LAPORANTAHUNAN (1 Apri/1996 sampai 31 Maret 1997)

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI AKADEMIK

PROGRAM SARJANA

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

UNIT PELAKSANA TEKNIS PUSA T KOMPUTER

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

TAHUN ANGGARAN 1996/1997

MARET 1997

KATA PENGANTAR

Laporan Tahunan Sistem Informasi Administrasi Akademik Mahasiswa Program

· Sarjana untuk Tahun Anggaran 1996/1997 selama kurun waktu 1 April 1996 sampai I

31 Maret 1997 ini dibuat ~tuk dijadikan bahan penyusunan Laporan Tahunan Institut

Pertanian Boger Tahun Anggaran 1996/1997 sesuai dengan ketentuan dan peraturan

serta prosedur yang berlaku.

Bahan-bahan yang digunakan sebagai dasar penyusunan laporan ini diambil dari

berbagai sumber antara lain catatan pelaksanaan kegiatan, notulen rapat, serta sumber

lainnya yang dapat dipertanggungjawabkan.

Laporan ini dapat digunakan sebagai bahan monitoring dan evaluasi kemajuan

pelaksanaan kegiatan Sistem Informasi Administrasi Akademik yang telah dicapai

UPT Pusat Komputer Institut Pertanian Boger oleh para pimpinan baik tingkat UPT

Puskom IPB maupun tingkat IPB.

Akhirnya, kepada staf dan pegawai UPT Puskom IPB yang telah mendukung semua

kegiatan baik tingkat perencana maupun pelaksana dan telah membantu penyusunan

laporan ini, baik dalam bentuk menyediakan bahan serta informasi kegiatan maupun

pengelolaan tugas keadministrasian dan ketatausahaan yang baik, diucapkan terima

kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya.

Boger, Maret 1997

Kepala UPT Pusat Komputer

Institut Pertanian Boger

KATA PENGANTAR

DAFTAR lSI

DAFTARISI

Halaman

I. PENDAHULUAN ............................................................... .. ............. 1

II. PELAKSANAAN KEGIATAN ........................................................ 2

III. IMPLEMENTASI SISTEM ............................................................... 3

3 .1. Sistem Pusat .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .... .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. .. . 3

3.2. Sistem Unit ........ ................................................................... .... .... 4

IV. KEADAAN SAAT INI ......................................................................... 5

4.1. Hasil yang dicapai ...................................................................... .. 5

4.2. Operasional Sistem ................................................ ............ .......... 5

4.3 . Kendala ................ ..... ..... ... .......... .... ............................................. 6

4.4. Teknis Operasional .......... .. .... ........................................ .............. 7

4.5. Jadwal Kegiatan .............................. ............................................. 8

4.6. Penyerapan Dana ...... ..... ....... ...... ..... ..... ... .... ........ ...... ..... ............. 8

4.7. Personalia Pelaksana .................................................................... 9

V. MANFAAT SISTEM ........................................................................... 10

VI. RENCANA KERJA .............................................. .......................... .. .. 11

VII. KESIMPULAN

LAMPI RAN

12

BAB I. PENDAHULUAN

Laporan Tahunan ini dibuat untuk mempertanggungjawabkan kegiatan Sistem

Informasi Administrasi Akademik yang telah dilaksanakan pada Tahun Anggaran

1996/1997 selama kurun waktu April 1996 sampai dengan Maret 1997.

Selama kurun waktu tersebut telah dilakukan beberapa kegiatan yang tujuannya

mendukung kelancaran proses administrasi akademik khususnya yang berkaitan

dengan kegiatan di Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (BAAK).

Selain itu laporan ini dapat dipergunakan sebagai bahan evaluasi dan monitoring

tingkat pelaksanaan operasional sistem ynag telah diaplikasikan di unit kerja yang

membutuhkannya (BAAK, Fakultas Perikanan, Kedokteran Hewan, Kehutanan)

Dengan diberlakukannya Sistem Kredit Semester pada penyelenggaraan pendidikan

dan pengajaran di Institut Pertanian Bogor maka kegiatan administrasi akademik

mahasiswa semakin kompleks dan kebutuhan akan informasi pun semakin diperlukan.

