LAPORAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN (PKL)

PADA PT. BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO) TBK

NUR SEPTI FEBRIANANDA

8143108203

Laporan Praktik Kerja Lapangan ini ditulis untuk memenuhi salah satu

persyaratan mendapatkan Gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Jakarta.

PROGRAM STUDI D III SEKRETARI

JURUSAN EKONOMI DAN ADMINISTRASI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA

2013

ii

iii

KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah segala puji bagi Allah SWT karena atas

bimbingan dan rahmat-Nya akhirnya Praktikan dapat menyelesaikan

Praktik Kerja Lapangan di PT. Bank Tabungan Negara (persero) Tbk pada

Operational & Business Support Division serta dapat menyelesaikan

laporan Praktik Kerja Lapangan ini tepat pada waktunya.

Laporan Praktik Kerja Lapangan ini dibuat dalam rangka memenuhi

sebagian persyaratan kelulusan untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada

program studi Sekretaris, Jurusan Ekonomi dan Administrasi, Fakultas

Ekonomi Universitas Negeri Jakarta.

Praktikan menyadari bahwa laporan ini dapat diselesaikan berkat

dukungan dan bantuan dari berbagai pihak, oleh karena itu Praktikan

mengucapkan terimakasih kepada:

1. Widya Parimita, SE, MPA., selaku dosen pembimbing dalam

penulisan Laporan Praktik Kerja Lapangan.

2. Dra. Nuryetty Zain, MM., selaku Ketua Program Studi Diploma III

Sekretari, Jurusan Ekonomi dan Administrasi, Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Jakarta.

iv

3. Ari Saptono, SE, M.Pd., selaku Ketua Jurusan Ekonomi dan

Administrasi, Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta.

4. Dra. Nurahma Hajat, M,Si., selaku Dekan Fakultas Ekonomi

Universitas Negeri Jakarta.

5. Budi Wahyuti selaku kepala divisi Operational & Business Support

Division Bank Tabungan Negara (persero) tbk.

6. Yohanes Binsar selaku asissten manager dan Dwithiya Nuraulia

selaku Sekretaris OBSD.

7. Ayahanda Bambang Heri Priyanto dan Ibunda Ati Irawati serta

keluarga besar yang selalu memberikan dorongan baik moril dan

materil.

Praktikan menyadari bahwa laporan ini memiliki kekurangan dan

masih belum sempurna, oleh karena itu Praktikan mengharapkan

masukan, kritik dan saran yang bersifat membangun dan bermanfaat dari

pembaca. Kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses

pembuatan laporan ini Praktikan ucapkan terimakasih.

Jakarta, April 2013

Praktikan

v

DAFTAR ISI

Halaman

LEMBAR PERSETUJUAN SEMINAR PKL .......................................... ii

LEMBAR PENGESAHAN SEMINAR PKL ........................................... iii

KATA PENGANTAR ............................................................................. iv

DAFTAR ISI ............................................................................................ vi

DAFTAR TABEL .................................................................................... vii

DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................. viii

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang PKL ........................................................ 1

B. Maksud dan Tujuan PKL ................................................. 2

C. Kegunaan PKL ................................................................ 3

D. Tempat PKL ..................................................................... 3

E. Jadwal Waktu PKL .......................................................... 4

BAB II TINJAUAN UMUM BANK BTN TBK

A. Sejarah Perusahaan .......................................................... 5

B. Struktur Organisasi .......................................................... 8

C. Kegiatan Umum Perusahaan .......................................... 12

BAB III PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

A. Bidang Kerja .................................................................... 13

B. Pelaksanaan Kerja ............................................................ 14

C. Kendala yang Dihadapi .................................................. 26

D. Cara Mengatasi Kendala .................................................. 27

BAB IV KESIMPULAN

A. Kesimpulan ...................................................................... 29

B. Saran ................................................................................ 31

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN-LAMPIRAN

vi

DAFTAR TABEL

Halaman

3.1 Format Input Surat Keluar ........................................................................ 20

3.2 Format Buku Besar Surat Keluar 2013 ...................................................... 21

vii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1 : Logo Bank Tabungan Negara (persero) Tbk ................ 33

Lampiran 2 : Struktur Organisasi Bank BTN ...................................... 34

Lampiran 3 : Struktur Operational & Business Support Division ........ 35

Lampiran 4 : Surat Permohonan PKL ................................................. 36

Lampiran 5 : Surat Penerimaan Mahasiswa PKL ................................ 37

Lampiran 6 : Surat Keterangan Magang ............................................... 38

Lampiran 7 : Surat Penilaian PKL ....................................................... 39

Lampiran 8 : Surat Daftar Hadir PKL ................................................. 40

Lampiran 9 : Contoh Formulir Perjalanan Dinas Dalam Negeri .......... 43

Lampiran 10 : Contoh Formulir Perjalanan Dinas Luar Negeri ............. 44

Lampiran 11 : Contoh Permohonan Kendaraan Dinas ........................... 45

Lampiran 12 : Contoh Memo Klaim Tarik Tunai Gagal di ATM .......... 46

Lampiran 13 : Contoh Surat Tugas ........................................................ 47

viii

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang PKL

Di dalam era globalisasi yang semakin pesat, persaingan dunia pekerjaan

terutama di kota besar seperti Jakarta semakin ketat. Perusahaan memerlukan

orang-orang yang berkualitas dan kompeten dalam bidangnya. Kemajuan

teknologi yang semakin berkembang adalah salah satu faktor utama tuntutan

karyawan untuk bisa dapat bersaing di dunia kerja.

Perusahaan memiliki kriteria dalam memilih karyawan yang akan bekerja,

Universitas sangat bersaing dalam mendidik dan menjadikan lulusannya yang

profesional di bidangnya. Oleh karena itu, dengan adanya kurikulum dan Praktik

Kerja Lapangan agar nantinya mahasiswa lebih berani dalam menghadapi dunia

kerja yang nyata.

