KEPENTINGAN STRATEGIS KEPUTUSAN TATA LETAK

Tata letak merupakan suatu keputusan penting yang menentukan efisiensi sebuah

operasi dalam jangka panjang. Tata letak memiliki banyak dampak strategis karena tata letak

menentukan daya saing perusahaan dalam hal kapasitas, proses, fleksibilitas, dan biaya, serta

kualitas lingkungan kerja, kontak pelanggan, dan citra perusahaan. Tata letak yang efektif

membantu organisasi mencapai sebuah strategi yang menunjang diferensiasi, biaya rendah,

atau respons cepat.

Tujuan strategi tata letak adalah untuk membangun tata letak yang ekonomis yang

memenuhi kebutuhan persaingan perusahaan. Perusahaan-perusahaan ini telah

melakukannya.

Dalam semua kasus, desain tata letak harus menpertimbangkan bagaimana untuk dapat

mencapai :

1. Utilitas ruang, peralatan, dan orang yang lebih tinggi.

2. Aliran informasi, barang, atau orang yang lebih baik.

3. Moral karyawan yang lebih baik, juga kondisi lingkungan kerja yang lebih aman.

4. Interaksi dengan pelanggan yang lebih baik.

5. Fleksibilitas (bagaimanapun kondisi tata letak yang ada sekarang, tata letak tersebut

akan perlu dirubah).

Untuk mendapat fleksibilitas tata letak, para manajer melatih pekerja mereka secara

bersilang, merawat peralatan, menjaga investasi tetap rendah, menemparkan sel kerja secara

berdekatan, dan menggunakan peralatan yang kecil dan mudah dipindahkan.

TIPE-TIPE TATA LETAK

Untuk mencapai tujuan ini, beragam pendekatan telah dikembangkan. Di antara

pendekatan tersebut, ada enam pendekatan dalam tata letak :

1. Tata letak dengan posisi tetap : memenuhi persyaratan tata letak untuk proyek yang

besar dan memakan tempat seperti proses pembuatan kapal laut dan gedung.

2. Taat letak yang berorientasi pada peoses : berhubungan dengan peroduksi dengan

volume rendah, dan bervariasi tinggi (juga disebut sebagai “job shop”, atau produksi

putus).

3. Tata letak kantor : menempatkan para pekerja, peralatan mereka, dan ruangan/kantor

yang melancarkan aliran informasi.

4. Tata letak ritel : menempatkan rak-rak dan memberikan tanggapan atas perilaku

pelanggan.

5. Tata letak gudang : melihat kelebihan dan kekurangan antara ruangan dan sistem

penangganan bahan.

6. Tata letak yang berorientasi pada produk : mencari uitilitas karyawan dan mesin yang

paling baik dalam produksi yang kontinu atau berulang.

Oleh karena hanya beberapa dari keenam golongan ini yang dapat dimodelkan secara

matematis, tata letak dan desain dari fasilitas fisik masi merupakan sebuah seni. Walaupun

demikian, telah diketahui bahwa sebuah tata letak yang baik perlu menentapkan beberapa hal

berikut :

1. Peralatan penanganan bahan : manajer harus memutuskan peralatan yang akan

digunakan, meliputi ban berjalan, juga kereta otomatis untuk mengirim dan menyimpan

bahan.

2. Kapasitas dan persyaratan luas ruang : desain tata letak dan penyediaan ruangan

hanya dapat dilakukan saat persyaratan jumlah kerja, mesin, dan peralatan diketahui.

3. Lingkungan hidup dan estetika : pemikiran mengenai tata letak sering membutuhkan

keputusan mengenai jendela, tanaman, dan tinggi partisi untuk memfasilitasi aliran

udara, mengurangi kebisingan, menyediakan keleluasaan pribadi, dan sebagainya.

4. Aliran informasi : komunikasi sangat penting bagi perusahaan dan harus dapat

difasilitasi oleh tata letak. Permasalahan ini mungkin menbutuhkan keputusan tentang

jarak, juga keputusan akan kah dibuat kantor pada ruangan terbuka menggunakan

perbatasan setengah badan atau kantor yang memberi keleluasaan pribadi.