Oleh karena itu UPT Puskom merancang dan membangun sebuah sistem informasi

dengan nama Sistem Informasi Administrasi Pendidikan yang bertujuan untuk

membantu kelancaran kegiatan administrasi akademik baik di tingkat pusat (BAAK)

maupun tingkat unit (Fakultas), dengan cara mengimplementasikan sub sistem yang

sesuai dengan tingkat masing-masing.

Peranan UPT Puskom dalam kegiatan ini tidak lepas dengan tugas-tugas yang diemban

BAAK sebagai pusat administrasi akademik mahasiswa di IPB, dalam hal ini UPT

Puskom memberikan layanan pengolahan data serta pemberian informasi yang

dibutuhkan berbagai pihak dan tingkat eselon pengguna informasi.

BAB II. PELAKSANAAN KEGIATAN

BAAK mempunyai tugas untuk menangani segala kegiatan administrasi akademik

mahasiswa baik berupa kegiatan teknis maupun administratif Kegiatan tersebut

berupa pelayanan registrasi dan statistik mahasiswa, pemantauan pembayaran SPP

mahasiswa, scrta pcngolahan pclaksanaan wisuda, juga dalam pcngolahan nilai akhir

bagi seluruh mahasiswa IPB baik program sarjana maupun diploma.

Fakultas adalah penyelenggara pendidikan dan pengajaran mulai dari persiapan materi

yang akan diberikan sampai kepada evaluasi akhir mahasiswa peserta kuliah.

Persiapan materi meliputi kurikulum, jadwal kuliah, dosen pengajar, rencana studi

mahasiswa. Sedangkan penyelenggaraan pendidikan adalah proses belajar mengajar

mahasiswa setelah merencanakan studinya terlebih dulu. Dan evaluasi merupakan

tahap akhir proses penyelenggaraan yang memonitor tingkat keberhasilan dan

kemampuan mahasiswa dalam kegiatan belajar selama satu semester atau satu tahun

atau sampai habis masa studi.

UPT Puskom berperan membantu BAAK maupun Fakultas dalam hal teknis

komputerisasi yang meliputi penyedian sistem informasi, pengumpulan data,

pengolahan data, serta penyajian informasi. Sehingga kegiatan administrasi akademik

tetap berpusat di BAAK dengan dibantu oleh UPT Puskom dalam hal koordinasi data

dan informasi inter antar pusat (BAAK dan UPT Puskom) dengan unit (Fakultas).

2

BAB III. IMPLEMENTASI SISTEM

Berdasarkan proses di atas terlihat bahwa kegiatan interaksi data dan informasi terbagi

dalam dua tingkat yaitu Pusat (BAAK dan UPT Puskom) dan Unit (Fakultas), oleh

karena itu sistem ini dibagi lagi menjadi beberapa sub sistem yang berada pada 2 (dua)

tingkat yang disebut dengan Sistem Pusat dan Sistem Unit.

3.1. Sistem Pusat

Sistem ini berkedudukan di UPT Puskom dengan pengguna utama adalah BAAK,

pada tingkat ini kegiatan yang ditangani meliputi registrasi mahasiswa (termasuk

mahasiswa aktif, cuti, meninggal, DO), pemantauan pembayaran SPP (wajib atau

bebas SPP), nilai akhir (kumulatif), dan yang berkaitan dengan wisuda sarjana

serta pembuatan Kartu Hasil Studi (Transkrip) Akhir dan ljazah Akhir.

Sistem ini menyediakan fasilitas merekam biodata mahasiswa, pembayaran SPP,

status keaktifan berdasarkan registrasi (aktif, cuti, meninggal, DO). Selain itu

menyediakan pula informasi statistik mahasiswa menurut kebutuhan pengguna

informasi.

Data dasar dari sistem ini adalah data yang telah direkam oleh Panitia Penerimaan

Mahasiswa Baru (PPMB) IPB serta dari Pengelola Tingkat Persiapan Bersama

(TPB) oleh karena itu perlu pula diperhatikan koordinasi aliran data antara PPMB,

TPB, BAAK dan UPT Puskom.

