BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG PKL

Tuntutan kualitas pelayanan kefarmasian dari masyarakat dan

perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Kefarmasian semakin

tinggi sehingga diperlukan peningkatan kualitas terutama kualitas Asisten

Apoteker sebagai tenaga kefarmasian.

Untuk meningkatkan kualitas tersebut maka dilaksanakan Praktek

Kerja Lapangan sebagai langkah untuk menciptakan individu Asisten

Apoteker yang profesional di bidangnya.

Lahan PKL selain sebagai sarana belajar mengajar untuk

mewujudkan tenaga professional juga sebagai wahana untuk meningkatkan

ketrampilan secara utuh dari seorang siswa yang telah mendapat teori di

kelas atau praktek di Laboratorium.

B. TUJUAN PKL

Menerapkan teori-teori yang diperoleh dari mata pelajaran yang

telah diberikan di sekolah

Menjadikan siswa lebih terampil dalm bidang pelayanan farmasi di

apotek

Memberikan pengalaman belajar dan ketrampilan kepada siswa

untuk memasyarakatkan diri pada suasana iklim lingkungan kerja

yang sebenarnya

Mendidik siswa agar lebih percaya diri dalam memberikan

informasi kepada konsumen

Melatih agar terbentuk sikap profesionalisme yang diperlukan

siswa untuk memasuki lapangan karja sesuai dengan bidangnya

C. MANFAAT PKL

Siswa menjadi lebih mengerti situasi dunia kerja yang sebenarnya

Siswa mendapat pengalaman yang nantinya akan dibutuhkan pada

saat memasuki dunia kerja

Siswa akan lebih terampil dalam bekerja

Siswa dapat mengetahui bermacam-macam karakter pasien

BAB II

TINJAUAN UMUM APOTEK

A. PENGERTIAN APOTEK

Menurut Permenkes RI Nomor 922/Menkes/Per/X/1993. Apotek

adalah suatu tempat tertentu, tempat dilakukan pekerjaan kefarmasian dan

penyaluran perbekalan farmasi kepada masyarakat.

B. PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

Apotek merupakan tempat dilaksanakannya kegiatan kefarmasian

meliputi pelayanan obat, kosmetika, ataupun alat kesehatan.

Persyaratan pendirian suatu apotek hendaklah memperhatikan

ketentuan PerMenKes No.992 tahun 1993, yaitu:

a. Persyaratan sebagai Apoteker Pengelola Apotek

b. Persyaratan apotek

c. Tata cara pemberian izin apotek.

d. Perbekalan kesehatan, perbekalan administrasi dan sebagainya.

Setelah hal tersebut dipenuhi baru kegiatan di dalam suatu apotek terpenuhi.

Tugas dan fungsi apotek menurut PP tahin 1980 adalah :

Tempat pengabdian seorang Apoteker yang telah mengucapkan sumpah

jabatan

Sarana farmasi yang melakukan pengubahan bentuk dan penyerahan obat

atau bahan obat

Sarana penyalur perbekalan famasi yang harus menyebarkan obat yang

diperlukan masyarakat secara meluas dan merata

Tujuan usaha apotek adalah :

Menyediakan serta mengembangkan jasa pelayanan obat dan atau alat

kesehatan kepada penderita atau dokter yang membutuhkan

Tempat usaha dan pengabdian profesi apoteker dan asisten apoteker

Dengan menjual jasa tersebut,apotek dapat memperoleh keuntungan dan

keuntungan tersebut diharapkan dapat dipergunakan untuk :

1. Meningkatkan mutu pelayanan kepada masyarakat

2. Meningkatkan kemampuan dan kesejahteraan karyawan

3. Melaksanakan kewajiban kepada pemerintah

C. STRUKTUR ORGANISASI

Suatu apotek mempunyai penanggung jawab seorang apoteker yang

dibantu oleh beberapa asisten apoteker. Seorang Apoteker Penanggungjawab

Apotek (APA) dapat dibantu oleh seorang Apoteker Pendamping, apabila

APA berhalangan hadir maka dapat digantikan oleh Apoteker Pendamping.

Di bawah ini adalah Bagan Struktur Organisasi Apotek :

D. PENGELOLAAN APOTEK

Pengelolaan apotek pada dasarnya sama antara apotek satu dengan

apotek yang lain, namun yang membedakan adalah aturan atau sistem yang

diterapkan pada masing-masing apotek.

Pengelolaan apotek pada umumnya adalah sebagai berikut :

Pembuatan, pengolahan, peracikan, pengubahan bentuk, pencampuran,

penyimpanan, dan penyerahan obat dan bahan obat

Pengadaan penyimpanan, penyaluran, dan penyerahan perbekalan farmasi

lainnya

Pelayanan informasi mengenai perbekalan farmasi

Macam-macam pengelolaan apotek adalah sebagai berikut :

1. Perencanaan dan pengadaan barang

Dalam membuat perencanaan pengadaan sediaan farmasi perlu

diperhatikan :

a. Pola penyakit

b. Kemampuan masyarakat

c. Budaya masyarakat

Pengadaan barang melalui pemesanan ke Pedagang Besar Farmasi

(PBF). Apotek selalu mempunyai daftar rekanan PBF yang siap untuk

menyuplai barang ke apotek. Selain melalui PBF, apotek dapat melakukan

pembelian langsung ke grosir obat. Sebelum melakukan pemesanan

apotek harus melihat stok barang (obat) yang habis. Pencatatan barang

(obat) yang habis ditulis dalam buku defecta.

Pemesanan barang ke PBF harus selalu menggunakan Surat Pesanan

(SP), untuk pemesanan obat narkotik kepada PBF khusus, yaitu Kimia

Farma dengan Surat Pesanan Khusus (3 rangkap).