Mahasiswa sebelumnya mendapatkan pendidikan yang sesuai dengan

bidang yang telah dipilihnya untuk masa depan. Mendapatkan bekal ilmu yang

diperoleh selama duduk di bangku perkuliahan, adapun teori maupun praktik yang

diperoleh itu nantinya yang akan dilakukan dalam dunia kerja dan dapat bekerja

dengan profesional.

1

Fakultas Ekonomi Universitas Negeri Jakarta memberikan kurikulum

Praktik Kerja Lapangan agar mahasiswa menjadi lulusan yang profesional dalam

bidangnya. Memberikan motivasi dan wawasan yang menjadikan mahasiswa

lebih mandiri.

Praktik Kerja Lapangan adalah salah satu pedoman yang harus di lalui oleh

setiap mahasiswa sebelum memasuki dunia kerja yang nyata. Mahasiswa dapat

lebih mengetahui seperti apa dunia kerja yang nyata, bagaimana harus memulai

dunia baru dari mahasiswa menjadi karyawan apabila nanti sudah berkerja.

Perusahaan yang berkembang dan maju adalah perusahaan yang mampu

bersaing walaupun zaman semakin sulit tetapi perusahaan tersebut tetap dapat

mempertahankan citranya. Dengan demikian adanya Praktik Kerja Lapangan juga

mempersiapkan mahasiswa mampu bersaing dan menjadi karyawan profesional.

B. Maksud dan Tujuan PKL

1. Maksud Praktik Kerja Lapangan pada Bank Tabungan Negara (persero)

Tbk adalah:

a. Mempelajari bidang kesekretarisan dalam dunia kerja.

b. Melakukan praktik kerja yang sesuai dengan bidang Kesekretarisan

dan dipelajari di Universitas.

2. Tujuan Praktik Kerja Lapangan pada Bank Tabungan Negara (persero)

Tbk adalah:

a. Memperoleh wawasan dalam bidang kesekretarisan, seperti:

2

1) Penanganan telepon baik telepon masuk dan telepon keluar.

2) Pengarsipan.

3) Pengoperasian mesin kantor.

b. Memperoleh pengalaman kerja yang nyata sesuai teori yang di

peroleh dalam perkuliahan.

c. Memperoleh ilmu yang akan di dapatkan di tempat PKL.

C. Kegunaan PKL

1. Untuk mengetahui dunia kerja yang sesungguhnya.

2. Praktikan menjadi terbiasa dalam melaksanakan tugas-tugas yang akan

dilaksanakan dalam dunia kerja yang nyata.

3. Praktikan menjadi lebih terampil dalam berkerja sesuai bidangnya yaitu

kesekretarisan.

D. Tempat PKL

Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan pada:

Nama Perusahaan : Bank Tabungan Negara (persero) Tbk

Alamat Perusahaan : Menara BTN JL. Gajah mada No 1, Jakarta Pusat

Harmoni- Jakarta 10130

Telepon : (021) 2310490, 6336789, 6332666

Fax : (021) 64346704

Email : webadmin@btn.co.id

3

Alasan Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di bank ini karena,

Bank Tabungan Negara merupakan salah satu bank terbaik yang ada di Indonesia

sejak tahun 70-an. Sehingga Praktikan tertarik untuk melaksanakan Praktik Kerja

Lapangan di tempat ini karena ingin menambah wawasan dan pengalaman dalam

bidang kesekretarisan.

E. Jadwal Waktu PKL

Praktikan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan selama 2 bulan kerja

terhitung sejak 11 Februari sampai 28 Maret 2013. Jam kerja Praktik Kerja

Lapangan dimulai dari pukul 07.30 WIB sampai dengan pukul 16.30 WIB dan

hari kerja dimulai dari Senin sampai Jumat. Dengan waktu istirahat dari pukul

12.00 WIB sampai pukul 13.00 WIB.

4

BAB II

TINJAUAN UMUM BANK TABUNGAN NEGARA

A. Sejarah Perusahaan

Pemerintah Hindia belanda melakukan Koninkljik Besluitno. 27 tanggal 16

Oktober 1897 mendirikan Posts Paar Bank, dengan maksud untuk mendidik

masyarakat agar gemar menabung. Posts Paar Bank kemudian terus hidup dan

berkembang hingga tercatat hingga tahun 1939 telah memiliki empat cabang yaitu

Jakarta, Medan, Surabaya, dan Makasar.

Pada tahun 1940 kegiatannya terganggu sebagai akibat penyerbuan Jerman

atas Netherland yang mengakibatkan penarikan tabungan besar-besaran dalam

waktu yang relatif singkat (rush). Namun kemudian keadaannya keuangan Posts

Paar Bank pulih kembali pada tahun 1941. Tahun 1942, Hindia belanda menyerah

tanpa syarat kepada Pemerintah Jepang. Jepang membekukan kegiatan Posts Paar

Bank dan mendirikan Tyokin Kyoku sebuah Bank yang bertujuan untuk menarik

dana dari masyarakat melalui tabungan.

Proklamasi Kemerdekaan RI 17 Agustus 1945 memberikan inspirasi kepada

Bapak Darmosoetanto untuk memprakarsai pengambilalihan Tyokin Kyoku dari

pemerintah Jepang kepemerintah RI dan terjadilah penggantian nama menjadi

Kantor Tabungan Pos.

Tugas pertamanya adalah melakukan penukaran mata uang Jepang dengan

ORI, tetapi kegiatannya tidak berumur panjang karena agresi belanda (Desember

5

1946) mengakibatkan duduknya semua kantor termasuk kantor cabang dari

Kantor Tabungan Pos sampai tahun 1949. Kantor Tabungan Pos dibuka kembali

tahun 1949, dan nama Kantor Tabungan Pos diganti menjadi Bank Tabungan RI.

Banyak kejadian bernilai sejarah sejak 1950, tetapi yang terpenting bagi

sejarah Bank Tabungan Negara (BTN) adalah dikeluarkannya UU darurat No. 9

Tahun 1950 Tanggal 9 Februari 1950 yang mengubah nama “Posts Paar Bank

Indonesia” berdasarkan Staasbalt No. 295 Tahun 1941 menjadi Bank Tabungan

Pos dan memidahkan induk kementrian keuangan dibawah menteri urusan Bank

Central.

