Pengenalan Sistem Manajemen MutuSistem Manajemen Mutu merupakan program (strategi) sebuah organisasi yang

keseluruhan mengandung maksud untuk mengontrol, evaluasi, dan meningkatkan efektifitas dari kebijakan mutu untuk mencapai sasaran yang berkaitan dengan hasil mutu serta memenuhi kebutuhan pelanggan.

Standar Internasional menetapkan syarat sistem manajemen mutu pada sebuah organisasi dimana :

a) Menunjukkan kemampuan secara konsisten menyediakan produk yang memenuhi kebutuhan konsumen dan memenuhi syarat serta perundang-undangan yang berlaku;

b) Bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui sistem yang efektif termasuk proses pengembangan yang berkelanjutan pada sistem dan menjamin pemenuhan kualitas pada pelanggan dan syarat perundang-undangan yang berlaku.

Dalam pelaksanaannya, Sistem Manajemen Mutu dituangka dalam program jaminan mutu organisasi yang secara formal disyahkan oleh pimpinan puncak suatu organisasi. Perumusan kebijakan pimpinan dituangkan dalam dokumen organisasi untuk menghasilkan suatu produk/jasa yang dihasilkan dari masukan, proses, keluaran, produk dan jasa yang hendak dikeluarkan oleh organisasi harus terstandarisasi.

Pembagian Jenis DokumenSegala kegiatan yang bersangkutan dengan mutu dari produk yang dihasilkan haruslah

didokumentasikan dalam bentuk manual, langkah kerja/prosedur, instruksi kerja, gambar, dan lembar isian yang berisi tentang kegiatan yang sebelumnya telah dilakukan guna tercapainya kepuasan terhadap hasil produksi. Berikut ini kami sajikan hierarki dari dokumentasi di tiap level pada sistem manajemen mutu :

Dokumen Level 1Dokumen Level 1 adalah Quality Manual (Pedoman Mutu/Kebijakan Mutu) yang

memuat elemen suatu organisasi yang dapat diterapkan dan tidak dapat diterapkan, lengkap dengan kebijakan dan penanggung jawab setiap aktivitas. Dokumen level 1 ini menjadi acuan untuk pembuatan dokumen level 2.

Pedoman Mutu merupakan dokumen utama yang berisi ketentuan-ketentuan wajib dari sistem mutu pada tingkat manajemen perusahaan. Dokumen ini menjelaskan apa yang harus dikerjakan sehubungan dengan jaminan mutu di setiap bidang dalam perusahaan / organisasi dan bagaimana sesuatu dikerjakan untuk memperoleh suatu hasil. Sesuai dengan Standar Internasional, Dokumen Level 1 pada Sistem Manajemen Mutu mencakup beberapa hal, yakni :

Syarat Umum : syarat dokumentasi, hierarki pedoman mutu, pengawasan dokumentasi, dan pengawasan terhadap rekaman.

Pengawasan terhadap tanggung jawab manajemen : hal ini mencakup komitmen manajemen perusahaan untuk menjaga dan pengembangan terhadap sistem manajemen mutu agar dapat memenuhi kebutuhan konsumen dan tujuan dari perusahaan tersebut. Tujuan perusahaan merumuskan tentang kebijakan perusahaan, fokus terhadap pelanggan, tujuan mutu, strategi mutu, organisasi, kewenangan dan tanggung jawab, komunikasi internal, dan tinjauan manajemen.

Pengawasan terhadap manajemen sumber daya : memastikan SDM, infrastruktur dan lingkungan kerja yang diperlukan sesuai dengan tempatnya.

Realisasi terhadap pengawasan produk. Pengawasan terhadap pengukuran, analisis, dan pengembangan.

Dokumen Level 2Dokumen Level 2 adalah Prosedur Standar Operasi (SOP) yang memuat uraian kerja

terutama yang bersifat antar bagian. Prosedur ini merupakan dokumen yang menjelaskan langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan dalam suatu proses tertentu yang terkait dengan penerapan Sistem Manajemen Mutu Perusahaan atau organisasi. Semua langkah kerja yang diterapkan harus dijelaskan, sehingga segala gerak operasional konsisten dan terarah pada tujuan mutu. Dokumen level 2 ini menjadi acuan untuk pembuatan dokumen level 3.

