LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN -...

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018

Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya i

LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN

AUDIT INTERNAL MUTU 2018

LABORATORIUM MIKROBIOLOGI FAKULTAS KEDOKTERAN UNIVERSITAS BRAWIJAYA

MALANG 2018


ii Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

Visi

Menjadi Laboratorium Mikrobiologi Kedokteran/Klinik yang terkemuka dan bertaraf

internasional

Misi

Merintis Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat di bidang

Mikrobiologi Kedokteran/Klinik terkini serta bermutu

Tujuan

1. Menerapkan pengetahuan dan ketrampilan Mikrobiologi bersama dengan

Laboratorium yang lain/kedokteran masyarakat dalam pengembangan Ilmu

Mikrobiologi yang berguna bagi masyarakat luas

2. Bersama dengan Laboratorium yang lain, ikut berperan aktif dalam pencegahan

dan pengendalian timbulnya resistensi bakteri terhadap antibiotik

3. Berperan aktif di dalam rumah sakit dalam program pengendalian infeksi rumah

sakit

4. Bersama Laboratorium yang lain berperan nyata dalam pencegahan

penyebaran penyakit infeksi, baik di rumah sakit ataupun di masyarakat

5. Melakukan penelitian di bidang Mikrobiologi yang mencakup pengembangan

pengetahuan dan penerapan teknologi dalam rangka penanganan penyakit

infeksi

Motto

Sukses dan Kepuasan Anda adalah Kebanggaan Kami

Janji/Maklumat Pelayanan

Kami siap melayani dengan sepenuh hati


Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya iii

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Dr dr Dwi Yuni Nur Hidayati MKes (Pimpinan Unit)

5. Koordinator Penyusun : dr Dewi Santosaningsih MKes PhD (MR Unit)

6. Anggota Penyusun : 1) Prof Dr dr Noorhamdani AS SpMK(K) 2) Prof Dr dr Sanarto Santoso SpMK(K) 3) Prof Dr dr Sumarno SpMK(K)

4) Dr dra Sri Winarsih Apt MSi 5) dr Dewi Erikawati MSi

6) dr Andrew W Tulle MSc 7) Mega Andriawati Amd

7. Periode : Januari s.d Oktober Th.2018

Malang, Oktober 2018

Pimpinan Unit Kerja,

Dr dr Dwi Yuni Nur Hidayati MKes

NIP. 19660323 199703 2 001


iv Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................... iii

I. PENDAHULUAN ............................................................................................. 1

II. LINGKUP BAHASAN ........................................................................................ 2

III. PELAKSANAAN .............................................................................................. 3

IV. HASIL ........................................................................................................... 5

1. Hasil Audit Internal .................................................................................. 5

2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................ 6

3. Umpan Balik Pelanggan............................................................................ 6

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ..................................................................... 13

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................. 17

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ....................................... 22

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ....................................................... 22

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ................................................ 23

V. PENUTUP ..................................................................................................... 24


Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Laboratorium Mikrobiologi FKUB adalah satuan kerja yang bertanggung jawab

terhadap penyelenggaraan dan mutu pendidikan, penelitian, dan

pelayanan/pengabdian kepada masyarakat dalam bidang Mikrobiologi

Kedokteran/Klinik dengan tugas pokok: 1) menunjang penyelenggaraan pendidikan

dalam bentuk praktikum untuk program studi Sarjana Kedokteran dan program studi

lain di lingkungan Fakultas Kedokteran; 2) menyelenggarakan penelitian dan

pengembangan ilmu kedokteran dan kesehatan; 3) menyelenggarakan kegiatan

manajemen (perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi); 4) terlibat dalam

pelayanan/pengabdian kepada masyarakat.

Laboratorium Mikrobiologi FKUB dipimpin oleh seorang Kepala Laboratorium yang

bertanggung jawab kepada Dekan FKUB. Di dalam melaksanakan tugas di bidang

pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat, Kepala Laboratorium

Mikrobiologi FKUB dibantu oleh dua orang Pranata Laboratorium Pendidikan dan satu

orang analis kesehatan.

Laboratorium Mikrobiologi FKUB selalu berkomitmen untuk memberikan peluang

adanya koreksi terhadap sistem manajemen yang tidak sesuai. Tinjauan manajemen

ini disusun dengan mempertimbangkan semua aspek yang terkait secara langsung

atau tidak langsung terhadap efektifitas dan efisiensi sistem manajemen. Hasil dari

tinjauan manajemen ini menjadi dasar perlunya perbaikan sistem manajemen di

Laboratorium Mikrobiologi FKUB untuk masa yang akan datang secara terus menerus.


