LKMM-TM SKJJ 24 Pebruari 2013 Manajemen Waktu...
Transcript of LKMM-TM SKJJ 24 Pebruari 2013 Manajemen Waktu...
Manajemen Waktu
&
Konflik
by:
Tri Sagirani
LKMM-TM
SKJJ 24 Pebruari 2013
1
Profile Dosen Nama : Tri Sagirani, S.Kom., M.MT
Panggilan : Tri
TTL : Surabaya, 31 Januari 1976
Agama : Islam
Status : Menikah dg 1 anak
Alamat : Platuk Donomulyo I C/ 3 Surabaya
Hp : 081 3328 51515
Email : [email protected]
PENDIDIKAN
SDN Sidotopo Wetan IV Surabaya,
SMPN 15 Surabaya,
SMAN 19 Surabaya,
STIKOM Sby, S1 Manajemen Informatika
ITS, S2 Manajemen Teknologi Informasi
Sedang menjadi mahasiswa di Teknik Elektro & Teknologi Informasi - UGM
PENGALAMAN KERJA
Staff STIKOM - Kemahasiswaan
Staff STIKOM - Student Center
Kasie STIKOM – Bagian Ujian
Kabag Perpustakaan
Kaprodi DIII Manaj. Informatika
Kabag Pengabdian Masyarakat
Wakil Ketua III
Kabag Perpustkaan
Dosen Tetap STIKOM
AGENDA
Hakikat Waktu
Menyusun Prioritas
Menguasai Teknologi
Menghindari Perangkap Waktu
Mengelola Konflik & Stres
Kesimpulan
3
4
1 Hari 24 Jam
1 Minggu 7 Hari 168 Jam
Waktu adalah Relatif
Waktu serasa beranjak dengan lambat
saat kita mengikuti kelas yang
membosankan dan sebaliknya 5
Berapa Usia Anda ?
Hitung...berapa lama semasa hidup
Anda, waktu Anda gunakan untuk :
TIDUR ??
Menonton Televisi ??
Makan ???
Macet di Jalan ??
6
Jika Anda hidup 60 tahun, maka :
Tidur 8 jam sehari totalnya 20
tahun seumur hidup
Menonton TV 2 jam sehari
totalnya 5 tahun seumur hidup
Makan (3 kali) 2 jam sehari
totalnya 5 tahun seumur hidup
Perjalanan (macet dll) 3 jam sehari
totalnya 7.5 tahun seumur hidup
Update Status, BBM, Nge-tweet
BERAPA WAKTU YANG TERSISA
UNTUK BERKARYA ? 7
8
( Stephen R. Covey )
9
Kisah Alexi
“si the last minute student” Di antara ciri khas Alexi adalah bahwa ia sangat aktif
dan bersemangat tinggi. Pekan ini ada tugas mencari literatur tentang “Mobile Programming”, membuat rencana praktikum skills lab, membuat paper tentang “speed reading”, mencuci dan menyeterika baju, membuat KTP baru, memperpanjang SIMnya dll. Namun saat batas waktu penyerahan hasil tugas telah dekat, ia terpaksa meninggalkan semua tugas lainnya untuk konsentrasi pada tugas yang besok harus dikumpulkan. Ia harus bergadang dan bekerja keras. Keesokan harinya, tugas yang satu selesai, tapi ia tak mampu lagi menyelesaikan tugas-tugas lainnya yang harus diselesaikan hari berikutnya karena sudah terlalu lelah. Alexi memang tak pernah menentukan batas waktu penyelesaian berbagai kerja. Ia baru bersemangat di saat sudah dekat dead line.
10
Tidak ada prioritas !!!
11
Mendesak Tdk mendesak
Penting
Tdk
penting
Kuadran I Kuadran II
Kuadran III Kuadran IV
Krisis, bencana
Masalah mendesak
Proyek, rapat
Persiapan yg dikejar waktu
Mobil mogok
Ke UGD, sakit berat
Persiapan
Pencegahan
Membina relasi
Rekreasi yang baik
Pemberdayaan
Perencanaan
Menentukan nilai
Beberapa panggilan telepon/
membalas surat/ email
Beberapa rapat
Banyak urusan mendadak
Banyak kegiatan sosial
Hal-hal remeh
Surat-surat remeh
Beberapa panggilan telp.
