LAPORAN PRAKTEK PENGALAMAN LAPANGAN JURUSAN...

1

LAPORAN PRAKTEK PENGALAMAN LAPANGAN JURUSAN EKONOMI

SYARIAH

KERAPIAN PENYIMPANAN BERKAS-BERKAS MILIK NEGARA DI

KANTOR BANTU BEA DAN CUKAI TULUNGAGUNG

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Akhir

Praktik Pengalaman Lapangan Jurusan Ekonomi Syariah

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam IAIN TULUNGAGUNG

Oleh

LUTFI ATULLAILIAH

NIM.12402173120

Dosen Pembimbing Lapangan

Refki Rusyadi, M. Pd. I.

JURUSAN EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

IAIN TULUNGAGUNG

2020

ii

PERSETUJUAN

PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN

Laporan akhir Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) Jurusan Ekonomi

Syariah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam IAIN Tulungagung ini telah di setujui

dan disahkan pada :

Hari : Kamis

Tanggal : 27 Februari 2020

Di : Tulungagung

Judul Laporan :

MENYETUJUI

PEMBIMBING

( WAHYONO )

NIP. 19940406 201310 1001

DOSEN PEMBIMBING LAPANGAN

( REFKI RUSYADI, M. Pd. I )

NIDN.2027128601

MENGESAHKAN

a.n. DEKAN

KEPALA LABOLATORIUM FAKULTAS

EKONOMI DAN BISNIS ISLAM

(SISWAHYUDI, S.Pd.I., MM. )

NIDN. 2015068402

“Kerapian Penyimpanan Berkas-Berkas Milik Negara

di Kantor Bantu Bea dan Cukai Tulungagung.”

iii

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada ALLAH SWT. Yang mana telah

memberi rahmat, taufiq serta hidayahnya sehingga dapat menyelesaikan tugas

akhir yang berupa kegiatan Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) sampai

selesai dengan lancar dan baik. Praktik Pengalaman Lapangan (PPL)

merupakan kegiatan yang digunakan untuk mendalami serta pengaplikasian

dari teori-teori yang didapat kedalam dunia kerja yang sesungguhnya.

Laporan Pengalaman Praktik Lapangan (PPL) ini disusun bertujuan

untuk melaporkan tengtang kegiatan penulis selama satu bulan di Kantor

Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Pabean C Blitar

Kantor Bantu Tulungagung sebagai praktik penulis di dunia kerja dan laporan

ini juga sebagai pertanggung jawaban penulis selama melakukan PPL.

Kegiatan PPL ini tidak dapat berjalan dengan baik dan lancar tanpa

ada bantuan serta dukungan dari berbagai pihak, maka disini penulis

mengucapkan trimakasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan,

pembelajaran serta pengalaman yang telah diberikan. Ucapan trimakasih

disampaikan kepada :

1. Prof. Dr. Maftukhin, M.Ag selaku rector IAIN Tulungagung.

2. Dr. H. Dede Nurohman, M.Ag selaku Dekan Fakultas Ekonomi

dan Bisnis Islam IAIN Tulungagung.

3. Prof. Dr. Muhammad Aswad, M.A. selaku Ketua Jurusan Ekonomi

Syariah

4. Refki Rusyadi, M. Pd. I selaku Dosen Pembimbing Lapangan yang

telah memberi bimbingan kepada penulis atau masiswa selama

menjalani PPL.

5. Akhiyat Mujayin selaku Kepala Kanto KPPBC Tipe Madya

Pabean C Blitar

6. Rizal Parlindungan Giharja selaku Dosen Pamong yang telah

member arahan daan bimbingaannya kepada penulis atau

iv

masiswa selama menjalani PPL.

7. Ikhsan Laitupa, Wahyono, Dilawati, Mayangsari, Mina, Ikhsan

Rindani selaku staff yang ikut serta membimbing dalam

pelaksanaan kegiatan praktik Pengalaman Lapangan

Laporan ini masih jauh dari sempurna, untuk itu penulis mengharap kritik dan

saran yang bersifat membangun dari pembaca demi terwujudnya laporan dari

pelaksanaan kegiatan Praktik Pengalaman Lapangan (PPL) yang lebih baik

lagi. Semoga laporan ini bermanfaat dalam pengembangan wawasan dan

peningkatan ilmu pengetahuan bagi penulis dan pembaca.