2 Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka

Laboratorium Mikrobiologi FKUB melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang

lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit, Audit Internal Mutu (AIM) UKPA siklus 16 tahun 2017, AIM UKPA siklus

15 tahun 2016, AIM UKPA siklus 14 tahun 2015, AIM UKPA siklus 13 tahun 2014.

2. Umpan balik pelanggan, meliputi umpan balik terhadap pelaksanaan praktikum

dan penelitian, serta hasil indeks kepuasan masyarakat (IKM).

3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing

bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi

lagi).

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat

perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

Tinjauan Manajemen adalah proses peninjauan, evaluasi, serta penilaian oleh

manajemen pada selang waktu terencana untuk memastikan kesesuaian, kecukupan,

serta keefektifan manajemen mutu berjalan secara konsisten.



III. PELAKSANAAN

Tinjauan manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB dilakukan dengan

beberapa tahap, yaitu: tahap persiapan dan tahap pelaksanaan.

1. Tahap persiapan

Pada hari Selasa tanggal 25 September 2018 telah dilakukan rapat persiapan AIM

siklus 17 tahun 2018 di ruang sidang Laboratorium Mikrobiologi dengan dihadiri oleh

seluruh tim penyusun Laporan Tinjauan Manajemen. Pada rapat persiapan tersebut

telah dilakukan evaluasi terhadap temuan AIM siklus 16 tahun 2017 dan

mempersiapkan rencana tindak lanjutnya meliputi:

penentuan jadwal rapat tinjauan manajemen pada tanggal 1 Oktober 2018

melakukan pengumpulan data yang diperlukan untuk pelaksanaan tinjauan

manajemen (temuan AIM siklus 16 tahun 2017 dan hasil umpan balik

pelanggan)

pembagian tugas penyelesaian Standard Operating Procedure (SOP), laporan

tinjauan manajemen, dan analisis hasil umpan balik pelanggan

2. Tahap pelaksanaan

Pelaksanaan tinjauan manajemen telah dilakukan dalam rapat yang

diselenggarakan pada tanggal 1 Oktober 2018 di ruang sidang Laboratorium

Mikrobiologi dengan dihadiri oleh seluruh tim penyusun Laporan Tinjauan Manajemen.

Tinjauan manajemen dimulai dengan evaluasi tindakan perbaikan yang telah dilakukan

berdasarkan temuan AIM siklus 16 tahun 2017. Tahap selanjutnya adalah melakukan

analisis terhadap hasil umpan balik pelanggan serta evaluasi kinerja dan hasil proses

Laboratorium Mikrobiologi FKUB untuk menentukan tindakan koreksi dan tindakan

pencegahan. Di dalam rapat tinjauan manajemen tersebut juga dibahas tindak lanjut



dari Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB pada tahun sebelumnya

(tahun 2017).

Rapat Tinjauan Manajemen Laboratorium Mikrobiologi Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya, 1 Oktober 2018



IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Mikrobiologi FKUB Tahun 2018 berikut

ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab II).

1. Hasil Audit Internal

Laboratorium Mikrobiologi FKUB telah menjalani Audit Internal Mutu (AIM) siklus

16 tahun 2017 pada tanggal 27 Nopember 2017 yang dilakukan oleh auditor internal

dari Gugus Jaminan Mutu (GJM) FKUB, yaitu Agustiana Dwi Indiah V, SKM MBiomed

(ketua auditor) dan Adeltrudis Adelsa D, SFarm MFarm Klin, Apt (anggota auditor)

bertempat di ruang sidang Laboratorium Mikrobiologi. Pelaksanaan AIM siklus 16 tahun

2017 difokuskan pada tindak lanjut dari temuan AIM siklus sebelumnya.

Pada AIM siklus 16 tahun 2017, Laboratorium Mikrobiologi FKUB mendapatkan

temuan sebanyak empat temuan, terdiri dari dua temuan lama (berstatus open) dan

dua temuan baru.

Hasil temuan tersebut adalah sebagaimana dalam tabel IV.1 di bawah ini:

Tabel IV.1 Hasil temuan AIM siklus 16 tahun 2017

No Kategori Temuan Bidang yang diaudit Uraian ketidaksesuaian dan saran

1 KTS/Old/REK,ADI/04 Nov 2015

(IS-L-41f) B. Persyaratan SMM ISO 9001:2008 [41f]

MP pelayanan terkait pengelolaan data hasil pemeriksaan belum

tersedia

2 OBS/Old/ADI,ADD/18 Nov 2016

Implementasi ISO poin 8.2.1

Sudah dilakukan penyebaran kuisioner IKM tetapi belum

dilakukan rekapitulasi penilaian

3 KTS/New/ADI,ADD/28 Nov 2017

Konversi SOP Semua SOP belum dilegalitaskan dengan

tanda tangan dekan

4 OBS/New/ADI,ADD/28

Nov 2017

Konversi SOP SOP Pelaksanaan

Praktikum Mikrobiologi Time Line dan flowchart belum sesuai

ristekdikti



Berdasarkan hasil audit di atas, tindakan yang telah dilakukan untuk sebagai perbaikan

terhadap temuan tersebut (sesuai urutan pada tabel IV.1) adalah sebagai berikut:

1. Membuat MP pelayanan terkait pengelolaan data hasil pemeriksaan

2. Menyebarkan kuisioner IKM dan melakukan rekapitulasi penilaian

3. Melegalisasi semua SOP dengan tanda tangan Dekan

4. Merevisi SOP Pelaksanaan Praktikum Mikrobiologi (time line dan flowchart) agar

sesuai dengan format SOP Ristekdikti

2. Hasil Audit Eksternal

Laboratorium Mikrobiologi FKUB sejauh ini belum menjalani audit eksternal

laboratorium, tetapi menjadi salah satu laboratorium penunjang dalam visitasi AUN-QA

Program Studi Magister Biomedik, Program Studi Sarjana Kedokteran, dan visitasi

LAMPTKES untuk Program Studi Pendidikan Dokter Spesialis Mikrobiologi Klinik.

3. Umpan Balik Pelanggan

Pelanggan Laboratorium Mikrobiologi FKUB adalah mahasiswa yang

melaksanakan praktikum Mikrobiologi dan penelitian dalam bidang Mikrobiologi,

peneliti yang melaksanakan penelitian di bidang Mikrobiologi, dan pasien/rumah

sakit/laboratorium swasta/sekolah yang menggunakan jasa pemeriksaan Mikrobiologi

Klinik. Proses mendapatkan umpan balik dari pelanggan Laboratorium Mikrobiologi

FKUB pada siklus AIM ke-17 tahun 2018 yaitu hanya melalui evaluasi kepuasan, karena

tidak ada keluhan yang masuk.

Evaluasi kepuasan pelanggan dilakukan dengan pengision kuisioner yang

dibagikan kepada pelanggan dengan tehnik sampling incidental sampling (siapa saja

yang telah melaksanakan praktikum Mikrobiologi, siapa saja yang sedang melakukan



penelitian Mikrobiologi, dan siapa saja yang sedang melakukan pemeriksaan difteri di

Laboratorium Mikrobiologi). Bentuk jawaban pertanyaan dari setiap unsur pelayanan

mencerminkan tingkat kualitas pelayanan, yaitu dari sangat memuaskan sampai

dengan sangat tidak memuaskan. Untuk kategori sangat memuaskan diberi nilai

persepsi 4, memuaskan diberi nilai persepsi 3, tidak memuaskan diberi nilai persepsi 2,

dan sangat tidak memuaskan diberi nilai persepsi 1. Metode pengolahan data yang

digunakan adalah Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang dihitung dengan

menggunakan “Nilai rata rata tertimbang” masing-masing unsur pelayanan. Dalam

menghitung IKM Laboratorium Mikrobiologi FKUB terdapat lima unsur pelayanan yang

dikaji, setiap unsur pelayanan memiliki penimbang yang sama dengan memakai rumus

sebagai berikut:

Bobot nilai rata-rata tertimbang = jumlah bobot/jumlah unsur

Indeks kepuasan masyarakat = total dari nilai persepsi per unsur/total unsur

yang diisi dikalikan bobot nilai rata-rata tertimbang.

Untuk memudahkan interpretasi terhadap penilaian IKM yaitu antara 25-100 maka

hasil penilaian tersebut di atas dikonversikan dengan nilai dasar 25 dengan rumus

sebagai berikut:

IKM unit pelayanan x 25

Nilai IKM dikonversi dengan tabel nilai persepsi, interval IKM, mutu pelayanan, dan unit

kinerja unit pelayanan sebagaimana disajikan dalam tabel di bawah ini.



Tabel IV.2 Konversi Indeks Kepuasan Masyarakat

Nilai

persepsi

Nilai interval

IKM

Nilai interval

konversi IKM

Mutu Pelayanan Kinerja Unit Pelayanan

1 1,00 – 1,75 25 - 43,75 D Sangat tidak memuaskan

2 > 1,75 – 2,50 43,76 - 62,50 C Tidak memuaskan

3 > 2,50 – 3,25 62,51 – 81,25 B Memuaskan

4 > 3,25 – 4,00 81,26 – 100,00 A Sangat memuaskan

Analisis umpan balik pelanggan untuk memperoleh nilai IKM terhadap

Laboratorium Mikrobiologi FKUB dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu kelompok 1 umpan

balik dari mahasiswa yang melakukan praktikum dan penelitian di Laboratorium

Mikrobiologi FKUB dan kelompok 2 umpan balik dari masyarakat pengguna jasa

pelayanan pemeriksaan mikrobiologi klinik di Laboratorium Mikrobiologi FKUB.

