BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Teknologi sistem informasi saat ini mengalami perkembangan yang sangat

pesat dan tidak dapat terlepas dalam berbagai aspek kehidupan manusia.

Khususnya bagi suatu organisasi atau pun instansi, teknologi infomasi komputer

dirasakan semakin penting sebagai alat bantu dalam mendukung kegiatan

produksi maupun pelayanan. Dengan makin berkembangnya teknologi saat ini

maka sistem informasi harus mampu melayani permintaan user yang semakin

meningkat. Pada saat ini, manfaat dari sistem informasi sudah sangat banyak

dirasakan. Apalagi dalam dunia perkantoran yang membutuhkan pengaksean

data pegawai secara cepat, sistem informasi sering kali berperan vital dalam

kegiatan pendistribusian informasi yang cepat tersebut. Semua dari komponen

yang tergabung dalam sistem komputer tersebut haruslah mampu saling

mendukung untuk menghasilkan satu informasi yang dibutuhkan dan handal

untuk melayani setiap permintaan informasi oleh pengguna.

Dari sekian banyak manfaat sistem informasi yang ada pada Dinas

Pekerjaan Umum ternyata belum dapat mencukupi kebutuhan pada Dinas

Pekerjaan Umum Propinsi Papua. Salah satu yang merupakan kendala adalah

pengaksesan data pegawai yang melakukan perjalanan Dinas. Pengaksesan yang

selama ini digunakan adalah pengaksesan secara manual sehingga membutuhkan

waktu yang cukup lama dan sangatlah tidak ideal untuk system kerja modern

yang mengoptimalkan teknologi informasi.

Sebagai mahasiswa yang nantinya akan terjun ke dunia kerja, mahasiswa

dituntut untuk memahami seluk-beluk dunia kerja yang sesungguhnya. Program

Kerja Praktek (KP) ini adalah salah satu program yang diwajibkan dari pihak

universitas kepada mahasiswanya agar dapat melengkapi kegiatan pembelajaran

selama ini yang didapat di kampus dan juga agar dapat menerapkan ilmu

pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki dalam pelayanan kepada masyarakat.

1

Sebagai mahasiswa yang melaksanakan program Kerja Praktek di Dinas

Pekerjaan Umum Propinsi Papua kami berharap dapat membantu menyelesaikan

permasalahan yang dihadapi oleh Dinas Pekerjaan Umum Propinsi Papua

dengan Pembuatan sebuah System Informasi Perjalanan Dinas di kantor

tersebut.

B. Tujuan Dan Manfaat Kerja Praktek

Adapun tujuan dari pelaksanaan Kerja Praktek ini adalah sebagai berikut:

1. Sebagai syarat untuk menyelesaikan laporan kerja praktek

2. Menerapkan sejauh mana mahasiswa mampu menerapkan pengetahuan

dan keterampilan yang dimiliki dalam pelayanan kepada masyarakat.

3. Meningkatkan mutu dan memperluas wawasan ilmu pengetahuan bagi

peserta kerja praktek.

4. Meningkatkan kemampuan mahasiswa dalam menerapkan ilmu

pengetahuan yang telah diterima selama masa studi di kampus.

5. Mahasiswa dapat mengetahui dan memahami sistem kerja perusahaan dan

terjun atau turut serta dalam proses.

Adapun manfaat dari pelaksanaan kerja praktek adalah sebagai berikut:

Bagi Instansi :

1. Instansi dapat melihat dan menilai potensi yang dimiliki oleh mahasiswa

Sehingga dapat menjadi masukkan bagi instansi pada saat melakukan

perekrutan tenaga kerja.

2. Membantu instansi dalam menyelasaikan tugas-tugas yang dihadapi, serta

Memberi masukkan agar dapat meningkatkan kinerja instansi.

Bagi Mahasiswa :

1. Meningkatkan pengetahuan serta wawasan mahasiswa dalam dunia kerja

2. Mendidik mahasiswa agar bertanggung jawab terhadap tugas-tugas yang

diberikan.

2

BAB II

PELAKSANAAN KERJA PRAKTEK

A. Tempat dan Waktu Pelaksanaan

Pelaksanaan kerja praktek bertempat di kantor Dinas Pekerjaan Umum

Propinsi Papua, dimana Dinas Pekerjaan Umum Propinsi Papua merupakan salah

satu unit kerja yang mempunyai tugas melaksanakan kewenangan pembangunan

di Papua.

