Lks Kearsipan ke 1 -Sistem Abjad

PRAKTEK:

1. Mengetik surat Bahasa Indonesia bentuk Semi Block

2. Mengetik surat Bahasa Inggris bentuk Block

3. Mengisi Buku Agenda Masuk dan Keluar

4. Mengisi Kartu Indeks5. Mengurus Arsip Sistem

Abjad

LEMBAR KERJA SISWASTUDENT WORK SHEETKELAS XI ADMINISTRASI PERKANTORANTAHUN PELAJARAN 2014/2015

SMK NEGERI 2 BENGKALISJALAN MASJID KELAPAPATIBENGKALIS - RIAU28 SEPTEMBER 2014

LKS (LEMBAR KERJA SISWA) STUDENT WORK SHEET

Bidang Diklat : ADMINISTRASI PERKANTORAN ( PRAKTEK)Nama Siswa : ..........................................Kelas/Semester : XI Administrasi PerkantoranTujuan LKS : setelah melakukan kegiatan pada LKS ini , anda diharapkan mampu:

1. Mengetik surat bahasa Indonesia dalam bentuk semi block/Setengah lurus

2. Mengetik surat bahasa Inggris dalam bentuk block/lurus 3. Mengisi buku Agenda surat masuk dan Surat Keluar 4. Mengurus/menyimpan arsip Sistem Abjad

Jumlah soal : 4 SoalAlokasi Waktu : 200 menit

PETUNJUK KHUSUS Jumlah soal / Tugas praktek dan waktu menyelesaikan

Tugas 1 : Mengetik surat Bahasa Indonesia bentuk semi block(Waktu mengerjakan 50 menit)Tugas 2 : Mengetik surat Bahasa Inggris bentuk block/Lurus(Waktu mengerjakan 50 menit)Tugas 3 : Mengisi buku Agenda surat masuk dan buku Agenda surat Keluar (Waktu 30 menit)Tugas 4 : Menyusun daftar klasifikasi dan mengisi kartu indeks serta menata arsip ke dalam Filing cabinet berdasarkan sistem abjad (Waktu mengerjakan 50 menit)PERSIAPAN DAN PENGUMPULAN HASIL (waktu 20 menit)

Aspek yang dinilai1. Ketepatan mengetik surat2. Sistematis surat bentuk block style & bentuk Block3. Prosedur pengurusan surat4. Sikap kepribadian saat mengerjakan tugas5. Waktu penyelesaian

2

Dengan mengerjakan soal-soal berikut ini Anda dianggap menjadi pegawai bagian kesekretariatan di PT MAKMUR JAYA, JL SUDIRMAN NO 90, PEKANBARU.

TUGAS 1: Ketiklah surat dibawah ini dalam bentuk Semi Block/ setengah Lurus. Tanggal : 8 Oktorber 2013 Hal : Pesanan Audio systemAlamat yang dituju :

Kepada Yth. Bapak Satya DarmayaManager Penjualan PT Sentosa AbadiJl. Iskandar Muda No. 89Jakarta Selatan

Dengan hormat,Adapun perangkat yang kami pesan aalah 2 unit perangkat Audio System merek JBL tipe 8000, dengan harga satuan Rp 18..300.000,00 sebelum discount. Kami harap perangkat tersebut tiba ditempat kami sebelum tanggal 15 Oktober 2013.mengenai pembayaran akan dilakukan secara tunai saat pesanan kami terima.Sambil menunggu pesanan tiba, kami ucapkan terima kasih.Kami sangat tertarik dengan iklan Saudara pada harian Kompas hari ini, dan kami bermaksud untuk memesan perangkat Audio yang Saudara tawarkan tersebut.Hormat kami, PT MAKMUR JAYA Ir. IKhsan Manajer Pemasaran

