Laporan Kita

BAB I

PENDAHULUAN

A. Sejarah dan Perkembangan Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati

Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati terletak di Jl. Kolonel Sugiyono no 75 Pati,

dulunya merupakan Rumah Sakit Bersalin yang dimiliki oleh dr. Hesti dan diresmikan

oleh Bupati Pati, Bapak Tasiman SH pada tanggal 11 Maret 2002. Diambil alih

kepemilikannya oleh Bapak Drs. H. Imam Suroso, MBA pada tahun 2003 yang

merupakan pimpinan dari Yayasan Bumi Wali Songo. Berikut ini adalah perkembangan

status Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati :

1. Tahun 2002 - 2003 : Rumah Sakit Bersalin Mitra Bangsa Pati

berdasarkan Surat Keputusan Gubernur Jawa Tengah

No : 503 / 16345 /2002 /5.

2. Tahun 2003 - 2004 : Rumah Sakit Ibu dan Anak Mitra Bangsa Pati

berdasarkan Surat Keputusan Gubernur Jawa Tengah

No. 503 / 15200 / 2003 /5.

3. Tahun 2004 – 2008 : Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati berdasarkan Surat

Keputusan Bupati No. 503 / 1127 / 2004.

4. Tahun 2008 – 2010 : Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati berdasarkan Surat

Keputusan Gubernur Jawa Tengah No. 503 / 4712 /

2008 /5.2.

5. Tahun 2011 – sekarang : Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia

Nomor : HK.07.06 / III /5894 / 10 tanggal 25 Oktober

2010 tentang pemberian ijin operasional Rumah Sakit

kepada Yayasan Bumi Wali Songo untuk

menyelenggarakan Rumah Sakit Umum dengan nama “

Rumah Sakit Mitra Bangsa”.

B. Visi, Misi, Tata Nilai dan Motto

Rumah Skit Mitra Bangsa Pati berupaya membantu pemerintah untuk

menyelenggaraan pelayanan kesehatan melalui upaya promotif, preventif, kuratif, dan

1

rehabilitative. Untuk merealisasikan upaya tersebut, Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati

memiliki visi, misi, tata nilai, dan moto sebagai berikut :

Visi :

Mewujudkan Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati sebagai Rumah Sakit pilihan bagi

masyarakat di wilayah Pati dan sekitarnya pada tahun 2016.

Misi :

1. Memberikan pelayanan prima dengan dilandasi sentuhan hati dan etika yang

optimal.

2. Menyediakan fasilitas yang aman dan nyaman demi kepuasan pasien.

Tata Nilai :

Kami berkeyakinan :

1. Keramahan adalah unsur utama dalam pelayanan.

2. Profesionalisme sangat berpengaruh pada mutu pelayanan.

3. Kepercayaan masyarakat kepada Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati merupakan

amanah yang harus dilaksanakan dengan baik.

Motto :

Kami melayani Anda dengan tulus ( We Care You with Honesty )

C. Tujuan :

Mewujudkan Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati sebagai rumah sakit pilihan bagi

semua lapisan masyarakat, dengan menitik-beratkan pada :

1. Meningkatkan keamanan dan kenyamanan pelayanan guna menjamin kepuasan

pelanggan.

2. Meningkatnya pelayanan yang efisien dan efektif guna menjamin daya saing

rumah sakit.

3. Meningkatnya kualitas sumber daya manusia guna menjamin pelayanan yang

bermutu dan professional.

2

D. Dasar Hukum

1. Undang – undang Kesehatan No.23 tahun 1992 tentang kesehatan.

2. Surat Keputusan Bupati Pati No. 503 / 1127 / 2004 Tentang Pemberian Izin

untuk Menyelenggarakan Operasional Rumah Sakit Umum.

3. Keputusan Gubernur Jawa Tengah Nomor : 503 / 4712 / 2008 / 5.2 tentang

Ijin Sementara Ke Satu Penyelenggara Sarana Kesehatan RSU Mitra Bangsa

Pati.