Hasil Survey Umpan Balik Pelanggan Laboratorium Mikrobiologi FKUB

Dari hasil survey umpan balik pelanggan Laboratorium Mikrobiologi FKUB yang

dilaksanakan pada tanggal 25 September 2018 sampai dengan 3 Oktober 2018 di

didapatkan hasil sebagai berikut:

Tabel IV.3 Jumlah responden umpan balik pelanggan Laboratorium Mikrobiologi FKUB

No Responden Jumlah %

1 Mahasiswa 47 39,5

2 Pasien 72 60,5

Total 119 100

Jumlah total responden survey adalah 119, 39,5% responden merupakan mahasiswa

yang melakukan praktikum dan penelitian di Laboratorium Mikrobiologi FKUB,

sedangkan 60,5% responden merupakan masyarakat pengguna jasa layanan



Mikrobiologi Klinik (pasien/kontak pasien) di Laboratorium Mikrobiologi FKUB (tabel

IV.3).

Dari keseluruhan kuisioner yang terkumpul dilakukan pengolahan IKM terhadap

jasa layanan Laboratorium Mikrobiologi FKUB secara terpisah antara kuisioner yang

berasal dari responden mahasiswa dan kuisioner yang berasal dari responden pasien.

Hasil analisis pengolahan IKM dan nilai IKM dari responden mahasiswa sebagaimana

terperinci berturut-turut pada tabel IV.4 dan tabel IV.5 di bawah ini.

Tabel IV.4 Pengolahan Indeks Kepuasan Masyarakat per Responden

Mahasiswa/Peneliti (n=47)

Nilai per Unsur Pelayanan

U1 U2 U3 U4 U5

Jumlah

nilai per

unsur

165 159 157 163 165

NRR per

unsur#

3,5 3,4 3,3 3,5 3,5

NRR ter

timbang

per unsur*

0,7 0,7 0,7 0,7 0,7 3,5**

87,5##

U=unsur pelayanan; NRR=nilai rata-rata

#rumus: jumlah nilai per unsur dibagi jumlah kuisioner yang diisi *rumus: NRR per unsur x bobot nilai tertimbang (bobot nilai tertimbang 1:5 = 0,2) **jumlah NRR IKM tertimbang ##IKM unit pelayanan x 25



Tabel IV.5 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat terhadap jasa layanan Laboratorium

Mikrobiologi FKUB berasal dari responden mahasiswa

No Unsur Pelayanan Nilai Unsur Pelayanan

1 Kinerja dosen dalam membimbing

praktikum/penelitian

3,5 A

2 Kinerja tenaga administrasi dalam

membantu mahasiswa di bidang

administrasi praktikum/penelitian

3,4 A

3 Kinerja analis dalam menyiapkan

sarana praktikum/penelitian

3,3 A

4 Kualitas pelayanan praktikum /

penelitian

3,5 A

5 Kepuasan terhadap hasil

praktikum/penelitian

3,5 A

Nilai indeks kepuasan adalah 3,5

Nilai IKM setelah dikonversi = 3,5 x 25 = 87,5

Mutu pelayanan : A

Kinerja unit pelayanan : Sangat memuaskan

Hasil analisis pengolahan IKM dan nilai IKM dari responden pasien (pengguna jasa

layanan Mikrobiologi Klinik) sebagaimana terperinci berturut-turut pada tabel IV.6 dan

tabel IV.7 di bawah ini.



Tabel IV.6 Pengolahan Indeks Kepuasan Masyarakat per Responden Pasien (n=72)

Nilai per Unsur Pelayanan

U1 U2 U3 U4 U5

Jumlah

nilai per

unsur

282 244 246 272 256

NRR per

unsur#

3,9 3,4 3,4 3,8 3,6

NRR ter

timbang

per unsur*

0,8 0,7 0,7 0,8 0,7 3,7**

92,5##

U=unsur pelayanan; NRR=nilai rata-rata

#rumus: jumlah nilai per unsur dibagi jumlah kuisioner yang diisi *rumus: NRR per unsur x bobot nilai tertimbang (bobot nilai tertimbang 1:5 = 0,2) **jumlah NRR IKM tertimbang ##IKM unit pelayanan x 25