Tulungagung, 27 Februari 2020

LUTFI ATULLAILIAH

NIM. 12402173120

v

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL...............................................................................................i

HALAMAN PERSETUJUAN...............................................................................ii

KATA PENGANTAR...........................................................................................iii

DAFTAR ISI...........................................................................................................v

BAB I PENDAHULUAN

A. Dasar Pemikiran...........................................................................................1

B. Tujuan dan Kegunaan..................................................................................2

C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan..................................................................2

BAB II PELAKSANAAN PRAKTIK

A. Profil Lembaga.............................................................................................3

1. Letak Geografis......................................................................................3

2. Kondisi Fisik..........................................................................................4

3. Struktur Organisasi.................................................................................5

4. Bidang Usaha.......................................................................................11

B. Pelaksanaan Praktik...................................................................................11

C. Permasalahan dalam Lapangan..................................................................12

BAB III PEMBAHASAN TERHADAP TEMUAN STUDI

A. Pengarsipan................................................................................................13

B. Tujuan pengarsipan....................................................................................14

C. Pelaksanaan Kerja Tim Pengarsipan..........................................................14

D. Langkah-Langkah Pengarsipan Dokumen.................................................15

E. Pemusnahan Arsip......................................................................................16

BAB IV PENUTUP

A. Kesimpulan................................................................................................18

vi

B. Saran..........................................................................................................18

LAMPIRAN LAMPIRAN

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Dasar Pemikiran

Pentingnya pencatatan dari tiap-tiap lembaga atau perusahaan

sebagai tolak ukur suatu pencapaian dan juga sumber informasi dimasa yang

akan datang serta sebagai pengingat suatu kejadian. Proses pengarsipan

berkas-berkas yang dilakukan oleh perusahaan itu sangatlah penting dilkukan

jika dalam pengarsipan terjadi kesalahan ataupun manipulasi akan terlihat

jelas pada data yang akan muncul dikemudian hari.

Untuk mewujutkan kemudahan membaca dan mencari suatu

informasi sebelumnya dengan kerapian dan ketelitian dalam metode

pengarsipan sangat berpengaruh bagi lancarnya informasi yang akan dicari

suatu organisasi, perusahaan maupun lembaga. Dan juga pada saat melakukan

progan praktik pengalaman lapangan ini penulis ditempatkan pada

pengarsipan maka penulis mengambil judul laporan “Kerapian

Penyimpanan Berkas-Berkas Milik Negara di Kantor Bantu Bea dan

Cukai Tulungagung”. Laporan ini ditulis juga sebagai tugas akhir dari

kegiatan praktek pengalaman lapangan yang bertempat di KPPBC Tipe

Madya Pabean C Blitar.

B. Tujuan dan Kegunaan

1. Tujuan

Laporan praktik pengalaman ini dibuat guna sebagai pertanggung

jawabaan penulis selama menjalankan praktek pengalaman lapangannya

selama satu bulan di Kantor Bantu Bea dan Cukai Tulungagung. yang

diharapkan dapat memberi wawasan dan juga sebagai tambahan referensi

pembelajaran mengenai kerapian penataan berkas dan juga pengarsipan

berkas, yang dapat diterapkan oleh penulis dan juga pihak lain di kantor

bantu bea cukai tulungagung atau di instansi dan organisasi lainnya.

2

2. Kegunaan

Laporan ini berguna sebagai penunjang pelaksanaan tugas dan juga

sebagai salah satu aspek penilaian terhadap Praktek Pengalaman

Lapangan yang telah dilakukan oleh penulis dan jugas sebagai bukti fisik

telah dilaksanakannya Praktek Pengalaman Lapangan oleh penulis.

C. Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Waktu pelaksanaan praktik lapangan ini dilakukan pada tanggal 07

Januari – 07 Februari 2020,yang bertempat di Kantor Bantu Bea dan

Cukai Tulungagung beralamat di Jl. A. Yani Timur 74 Tulungagung –

66217.

3

BAB II

PELAKSANAAN PRAKTIK

A. Profil Lembaga

Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Pabean C

Blitar merupakan kantor gabungan dari KPPBC Tipe Pratama Tulungagung dan

KPPBC Tipe Pratama Blitar. Karena adanya sebuah Reformasi Birokrasi pada

kantor Bea dan Cukai maka terjadilah kenaikan tingkat ekselon atau penghapusan

Tipe Pratama(Ekselon IV) menjadi Tipe Madya(Ekselon III) oleh karenanya

kedua kantor tersebut melebur menjadi satu dengan kantor pusat berada di Blitar,

penggabungan tersebut terjadi pada per 3 November 2017. Oleh karena

penggabungan tersebut KPPBC Tipe Pratama Tulungagung berganti nama

menjadi Kantor Bantu Bea dan Cukai Tulungagung.

Kantor Bantu Bea dan Cukai Tulungagung menjalankan kegiatannya

dengan mengamban tugas dari KPPBC TMP C Blitar kegiatan yang dilakukan di

Kantor Bantu Tulungagung meliputi Pengawasan terhadap Pabrik Rokok(PR)

dan Pelayanan terhadap pemesanan Pita Cukai serta penataan sebagian arsip yang

masih belum tertata karena penggabungan yang terjadi di tahun 2017. Sedangkan

kigataan administrasi kantor berada pada kantor pusat di Blitar.

1. Letak geografis KPPBC Kantor Bantu Tulungagung

Kantor Bantu Bea dan Cukai Tulungagung beralamat di Jl.