Kegiatan pengisi waktu
Kegiatan “pelarian”
12
Jawablah Menurut Kuadran
1.Update Status
2.Nge-tweet
3.Chating di BBM, WA
13
Bidang Dasar Prioritas
Mental
Fisik
Keluarga
Sosial
Spiritual
Karir
Keuangan 14
Kenali 7 Penghambat
Manajemen Waktu
1. Tidak mengenal Irama biologis tubuh
2. Tidak punya rencana kerja dan target
3. Tidak membuat skala prioritas
4. Memprioritaskan hal lain yang tidak penting dan menunda kerja
5. Tidak pernah mengevaluasi tingkat efektivitas penggunaan waktu
6. Tidak punya ketrampilan yang membantu dalam menghemat waktu
7. Bersahabat dengan para pemboros waktu
15
Pengidentifikasian Prioritas
1. Tulis segala hal yang penting bagi Anda
2. Baca Kembali daftar yang telah Anda buat
3. Ubah, tetapkan dan tulis kembali daftar Anda
4. Simpan daftar tersebut, keluarkan pada esok
harinya atau hari berikutnya
16
17
Manfaatkan teknologi dalam
managemen waktu
• Aplikasi pengaturan schedule
• Penghubung otomatis ke berbagai peralatan
• Akses cepat ke informasi
18
• Buang E-mail
• Delegasikan E-mail
• Jawab E-mail
• Simpan E-mail
• Putuskan
19
20
Takut berkata “TIDAK”
Menolak dengan JITU dan EMPATI
Mengelola Amarah
21
22
Pernahkah Anda Konflik ?
Pernahkah Anda Stress ?
23
Konflik,
proses yg dimulai ketika satu pihak
menganggap pihak lain berpengaruh
secara negatif Timbul pertentangan
Stress,
kondisi ketegangan yg mempengaruhi
emosi, proses pikiran dan kondisi fisik
seseorang Terjadinya kendala dari
sebuah keinginan
24
Kita baca
studi kasus berikut
25
26
Minggu pagi pukul lima kemarin. Hotel Borobudur
Jakarta masih sunyi. Tapi, di dalam ballroom hotel itu
hampir 1.000 orang menyanyikan lagu Indonesia Raya
dengan gegap gempita. Mereka adalah karyawan
terbaik seluruh pabrik gula milik BUMN yang baru saja
menyelesaikan musim giling 2012. Mereka adalah para
pekerja keras yang telah mengubah wajah seluruh
pabrik gula hanya dalam waktu kurang dari setahun.
Mereka adalah para “kopassus” yang untuk rapat kerja
yang dimulai pukul 05.00 pun dalam posisi “siaaaap”!
Mereka berkumpul lagi kali ini untuk membahas hasil
kerja keras mereka setahun terakhir. Juga untuk
merumuskan perbaikan apa lagi yang harus dilakukan
pada 2013 yang segera tiba.
27
Krebet Baru (Malang) dan Ngadirejo (Kediri) adalah dua pabrik
gula dengan capaian terbaik tahun ini. Krebet Baru untuk kali
pertama bisa mengalahkan pabrik gula swasta di sebelahnya.
Ngadirejo yang dulu hampir dilepas ke swasta, hanya kalah tipis
dari Krebet Baru. Bahkan, bisa jadi Ngadirejo lebih unggul kalau
saja mulai gilingnya sedikit mundur, menunggu umur tebu sedikit
lebih tua.
PTPN X, di bawah Dirut Subiyono, mendominasi prestasi tahun ini.
Sembilan PG di bawah Subiyono semuanya masuk prestasi papan
atas. Tapi, lonjakan terbesar sebenarnya diperoleh PTPN XI.