Waktu pelaksanaan kerja praktek dimulai dari tanggal 27 juli 2009

sampai 27 agustus 2009, dimana dalam 1 minggu terdapat 5 hari kerja yaitu dari

hari senin sampai hari jumat yang dimulai dari pukul 08.00 wit sampai 13.00 wit

B. Gambaran Umum Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Papua

1. Sejarah Singkat

Tanggal 3 Desember merupakan hari yang punya makna khusus bagi

warga Departemen Pekerjaan Umum. Karena pada tanggal tersebut lima puluh

tujuh tahun yanga lalu terjadi peristiwa bersejarah. Gugur tujuh orang

karyawan yang berjuang mempertahankan markas Departemen PU di Kota

Bandung yang dikenal sebagai Gedung Sate. Peristiwa ini kemudian dikenang

dan diperingati sebagai hari kebangkitan pekerjaan umum. Peristiwa 3

Desember 1945 ini telah tercatat dalam sejarah perjuangan bangsa, dan sejarah

perkembangan Pekerjaan Umum pada khususnya. Peristiwa ini telah

mempersembahkan Sapta Taruna Kesatrianya keharibaan Ibu Pertiwi. Dan

melahirkan suatu korps Pemuda/Pegawai Pekerjaan Umum yang mempunyai

kesadaran sosial, jiwa kesatuan (Corp-geest), rasa kesetiakawanan

(Solidaritas) serta kebanggaan akan tugasnya sebagai abdi masyarakat,

khususnya dalam bidang pekerjaan umum. Peristiwa 3 Desember 1945 akan

terus dikenang dan diperingati sebagai Hari Kebaktian Pekerjaan Umum. Saat

ini para pegawai Departemen Pekerjaan Umum terus berjuang untuk

melanjutkan pengabdian mereka terhadap nusa dan bangsa. Perjuangan para

generasi penerus ini telah diwujudkan dalam pengabdian terhadap negara

3

untuk mengisi kemerdekaan Republik Indonesia dengan kegiatan

pembangunan yang saat ini sedang giat dilaksanakan.

2. Tujuan dan Sasaran

a. Tujuan

Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Papua mempunyai tujuan sebagai

berikut :

1) Meningkatkannya personil PU yang mampu melaksanakan

pembangunan prasarana bidang ke-PU-an.

2) Mendukung kelancaran arus barang, jasa dan manusia.

3) Mendukung upaya peningkatan hasil pertanian dan

pelayanan kesehatan masyarakat.

4) Mendukung upaya peningkatan kenyamanan pada

masyarakat.

5) Mengurangi sistem permukiman yang berpindah – pindah.

6) Membangun sarana dan prasarana penanggulangan banjir

dalam upaya mengamankan kawasan produktif dan pemukiman

serta mendukung upaya pengamanan lingkungan.

7) Meningkatkan sistem informasi, profesional stock holder

dan pengendaliannya.

b. Sasaran

1) Terbangunnya sarana pengendali banjir dan pengelolahan sumber

daya air .

2) Terbangunnya jaringan Irigasi.

3) Tersedianya sarana air baku.

4) Tersedianya data perencanaan dan supervise.

5) Terlaksananya pembinaan dan penyuluhan.

6) Terpeliharanya jalan dan jembatan.

7) Terbangunnya jalan dan jembatan.

8) Sinkronisasi, efektivitas kelembangaan, jaringan LAN serta

monitoring dan pengendalian.

4

9) Tersedianya sarana dan prasarana perumahan dan pemukiman.

10) Tersedinya sarana pendidikan dan pemerintahan.

11) Tersedinya desain dan RAB.

3. Visi dan Misi

1. Visi

Visi Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Papua adalah :

“Terbangunnya Infrastruktur Ke-PU-An untuk meningkatkan ekonomi

provinsi papua dan keseimbangan antara daerah pantai dan

pedalaman”.

