Lingkungan Fisik Kantor yang Sehat

Literatur Review: Lingkungan Fisik Kantor yang Sehat

1


Eva Siti Nursamsiah NIM: 125211045

Program Studi D3 Administrasi Bisnis Departemen Administrasi Niaga

Politeknik Negeri Bandung

Abstrack

A job will require a level of concentration which is quite spacious and

uninterrupted (physical disorders such as accidents or disruptions that can

decrease levels of consentration such as noise and lighting is less). The level of

employee productivity will increase along with the support of the office

environment itself. The intended office environment is a healthy office

environment. The main concern for the role of administrative manager in

creating physical offices environments that can support the productivity of its

wmployees. Approximately 86% of the expected work environment is an

appropriate lighting system and a good temperatur. Therefore, a healthy physical

environment office to note in support of the achievement of

business objectives. the physical environment includes a healthy Office lighting

system, color, air, energy conservation and security offices, as well as paying

attention to the ergonomisan Office. Ergonomics is the study of the

suitability of the physical environment with the Office of the Clerk to

create comfort and safety while working.

Keyword: Physical Offices Environments, Healthy Office Environment, Employee

Productivity

PENDAHULUAN

Pada hakekatnya setiap perusahaan akan mengharapkan tingkat

produktivitas karyawan yang tinggi untuk tercapainya tujuan. Vischerdalam

Junaidi Ismail, dkk / Voice of Academi (2010) mengemukanan bahwa stress

terhadap lingkungan yang kondusif seharusnya menjadi perhatian yang utama

untuk mendukung para pegawai dalam melaksanakan pekerjaan mereka.

Penelitian yang dilakkukan oleh Sterk dalam Sukoco (2007) menemukan bahwa

86% karyawan sangat mengharapkan adanya kesesuaian dalam pencahayaan serta

temperatur yang sesuai.

Junaidi, dkk. (2010:73) dalam jurnal Voice of Academia mengenai The Influence of physical workplace environment on the productivity of civil servants:

The case of the Ministry of Youth and Sports, Putrajaya, Malaysia menuliskan bahwa lingkungan kerja fisik (level kenyamanan, temperatur) pada hakekatnya

juga berpengaruh terhadap kesehatan karyawan. Mengenai bagaimana itu akan

mempengaruhi produktivitas karyawan Junaidi dkk, (2010) dalam jurnalnya

mengemukakan bahwa sebenarnya itu dapat diukur berdasarkan persentase

produktivitas kerja dalam lingkungan fisik kerja di dalam organisasi. Untuk itu,


2

berdasarkan hasil penetlitian yang dilakukan oleh Junaidi dkk, (2010) dalam

jurnalnya tersebut menjadi dasar pembahasan paper ini. Paper ini akan membahas

mengenai bagaimana lingkungan kerja yang diharapkan dalam hal ini adalah

lingkungan fisik kantor yang sehat.

PEMBAHASAN

1. LINGKUNGAN FISIK KANTOR YANG SEHAT YANG SEHAT Pada umumnya semua orang mengharapkan lingkungan kerja atau

lingkungan fisik kantor yang kondusif dan efektif sehingga memberikan

kenyamanan dan keamanan dalam melaksanakan tugasnya. Lingkungan kantor

yang sehat adalah lingkungan yang dapat mendorong produktivitas karyawanan

dan dapat mengurangi bahkan meniadakan kecelakaan kerja baik secara fisik

maupun psikologis sehingga karyawan merasa aman ketika melakukan

pekerjaannya. Kesesuaian antara peralatan kantor, mesin dengan manusia

(karyawan) itu penting untuk diperhatikan. Seperti yang tercantum dalam ILO no.

120/1964 Higiene Bab II Pasal 8, Pasal 9 dan Pasal 10 yaitu:

Pasal 8

Semua bangunan yang digunakan oleh pekerja-pekerja harus mempunyai

ventilasi yang cukup dan sesuai bersifat alami atau buatan atau keduaduanya,

yang memberi udara segar atau yang dibersihkan.

Pasal 9

Semua bangunan yang digunakan oleh pekerja-pekerja harus mempunyai

penerangan yang cukup dan sesuai, tempat bekerja sedapat mungkin harus

mendapat penerangan alam.

Pasal 10

Suhu yang nyaman dan tetap sekedar keadaan memungkinkannya harus

dipertahankan dalam bangunan yang dipergunakan oleh pekerja-pekerja.