3

Melihat keperluan tersebut maka dibentuk sub sistem yang menunjang kelancaran

operasional sistem pusat, yaitu :

1. Sub Sistem Informasi Manajemen Her-Registrasi dan Pembayaran SPP

2. Sub Sistem Informasi Manajemen Pelaksanaan Wisuda

3. Sub Sistem Informasi Manajemen Pembuatan Transkrip dan ljazah Akhir

3.2. Sistem Unit

Sistem yang berada di tingkat unit (Fakultas) menangani kegiatan pers1apan

pengajaran (kurikulum dan jadwal kuliah serta dosen mata kuliah), kegiatan

akademik (belajar mengajar), sampai dengan evaluasi akademik mahasiswa.

Sistem ini mendapatkan sumber data dari sistem pusat setelah dilakukan kegiatan

registrasi dan pembayaran SPP, karena untuk mendapatkan KRS seorang

mahasiswa harus telah melakukan kedua hal tersebut. Berdasarkan hal itu maka

sistem pusat harus memberikan data mahasiswa yang sudah melakukan registrasi

kepada setiap fakultas .

Sistem ini menyediakan fasilitas untuk menangani dosen mata kuliah, kurikulum

dan jadwal kuliah, serta dapat merekam data KRS mahasiswa berikut dengan

revisinya jika ada, sistem ini dapat pula mengeluarkan daftar pcscrta mata kuliah,

daftar nilai mahasiswa, transkript, dan lain-lain sesuai kebutuhan.

Agar terpelihara pengkinian data (update) maka perlu diperhatikan pula bahwa

data dari sistem unit harus dikirim kembali ke pusat, sehingga tidak ada data yang

berbeda antara unit dengan pusat.

Oleh karena itu pada tingkat ini dibentuk sebuah sub sistem yang mampu

menangani pengolahan evaluasi hasil studi.

4

BABIV.KEADAANSAATINI

4.1. Hasil yang dicapai

sistem ini telah diimplementasikan dan telah berjalan sejak semester ganjil tahun

akademik 1996/1997, dan memasuki semester genap ini dilakukan beberapa

penyesuaian, dengan mengikuti kekhasan serta mengakomodasikan muatan lokal

tiap unit kerja pengguna sistem.

Dari sistem ini telah dihasilkan beberapa output/keluaran seperti :

1. Buku Induk Mahasiswa

2. Direktori Dosen

3. Daftar Penunggak SPP

4. Rekapitulasi Keadaan Mahasiswa Program Sarjana

5. Buku dan Daftar Wisudawan/wati Tahap I dan Tahap II

6. Transkrip dan Ijazah Akhir bagi lulusan Tahap I dan Tahap II

7. Daftar Peserta dan Daftar Hadir mahasiswa per Matakuliah

4.2. Operasional Sistem

Sistem pusat telah beroperasi di BAAK untuk mengolah pembayaran SPP dan

Registrasi mahasiswa, sehingga dari sub sistem ini telah dibangkitkan beberapa

output seperti yang telah diuraikan sebelumnya.

Untuk sistem unit terjadi beberapa keadaan, seperti saat ini ada beberapa fakultas

yang telah mapan melaksanakan SKS dan telah memiliki sistem informasi sendiri,

oleh karena itu untuk fakultas bersangkutan UPT Pukom tidak akan menghilangkan

5

sistem yang sudah ada dan telah berjalan dengan baik, akan tetapi agar terjadi

interaksi data antara sistem tersebut dengan sistem pusat perlu kiranya dibuatkan

interface sehingga komunikasi data antar sistem dapat berjalan dengan baik.

Sedangkan fakultas yang belum memiliki sistem informasi berbasis komputer akan

diusahakan untuk menggunakan sistem ini, dan data yang selama ini telah

tersimpan di perangkat komputer akan diupayakan agar tidak perlu memasukkan

kembali data yang telah ada. Apabila ada fakultas yang belum pernah

menggunakan komputer sebagai media penyimpanan pada kegiatan administrasi

akademiknya akan dibantu oleh UPT Puskom dalam hal pemasukkan data.