E. Tugas Pokok dan Fungsi

Seperti yang tercantum dalam UU No.23 tahun 1992, Rumah Sakit Mitra Bangsa

Pati mempunyai tugas pokok untuk membantu pemerintah dalam penyelenggaraan

pelayanan kesehatan melalui upaya promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif, serta

melaksanakan upaya rujukan. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut, Rumah Sakit

Mitra Bangsa Pati mempunyai fungsi :

1. Menyelenggarakan pelayanan medis

2. Menyelenggarakan pelayanan penunjang medis dan non medis

3. Menyelenggarakan pelayanan dan asuhan keperawatan

4. Menyelenggarakan pelayanan obat dan alat kesehatan

5. Menyelenggarakan pelayanan rujukan

6. Menyelenggarakan pelayanan peningkatan kesehatan dan pencegahan

penyakit

7. Menyelenggarakan pengembangan program dan system informasi manajemen

8. Menyelenggarakan keuangan

9. Menyelenggarakan ketata-usahaan

10. Membina dan mengembangkan manajemen dan pelayanan

11. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Yayasan Bumi Wali

Songo Pati dan Instansi Pemerintah terkait

3

F. Pejabat Struktural

Direktur : dr. H. Sardjana, MMR

Manajer Pelayanan Medis : dr. Suworo Nur C, M.Kes

Manajer Penunjang Medis : Lilik Suwasno, SKM, M.Kes

Manajer Mutu dan Pelayanan : dr. Hj. Kun Werdiningsih, MM

Manajer Administrasi dan Keuangan : Dra. Hj. Asih Marlina, MBA

Kasubbag personalia : Dra. Hj. Sri Murniawati, MM

Assisten Direktur : Heruwan Wibowo, SE

Assisten Manager Penunjang Medis : 1. Sucipto, SKM

2. Aditha Harshanti, SKM

Assisten Manager Mutu dan Pemasaran : Ika Novitasari, Amd

Assisten Manajer Administrasi Keuangan : Eny Ratnawati, Amd.

Assisten Kasubbag personalia : Erna Hartati, SE

IT : Beny Kusuma AS. S. Kom

G. Instalasi di Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati

Instalasi di Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati terbagi menjadi 3 kelompok, yaitu

instalasi yang berada di bawah Manajer Pelayanan Medis, instalasi yang berada di bawah

Manajer Penunjang Medis, dan intalasi yang berada di bawah Manajer Administrasi dan

Keuangan.

1. Instalasi di bawah Manajer Pelayanan Medis :

a. Instalasi Gawat Darurat

b. Instalasi Keperawatan

c. Instalasi Kamar Bersalin

d. Instalasi Bedah Sentral

e. Instalasi Perawatan Intensive ( ICU )

2. Instalasi di bawah Manajer Pelayanan Penunjang :

a. Instalasi Farmasi

b. Instalasi Laboratorium

c. Instalasi Radiologi

d. Instalasi Rekam Medis

4

e. Instalasi Gizi

3. Instalasi di bawah Manajer Administrasi dan Keuangan :

a. Instalasi Pengelolaan Keuangan

b. Instalasi Kepegawaian

c. Instalasi Kebersihan (Cleaning Service)

d. Instalasi Umum / Rumah Tangga

e. Instalasi Linen

5

BAB II

KEGIATAN MASA ORIENTASI DAN

PRA KONTRAK

A. Masa Orientasi Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati

Masa orientasi diawali tanggal 4 Agustus 2008 yang dibimbing langsung oleh

Ibu Krisna, Ibu Erna, Ibu Eni, dan seluruh Staff Administrasi dan Manajemen.

Adapun kegiatannya meliputi :

1. Perkenalan

Setiap karyawan baru dipersilakan memperkenalkan diri.

2. Pemberian materi

Materi yang diberikan meliputi :

Kedisiplinan

Absensi : tidak boleh ijin dalam satu bulan pertama kecuali sakit harus

dengan ijin dokter RS Mitra Bangsa, setiap datang dan pulang

harus absent di pos security.

Kelengkapan seragam

o Pakaian : Secara umum baik karyawan pria maupun wanita baju atas

warna putih celana warna hitam atau gelap. Bagi Wanita yang

berjilbab,jilbab warna putih polos dimasukkan ke dalam baju. Bagi yang

tidak berjilbab memakai harnet.

o Sepatu : warna hitam

o Papan nama : dipakai di sebelah kanan

Jam kerja : Pagi : 07.00-14.00 WIB

Siang : 14.00-21.00 WIB

Malam : 21.00-07.00 WIB

Tanggung Jawab

Setiap karyawan diwajibkan melaksanakan tugas sesuai dengan protap.

Ketrampilan

Komunikasi ( Senyum, Salam, Sapa dan Sentuhan )

6

Penampilan ( Sopan, Santun dan Menarik)

Kerjasama dengan unit Administrasi dan unit lainnya

Kreatifitas

3. Perkenalan RS

Karyawan baru di orientasi keliling RS mulai dari lantai 1 sampai lantai 4.

Lantai 4 meliputi : Ruang Aula dan beberapa ruangan baru yang belum di

operasionalkan.