Tanggal 9 Februari 1950 ditetapkan sebagai hari dan tanggal BTN. Nama

Bank Tabungan Pos menurut UU darurat tersebut dikukuhkan dengan UU No. 36

Tahun 1953. Perubahan nama dari Bank Tabungan Pos menjadi BTN didasarkan

pada Perpu No.4 Tahun 1964 tanggal 23 Juni 1963 yang kemudian dikuatkan

dengan UU No. 2 Tahun 1964 tanggal 25 Mei 1964.

Penegasan status BTN sebagai Bank Tabungan milik Negara ditetapkan

dengan UU No. 20 tahun 1968 tanggal 19 Desember 1968 yang sebelumnya

(sejak tahun 1964) BTN menjadi BNI unit V (lima). Jika tugas utama saat

pendirian Posts Paar Bank (1897) sampai dengan BTN (1968) adalah bergerak

dalam lingkup perhimpunan dana masyarakat melalui tabungan, maka sejak tahun

1974 BTN ditambah tugasnya yaitu memberikan pelayanan KPR dan untuk

pertama kalinya penyaluran KPR terjadi pada tanggal 10 Desember yang

diperinganti sebagai hari KPR bagi BTN.

6

Bentuk hukum BTN mengalami perubahan lagi pada tahun 1992 yaitu

dengan dikeluarkannya PP No. 24 tahun 1992 tanggal 29 April 1992 yang

merupakan pelaksanaan dari UU No. 7 Tahun 1992 bentuk hukum Bank

Tabungan Negara berubah menjadi Perseroan. Sejak nama Bank Tabungan

Negara menjadi PT. Bank Tabungan Negara (Persero) dengan call name Bank

BTN (Persero).

Berdasarkan kajian konsultan independent, Price Water House Coopers,

pemerintah melalui menteri BUMN dalam surat No. 5 – 544/MMBU/2002

memutuskan Bank BTN (Persero) sebagai Bank umum dengan focus bisnis

pembiayaan perumahan tanpa subsidi. Organisasi adalah wadah kegiatan sejumlah

manusia yang melakukan suatu kegiatan terencana dengan bekerjasama penuh

kesadaran dengan yang terkait dalam hubungan formal dan rangkaian tertentu

untuk mencapai tujuan yang ditentukan.

Adapun Visi dan Misi dari Bank Tabungan Negara adalah sebagai berikut:

Visi Bank Tabungan Negara

Menjadi bank yang terkemuka dalam pembiayaan perumahan.

Misi Bank Tabungan Negara

a. Memberikan pelayanan unggul dalam pembiayaan perumahan dan industri

terkait, pembiayaan konsumsi dan usaha kecil menengah.

7

b. Meningkatkan keunggulan kompetitif melalui inovasi pengembangan

produk, jasa dan jaringan strategis berbasis teknologi terkini.

c. Menyiapkan dan mengembangkan Human Capital yang berkualitas,

profesional dan memiliki integritas tinggi.

d. Melaksanakan manajemen perbankan yang sesuai dengan prinsip kehati-

hatian dan good corporate governance untuk meningkatkan Shareholder

Value.

e. Mempedulikan kepentingan masyarakat dan lingkungannya.

Visi Operation and Business Support Division

Tercapainya operational excellent dalam layanan operasional perbankan.

Misi Operation and Business Support Division

Memberikan kepuasan layanan operasional perbankan kepada seluruh unit kerja

melalui operasional yang efektif, efisien dan berkualitas.

B. Struktur Organisasi

Struktur organisasi PT Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk, kantor pusat

terbagi atas beberapa bagian. Hal ini dapat dilihat pada bagan struktur organisasi

PT Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk, dilampirkan pada laporan praktik

kerja lapangan.

8

C. Uraian Pekerjaan

PT Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk, pada divisi Operational &

Business Support Division memiliki pembagian tugas, wewenang dan

tanggungjawab sesuai dengan bagiannya masing-masing.

1. Kepala Divisi

a. Menyusun rencana kerja.

b. Melakukan pengawasan melekat.

c. Merencanakan kegiatan kerja untuk pencapaian kinerja kantor pusat.

d. Mengarahkan dan mengendalikan kebijakan terhadap personil kerja

untuk kelancaran usaha.

e. Mengarahkan dan mengendalikan pembuatan laporan seluruh bidang

agar dapat disajikan secara benar, tepat waktu dan akurat.

f. Melakukan identifikasi dan tindakan koreksi terhadap penyimpangan

yang terjadi agar dipatuhinya ketentuan yang berlaku.

2. Sekretaris

a. Mengagendakan acara dan kegiatan kepala divisi.

b. Menerima dan mendistribusikan surat keluar kepada unit yang terkait.

c. Memproses administrasi surat dan faksimili masuk (registrasi,

pengarsipan, pendistribusian sesuai disposisi dan monitoring) untuk

Kantor Pusat.

9

d. Memproses administrasi penyampaian semua surat dan faksimili keluar

(registrasi, pengarsipan) yang ditanda tangani oleh Kepala Cabang.

e. Melakukan penyimpanan dokumen aktif yang berhubungan dengan ruang

lingkup tugas kantor pusat.

f. Melaksanakan dan menyiapkan dokumen pendukung untuk kegiatan

kedinasan kepala kantor pusat seperti: SPD, Tiket, Uang Saku.

3. Bidang Business Operation Support

Parameter & Penyelesaian Transaksi

a. Back up outside harian untuk segala transaksi dan data base aplikasi non

core (BI-RTGS, SKN-BI, SWIFT) dilakukan kerjasama dengan pihak

ketiga (penyedian jasa penyimpanan data).

b. Pemenuhan personil dan pejabat untuk struktur organisasi baru.

c. Membuat sistem petunjuk operasional help desk yang mudah diakses

melalui client dimasing-masing komputer.

d. Pengaktifan User ID.