5. Biaya perpindahan antar wilayah kerja yang berbeda : terdapat banyak pertimbangan

unik yang berkaitan dengan pemindahan bahan atau kepentingan beberapa wilayah

tertentu untuk didekatkan satu sama lain. Sebagai contoh memindahkan leburan baja

akan lebih sulit dibandingakan dengan memindahkan baja dalam keadaan dingin.

TATA LETAK DENGAN POSISI TETAP

Dalam tata letak dengan posisi tetap (fixed-position layout), yaitu proyek tetap berada

dalam satu tempat, sementara para pekerja dan peralatan datang pada tempat tersebut. Ada 3

(tiga) teknik untuk mengatasi tata letak dengan posisi tetap tidak dikembangkan dengan baik

dan kerumitannya bertambah karena adanya 3 faktor :

1. Terdapat tempat yang terbatas pada semua lokasi produksi.

2. Setiap tahapan yang berbeda pada proses konstruksi, membutuhkan bahan yang

berbeda oleh karena itu banyak hal menjadi penting sejalan dengan perkembangan

proyek.

3. Volume bahan yang dibutuhkan dinamis.

TATA LETAK BERORIENTASI PAD PROSES

Tata letak yang berorientasi pada proses (process-oriented layout) dapat menangani

beragam barang atau jasa secara bersamaan. Ini merupakan cara tradisional untuk mendukung

sebuah strategi diferensiasi produk. Tata letak ini paling efisien disaat pembuatan produk yang

memiliki persyaratan berbeda, atau disaat penanganan pelanggan, pasien, atau klien dengan

kebutuhan yang berbeda. Tata letak yang berorientasi pada proses biasanya memiliki strategi

volume rendah dengan variasi tinggi. Pada lingkungan job shop seperti ini, setiap produk atau

setiap produk dalam kelompok kecil melalui urutan operasi yang berbeda. Sebuah produk atau

pesanan yang sedikit diproduksi dengan memindahkannya dari satu departemen ke

departemen lainnya dalam urutan yang diperlukan bagi produk tersebut. Contoh yang baik bagi

tata letak yang berorientasi pada proses adalah rumah sakit atau klinik.

Satu kelebihan utama dari tata letak ini adalah adanya fleksibilitas peralatan dan

penugasan tenaga kerja. Sebagai contoh, jika terjadi kerusakan pada suatu mesin, proses

produksi secara keseluruhan tidak perlu berhenti, pekerjaan dapat dialihkan pada mesin lain

dalam departemen yang sama. Tata letak yang berorientasi pada proses juga sangat baik untuk

menangani produksi komponen dalam batch yang kecil, atau disebut job lot, dan untuk

memproduksi beragam komponen dalam ukuran dan bentuk yang berbeda.

Kelemahan tata letak yang berorientasi pada proses terletak pada peralatan yang

biasanya memiliki kegunaan umum. Pesanan akan menghabiskan waktu yang sangat lama

untuk berpindah dalam sistem karena penjadwalan yang sulit, penyetelan mesin yang berubah,

dan penanganan bahan yang unik. Sebagai tamabahan, peralatan yang memilki kegunaan

umum membutuhkan tenaga kerja yang terampil, dan persediaan barang setengah jadi menjadi

lebih tinggi karena adanya ketidak seimbangan proses produksi. Tenaga kerja terampil yang

dibutuhkan juga meningkatkan pelatihan dan pengalaman yang dibutuhkan, dan jumlah barang

setengah jadi yang tinggi membutuhkan modal yang lebih banyak.

Dalam mendesain sebuah tat letak yang berorientasi pada proses, taktik yang paling

lazim digunakan untuk menyusun departemen atau stasiun kerja adalah untuk meminimalkan

biaya penanganan bahan. Dengan kata lain, departemen yang memilki aliran komponen atau

orang yang banyak di antara mereka harus didekatkan satu sama lain.

Dalam pendekatan ini, biaya penanganan bahan bergantung kepada :

1. Jumlah muatan (atau orang) yang harus dipindahkan di antara dua departemen selama

beberapa waktu dan

2. Biaya memindahkan muatan (atau orang) yang berkaitan dengan jarak antar

departemen. Biaya diasumsikan sebagai sebuah fungsi jarak antar departemen.