Lantai 3 ( 4 kelas 19 tempat tidur ) meliputi : Executive II dan I, VVIP dan VIP,

Nursetation 1dan 2 dan Linen.

Lantai 2 / Ruang Satria ( 38 tempat tidur ) meliputi : Kelas II = 15, Kelas III = 18,

Kelas Executive II / IA = 3, Kelas IB = 2,

Poliklinik (umum, mata, bedah, gigi).

Lantai 1 ( 19 tempat tidur ) meliputi : R Dewi Kunti ( kls IB ), R.Srikandi kls

( IA ), R.Arimbi ( kls II ), R.Banowati ( kls III ), ICU, IBS, IKB, Prenatal,

R.Transit untuk pasien Jamkesmas, Apotik, Administrasi, informasi, Rekam

medis, Radiologi, Laboratorium dan IGD, Gizi.

4. Uraian Kegiatan Selama Masa Orientasi

a. Bulan I ( 05 Agustus – 20 Agustus 2008 )

Ship pagi ( 07.00 – 14.00 )

Absensi sidik jari di bagian Informasi

Keliling ke setiap lantai perawatan untuk mendata pasien

rawat inap, meliputi nama pasien dan dokter yang merawat.

Meng-update data pasien ditambah / dikurangi, sesuai dengan

jumlah pasien baru dan pasien pulang.

Melihat, merekam, mencatat, system kerja di unit

administrasi.

Membantu menerima telepon / operator ( telepon dari

lingkungan Rumah Sakit maupun dari luar Rumah Sakit ),

untuk cara menerima telepon:

7

- Kalau dari dalam lingkungan Rumah Sakit: “Selamat

Pagi, Siang atau Malam Administrasi dengan……..

(sebutkan nama) ada yang bisa dibantu”

- Kalau dari luar Rumah Sakit: “Selamat Pagi, Siang atau

Malam Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati dengan …….

(sebutkan nama) ada yang bisa dibantu”

Latihan membuat kwitansi pembayaran

Latihan menerima pendaftaran pasien rawat inap dan rawat

jalan

Membantu menerima pembayaran biaya perawatan /

pengobatan pasien rawat inap dan rawat jalan.

Membantu mencatat biaya rawat inap di buku besar dan

rawat jalan di buku RJ.

Membantu memasukkan file status rawat inap ke dalam map

Rekam Medis.

Memasukan surat lamaran yang masuk.

Absensi pulang ke bagian Informasi.

b. Bulan II ( 21 Agustus – 20 September 2008 )

IN HOUSE TRAINING DI BRSD RAA. SOEWONDO PATI

c. Bulan III - VI ( 22 September – 31 Januari 2008 )

Ship Pagi ( 07.00-14.00 WIB )

Absensi masuk ke post satpam

Keliling ke tiap ruangan untuk mendata pasien,

menyesuaikan dengan daftar pasien dalam buku register,

mencatat pasien yang belum tercatat dalam buku register dan

melengkapi data pasien meliputi diagnosa dan dokter yang

merawat

Meng-update data pasien dalam papan informasi untuk

ditambah / dikurangi

8

Menerima telepon / operator ( telepon dari lingkungan

Rumah Sakit maupun dari luar Rumah Sakit ) ± 10 telepon

Membuat rincian biaya pasien rawat inap maupun pasien

rawat jalan.

Memasukan print out wartel ke dalam buku wartel

Memasukkan status pasien ke dalam map rekam medis

Membuat kuitansi pembayaran ± 5 pasien

Menerima pendaftaran pasien rawat inap dan rawat jalan ± 5

pasien

Memasukan pasien baru ke dalam billing system

Memberi informasi jika ada keluarga pasien yang tanya

rician biaya sementara

Menerima pembayaran biaya perawatan / pengobatan pasien

rawat inap dan rawat jalan

Memasukan surat lamaran yang masuk

Menerima surat dinas ( surat masuk )

Membuat rincian total rawat jalan ke dalam buku besar

Membuat laporan rawat inap dan rawat jalan ke dalam buku

besar

Mengisi buku operan dan konfirmasi kepada yang petugas

yang jaga siang

Absensi pulang ke post satpam

Ship Siang ( 14.00 – 21.00 WIB )






merawat



9




rawat jalan.



pasien









besar


yang jaga malam


Ship Malam ( 21.00 – 07.00 WIB )






merawat





10


rawat jalan.



jalan ± 5 pasien









besar


yang jaga pagi


B. Masa IN HOUSE TRAINING di BRSD RAA. Soewondo Pati

1. Latar belakang

Untuk memasuki dunia kerja yang sangat kompetitif sekarang ini, ada 3

pokok kemampuan dasar yang harus dimiliki setiap orang untuk dapat bersaing

dengan yang lain adalah Knowledge, yaitu pengetahuan yang luas agar dalam

kehidupan sehari-hari kita tidak mudah dibodohi dan dibelokkan sehingga akan

menimbulkan kerugian baik materiil maupun spiritual dalam diri sendiri. Skill,

yaitu ketrampilan atau keahlian khusus sehingga mempunyai nilai lebih

dibandingkan engan yang lain. Kemudian yang terakhir harus mempunyai

Attitude, yaitu sikap atau kemampuan untuk berinteraksi dengan orang lain

sehingga dapat diteladani sekaligus disegani.