TUGAS 2 :Ketiklah surat Bahas inggris dibawah ini dalam bentuk Block/ LurusTanggal : 28 Oktober 2013NO. : 096/EP/II/2013Kepada ythIr. Hari Purnama, MBAManajer PemasaranPT Buka RayaJl. MR Haryono Kav. 127 Jakarta SelatanDear Mr. Nirwan Sapta Adi,

It is a pleasure to receive your order for 40 ream of 500 sheets your company letter head included 20 dozen envelopes. The order is now being packed for shipment. You should receive it well before November 2nd 2009, the date you specified.In another packaging we are sending you our catalogue of paper with any size and our menchandise for your staffs. You and your associates at PT Mutiara Cemerlang will find it convenient for future reference.As usual, we lokk forward to a further opportunity to serve youYours sincerely,John E, EdwardsSales Manager

3

TUGAS 3: Catatlah surat masuk dan surat keluar ke dalam buku Agenda surat masuk & buku Agenda surat keluar ( Blanko buku Agenda surat masuk dan surat keluar telah disediakan)

PT MAKMUR JAYAJL. SUDIRMAN 90

PEKANBARU

No : 66/EE/IX/2013 1 Oktober 2013Lamp : - Hal : Pesanan Ruangan

HOTEL SAPUTRA INDAHJL. Pajajaran 3PEKANBARU

Dengan hormat,

Kami bermaksud menempah ruangan untuk acara resepsi perpisahaan dengan pimpinan perusahaan kami. Adapun rincian acara tersebut, sebagai berikut:

1. Acara diadakan pada tanggal 13 Oktober 2013 pukul 09.30 samapai 13.002. Jumlah undangan 130 orang3. Makan siang prasmanan

Kami harap Saudara memberi keterangan tentang biaya dan persyaratan yang hasu kami penuhi. Atas kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,PT MAKMUR JAYA

Ir SuhandiDirektur

4


PEKANBARU

No : 74/C/X/2013/12 8 Oktober 2013Lamp : - Hal : Faktur no. 90/V/2013/28 Toko Belinda

Jl. Utama no. 81Padang

Dengan hormat,

Baru-baru ini kami telah menerima tekstil bermacam-macam warna kwalitas Jepang dan

Hongkong. Coraknya sangat bagus dan hraganya turun rata-rata 10 %. Jika dibandingkan 3 bulan

yang lalu. Daftar harga untuk barang-barang tersebut kami lampirkan bersama ini.

Disamping itu kesempatan ini kami pergunakan pula untuk memberitahukan kepada Tuan,

bahwa pada waktu memeriksa buku-buku debitur kami dapati catatan disebelah debet

Rp 7.750.000,- yaitu mengenai faktur kami no. 90/V/2013/28. Menurut perjanjian faktur tersebut

harus sudah tuan bayar selambat-lambatnya akhir bulan lalu. Mungkin karena kesibukan Tuan tidak

sempat mengirimkan jumlah uang tersebut.

Sambil menunggu pesanan Tuan, kami mengharapkan pembayaran rekening tersebut.

Hormat kami, PT MAKMUR JAYA

Lisa Aminah, SE

5


PEKANBARU

No : 75/C/VII/2013/98 12 Oktober 2013Lamp : -Hal : Tuntutan kekurangan berat kedelai

CV Botani JayaJalan Kenanga II no. 45J A M B I

Dengan hormat,

Membalas surat saudara tanggal 20 bulan lalu perihal seperti yang tersebut dalam pokok surat diatas, dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa kami tidak dapat mempertimbangkan tuntutan saudara mengenai kekurangan berat kedelai.

Sebagaimana Saudara maklum bahwa pengiriman barang tersebut telah ditangani oleh CV Makmur, sehingga sebaiknya Saudara meminta penjelasan serta pertanggung jawaban kepadanya.

Demikianlah agar Saudara maklum dan kami yakin segala sesuatunya akan dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya.