SEL KERJA

Pengaturan sel kerja digunakan disaat volume memerlukan pengaturan khusus mesin

dan peralatan. Dalam lingkungan manufaktur, teknologi kelompok mengindetifikasi produk yang

memiliki karakteristik sama dan memungkinkan tidak hanya batch tertentu ( sebagai contoh

beberapa unit dari produk yang sama ) tetapi juga sekumpulan bacth untuk, untuk diproses

dalam sel kerja tertentu. Sel kerja dapat dilihat sebagai sebuah kasus khusus dari tata letak

yang berorientasi pada proses. Walaupun ide sel kerja pertama kali diperkenalkan oleh R. E.

Flanders pada tahun 1925, hanya dengan meningkatnya penggunaan tegnologi kelompok maka

teknik tersebut semakin teruji .

Ide sel kerja (work sel ) adalah untuk mengatur ulang orang dan mesin yang biasanya

tersebar pada departemen proses yang beragam dan sewaktu-waktu mengatur mereka dalam

sebuah kelompok kecil, sehingga mereka dapat memusatkan perhatian dalam membuat satu

produk atau sekumpulan produk yang saling berkaitan. Oleh karena itu, sel kerja, dibangun

disekitar produk. Sebagai contoh, motorolla membentuk sel kerja untuk membangun dan

menguji sistem pengendali mesin pengujiuntuk traktor john deere. Sel kerja ini di konfigurasi

ulang sewaktu desain atau volume produk berubah. Keungulan sel kerja adalah :

1. Mengurangi persediaan bahan setengah jadi karena sel kerja di-set untuk menghasilkan

keseimbangan aliran dari mesin ke mesin .

2. Ruang yang dibutuhkan dibutuhkan lebih sedikit karena berkurangnya persediaan bahan

setengah jadi yang diperlukan diantara mesin .

3. Mengurangi persediaan bahan baku dan barang jadi karena adanya bahan setengah

jadi yang lebih sedikit, menyebabkan adanya pergerakan bahan yang lebih cepat

melalui sel kerja.

4. Mengurangi biaya tenaga kerja langsung karena adanya peningkatan komunikasi antar-

karyawan, aliran bahan yang lebih baik, dan penjadwalan yang lebih baik.

5. Meningkatkan partisipasi karyawan dalam organisasi dan produk karena karyawan

dapat menerima tanggung jawab yang lebih dari kualitas produk yang dikaitkan secara

langsung kepada mereka dan sel kerja mereka.

6. Meningkatkan penggunaan peralatan dan mesin karena adanya penjadwalan yang lebih

baik dan aliran bahanyang lebih cepat.

7. Mengurangi modal pada mesin dan peralatan karena tingkat pemanfaatan fasilitas yang

baik mengurangi jumlah mesin dan jumlah peralatan dan perkakas.

Persyaratan produksi selular meliputi:

1. Identifikasi keluarga produk, sering kali dengan menggunakan kode teknologi kelompok

atau yang sejenisnya.

2. Tingkat pelatihan dan fleksibilitas karyawan yang tinggi.

3. Sel kerja dibangun pertama kali oleh dukungan staf, atau karyawan yang fleksibel dan

imajinatif.

4. Pengujian (poka-yoke) terdapat pada setiap stasiun dalam sel .

Sel kerja dan lini perakitan terkadang diatur dalam sebuah bentuk U. Memiliki paling

tidak lima keuntungan dibandingkan dengan fasilitas berbentuk garis lurus:

1. karena tugas-tugas dapat dikelompokkan, maka pengujian dapat dilakukan segera;

2. pekerja yang diperlukan lebih sedikit;

3. para pekerja dapat menjangkau wilayah kerja secara lebih puas;

4. wilayah kerja dapat diseimbangkan secara lebih efisien; dan

5. komunikasi ditingkatkan.

Pusat Kerja yang Terfokus dan Pabrik yang Terfokus

Jika sebuah perusahaan telah mengidentifikasi sebuah keluarga atau sejumlah produk

yang serupa yang memiliki permintaan yang besar dan stabil, perusahaan ini dapat mengatur

sebuah pusat kerja yang terfokus. Sebuah pusat kerja yang terfokus (focused work center)

mengalihkan produksi dari yang memiliki tujuan umum, yang merupakan fasilitas yang

berorientasi pada proses menjadi sebuah sel kerjayang besar yang menjadi bagian dari pabrik

yang ada sekarang. Jika pusat kerja yang terfokus berada dalam fasilitas yang terpisah, hal ini

sering disebut sebagai pabrik yang terfokus (focused factory). Sebuah restoran cepat saji

merupakan pabrik yang terfokus –kebanyakan restoran jenis ini dapat di konfigurasi ulang untuk

menyesuaikan diri pada bauran produk dan volume secara mudah.