Dari ketiga hal tersebut, tidak semua kita peroleh dari bangku perkuliahan,

maka IN HOUSE TRAINING / Magang Kerja ini diharapkan dapat menjadi salah

11

satu sarana untuk membentuk sumber daya manusia yang trampil, profesianal,

dan berwawasan luas serta berkualitas.

2. Maksud dan Tujuan

Maksud dari kegiatan IN HOUSE TRAINNING / Magang Kerja ini adalah

diharapkan agar calon karyawan mampu mengaplikasikan ilmu pengetatahuan

dan ketrampilan yang dimiliki selama dibangku kuliah kedalam dunia kerja secara

nyata sesuai dengan keahliannya.

Sedangkan tujuan dari IN HOUSE TRAINING adalah untuk menambah

pengetahuan dan wawasan keilmuan bagi calon karyawan secara langsung

kedalam dunia kerja, dan untuk mengaplikasikan ketrampilan atau keahlian secara

khusus dalam hal bidang Umum Rumah Sakit secara langsung di dunia kerja.

3. Kegiatan IN NHOUSE TRAINING di Sub Bagian Umum BRSD RAA.

SOEWONDO PATI

tanggal 21 Agustus 2008 sampai dengan 20 September 2008 :

1. Menerima Surat Masuk : Surat yang masuk dari

instasi lain yang di tujukan untuk Direktur atau seluruh karyawan BRSD

RAA. Soewondo Pati.

2. Mengirim surat dinas dilingkungan Rumah Sakit.

3. Mengarsipkan Surat Keluar : Surat yang

dikeluarkan dari BRSD RAA Soewondo Pati yang ditujukan untuk

instansi lain guna membalas surat masuk.

4. Mengisi buku pengagendakan surat masuk maupun

surat keluar di BRSD RAA Soewondo Pati.

Buku agenda surat masuk

Buku agenda surat keluar

Nota Dinas : Suatu usulan / permohonan yang ditujukan

kepada Direktur / Kabid / Kabad

Buku agenda SPPD : buku untuk mengagendakan surat perintah

perjalanan dinas.

Buku espedisi kepegawaian

12

Buku espedisi umum ( Bagian Yanmed, Alkes, Sanitasi,

Keuangan dll )

Buku agenda undangan

Buku agenda notulen

5. Kodefikasi adalah pemberian kode barang pada

setiap barang inventaris milik pemerintah daerah yang menyatakan kode

lokasi dan kode barang . Tujuan kodefiaksi adalah untuk mengamankan

dan memberikan kejelasan status kepemilikan dan status penggunaan

barang pada masing-masing pengguna.

Contoh : Pada tahun 2008 membeli meja kayu 1 biji

Jadi penggkodeannya sebagai berikut :

12.11.19.07.08.01

02.06.02.01.001

Keterangan :

12.11.19.07 merupakan kode wilayah kabupaten pati

08 merupakan kode tahun barang yang dibeli

01 merupakan kode kesehatan/ rumah sakit

02.06.02.01 merupakan kode barang ( kursi kayu )

001 merupakan jumlah barang

6. Merekap permintaan bon BHP setiap bulan

7. Membantui pengetikan Administrasi Sub Bag.

Umum

8. Membantu pengarsipan surat / ketatausahaan Sub

Bag. Umum

9. Mencatat penerimaan / pengeluaran penyerahan

barang secara tertip.

10. Merekap permintaan bon ATK / alat kebersihan tiap 3 bulan sekali

C. Kegiatan Selama Masa Pra Kontrak

13

Masa pra kontrak diawali pada tanggal 01 Februari 2009, Administrasi

memberikan pelayanan 3 shift pagi, siang dan malam. Rutinitas yang dilakukan

adalah sebagai berikut :

Bulan VII – IX ( 01 Februari – 30 April 2008 )

Ship Pagi ( 07.00-14.00 WIB )






merawat






rawat jalan.