Semula, 16 PG di bawah PTPN XI jelek semua dan banyak sekali
yang rugi. Tahun ini delapan pabrik di lingkungan PTPN XI sudah
masuk prestasi papan atas. “Intinya, semua harus disiplin,” ujar
Andi Punoko, Dirut PTPN XI, menjawab pertanyaan mengapa
PTPN XI bisa bangkit serentak seperti itu. “Disiplin tanam, disiplin
bibit, disiplin pupuk, disiplin tebang, disiplin angkut, disiplin
pemeliharaan, dan disiplin pengoperasian pabrik,” katanya. Di
samping pembenahan internal, dilakukan terobosan eksternal.
28
Manajemen membuka diri setelanjang mungkin kepada petani.
Bahkan, semua pabrik gula melepaskan begitu saja kepada petani
gula yang menjadi hak petani.
Dengan demikian, tahun ini petani tebu mendapatkan hasil yang
sangat baik. Di PTPN XI saja ada uang Rp 150 miliar yang dulu
jatuh ke pihak ketiga, sekarang jatuh langsung ke petani tebu.
Karena itu, saya tegaskan tahun depan tidak boleh lagi pabrik gula
meminjam dana dari pihak ketiga. Bank-bank BUMN sanggup
menyediakan dana talangan itu. Dengan modal kepercayaan
petani tebu yang sudah pulih seperti itu, tahun depan bisa
diharapkan keadaannya akan lebih baik lagi. Pabrik gula bisa
mengenakan disiplin yang lebih ketat kepada petani, antara lain,
demi petani itu sendiri. Misalnya, bagaimana petani hanya boleh
mengirim tebu ke pabrik dalam kondisi MBS (manis, bersih, segar).
Artinya, petani tidak boleh mengirim tebu muda yang kadar
manisnya belum cukup. Tebu yang dikirim juga harus bersih, tidak
banyak campuran daun kering atau tanah. Tebunya harus masih
segar, begitu ditebang harus langsung dikirim ke pabrik.
29
Prinsip MBS itu diterapkan tanpa tebang pilih. “Tahun ini
kami menolak 100 truk tebu yang dikirim ke pabrik
dalam keadaan tidak MBS,” ujar Administrator PG
Ngadirejo. “Termasuk tebu milik bekas pejabat pabrik
gula sendiri,” tambahnya. “Tidak ada lagi KKN,” katanya
Konflik apa saja yang bisa saja muncul ???
30
Minggu pagi pukul lima kemarin. Hotel Borobudur
Jakarta masih sunyi. Tapi, di dalam ballroom hotel itu
hampir 1.000 orang menyanyikan lagu Indonesia Raya
dengan gegap gempita. Mereka adalah karyawan
terbaik seluruh pabrik gula milik BUMN yang baru saja
menyelesaikan musim giling 2012. Mereka adalah para
pekerja keras yang telah mengubah wajah seluruh
pabrik gula hanya dalam waktu kurang dari setahun.
Mereka adalah para “kopassus” yang untuk rapat kerja
yang dimulai pukul 05.00 pun dalam posisi “siaaaap”!
Mereka berkumpul lagi kali ini untuk membahas hasil
kerja keras mereka setahun terakhir. Juga untuk
merumuskan perbaikan apa lagi yang harus dilakukan
pada 2013 yang segera tiba.
31
Krebet Baru (Malang) dan Ngadirejo (Kediri) adalah dua pabrik
gula dengan capaian terbaik tahun ini. Krebet Baru untuk kali
pertama bisa mengalahkan pabrik gula swasta di sebelahnya.
Ngadirejo yang dulu hampir dilepas ke swasta, hanya kalah tipis
dari Krebet Baru. Bahkan, bisa jadi Ngadirejo lebih unggul kalau
saja mulai gilingnya sedikit mundur, menunggu umur tebu sedikit
lebih tua.
PTPN X, di bawah Dirut Subiyono, mendominasi prestasi tahun ini.