Table 9.2

Sel kerja, pusat kerja yang terfokus dan pabrik yang terfokus

Sel kerja Pusat kerja yang terfokus Pabrik yang terfokus

Adalah pengaturan mesin

dan karyawan pada

fasilitas yang pada

awalnya berorientasi pada

proses secara sementara .

Contoh : sebuah job shop

dengan mesin dan

karyawan yang diatur

untuk memproduksi panel

kendali yang unik

sejumlah 300 unit .

Adalah pengaturan mesin

dan karyawan pada

fasilitas yang pada

awalnya berorientasi pada

proses secara permanen .

Contoh : manufaktur

penahan pipa dilapangan

pembuat kapal .

Adalah sebuah fasilitas

permanen yang

memproduksi produk atau

komponen pada fasilitas

yang berorientasi pada

produk, banyak pabrik

yang terfokus yang saat ini

dibangun, pada awalnya

merupakan fasilitas yang

berorientasi pada proses .

Contoh : sebuah pabrik

yang memproduksi

mekanisme jendela mobil.

TATA LETAK KANTOR

Perbedaan utama antara tata letak kantor (office layout) dan pabrik adalah pada

kepentingan informasi.

Walaupun pergerakan informasi sekarang meningkat menjadi elektronik, analisis tata

letak kantor masih memerlukan pendekatan yang berdasarkan tugas. Oleh karena itu, para

manajer menguji pola komunikasi baik secara elektronik maupun tradisional, kebutuhan

pemisahan, dan kondisi-kondisi lain yang mempengaruhi efektivitas karyawan. Alat yang

berguna untuk analisis tersebut adalah diagram hubungan (relationship chart). Diagram ini,

menyiapkan sebuah kantor untuk insinyur software, yang menyatakan bahwa direktur teknologi

harus :

(1) dekat dengan wilayah para insinyur,

(2) kurang dekat dengan sekretaris dan pusat data, dan

(3) tidak perlu dekat dengan ruang fotokopi dan gudang.

Terdapat beberapa pertimbangan tat letak yang bersifat umum (beberapa dapat

diterapkan pada pabrik dan kantor). Pertimbangan ini berkaitan dengan kondisi kerja, kerja

sama tim,otoritas,dan status. Haruskah semua atau hanya sebagian wilayah kerja yamg diberi

AC? Haruskah semua karyawan menggunakan pintu masuk yang sama, toilet, lemari, dan

kantin? Sebagaimana yang telah disebutkan sebelumnya, keputusan tata letak merupakan

perpaduan antara seni dan ilmu. Hanya sebagian yang berupa ilmu-yang berkaitan dengan

aliran bahan dan informasi-yang dapat dianalisis dengan cara yang sama sebagaimana aliran

barang dalam tata letak proses.

Sebagai komentar terakhir pada tata letak kantor, harus diperhatikan bahwa terdapat

dua kecenderungan utama. Yang pertama, teknologi, seperti telepon genggam, pager, fax,

internet, kantor di rumah, komputer jinjing (laptop), dan PDA, menyebabkan tta letak semakin

fleksibel dengan memindahkan informasi secara elektronis. Yang kedua, perusahaan virtual.

menciptakan kebutuhan dinamis akan ruang dan jasa. Kedua perubahan ini cenderung

membutuhkan lebih sedikit karyawan untuk berada di kantor.

TATA LETAK RITEL

Tata letak ritel (retail layout) didasarkan pada ide bahwa penjualan dan keuntungan

bervariasi bergantung kepada produk yang dapat menarik perhatian pelanggan. Jadi, banyak

manajer operasi ritel mencoba untuk memperlihatkan produk-produk kepada pelanggan

sebanyak mungkin. Manajer operasi dapat mengubah keduanya, baik dengan pengaturan toko

keseluruhan maupun alokasi tempat bagi beragam produk dalam pengaturan toko tersebut.