2. SISTEM PENCAHAYAAN Sukoco (2007) menyebutkan hampir sekitar 80% informasi yang diterima

oleh karyawan paling besar menggunakan indera penglihatan, misalnya membaca

surat dan memeriksa nota tagihan. Alasan tersebutlah yang memberikan rasa

kenyamanan bagi pegawai di kantor karena dapat mempengaruhi tingkat

produktivitas merekatersebutlah yang memberikan rasa nyaman pada karyawan

dan meningkatkan produktivitas mereka saat bekerja. Kelelahan pada penglihatan

dapat menyebabkan ketegangan pada mata sehingga menurunkan tingkat

kefokusan dalam bekerja. Oleh karena itu, dapat mempengaruhi penurunan

motivasi karyawan serta kinerja karyawan juga akan menurun. Oleh sebab itu,

agar pencahayaan menjadi efektif harus mempertimbangkan kuantitas dan kualitas

cahaya yang sesuai dengan yang diharapkan oleh karyawan.


3

Berikut adalah 4 jenis pencahayaan menurut McShane dalam Sukoco

(2007:209) :

1. Ambient Lighting, digunakan untuk memberikan pencahayaan secara menyeluruh umumnya dipasang pada langit-langit ruang kantor sehingga

cahanya dapat menyebar keseluruh area ruangan kerja.

2. Task Lighting, jenis pencahayaan ini digunakan untuk menerangi area kerja seorang pegawai saja. Jenis pencahayaan ini jarang digunakan di kantor-

kantor Indonenesia karena alasan kepraktisan.

3. Accent Lighting, digunakan untuk memberikan cahaya pada area yang akan dituju. Umumnya jenis lampu ini akan dipasang di lorong ruang kantor yang

membutuhkan penerangan untuk mengurangi adanya yang tersesat karena

pencahayaan yang kurang.

4. Natural Lighting, jenis cahaya ini bersumber dari cahaya alami yang masuk melalui jendela dan sebagainya. Cahaya ini menimbulkan efek positif

terhadap karyawan, akan tetapi cahaya ini akan terganggu ketersediannya

ketika langit sedang mendung atau gelap.

Sedangkan menurut Quible dalam Sukoco (2007), yaitu:

1. Cahaya alami adalah cahaya yang berasal dari alam seperti sinar matahari. 2. Cahaya Fluorescent, cahaya ini memiliki tingkat keterangan yang hampir

sama dengan cahaya alami. Adapun kelebihan dari cahaya ini yaitu:

a. Menghasilkan lebih sedikit panas dan silau, b. Mengkonsumsi lebih sedikit listrik, c. Keterangan yang diberikan lebih tersebar,dan

3. Cahaya incandescent. Cahaya ini digunakan untuk meminimalkan kesan monoton sehingga menarik perhatian terhadap beberapa area.

4. High Intensity Discharge Lamps. Umunya pencahayaan ini digunakan ditempat-tempat yang membutuhkan pencahayaan yang besar dan efisien

seperti jalan raya, atau stadion olah raga. Penggunaan pencahayaan ini

merupakan sesuatu yang baru akan tetapi pencahayaan ini memiliki efek yang

menyulitkan untuk membedakan warna.

Tiga parameter untuk mengukur efektivitas pencahayaan di kantor menurut

Borden dan Diemer dalam Sukoco (2007:211).

1. Visibility: memberikan tingkat kefokusan penglihatan yang jelas; 2. Fokus: pencahayaan harus dapat memberikan efek pada karyawan agar dapat

fokus terhadap pekerjaannya;

3. Image. Melakukan modifikasi terhadap pencahayaan agar memberikan kesan berbeda.

2.1 Karakteristik Sistem Pencahayaan Sistem penerangan mempunyai beberapa karakteristik yang selalu berubah

dari tahun ke tahun. Sukoco (2007:211) alat untuk mengukur penerangan


4

menggunakan dapat menggunakan foot-candle dan foot-lambert. Chaniago

(2013) menjelaskan bahwa foot-candle merupakan alat mengukuran cahaya

dengan menggunakan lilin, 1 Watt sama dengan 15 foot-candle (kaki lilin).

Sedangkan Sukoco (2007) menyebutkan foot-lambert adalah pengukuran

kecerahan cahaya dengan 1 foot-candle baik cahaya langsung maupun refleksi.

Berikut merupakan alat pengukuran cahaya baru menurut Quible dalam

Sukoco (2007), yaitu:

1. Equivalent Spherical Illumination (ESI). Digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi sistem penerangan. Tugas yang dilakukan pada area kerja

menentukan nilai ESI di area tersebut. Nilai ESI dipengaruhi oleh silau dan

pantulan pada area kerja dan benta di lokasi kerja. Nilai ESI sebesar 40 atau

lebih direkomendasikan pada sebagian besar area kerja. Apabila nilai

minimum ESI pada area kerja adalah dua per tiga dari nilai maksimum ESI,

pencahayaan pada area kerja dapat dikatakan seragam. Jadi, jika nilai

maksimum ESI adalah 60, nilai mimumnya adalah 40.