Faktor yang dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam pemesanan

obat ke PBF :

PBF dalam keadaan valid (sah)

Kesesuaian barang (obat) yang akan dipesan

Pelayanan PBF yang baik

Pemesanan sampai dengan waktu pengiriman obat ke apotek tepat (on

time)

Pemberian potongan harga barang (obat)

Jangan hanya tergiur oleh potongan harga yang besar, tapi tidak

memperhitungkan kondisi obat yang dipesan dan waktu pengiriman

yang dijanjikan.

Setelah melalui tahap perencanaan dan pengadaan barang tahap

berikutnya adalah penerimaan barang. Barang yang diterima harus

diperiksa oleh petugas gudang dengan cara mencocokkan Surat

Pengiriman Barang, Faktur dengan Surat Pemesanan Barang. Kemudian

mencocokkan surat pengiriman barang dan faktur dengan barang yang

nyata-nyata dikirim, baik terhadap nama barang, kemasan, jumlah, serta

pemeriksaan terhadap kadaluarsa.

2. Penyimpanan barang

Petugas gudang mencatat seluruh penerimaan barang pada hari itu

dalam buku harian penerimaan barang, kemudian mencatat semua surat

pengiriman barang ke kartu stok dan menyimpan barang sesuai dengan

jenis dan sifat barang. Untuk barang tertentu disimpan ditempat terpisah,

misalnya:

1. Narkotika disimpan di almari terkunci

2. Serum dan vaksin di almari pendingin

3. Bahan yang mudah terbakar di tempat tersendiri.

Penyimpanan barang juga dapat dilakukan berdasarkan atas :

a. Abjad

Dimulai dengan abjad permulaan sampai akhir

b. Khasiat atau kegunaan dan golongan obat

Obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras, narkotika, dan

psikotropika

c. Bentuk sediaan obat

Suppositoria, ovula, salep, injeksi

d. Alat kesehatan

Pengaturan dan penyimpanan alat kesehatan disesuaikan dengan

kegunaan

3. Penyerahan barang atau penjualan

Penyerahan barang atau penjualan obat untuk obat-obat tanpa resep

dokter dapat langsung diserahkan kepada pasien. Namun untuk obat-obat

yang menggunakan resep dokter sebelum obat diserahkan kepada pasien

harus dilakukan pemeriksaan akhir terhadap kesesuaian antara obat

dengan resep. Penyerahan obat dilakukan oleh apoteker atau asisten

apoteker disertai pemberian informasi mengenai aturan pemakaian,

khasiat, dan hal-hal yang harus diperhatikan saat pemakaian apabila ada.

4. Administrasi

Secara garis besar administrasi di apotek meliputi :

1. Administrasi kesekretariatan

Kegiatan administrasi kesekretariatan menangani surat

menyurat, dokumentasi, kearsipan dan pembuatan laporan. Adapun

kelengkapan yang diperlukan adalah buku agenda, buku ekspedisi,

blangko surat menyurat dan lain-lain.

Laporan di apotek diantaranya meliputi :

a. Laporan penjualan apotek

Obat yang dijual baik resep maupun tanpa resep dirinci dan

disusun dalam laporan penjualan apotek.

b. Laporan jumlah resep dan pelayanan OGB

Laporan jumlah resep dan pelayan OGB berisi data tentang

jumlah resep yang masuk perhari dan data prosentase

perbandingan jumlah penggunaan OGB dengan jumlah

keseluruhan yang masuk. Laporan ini bertujuan untuk

mengetahui tingkat penggunaan OGB dibandingkan obat paten.

Laporan dibuat berdasarkan buku register yang memuat nama

dan alamat dokter unit pelayanan dan jumlah resep OGB.

Laporan penggunaan OGB dilaporkan setiap bulan.

c. Laporan narkotika da.n psikotropika

Laporan narkotika dan psikotropika di laporkan kepada

Kepala Dinas Kesehatan Kota / Kab dengan tembusan kepada

Kepala Dinas Kesehatan Propinsi dan Kepala Balai Besar POM

dan arsip. Laporan narkotika dan psikotropika berisi nama

obat/bahan obat, tanggal penerimaan, nama PBF, No Faktur,

jumlah diterima, jumlah total, tanggal keluar, jumlah keluar

jumlah akhir dan keterangan. Dalam buku laporan narkotika dan

psikotropika juga memuat nama dokter penulis resep, alamat

dokter, nama pasien dan alamat pasien. Laporan narkotika dan

psikotropika dilaporkan setiap bulan.

d. Laporan ketenagaan.

Laporan ini berisi jumlah tenaga farmasi yang bekerja di

apotek/RS dan dilaporkan setiap 3 bulan sekali kepada kepala

Dinas Kesehatan Kota/Kab dan tembusan kepada Kepala Dinas

Kesehatan Propinsi dan Kepala Balai Besar POM dan arsip.

e. Inventarisasi

Tugas inventarisasi adalah untuk mengetahui kekayaan

apotek yang tertanam pada barang tetap. Nilai barang inventaris

akan berkurang tiap tahun karena adanya penyusutan meskipun

barang masih baik. Besarnya penyusutan bergantung pada jenis

barang. Catatan inventarisasi meliputi tanggal pembelian, nama

barang, dan spesifikasinya, jumlah, harga pembelian per unit

serta nilai penyusutannya.

2. Administrasi resep

Kegiatan administrasi resep diantaranya memisahkan resep

yang mengandung narkotika dan psikotropika serta OGB.

Selanjutnya diberi garis merah dibawah nama obat narkotika dan

garis biru dibawah obat psikotropika, dan dicatat dalam buku

narkotika dan psikotropika jumlah obat yang dipakai, nama dokter,

pasien, dan alamat dokter serta pasien. Resep yang telah dipisahkan

tersebut akan disusun dan di bendel serta disimpan dengan baik

selama 3 tahun. Dalam proses pembendelan dapat dilakukan tiap

hari/bulan.