Dokumen Level 3Dokumen Level 3 adalah instruksi kerja yang memuat uraian kerja dengan lebih

detail. Instruksi kerja dibuat dalam beberapa bentuk yaitu :– Standard Operating Procedure (SOP)– Standar Spesifikasi, dll.

Instruksi kerja berisi petunjuk untuk setiap kegiatan di setiap pos kerja dan memberikan kriteria yang diperlukan oleh karyawan untuk mengakses pekerjaannya. Instruksi kerja menguraikan lebih rinci atas titik – titik tertentu dari prosedur, dengan demikian di dalam satu prosedur mungkin terdapat beberapa instruksi kerja.

Dokumen Level 4Dokumen Level 4 adalah formulir atau blanko yang digunakan untuk mencatat hasil

setiap aktivitas atau biasa disebut sebagai Dokumen Rekaman Mutu. Rekaman mutu merupakan dokumen khusus yang sangat penting sebagai bukti kesesuaian proses dan produk terhadap ketentuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, rekaman harus dikendalikan untuk menjamin keabsahan dan ketersediannya.

Formulir ini berupa data kosong yang disiapkan untuk mencatat data-data hasil pemantauan proses, seperti check sheet, monitoring list, dan semacamnya. Dikategorikan sebagai dokumen level 4 untuk membedakan secara tegas bahwa blank form termasuk dalam kategori dokumen, sedangkan form yang sudah terisi data-data hasil pemantauan proses termasuk ke dalam kategori catatan mutu. Walaupun ada perbedaan pendapat

tentang level dokumen untuk blank form, hal ini tidaklah terlalu penting selama fungsi dan interpretasinya tidak menyimpang atau rancu.

Manfaat Dokumen Sistem Manajemen Mutu Bagi suatu Organisasi : Untuk memenuhi persyaratan Standar ISO 9001 Untuk mendokumentasikan segala Kebijakan dan Prosedur yang berlaku di Perusahaan. Untuk lebih memastikan pemahaman Karyawan tentang :

Apa yang diperlukan dari diri mereka (apa yang harus mereka kerjakan) dan dimana mereka harus bekerja.

Dengan siapa mereka bekerja. Kepada siapa mereka bertanggung jawab tentang apa yang dikerjakannya atau

kepada siapa mereka harus melaporkan apa yang dikerjakannya Untuk menentukan Bobot Kerja tiap Bagian/Unit. Untuk memastikan bahwa tidak ada daerah wewenang dan tanggung jawab yang tidak

jelas atau tidak ada yang menanganinya. Sebagai bukti bahwa Perusahaan telah mengadakan dan menjalankan Sistem

Manajemen Mutu

Tugas Kelompok 6a. Dokumen Level 3

Dokumen Level 3 adalah instruksi kerja yang memuat uraian kerja dengan lebih detail. Isi dari dokumen level ini berupa :

Tujuan Cakupan Instruksi Kerja

Dokumen ini memuat aturan rinci, langkah-langkah kerja, dan standar lapangan yang harus dipatuhi oleh pelaksana langsung (operator). Biasanya bersifat sangat rinci dan teknis, memuat gambar-gambar dan contoh teknik pelaksanaan kerja yang diminta oleh rantai proses. Dokumen ini juga merupakan lanjutan dari dokumen level 2 yang telah disetujui.

b. Dokumen Level 4Dokumen Level 4 adalah formulir atau blanko yang digunakan untuk mencatat hasil

setiap aktivitas atau biasa disebut sebagai Dokumen Rekaman Mutu. Rekaman mutu merupakan dokumen khusus yang sangat penting sebagai bukti kesesuaian proses dan produk terhadap ketentuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, rekaman harus dikendalikan untuk menjamin keabsahan dan ketersediannya.

Dalam dokumen level 4 ini, blanko dapat berupa formulir kosong ataupun segala kegiatan yang telah dilaksanakan. Dokumen ini merupakan lanjutan dari dokumen level 3.

Contoh Dokumen Level 3 (terlampir)Contoh Dokumen Level 4 (terlampir)