2. Visual Comport Probability (VCP), merupakan rasio tingkat terang langsung dan harus lebih dari 0,70. Nilai VCP sebesar 0,80 berarti 80% karyawan

yang duduk pada area kantor yang tidak didinginkan tidak merasa terganggu

oleh silau dari sistem pencahayaan. Karyawan yang melakukan tugas yang

berkaitan dengan paperwork harus bekerja pada area dengan tingkat VCS

setidaknya 0,70, dan karyawan yang bekerja dengan komputer harus

diberikan tingkat VCP setidaknya 0,90.

3. Task Illumination. Pengukuran dengan menggunakan teknik ini ialah dengan menggunakan ukuran foot-candle untuk mengukur jumlah cahaya pada ruang

kerja, akan tetapi tidak mengukur kualitas atau daya lihat karyawan.

2.2 Sistem Penerangan Empat sistem penerangan menurut (Sukoco, 2007:211), yaitu:

1. Direct. Yaitu cahaya yang langsung memancar dari sumberya ke objek misalnya ke permukaan meja kerja.

2. Semidirect. Cahaya ini setengahnya memancar secara tidak langsung ke objek. Ini dapat menghilangkan adanya bayangan.

3. Indirect. Cahaya yang dirancang sedemikian rupa sehingga dari sumbernya dahulu yang memancar ke langit-langit baru ke objek (area

kerja : meja kerja).

4. Semiindirect. Memancarkan cahaya langsung kea rah langit-langit kemudian sisanya disebarkan ke area kerja.


5

5. General diffuse. Mengarahkan cahaya ke area kerja dan sisanya di arahkan ke bawah.

2.3 Sistem Kontrol Cahaya Otomatis Sukoco (2007:212) dalam bukunya disebutkan bahwa:

salah satu jenis sistem ini yaitu menggunakan sel cahaya untuk mengatur jumlah terang yang dibutuhkan pada beberapa area. Dengan

adanya dukungan mekanisme elektronik, sistem ini dapat menjaga

tingkat pencahayaan yang diinginkan. Saat lampu bertambah tua dan

kotor, cahaya yang dihasilkan akan berkurang. Untuk mengatasinya

dengan meningkatkan jumlah cahaya untuk menjaga tingkat terang yang

diinginkan. Keuntungan utama dari sistem ini adalah konsistensi cahaya

yang didukungnya.

2.4 Perawatan Sistem Pencahayaan Dewasa ini banyak perusahaan yang telah melaksanakan sistem penggantian

lampu secara berkala sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Tentunya dalam

melaksanakan program ini perlulah bagi seorang manajer untuk

mempertimbangkan usia daripada lampu yang digunakan. Perawatan sistem

pencahayaan dengan penggantian lampu secara berkala akan lebih efisien

daripada menunggu lampu sampai benar-benar mati itu akan lebih merepotkan.

2.5 Pencahayaan Dan Layar Monitor Kurangnya perhatian terhadap penerangan yang sesuai terhadap layar monitor

dapat menyebabkan terjadinya gangguan pada penglihatan. Untuk itu pengaturan

pencahayaan dan layar monitor perlu menjadi perhatian untuk menciptakan

lingkungan kerja yang nyaman, aman dan sehat seperti yang diharapkan. Berikut

adalah beberapa saran dari Donovan-Wright dalam Sukoco (2007:213) yang dapat

digunakan dalam merancang sistem pencahayaan pada area yang terdapat layar

monitor:

1. Mengurangi silau dengan mengurangi jumlah cahaya lampu atau cahaya alami mengenai layar monitor.

2. Menggunakan layar monitor yang dapat diubah posisinya, sehingga bila cahaya yang mengenai layar monitor dianggap terlalu berlebihan dan

mengakibatkan silau; pegawai akan menyesuaikan dengan menggeser layar

monitor.

3. Menyesuaikan tingkat kontras dan terang pada layar monitor untuk meminimalkan silau.

4. Menggunakan layar untukmengurangi jumlah cahaya pada layar monitor. 5. Meminimalkan jumlah cahaya langsung yang mengarah ke bawah dan

memaksimalkan jumlah cahaya tidak langsung pada area komputer.

6. Menggunakan layar datar daripada layar cembung.

Adapun ciri-ciri pencahayaan yang baik Chaniago (2013 :133) diantaranya:


6

1. Sinar yang cukup/terang 2. Cahaya tidak menyilaukan 3. Tidak terdapat kontras yang tajam 4. Memancar secara merata (tidak ada bayangan) 5. Tidak menimbulkan gelombang cahaya (bergetar)

3. WARNA Warna merupakan salah satu aspek lingkungan kantor yang mempunyai

pengaruh penting terhadap karyawan. Sukoco (2007:214) menyebutkan bahwa

dekorasi warna yang sesuai akan membantu memberikan efek penting bagi

karyawan serta warna dapat mencerminkan karakteriktik atau mood para

karyawan. Misalnya dekorasi warna biru ini menggambarkan ketenangan,

kuning: keceriaan dan sebagainya. Hal tersebut juga diungkapkan oleh Kwallek

(2005:2) dalam jurnalnyamengenai Color in Office Environments bahwa warna dapat memberikan efek psikologis misalnya merah menggambarkan penuh

semangat dan agresip, biru menggambarkan ketenangan dan kuning

menggembirakan keceriaan. Dekorasi warna pada lingkungan perkantoran tidak

saja memiliki nilai estetik tapi juga memiliki nilai fungsi karena warna dapat

mempengaruhi karakteristik individu dan suasana kerja.