3. Administrasi keuangan

Administrasi keuangan merupakan faktor penentu

suksesnya suatu usaha. Berdasarkan laporan dapat diketahui

kemajuan atau kemunduran suatu usaha (apotek). Administrasi

keuangan di apotek diantaranya meliputi :

a. Buku penjualan

Merupakan dokumen apotek yang berisi catatan semua

penjualan/transaksi di apotek tentang penjualan

perbekalan farmasi.

b. Buku pembelian barang

Merupakan dokumen apotek untuk mencatat nama obat

yang di order/pesan apotek kepada PBF. Buku ini berisi

nama PBF, nama obat, jumlah obat, kondisi atau diskon,

tanggal kadaluarsa, obat, kode produksi, dan tanggal jatuh

tempo.

c. Buku inkaso/buku hutang

Merupakan dokumen apotek untuk mencatat hutang-

hutang pada PBF. Dalam buku ini dicatat no faktur dan

jumlah kredit yang diberi PBF pada Apotek.

d. Buku bank

Merupakan bukti untuk mencatat kepercayaan apotek

yang disimpan di bank.

e. Neraca rugi laba

Neraca rugi laba berisi mengenai penjualan kotor serta

biaya lain sehingga dapat diketahui laba bersih apotek.

Perhitungan neraca rugi laba dapat dilakukan tiap bulan

atau tiap tahun.

f. Neraca akhir tahun

Neraca akhir tahun berisi kas, hutang lancar, hutang

modal, inventaris persediaan barang dan modal akhir.

g. Perpajakan

Apotek sebagai bahan usaha sudah pasti harus membayar

pajak, diantaranya Pajak Pertambahan Nilai, Pajak

penghasilan badan usaha, PBB, Pajak reklame, Pajak

penghasilan karyawan.

4. Administrasi perbekalan

Administrasi perbekalan menangani pembelian atau

pengadaan barang serta pengelolaan barang dibidang.

Administrasi perbekalan diantaranya meliputi :

a. Buku barang habis (defecta)

Yaitu buku yang memuat daftar barang yang sudah

habis atau menipis baik di gudang, diruang peracikan

maupun etalase. Buku defecta tersebut berisi nama barang

jumlah serta distributor. Buku defecta ini diisi setiap hari

oleh asisten apoteker yang bertanggung jawab terhadap item

obat tersebut.

b. Surat pesanan

Seorang apoteker atau asisten apoteker dalam menulis

suatu surat pesanan berdasarkan buku defecta. Di dalam

surat pesanan (SP) memuat nama PBF, nama dan jumlah

obat, serta tanda tangan apoteker. Perlu dibedakan SP untuk

Narkotika, Psikotropika dan SP untuk perbekalan farmasi

yang lain.

c. Faktur

Setelah apotek menulis surat pesanan kepada PBF, maka

PBF akan mengirim barang yang disertai dengan faktur. Faktur

ini berisi nama PBF, nama obat., jumlah obat, kondisi atau

diskon, tanggal kadaluarsa obat, kode produksi, dan tanggal

jatuh tempo. Setelah barang diterima, AA yang menerima

barang harus mencocokkan antara faktur dan barang serta surat

pesanan.

d. Kartu Stok

Setelah barang diterima, dan sesuai dengan faktur. Barang

dimasukkan gudang dan dicatat pada kartu stok. Kartu stok

dapat menggambarkan persediaan barang apotek. Kartu stok

berisi nama obat, nama PBF, No Batch, ED, penerimaan,

pengeluaran dan sisa akhir.

e. Kartu Stelling

Kartu stelling adalah kartu yang melekat pada dus obat. Kartu

stelling dapat digunakan sebagai control penjualan obat, dan

setiap pengeluaran obat harus dicatat pada kartu ini, catatan

pengeluaran pada kartu stelling dan pada buku penjualan harus

sesuai.

5. Administrasi kepegawaian/SDM

Administrasi kepegawaian mencatat segala data kepegawaian

apotek termasuk absensi, perpindahan tenaga / karyawan, karyawan

baru , dll.

5. Pengelolaan obat rusak dan kadaluarsa

Hal pertama yang harus dilakukan apabila obat rusak atau

kadaluarsa adalah kita mengumpulkan obat-obatan yang rusak/kadaluarsa,

mencatat jenis dan jumlah obat yang rusak/kadaluarsa tersebut pada

formulir laporan obat rusak/kadaluarsa, mencatat jumlah obat yang

rusak/kadaluarsa pada kartu stok pada kolom pengeluaran, kemudian

melakukan retur untuk diserahkan kepada PBF yang bersangkutan.

Namun biasanya PBF tidak mudah menerima pengembalian barang

karena biasanya PBF memiliki kriteria untuk obat-obat yang

dikembalikan. Apabila PBF menolak penerimaan retur untuk obat-obat

yang telah rusak/kadaluarsa, maka obat-obat yang rusak/kadaluarsa

dimusnahkan sendiri oleh pihak apotek.

6. Control Inventory

Tujuan Control Inventory adalah menciptakan keseimbangan

antara persediaan dan permintaan oleh karena itu hasil stock opname

harus yang seimbang dengan permintaan yang didasarkan atas satu

kesatuan waktu tertentu, misalnya satu bulan atau dua bulan atau kurang

dari satu tahun.

Besarnya permintaan diukur dengan besarnya omzet penjualan

yang terjadi selama waktu yang lalu dengan catatan tidak ada permintaan

yang ditolak.

Untuk mencapai keseimbangan antara persediaan dan permintaan

itu ditentukan antara lain dengan ketentuan sebagai berikut :

1. Persediaan obat didasarkan atas kecepatan gerak atau perputaran. Ini

merupakan ketentuan yang paling sederhana dalam mencapai

keseimbangan. Obat yang laku keras supaya tersedia lebih banyak dan

obat kurang laku disediakan lebih sedikit

2. Persediaan obat ditentukan berdasarkan lokasi P.B.F. Kalau lokasi

PBF jauh dari apotek maka perlu penyediaan obat lebih besar daripada

kalau lokasi PBF dekat. Perlu diketahui berapa lama pesanan obat

dapat dipenuhi

3. Penambahan persediaan obat didasarkan atas kebutuhan per bulan

atau hasil penjualan. Ketentuan ini diharapkan persediaan barang

pada setiap saat menunjukkan jumlah obat yang tersedia sebesar

kebutuhan satu bulan. Hal ini kalau pembelian dilakukan secara tepat.

