Summary Learning Organization (LO)

(disusun sebagai tugas mata kuliah Dasar Organisasi Manajemen dan Kepemimpinan)

Oleh:

Galuh Pramesti (142110101180)

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT

UNIVERSITAS JEMBER

2014

LEARNING ORGANIZATION

I. Definisi

Banyak pendapat dari para ahli mengenai learning organization, seperti Peter M.

Senge dan Art Klener, Michael Back, David Schwandt dan lain-lain. Adapaun learning

organization sendiri menurut Peter M. Senge dan Art Klener dijelaskan bahwa :

“Organisasi belajar adalah organisasi yang para anggotanya secara terus

menerus meningkatkan kapasitas kerjanya untuk menciptakan hasil-hasil

yang sungguh-sungguh diinginkan dan pola-pola berpikir yang baru serta

tetap maju secara terarah dan aspirasi bersama diberi ruang yang bebas, dan

para anggota secara terus menerus mempelajari bagaimana cara belajar

kelompok”.

Pengertian tersebut menjelaskan pentingnya pemimpin secara terus menerus

berusaha meningkatkan kapasitas kerja anggota organisasi untuk mencapai tujuan berupa

hasil yang benar-benar diinginkan organisasi atau produk barang/jasa yang sesuai dengan

keinginan dan kebutuhan konsumen. Untuk itu pemimpin harus mampu menggerakkan

atau memberdayakan anggota organisasi agar dengan pola pikir baru mampu

mengembangkan kreativitas, gagsan atau ide. Pemberdayaan itu dapat dilakukan melalui

cara kerja kelompok yang harus dipelajari secara terus menerus, agar pelaksaan

pekerjaan semakin efektif dan efisien.

Learning organization atau organisasi pembelajaran didefinisikan sebagai

organisasi yang memiliki kemampuan untuk selalu memperbaiki kinerja secara

berkelanjutan dan siklikal, karena anggota-angotanya memiliki komitmen dan

kompetensi individual yang mampu belajar dan berbagi pengetahuan pada tingkat

superfisial dan subtansial. Organisasi pembelajaran adalah kata kiasan yang

menggambarkan suatu organisasi sebagai sebuah sistem yang terintregasi dan senantiasa

selalu berubah, karena individu-individu anggota organisasi tersebut mengalami proses

belajar, yang dilandasi oleh budaya kerjanya. Proses belajar individual terjadi jika

anggota organisasi mengalami proses pemahaman terhadap konsep-konsep baru (know

why), yang dilanjutkan dengan meningkatnya kemampuan dan pengalaman untuk

merealisasikan konsep tersebut (know how), sehingga terjadi perubahan atau perbaikan

nilai tambah organisasi. (Tjakraatmadja, 2006)

II. Karakteristik

Parmono (2001) menyatakan bahwa upaya menjadi sebuah organisasi

pembelajaran bukanlah hal yang mustahil. Upaya pembentukan organisasi pembelajaran

ini harus memperhatikan faktor-faktor budaya, strategi, struktur dan lingkungan

organisasi yang bersangkutan. Lebih jauh dikemukakan bahwa ada delapan karakteristik

yang harus dimiliki oleh organisasi agar berhasil menjadi organisasi pembelajaran,

yaitu :

1. Adanya peluang untuk belajar bagi seluruh komponen yang ada dalam organisasi,

bukan hanya secara formal tetapi juga terwujud dalam aktivitas sehari-hari.

2. Adanya perancangan struktur dan budaya organisasi yang menjamin, merangsang,

dan memungkinkan seluruh komponen yang ada dalam organisasi untuk belajar,

menanyakan praktek manajemen yang ada selama ini, bereksperimen, dan

berkontribusi dengan ide-ide baru yang lebih segar.

3. Adanya insentif bagi para manajer yang selalu menggunakan prinsip keterbukaan dan

partisipatif dalam setiap proses pengambilan keputusan.

4. Adanya prinsip penerimaan terhadap kemungkinan timbulnya kesalahan sebagai

bagian dari proses pembelajaran.

5. Adanya kesempatan dan hak yang sama bagi seluruh karyawan tanpa terkecuali untuk

melakukan kegiatan pembelajaran.

6. Adanya keterbukaan sistem manajemen data dan akuntansi yang bisa diakses oleh

para pengguna yang lebih luas namun berkompeten.

7. Semakin kaburnya batas-batas yang ada antar karyawan dan antar departemen

sehingga memungkinkan terciptanya keterbukaan komunikasi dan hubungan

pemasok-pelanggan (supplier-customer relationship) dalam setiap tahapan proses

manajemen.