3.1 Faktor yang Perlu Diperhatikan Dalam Pemilihan Warna Hal-hal yang harus diperhatikan dalam memilih warna untuk di lingkungan

kantor menurut Quible dalam Sukoco (2007) diantaranya:

1. Kombinasi warna. Kombinasi warna primer yaitu, kuning, merah dan biru akan menghasilkan warna sekunder, misalnya warna biru dengan merah akan

menghasilkan warna hitam. Selanjutnya jika warna sekunder apabila

dicampur dengan warna primer akan menghasilkan warna tersier, seperti

warna hitam dicampur dengan warna merah akan menghasilkan warna ungu.

Pemilihan kombinasi warna ini juga harus disesuaikan dengan lingkungan

kerja sekitar.

2. Efek cahaya pada warna. Sumber cahaya yang akan meningkatkan warna yang sesuai dengan spektrumnya. Sebagai ilustrasi Sukoco (2007)

menyebutkan jika cahaya fluorescent tidak dapat memberikan warna bagi

warna merah dan oranye, karena kebanyakan tabung fluorescent ini tidak

terdiri atas dua warna tetapi sebaliknya, cahaya incandescent tidak akan

meningkatkan warna ungu-biru, meskipun cahaya fluoresent

memantulkannya.

3. Nilai pemantulan warna. Beberapa warna pada dasarnya mempunya efek pantulan yang berbeda. Misalnya, warna yang lebih terang memantulkan

persentase cahaya yang lebih besar daripada warna yang gelap dan dapat

membantu memantulkan cahaya ke bawah, yang mengurangi silau dan

bayangan pada area pekerjaan.


7

4. Dampak dari warna. Warna seringkali mempengaruhi keadaan mood kita terutama ketika sedang kesal dan jenuh sehingga menimbulkan kelelahan

pada fisik maupun psikologis. Warna-warna sejuk seperti biru, hijau dan

violet akan menimbulkan ketenangan dan itu cocok bagi karyawan yang

memang bekerja di bawah tekanan sehingga akan mengurangi kelelahan.

Warna-warna hangat seperti merah, oranye dan kuning akan menimbulkan

suasana hangat dan ceria dan itu akan cocok untuk karyawan pada level atas.

Sedangkan warna-warna natural seperti putih akan memberikan pengaruh

yang ringan pada individu dan warna abu-abu lebih cenderung menimbulkan

rasa kantuk, dan lesu.

3.2 Prinsip Dalam Pemilihan Warna Berikut adalah prinsip-prinsip dalam pemilihan warna yang tercantum dalam

Sukoco (2007:215), yaitu:

1. Penutup lantai. Warna yang digunakan untuk penutup lantai juga sangat penting untuk diperhatikan. Karpet juga dapat berfungsi sebagai alat untuk

meredap kebisingan seperti suara berjalan sehingga konsentrasi bekerja pun

akan tetap terjaga. Adapun manfaat karpet sebagai penutup lantai (Sukoco,

2007) adalah sebagai berikut:

a. Karpet dapat digunakan sebagai peredam suara; b. Karpet lebih murah dalam perawatan dibandingkan penutup lantai lainnya; c. Karpet, jika dibandingkan dengan jenis penutup lantai lain, lebih nyaman

dan tidak terlalu melelahkan bagi pegawai yang berdiri lama atau dalam

melakukan pekerjaannya yang membutuhkan frekuensi beraktivitas yang

relatif tinggi di dalam kantor.

2. Penutup dinding. Karpet juga selain dapat digunakan sebagai penutup lantai juga dapat digunakan sebagai penutup dinding dan seringkali digunakan di

dalam perkantoran. Akan tetapi Sukoco (2007) merekomendasikan bahwa

karpet dengan bahan busa dibelakangnya tidak direkomendasikan untuk

digunakan karena akan menimbulkan asap jika terjadi kebakaran. Karenanya

karpet yang akan digunakan untuk penutup dinding haruslah karpet yang

mempunyai ketahanan api yang tinggi. Selain itu karpet ini banyak dipilih

untuk penutup dinding karena mempunyai nilai estetik dan kemampuannya

menyerap suara.