4. Bidang Settlement Operation

a. Melakukan sentralisasi kegiatan operasional transaksi yang berada di

wilayah jabodetabek .

b. Memberikan nilai pendapatan/profit terhadap segala kegiatan yang

dilakukan di OBSD terkait dengan kegiatan operasional yang dilakukan.

10

c. Sistem aplikasi perantara untuk proses penyelesaian transaksi BI-RTGS

baik incoming, transfer maupun outgoing transfer antara sistem aplikasi

BI-RTGS dengan core system.

d. Mengembangkan sistem aplikasi yang digunakan untuk

pengadministrasian promes transaksi money market yang diterbitkan oleh

bank maupun yang diterima dari bank lain, serta administrasi

inventory/persediaan serta penggunaan promes.

e. Entry transaksi klaim nasabah untuk transaksi ATM dan H2H yang

bersumber dari card center dan settlement H2H.

5. Bidang Clearing Operation

a. Pengembangan sistem aplikasi untuk penatausahaan transaksi tolakan

warkat debet kosong/rekening tutup serta penatausahaan database DHN

pada nasabah pemilik rekening giro baik yang ditetapkan oleh bank

sendiri maupun ditetapkan oleh bank lain.

b. Membuat data base untuk kebutuhan SVS yang tersentral secara

bankwide.

6. Operational Policy & Procedure

a. Menyusun workflow kegiatan operasional baik di kantor pusat maupun

kantor cabang.

b. Merumuskan dan menyusun kebijakan-kebijakan terkait dengan

operasional OBSD.

11

c. Membuat standar prototype untuk semua tingkatan kantor seperti: cabang

utama, kelas 1,2,3, kancapem kelas A, kelas B, kankas, payment point,

pameran.

d. Menyusun rencana pelatihan dan melakukan koordinasi dengan masing-

masing unit kerja untuk pelaksanaan dan melakukan koordinasi dengan

divisi terkait.

e. Membuat sistem yang dapat menginformasikan policy dan procedur

berikut workflow secara online dan dapat diakses oleh seluruh divisi dan

kantor cabang

C. Kegiatan Umum Perusahaan

Kegiatan umum yang ada di divisi tempat praktikan melakukan Praktik

Kerja Lapangan berkaitan dengan kegiatan Operasional Perbankan Bank

Tabungan Negara. Secara keseluruhan di divisi ini mencakup menyusun,

mengevaluasi dan menyempurnakan kebijakan dan panduan operasional,

menyediakan dan menyelenggarakan operating supporting.

12

BAB III

PELAKSANAAN PRAKTIK KERJA LAPANGAN

A. Bidang Kerja

Selama Praktik Kerja Lapangan pada Bank Tabungan Negara Jakarta

Praktikan ditempatkan dibagian Sekretaris di divisi Operation & Business

Support Division (OBSD) . Adapun tugas Praktikan selama melaksanakan

Praktik Kerja Lapangan adalah:

1. Menangani Telepon

a. Telepon Masuk

b. Telepon Keluar

2. Menangani Surat

a. Surat Masuk

b. Surat Keluar

3. Mengoperasikan Mesin Kantor

a. Mesin Fotocopy

b. Mesin Faksimili

c. Mesin Scanner

d. Mesin Tik Elektrik

4. Mengarsip Memo

13

B. Pelaksanaan Kerja

Pada awal Praktik Kerja Lapangan, sekretaris dari Operational & Business

Support division menjadi pembimbing Praktikan. Pada mulanya Praktikan

dikenalkan kepada kepala divisi OBSD yang bertanggung jawab dalam

memimpin divisi tersebut. Praktikan juga dijelaskan tentang divisi dimana

Praktikan ditempatkan. Penjelasan lebih rinci mengenai pelaksanaan tugas

Praktik Kerja Lapangan pada bidang Sekretaris di Bank Tabungan Negara

(persero) Tbk adalah sebagai berikut:

1. Menangani Telepon

a. Telepon Masuk

Bank Tabungan Negara (persero) Tbk menggunakan saluran telepon

tidak langsung (menggunakan nomor extention) untuk setiap divisi dan

internal, termasuk divisi tempat Praktikan melakukan kerja praktik.

Oleh karena itu Praktikan wajib memiliki catatan sendiri terkait

dengan nomor extention yang ada di divisi untuk mempermudah

penanganan telepon. Biasanya Praktikan menerima telepon ketika

pembimbing sedang mengerjakan sesuatu yang tidak bisa ditinggalkan atau

sedang tidak ada di tempat. Langkah-langkah yang Praktikan lakukan ketika

menangani telepon masuk internal adalah:

1) Praktikan mengangkat telepon pada dering ketiga.

2) Praktikan mengangkat gagang telepon dengan menggunakan tangan

kiri.

14

3) Praktikan mengucapkan salam “Selamat pagi/siang/sore...” dengan nada

yang tidak terlalu keras dan sopan lalu Praktikan menyebutkan divisi,

identitas pribadi dimana Praktikan Praktik Kerja Lapangan dan

menawarkan bantuan seperti: “Selamat pagi OBSD dengan Nanda ada

yang bisa saya bantu?”.

4) Praktikan menanyakan terlebih dahulu identitas si penelepon seperti

“Dengan siapa saya berbicara dan dari cabang mana? ingin berbicara

dengan siapa?”.

5) Menjelaskan keberadaan sekretaris atau pegawai dan menawarkan

bantuan kepada penelepon.

6) Menanyakan keperluan dari divisi lain.

7) Menanyakan apakah ada pesan kepada penelepon.

8) Apabila penelepon ingin berbicara dengan pimpinan atau salah satu

karyawan yang berada di divisi tersebut, Praktikan mengkonfirmasi

terlebih dahulu kepada kepala divisi atau karyawan lain apakah beliau

bersedia berbicara dengan si penelepon.

9) Apabila pimpinan atau karyawan tersebut bersedia menerima telepon,

Praktikan langsung menyambungkan dengan extention yang telah

tersedia.

10) Apabila penelepon hanya ingin meninggalkan pesan karena pimpinan

atau karyawan yang dituju sedang tidak berada ditempat maka

Praktikan mencatat pesan pada kertas post it.