E. PENGELOLAAN RESEP

Resep yang masuk ke Apotek harus dikelola dengan baik dan rutin.

Resep tersebut dikelompokkan tiap hari atau tiap bulan sesuai dengan

kebijakan masing-masing apotek. Untuk resep yang tertuliskan narkotika dan

psikotropika harus dipisahkan. Pada akhir bulan secara rutin harus disertakan

pelaporan penggunaan obat golongan narkotika dan psikotropika. Resep

tersebut disimpan di apotek sekitar 3 tahun.

Apabila resep sudah tersimpan lebih dari 3 tahun maka pihak apotek

wajib melakukan pemusnahan resep. Pemusnahan dapat dilakukan sendiri

oleh pihak apotek (APA, Asisten Apoteker) dengan diketahui oleh saksi-

saksi. Pemusnahan resep tersebut harus disertakan pula dengan berita acara

pemusnahan.

F. KOMUNIKASI, INFORMASI, EDUKASI

Apoteker atau asisten apoteker harus memberikan konseling,

mengenai sediaan farmasi, pengobatan, dan perbekalan kesehatan lainnya,

sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang bersangkutan

terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau penggunaan salah sediaan farmasi

atau perbekalan kesehatan lainnya. Untuk penderita TBC, asma, dan penyakit

kronis lainnya, apoteker atau asisten apoteker harus memberikan konselig

secara berkelanjutan. Selain itu apoteker atau asisten apoteker juga harus

memberikan informasi yang benar, jelas, dan mudah dimengerti, akurat, tidak

bias, etis, bijaksana, dan terkini. Informasi obat sekurang-kurangnya meliputi:

Cara pemakaian obat, cara penyimpanan obat, jangka waktu pengobatan,

aktivitas serta makanan dan minuman yang harus dihindari selama terapi.

BAB III

TINJAUAN APOTEK KIMIA FARMA 18 PEMUDA

A. SEJARAH DAN LOKASI

Kimia farma merupakan pioneer Industri Farmasi di Indonesia. Cikal

bakal Kimia Farma adalah NV Pharmacheutiche Handel Vereneging. J. Van.

Gorkom & Co yang dibentuk pada tahun 1865 dan NV Chemicalien Handel

Rathkam & Co. Perusahaan Farmasi pertama di Hindia Timur yang berdiri pada

tahun 1817. Bersama dengan sejumlah perusahaan farmasi lain. Kemudian

dilebur menjadi PNF Bhineka Kimia Farma pada tahun 1969 sejalan dengan

kebijakan nasionalisasi ex perusahaan – perusahaan Belanda di Indonesia.

Selanjutnya pada tanggal 16 Agustus 1971 bentuk hukumnya dirubah menjadi

Perseroan Terbatas, sehingga selanjutnya disebut PT Kimia Farma (Persero).

Sejak tanggal 4 Juli 2001 Kimia Farma tercatat sebagai perusahaan publik di

Bursa Efek Jakarta dan Bursa Efek Surabaya.

Terlaksananya Kimia Farma menjadi perusahaan publik tak lepas dari

kebijaksanaan pemerintah dalam privatisasi yang dilakukan terhadap Badan

Usaha Milik Negara (BUMN) yang dimilikinya untuk melibatkan peran serta

publik dalam pengelolaan BUMN. Sejak tanggal 4 Januari 2003 dibentuklah 2

anak perusahaan yaitu : PT Kimia Farma Apotek dan PT Kimia Farma Trading

& Distribusion. PT Kimia Farma Apotek adalah anak perusahaan PT Kimia

Farma Tbk yang khusus menangani bisnis retail apotek. Kimia Farma Apotek

merupakan yang terbesar di Indonesia dengan jumlah apotek sekitar 340 di

seluruh Indonesia dari Banda Aceh sampai Papua. Saat ini PT Kimia Farma

Apotek sedang membenahi diri untuk menjadi lebih besar dan profesional

dalam pelayanan. Secara fisik pembenahan sudah dimulai dengan merenovasi

bangunan – bangunan Apotek Kimia Farma sehingga lebih modern dan nyaman

dengan satu ciri korporat yang sama. Secara pelayanan, PT Kimia Farma

Apotek sekarang lebih profesional dan lebih lengkap sediaan produknya dengan

membuka diri bagi produk – produk lain di luar produk Kimia Farma. Seiring

dengan perubahan kearah pelayanan yang lebih baik tersebut, kini PT Kimia

Farma Apotek memberikan sarana promosi bagi para produsen baik melalui

website maupun sarana lainnya.

Diharapkan dengan sarana baru ini produsen maupun PT Kimia Farma

Apotek dapat berkembang secara bersama kearah yang lebih baik. Apotek

Kimia Farma melayani resep dokter, penjualan obat bebas dan alat kesehatan.

Selain itu untuk menunjang kegiatan usaha tersebut, Apotek Kimia Farma juga

dilengkapi dengan cakupan pelayanan lainnya seperti praktek dokter, penjualan

optik dan swalayan farmasi serta layanan swamedikasi. Apotek Kimia Farma

dikelola oleh tenaga Apoteker yang bekerja penuh waktu untuk memberikan

pelayanan asuhan kefarmasian dengan baik.