3. Warna furnitur. Pemilihan warna furnitur merupakan hal yang paling penting karena kesesuaian antara warna furniture dengan ruang kerja akan

berpengaruh terhadap kenyamanan. Hal tersebut juga diungkapkan oleh

Kwalley (2005). Jika warna dinding adalah warna-warna kontras seperti

putih maka warna untuk furniture adalah warna biru atau hijau agar terkesan

sejuk, mewah tetapi sederhana.


8

4. KONTROL SUARA Sukoco (2007:216) menjelaskan bahwa

tingkat suara diukur dengan satuan disable, dan suara terkecil yang dapat didengar manusia adalah nol disable. Karena itu, suara dengan

intensitas lebih besar memiliki nilai lebih dari nol. Karena skala disable

berdasarkan logaritma, peningkatan kecil pada nilai disable berarti ganda

pada suara nyata. Maksimum disable pada area perkantoran adalah 90,

di mana 50 disabel sering dipilih. Tingkat 120 disable atau lebih dapat

menyebabkan kehilangan pendengaran.

Tujuan dari sistem kontrol suara adalah untuk menghasilkan privasi dalam

melakukan pembicaraan. Sukoco (2007) juga menyebutkan dalam bukunya

bahwa pembicaraan yang mempuyai tingkat privasi tinggi dapat tercapat apabila

kurang dari 5% pembicaraan yang dilakukan dipahami oleh orang yang berada

disekitar area kerja. Sedangkan untuk pembicaraan pada tingkat normal akan

tercapai jika 20% pembicaraan tersebut dapat dipahami oleh orang yang berada di

sekitar.

4.1 Kontrol Suara Pada Perkantoran Beberapa teknik yang dapat digunakan pada pengontrolan suara di ruang

kantor menurut Quibel dalam Sukoco (2007) antara lain:

1. Konstruksi yang sesuai. Berikut adalah beberapa teknik konstruksi yang direkomendasikan oleh Sukoco (2007):

a. Memasang jaringan yag terhubung dengan jaringan utama dari sistem HVAC. Hal ini diharapkan akan mengurangi tingkat kebisingan yang

dihasilkan oleh sistem tersebut.

b. Penggunaan jendela dan pintu yang rapat dan memiliki seal yang terbuat dari karet, sehingga suara lebih dapat diredam dan tidak mudah keluar dari

ruangan.

c. Membangun udara diam (silent air) pada beberapa struktur bangunan, yaitu dengan menempatkan ruang berongga sehingga suara dapat teredam

ke dalamnya. Hal ini akan mengurangi jumlah suara yang merambat dari

satu ruangan ke ruangan lain.

d. Penggunaan material konstruksi yang dapat mengurangi kemungkinan terjadinya getaran suara, seperti penggunaan kayu atau alumunium pada

jendela yang lebih empuk dibandingkan baja dan sebagainya.

2. Penggunaan material peredam suara. Ada 3 kriteria yang dapat digunakan dalam memilih material yang mampu menghasilkan peredaman suara yang

optimal, yaitu:

a. Peredaman, yaitu tingkat suara yang dapat diredam oleh material. Tingkat peredaman diukur oleh noise reducation coeeficient.

b. Pemantulan, yaitu tingkat pemantulan yang dimiliki material, yaitu suara yang tidak diserap dan dipantulkan kembali ke udara.


9

c. Isolasi, yaitu tingkat material yang dapat menghalangi suara melewati material tersebut. Isolasi suara dipengaruhi oleh beberapa hal, seperti

kepadatan dan berat suara, sertaketebalan material yang akan digunakan

untuk meredam suara.

3. Alat peredam suara. Alat peredam suara itu dapat diletakkan pada beberapa mesin di perkantoran. Contohnya, mesin tik atau printer dot-matriks. Alat

lain yang dapat digunakan adalah penutup peralatan yang dapat meredam

suara misalnya karpet atau kain tebal yang diletakkan pada mesin yang

mengeluarkan suara, seperti mesin tik atau printer.

4. Masking. Melibatkan pencampuran suara kantor dengan suara rendah yang tidak mengganggu. Dikenal juga dengan sebutan white noise, masking

hampir sama dengan suara yang terdengar ketika suara melewati lorong atau

saluran.

5. UDARA Beberapa faktor kualitas udara yang harus diperhatikan adalah temperatur,

kelembaban, ventilasi, serta kebersihan udara. Sukoco (2007:219) menyebutkan

bahwa kontributor utama polusi udara dalam ruangan adalah tingkat kelembaban

yang berlebihan, ventilasi yang tidak cukup serta asap rokok. Untuk perkantoran

yang belokasi di area dengan cuaca bervariasi perlu dibangun sistem pengaturan

udara yang terintegrasi untuk setiap musim, sehingga kondisi udara di dalam

kantor relatif konstan setiap harinya. Apabila tingkat kenyaman pegawai

ditingkatkan, tingkat produktivitas mereka akan dapat ditingkatkan dan efisiensi

dapat dimaksimalkan.