15

11) Sebelum mengakhiri telepon, Praktikan mengulang kembali pesan-

pesan penting yang sudah disampaikan agar dapat dicek kebenarannya.

12) Pada akhir pembicaraan, Praktikan mengucapkan salam dan terima

kasih sebelum menutup telepon dengan tangan kanan.

b. Telepon Keluar

Telepon yang berada di setiap unit kerja tidak dapat langsung

menghubungi nomor luar kantor karena ada password sendiri di setiap divisi

kecuali untuk menelepon sesama unit kerja yaitu dengan menggunakan

extention.

Biasanya apabila Praktikan ingin menelpon ke cabang yang ada di

seluruh Indonesia, Praktikan akan menghubungi operator untuk segera di

sambungkan ke cabang atau bisa melihat nomor telepon kantor cabang

dengan melihat di buku agenda milik Bank Tabungan Negara.

Adapun tahapannya adalah sebagai berikut:

1) Praktikan mencari nomor kantor cabang yang dituju pada buku agenda.

2) Praktikan mengangkat gagang telepon dengan tangan kiri, kemudian

tangan kanan menekan nomor yang dituju.

3) Setelah diangkat Praktikan mengucapkan salam “Selamat

Pagi/Siang/Sore...?”.

4) Menanyakan apa benar nomor tersebut adalah nomor kantor cabang

yang dimaksud Praktikan.

5) Menyebutkan identitas diri dan maksud/ tujuan menelepon.

16

6) Menyampaikan pesan apabila orang yang dituju tidak berada ditempat.

7) Pada akhir pembicaraan, Praktikan mengucapkan salam dan

terimakasih sebelum menutup gagang telepon dengan tangan kanan.

2. Menangani Surat

Surat merupakan sarana komunikasi secara tertulis yang sering

digunakan didalam sebuah perusahaan untuk menyampaikan informasi dari

satu pihak kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa

pemberitahuan, undangan, pernyataan, permintaan, laporan, dan lain

sebagainya.

Menangani surat adalah kegiatan atau tugas rutin dari seorang sekretaris

yang bisa disebut juga dengan korespodensi. Praktikan diberikan tugas

untuk menangani surat-menyurat meliputi penanganan surat masuk dan

surat keluar. Adapun yang dilakukan Praktikan dalam menangani surat-

menyurat adalah sebagai berikut:

a. Surat Masuk

Dalam menangani surat masuk Praktikan memiliki beberapa kegiatan

yang harus dilakukan. Surat masuk yang diterima Praktikan didalam

Oprational & Business Support Division yaitu surat dari kantor cabang

Bank Tabungan Negara dan juga dari perusahaan luar melalui e-mail.

Kegiatan yang dilakukan dalam menangani surat masuk meliputi

kegiatan menerima surat, mencatat surat ke dalam buku agenda, penyerahan

surat kepada kepala divisi, pendistribusian hingga penyimpanan surat.

17

Setelah surat diserahkan kepada kepala divisi untuk ditanda tangani

dan diperiksa, surat tersebut lalu diserahkan kepada karyawan yang terkait.

Langkah-langkah yang dilakukan Praktikan dalam menangani surat masuk

yaitu:

1) Penerimaan Surat

Pada saat surat masuk diterima melalui e-mail, Praktikan memeriksa

kebenaran alamat dan nomor surat. Surat tersebut disimpan di dalam folder

surat masuk.

2) Pencatatan Surat

Praktikan mencatat surat dengan menggunakan buku besar surat

masuk. Surat yang dicatat ke dalam buku besar yaitu nomor surat, nama

pengirim, nama perusahaan pengirim, perihal, tanggal surat. Setelah

disimpan dalam komputer surat tersebut di print untuk di tindak lanjuti.

3) Penyerahan Surat

Setelah mencatat surat masuk ke buku besar surat masuk, Praktikan

menyerahkan surat tersebut kepada kepala divisi. Kepala divisi akan

membaca surat tersebut dan menindaklanjuti dengan memberi disposisi

untuk mengetahui surat akan diteruskan kepada pihak yang akan mengelola

surat tersebut.

4) Pendistribusian Surat

Setelah surat sudah dibaca dan diberi disposisi oleh kepala divisi

kemudian surat tersebut diserahkan kepada karyawan sesuai dengan hasil

disposisi untuk memproses surat tersebut. Semua surat masuk yang

18

membutuhkan persetujuan harus diserahkan kepada kepala divisi untuk

didisposisi. Jika pada disposisi kepala divisi hanya menuliskan File artinya

adalah surat tersebut langsung dimasukkan oleh sekretaris kedalam file.

b. Surat Keluar

Surat keluar yang dilakukan oleh Praktikan selama Praktik Kerja

Lapangan di Operational & Business Support division yaitu membuat

surat undangan rapat, surat pemberitahuan kepada kantor cabang, dan lain

sebagainya.

Untuk pembuatan surat dilakukan oleh masing-masing karyawan

kecuali surat yang diperintah oleh kepala divisi dibuat langsung oleh

sekretaris. Surat yang sudah dibuat oleh masing-masing karyawan akan

diserahkan kepada sekretaris untuk diserahkan kepada kepala divisi untuk

pemeriksaan kembali dan untuk ditanda tangani. Kegiatan yang dilakukan

dalam surat keluar yaitu sebagai berikut:

1) Penyuntingan Surat

Dalam penyuntingan surat yang dilakukan Praktikan adalah

memeriksa kembali tanggal surat, nomor surat, perihal surat dan lampiran

surat apakah sudah benar. Dalam hal ini, Praktikan tidak diberikan

tanggung jawab untuk mengkonsep surat. Praktikan lalu memberikan surat

tersebut pada pimpinan untuk diperiksa kembali, jika sudah benar maka

surat akan di paraf (acc).

19

2) Mencatat Surat

Sesudah melalukan penyuntingan surat dan sudah dianggap benar isi

surat dan lampirannya. Sebelum Praktikan mencatat kebuku besar terlebih

dahulu Praktikan meregister atau mengagendakan surat kedalam Mcrosoft

Excel yang ada di komputer.