2. Misi

a. Terbangunnya jalan dan jembatan dalam rangka commodity

development di daerah pesisir pantai Papua dan community

development untuk daerah pedalaman.

b. Terlaksananya pengembangan dan pengelolaan sumber daya air

secara terpadu berbasis wilayah sungai (DAS).

c. Tertatanya kawasan lingkungan permukiman dan tersedianya

rumah sehat layak huni bagi masyarakat perkotaan dan pedesaan.

d. Tersedianya SDM ke-PU-an dari propinsi sampai ke tingkat

distrik.

e. Terbinanya mutu konstruksi yang baik dan berkualitas.

f. Terwujutnya sistem pengendalian pembangunan bidang ke-PU-an

dan terbinanya jasa konstruksi.

5

C. STRUKTUR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI

DINAS PEKERJAAN UMUM PROVINSI PAPUA

Keterangan :

: Tempat penulis melaksanakan KP

1. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab

a. Kepala Dinas

Merumuskan sasaran Dinas Pekerjaan Umum berdasarkan kondisi

objektif daerah, peraturan perundang – undangan yang berlaku dan

kebijakan umum yang ditetapkan oleh Gubernur Provinsi Papua sebagai

pedoman kerja.

6

b. Kepala Bagian Tata Usaha

1. Merumuskan rencana kerja Bagian Tata Usaha berdasarkan sasaran

yang telah ditetapkan, kebutuhan prioritas dan peraturan perundang –

undangan yang berlaku sebagai pedoman kerja.

2. Mengkoordinasikan kegiatan Bagian Tata Usaha dengan unit – unit

kerja di lingkungan Dinas Pekerjaan Umum agar terjalin kerjasama

yang baik dan untuk mendapatkan kesamaan persepsi dan pola

tindak.

3. Mendistribusikan tugas kepada Sub Bagian di lingkungan Bagian

Tata Usaha sesuai dengan bidang tugasnya masing – masing.

4. Mengarahkan dan memberi petunjuk Kepada Sub Bagian di

lingkungan Bagian Tata Usaha agar pelaksanaan tugas berjalan sesuai

dengan program kerja yang telah ditetapkan.

5. Memberi layanan konsultasi di bidang ketatausahaan bagi pihak –

pihak yang memerlukan untuk mendapatkan kesamaan persepsi.

c. Kepala Sub Bagian Program

Menyusun rencana kerja, mengkoordinasikan kegiatan, mendistribusikan

tugas, mengarahkan, memerikasa hasil kerja bawahan dan menyusun

petunjuk teknis, mengurus DIKDA dan DIPDA, mengonsep surat,

membuat telaahan staf, mengevaluasi pelaksanaan kegiatan serta

melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan berdasarkan data,

pedoman dan ketentuan yang berlaku.

d. Kepala Sub Bagian Kepegawaian

Menyelenggarakan tata usaha kepegawaian yang meliputi pengumpulan

data, pembuatan buku induk pegawai, rotasi dan mutasi pegawai serta

menganalisa formasi pegawai dan perencanaan pegawai, kedudukan,

kewajiban dan hak – hak pegawai.

7

e. Kepala Sub Bagian Keuangan

1. Menyusun rencana Sub Bagian Keuangan berdasarkan rumusan

rencana kerja Bagian Tata Usaha yang telah ditetapkan dan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

2. Mengkoordinasikan kegiatan Sub Bagian Keuangan dengan unit-unit

kerja di lingkungan Dinas Pekerjaan Umum sesuai dengan perintah

Kepala Bagian Tata Usaha.

3. Mendistribusikan tugas, mengarahkan dan memberi petunjuk kepada

bawahan di lingkungan Sub Bagian Keuangan sesuai dengan bidang

tugasnya masing-masing.

4. Memeriksa hasil kerja bawahan di lingkungan Sub Bagian Keuangan

untuk mengetahui tingkat perkembangannya dan agar terhindar dari

kesalahan.

5. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan baik secara lisan

maupun tertulis sebagai sebagai bahan pertanggung jawaban.

f. Kepala Sub Bagian Umum

Menyusun rencana kerja, mengkoordinasikan kegiatan, mendistribusikan

tugas, mengarahkan, memeriksa hasil kerja bawahan dan mengarahkan

naskah dinas masuk / keluar, membuat telahan staf, mengonsep surat,

menyusun petunjuk teknis dan jadual protokoler, mengevaluasi

pelaksanaan kegiatan serta melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada

atasan berdasarkan data, pedoman dan ketentuan yang berlaku.