8. Adanya pemahaman bahwa keputusan pimpinan bukanlah solusi yang lengkap tetapi

lebih sebagai eksperimen yang masuk akal (rational experiment).

Farago dan Skyrme (dalam Munandar, 2003) mengatakan bahwa organisasi

pembelajaran memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Berorientasi pada masa depan dan hal-hal yang sifatnya eksternal atau di luar dari diri

organisasi

2. Arus dan pertukaran informasi yang jelas dan bebas

3. Adanya komitmen untuk belajar dan usaha individu untuk mengembangkan diri

4. Memberdayakan dan meningkatkan individu-individu di dalam organisasi

5. Mengembangkan iklim keterbukaan dan rasa saling percaya

6. Belajar dari pengalaman;

Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan bahwa karakteristik dari organisasi

pembelajaran adalah keyakinan bahwa individu adalah proaktif untuk meningkatkan

keinginan diri, berusaha maju dan terus belajar dengan menciptakan iklim organisasi

yang terbuka dan arus informasi yang jelas. Kondisi ini nantinya akan menghasilkan

proses yang terus berkesinambungan dengan tetap mengacu pada kondisi internal

organisasi yang pada akhirnya mengacu pada kondisi dan tuntutan eksternal di luar

organisasi.

III. Sistem Model Learning Organizing

Marquardt 1996 (dalam Hadari Nawawi, 2003) menyimpulkan bahwa learning

organization harus menyatukan 5 subsistem yang berbeda yaitu belajar, organisasi,

manusia, pengetahuan, dan teknologi. Karakteristik model organisasi yang terkait secara

sistem disusun atas subsistem yang saling terkait satu sama lain.

Marquardt mengemukakan bahwa subsistem inti dari learning organization adalah

belajar dan dimensi ini meresap keempat dimensi yang lainnya. Masing-masing dimensi

lainnya diperlukan untuk menambah dan memperbesar kualitas dan pengaruh

pembelajaran. Kelima dimensi tersebut saling terkait dan saling melengkapi secara

dinamis. Jika ada dimensi yang lemah atau tidak ada, maka evektifitas subsistem yang

lain akan melemah.

1. Subsistem Pertama : Pembelajaran

Pembelajaran berhubungan dengan kemampuan pemimpin dalam memberikan

motivasi agar semua anggota organisasi melakukan upaya untuk memperbaiki dan

meningkatkan kemampuan kerjanya. Pembelajaran mencakup tingkat dan jenis

pembelajaran serta tingkat dan jenis ketrampilan yang harus dikuasai sesuai dengan

perubahan dan perkembangan yang harus diadaptasi. Pembelajran harus dilakukan

oleh individu, kelompok dan organisasi.

Pembelajaran individu diperoleh dari pengalaman pribadi dan lingkungan

sekitarnya yang sedang berubah dan menghasilkan pengetahuan sebagai proses

adaptasi. Pengetahuan yang perlu juga diadaptasi adalah tentang prediksi masa depan

organisasi yang lebih baik. Pengetahuan itu harus harus disebarkan atau ditularkan

pada semua anggota organisasi melalui interaksi antar individu agar terwujud

persepsii dan aspirasi yang sama sehingga mengikat individu-individu tersebut ke

dalam suatu tim pembelajran. Persepsi dan aspirasi itu akan mendorong individu, tim

dan organisasi untuk mengaplikasikan pengetahuan yang telah dikuasai.

Keikutsertaan seluruh anggota organisasi merupakan awal berlangsungnya

organisasi belajar yang mencakup jenis pembelajaran, proses adaptasi, penguasaan

pengetahuan termasuk skill dan aplikasi pengetahuan dan ketrampilan.

2. Subsistem Kedua : Analisis Organisasi

Dalam organisasi belajar terdapat empat komponen yang harus diperhatikan

yaitu visi, budaya, strategi, dan struktur organisasi. Visi merupakan kondisi organisasi

di masa depan yang diharapkan dapat diwujudkan yang menjadi arahan dalam

melaksanakan misi organisasi.

Visi organisasi dikristalisasikan dalam budaya organisasi yang terdiri dari nilai,

norma, keyakinan, adat, kebiasaan organisasi. Oleh karena itu budaya organisasi

berfungsi sebagai pedoman berperilaku bagi anggota organisasidalam bekerja juga

selama melakukan kegiatan pembelajaran yang berlangsung terus menerus.