5.1 Temperatur Udara (Sukoco, 2007:219) mengemukakan bahwa :

temperatur ideal yang digunakan pada ruang kantor adalah 34oC, sehingga tubuh pegawai tidak terkejut ketika memasuki ruang kantor.

Apabila di luar kantor sedang panas dengan temperatur udara 30oC,

sebaiknya temperatur diatur pada 26oC, dan apabila temperatur di luar

sebesar 14oC, sebaiknya temperatur di dalam kantor pada tingkat 18

oC.

Sukoco (2007:219) juga menyebutkan bahwa terdapat dua tipe unit pendingin

yang tersedia, yaitu:

1. Central unit, umumnya dipakai pada perusahaan yang baru. Jadi, sistem pendinginnya terpusat di satu area .

2. Self-contained unit , umumnya dipakai pada kantor yang penataan ruangnya menggunakan penyekat dinding. Sehingga sistem pendinginnya terdapat

pada bagian masing-masing.

Adapun cara untuk memastikan bahwa penggunaan sistem pendingin udara

itu memang diperlukan adalah dengan menentukan dampaknya bagi efisiensi


10

kerja karyawan. Dalam hal ini penggunaan konsultan sangat penting untuk

membantu perusahaan dalam menentukan pendingin yang baik untuk digunakan.

5.2 Tingkat Kelembaban Udara Tingkat kelembaban udara akan mempengaruhi temperatur udara pada area

kerja. Jika tingkat kelembaban udara sesuai dengan skala yang

direkomendasikan, maka temperatur pada perkantoran dapat diturunkan pada

musim dingin dan dinaikkan pada musim panas tanpa mengurangi

kenyamanannya. Menurut Quible dalam Sukoco (2007) menyebutkan bahwa

tingkat kelembaban udara antara 40-60% akan memaksimalkan kenyamanan bagi

pegawai di ruang kantor dan tingkat kelembaban optimum adalah 50%.

5.3 Sirkulasi Udara Udara pada beberapa tempat kerja, khususnya pada peralatan yang

menghasilkan energy panas, sebaiknya harus disirkulasikan untuk menciptakan

kenyamanan bagi para karyawan. Menurut Sukoco (2007) disebutkan apabila

tanpa sirkulasi udara, temperatur udara sekitar akan meningkat dan keberadaan

off-gas akan semakin menetap di tempat yang sama dan mengakibatkan gangguan

pernafasan serta gangguan fisik lainnya pada pegawai.

5.4 Kebersihan Udara Kebersihan udara merupakan hal yang paling urgen untuk diperhatikan,

karenanya apabila udara bersih maka ketika bekerja pun merasa nyaman dan

otomatis akan meningkatkan produktivitas karyawan. Untuk itu perlu dibuat

ventilasi agar udara di dalam ruangan tetap bersih. Dengan tren teknologi saat ini

dapat menggunakan AC karena sistem pendingin yang tersedia ini sudah

dilengkapi alat untuk menjaga kebersihan udara. Cahaya ultraviolet juga sangat

penting untuk membunuh penyakit sehingga udara tetap bersih dan bekerja pun

akan merasa nyaman dan aman.

6. MUSIK Pada dasarnya seseorang akan merasa lelah setelah seharian bekerja dan

memerlukan energi dan semangat baru untuk melakukan aktivitas berikutnya.

Setelah seharian dihadapkan denga tumpukan tugas pasti akan merasakan

kejenuhan sehingga perlu sesuatu untu merfresh kembali diri. Untuk mengatasi

hal itu, penggunaan musik juga dapat menjadi rekomendasi untuk

menghilakngkan ras bosan, jenuh, ketegangan akibat seharian bekerja dan

mengembalikan mood. Akan tetapi, music selain menimbulkan efek poseitf juga

dapat menimbulkan dampak negative pada individu misalnya mereka malah

keasyikan mendengarkan music dan mengabaikan pekerjaannmuya. Oleh karena

itu, sebaiknya pemutaran musik ini dilakukan dalam waktu yang singkat misalnya

10-15 menit per jam hanya untuk menghilangkan ketehangan fisik dan psikolog

serta membangkitkan kembali mood. Tentunya music yang disarakan adalah

musik khusus untuk perkantoran.


11

7. KONSERVASI ENERGI Salah satu hal penting yang perlu diperhatikan dalam lingkungan fisik kantor

adalah konservasi energi agar energi yang ada dapat digunakan secara efisien.

7.1 Program Konservasi Energi Menurut Quible dalam Sukoco (2007) program ini terdiri atas:

1. Komite konservasi energi. Seringkali dikenal sebagai komite kantor hijau. Aktivitas komite ini adalah melakukan penelitian tentang penggunaan energi di kantor secara efisien dan merumuskan tujuan yang

ingin dicapai oleh program dimaksud.