Saat ini Fakultas Perikanan, Fakultas Kedokteran Hewan, Fakultas Kehutanan telah

menggunakan sistem yang dibangun oleh UPT Puskom, sehingga interaksi data

antara fakultas terse but dengan BAAKJUPT Puskom relatif lebih terkoordinasi.

4.3. Kendala

1. Sumberdaya manusia dan dukungan dana;

2. Pengiriman/pengambilan data dari Fakultas ke Pusat (BAAK/Puskom) dan

sebaliknya;

3. Interface bagi fakultas yang telah memiliki sistem informasi her basis komputer;

4 Komunikasi data antara PPMB, TPB, Fakultas, BAAK, UPT Puskom;

5. Waktu Pengumpulan Data;

6. Keadaan Hardware (Komputer) yang sudah tidak mendukung kapasitas data;

7. Kebijakan unit kerja.

6

4.4. Teknis operasional

Untuk terlaksananya kegiatan ini maka UPT Puskom telah menyiagakan piket

pelayanan informasi yang bertugas melayani permintaan informasi baik dari

BAAK, BAPSI atau unsur pimpinan (Rektor dan PR), maupun Fakultas.

Pemasukan data registrasi dan pembayaran SPP dilakukan di BAAK oleh pelaksana

pada bagian registrasi dan statistik mahasiswa. Hasil registrasi ini direkap dan

dipilah per fakultas untuk selanjutnya dikirimkan ke tujuan masing-masing.

Untuk pemasukan data KRS dan akademik mahasiswa dilakukan pada tingkat

fakultas atau bagi fakultas yang merasa berkeberatan akan dilakukan oleh UPT

Puskom. Dalam hal ini BAAK dan UPT Puskom tidak mempunyai kewenangan

mengupdate data.

Evaluasi dilakukan sepenuhnya oleh fakultas, . akan tetapi hasil akhir evaluasi

dikirimkan kembali ke BAAK, dan akan direkam ke komputer oleh UPT Puskom

sehingga dapat menghasilkan keluaran-keluaran yang diinginkan seperti Transkrip

akhir dan sebagainya.

Pengumpulan data akan dilakukan secara hunting oleh pelaksana dari BAAK dan

UPT Puskom sehingga diharapkan tidak terjadi perbedaan data antara pusat dengan

fakultas. Setiap periode tertentu dilakukan review dan refisi data agar tercapai data

yang final, sehingga diharapkan tidak ada lagi kesalahan yang pernah dilakukan

oleh pengentri data.

7

4.5. Jadwal Kegiatan

Kegiatan yang dilakukan telah dijadwalkan dengan seksama agar dapat

memenuhi sasaran yang telah ditetapkan pada awal tahun anggaran 1996/1997

lalu, kegiatan tersebut terbagi dalam kegiatan per bulan :

Bulan Ke Kegiatan 1 - 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Pembuatan Program Pengumpulan Data Pemasukan Data V alidasi dan V erifikasi Review, Revisi, Finalisasi Data '

Pembuatan Laporan

4.6. Penyerapan Dana

Dana yang telah digunakan untuk mendukung seluruh kegiatan ini sebesar Rp.

16.010.000,00 (enam belas juta sepuluh ribu rupiah), terserap dalam uraian

kegiatan seperti di bawah ini :

JNo. Kegiatan Satuan harga Total (or. x bulan) I. Gaji dan Upah

a. Pembuatan Program 1008 @75.000 750.000 2x5 b. Pengumpul Data 30 08 @30.000 900.000 5x6 c. Pengentri Data 6008 @30.000 1.800.000 10 X 6 d. Validasi dan Verifikasi 1008 @50.000 500.000 5x2 e. Pembuatan Laporan 2 08 @30.000 60.000 2xl f. Review, Revisi , Final 200 OK @25.000 5.000.000 20x10kl

2. ATK dan bahan suplies I paket 2.000.000 2.000.000 komputer

3. Transport Pengumpul Data 5or.x20k 10.000 1.000.000 4. Lain-lain

a. Administrasi, Reproduksi I paket 1.000.000 1.000.000 surat-menyurat

b. Konsumsi , review,revisi 20or.x!Ok 15.000 3.000.000

TOTAL 16.010.000

8

11 12

4.7. Personalia Pelaksana

Personalia yang terlibat dalam kegiatan ini merupakan gabungan dari beberapa unit

kerja seperti UPT Puskom, BAAK, BAPSI, Sekretariat PR I, II, seperti tersaji di

bawah ini:

Pemb,uat Program :

Pengumpul Data :

Pengentri Data :

Verifikasi dan Validasi Data:

Pembuat Laporan :

Review, Revisi, Finalisasi Data : 1. Kudang Boro Suminar 2. Aji Hamim Wigena 3. Aam Alamudi 4. Julio Adisantoso 5. Hari Wijayanto 6. Dwi Prasetyo 7. Sukartini 8. Ahmad Bunyamin 9. Woni A. Ridwan 10. Djaya Atmadja

9

1. Atjep Prijatna Wahjuddin 2. Asep Mulyana

1. Suryadi 2. Ucan Nurhasanudin 3. Dedi A. Gunadi 4. Taufik Makbullah 5. Tjahyadi

1. Hartini 2. Drs. Dadang Iwan Riswandi, M,Si. 3. Harjati 4. Engkos Kosasih, Bc.Ek. 5. Rosid Rahman 6. Moemoe Iskandar 7. Jajah Darjati 8. Dra. Marisi Manalu 9. Devi Aryani 1 0. Eli Halimah

I. Eli Halimah 2. Asep Mulyana 3. Atjep Prijatna Wahjuddin 4. Devi Aryani 5. Sukartini

1. Julio Adisantoso 2. Hari Wijayanto

11. Agus Sujaman 12. Eka Lusita 13 . Umar Ramdani 14. Subono 15. Dede Toyib 16. Sukarsih 17. lrwandani 18. Taufik Masdi 19. Ida Jubaedah 20. Ahmad Suparta

BAB V. MANFAAT SISTEM

Secara keseluruhan sistem ini diharapkan mampu memperlancar kegiatan administrasi

dan dapat mengontrol data dalam waktu relatif lebih cepat. Akan tetapi saat ini sistem

tersebut baru memasuki masa konsolidasi sehingga masih ditemui beberapa keadaan

yang mengharuskan dilakukannya penyesuaian sistem.

Sistem ini telah memberikan kontribusi terhadap beberapa hal antara lain :

1. Dengan digunakannya sistem ini dapat diprediksi penerimaan SPP pada semester

berikutnya, dan dapat diketahui pula besar tunggakan/SPP yang belum dibayar;

2. Kemudahan pengolahan dan penayangan Student Body;

3. Pemantauan dan Monitoring keberhasilan studi mahasiswa;

4. Data Induk Mahasiswa Program Sarjana;

5. Direktori Dosen IPB serta profil dosen;

6. Pemantauan Tahap Perkembangan Studi Mahasiswa;

7. Monitoring Status Kemahasiswaan (Cuti/Aktif/Non-Aktif/DO);

8. Berbagai informasi yang diinginkan setiap saat dengan berbagai format dapat

dikeluarkan kapan saja, karena database mahasiswa dibuat selengkap mungkin.

Dan masih banyak manfaat lain yang dapat diambil berkaitan dengan pengambilan

keputusan atau dasar peramalan pada kegiatan administrasi pendidikan, dengan catatan

data yang tersedia dalam keadaan mutakhir.

10

BAB VI. RENCANA KERJA

Tahap berikutnya sistem ini akan memasuki masa pemantapan, setelah mengetahui

keadaan yang terjadi di lapangan.

Pada tahun yang akan datang telah direncanakan perluasan masalah pada sistem ini

yaitu mengenai pengelolaan jadwal kegiatan perkuliahan dan penggunaan ruang kuliah

secara terpadu dan terprogr(:lm, dan direncanakan akan menjadi sub sistem lainnya dari

sistem yang sudah ada. Akan tetapi pelaksanaan kegiatan ini melibatkan banyak

pihak/unit lain baik sebagai penyedia data, pengelola data dan pengguna data, sehingga

sangat diperlukan kerjasama dan saling pengertian antar unit kerja.