Sembilan PG di bawah Subiyono semuanya masuk prestasi papan
atas. Tapi, lonjakan terbesar sebenarnya diperoleh PTPN XI.
Semula, 16 PG di bawah PTPN XI jelek semua dan banyak sekali
yang rugi. Tahun ini delapan pabrik di lingkungan PTPN XI sudah
masuk prestasi papan atas. “Intinya, semua harus disiplin,” ujar
Andi Punoko, Dirut PTPN XI, menjawab pertanyaan mengapa
PTPN XI bisa bangkit serentak seperti itu. “Disiplin tanam, disiplin
bibit, disiplin pupuk, disiplin tebang, disiplin angkut, disiplin
pemeliharaan, dan disiplin pengoperasian pabrik,” katanya. Di
samping pembenahan internal, dilakukan terobosan eksternal.
32
Manajemen membuka diri setelanjang mungkin kepada petani.
Bahkan, semua pabrik gula melepaskan begitu saja kepada petani
gula yang menjadi hak petani.
Dengan demikian, tahun ini petani tebu mendapatkan hasil yang
sangat baik. Di PTPN XI saja ada uang Rp 150 miliar yang dulu
jatuh ke pihak ketiga, sekarang jatuh langsung ke petani tebu.
Karena itu, saya tegaskan tahun depan tidak boleh lagi pabrik gula
meminjam dana dari pihak ketiga. Bank-bank BUMN sanggup
menyediakan dana talangan itu. Dengan modal kepercayaan
petani tebu yang sudah pulih seperti itu, tahun depan bisa
diharapkan keadaannya akan lebih baik lagi. Pabrik gula bisa
mengenakan disiplin yang lebih ketat kepada petani, antara lain,
demi petani itu sendiri. Misalnya, bagaimana petani hanya boleh
mengirim tebu ke pabrik dalam kondisi MBS (manis, bersih, segar).
Artinya, petani tidak boleh mengirim tebu muda yang kadar
manisnya belum cukup. Tebu yang dikirim juga harus bersih, tidak
banyak campuran daun kering atau tanah. Tebunya harus masih
segar, begitu ditebang harus langsung dikirim ke pabrik.
33
Prinsip MBS itu diterapkan tanpa tebang pilih. “Tahun ini
kami menolak 100 truk tebu yang dikirim ke pabrik
dalam keadaan tidak MBS,” ujar Administrator PG
Ngadirejo. “Termasuk tebu milik bekas pejabat pabrik
gula sendiri,” tambahnya. “Tidak ada lagi KKN,” katanya
34
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi
Hari sabtu yang panas di Jatitujuh, Majalengka. Para
penari yang cantik mengabaikan matahari yang
sedang terik-teriknya. Seribu pekerja dari 11 pabrik
gula di lingkungan PT Rajawali Nusantara Indonesia
(Persero) sedang berkumpul di situ. Mereka
mengadakan syukuran.
Musim giling 2012 sudah selesai. Hasilnya: top
markotop.Mereka bertepuk tangan tidak habis-
habisnya ketika diumumkan bahwa seluruh karyawan
akan mendapatkan jasa produksi sampai enam kali
gaji. Ini tahun pertama karyawan menikmati bonus
sebesar itu setelah lebih enam tahun tidak pernah lagi
merasakannya.
35
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi
Pabrik gula di lingkungan PT Rajawali Nusantara
Indonesia (RNI) Grup memang sudah lama merugi
dan merugi. Berbagai jalan keluar sudah diusahakan,
tapi gagal dan gagal. Kambing hitam pun dicari. Tidak
jauh-jauh mencarinya. Kambing hitam itu ada di dalam
pabrik. Mesin-mesin pabrik gula yang sudah tua
dijadikan tertuduh tunggal.