Apotek Kimia Farma 18 Pemuda terletak di Jalan Pemuda 135

Semarang. Apotek Kimia Farma 18 Pemuda merupakan pusat dari Apotek

Kimia Farma yang ada di Jawa Tengah. Apotek Kimia Farma 18 Pemuda

membawahi 17 Apotek yang ada di Jawa Tengah. Seluruh kegiatan

administrasi Apotek Kimia Farma yang ada di Jawa Tengah dilakukan di

Apotek ini. Letaknya yang srategis dengan persediaan obat yang lengkap dan

pelayanan yang memuaskan membuat banyaknya pelanggan yang datang.

Bukan hanya dari dalam kota saja namun banyak dari luar kota bahkan luar

propinsi membeli obat disini.

B. STRUKTUR ORGANISASI DAN PERSONALIA

Struktur Organisasi Apotek Kimia Farma 18

Manager Bisnis Apotek Kimia Farma 18

Apoteker (APA)

Koordinator layanan Koordinator Peracikan

Asisten Apoteker

Supervisor Kasir Reseptir

Keterangan :

1. Manager Bisnis :Dr. Khristianto, Apt. MM

2. Apoteker (APA) :Wahyu Ani Mukaromah, S.Si,Apt

3. Supervisor (AA) : - Ibu Hendrotomo Devi

- Ibu Lilik Setyowati

4. Asisten Apoteker : - Bpk. Adang

- Ibu Ari Dwi Wahyuni

- Ibu Rina Sulistyowati

- Sdri. Dwi Pusparini

- Sdri. Fitri Hastuti

5. Kasir : - Ibu Ambar Amiluto Utami

- Ibu Sumarni

- Ibu Triwihandayani

- Ibu Yohanna

6. Reseptir : - Bpk. Ananto Sumbogo

- Bpk. Dartiwa

- Bpk. Mudjio

- Bpk. Sukamto

- Bpk. Wardjulian

- Bpk. Yulianto

C. PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

1. Perencanaan dan pengadaan barang

Semua karyawan yang ada di Kimia Farma 18 Pemuda (Apoteker,

AA, Reseptir, Kasir) mempunyai tanggung jawab terhadap masing-masing

almari obat untuk mendata persediaan obat yang ada di almari tersebut. Jika

terdapat obat yang habis dalam almari tersebut, maka harus dicatat dibuku

defecta. Kemudian buku defecta tersebut diserahkan kepada supervisor

untuk dibuatkan Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA) dan selanjutnya

BPBA akan diajukan ke gudang. Jika gudang mempunyai obat yang

dibutuhkan oleh apotek, maka barang langsung diserahkan ke apotek

(droping). Namun jika di gudang tidak terdapat barang/obat yang

dibutuhkan, maka gudang akan menyerahkan ke bagian pembelian.

Kemudian bagian pembelian akan membuatkan Surat Pesanan (SP) sesuai

dengan jenis dan jumlah obat yang dibutuhkan. Surat Pesanan tersebut

harus mendapat persetujuan dari Apoteker terutama apabila obat yang

dipesan adalah obat golongan narkotika dan psikotropika. Selanjutnya SP

tersebut akan diserahkan ke PBF atau distributor yang bersangkutan.

Hal tersebut juga berlaku untuk obat-obat bebas dan bebas terbatas

(Obat-obat yang terdapat di HV). Setelah barang datang, maka asisten

apoteker yang menerima barang tersebut harus mencocokkan antara faktur

pembelian dengan barang yang ada (meliputi : ED, No.Batch, Jumlah

barang, Nama Barang). Kemudian barang tersebut disimpan di tempat yang

telah ditentukan dan dicatat kedalam kartu stok sebanyak barang yang telah

dimasukkan.

2. Penyimpanan

Penyimpanan obat yang ada di Kimia Farma 18 Pemuda

menggunakan sistem kombinasi, artinya untuk obat-obat yang ada di

swalayan farmasi disusun berdasarkan efek farmakologi, bentuk, dan abjad.

Sedangkan untuk obat-obat yang ada di dalam apotek disusun berdasarkan

abjad, efek farmakologi, bentuk, golongan, sifat fisika kimia, dimana

keseluruhan dari penyimpanan tersebut berdasarkan sistem FIFO (First In

First Out).

3. Dispensing

Istilah dispensing tidak berlaku di apotek, karena sebenarnya arti dari

dispensing itu sendiri adalah penyerahan obat yang dilakukan dokter

langsung kepada pasien. Namun menurut aturannya, dokter tidak boleh

melakukan dispensing kecuali apabila dokter tersebut memiliki sebuah

apotek. Sehingga dispensing di Kimia Farma 18 Pemuda tidak pernah ada.

Tapi yang digunakan adalah Swamedikasi. Pasien datang ke Apotek

dengan keluhan ringan kemudian Asisten Apoteker atau Apoteker akan

memberikan obat dengan kategori ringan sesuai dengan keluhan pasien.

Jika setelah 2 atau 3 hari tidak sembuh maka pasien disarankan untuk

periksa ke dokter. Apotek juga tidak dapat memberikan Swamedikasi

apabila keluhan pasien berat seperti penyakit mata, telinga, dll , tetapi

pasien disarankan untuk berkonsultasi ke dokter.

Selain Swamedikasi, ada juga istilah UPDS yaitu pembelian obat yang

tidak menggunakan resep dokter. Obat yang dibeli tersebut biasanya

tergolong obat bebas atau obat yang dibeli berdasarkan pengalaman.

4. Pemusnahan perbekalan farmasi yang rusak, ED, atau ditarik dari

peredaran.

Setiap akhir tahun karyawan mempunyai tugas pada masing-masing

almari yang menjadi tanggung jawabnya untuk mencatat ED dan melihat

apabila ada obat-obat yang rusak. Obat-obat yang rusak/ED sebelumnya

dikumpulkan terlebih dahulu lalu obat-obat tersebut diretur ke PBF yang

bersangkutan.