Selain itu telah direncanakan pula pengumpulan data mahasiswa yang terkait dengan

kegiatan akademik, sejak angkatan pertama sampai angkatan terkini sehingga data

tersebut dapat dimanfaatkan oleh beberapa keperluan lainnya, seperti monitoring

jumlah kelulusan, monitoring alumnus, dan diharapkan dapat menjawab permasalahan

yang biasanya dipertanyakan oleh pihak di luar lingkungan IPB berkaitan dengan

keadaan mahasiswa pada umumnya.

Rencana kerja lainnya adalah dengan penyegaran kembali operator komputer yang

senantiasa harus ditingkatkan kualitas sumberdaya manusianya agar dapat

memperlancar tugas-tugas yang diembannya, terutama yang berkaitan dengan

operasional sistem administrasi akademik ini. Kegiatan ini diperioritaskan untuk

Fakultas Perikanan, Kedokteran Hewan, Peternakan, dan Kehutanan.

Berdasarkan kendala Hardware yang ditemui di lapangan, maka pada tahun anggaran

berikutnya seyogyanya dapat ditingkatkan kualitas perangkat keras di lingkungan yang

menjadi pusat kegiatan administrasi akademik, dalam hal ini adalah BAAK, Sub

Bagian Akademik di Fakultas Perikanan, Kedokteran Hewan, Peternakan, Kehutanan.

II

BAB VII. KESIMPULAN

Sistem Informasi Administrasi Akademik ditujukan untuk memperlancar kegiatan

administrasi yang dilakukan di tingkat pusat (BAAK) dan di tingkat unit (Fakultas),

oleh karena itu sistem ini diimplementasikan dalam dua tingkat yang teraplikasi pada

beberapa sub modul dimasing-masing tingkat.

Pad a T ahun Anggaran 1 996/1997, sistem ini masih pad a tahap orientasi dan

konsolidasi, sehingga masih memerlukan perbaikan dan penyesuaian yang mengikuti

kekhasan serta muatan lokal pada tiap unit kerja pengguna sistem. Diharapkan pada

tahun anggaran mendatang sistem ini telah memasuki masa pemantapan, sehingga alir

data akan berjalan sebagaimana yang diharapkan.

Beberapa kendala masih sering dijumpai di tingkat pengguna, hal ini lebih banyak

disebabkan masalah teknis operasional dan keadaan perangkat keras yang dimiliki,

karenanya pada tahun mendatang untuk menekan kendala tersebut akan dilakukan

penyegaran dalam bentuk pelatihan dan peningkatan kualitas perangkat keras.

Kegiatan ini melibatkan banyak pihak/unit kerja, berkaitan dengan hal itu maka

diperlukan kerjasama dan koordinasi serta saling pengertian antar unit pelaksana dalam

hal ini meliputi UPT Pusat Komputer sebagai pusat pengolahan dan komputerisasi

data, BAAK sebagai pusat administrasi akademik di tingkat IPB, BAPSI sebagai peng­

koordinasi kegiatan aliran data dan administrasi akademik, Fakultas sebagai pelaksana

kegiatan belajar mengajar dan tidak terlepas pula sebagai unsur terkecil proses

administrasi akademik, PPMB dan TPB sebagai penyedia data awal mahasiswa baru.

UPT Pusat Komputer akan senantiasa memperbaiki dan melengkapi sistem informasi

administrasi akademik ini agar dapat menjawab permasalahan yang timbul.

12

Lampiran: Tata alir Kegiatan Administrasi Akademik Mahasiswa Program Sarjana berdasarkan Unit yang terlibat

Bank BAAK Puskom Fakultas

- - - - - -Bayar SPP f--+

-Bukti SPP 1 -Merekam I

Bukti SPP -Form registrasi 1 -Merekap I

-Bukti registrasi : -Memilah I

1 :.M~n~et_ak _ I

• -Bukti registrasi -Blanko KRS

l lsi KRS Revisi KRS

-Disetujui P A/Komdik -Daftar mahasiswa -Daftar peserta

-Diserahkan ke Panitia Akademik Pendidikan

mata kuliah Fakultas

-Output lainnya

Kegiatan Akademik -Transkrip Akhir -Daftar Wisuda

Evaluasi Akademik

-Output lainnya