Kata mereka: Kalau tidak ada penggantian mesin,
kalau tidak dibangun pabrik baru, kalau tidak
dilakukan revitalisasi, mustahil pabrik-pabrik gula itu
bisa keluar dari kesulitan. Kepada saya pun
dikemukakan hal-hal seperti itu. Bahkan, ketika saya
dikerubungi karyawan dan para petani tebu di Cirebon
sembilan bulan lalu, saya seperti setengah dipaksa
untuk merevitalisasi pabrik gula di sana. Saya
bergeming. Saya tidak mau melakukannya.
36
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi
Saya melihat bukan di situ persoalannya. Melakukan
revitalisasi memang penting, tapi tidak sekarang.
Revitalisasi memerlukan dana yang amat besar: satu
pabrik bisa Rp 2 triliun. Waktunya pun bisa dua tahun.
Kalau revitalisasi yang dipilih, perbaikan produksi gula
baru bisa dilakukan tiga tahun lagi. Itu pun kalau
uangnya ada.
Padahal, kita perlu meningkatkan produksi gula
sekarang juga. Kita perlu memperbaiki nasib
karyawan sekarang juga. Kita perlu memperbaiki
nasib petani tebu sekarang juga. Revitalisasi pabrik
gula memang ideal, tapi bisa-bisa hanya indah untuk
dibicarakan, namun sulit dilaksanakan.
Memperbaiki manajemen jauh lebih cepat. Maka,
perombakan manajemen di PT RNI dilakukan secara
drastis.
37
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi
Rasanya di PT RNI-lah perombakan manajemen
paling drastis dilakukan setahun lalu. Lebih drastis
dibanding di BUMN mana pun. Ismed Hasan Putro,
komisaris di RNI, diangkat jadi direktur utama.
Semula memang agak heboh-heboh. Serangan
paling keras adalah Ismed dinilai sebagai teman
baiknya Menteri BUMN.
Ketika nama Ismed diusulkan untuk menjadi Dirut
RNI, saya sendiri sebenarnya agak ragu: bisakah
Ismed menjadi Dirut yang baik? Jangan-jangan dia
hanya pandai demo. Saya tahu dia tukang demo atau
tukang memprakarsai demo. Jangan-jangan Ismed
hanya pandai berteriak-teriak di jalan. Jangan-jangan
dia hanya pandai mengkritik. Jangan-jangan dia
hanya antikorupsi ketika melakukan demo, tapi ikut
korupsi ketika memegang kekuasaan.
38
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi
Saya memang kenal dia. Apalagi, kalau akhir
Ramadan. Hampir setiap tahun (ketika belum jadi
orang pemerintah) saya selalu menghabiskan
sembilan hari terakhir bulan puasa di Makkah
bersama dia.
Saya ragu apakah badannya yang kecil bisa memikul
tugas yang besar. Apalagi, budaya perusahaan di RNI
sudah begitu buruknya.
Maka, saya timbang-timbang baik-buruknya. Lalu
saya setujui: Ismed, si tukang demo yang pemberani
itu, jadi direktur utama PT RNI. Toh, selama itu dia
sudah menjadi komisaris RNI. Dia sudah tahu banyak
penyakit yang ada di dalamnya. Dia sudah lama
geregetan dengan kondisi RNI selama dia menjadi
komisaris di situ. Dia memiliki dendam yang membara
untuk memperbaikinya.
39
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi
Selama dia menjalankan tugas sebagai direktur
utama, saya pun selalu waswas. Kalau dia sampai
gagal, saya pun akan terseret. Karena itu, saya ikuti
dari jauh gerak-geriknya. Saya sedikit lega ketika dia
mengambil sikap egaliter: tidak mau tidur di hotel
selama mengunjungi pabrik-pabrik gula dan anak-
anak perusahaan RNI. Dia hampir selalu tidur di mes
perusahaan di lingkungan pabrik. Dia juga tidak minta
mobil baru sebagai mobil dinasnya.
Dia pun seperti kipas angin: muter terus tidak henti-
hentinya. Dari satu pabrik ke pabrik lain. Dari satu
siang ke malam yang lain. Tidak sempat lagi
melakukan demo atau mengorganisasikan demo.
