupload semua bahan-bahan Laporan Hasil Penelitian tersebut ke

Sistem SIAPP LPPM Universitas Lancang Kuning.