Tabel IV.7 Nilai Indeks Kepuasan Masyarakat terhadap jasa layanan Laboratorium

Mikrobiologi FKUB berasal dari responden pasien

No Unsur Pelayanan Nilai Unsur Pelayanan

1 Kinerja dokter dalam pelayanan

pemeriksaan mikrobiologi klinik

3,9 A

2 Kinerja tenaga administrasi dalam

pelayanan pemeriksaan mikrobiologi

klinik

3,4 A

3 Kinerja analis dalam pelayanan


3,4 A

4 Kualitas pelayanan pemeriksaan

mikrobiologi klinik

3,8 A

5 Kepuasan terhadap hasil pelayanan


3,6 A

Nilai indeks kepuasan adalah 3,7

Nilai IKM setelah dikonversi = 3,7 x 25 = 92,5

Mutu pelayanan : A

Kinerja unit pelayanan : Sangat memuaskan



Keluhan dari pelanggan juga diperoleh dari hasil survey umpan balik pelanggan

baik dari mahasiswa maupun dari pasien. Daftar keluhan dari pelanggan dan tindak

lanjutnya terdapat pada tabel IV.8 di bawah ini:

Tabel IV.8 Daftar keluhan dari pelanggan dan tindak lanjutnya

No.

Jenis/Aspek/ Bidang/

Layanan yang

dikeluhkan

Uraian Keluhan

Tindaklanjut (atau

rencana)

Status Akhir

1. Praktikum Mungkin masker dan handscoon diadakan lebih banyak, karena sering kehabisan

Review pengusulan masker dan sarung tangan

Open

2. Praktikum Disediakan kursi yang lebih nyaman untuk mendukung praktikum

Pengkajian model kursi untuk praktikum

Open

3. Praktikum Mungkin dosen harus lebih niat mengajar, datang tepat waktu dan lebih jelas dalam mengajar

Rapat evaluasi proses belajar mengajar termasuk praktikum di akhir semester

Close

4. Praktikum Laporan praktikum jangan dikumpulkan saat hari H supaya bisa lebih fokus praktikum

Laporan praktikum sementara (interim report) yang dikumpulkan pada hari H, laporan akhir dikumpulkan satu minggu setelah praktikum

Close

5. Praktikum Kadang penjelasan kurang jelas, dan terlalu cepat, kurang nyaring


Close

6. Praktikum Terkadang penjelasan kurang tepat dan kurang keras, sebaiknya sebelum praktikum ada penjelasan dari dosen


Close



7. Penelitian Ada analis yang kurang professional

Rapat evaluasi kinerja analis dan analisis beban kerja analis di Laboratorium Mikrobiologi FKUB

Open

8. Penelitian Mungkin perlu dikembangkan sarana dan fasilitas penelitian virologi

Pengkajian persyaratan laboratorium virologi

Open

9. Penelitian Kurang tenaga analis Rapat evaluasi kinerja analis dan analisis beban kerja analis di Laboratorium Mikrobiologi FKUB

Open

10 Pelayanan Mikrobiologi Klinik

Hasil lab per orang sebaiknya langsung dimasukkan amplop masing-masing

Hasil lab reguler sudah dimasukkan amplop

Close

11 Pelayanan Mikrobiologi Klinik

Petugas lab kurang Rapat evaluasi kinerja analis dan analisis beban kerja analis di Laboratorium Mikrobiologi FKUB

Open

4. Kinerja dan Evaluasi Proses

Secara umum program kerja Laboratorium Mikrobiologi FKUB meliputi program

penunjang pendidikan dalam hal mendukung pelaksanaan kegiatan praktikum

Mikrobiologi untuk mahasiswa dari program studi di lingkungan FKUB dan untuk

mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi Universitas Brawijaya, program penelitian, dan

program pengabdian kepada masyarakat sebagaimana terperinci dalam tabel di bawah

ini.



Tabel IV.9 Program Kerja dan Skor Capaian Laboratorium Mikrobiologi FKUB

No. Program Kerja Skor Capaian

A. Program Penunjang Pendidikan

1. Kegiatan 1: Mendukung pelaksanaan praktikum Mikrobiologi untuk

program studi Sarjana Kedokteran (mata kuliah BMS4a dan

Kedokteran Tropik Infeksi)

100 %


program studi Sarjana Kebidanan

100 %


program studi Sarjana Farmasi

100 %


Fakultas Kedokteran Gigi

100 %

B. Program Penelitian

1. Kegiatan 1: Penyediaan bahan habis pakai pemeriksaan

mikrobiologi untuk penelitian mahasiswa dan staf

100 %

2. Kegiatan 2: Penyediaan alat untuk pemeriksaan mikrobiologi untuk

penelitian mahasiswa dan staf

100 %

3. Kegiatan 3: Penyediaan sumber daya manusia untuk pemeriksaan

mikrobiologi untuk penelitian dan staf

100 %

4. Kegiatan 4: Pengembangan metode identifikasi Corynebacterium

diphtheriae

50 %

C. Program Pengabdian kepada Masyarakat

1. Kegiatan 1: Pemeriksaan mikrobiologi untuk pasien difteri di kota

Malang (bekerja sama dengan Dinas Kesehatan Kota Malang)

30 % (96 dari

target 330

pasien)

2. Kegiatan 2: Penyuluhan tuberkulosis untuk masyarakat di

Kelurahan Ciptomulyo Kecamatan Sukun

80 %

Berdasarkan tabel program kerja dan capaiannya tersebut di atas, terdapat

kegiatan yang belum 100% terlaksana yaitu:

1. Pengembangan metode identifikasi Corynebacterium diphtheriae masih berjalan

50%.