Namun biasanya PBF mempunyai persyaratan untuk obat-obat yang

dikembalikan. Apabila obat-obat yang diretur tidak memenuhi persyaratan

yang ditentukan dari PBF, maka obat-obat tersebut akan dimusnahkan

sendiri oleh pihak apotek. Obat-obat yang ditarik dari peredaran biasanya

sebelum dilakukan penarikan pihak apotek diberi surat pemberitahuan dari

Balai POM. Kemudian prinsipal obat tersebut akan mengirimkan petugas

khusus untuk dilakukan penarikan pada apotek yang bersangkutan.

Biasanya obat ditarik dari peredaran karena penyimpangan terhadap cara

pembuatan obat yang telah ditentukan, obat mengandung bahan yang

membahayakan kesehatan, zat aktif yang terkandungan di dalam obat

tersebut melebih batas yang telah ditentukan, dan lain-lain.

5. Administrasi

Administrasi yang ada di Kimia Farma 18 Pemuda dikelola oleh

Bisnis Manager (BM). Namun Bisnis Manager tidak hanya mengelola

kegiatan administrasi yang ada di Kimia Farma 18 Pemuda saja tapi juga

mengelola administrasi semua Kimia Farma yang ada di Jawa Tengah.

Hasil penjualan dari apotek Kimia Farma 18 Pemuda setiap harinya akan

disetorkan ke bagian admnistrasi.

6. Perpajakan dan keuangan

Setiap bulan Kimia Farma 18 Pemuda harus membayar berbagai

macam pajak, diantaranya adalah Pajak Pertambahan Nilai, Pajak

Penghasilan Badan Usaha, Pajak Reklame, PBB, Pajak Penghasilan

karyawan, dan lain-lain. Semua Kimia Farma yang ada di Jawa Tengah

biasanya menyetorkan hasil penjualannya ke bagian keuangan yang ada di

Kimia Farma 18 Pemuda secara langsung atau melalui Bank.

7. Laporan dan evaluasi apotek

LAPORAN

a. Laporan Narkotika

Pelaporan narkotika dilakukan setiap satu bulan sekali,

dimana laporan ini dikirimkan kepada Kepala Dinas Kesehatan

Kotamadya/Kabupaten dengan tembusan kepada :

- Kabid Bpfm Kanwil DepKes Prop.Jateng

- Kepala Balai POM

- Penanggung jawab Narkotika Kp

- Arsip

b. Laporan Psikotropika

Pelaporan psikotropika dilakukan etiap satu tahun sekali.

Laporan ini dibuat rangkap tiga sebagai tembusan kepada :

- Kepala Dinas Kesehatan Kota Semarang

- Kepala Balai Besar POM Semarang

- Arsip Apotek

c. Laporan Obat Generik Berlogo

Pelaporannya dilakukan setiap 1 bulan sekali. Laporan Obat

Generik Berlogo berisi tentang banyaknya resep yang ditulis dokter

yang mengandung Obat Generik Berlogo.

EVALUASI

Setiap Triwulan tiap-tiap Apotek Kimia Farma dibawah Bisnis

Manager Semarang dilakukan evaluasi yang meliputi :

a. Omzet, penjualan, pembelian, biaya-biaya, dll

b. Pelayanan ,yang dimaksud adalah adanya komplain

dari pasien atau tidak dan apakah sistem pelayanan sudah sesuai

standart apa belum

c. Evaluasi Anggaran Perusahaan yang telah dicapai

memenuhi target apa tidak

d. Program Perusahaan yang sedang dijalankan

8. Control inventory

Kegiatan ini dilakukan untuk menjaga obat agar tidak habis pada saat

yang dibutuhkan. Untuk itu dalam setiap wadah persediannya diberikan

kartu stok untuk mengontrol pengeluaran dan penggunaan obat.

Obat-obat yang sifatnya fast moving harus disediakan lebih banyak

dibandingkan obat-obat yang lainnya. Sehingga obat-obat yang fast moving

harus selalu dicek persediannya karena obat –obat tersebut diperkirakan

akan habis dalam waktu beberapa hari saja. Jika obat-obat fast moving

tersebut sudah mendekati habis, maka pihak apotek akan mengambil ke

gudang atau dibuatkan surat pesanan ke PBF.

D. Pengelolaan Resep

Pengelolaan Resep di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda terdiri dari

penyimpanan resep dan pelayanan resep.

1. Penyimpanan Resep

Setiap resep yang masuk akan disimpan dan diatur sesuai dengan urutan

nomor resep, juga dibedakan menurut system pembayarannya (tunai/kredit).

Resep-resep tersebut akan disimpan selama 3 tahun, lalu setelah 3 tahun

akan dimusnahkan.

2. Pelayanan Resep

2.1 Skrinning Resep

a.Persyaratan Administrasi

- Nama, SIP, dan alamat dokter

- Tanggal penulisan resep

- Tanda tangan / paraf dokter penulis resep

- Nama, alamat, umur, nomor telepon

- Nama obat, dosis, jumlah yang diminta, cara pakai

b. Pemberian nomor resep

c. Penetapan Harga

d. Pemeriksaan Ketersediaan Obat

2.2 Perjanjian dan Pembayaran

a. Pengambilan obat semua / sebagian

b. Ada/tidaknya penggantian obat atas izin dokter/pasien

c. Pembayaran tunai / kredit

d. Penyerahan struk pembayaran

e. Pembuatan kwitansi dan salinan resep jika perlu/atas

permintaan pasien

2.3 Penyiapan obat

a.Peracikan

Merupakan kegiatan menyiapkan, menimbang, mencampur,

mengemas dan memberikan etiket pada wadah. Dalam

melaksanakan peracikan obat harus dibuat sesuai prosedur dengan

memperhatikan dosis, jenis dan jumlah obat serta penulisan etiket

yang benar

b. Pemberian etiket yang jelas dan dapat dibaca

c.Obat dikemas dengan rapi dalam kemasan yang cocok sehingga

terjaga kualitasnya

2.4 Pemeriksaan akhir

a.Kesesuaian obat dengan resep yang meliputi :