Jenderal Ahmad Yani No.74, Kampungdalem, Kec. Tulungagung,

Kabupaten Tulungagung, Jawa Timur 66217. Kantor Bantu Tulungagung

berada di sebelah selatan Aloon- Aloon Tulungagung dan dekat dengan

beberapa kantor kepemerintahan seperti, sebelah selataannya kantor Bea

dan Cukai terdapat kantor Pemerintah Daerah, sebelah timurnya ada

POLRES Tulungagung.

Kantor Bantu Bea dan Cukai Tulungagung berada pada pusat kota

inilah yang strategis sehingga mudah untuk diakses semua jenis

kendaraan dari kereta api, bis dan beberapa jenis angkutan umum dan

4

pribadi yang lain dan juga berada pada pertengahan cangkupan Wilayah

Kerja KPPBC TMP C Blitar yang meliputi Kab. Blitar, Kota Madya

Blitar, Tulungagung, serta Trenggalek selain itu Kantor Bantu Bea dan

Cukai Tulungagung juga berfungsi sebagai kantor pengambilan dan

pemesanan pita cukai untuk pengguna jasa yang berada di wilayah

Tulungagung dan juga Trenggalek.

2. Kondisi fisik di tempat praktik dan sekitar Kantor Bantu Bea dan

Cukai Tulungagung

Keadaan kantor bantu bea dan cukai tulungagung yang menjadi

tempat pelaksanaan kegiatan praktik pengalaman lapangan penulis

memiliki beberapa ruangan diantaranya meliputi:

a) Ruang bagian pelayanan, dengan perincian sebagai berikut:

1) Meja pelayanan, dengan pembagian meja paling kanan untuk

melayani pembelian pita cukai (CK-1, CK-2, CK-3, CK-4),

sedangkan meja paling kiri untuk tempat penghitungan pita cukai,

2) Layanan komputer untuk pengusaha atau nasabah,

3) Kursi tunggu untuk para nasabah,

4) Ruang khusus untuk para perokok

5) Kotak saran

6) Tempat pelayanan informasi

b) Ruang Kasubag (Kepala Sub Bagian)

c) Ruang tunggu untuk para tamu

d) 2 Ruang untuk penyimpanan arsip yang berupa hard file nya

e) 1 Ruangan kearsipan

f) 1 Ruangan P2

g) 1 Ruangan Pantri

h) Mushola

i) 6 Kamar mandi

Pada lantai dua gedung bea cukai terdapat satu ruangan Aula, satu ruang

Kepala Kantor dan Dua ruangan penyimpan arsip lama.

5

3. Struktur Organisasi

Struktur dari Kantor Bantu Bea dan Cukai Tulungagung mengikut dalam

struktur kantor pusat yaitu di Kantor Pengawasan dan pelayanan Bea

dan Cukai Tipe Pabean C Blitar. Struktur tersebut telah diatur dalam

Peraturan Menteri Keuangan Republik Indonesia Nomor

188/PMK.01/2016 tentang organsasi dan taat kerja instansi vertikal

Direktorat Jenderal Bea dan Cukai Tipe Madya Pabean C Blitar,

sebagai berikut:

a. Kepala Kantor

Kepala kantor pengawasan dan pelayanan Tipe Madya Pabean C

merupakan jabatan struktural eselon IIIb atau merupakan jabatan

administrator. Kantor Pengawasan dan Pelayanan mempunyai

tugas melaksanakan pengawasan dan pelayanan di bidang

kepaneanan dan cukai dalam daerah wewenang Kantor

Pengawasan dan Pelayanan yang bersangkutan berdasarkan

peraturan perundang-undangan. Kepala kantor di kantor Blitar

adalah bapak Akhiyat Mujayyin

b. Subbagian Umum

Sub bagian umum di kepalai oleh Bapak Bambang Sukartono

Dalam sub bagian umum dibagi menjadi 3 bagian, terdiri atas:

1) Urusan tata usaha dan kepegawaian, yang dipimpin oleh bapak

Setya Kuncahyono. Yang memiliki tugas:

a) Melakukan urusan tata usaha

b) Administrasi kepegawaian dan pengembangan pegawai

6

c) Serta memfasilitasi bagi jabatan fungsional pemeriksa bea

dan cukai dan jabatan fungsional lain sesuai dengan ruang

lingkup tugas jabatan fungsional yang bersangkutan.

2) Urusan keuangan di pimpin oleh Ibu Yuli Hartuti. Yang

memiliki tugas melakukan urusan keuangan dan anggaran.

3) Urusan rumah tangga di pimpin oleh Wahyu Indah. Yang

memiliki tugas melakukan urusan rumah tangga, perlengkapan

dan kesejahteraan pegawai.

c. Kepala Seksi Penindakan dan Penyidikan yang di kepalai oleh

Ayub

Seksi penindakan dan penyidikan terdiri atas:

1) Subseksi intelijen di pimpin oleh Thomas. Memiliki tugas:

a) Pengumpulan, pengolahan, dan penyampaian informasi dan

hasil intelijen.

b) Melakukan analisis laporan pemeriksaan sarana

pengangkut.

c) Laporan pembingkaran dan penimbunan barang dan

d) Laporan pengawasan lain serta melkaukan pengelolaan

pangkalan data intelijen.

