LEGALISASI, REGISTER (WAARMERKING) DAN PENCOCOKAN FOTO COPY (COPIE COLLATIONNEE)

Dalam lingkup pekerjaan Notaris khusus Pasal 15(1) Notaris berwenang dst……(2) Notaris berwenang pula:a. mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus;b. membukukan surat-surat di bawah tangan dengan mendaftar dalam buku khusus;c. membuat kopi dari asli surat-surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan;d. melakukan pengesahan kecocokan fotokopi dengan surat aslinya; Itu artinya lingkup pekerjaan Notaris sehubungan dengan Pasal 15 ayat 2 (a) UUJN hanya mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan berupa Legalisasi, Waarmerking dan Copie Collationnee Sebagi ilustrasi seseorang datang ke Kantor Notaris dan menyatakan dia ingin me legalisasi atau me ‘legalisir’ dokumen yang dimilikinya. Dokumen itu berisikan perjanjian yang telah dibuat di bawah tangan dengan tanda-tangan para pihak di atas meterai.  

Ternyata yang dimaksudkan orang tersebut dalam istilah kenotariatan adalah bukan legalisasi melainkan Waarmerking. Memang dalam pengertian yang diketahui secara umum hal yang ingin dilakukan orang tersebut adalah legalisasi, tapi yang sebenarnya adalah bukan legalisasi sebagaimana pengertian hukum yang sebenarnya. Tapi Waarmerking. Kenapa Waarmerking ? karena dokumen perjanjian tersebut dibuat oleh para pihak sendiri dan telah ditanda tangani para pihak sebelumnya pada suatu saat tertentu. Sehingga apabila di bawa ke Kantor Notaris maka hanya bisa didaftarkan pada buku daftar Surat di Bawah Tangan yang ada pada Kantor Notaris tersebut.

Legalisasi dalam pengertian sebenarnya adalah membuktikan bahwa dokumen yang dibuat oleh para pihak itu memang benar-benar di tanda tangani oleh para pihak yang membuatnya. Oleh karena itu diperlukan kesaksian seorang Pejabat Umum yang diberikan wewenang untuk itu yang dalam hal ini adalah Notaris untuk menyaksikan penanda tanganan tersebut pada tanggal yang sama dengan waktu penanda tanganan itu. Dengan demikian Legalisasi itu adalah me-legalize dokumen yang dimaksud dihadapan Notaris dengan membuktikan kebenaran tandan tangan penada tangan dan tanggalnya.  

Selain Waarmerking dan Legalisasi sebagaimana tersebut diatas, biasanya para pihak juga melakukan pencocokan fotocopy yang kadangkala diistilahkan dengan istilah yang sama yaitu “legalisir”. Pengertian2 tentang ke tiganya 1. Legalisasi

Artinya, dokumen/surat yang dibuat di bawah tangan tangan tersebut ditanda-tangani di hadapan notaris, setelah dokumen/surat tersebut dibacakan atau dijelaskan oleh Notaris yang bersangkutan. Sehingga tanggal dokumen atau surat yang bersangkutan adalah sama dengan tanggal legalisasi dari notaris. Dengan demikian, notaris menjamin keabsahan tanda-tangan dari para pihak yang dilegalisir tanda-tangannya, dan pihak (yang bertanda-tangan dalam dokumen) karena sudah dijelaskan oleh notaris tentang isi surat tersebut, tidak bisa menyangkal dan mengatakan bahwa ybs tidak mengerti isi dari dokumen/surat tersebut.

Untuk legalisasi ini, kadang dibedakan oleh notaris yang bersangkutan, dengan Legalisasi tanda-tangan saja. Dimana dalam legalisasi tanda-tangan tersebut notaris tidak

1

membacakan isi dokumen/surat dimaksud, yang kadang-kadang disebabkan oleh beberapa hal, misalnya: notaris tidak mengerti bahasa dari dokumen tersebut (contohnya: dokumen yang ditulis dalam bahasa mandarin atau bahasa lain yang tidak dimengerti oleh notaris yang bersangkutan) atau notaris tidak terlibat pada saat pembahasan dokumen di antara para pihak yang bertanda-tangan.

2. Register (Waarmerking)

Artinya, dokumen/surat yang bersangkutan di daftar dalam buku khusus yang dibuat oleh Notaris. Biasanya hal ini ditempuh apabila dokumen/surat tersebut sudah ditanda-tangani terlebih dahulu oleh para pihak, sebelum di sampaikan kepada notaris yang bersangkutan.

Contohnya: Surat Perjanjian Kerjasama tertanggal 1 Januari 2008 yang ditanda-tangani oleh Tuan A dan Tuan B. Jika hendak di legalisir oleh Notaris pada tanggal 18 Januari 2008, maka bentuknya tidak bisa legalisasi biasa, melainkan hanya bisa didaftar (waarmerking) saja.

Jika ditinjau dari sudut kekuatan hukumnya untuk pembuktian, maka tentu saja lebih kuat Legalisasi daripada Register (waarmerking). Ada dokumen-dokumen tertentu yang akan digunakan sebagai kelengkapan suatu proses mutlak diminta harus dilegalisir, misalnya: di kantor Pertanahan, surat persetujuan dari ahli waris untuk menjaminkan tanah dan bangunan, atau surat persetujuan isteri untuk menjual tanah yang terdaftar atas nama suaminya dan lain sebagainya. Kalau surat/dokumen tersebut tidak dilegalisir oleh notaris, maka biasanya dokumen tersebut tidak dapat diterima sebagai kelengkapan proses Hak Tanggungan atau jual beli yang dimaksud. Terpaksa pihak yang bersangkutan harus membuat ulang persetujuan dan melegalisirnya di hadapan notaris setempat. Selain Waarmerking dan Legalisasi sebagaimana tersebut diatas, biasanya para pihak juga melakukan pencocokan fotocopy (copie Collationnee) yang kadangkala diistilahkan dengan istilah yang sama yaitu “legalisir”. (istilah inilah yang salah kaprah) 3. Pencocokan Foto Copy (Copie Collationnee) Dalam prakteknya hal yang dilakukan untuk istilah “legalisir” ini adalah mencocokan fotocopy suatu dokumen dengan aslinya dengan judul Pencocokan Fotocopy. Pada fotocopy tersebut akan di-stempel/cap disetiap halaman yang di fotocopi dengan paraf Notaris dan halaman terakhir dari Pencocokan Fotocopy tersebut akan dicantumkan keterangan bahwa fotocopy tersebut sama dengan aslinya. 

2