Visi berfungsi juga sebagai arahan kegiatan organisasi untuk mencapai tujuan

yang memerlukan pemilihan dan penetapan strategi organisasi yang tepat. Strategi

organisasi pada dasarnya adalah taktik atau cara untuk mencapai tujuan yang

organisasi. Organisasi belajar sangat penting dan tidak pernah berhenti dalam

mengimplementasikan strategi karena akan terus berubah merespon lingkungan

organiasasi yang dinamis.

Dalam kondisi yang dinamis itu di lingkungan organisasi sesuai dengan jenis

atau bidangnya, selalu terdapat sejumlah pekerjaan yang serumpun atau yang terkait

erat satu sama lain sehingga perlu dihimpun dalam satu unit kerja. Hasil dari

pembidangan, pembagian dan usaha menghimpun pekerjaan sejenis, adalah

terbentuknya unit-unit kerja yang secara keseluruhan disebut struktur organisasi.

3. Subsistem Ketiga : Manusia (SDM)

Sub sistem ini merupakan unsur sentral, karena tanpa sub sistem ini seluruh sub

sistem lain dan kegiatan akan lumpuh. Manusia sebagai sumber daya adalah

penggerak organisasi. Sub sistem ini terdiri dari anggota organisasi atau karyawan,

pemimpin organisasi, mitra usaha, masyarakat khususnya konsumen bagi organisasi

yang disebut perusahaan/industri.

Sub sistem manusia adalah SDM di dalam dan di luar organisasi yang harus

diberdayakan melalui organisasi belajar, seperti anggota/karyawan diberdayakan terus

belajar untuk mengembangkan dan meningkatkan kompetensi kerja, pemimpin

diberdayakan terus belajar mengenai kepemimpinan yang mampu mengefektifkan

organisasi dalam mencapai tujuan, konsumen diberdayakan agar dapat

mengidentifikasi dan diidentifikasi kebutuhan dan keinginannya, pemasok dan

perantara diberdayakan agar dapat memberikan kontribusi terhadap program

organisasi dalam memenuhi keinginan dan kebutuhan konsumen, mitra kerja

diberdayakan untuk saling bertoleransi dan saling dukung dalam meraih sukses

melalui peningkatan kompetensi dan pengalaman, masyarakat diberdayakan melalui

lembaga pendidikan sosial dan ekonomi sebagai sumber informasi agar kualitas

informasinya semakin tinggi.

4. Subsistem Keempat : Pengetahuan

Empat kegiatan organisasi belajar yang berkenaan dengan pengetahuan,

mencakup akuisisi berupa kegiatan pengumpulan dan penguasaan data serta informasi

dari sumber dalam atau luar organisasi, kreasi adalah pengetahuan baru yang

diciptakan organisasi melalui kegiatan penyelesaikan masalah yang dihadapi,

penyimpanan adalah menghimpun data dan informasii dari berbagai sumber ke dalam

data base untuk memudahkan pimpinan/anggota mengakses data informasi yang

dibutuhkan, pemanfaatan pengetahuan adalah jaringan data informasi yang diperoleh

dari kegiatan tersebut diatas yang siap digunakan dalam melakukan kegiatan

organisasi belajar bagi anggotanya.

5. Subsistem Kelima : Teknologi

Merupakan sarana pendukung tersedianya akses pertukaran informasi untuk

proses pembelajaran. Subsistem ini terdiri dari proses, sistem dan struktur teknis

untuk kolaborasi, pembinaan, koordinasi dan pengembangan pengetahuan. Disamping

itu juga mencakup perangkat peralatan elektronik dan metode-metode yang efektif

untuk pembelajaran seperti seminar melalui komputer, simulasi dan dukungan

komputer untuk kolaborasi.

IV. Dimensi Learning Organization

Beberapa dimensi perlu ada untuk menjadikan organisasi dapat terus bertahan.

Organisasi seperti ini dinamakan organisasi pembelajar, karena dimensi-dimensi ini akan

memungkinkan organisasi untuk belajar, berkembang, dan berinovasi. Dimensi-dimensi

tersebut adalah :

1. Mental model

Respon manusia terhadap situasi yang terjadi di lingkungannya sangat

dipengaruhi oleh asumsi dan kebiasaan yang selama ini berlaku. Di dalam organisasi,

berlaku pula kesimpulan yang diambil mengenai ’how things work’ di dalam

organisasi. Hal ini disebut dengan mental model, yang dapat terjadi tidak hanya pada

level individual tetapi juga kelompok dan organisasi.