- nomor resep

- nama obat,bentuk dan jenis sediaan,dosis,jumlah dan aturan pakai

- nama pasien, umur, alamat, dan nomor telepon

b. Kesesuaian copy resep dengan resep asli

c. Kebenaran kwitansi

2.5 Penyerahan obat dan pemberian informasi

a. Penyerahan obat harus disertai dengan pemberian informasi yang

benar, jelas, dan mudah dimengerti, yang meliputi :

- cara pemakaian obat

- cara penyimpanan obat

- jangka waktu pengobatan

b. Tanda terima pasien / penerima obat

2.6 Layanan purna jual

a. Konseling secara berkelanjutan untuk penderita penyakit tertentu

sehingga dapat memperbaiki kualitas hidup pasien atau yang

bersangkutan terhindar dari bahaya penyalahgunaan atau

penggunaan sediaan farmasi atau perbekalan kesehatan yang salah

b. Monitoring penggunaan obat

Setelah penyerahan obat kepada pasien, apoteker biasanya

melaksanakan pemantauan penggunaan obat, terutama untuk pasien

tertentu seperti cardiovascular, diabetes, TBC, asma, dan penyakit

kronis lainnya. Kemudian Apoteker akan membuat catatan yang

berupa uraian mengenai keadaan atau kesehatan pasien tersebut.

c. Telefarma

Telefarma adalah melayani pasien melalui telepon,

menanyakan keadaan pasien, apakah sudah sembuh atau belum, dan

apakah membutuhkan obat yang lainnya lagi.

Atau dengan kata lain, Telefarma adalah pemesanan obat

melalui telepon atau layanan antar.

BAB IV

PEMBAHASAN

A. Pengelolaan Pasien

Pengelolaan pasien di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda dibagi menjadi dua,yaitu :

1. Pasien Umum

Alur pelayanan untuk pasien umum diawali dengan resep yang datang

lalu diperiksa ketersediaan obatnya, jika obat tersedia maka dilakukan

penetapan harga. Kemudian meminta persetujuan pasien, apabila pasien

setuju maka resep tersebut akan dilayani untuk kemudian diserahkan atau

dikirim.

2. Pasien khusus

a. Pasien jamsostek

b. Pasien dari instansi yang bekerja sama dengan Kimia Farma 18 Pemuda,

yaitu : PLN, Pertamina, BI, Bikasoga, Indosat, Telkom, dan Courts

Alur pelayanan untuk pasien khusus, yaitu :

Resep diberi no. biru obat dilayani diserahkan

Pembayaran untuk resep kredit dilakukan dengan penagihan berupa rekapan

selama satu bulan dari pihak apotek ke perusahaan pelunasannya dapat melalui

rekening Kimia Farma 18 Pemuda.

B. Pengelolan Obat

1. Perencanaan dan Pengadaan

Obat yang habis persediannya dicatat dibuku defecta, lalu dari data –

data yang ada dibuku defecta tersebut akan dibuat Bon Permintaan Barang

Apotek (BPBA) untuk kemudian diserahkan ke gudang. Apabila gudang

mempunyai barang yang diajukan apotek maka gudang akan mendroping

barang tersebut ke apotek. Tapi apabila barang yang diminta tidak tersedia di

gudang, maka gudang akan mengajukan BPBA tersebut ke bagian administrasi

pembelian, lalu dibuatkan surat pesanan untuk dikirim ke distributor (PBF).

Tapi apabila obat dari resep pasien itu habis, maka apotek dapat

mengambil langsung kegudang atau dapat meminjam ke Apotek Kimia Farma

lain yang lokasinya dekat dengan Kimia Farma 18 Pemuda, peminjaman obat

ini disebut dengan istilah kitir. Namun apabila di Apotek Kimia Farma lain juga

tidak ada maka apotek bisa melakukan permintaan obat darurat ke PBF yang

bersangkutan dengan persetujuan pasien untuk membayar terlebih dahulu.

2. Penyimpanan

Sistem penyimpanan barang/obat di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda

menggunakan sistem kombinasi. Barang/obat yang tergolong obat bebas dari

perbekalan farmasi diletakkan dibagian swalayan farmasi, dimana masih

dibagi lagi menurut efek farmakologi dan jenisnya.

Untuk obat-obat yang tergolong obat keras, obat bebas terbatas, dan

lain-lain penyimpanannya diatur dalam bentuk rak-rak, diantaranya :

Rak obat patent yang diurutkan sesuai abjad

Rak untuk obat-obat yang sifatnya fast moving

Rak antibiotik berupa tablet, kapsul

Rak untuk salep, krim, dan gel

Rak untuk obat-obat KB

Rak untuk obat-obat yang TLKL

Rak untuk sediaan yang berupa spray / semprot

Rak untuk sirup patent yang diurutkan sesuai abjad

Rak obat-obat generik

Rak untuk sirup antibiotik

Rak untuk obat-obat yang harganya mahal

Rak untuk drop (yang diminum)

Rak untuk obat tetes mata, telinga, dan hidung

Rak untuk obat-obat psikotropika

Rak terkunci untuk sediaan narkotika

Rak untuk obat bentuk injeksi (ampul, vial)

3. Dispensing

Istilah dispensing tidak ada di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda,

karena arti dari dispensing itu sendiri adalah kegiatan penyerahan obat yang

dilakukan oleh dokter langsung kepada pasiennya. Tapi menurut aturannya,

dokter tidak boleh melakukan dispensing kecuali dokter tersebut memiliki

apotek. Jadi istilah dispensing tidak pernah digunakan di Apotek Kimia

Farma 18 Semarang.