2) Subseksi penindakan dan sarana operasi. Yang memiliki tugas:

a) Melakukan pelayanan pemeriksaan sarana pengangkut

b) Patroli dan operasi pencegahan dan penindakan

pelanggaran peraturan perundangan-undangan di bidang

kepabeanan dan cukai serta pengawasan pembingkaran

barang dan

7

c) Melakukan pengelolaan dan pengadministrasian sarana

opreasi, sarana kominukasi dan senjata api Kantor

Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya

Pabean C Blitar

3) Subseksi penyidikan dan barang hasil penindakan. Memiliki

tugas:

a) Melakukan penyidikan tindak pidana di bidang kepabeanan

dan cukai

b) Perhitungan bea masuk, pajak dalam rangka impor dan

denda administrasi terhadap kekurangan atau kelebihan

bongkar dan denda administrasi atas pelanggaran lain

sesuai peraturan perundang-undangan.

c) Melakukan pemantauan tindak lanjut hasil penindakan dan

penyidikan tindak pidana di bidang kepabeanan dan cukai.

d. Kepala Seksi Perbendaharaan yang di kepalai oleh Ibu Retno.

Seksi perbendaharan dibagi menjadi 2 bagian, meliputi:

1) Subseksi administrasi manifes, penerimaan, dan jaminan yang

dipimpin oleh Sugi H. Memiliki tugas:

a) Melakukan pelayanan penerimaan, penelitian,

penatausahaan, dan pendistribusian rencana kedatangan

sarana perangkat.

b) Jadwal kedatangan sarana pengangkut dan manifes.

c) Penyelesaian manifes kedatangan dan keberangkatan dan

keberangkatan sarana pengangkut.

d) Melakukan pelayanan, penerimaan, penelitian,

penatausahaan, pendistribusian, dan penyelesaian dokumen

pemberitahuan pengangkut barang.

8

e) Melakukan perhitungan denda administrasi penerima bea

masuk, bea keluar, denda administrasi, bunga, sewa tempat

penimbunan pabean, dan pungutan negara yang sesuai

peraturan perundang-ungangan dipungut oleh Direktorat

Jenderal Bea dan Cukai.

f) Melakukan penerimaa, penatausahaan, penyimpanan, dan

pengurusan permintaan pita cukai.

2) Subseksi administrasi penagihan dan pengambalian yang

dipimpin oleh Gullani. Memiliki tugas:

a) Melakukan penagihan kekurangan pembayaran bea masuk,

bea keluar, cukai, denda administrasi, bunga, sewa tempat

penimbunan pabean dan pungutan negara yang sesuai

peraturan perundang-undangan dipungut oleh Direktorat

Jenderal Bea dan Cukai.

b) Melakukan penerbitan dan pengadministrasian surat teguran,

surat paksa, penyitaan dan pengadministrasian proses

pelelangan dan

c) Melakukan pengumpulan data pelanggan peraturan

perundang-undangan, serta melakukan penatausahaan dan

pengurusan barang hasil penindakan dan barang bukti.

e. Seksi Pelayanan Kepabeanan dan Cukai dan Dukungan Teknis

yang dikepalai oleh bapak Endro.

Seksi tersebut juga terbagi menjadi beberapa bagian yaitu:

1) Subseksi hanggar pabean dan cukai di pimpin oleh Agus P.

Yang memiliki tugas:

a) Melakukan penerimaan dan penatausahaan rencana

kedatangan sarana pengangkut dan jadwal kedatngan sarana

9

pengangkut, pendistribusian, penelitian, dan penyelesaian,

manifes kedatangan dan keberangkatan sarana pengangkut,

pelayanan pemberitahuan pengangkutan barang serta

perhitungan denda administrasi terhadap keterlambatan

pengangkut, penyerahan dokumen saran dan melakukan

pelayanan fasilitas dan perijinan di bidang kepabeanan.

b) Melakukan penelitian pemberitahuan impor dan ekspor,

melakukan pemeriksaan dan pencacahan barang.

c) Melakukan pemeriksaan badan dan pengoperasian sarana

deteksi, melakukan penelitian pemberitahuan klasifikasi

barang, tarif bea masuk, tarif bea keluar, nilai pabean dan

fasilitas impor.

d) Melakukan penetapan klasifikasi barang, tarif bea masuk,

tarif bea keluar dan nilai pabean, melakukan pelayanan dan

pengawasan pengeluaran barang ompir dari kawasan

pabean, melakukan pengawasan pemasukan dan

pengeluaran barang di tempat penimbunan berikat dan

tempat penimbunan pabean.

e) Melakukan pelayanan dan pengawasan pemasukan,

penimbunan dan pemuatan barang ekspor ke

saranapengangkut.

f) Melakukan pengelolaan tempat penimbunan pabean,

melakukan penatausahaan penimbunan, pemasukan dan

pengeluaran barang di tempat penimbunan berikat dan

tempat penimbunan pabean.

g) Melakukan urusan penyelesaian barang yang ditanyakan

tidak dikuasai, barang di kuasai negara, dan barang

yangmenjadi milik negara.