Lisa Aminah, SESales Manager

6

TOKO ARTO MOROJL. SUDIRMAN BARAT NO. 14 G

MEDAN

No : 92/Y.II/2013/08 1 September 2013Lamp : -Hal : Pemberitahuan

PT MAKMUR JAYA JL. SUDIRMAN 90 PEKANBARU

Dengan hormat,

Surat Tuan tertanggal 29 Agustus 2013 telah kami terima dengan baik, untuk itu kami ucapkan banyak terima kasih. Perlu kami utarakan disini, bahwa sampai sekarang wakil tuan sebagimana dinyatakan didalam surat Tuan itu belum juga datang mengunjungi perusahaan kami.

Berhubung direktur kami pada akhir bulan ini akan pergi keluar negeri, maka jika wakil Tuan datang nanti akan kami trima dan akan ditemui oleh wakil direktur, yaitu Tuan Syamsudin, SH.

Kami minta agar Tuan menginformasikan kepada kami tentang kedatanganya, sehingga kami dapat mengatur untuk menjemputnya serta mengadakan persiapan sesperlunya. Dan jika tidak terlalu merpotkan wakil Tuan, akan sangat kami hargai bila Tuan dapat membawakan serta beberapa contoh dari barang-barang yang Tuan tawarkan itu.

Hormat kami,Toko Arto Moro

Drs BrotosenoPersonal Manager

7

TOKO ELECTRIC BARUJL. KELAPA RAYA NO. 212 TELP. 0762 – 5222808

DUMAI

NO : 012/BM/VI/2013/34 5 SEPTEMBER 2013

PT MAKMUR JAYA JL. SUDIRMAN NO.90 PEKANBARU

Dengan hormat,

Kami kabarkan kepada Saudara bahwa, toko kami telah membuka cabang-cabang di kota Dumai. Pada toko cabang tersesbut, kami mengkhususkan menjual mesin tik dengan berbagai merk. Tetapi kami belum mempunyai persediaan mesin tik listrik Brother, padahal para langganan kami dan pembeli lainnya banyak yang berminat terhadap mesin tersebut.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon kepada Saudara untuk mengirimkan daftar harga mesin tik listrik merk Brother berbagai tipe serta keterangan-keterangan lainnya mengenai:

1. Syarat pembayaran2. Cara penyerahan barang3. Sifat penawaran4. Potongan harga5. Gambar/foto mesin tik6. Fasilitasw lain jika kami memesan dalam jumlah banyak

Kami menunggu jawaban Saudara, atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,Toko Electric Baru

Badrun BrekelePemilik

8


PEKANBARU

No : 76/D/VI/2013/58 15 September 2013Lamp : -Hal : Kunjungan promosi service gratis

PT BUANA BARUJL. MAWAR PUTIH III/40J A M B I

Dengan hormat,

Surat Saudara tentang pengaduan mesin tulis Eletronik OLIVETTI telah kami terima dengan baik. Setelah kami adakan penelitian secara intensif ternyata akibat kecerobohan pegawai kami dalam pengepakannya. Oleh karena itu kami mohon maaf sebesar-besarnya.

Untuk mesin yang rusak kami harap jangan dikirimkan karena teknisi kami sedang mengadakan kunjungan promosi dengan sevice gratis di Jambi. Teknisi kami akan mengganti bagian yang rusak sehingga akan menjadi barang baru lagi.

Mudah-mudahan kerja sama yang baik selama ini dapat berlangsung terus dan atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.


Lisa Aminah, SESales Manager

9

CV CITRA CERIAJL. PELABUHAN NO. 75

M E D A N

No : 30/E/LL/2013/59 3 Nopember 2013Lamp : -

Hal : Pengiriman Mentega Cap Beruang

PT MAKMUR JAYAJl. Sudirman 90 Pekanbaru

Dengan hormat,

Surat Tuan tanggal 25 Oktober 2013 tentang pesanan mentega cap Beruang telah kami terima dengan baik. Memenuhi pesanan tersebut dengan ini kami kabarkan bahwa barang-barang yang Tuan pesan telah kami kirimkan hari ini. Barang-barang tersebut diangkut dengan kapal laut BINTANG TIMUR dan menurut perkiraan akan sampai di kota Tuan tanggal 15 bulan ini.