Kendala yang dihadapi adalah medium yang diperlukan untuk kultur primer

Corynebacterium diphtheriae masih dalam masa tunggu pengiriman dari

distributor.

Rencana tindak lanjutnya adalah menghubungi distributor untuk

mengkonfirmasi kedatangan medium kultur tersebut.

2. Pemeriksaan mikrobiologi untuk pasien difteri di kota Malang (bekerja sama

dengan Dinas Kesehatan Kota Malang) masih berjalan 30%.

Kendala yang dihadapi adalah kendala eksternal yaitu permintaan pemeriksaan

difteri dari Dinas Kesehatan Kota Malang masih sejumlah 30% dari target yang

ditentukan dalam perjanjian kerjasama.

Rencana tindak lanjutnya adalah menghubungi contact person Dinas Kesehatan

Kota Malang terkait permintaan pemeriksaan difteri.

3. Penyuluhan tuberkulosis untuk masyarakat di kelurahan Ciptomulyo kecamatan

Sukun berjalan 80% karena belum selesai pada tahap penyusunan laporan.

Kendala yang dihadapi adalah proses kompilasi data hasil kuisioner,

pemeriksaan BTA, dan PCR belum selesai.

Rencana tindak lanjutnya adalah melakukan pertemuan tim penyusun laporan

pengabdian masyarakat terkait proses kompilasi data tersebut.

Program kerja Laboratorium Mikrobiologi FKUB disusun terkait dengan capaian

sasaran mutu yang terperinci dalam tabel di bawah ini.

Tabel IV.10 Sasaran Mutu Laboratorium Mikrobiologi FKUB

No. Sasaran Mutu atau Indikator

Kinerja

Baseline Target

Th.2018

Capaian

Th.2018

%

Capaian

1. Rasio jumlah mikroskop layak

pakai : mahasiswa

1:16 1:5 1:16 0

2. Luas meja praktikum per 0,5 m2 1 m2 0,5 m2 0



mahasiswa

3. Rasio tenaga analis : peneliti 1:25 1:5-10 1:25 0

4. Lama pemeriksaan difteri 24 jam 24 jam 24 jam 100%

5. Pengabdian masyarakat 2 2 2 100%

Berdasarkan tabel sasaran mutu dan capaiannya tersebut di atas terdapat

beberapa target sasaran mutu yang belum 100% tercapai, yaitu:

1. Rasio jumlah mikroskop:mahasiswa yang masih belum mencapai target 1:5,

mikroskop yang sekarang digunakan oleh mahasiswa tidak layak dipakai karena

beberapa komponen yang mengalami kerusakan seperti lensa obyektif,

makrometer, dan meja obyek.

Kendala yang dihadapi adalah Laboratorium Mikrobiologi telah mengirimkan

surat permohonan pengadaan mikroskop kepada Dekan FKUB namun belum

ada realisasi.

Rencana tindak lanjutnya adalah mengirimkan ulang surat permohon tersebut

dan melakukan follow up. Sementara menunggu realisasi mikroskop baru,

Laboratorium Mikrobiologi akan melakukan upaya perbaikan dan pemeliharaan

untuk mengoptimalkan fungsi mikroskop yang ada.

2. Luas meja praktikum tidak sesuai standar 1m2 per mahasiswa karena tidak ada

koordinasi dengan Laboratorium Mikrobiologi pada saat proses pembangunan

ruang praktikum.

Kendala yang dihadapi adalah sharing ruang praktikum dengan laboratorium

terdekat belum dapat terealisasi karena terkendala jadwal penggunaan ruang

praktikum yang bersamaan.

Rencana tindak lanjutnya adalah mengajukan permohonan penambahan

meja/ruang praktikum ke Dekan FKUB.



3. Rasio jumlah analis:peneliti belum mencapai target 1:5-10 (tergantung jenjang

pendidikan mahasiswa S1/S2/S3) karena Laboratorium Mikrobiologi membuka

pelayanan penelitian di lingkungan FKUB maupun di luar FKUB. Selain itu analis

juga melakukan pemeriksaan pelayanan Mikrobiologi Klinik.