Mental model memungkinkan manusia bekerja dengan lebih cepat. Namun,

dalam organisasi yang terus berubah, mental model ini kadang-kadang tidak berfungsi

dengan baik dan menghambat adaptasi yang dibutuhkan. Dalam organisasi

pembelajar, mental model ini didiskusikan, dicermati, dan direvisi pada level

individual, kelompok, dan organisasi.

2. System thinking

Organisasi pada dasarnya terdiri atas unit yang harus bekerjasama untuk

menghasilkan kinerja yang optimal. Unit-unit antara lain ada yang disebut divisi,

direktorat, bagian, atau cabang. Kesuksesan suatu organisasi sangat ditentukan oleh

kemampuan organisasi untuk melakukan pekerjaan secara sinergik. Kemampuan

untuk membangun hubungan yang sinergik ini hanya akan dimiliki kalau semua

anggota unit saling memahami pekerjaan unit lain, dan memahami juga dampak dari

kinerja unit tempat dia bekerja pada unit lainnya.

Seringkali dalam organisasi orang hanya memahami apa yang dia kerjakan dan

tidak memahami dampak dari pekerjaan dia pada unit lainnya. Selain itu seringkali

timbul fanatisme seakan-akan hanya unit dia sendiri yang penting perannya dalam

organisasi dan unit lainnya tidak berperan sama sekali. Fenomena ini disebut dengan

ego-sektoral.

Kerugian akan sangat sering terjadi akibat ketidakmampuan untuk bersinergi

satu dengan lainnya. Pemborosan biaya, tenaga dan waktu. Terlepas dari adanya

perasaan bahwa unit diri sendiri adalah unit yang paling penting, tidak adanya

pemikiran sistemik ini akan membuat anggota perusahaan tidak memahami konteks

keseluruhan dari organisasi. Kini semakin banyak organisasi yang mengandalkan

pada struktur tanpa batas (borderless organization), atau kalaupun masih

menggunakan struktur organisasi berbasis fungsi, kini fungsi-fungsi yang terkait

dengan proses yang sama dibuat saling melintas batas fungsi. Organisasi yang

demikian disebut organisasi lintas fungsi atau cross-functional organization.

Organisasi yang demikian ini akan membuat proses pembelajaran lebih cepat karena

masing-masing orang dari fungsi yang berbeda akan berbagi pengetahuan dan

pengalamannya.

3. Shared Vision

Oleh karena organisasi terdiri atas berbagai orang yang berbeda latar belakang

pendidikan, kesukuan, pengalaman serta budayanya, maka akan sangat sulit bagi

organsasi untuk bekerja secara terpadu kalau tidak memiliki visi yang sama. Selain

perbedaan latar belakang karyawan, organisasi juga memiliki berbagai unit yang

pekerjaannya berbeda antara satu unit dengan unit lainnya. Untuk menggerakkan

organisasi pada tujuan yang sama dengan aktivitas yang terfokus pada pencapaian

tujuan bersama diperlukan adanya visi yang dimiliki oleh semua orang dan semua unit

yang ada dalam organisasi.

4. Personal Mastery

Organisasi pembelajar memerlukan karyawan yang memiliki kompetensi yang

tinggi agar bisa beradaptasi dengan tuntutan perubahan, khususnya perubahan

teknologi dan perubahan paradigma bisnis dari paradigma yang berbasis kekuatan

fisik (tenaga otot) ke paradigma yang berbasis pengetahuan (tenaga otak). Selain itu

kecepatan perubahan tipe pekerjaan, telah menyebabkan banyak pekerjaan yang tidak

diperlukan lagi oleh organisasi karena digantikan oleh tipe pekerjaan baru, atau

digantikan oleh pekerjaan yang menuntut penggunaan teknologi. Bilamana pekerja

tidak mau belajar hal baru, maka dia akan kehilangan pekerjaan. Selain itu banyak

pekerjaan yang ditambahkan pada satu pekerjaan (job-enlargement), atau job rotation

(mutasi karyawan) agar memudahkan karyawan untuk memahami kegiatan di unit

kerja yang lain demi terwujudnya sinergi. Oleh karena itu karyawan harus belajar hal-

hal baru.

Untuk memenuhi persyaratan perubahan dunia kerja ini semua pekerja di

sebuah organisasi harus memiliki kemauan dan kebiasaan untuk meningkatkan

kompetensi dirinya dengan terus belajar. Kompetensi dirinya bukan semata-mata di

bidang pengetahuan, tetapi kemampuan berinteraksi dengan orang lain,

menyelesaikan konflik, dan saling mengapresiasi pekerjaan orang lain. Organisasi

lintas fungsi seperti yang telah dibicarakan di atas akan mempercepat proses

pembelajaran individu di dalam organisasi.