Lima ide yang sangat berguna dalam menentukan pengaturan toko secara keseluruhan:

1 Tempatkan barang-barang yang sering dibeli oleh pelanggan di sekitar batas luar

toko. Itulah sebabnya mengapa sering ditemukan produk yang berbahan dasar susu

pada satu bagian supermarket yang bersebelahan dengan produk roti dan kue-kue.

2 Gunakan lokasi yang strategis untuk barang-barang yang menarik dan memiliki nilai

keuntungan besar, seperti peralatan rumah tangga, kosmetik, dan sampo.

3 Distribusikan yang dikenal oleh pedagang sebagai ”produk yang kuat” yaitu barang-

barang yang menjadi alasan utama pengunjung berbelanja pada kedua sisi lorong,

dan letakkan mereka secara tersebar untuk menjadikan pengunjung melihat lebih

banyak barang yang lain.

4 Gunakan lokasi di ujung lorong karena mereka memiliki tingkat eksposur yang tinggi.

5 Sampaikan misi toko dengan memilih posisi bagian yang akan menjadi perhentian

pertama bagi pelanggan. Sebagai contoh, jika makanan siap saji merupakan bagian

dari misi, maka tempatkan toko roti dan makanan di depan untuk menarik pelanggan

yang memiliki orientasi kenyamanan.

Tujuan utama tata letak ritel adalah untuk memaksimalkan keuntungan luas lantai per

kaki persegi (atau pada beberapa toko, pada panjang rak).

Sebagai tambahan, dan masih dalam perdebatan, permasalahan dalam tata letak

disebut sebagai slotting. Biaya slotting (slotting fees) adalah biaya yang di bayar oleh

produsen untuk menempatkan produk mereka pada rak di rantai ritel atau supermarket.

Servicescapes

Walaupun tujuan utama tata letak ritel adalh untuk memaksimalkan keuntungan,

terdapat beberapa aspek jasa yang harus dipertimbnagkan oleh para manajer. Untuk

mendapatkan tata letak jasa yang baik, sebuah perusahaan harus mempertimbangkan tiga

elemen :

1. Kondisi yang berkenaan dengan lingkungan, yaitu karakteristik latar belakang seperti

pencahayaan, suara, bau, dan suhu . semua faktornya ini mempengaruhi karyawan

dan para pelanggan, dan memeberikan dampak seberapa banyak pelanggan mau

mengeluarkan uang dan seberapa seberapa lama pelanggan ingin berada dalam

gedung .

2. Tata letak yang luas dan mempunyai fungs, meliputi rencana pola sirkulasi

pelanggan, karakteristik lorong, dan pengelompokan produk .

3. Tanda-tanda, simbol, dan patung, yang merupakan karakteristik desain bangunan

yang memiliki arti sosial .

TATA LETAK GUDANG DAN PENYIMPANAN

Tujuan tata letak gudang adalah untuk menemukan titik optimal di antara biaya

penanganan bahan dan biaya-biaya yang berkaitan dengan luas ruang dalam gudang. Sebagai

konsekuensinya, tugas manajemen adalah memaksimalkan penggunaan setiap kotak dalam

gudang yaitu memanfaatkan volume penuhnya sambil mempertahankan biaya penanganan

bahan yang rendah. Biaya penanganan bahan adalah biaya-biaya yang berkaitan dengan

trnsportasi barang masuk, penyimpanan, dan tranportasi bahan keluar untuk dimasukkan dalam

gudang. Biaya-biaya ini meliputi peralatan, orang, bahan, biaya pengawasan, asuransi, dan

penyusutan. Tata letak gudang yang efektif juga meminimalkan kerusakan bahan dalam

gudang.

Cross-Docking

Cross-docking berarti menghindari penempatan bahan atau barang-barang dalam gudang

dengan langsung memproses mereka saat diterima.

Penghitungan Persediaan secara Acak

Sistem penghitungan persediaan secara acak (random stocking) yang terkomputasi meliputi

tugas-tugas berikut:

1. Membuat daftar lokasi yang “terbuka”.

2. Membuat catatan persediaan sekarang secara akurat dan juga lokasinya.

3. Mengurutkan barang-barang dalam urutan tertentu untuk meminimalkan waktu

perjalanan yang dibutuhkan untuk “menjemput” pesanan.