2. Penelitian efisiensi energi. Tujuannya untuk mengetahui area mana yang penggunaan energinya berlebih, dan area mana yang perlu melaksanakan

penghematan energi beserta teknik yang direkomendasikan. Hasil penelitian

ini akan memberikan dasar bagi pengembangan tujuan konservasi, yaitu

komponen vital dari program konservasi energi.

3. Pengembangan tujuan konservasi energi. Pengawasan periodik harus dilakukan untuk menentukan perkembangannya dalam mencapai tujuan.

7.2 Teknik Konservasi Energi Menurut Rowh dalam Sukoco (2007:222) berikut adalah beberapa teknik

konservasi energy yang dapat digunakan oleh perusahaan diantaranya:

1. Penghematan energi pada sistem pencahayaan. Karena sistem pencahayaan menggunakan 86% dari total energi yang digunakan perusahaan

(McShane dalam Sukoco, 2007:222), perhatian khusus perlu diberikan dalam

pemakaian lampu di kantor. Berikut adalah beberapa saran yang dapat

digunakan:

a. Menggunakan jumlah cahaya yang tepat, yaitu tidak lebih atau kurang dari yang dibutuhkanpada kekerjaan yang sedang dilakukan. Sistem pencahayaan memberikan jumlah cahaya yang sama pada simua area kerja

cenderung menimbulkan pemborosan, sehingga penggunaan task lighting

sangatlah tepat;

b. Memberikan cahaya yang cukup pada area yang diberikan. Jika cahaya yang diberikan lebih dari yang dibutuhkan, akan timbul panas yang

berlebih dan karenanya membutuhkan pendinginan yang lebih, yang akan

menambah konsumsi energi;

c. Mensosialisasikan dan membudayakan mematikan lampu jika tidak dibutuhkan;

d. Penggunaan cahaya high intensity discharge lamp apabila dimungkinkan. Penggunaan lampu ini menghabiskan energi yang lebih sedikit

dibandingkan alternatif pencahayaan yang lain;

e. Memperimbangkan pemasangan sistem kontrol cahaya otomatis untuk membantu menghemat energi;

f. Membersihkan lampu secara teratur, karena lampu yang kotor akan mengurangi jumlah cahaya yang diberikan;


12

g. Penggunaan warna terang pada dinding, penutup lantai maupun furnitur yang akan memantulkan cahaya lebih ke seluruh kantor. Warna gelap

cenderung meyerap cahaya dan menyebabkan pemborosan;

h. Mengurangi pencahayaan di luar ruangan kecuali jika dibutuhkan untuk keamanan;

i. Mengganti lampu yang sudah ttua dan tidak lagi menghasilkan cahaya yang efisien.

j. Menggunakan pelayanan dari PLN sebagai bentuk layanan mereka kepada pelanggan untuk menjalankan audit energi, yang bertujuan untuk

menentukan apakah penghematan sistem pencahayaan telah tercapai.

2. Penghematan energi pada sistem pemanas/pendingin. a. Mengurangi temperatur kantor jika udara relatif dingin dan menaikkannya

jika udara relatif panas. Ingat bahwa temperatur udara di dalam ruangan

yang ideal adalah 34oC;

b. Memastikan jendela dan pintu tertutup dengan rapat; c. Menggunakan panas yang dihasilkan oleh peralatan kantor, misalnya

komputer mesin fotokopi pada kondisi lingkungan yang relatif dingin;

d. Menyesuaikan temperatur area kerja jika tidak digunakan; e. Mengurangi ventilasi pada saat bukan jam kerja; f. Mempertimbangkan pemasangan alat pengontrol yang memastikan

efisiensi penggunaan energi listrik;

g. Memastikan alat pemanas pada pendingin dirawat dengan baik sehingga dapat berfungsi sebagaimana mestinya;

h. Menjaga tingkat kelembaban untuk meningkatkan kenyamanan bagi karyawan yang bekerja di dalamanya.

3. Beberapa langkah penghematan lain. a. Menggunakan peralatan yang hemat energi, seperti alat dengan teknologi

panel surya;

b. Membeli peralatan yang hanya membutuhkan watt kecil untuk memakainya;

c. Menggunakan temperatur air yang sama pada penyimpanan air, untuk menghindari mencampur air panas dan dingin untuk mencapai temperatur

air yang diinginkan;

d. Mengganti penyiram air yang lama dengan yang baru, sehingga air akan mengalir dengan lancar dan pemakaian energy listrik dapat lebih hemat;

e. Membudayakan penghematan energy kepada pegawai kapan dan di mana pun mereka berada.