Kendala yang dihadapi adalah keterbatasan rekrutmen tenaga analis di tingkat

fakultas.

Tindak lanjutnya adalah mengajukan penambahan 2 orang analis, untuk

sementara mengoptimalkan kinerja analis dengan melakukan pembagian

jumlah mahasiswa secara merata kepada analis yang ada berdasarkan beban

kerja.

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

No. Masukan Tindakan Perbaikan

Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

A. Keluhan

1. Mungkin masker dan handscoon diadakan lebih banyak, karena sering kehabisan

Review pengusulan masker dan sarung tangan

Open Pendataan jumlah mahasiswa peserta praktikum sebelum praktikum dimulai

2. Disediakan kursi yang lebih nyaman untuk mendukung praktikum

Pengkajian model kursi untuk praktikum

Open Optimalisasi kursi yang ada

3. Mungkin dosen harus lebih niat mengajar, datang tepat waktu dan lebih jelas dalam mengajar

Rapat evaluasi proses belajar mengajar termasuk praktikum di akhir

Close Rapat evaluasi reguler



semester

4. Laporan praktikum jangan dikumpulkan saat hari H supaya bisa lebih fokus praktikum

Laporan praktikum sementara (interim report) yang dikumpulkan pada hari H, laporan akhir dikumpulkan satu minggu setelah praktikum

Close Ditulis dalam tata tertib praktikum untuk disepakati dosen dengan mahasiswa

5. Kadang penjelasan kurang jelas, dan terlalu cepat, kurang nyaring



6. Terkadang penjelasan kurang tepat dan kurang keras, sebaiknya sebelum praktikum ada penjelasan dari dosen



7. Ada analis yang kurang profesional Rapat evaluasi kinerja analis dan analisis beban kerja analis di Laboratorium Mikrobiologi FKUB

Open Evaluasi kinerja analis secara reguler

8. Mungkin perlu dikembangkan sarana dan fasilitas penelitian virologi

Pengkajian persyaratan laboratorium virologi

Open Rapat pengembangan laboratorium



9. Kurang tenaga analis Rapat evaluasi kinerja analis dan analisis beban kerja analis di Laboratorium Mikrobiologi FKUB

Open Analisis beban kerja analis secara reguler

10. Hasil lab per orang sebaiknya langsung dimasukkan amplop masing-masing

Hasil lab reguler sudah dimasukkan amplop

Close Pengadaan amplop dalam jumlah yang cukup

11. Petugas lab kurang Rapat evaluasi kinerja analis dan analisis beban kerja analis di Laboratorium Mikrobiologi FKUB

Open Analisis beban kerja analis secara reguler

B. Evaluasi Kepuasan

1. Berdasarkan Indeks Kepuasan Masyarakat, kinerja pelayanan Laboratorium Mikrobiologi FKUB masuk kategori sangat memuaskan

Pertahankan

Closed Melakukan evaluasi kepuasan secara reguler

C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal)

1. MP pelayanan terkait pengelolaan data hasil pemeriksaan belum tersedia

Membuat MP pelayanan terkait pengelolaan data hasil pemeriksaan

Closed Merecek kembali SOP yang telah disusun.

2. Sudah dilakukan penyebaran kuisioner IKM tetapi belum dilakukan rekapitulasi penilaian

Menyebarkan kuisioner IKM dan

Closed Melakukan penyebaran kuisioner dan



melakukan rekapitulasi penilaian

menganalisis indeksi kepuasan masyarakat secara rutin dalam periode waktu tertentu.

3. Semua SOP belum dilegalitaskan dengan tanda tangan dekan

Melegalisasi semua SOP dengan tanda tangan Dekan

Closed Merecek kembali format SOP dan legalitasnya.

4. SOP Pelaksanaan Praktikum Mikrobiologi Time Line dan flowchart belum sesuai ristekdikti

Merevisi SOP Pelaksanaan Praktikum Mikrobiologi (time line dan flowchart) agar sesuai dengan format SOP Ristekdikti

Closed Merecek kembali format SOP di Laboratorium Mikrobiologi.

D. Evaluasi Program Kerja

1. Pengembangan metode identifikasi Corynebacterium diphtheriae masih berjalan 50%

Menghubungi distributor untuk mengkonfirmasi kedatangan medium kultur tersebut

Closed Berkoordinasi dengan pihak distributor agar media dapat datang tepat waktu.

2. Pemeriksaan mikrobiologi untuk pasien difteri di kota Malang (bekerja sama dengan Dinas Kesehatan Kota Malang) masih berjalan 30%

Menghubungi contact person Dinas Kesehatan Kota Malang terkait permintaan pemeriksaan difteri

Open Berkoordinasi dengan Dinas Kesehatan untuk membuat timeline kegiatan pemeriksaan.