Untuk menghindari kemungkinan kerusakan dan lain-lain barang-barang tersebut kami masukan dalam peti dan kami beri nomor M1 sampai dengan M 25. Mudah-mudahan kiriman kami ini sampai dengan selamat dan dapat diterima tepat pada waktunya.

Besar harapan kami bahwa setrimanya barang kiriman kami ini Tuan segera mengirimkan uang sisa pembayaran harga mentega. Sambil menunggu kiriman Tuan kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,CV Citra Ceria

Anwar SupadiDirektur

10

Toko Cimahi Jl. Kembang Gleges I no. 21

P A D A N G

No : 65/HG/24/2013 11 Nopember 2013Lamp : -Hal : Pengiriman kain batik

PT makmur jayaJL SUDIRMAN 90PEKANBARU

Dengan hormat,

Dengan gembira kami kabarkan bahwa surat pesanan Saudara telah kami terima. Kami ucapkan banyak terim kasih. Hari ini telah kami kirimkan dengan Toyota Box No. BK 5476 Xc terdiri dari tiga pak, sebagai berikut:

5 kodi kain batik GEULIS PRIMA dengan kode GP5 kodi kain batik GEULIS SUPER dengan kode GS5 kodi kain batik GEULIS KING dengan kode GK

Bersama ini kami lampirkan Faktur No. 555 A sebesar Rp 35.350.000,- ( Tiga puluh lima juta tiga ratus lima puluh rupiah).

Sambil menunggu pesanan Saudara berikutnya, semoga barang-barang tersebut dapat diterima dengan baik.

Hormat kami,TOKO Cimahi

Wati LindayaniPemilik

11

PT ARGEDIA UTAMAJL.Beringin no. 11

BANGKINANG

NO : 23/V/XX/08 28 NOPEMBER 2008Lamp : -Hal : Kunjungan Hubungan Dagang

PT MAKMUR JAYAJALAN SUDIRMAN NO. 90PEKANBARU

Tuan yang terhormat,

Surat Tuan tertanggal 5 bulan yang lalu telah kami terima dengan baik. Untuk itu kami

mengucapkan banyak terima kasih. Perlu kami utarakan disini bahwa sampai sekarang wakil

Tuan sebagaimana dinyatakan dalam surat Tuan belum juga datang mengunjungi

perusahaan kami.

Berhubung direktur perusahaan kami pada akhir bulan ini akan berkunjung ke Jerman barat, maka

jika wakil tuan datang nanti akan diterima oleh Wakil direktur perusahaan , yaitu Tuan Indra

Mahmud. Kami minta agar Tuan memberitahukan kepada kami tentang kedatangan Wakil

tuan tersebut, sehingga kami dapat menjemput serta mengadakan persiapan seperlunya.

Kami usulkan jika tidak terlalu merepotkan wakil Tuan, kami akan senang sekali apabila dapat

dibawakan beberapa contoh barang-barang yang Tuan tawarkan kepada kami.

Hormat kami,PT ARGEDIA UTAMA

RUSTENDI, SEDirektur

12


PEKANBARU

No : 77/ AR/2013/11 2 Desember 2013Lamp : -Hal : Pemberitahuan

UD AGUNG DUNIAJl. Bukit Barisan Timur no. 10 MEDAN

Dengan hormat,

Berhubung dengan pesanan kami yang berupa barang-barang kerajinan yang menurut pemberitahuan Tuan, sudah dikirm dengan menggunakan usaha angkutan “KILAT’, yaitu dua minggu yang lampau, maka perlu kami beritahukan bahwa barang itu sampai sekarang belum sampai ditangan kami.