5. Team Learning

Kini makin banyak organisasi berbasis team, karena rancangan organisasi dibuat

dalam lintas fungsi yang biasanya berbasis team. Kemampuan organisasi untuk

mensinergikan kegiatan team ini ditentukan oleh adanya visi bersama dan

kemampuan berfikir sistemik seperi yang telah dibicarakan di atas. Namun demikian

tanpa adanya kebiasaan berbagi wawasan sukses dan gagal yang terjadi dalam suatu

team, maka pembelajaran organisasi akan sangat lambat, dan bahkan berhenti.

Pembelajaran dalam organisasi akan semakin cepat kalau orang mau berbagi wawasan

dan belajar bersama-sama. Oleh karena itu semangat belajar dalam team, cerita sukses

atau gagal suatu team harus disampaikan pada team yang lainnya. Berbagi wawasan

pengetahuan dalam tim menjadi sangat penting untuk peningkatan kapasitas

organisasi dalam menambah modal intelektualnya.

Kelima dimensi organisasi pembelajar ini harus hadir bersama-sama dalam sebuah

organisasi untuk mempercepat proses pembelajaran organisasi dan meningkatkan

kemampuannya untuk beradaptasi pada perubahan dan mengantisipasi perubahan di

masa depan.

V. Perbedaan Learning Organizatin dengan Organization Learning

West dan Burnes memberikan penjelasan yang baik mengenai perbedaan antara

pembelajaran organisasi (organizational learning) dan organisasi pembelajaran (learning

organization). Pembelajaran organisasi merupakan konsep yang digunakan untuk

menggambarkan tipe-tipe aktifitas yang terdapat dalam organisasi pada waktu

pembelajaran organisasi mengacu pada keadaan di dalam maupun di luar organisasi

tersebut. Sedangkan organisasi pembelajaran adalah kemampuan organisasi dalam

menciptakan, mengakuisisi, dan mentransfer pengetahuan serta perilaku-perilakunya

dalam menyongsong pengetahuan dan wawasan baru.

Michael J Marquard (1996) berpendapat bahwa learning organization fokus

kepada : Apa, penggambaran sebuah sistem, dasar pokok, dan karakteristik dalam

organisasi. Sedangkan organization learning fokus pada : bagaimana organisasi belajar

terjadi yang meliputi kemampuan, proses serta membangun dan memanfaatkan

knowledge.

Mayoritas para ahli menyatakan bahwa organisasi pembelajar adalah tempat

dimana orang-orang melakukan proses belajar secara individual maupun bersama dalam

rangka meningkatkan diri dan mengembangkan organisasi. Sedangkan pembelajaran

organisasi adalah suatu proses dalam peningkatan kapasitas diri dan organisasi agar

tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai secara efektif dan efisien. Para akademisi dan

praktisi di Indonesia menterjemahkan learning organization menjadi beberapa istilah,

yaitu organisasi pembelajaran, organisasi belajar dan organisasi pembelajar. Perbedaan

istilah ini terjadi sebagai konsekuensi dari perkembangan ilmu pengetahuan dan tingkat

penguasaan dari para akademisi dan praktisi tersebut. Pembedaan istilah tersebut akan

sangat tergantung pada pokok pembahasan yang sedang dibicarakan atau dikembangkan.

REFERENSI

Buku :

Nawawi, Hadari. 2003. Kepemimpinan Mengefektifkan Organisasi. Yogyakarta: Gajah Mada

University Press.

Marquardt, Michael J. 1996. Building The Learning Organization. New York: McGrawHill

Tjakraatmadja, hidajat Jann dan Donald Crestofel Lantu. 2006. Knowledge Management

dalam Konteks Organisasi Pembelajar. Bandung: Sekolah Bisnis dan Manajemen

(SBM) Institut Teknologi Bandung.

Parmono. 2001. Pengembangan Sumber Daya Manusia dalam Era Globalisasi. Jakarta: Pt.

Grasindo

Skripsi :

Prima Sari, Fitriza. 2012. Penerapan Learning Organization di PT. XL Axiata Tbk. Depok:

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Indonesia.

Makalah :

Mumuh Mulyana, Mita Febtyanisa, Min Rohayati. 2010. Organisasi Pembelajaran Dan

Pembelajaran Organisasi, Hasil Review Jurnal On Differences Between Organizational

Learning and Learning Organization Karya Anders Ortenblad. Bogor: Sekolah

Pascasarjana Institut Pertanian Bogor.