10

h) Melakukan penyiapan proses pelelangan atas barang yang

dinyatakan tidak dikuasai, barang yang dikuasai negara,

dan barang yang menjadi milik negara, melakukan

pemusnahan barang yang dinyatakan tidak dikuasai, barang

yang dikuasai negara, dan barang yang menjadi milik

negara dan atau busuk, memberikan fasilitas dan prijinan di

bidang cukai.

2) Subseksi pengolahan data dan administrasi dokumen. Memiliki

tugas:

a) Pengoperasian komputer dan sarana penunjang

b) Melakukan pengelolaan dan penyimpanan data dan berkas

c) Melakukan pelayanan dukungan teknis komunikasi data,

pertukaran data eletronik, pengolahan data kepabeanan dan

cukai, menyajikan data kebapeanan dan cukai, serta

d) Melakukan penerimaan, penelitian kelengkapan dan

pendistribusian dokumen kepabeanan dan cukai.

f. Seksi Kepatuhan Internal dan Penyuluhan

seksi tersebut terbagi menjadi 2 bagian yaitu:

1) Subseksi kepatuhan pelaksana tugas dipimpin oleh Endang.

Memiliki tugas:

1) Melakukan pengawasan pelaksanaan tugas, pemantauan

pengendalian intern, pengelolaan risiko, pengelolaan

kinerja, analisis beban kerja, investigasi internal, upaya

pencegahan pelanggaran dan penegakan kepatuhan

terhadap kode etik dan disiplin dan tindak lanjut hasil

pengawasan,

11

2) Melakukan penyiapan bahan rekomendasi perbaikan proses

bisnis di bidang pelayaran kepabeanan, cukai, dan

administrasi, bidah intelijen, penindakan, penyidikan tindak

pidana di bidang kepabeanan dan cukai, melakukan

pelaporan dan pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan

aparat pengawasan fingsional dan pengawasan masyarakat,

serta,

3) Melakukan penyusunan rencana kerja dan laporan

akuntabilitas.

2) Subseksi penyuluhan dan layanan informasi. Memiliki tugas

sebagai berikut:

a) Melakukan penyuluhan dan publikasi peraturan perundang-

undangan di bidang kepabeanan dan cukai, dan

b) Melakukan pelayanan informasi, bimbingan dan konsultasi

kepatuhan pengguna jasa di bidang kepabeanan dan cukai.

4. Bidang Usaha

Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Pabean

C Blitar bergerak dalam melaksanakan pengawasan dan pelayanan

kepabeanan dan cukai, wewenangnya berdasarkan peraturan perundang-

undangan yang berlaku.

B. Pelaksanaan Praktik

Pada pelaksanaanya praktik pengalaman lapangan ini dilaksanakan pada

tanggal 7 Januari 2020 sampai dengan 7 Februari 2020, yang pelaksanaan

kerjanya dimulai pada hari Senin sampai dengan Jum’at pukul 07.30WIB sd

17.00WIB. Kegiatan praktik pengalaman lapangan dilakukan di Kantor Bantu

Bea dan Cukai Tulungagung. Dengan jumlah mahasiwa yang melaksanakan

kegiatan ini sejumlah empat orang dengan pembagian, tiga orang ditempatkan

12

di kantor bantu tulungagung dan satu diantaranya ditempatkan di kantor pusat

yang berada di kota blitar

C. Permasalahan Dalam Lapangan

Dalam prosesn pengarsipaan kadangkala terjadi miss komunikasi antara

kantor pusat dengan kantor bantu yang ada di Tulungagung dimana

kadangkala berkas atau arsip yang dtang dari Blitar tidak sesuai dengan file

yang telah dikirim jadi dari pihak tim pengarsipan harus membongkar lagi

berkas guna pencocokan kembali dengan file yang ada.

13

BAB III

PEMBAHASAN TERHADAP TEMUN STUDI

A. Pengarsipan

Pengarsipan adalah suatu kegiatan penyimpanan dan pengolah

arsip dimana meliputi pembuatan, pengumpulan, penyimpanan dan

perawatan. Kegiatan pengarsipan begitu penting dilakukan oleh setiap

organisasi karena apabila arsip yang dimiliki suatu organisasi atau perusahaan

kurang baik dalam pengelolaannya bisa mengakibatkan terjadinya hambatan

dalam pencapaian tujuannya, karena arsip sendiri merupakan sebuah pusat

ingatan atau rekam jejeak suatu organisasi dan juga di dalamnya terdapat

informasi yang diperlukan untuk organisasi, bilamana arsip yang ada dapat

dikelola dengan baik maka akan lebih memudahkan organisasi tersebut dalam

melakukan perbaikan dan pencegahan akan adanya masalah-masalah kerja.

Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya

Pabean C Blitar yang juga sebagai salah satu Instansi Vertikal dan bekerja

dibawah naungan Kementrian Keuangan Republik Indonesia yang bergerak

dalam lingkup peredaran dan pengawasan pita cukai serta ekspor dan impor

sangat penting untuk mengelola tiap-tiap arsipnya dengan baik dan teratur.

Pada lingkup kerjanya kegiatan pengarsipan di KPPBC Tipe Madya Pabean C

Blitar bertempat di Kantor Bantu Bea dan Cukai Tulungagung yang meliputi

pengarsipan dalam bentuk soft file dimana arsip yang telah ada di input dalam

excel yang yang formatnya telah disediakan oleh kantor. Kegiatan

pengimputan yang dilaksanakan oleh tim pengarsipan sendiri dilakukan

menggunakan satu buah komputer dan juga satu buah laptop yang terdapat

pada ruang pengarsipan dan didukung dengan mesin printer. Pengarsiapan

dalam bentuk hard file dilakukan pada beberaapa ruangan yang digunakan

sebagai penyimpan arsip dimana terdapat dua ruangan yang berisikan rak-rak

yang terdiri dari arsip lama dan arsip baru yang akan diletakkan pada ruangan

tersebut yang penempatannya di kelompokan sesuai dengan arsip dari sub

bagian kerja masing-masing bidang.

14

B. Tujuan Pengarsipan

Adapun tujuan dalam melaksanakan kegiatan pengarsipan dalam suatu

organisasi atau perusahaan yaitu:

1) Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip.

2) Menemukan kembali arsip secara tepat, lengkap, akurat, relevan, dan

tepat waktu, dengan lebih efisien.

3) Menunjukan penyusunan arsip yang beraya dan berhasil guna.

Dalam mencapai sebuah tujuan kearsipan terdapat beberapa usaha yang dapat

dilakukan diantaranya yaitu:

1) Menyempurnakan atau merencanaan penyelenggaraan kearsipan

dengan sebaik-baiknya.

2) Berusaha untuk melengkapi setiap peralatan atau sarana yang

mendukung dalam kegiatan pengarsipan supaya bisa lebih akurat dan

efisien.

3) Mempersiapkan tenaga-tenaga yang mempunyai keahlian dan

kemampuan dalam bidangnya. Serta menyiapkan para petugas bidang

kearsipan melalui pendidikan dan pelatihan berupa pelatihan-pelatihan.

C. Pelaksanaan kerja tim pengarsipan

Pada tim pengarsiapan di KPPBC Tipe Madya Pabean C Blitar

terdapat dua orang pegawai sama seperti yang lainnya kegiatan pengarsipan

dimulai pada jam kerja yaitu pukul 07.30 dan berakhir pada 17.30, karena

KPPBC Tipe Madya Pabean C Blitar adalah kantor gabungan dari KPPBC

Tipe Pratama Tulungagung dan KPPBC Tipe Pratama Blitar yang pada tahun

2017 baru digabung maka banyak arsip yang perlu dirapikan dan juga

penggabungan arsip dari kedua kantor tersebut.

Pada saat arsip baru yang berasal dari kantor Blitar akan disetorkan

ke kantor Tulungagung yang dimana oleh tim pengarsipan akan dilakukan

pengecekan berkas arsip dengan file inputer dari Blitar apakah sudah sesuai

dengan berkas yang datang jika sudah sesuai maka tim pengarsipan akan

menggabung file baru dengan file yang sudah ada pada excel input yang telah

ada. Jika sudah sesuai antara berkas arsip yang dikirim dengan soft file yang

15

diterima yang berasal dari kantor Blitar maka selanjutnya tim pengarsipan

akan menyimpan berkas arsip tersebut pada ruang penyimpanan berkas yang

telah terseedia.

D. Langkah-langkah pengarsipan dokumen

Untuk mewujutkan pengarsipan yang baik rapi dan teratur berikut adalah

langkah-langkah dalam pengarsipan dokumen:

1. Tentukan sistem pengarsipan apa yang akan digunakan,

Pada sistem pengarsipan sendiri memliki beberapa jenis atau tipe

diantaranya yaitu:

(a) Sistem abjad

(b) Sistem nomer

(c) Sistem tanggal

(d) Sistem wilayah

(e) Sistem subjek

2. Kelompokkan berkas sesuai dengan penggolongan yang telah ada

3. Indekskan berkas yang diarsipkan

4. Urutkan berkas secara abjad sesuai dengan indeksnya

5. Beri label folder atau tempat penyimpanan berkas anda

6. Arsipkan berkas baru dengan benar

Pada KPPBC Tipe Madya Pabean C Blitar ini menggunakan sistem

pengarsipan dengan tipe ke tiga yaitu menggunakan sistem tanggal yang lebih

tepatnya menggunakan tahun yang dipilah per seksinya yang selanjutnya

yang akan dikelompokkan lagi dengan per sub bagiannya dan juga

dikelompokkan berdasarkan jenis suratnya.