40
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi
Saya amati dia juga keras melakukan pembersihan. Praktik-
praktik kotor di pabrik gula dan di ladang tebu dia berantas.
Orang-orang yang mau bekerja keras dan tidak korup dia
naikkan pangkat dan jabatannya. Hasilnya nyata: produksi
meningkat, efisiensi naik, dan laba pun melonjak. Kalau tahun
lalu perusahaan ini rugi di atas Rp 100 miliar, dalam sekejap
bisa laba lebih dari Rp 300 miliar.
Yang dia lakukan adalah kerja, kerja, kerja. Tidak ada
revitalisasi. Tidak ada pembelian mesin baru. Tidak ada
peralatan baru. Yang dia lakukan adalah pembenahan
manusianya. Manusia tetap sentral dari segala persoalan.
Manusia tetaplah sentral dari segala perbaikan.
Tanpa perbaikan manajemen dan tanpa perbaikan manusia,
mesin hanyalah binatang yang tidak bernyawa. Seandainya
dilakukan revitalisasi mesin pun, belum tentu ada gunanya.
Tanpa dilakukan perbaikan manusianya, mesin baru pun akan
tiba-tiba menjadi tidak berguna. Sebuah investasi yang sia-sia.
41
Di Jatitujuh RNI Terbang Tinggi
Tentu perbaikan pabrik gula masih jauh dari sempurna. Para
kepala bagian umum yang Sabtu lalu naik panggung di Jatitujuh
bertekad tahun depan ini adalah lahan jihadnya. Prestasi pabrik-
pabrik gula itu memang sudah baik, tapi lingkungan kerjanya
masih buruk: tanaman dan taman-tamannya tidak tertata, lantai
pabriknya kotor dan tidak rata, mesin-mesinnya masih belum
mengilap, dan di sana-sini berserakan onderdil-onderdil tua yang
tidak tertata.
Saya juga memuji rencana restrukturisasi Grup RNI. Anak-anak
perusahaan yang tidak relevan lagi sebaiknya dibubarkan atau
dilepas. Regrouping bidang usaha juga merupakan ide yang
baik.
Dahlan Iskan
Menteri BUMN
Learn Of The Day
Bagaimana Mengelola Keduanya ??
42
Waspadai Tanda-tanda
• Lelah terus menerus
• Kurang dapat berkonsentrasi
• Tidak mempercayai orang lain
• Sering sakit
• Cemas yang berlebihan
• Tidak memiliki arah atau tujuan
• Cenderung merasa diri tidak penting
• Ketergantungan pada obat
• Merasa sakit pada bagian tubuh tertentu
• Marah pada orang lain
• Siklus menstruasi yang tidak teratur
• Insomnia
• Mimpi buruk
• dkk 43
Menggunakan Teknik Baru
• Perumpamaan yang dibuat relaksasi
• Dialog dengan diri sendiri teknik afirmasi
• Latihan fisik olah raga/ menjalankan hobby
• Aroma terapi
• Vitamin
• Tarik nafas dalam-dalam
• Meditasi
• dkk
44
Bertanggung Jawab
• Tak ada rotan, akarpun jadi
• Jadikan segala sesuatunya berfungsi
• Jadikan segala sesuatunya membuat anda nyaman
Bahkan perubahan sangat kecilpun
akan memberi akibat yang sangat
luar biasa terhadap produktifitas
Anda
45
46
TIPS PEMANFAATAN WAKTU
Doing Tomorrow’s Things mengerjakan
sesegera mungkin apa yang bisa dikerjakan;
siapa tahu ada tambahan tugas mendadak
Trik 5 menit jika malas, katakan pada diri
bahwa Anda akan mengerjakan 5 menit
saja, dan berhasil (pada kenyataannya
Anda akan lebih lama mengerjakannya
dengan tetap semangat
47
Referensi :
Davidson, Jeff. Breathing space: Living & Working at a
Confortable pace in a Sped-Up Society. New York, 2000
Dahlan Iskan, Manufacturing Hope 48