Oleh karena keadaan harga yang akhir-akhir ini kurang stabil maka dengan adanya keterlambatan datangnya barang pesanan itu, kami akan mengusulkan adanya kemungkinan sebagai berikut:

1. jika dalam 5 hari lagi terhitung mulai tanggal penerimaan surat ini, jika barang-barang tersebut belum juga datang, maka kami anggap pesanan itu dibatalkan.

2. atau barang-barang itu tetap kami terima dengan keterangan, kami akan mendapat potongan 20 %.

Dengan demikian persoalan ini sepenuhnya kami serahkan kepada Tuan untuk menentukan. Dengan harapan Tuan sudi memahami hal tersebut dan segera memberi kabar.

Hormat kami, PT MAKMUR JAYA

Ir SugihartoDirektur

13

MITRA SUPERMARKETJL. GELANGGANG BESAR 68

RENGAT

No : 178/ DD/2013/47 19 Desember 2013Lamp : -Hal : PERMOHONAN MENJADI AGEN

PT MAKMUR JAYAJL. SUDIRMAN NO. 90PEKANBARU

Dengan hormat,

Dengan ini kami beritahukan, bahwa sejak tahun lalu kami mendirikan usaha dagang berupa kain batik dari berbagai merk. Untuk memenuhi keinginan pelanggan kami banyak dibutuhkan kain batik yang bermerk:

- Batik Semar Mesem- Batik Damar Hadi

Mengingat kebutuhan dalam jumlah cukup banyak dan kontinyu/ rutin,maka kami mohon untuk diangkat sebagai agen tunggal di kota kami.

Bila Saudara tidak keberatan, dalam minggu ini akan kami kirimkan semua persyaratannya.

Hormat kami,Mitra Supermarket

Savitri, SEDirektris

14

TOKO CENTRAL JAYAJL. TRUNOJOYO NO. 225 TELP. 7106601

DURI

No : 097/DI/LEK/V/2013/89 21 DESEMBER 2013Lamp : -Perihal : Pesanan alat-alat telekomunikasi Yth. Direktur PT MAKMUR JAYA Dan Elektronika Jl. Sudirman no. 90

PEKANBARU

Dengan hormat,

Sesuai dengan surat penawaran Saudara no. 015/PTE/V/2013, tanggal 18 Desember 2013, mengenai alat-alat telekomunikasi dan elektronika produk WILSON LTD, dengan ini kami memesan barang-barang tersebut dibawah ini.

1. Satu buah handy-talky merk WILSON Rp 875.000,00tipe 125/ W/07 @ Rp 875.000,00

2. Satu buah repeater merk Wilson Rp 11.000.000,00tipe 262 W/97 @ Rp 11.000.000,00

3. Satu buah duplexker merk Wilson Rp 9.000.000,00tipe 761 @ Rp9.000.000,00

4. Dua buah antena merk Wilson Rp 1.000.000,00tipe 005 W/94, 16 feet @ Rp 500.000,00

Jumlah Rp 21.875.000,00Discount 15 % Rp 3.281.250,00Jumlah dibayar Rp 18.593.750,00

Terbilang: (Delapan belas juta lima ratus sembilan puluh tiga ribu tujuh ratus lima puluh rupiah).

Pembayaran COD dikantor kami, mengingat barang-barang tersebut sangat kami butuhkan, maka kami harap sebelum tanggal 10 juni barang-barang tersebut telah kami terima.

Sambil menuggu kiriman dari Saudara dan atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami, Toko Central Jaya

J .Sutrisnopemilik

15

TOKO SEJAHTERAJALAN PESANTREN NO.89

TEMBILAHAN

10 Desember 2013No : 014/YS/V/2013/67Lamp : -Hal : Penundaan Pembayaran

PT MAKMUR JAYAJL. SUDIRMAN NO.90PEKANBARU

Dengan hormat,

Kami beritahukan kepada Saudara bahwa menurut surat penawaran kami harus membayar hutang sebesar lima juta rupiah akhir bulan ini. Akan tetapi, besar kemungkinan hutang tersebut tidak dapat kami bayar tepat pada waktunya. Hal itu disebabkan akhir-akhir ini penjualan barang-barang mengalami kemunduran, sedangkan barang-barang yang terjual pembayarannya sangat lambat kami terima.