Dalam penyimpanan berkas pada bea dan cukai kantor bantu tulungagung

sendiri terdapat penga batch-an dimana sebelum melakukannya kita hurus

kembali menyesuaikan berkas yang akan di batch dengan hasil inputan yang

terdapat pada komputer.

16

Proses batching yang dilakukan oleh KPPBC Tipe Madya Pabean C Blitar

dilakukan dengan cara :

1. Golongkan berkas sesuai indeksnya

2. Urutkan berkas sesuai dengan tahun serta nomor terbit surat

3. Masukkan berkas pada map bening

4. Beri nomor pada tiap-tiap map,(pemberian nomor sesuaaikan dengan

data yang ada pada hasil input di komputer)

5. Masukkan map-map bening kedalam kardus penyimpanan

6. Kardur siap untuk ditaruh pda ruang arsip.

E. Pemusnahan arsip

Pada Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Pabean C

Blitar memiliki klasifikasi arsip dimana terdapat arsip aktif dan arsin in aktif.

Sebuah arsip dikatakan sebagai arsip aktif itu dihitung lima tahun sebelum

tahun pengarsipan dimulai. Jika proses pengarsipan dilakukan pada tahun

2020 maka arsip yang tergolong aktif mulai tahun 2014 sd. 2019. Dan arsip in

aktif di hitung sepuluh tahun dari tahun pengarsipan dimulai.

Proses pemusnahan arsip tidak dapat dilakukan begitu saja untuk

melakukan kegiatan tersebut haruslah sesuai dengan ketentuan yang telah

diberikan oleh instansi terkait. Arsip tahun berapa serta arsip apa saja yang

akan dimusnahkan harus sesuai dengan surat pengajuan yang telah disetujui

sebelumnya.

Untuk memusnahkan sebuah arsip yang notabennya merupakan arsip

rahasasia milik negara cara pemusnahannya pun juga tidak boleh

sembarangan arsip-arsip tersebut tidak boleh dijual oleh individu atau

personal, arsip tidak boleh dijual kepada pengepul degan keadaan arsip yang

masih utuh alias tulisan masih bisa terbaca. Oleh karenanya cara untuk

memusnahkan arsip bisa dilakukan dengan cara membakar arsip, mengubur

arsip dengan diberi cairan kimia guna untuk meleburkan kertas agar bisa

cepat hancur dan musnah, dan yang terakhir bisa melakukan pencacahan

kertas arsip dengan menggunakan mesin pencacah kertas. Jika menggunakan

17

cara yang terakhir hasil dari cacahan akan dilelangkan kepada para pengepul

untuk selanjutnya bisa di daur ulang atau proses kembali sesuai kebutuhan,

dan uang hasil dari lelang tersebut ditak jatuh pada tangan individu ataupun

kelompok melainkan akan masuk kedalam khas negara yang disebut PNBP

(Penerimaan Negara Bukan Pajak).

18

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Pada proses pengarsipan atau pengimputan data haruslah dilakukan

dengan teliti karena sebuah arsip maupun berkas merupakan salah satu

sumber informasi penting dan rahasia milik organisai atau sebuah lembaga,

lebih khusus lembaga pemerintahan seperti Bea dan Cukai penyimpanan,

perawatan serta pemusnahan yang terdapat pada Kantor Bea dan Cukai

dilaksanakan dengan langkah-langkah yang rapi oleh karenanya jika ada

berkas yang hilang itu bisa langsung terlacak dan juga keamanan akan rahasia

yang terdapatdalam arsip begitu terjaga.

B. SARAN

Dari penulisan uraian diatas diharapkan pembaca mampu

memahami tentang sistem pengelolaan berkas atau arsip. Selain itu dengan

membuat karya tulis ini diharapkan dapat menambah pengetahuan dan juga

sebagaai pembelajaran kita serta mampu mengetahi sistem dan mekanisme

pengarsipan yang terkelola dengan baik.

19

BERITA ACARA HARIAN INDIVIDUAL

PRAKTIK PENGALAMAN LAPANGAN (PPL) GELOMBANG I

JURUSAN EKONOMI SYARI’AH

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS ISLAM IAIN TULUNGAGUNG

TAHUN 2020

Pada hari Selasa sampai hari Jum’at tanggal 7-10 Bulan

Januari Tahun 2020, bertempat di lembaga Kantor Pengawasan dan

Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Pabean C Blitar Kantor Bantu

Bea dan Cukai Tulungagung, telah dilaksanakan PPL Gelombang I

Ekonomi Syariah Fakultas Ekonomi dan Bisnis Islam IAIN

Tulungagung Tahun 2020 oleh mahasiswa dengan identitas sebagai

berikut :

Nama/ NIM/ Jurusan : Lutfi Atullailiah/ 12402173120/ Ekonomi

Syari’ah

Tanggal

Bentuk Kegiatan

7 Januari 2020

Kedatangan pertama ke Kantor Pengawasan dan Pelayanan Bea dan Cukai Tipe Madya Pabean C Blitar.