Menginventarisasi kebutuhan barang / perlengkapan operasional Dinas

Pekerjaan Umum berdasarkan usul dari masing – masing bagian untuk

mengetahui kebutuhan.

1. Sarana dan Prasarana

Dalam melaksanakan kegiatan kerja praktek yang penulis laksanakan

pada Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Papua terdapat sarana dan prasarana

yang menunjang kegiatan kerja pada kantor tersebut.

8

Adapun sarana dan prasarana yang ditemui penulis selama melakukan

kegiatan kerja praktek pada perusahaan tersebut antara lain :

a. Sarana

No Nama Barang Jumlah Lokasi Keterangan

1.

2.

3.

4.

Bangunan Gedung

Tempat Parkir

Mobil

Motor

2 Gedung

1 Unit

5 Unit

2 Unit

Jayapura

Jayapura

Jayapura

Jayapura

1 unit untuk kantor Dinas

Pekerjaan Umum dan 1 unit

untuk Perencanaan Jalan dan

Jembatan.

-

1 Unit untuk Kepala Dinas, 4

Unit untuk masing-masing

Kepala Bagian.

Diperuntukkan untuk pegawai

Dinas Pekerjaan Umum.

b. Prasarana

No. Prasarana Jumlah Keterangan

1.

Hardware

Komputer 8 unit Dengan spesifikasi :

Intel Pentium 4 2,5 Ghz, DDR 256,

VGA 64 MB, HDD 40 GB, CD Rom,

monitor LG 14”

2. Printer 4 unit 1 printer Canon IP1800, 1 printer Canon

IP 1700, dan 2 Printer HP Deskjet 3740.

Merek Panasonic dan merek Daikin

9

3.

4.

5.

1.

2.

AC (Air Conditioner)

Fax

Telepon

Software

Sistem operasi

Aplikasi

5 buah

1 buah

2 buah

1 SO

Merek Panasonic

Pararel.

XP Profesional pack 2.

Antivirus McAfee 8, Ms Office 2003,

Winamp, Adobe Reader, Antivirus

SMADAV, Antivirus PCMAV,

Antivirus AVG.

10

BAB IIIHASIL KEGIATAN

A. Kegiatan Kerja Praktek

Pada saat melakukan program Kerja Praktek di Dinas Pekerjaan Umum

Provinsi Papua, kami ditempatkan masing-masing pada bagian Sub Dinas Cipta

Karya, Sub Dinas Pengairan, Sub Dinas Badan Informasi dan Teknologi, yang

mempunyai tugas pokok masing-masing, yaitu:

Sub Dinas Cipta Karya mempunyai tugas untuk pengembangan dan

pemeliharaan tata kota.

Sub Dinas Pengairan mempunyai tugas untuk pemeliharaan air bersih dan

irigasi

Sub Dinas Bina Teknis dan Pengembangan Konstruksi mempunyai tugas

mengupdate informasi dan teknologi dalam pengembangan daerah.

Selain tugas-tugas diatas kami juga melakukan tugas yang lain yang diberikan

kepada kami seperti perbaikan dan pemeliharaan unit-unit komputer yang

dimiliki kantor Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Papua.

B. Kendala Yang Dihadapi

Pada saat melaksanakan program kerja praktek, kami mendapat sedikit

kesulitan, pada saat pembuatan Surat Perjalanan Dinas Pegawai. Sistem yang ada

saat ini masih secara manual, yaitu setiap data Perjalanan Dinas diinput

menggunakan Microsoft Office Excel sehingga pengontrolan dan pengaksesan

data menjadi tidak efisien. Akibatnya, pegawai yang seharusnya mendapat jatah

untuk melakukan perjalanan dinas tidak terealisasi secara merata karena tidak

adanya system yang mengontrol hal tersebut.

C. Kondisi Ideal Yang Diharapkan

11

Kondisi ideal yang diharapkan agar permasalahan diatas dapat teratasi,

yaitu diperlukan sebuah system informasi berbasis teknologi yang dapat diakses

dengan cepat, mudah dan hemat waktu. Sistem informasi ini diharapkan dapat

mempermudah proses pengaksesan dan pengontrolan para pegawai yang

melakukan perjalanan dinas pada Dinas Pekerjaan Umum Provinsi Papua.

12