Data register yang Praktikan masukkan ke dalam Mcrosoft Excel

antara lain adalah sebagai berikut:

3.1 Format Input Surat Keluar

Nomor

Surat Tanggal Tujuan Perihal

215 22/02/2013 Kc. Tasikmalaya Transaksi Incoming Valuta

Asing

Setelah surat diregister Praktikan lalu mencatat surat keluar ke dalam

buku besar surat keluar dengan memberi nomor surat sesuai dengan

penomoran surat yang telah diregister dan tertulis pada buku besar surat

keluar. Nomor surat keluar didalam Operational & Business Support

Division seperti 215/M/OBSD/CSR/II/2013 yang artinya:

215 : Adalah nomor urut memo

M : Kode keuangan (bersumber dari indeks yang diambil)

OBSD : Singkatan dari nama divisi

20

CSR : Bidang yang mengeluarkan memo

II : Menunjukkan bulan memo

2013 : Menunjukkan tahun memo

Adapun contoh buku besar surat keluar 2013 adalah:

3.2 Format Buku Besar Surat Keluar 2013

Nomor

Urut

Tanggal

Surat Nomor Surat

Dikirim

kepada

Paraf dan

Nama

Penerima

1 22/02/2013 215/M/OBSD/CSR/II/2013 FAD

2

3) Penyerahan dan Penandatangan Surat

Jika surat sudah dianggap benar dan tidak ada kesalahan, surat

tersebut diserahkan kepada kepala divisi untuk ditanda tangani. Surat yang

sudah ditanda tangani kemudian Praktikan memberi cap atau stempel

perusahaan. Praktikan menggunakan buku ekspedisi yang digunakan

sebagai bukti bahwa surat tersebut sudah diterima oleh karyawan yang

dituju.

Praktikan mengirim surat atau memo untuk kantor cabang melalui e-

mail dengan memanfaatkan saluran internet. Adapun langkah-langkah

pengiriman memo melalui e-mail adalah sebagai berikut:

a. Praktikan membuka situs website.

b. Lalu klik menu mail.

c. Praktikan memasukkan ID dan password, kemudian klik sign in.

21

d. Praktikan mengklik menu new, kemudian memilih e-mail message.

e. Selanjutnya akan ada tampilan lembar kerja.

f. Praktikan mengetik alamat kantor cabang yang akan dituju pada

kolom toseperti: kc.bekasi, kc.jakartakebonjeruk, kc.purwakarta.

g. Praktikan mengklik attachment untuk melampirkan memo.

h. Lalu pilih file memo yang akan dikirim.

i. Setelah proses attachment selesai, lalu klik menu send maka memo

tersebut sudah terkirim ke kantor cabang.

3. Mengoperasikan Mesin Kantor

a. Mesin Fotocopy

Dalam hal ini Praktikan terkadang membantu karyawan untuk

mengambil alih fotocopy, agar Praktikan dapat mempelajari cara

penggunaan mesin fotocopy.

Prosedur menggunakan mesin fotocopy:

1) Lembar surat diletakkan sesuai dengan ukuran kertas, jika ukuran A4

maka lembar surat diletakkan secara horizontal, jika ukuran F4 maka

kertas diletakkan secara vertikal. Dengan begitu mesin fotocopy dapat

secara otomatis menentukan ukuran kertas yang sesuai dengan tugas

2) Setelah itu tentukan banyaknya kertas dengan langsung menekan

angka sesuai dengan banyaknya kertas cetakan yang diinginkan

3) Tahap terakhir tekan tombol enter, maka kertas akan keluar dari

lubang kertas.

22

b. Mesin Faksimili

Praktikan menggunakan mesin faksimili untuk mengirim memo ke

kantor cabang dan yang lainnya.

Cara menggunakan mesin faksimili adalah sebagai berikut:

1) Praktikan menyiapkan nomor faksimili yang akan dituju.

2) Praktikan meletakkan memo yang akan dikirim pada papan tempat

pengiriman memo dengan posisi tulisan menghadap kebawah dan

bagian atas memo berada dibawah.

3) Praktikan menekan tombol speaker pada mesin faksimili kemudian

menekan nomor yang dituju.

4) Setelah terdengar nada panjang dari telepon yang dituju Praktikan

menekan tombol start/copy.

5) Praktikan menunggu sampai surat melewati mesin faksimili hingga

selesai dari halaman pertama hingga akhir.

6) Praktikan mengambil kertas yang keluar dari mesin faksimili yang

berisi keterangan berhasil atau tidaknya surat tersebut dikirim apabila

belum terkirim Praktikan mengulangi hingga dapat tersambung.

c. Mesin Scanner

Praktikan menggunakan mesin scanner untuk menyimpan memo

keluar dalam komputer dalam bentuk gambar.

Adapun cara menggunakan mesin scanner adalah:

1) Praktikan mengaktifkan mesin scanner dengan menekan tombol on

pada mesin.

23

2) Praktikan menaruh kertas memo pada mesin scanner.

3) Praktikan membuka file scan pada komputer, lalu akan muncul lembar

kerja.

4) Praktikan menuliskan nomor memo dan perihal memo pada lembar

kerja, contohnya seperti: 211.M.OBSD.CSR.III.2013 – Transaksi

Incoming Valuta Asing untuk KC Jakarta Harmoni.

5) Setelah itu Praktikan mengklik tombol scanner, lalu secara otomatis

memo akan tersimpan pada file yang telah ditentukan dalam

komputer.

c. Mesin Tik Elektrik

Praktikan menggunakan mesin tik elektrik untuk mengisi Form

Perjalanan Dinas Dalam/Luar Negeri. Form Perjalanan Dinas Dalam/Luar

Negeri dapat dilihat dilembar lampiran Praktik Kerja Lapangan.

Adapun cara penggunaannya adalah:

1) Praktikan menghidupkan mesin tik elektrik dengan menekan tombol

on yang ada di sebelah kanan mesin.

2) Praktikan memasukkan kertas ke celah antara rol dengan papan kertas

menggunakan tangan kiri lalu pasang pembebas kertas.