Pemindah tugasan dari kantor Blitar ke Tulungagung

Penyerahan surat pengantar pemidah tugasan ke Kantor Bantu Bea dan Cukai Tulungagung

Penjelasan mengenai kegiatan yang akan dilakukan selama PPL.

8 Januari 2020 Menginput Laporan keuangan Realisasi dan Hibah

Mengurutkan berkas keuangan sesuai tahunnya

9 Januari 2020

Menginput laporan keuangan Realisasi dan hibah serta SPD

Membantu merapikan berkas-berkas yang berserakan di ruang arsip

10 Januari 2020 Jum’at bersih.

Mengelompokkan dan menata berkas bagian Perbendaharaan, Umum, P2 , dan PKC dari

20

Kantor Blitar dan Tulungagung.

Tulungagung, 10 Januari 2020

MENGETAHUI :

Pembimbing/Dosen Pamong

( WAHYONO )

NIP.19940406201310 1001

21





TAHUN 2020

Pada hari Senin sampai hari Jum’at tanggal 13-17 Bulan






berikut :


Syari’ah

Tanggal

Bentuk Kegiatan

13 Januari 2020 Menginput Laporan Rekapitulasi DIPA dan Laporan

Realisasi PNBP.

Menginput laporan prognosa.

14 Januari 2020 Menginput laporan keuangan.

15 Januari 2020 Menginput berkas SPD.

Membantu persiapan rapat.

16 Januari 2020 Masih dalam kegiatan rapat.

17 Januari 2020 Persiapan penutupan rapat

Menginput arsip umum kepegawaian tahun 2017

22


MENGETAHUI :


WAHYONO

NIP.19940406 201310 1001

23





TAHUN 2020







berikut :

Nama/ NIM/ Jurusan :Lutfi Atullailiah/12402173120/Ekonomi

Syari’ah

Tanggal

Bentuk Kegiatan

20 Januari 2020 Menginput laporan keuangan

21 Januari 2020

Menata berkas bagian Surat Keluar KPPN 2015, Laporan Monitoring Realisasi Belanja Bulanan, Laporan Bulanan KPPN.

Menginput berkas keuangan.

22 Januari 2020 Mengiput berkas SPD (Surat Perjalanan Dinas).

Serah terima mahasiswa PPL dari DPL ke Kantor.

23 Januari 2020 Menginput berkas Keuangan.

24 Januari 2020 Jumat bersih.

Menginput berkas SPD

24


MENGETAHUI :


WAHYONO

NIP.19940406 201310 1001

25





TAHUN 2020







berikut :

Nama/ NIM/ Jurusan :Lutfi Atullailiah/12402173120/ EkonomiSyariah

Tanggal Bentuk Kegiatan

27 Januari 2020 Menginput Surat Perjalanan Dinas th 2013.

Menginput Surat Tugas bagian Keuangan.

28 Januari 2020 Membantu belanja beberapa keperluan konsumsi

untuk persiapan acara pemusnahan arsip lama.

Menginput arsip bagian keuangan berupa Laporan

Prognosa.

29 Januari 2020 Membantu mempersiapkan kebutuhan keperluan

rapat sosialisasi pemusnahan arsip yang sudah lama.

Membantu pemusnahan arsip lama

30 Januari 2020 Menyelesaikan pemusnahan arsip lama.

31 Januari 2020 Memilah arsip yang masih belum terinput dan

mengepack ke dalam map plastik.

Mengurutkan arsip surat masuk, surat perintah, dan

lain lain pertahun.

26


MENGETAHUI :


WAHYONO

NIP.19940406 201310 1001

27





TAHUN 2020

Pada hari Senin sampai hari Jum’at tanggal 3-7 Bulan Februari

Tahun 2020, bertempat di lembaga Kantor Pengawasan dan





berikut :


Syari’ah

Tanggal

Bentuk Kegiatan

3 Februari 2020 Penutupan PPL oleh Dosen Pembimbing Lapangan

4 Februari 2020 Menginput berkas keuangan (SPD)

5 Februari 2020 Menginput berkas keuangan (SPD)

6 Februari 2020 Menginput berkas SPD dan mengerjakan laporan PPL

7 Februari 2020 Melakukan penutupan antara masiswa dengan Pihak kantor tempat kegiatan PPl dilaksanakan

28

Tulungagung, 7 Februari 2020

MENGETAHUI :


WAHYONO

NIP.19940406 201310 1001

LAPORAN PRAKTEK PENGALAMAN LAPANGAN JURUSAN...

Documents

Transcript of LAPORAN PRAKTEK PENGALAMAN LAPANGAN JURUSAN...