4. Memadukan pesanan untuk mengurangi waktu penjemputan.

5. Menugaskan barang atau sekumpulan barang tertentu, seperti barang-barang yang

sering digunakan, pada wilayah gudang tertentu, sehingga jarak tempuh total dalam

gudang dapat dimeminimalkan.

Customizing

Kustomisasi gudang biasanya merupakan cara yang berguna untuk menghasilkan

keunggulan bersaing dalam pasar dimana terdapat perubahan produk yang sangat cepat.

Sebagai contoh, gudang bisa menjadi tempat di mana komponen komputer dipasang, software

dimuat, dan perbaikan dilakukan. Gudang juga dapat menyediakan label dan pengepakan yang

customized untuk pedagang eceran sehingga barang yang datang dapat langsung dipajang.

TATA LETAK PROSES PRODUKSI BERULANG DAN BERORIENTASI PADA PRODUK

Tata letak yang berorientasi pada produk disusun di sekeliling produk atau keluarga

produk yang sama yang memiliki volume tinggi, dan bervariasi rendah. Asumsi yang digunakan

adalah:

1. Volume yang ada mencukupi untuk utulisasi peralatan yang tinggi.

2. Permintaan produk cukup satabil untuk memberikan kepastian akan penanaman

modal yang besar untuk peralatan khusus.

3. Produk distandaridasi atau mendekati sebuah fase dalam siklus hidupnya, yang

memberikan penilaian adanya penanaman modal pada peralatan khusus.

4. Pasokan bahan baku dan komponen mencukupi dan mempunyai kualitas yang

seragam untuk memastikan bahwa mereka dapat dikerjakan dengan peralatan

khusus tersebut

Terdapat dua jenis tata letak yang berorientasi pada produk, yaitu :

a. Lini pabrikasi : membuat komponen seperti ban mobil atau komponen logam

sebuah kulkas pada beberapa mesin .

b. Lini perakitan : meletakkan komponen yang diprabrikasikan secara bersamaan

pada sekumpulan staasiun kerja .

kedua lini ini merupakan proses yang berulang, dan dalam kedua kasus, lini ini harus

“seimbang”. Yaitu, waktu yang dihabiskan mengerjakan suatu pekerjaan harus sama atau

seimbang dengan waktu yang dihabiskan untuk mengerjakan pekerjaan pada mesin berikutnya

pada lini pabrikasi, sebagaimana waktu yang dihabiskan pada satu stasiun kerja oleh seorang

pekerja dilini perakitan harus “seimbang”dengan waktu yang dihabiskan pada stasiun kerja

berikutnya yang dikerjakan oleh pekerjaan berikutnya .

tujuan tata letak yng berorientasi pada produk adalah untuk meminimalkan

ketidakseimbangan dalam lini pabrikasi atau perakitan .

keuntungan utama tata letak yang berorientasi pada produk adalah :

1. Rendahnya biaya variable per unit yng biasanya dikaitkan dengan produk yng

terstandarisasi dan bervolume tinggi .

2. Biaya penanganan bahan yng rendah .

3. Mengurangi persediaan barang setengah jadi .

4. Proses pelatihan dan pengawasan yang lebih mudah .

5. Hasil keluaran produksi yng lebih cepat

Kelemahan tata letak yang berorientasi pada produk adalah :

1. Dibutuhkan volume yang tinggi, karena modal yang diperlukan untuk menjalankan

proses cukup besar.

2. Adanya pekerjaan yang harus berhenti pada setiap titik mengakibatkan seluruh operasi

pada lini yng sama juga terganggu .

3. Fleksibilitas yang ada kurang saat menangani beragam produk atau tingkat produksi

yang berbeda .

Penyeimbangan lini perakitan

Lini perakitan biasanya dilaksanakan untuk meminimalkan ketidakseimbangan antara

mesin atau karyawan dan memenuhi output yng dibutuhkan dari lini perakitan, untuk dapat

memproduksikan pada tingkat tertentu, pihak manajemen harus mengetahui perkakas,

peralatan, dan metode kerja yang digunakan . kemudian persyaratan waktu untuk setiap tugas

perakitan . manajemen juga harus mengetahui hubungan prioritas antar aktivitas yaitu, urutan

beragam tugas yang harus dikerjakan .