8. KEAMANAN KANTOR Faktor penting lain yang perlu diperhatikan yaitu tingkat keamanan kantor.

Keamanan memiliki dua dimensi yaitu keamanan barang-barang fisik perusahaan

dan keamanan informasi penting (dokumen dan arsip) yang apabila hilang akan

mempengaruhi jalannya aktivitas perusahaan. Berikut adalah beberapa saran yang

diberikan Rowh dalam Sukoco (2007:223) berkaitan dengan keamanan di kantor,

yaitu:


13

1. Penggunaaan shredder (penghancur dokumen kertas). 2. Penggunaan pengaman komputer, baik desktop maupun laptop. Pengaman

yang dapat digunakan pada peralatan tersebut adalah penggunaan meja

komputer dengan pengaman, software yang menghalangi penggunaan

komputer oleh orang tidak berkepentingan, hingga program bayangan yang

akan mampu mengirimkan ping kepada komputer yang lain.

3. Penggunaan pencatat waktu untuk mencegah pegawai mencuri waktu kerja. 4. Sistem keamanan yang terintegrasi. 5. Untuk mengakses data yang tersimpan di komputer biasanya digunakan

password. Untuk memaksimalkan keamanan, password harus diganti secara

berkala. Pada beberapa perusahaan, sistem yang digunakan membutuhkan

dua atau lehih karyawan untuk memasukkan password sebelum data diakses.

Tingkat keamanan yang diberikan oleh perusahaan biasanya diterntukan oleh

tingkat kepentingan dari data/informasi dimaksud.

PENUTUP

Lingkungan perkantoran merupakan aspek pendukung bagi karyawan

dalam melakukan aktivitas karyawannya terutama lingkungan fisik kantor.

Penting bagi pemilik perusahaan dan manajer Administrasi untuk memperhatikan

lingkungan kantor dan menciptakan lingkungan kantor yang sehat. Lingkungan

kantor yang sehat adalah lingkungan yang diharapkan oleh para karyawan dalam

meningkatkan produktivitasnya. Lingkungan yang sehat terdiri dari aspek

ergonomis, smart office dan green office.

Lingkungan yang sehat meliputi sistem pencahayaan yang sesuai karena

kualitas pencahayaan sangat berpengaruh terhadap efektifitas dan efisiensi kerja;

sirkulasi udara yaitu adanya sirkulasi udara seperti ventilasi yang baik dan

temperatur yang sesuai sehingga udara tetap bersih dan kelembaban tetap terjaga;

dekorasi warna yang sesuai dengan lingkungan kerja, karena warna dapat

mencerminkan karakteristik seseorang; disarankan adanya musik sebagai

penghilang rasa bosan dan ketegangan akibat pekerjaan , musik yang dimaksud

adalah musik khusus perkantoran; kontrol suara atau peredam suara untuk

mengatasi kebisingan yang dapat mengganggu konsentrasi pegawai dalam

bekerja; konservasi energi yaitu penghematan energi supaya dapat digunakan

seefisien mungkin dan yang terakhir dalam lingkungan perkantoran yang sehat

adalah keamanan kantor. Keamanan kantor ini sangat penting untuk tercapainya

tujuan perusahaan.

Jadi, dengan meningkatkan perhatian terhadap lingkungan fisik akan dapat

meningkatkan produktivitas karyawan karena dengan begitu berarti telah

memperhatikan apa yang dibutuhkan oleh mereka sehingga mereka merasa

nyaman dan betah.


14

SARAN

Diharapkan setelah mengetahui dan memahami tentang bagaimana

lingkungan perkantoran yang sehat dan mendukung produktivitas karyawan dapat

mengaplikasikannya di lingkungan perkantoran yang sesungguhnya.

Khusus untuk para manajer administrasi dan umumnya untuk semua

pimpinan untuk dapat memperhatikan lingkungan fisik kerja untuk memberikan

kenyamanan dan mendukung tingkat produktivitas bagi karyawannya sehingga

mereka pun akan memberikan feedback yang positif dan yang lebih utama tujuan

perusahaan pun dapat tercapai.

DAFTAR PUSTAKA

Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar

Limas Perkasa CV.

Griffin Ricky W. dan Ronal J. Ebbert. 2007. Bsnis. Edisi Kedelapan. Jilid

1.Jakarta:Erlangga.

ILO No. 120/1964 Hygiene dalam perniagaan dan kantor-kantor.

Junaida, Ismail dkk. 2010. The Influence of physical workplace environment on

the productivity of civil servants: The case of the Ministry of Youth and

Sport, Putrajaya, Malaysia dalam Journal Voice of Academia Vol.5 No. 1,

2010.

Kwallek, Nancy. 2005. Color in Office Environments. Journal of University of

Minnesota Volume 05 ISSUE 01.

http://www.informedesign.org/_news/jan_v05r-p.pdf di unduh 24 Desember

2014

Sukoco, Badri M. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.

Surabaya: Erlangga.

Vischer, Jackqueline C. 2007. The effects of the physical environment on job

performance: towards a theoretical model of workspace stress in Journal of

Stress and Health 23: 175-184.

Lingkungan Fisik Kantor yang Sehat

Documents

Transcript of Lingkungan Fisik Kantor yang Sehat