3. Penyuluhan tuberkulosis untuk masyarakat di kelurahan Ciptomulyo

Melakukan pertemuan

Open Melakukan koordinasi



kecamatan Sukun berjalan 80% tim penyusun laporan pengabdian masyarakat terkait proses kompilasi data tersebut

segera setelah kegiatan selesai dilakukan terkait penyusunan laporan.

E. Evaluasi Sasaran Mutu

1. Rasio jumlah mikroskop:mahasiswa yang masih belum mencapai target 1:5

Mengirimkan surat permohonan pengadaan mikroskop ke dekan dan melakukan follow up

Closed Melakukan upaya perbaikan dan pemeliharaan untuk mengoptimalkan fungsi mikroskop yang ada.

2. Luas meja praktikum tidak sesuai standar 1m2 per mahasiswa

Mengajukan permohonan penambahan meja/ruang praktikum ke Dekan FKUB

Open Melakukan koordinasi antara pihak manajemen fakultas dan manajemen Laboratorium Mikrobiologi dalam hal pembuatan lay out ruangan.

3. Rasio jumlah analis:peneliti belum mencapai target 1:5-10

Mengajukan penambahan 2 orang analis

Open Merencanakan proses regenerasi dan melakukan analisis beban kerja analis.



6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

No. Rekomendasi

Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang dihadapi

Rencana selanjutnya

1. Memasukkan pengisian kuesioner ke dalam alur pengambilan hasil pemeriksaan mikrobiologi klinik dan alur pengurusan bebas tanggungan laboratorium

Umpan balik pelanggan

Kuisioner belum dapat dibagikan kepada pelanggan saat mengambil hasil pemeriksaan mikrobiologi klinik (masyarakat) atau pengurusan bebas tanggungan lab (untuk mahasiswa)

Petugas administrasi sering lupa

Kuisioner dijepret dengan lembar hasil pemeriksaan dan lembar perincian biaya laboratorium

2. Membuat desain kuesioner PBM untuk setiap program studi setelah PBM Mikrobiologi pada program studi tersebut selesai dilakukan

Umpan balik pelanggan

Desain kuisioner sudah dibuat

Tidak ada kendala

Diuji coba untuk praktikum yang akan datang

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Perubahan Organisasi Tata Kelola Fakultas Kedokteran Universitas Brawijaya

belum diikuti dengan pembuatan dan sosialisasi struktur organisasi dan tugas pokok

fungsi yang jelas untuk Laboratorium dan Departemen. Struktur organisasi dan

deskripsi tugas pokok fungsi Laboratorium Mikrobiologi FKUB sangat diperlukan untuk

penyusunan program kerja dan sasaran mutu yang akan datang.

Laboratorium Mikrobiologi FKUB menempati gedung baru sejak bulan Januari

2018 dengan fasilitas laboratorium yang belum memenuhi syarat yaitu wastafel yang



belum ada di setiap ruang laboratorium, aliran listrik belum ada di setiap ruang

laboratorium, meja untuk penempatan alat, serta ruang praktikum mahasiswa yang

terbatas.

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Surat Keputusan terkait struktur organisasi dan tugas pokok fungsi Laboratorium

Mikrobiologi FKUB yang terpisah dari Departemen Mikrobiologi FKUB diharapkan

segera dibuat dan disosialisasikan oleh manajemen FKUB.

Perbaikan fasilitas laboratorium meliputi penambahan mikroskop, penambahan

ruang, dan penambahan analis diharapkan dapat direalisasikan sebelum audit internal

mutu tahun yang akan datang.



V. PENUTUP

Sistem manajemen mutu yang dilaksanakan di Laboratorium Mikrobiologi FKUB

telah berjalan efektif dan efisien dalam mendukung program pendidikan, penelitian,

dan pengabdian masyarakat yang ditetapkan dan menunjukkan kinerja pelayanan yang

sangat memuaskan berdasarkan nilai Indeks Kepuasan Masyarakat. Namun demikian,

perubahan Organisasi Tata Kelola di tingkat fakultas menuntut Laboratorium

Mikrobiologi FKUB melakukan restrukturisasi organisasi untuk menunjang kinerja dan

program kerja dapat berjalan lebih optimal.

Laboratorium Mikrobiologi FKUB mengucapkan terima kasih kepada semua pihak

yang telah membantu pelaksanaan sistem manajemen mutu di Laboratorium

Mikrobiolgi FKUB dan penyusunan laporan tinjauan manajemen Laboratorium

Mikrobiologi FKUB.

LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN -...

Documents

Transcript of LAPORAN TINJAUAN MANAJEMEN -...