Barang-barang yang kami terima itu, sampai saat ini belum seluruhnya terjual. Mungkin akibat panen yang kurang baik tahun ini, sehingga daya beli masyarakat rata-rata menurun. Oleh karena itu, kami minta kerelaan Saudara untuk diizinkan menunda pembayaran kami sampai akhir bulan desember 2013. Kami yakin bahwa dengan penundaan tersebut kami mempunyai cukup waktu untuk berusaha, sehingga tepat pada waktu yang kami janjikan itu hutang terebut lunas.

Atas kelonggaran yang Saudara berikan itu, kami ucapkan banyak terima kasih.

Hormat kami,Toko Sejahtera

Moh. FarhanPemilik

16

PT MAKMUR JAYAJL SUDIRMAN NO.90

PEKANBARU

NO : 12/NN/XX/2013/52 11 SEPTEMBER 2013Lamp : -Hal : Permintaan Penawaran

PT ANDI FARMASIJL. DAHLIA MERAH NO.22MEDAN

Dengan hormat,

Dengan gembira kami beritahukan kepada Tuan bahwa sesuai dengan ijin yang telah kami peroleh dari yang berwenang yaitu Departemen Kesehatan pada permulaan bulan depan kami akan membuka sebuah apotik. Daerah kami adalah daerah pemukiman baru yang mulai ramai dan belum ada sebuah apotikpun yang telah dibuka disana, yang dapat melayani kebutuhan masyarakat dalam bidang pengobatan.

Sehubungan dengan itu kami mengharap penawaran dan keterangan secukupnya dari Tuan mengenai cara pembelian atau pengambilan obat-obatan serta bahan-bahan obat lainnya dari perusahaan Tuan. Kami akan mengikuti kebiasaan-kebiasaan yang Tuan lakukan terhadap apotik-apotik lain dari relasi Tuan.

Kami akan sangat berterima ksaih sekiranya Tuan dapat memberikan penjelasan secukupnya kepada kami, termasuk brosur-brosur dan sampel dari berbagai merk dan jenis obat serta bahan-bahan obat-obatan yan ada dalam persediaan Tuan. Karena kami baru pertama kali berhubungan dengan Tuan, maka kami ingin sekali mengetahui berapa besarnya rabat yang dapat kami terima dari tuan.

Selanjutnya kami mengharap suatu kerja sama yang baik dan saling menguntungkan akan terwujud antara perusahaan Tuan dengan kami bahwa tuan akan dapat memberikan penawaran harga tersebut dengan syarat-syarat yang sangat memuaskan, dan atas perhatiannya kami ucapkan terima aksih.


Ir SugihartoDirektur

17

Tugas 3:

Isilah daftar klasifikasi dan kartu index yang telah disediakan, kemudian atur/ tata surat –surat tersebut ke dalam filing cabinet berdasarkan sistem Abjad.

DAFTAR KLSIFIKASIPT MAKMUR JAYA

JL SUDIRMAN NO. 90PEKANBARU

KODE CAPTION

18

BUKU AGENDA SURAT MASUKPT MAKMUR JAYA

JL. SUDIRMAN NO. 90PEKANBARU

NO URUT

TGL TERIMA NO. AGENDA

TERIMA DARI TGL & NO. SURAT MASUK

ISI SURAT LAMP DITERUSKAN KE.....

KET

19

BUKU AGENDA SURAT KELUARPT MAKMUR JAYA

JL. SUDIRMAN NO. 90PEKANBARU

NO URUT

NO SURAT TANGGAL DIKIRIM KEPADA ISI SURAT LAMP KET

20

Lks Kearsipan ke 1 -Sistem Abjad

Documents

Transcript of Lks Kearsipan ke 1 -Sistem Abjad