3) Tangan kanan memutar rol hingga kertas tersebut tergulung oleh rol

dan kertas akan muncul dihadapan pengetik.

4) Praktikan menempatkan kertas pada posisi yang akan diketik dan

mulai mengetiknya.

24

5) Setelah Praktikan selesai mengetik, Praktikan melepas pembebas

kertas dengan tangan kanan dan mengeluarkan kertas dengan tangan

kiri.

6) Praktikan mengembalikan pembebas kertas dengan tangan kanan.

7) Lalu mematikan mesin dengan menekan tombol off yang ada di

sebelah kanan mesin.

4. Mengarsip Memo (mengelompokkan memo)

Pada umumnya surat masuk atau keluar yang ada di divisi tersebut

adalah dalam bentuk memo yang berasal dari divisi lain yang ada di Bank

Tabungan Negara. Memo yang asli dikirim ke divisi yang dituju sedangkan

memo lembar kedua disimpan sebagai arsip milik divisi Operational

&Business Support Division. Sebelum jam pulang kantor Praktikan

mengarsipkan memo dan mengurutkan sesuai tanggal dan nomor memo lalu

dimasukkan ke dalam bantex dan disimpan di lemari ordner. Namun

karyawan sering meminjam memo yang sudah di arsipkan dan tidak

dikembalikan ketempat semula. Oleh sebab itu, ketika akan diminta mencari

file asli Praktikan sulit mencarinya.

25

C. Kendala yang dihadapi

Berdasarkan kegiatan yang Praktikan lakukan di lapangan selama PKL

ada beberapa kendala yang didapatkan, baik kendala dari dalam sendiri

maupun dari luar. Adapun kendala yang dihadapi selama PKL adalah

sebagai berikut:

a. Praktikan belum terbiasa dengan suasana kantor

Diawal melakukan Praktik Kerja Lapangan Praktikan belum terbiasa

dengan suasana kantor sehingga membutuhkan waktu untuk beradaptasi

dalam lingkungan kerja.

b. Praktikan kurang menguasai mesin-mesin kantor

Adanya beberapa mesin kantor yang belum dikuasai oleh Praktikan

seperti mesin fotocopy, mesin faksimili dan mesin scanner, karena

dalam perkuliahan tidak ada praktik langsung dengan mesin kantor

yang Praktikan hadapi saat Praktik Kerja Lapangan.

c. Praktikan sulit memprioritaskan pekerjaan

Saat Praktikan melakukan pekerjaan dari sekretaris, terkadang

Praktikan diminta bantuan dari karyawan lain. Misalnya pada saat

Praktikan sedang menangani surat keluar, karyawan lain meminta

bantuan untuk mengirimkan memo melalui mesin faksimili atau

memfotocopy dokumen. Hal tersebut membuat Praktikan ragu mana

yang harus di prioritaskan terlebih dahulu.

26

D. Cara Mengatasi Kendala

Dalam menghadapi kendala,Praktikan selalu berusaha bekerja dengan

baik sehingga pekerjaan dapat diselesaikan. Selama PKL cara Praktikan

mengatasi kendala yang dihadapi adalah dengan :

a. Berkomunikasi secara efektif sangat penting di dalam dunia kerja.

“Komunikasi didefinisikan oleh Bovee sebagai proses mengirim dan

menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat

dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk

bertindak sesuai dengan pesan tersebut.1

“Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari pengirim

(komunikator) kepada penerima (komunikan)”.2

Praktikan belum terbiasa dengan suasana kantor sehingga membutuhkan

waktu untuk beradaptasi dalam lingkungan kerja. Adaptasi saat

memasuki lingkungan pekerjaan baru dituntut untuk berproses cepat.

Praktikan Mengatasinya dengan aktif bertanya kepada karyawan ataupun

atasan, bersikap ramah, seperti memberikan senyuman dan menyapa

terlebih dahulu dengan demikian Praktikan dapat menyesuaikan diri

dengan cepat dan menjalin komunikasi dengan baik.

b. Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan

suatu pekerjaan secara efisien. Perusahaan mengandalkan mesin kantor

untuk mendapatkan hasil yang optimal. Adapun menurut Pakpahan:

“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat,

menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan

bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-

1 Sukoco, Badri Munir. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta. Erlangga. 2007.

2 Finoza, Lamudin. Aneka Surat Sekretaris.Edisi 8.Jakarta: Mawar Gempita, 2000.

27

mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk

keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunakannya.

Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri

tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara

pemeliharaannya”.3

Adanya beberapa mesin kantor yang belum dikuasai oleh Praktikan.

Praktikan mengatasinya dengan cara menanyakan hal yang belum

dikuasai kepada sekretaris atau karyawan tentang penggunaan mesin

kantor dan mempelajarinya dengan baik, sehingga Praktikan dapat

menyelesaikan pekerjaan dengan baik dan benar.

c. Dalam diri setiap manusia pada umumnya terdapat kemampuan untuk

berkembang dan bertindak secara kreatif, serta berpikir untuk

memecahkan masalah atau mengambil keputusan, walaupun bagi

masing-masing individu berbeda tingkat kemampuan dan potensinya.

Praktikan sulit memprioritaskan pekerjaan. Praktikan mengatasinya

dengan cara memahami pekerjaan yang diberikan Sekretaris ataupun

karyawan yang berada di divisi tersebut. Praktikan memisahkan mana

pekerjaan yang sangat penting yang harus diselesaikan terlebih dahulu.

Praktikan harus mampu menyelesaikan pekerjaan tepat waktu sehingga

jika ada pekerjaan lain yang diberikan pekerjaan sebelumnya telah

Praktikan selesaikan.

3 http://ebookbrowse.com/otomatisasi-perkantoran-pdf-d150581485. Diakses pada tanggal 30

April 2013.