Tapi yang digunakan adalah Swamedikasi. Pasien datang ke Apotek

dengan keluhan ringan kemudian Asisten Apoteker atau Apoteker akan

memberikan obat dengan kategori ringan sesuai dengan keluhan pasien. Jika

setelah 2 atau 3 hari pasien tidak sembuh maka pasien disarankan untuk

periksa ke dokter. Apotek tidak dapat memberikan Swamedikasi apabila ada

pasien datang dengan keluhan yang berat seperti penyakit mata, telinga, dll,

tetapi Apotek menyarankan agar pasien lebih baik berkonsultasi ke dokter.

Selain Swamedikasi, ada juga istilah UPDS yaitu pembelian obat yang

tidak menggunakan resep dokter. Obat yang dibeli tersebut biasanya

tergolong obat bebas atau obat yang dibeli berdasarkan pengalaman.

4. Pemusnahan obat dan resep

Obat-obat yang dimusnahkan itu biasanya merupakan obat-obat yang

sudah kadaluarsa atau rusak dan tidak dapat diretur ke PBF yang

bersangkutan karena adanya perjanjian atau persyaratan tertentu, sedangkan

resep-resep yang dimusnahkan itu merupakan resep-resep yang telah

disimpan lebih dari 3 tahun. Pemusnahan obat dan resep ini harus disertai

dengan berita acara pemusnahan dan juga harus memperoleh ijin dari kantor

pusat PT. Kima Farma Apotek.

C. Pengelolaan Administrasi

Administrasi di Apotek Kimia Farma 18 Pemuda merupakan pusat dari

semua kegiatan administrasi tersebut meliputi pengadaan dan perencanaan barang

di Apotek. Dimana apabila barang di Apotek tersebut habis maka akan dicatat di

buku defecta, lalu dari buku defecta itu akan dibuatkan Bon Penerimaan Barang

Apotek (BPBA) untuk diajukan ke gudang. Kemudian BPBA tersebut akan

diserahkan dari gudang ke bagian pembelian. Bagian pembelian akan membuat

Surat Pesanan (SP) untuk dikirim ke PBF. Setelah itu PBF akan mengirimkan

barang ke Apotek/gudang. Untuk pembayarannya dilakukan oleh bagian

administrasi.

BAB V

PENUTUP

SIMPULAN

Setelah kami melakukan kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di Apotek

Kimia Farma 18 Semarang pada tanggal 1-31 Desember 2008, ada beberapa yang

dapat kami simpulkan :

1. Kami menjadi mengerti tentang perencanaan dan

pengadaan barang di apotek, penyimpanan perbekalan farmasi, pengelolaan

sediaan farmasi yang rusak/kadaluarsa, kegiatan administrasi di apotek,

pengelolaan resep, penyerahan obat kepada pasien, pengisian buku defecta,

kartu stok, pelaporan obat narkotika, psikotropika, pembacaan resep dokter,

dan masih banyak lagi

2. Kami juga mengerti bahwa kepedulian kita terhadap sesama sangatlah

penting. Dengan sikap tulus ikhlas memberikan pelayanan yang baik kepada

pasien/konsumen akan mengurangi sedikit beban yang ada di pundak mereka

SARAN

Beberapa saran yang sekiranya dapat kami sampaikan :

1. Diharapkan lebih teratur dalam pengisian kartu stok

2. Diharapkan adanya peningkatan ketelitian pegawai dalam bekerja

3. Diharapkan adanya perhatian terhadap keadaan perbekalan farmasi terutama

kebersihannya agar konsumen tertarik untuk membeli

DAFTAR PUSTAKA

www.google.com

kimiafarma.co.id

Departemen Kesehatan RI. 2004. Administrasi Farmasi Jilid III. Jakarta

Departemen Kesehatan RI. 2004. Undang-Undang Kesehatan Jilid I. Jakarta

LAMPIRAN

1. Makna Simbol Kimia Farma

2. Laporan Narkotika

3. Surat Pesanan Narkotika

4. Kartu Stok

5. Laporan Penggunaan Sediaan Jadi Narkotika

6. Surat Pesanan Non Narkotika dan Non Psikotropika

7. Permintaan Obat Intern dan Etiket

8. Kwitansi Pembayaran Resep/Tunai

9. Bon Permintaan Barang Apotek (BPBA)

10. Copy Resep

MAKNA SIMBOL KIMIA FARMA

SIMBOL : Matahari

PARADIGMA BARU

Matahari terbit adalah tanda memasuki babak baru untuk kehidupan yang

lebih baik

OPTIMIS

Matahari memiliki cahaya sebagai sumber energi, cahaya tersebut adalah

penggambaran optimisme Kimia Farma dalam menjalankan bisnisnya

KOMITMEN

Matahari selalu terbit dari timur dan tenggelam dari arah barat secara teratur

dan terus menerus memiliki makna adanya komitmen dan konsistensi dalam

menjalankan segala tugas yang diemban oleh Kimia Farma dalam bidang farmasi

dan kesehatan

SUMBER ENERGI

Matahari sumber energi bagi kehidupan, dan Kimia Farma baru

memposisikan dirinya sebagai sumber energi bagi kesehatan masyarakat

SEMANGAT YANG ABADI

Warna Oranye berarti semangat, warna biru adalah keabadian. Harmonisasi

antara kedua warna tersebut menjadi satu makna yaitu semangat yang abadi

JENIS HURUF

Dirancang khusus untuk kebutuhan Kimia Farma disesuaikan dengan nilai dan

image yang telah menjadi energi bagi Kimia Farma, karena prinsip sebuah identitas

harus berbeda dengan identitas yang telah ada.

SIFAT HURUF

KOKOH

Memperlihatkan Kimia Farma sebagai perusahaan terbesar dalam bidang

farmasi yang memiliki bisnis hulu hilir dan merupakan perusahaan farmasi

pertama yang dimiliki Indonesia

DINAMIS

Dengan jenis huruf italic, memperlihatkan kedinamisan dan optimisme Kimia

Farma dalam menjalankan bisnis kesehatan

BERSAHABAT

Dengan huruf kecil dan lengkung, memperlihatkan keramahan Kimia Farma

dalam melayani konsumennya.