28

BAB IV

KESIMPULAN

A. Kesimpulan

Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan untuk meningkatkan kualitas lulusan

Universitas Negeri Jakarta. Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan di kantor pusat

Bank Tabungan Negara (persero)Tbk pada Operational & Business support

division yang berlokasi di Menara BTN JL. Gajah mada No 1, Jakarta Pusat

Harmoni- Jakarta 10130. Praktik Kerja Lapangan dilaksanakan selama 2 bulan

terhitung sejak 11 Februari sampai 28 Maret 2013. Jam kerja Praktik Kerja

Lapangan (PKL) dimulai dari pukul 07.30 WIB sampai dengan pukul 16.30 WIB

dan hari kerja dimulai dari Senin sampai dengan Jumat.

1. Selama Praktik Kerja Lapangan, Praktikan bertugas dalam penanganan

telepon masuk dan keluar, mengarsip memo, manajemen perkantoran

yang meliputi Pengendalian Peralatan Kantor dan Pengoperasian Mesin

Kantor.

2. Pada awal praktik Kerja Lapangan, sekretaris di operational & business

support division yang menjadi pembimbing Praktikan, mengenalkan

Praktikan pada pimpinan kepala divisi yang bertanggung jawab penuh

pada operational & business support division, kepala bagian, serta

para karyawan pada divisi tersebut dan unit kerja yang nantinya akan

sering Praktikan kunjungi.

29

3. Kendala yang dihadapi selama Praktik Kerja Lapangan secara internal

salah satunya adalah Praktikan membutuhkan waktu untuk beradaptasi

dalam lingkungan kerja.

4. Kendala yang dihadapi selain dari internal juga terdapat dari eksternal

salah satunya adalah kesulitan praktikan dalam memprioritaskan

pekerjaan.

5. Cara mengatasi kendala dalam internal dapat ditempuh dengan

beberapa cara diantaranya “Komunikasi didefinisikan oleh Bovee

sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif

apabila pesan tersebut dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau

mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut”.

Praktikan meningkatkan kemampuan dengan cara aktif bertanya dan

bersikap ramah sehingga praktikan dapat menjalin komunikasi dengan

baik dan beradaptasi dengan baik.

6. Cara mengatasi kendala dalam eksternal dapat ditempuh dengan

beberapa cara diantaranya adalah praktikan berusaha untuk memahami,

dapat memprioritaskan dan menyelesaikan pekerjaan yang diberikan

dengan baik.

30

Saran-saran

Berdasarkan Praktik Kerja Lapangan yang Praktikan laksanakan, Praktikan

menyampaikan saran yaitu:

1. Untuk Bank tabungan negara (persero) Tbk

a. Menjalin hubungan komunikasi yang lebih baik antara karyawan

dengan atasan seperti kepada kepala bagian dan manager-manager

nya.

b. Kerja sama yang sudah terjalin sebaiknya dipertahankan agar terjalin

keselarasan dan adanya simbiosis mutualisme antara Universitas

dengan Perusahaan dikemudian hari.

2. Untuk Universitas Negeri Jakarta

a. Sebaiknya Universitas Negeri Jakarta memiliki kerja sama dengan

perusahaan agar mahasiswa yang ingin melaksanakan Praktik Kerja

Lapangan lebih mudah dalam mencari tempat untuk Praktik Kerja

Lapangan.

3. Untuk Praktikan

a. Agar dapat meningkatkan kemampuan dalam penanganan

administrasi perkantoran.

31

DAFTAR PUSTAKA

Bank BTN (www.btn.co.id) Diakses pada tanggal 5 April 2013.

Ebookbrowse. Otomatisasi Perkantoran (http://ebookbrowse.com/otomatisasi-

perkantoran-pdf-d150581485) diakses pada tanggal 30 April 2013.

Ekawati, Praharti. Modul Pengantar Kesekretarisan.2012.

Fakultas Ekonomi. Pedoman Praktik Kerja Lapangan. Jakarta: UNJ, 2012.

Finoza, Lamudin. Aneka Surat Sekretaris. Edisi 8. Jakarta: Mawar Gempita.

2000.

Sedarmayanti. Tugas dan Pengembangan Sekretaris. Bandung: Mandar Maju.

2005.

Sukoco, Badri Munir. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:

Erlangga. 2007.

Lampiran 1

Corporate Identity Bank BTN

Konfigurasi Primer

Konfigurasi Sekunder 1

Konfigurasi Sekunder 2

33

Lampiran 2

Struktur Organisasi Bank BTN

34

Lampiran 3

Struktur Organisasi Operational & Business Support Division

BUSINESS OPERATION SUPPORT

DEPARTMENT HEAD OPERATIONAL

POLICY & PROCEDURE

Parameter & User Maintenance

SETTLEMENT OPERATION DEPARTMENT HEAD

H2H & Payment Point

Settlement

Treasury Settlement

: Line of Communication/ Information

: Line of Command

CLEARING OPERATION DEPARTMENT HEAD

Clearing Processing

KPDHN & Reconciliation

Operation Support

Payment Services

StrukturOrganisasiBaru

OPERATION & BUSINESS

SUPPORT

OPERATION & BUSINESS SUPPORT

DIVISION HEAD

Secretary

35

Lampiran 4

36

Lampiran 5 37

Lampiran 6 38

Lampiran 7 39

Lampiran 8 40

41

42

Lampiran 9 43

Lampiran 10 44

Lampiran 11 45

Lampiran 12

46

SURAT TUGAS

No. /N/OBSD/OPP/III/2013

Sehubungan dengan kegiatan perjalanan dinas salah satu Department

Head di OBSD dengan rincian sebagai berikut:

Nama : WAHYU NUGROHO

NIP : 5607

Jabatan : Business Operation Support Department Head

maka dengan ini kewenangan pada jabatan tersebut diserahkan kepada:

Nama : ANDIKA NIRWANDA

NIP : 5284

Jabatan : Clearing Operation Department Head

dengan masa berlaku sejak tanggal 13 Maret 2013 sampai dengan 15

Maret 2013.

Demikian surat ini dibuat agar kewenangan tersebut dapat dipergunakan

sabagaimana mestinya.

Jakarta, 13 Maret 2013

PT. Bank Tabungan Negara (Persero), Tbk. Operation and Business Support Division

Budi Wahyuti

Division Head

Lampiran 13 47