Memasukan print out wartel ke dalam buku wartel

Memasukkan status pasien ke dalam map rekam medis

( pasien umum, askes, dan jamkesmas )



pasien







Menerima surat dinas ( surat masuk )


14


besar


yang jaga siang


Ship Siang ( 14.00 – 21.00 WIB )






merawat






rawat jalan.



pasien









besar

15


yang jaga malam


Ship Malam ( 21.00 – 07.00 WIB )






merawat






rawat jalan.



jalan ± 5 pasien











besar

Setoran uang ke yayasan

16


yang jaga pagi


BAB III

PEMBAHASAN

Setiap perusahaan baik perusahaan jasa, perusahaan dagang maupun industri pasti

bertujuan untuk mendapatkan keuntungan yang maksimal. Agar tujuan tersebut tercapai

maka perusahaan harus melakukan pengelolaan yang tepat sehingga produk atau jasa

yang dihasilkannya dapat terjual sesuai dengan kebutuhan atau keinginan konsumen.

Unit administrasi dan keuangan merupakan sub system dari system kerja di

Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati yang berada langsung dibawah pengawasan manajer

administrasi dan keuangan. Unit administrasi dan keuangan mempunyai tiga tugas pokok

yaitu menyelenggarakan kegiatan pelayanan administrasi, pelayanan keuangan dan

pelayanan informasi, kegiatan pelayanan tersebut dilaksanakan dalam rangka memenuhi

tanggung jawab terhadap pasien, keluarga pasien, manajemen dan Yayasan Bumi Wali

Songo Pati. Pelayanan terhadap pasien dan keluarga pasien berfungsi untuk menunjang

kelancaran pelayanan medis.

Sehubungan dengan tanggung jawab tersebut serta buntuk mewujudkan visi

Rmah Sakit Mitra Bangsa Pati sebagai rumah sakit pilihan bagi masyarakat Pati dan

sekitarnya, unit administrasi dan keuangan RS Mitra Bangsa Pati senantiasa berusaha

untuk mengadakan perbaikan dan pengembangan dalam berbagai aspek, baik dari aspek

kualitas Sumber Daya Manusia maupun dari aspek system kerja. Dengan tetap berpegang

17

pada motto Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati, bagian administrasi dan keuangan dengan

tulus memberikan pelayanan yang terbaik kepada semua pihak dengan mengedepankan

keramahan dan professionalitas kerja guna memperoleh kepercayaan dari masyarakat,

manajemen dan Yayasan Bumi Wali Songo Pati.

PROSEDUR – PROSEDUR DALAM UNIT ADMINISTRASI RS MITRA

BANGSA PATI

a) Kegiatan yang Berhubungan dengan Pasien

Kegiatan ini merupakan kegiatan yang dilakukan oleh bagian administrasi

yang berhubungan dengan pelayanan terhadap pasien, diantaranya adalah :

Pelayanan terhadap Pasien Rawat Jalan

a. Pasien Umum

Alur pelayanan :

Bila pasien yang datang adalah pasien baru maka dilakukan

pendaftaran identitas pasien meliputi mana, umur, alamat, no telp,

pekerjaan

Bila pasien sudah pernah menjalani pemerikasaan / pengobatan di

RS Mitra Bangsa Pati maka dilakukan pencarian data register

rawat jalan pasien tersebut.

Mengantar pasien dan menyerahkan data register rawat jalan

pasien ke IGD

Setelah pemeriksaan selesai, bagian administrasi akan menerima

perincian biaya pemerikasaan dan resep dokter

Mempersilakan pasien untuk menunggu

Menyerahkan resep dokter ke apotik

Menerima rincian biaya obat

Mempersilakan pasien untuk menyelesaikan pembayaran dan

menyerahkan obat dari apotek

Mengucapkan terima kasih atas kunjungannya kepada pasien dan

keluarga pasien

b. Pasien Poliklinik Dokter Spesialis

18

Alur pelayanan :



pekerjaan




Mempersilakan pasien untuk menunggu di ruang tunggu poliklinik

yang bersangkutan

Menelpon / memberitahu perawat / bidan dan memberikan data

register pasien









keluarga pasien

Pendaftaran Pasien Rawat Inap

Alur pelayanan :

Menerima surat rujukan dari dokter apabila pasien yang datang

adalah kiriman dari dokter

Mempersilahkan keluarga pasien untuk mendaftar di loket

pendaftaran

Menanyakan kepada pasien apakah pasien yang bersangkutan

merupakan pasien umum / jamkesmas

Bila pasien yang bersangkutan menginginkan pelayanan

jamkesmas, maka bagianb administrasi melakukan

19

pengecekan apakah masih ada bed untuk pasien jamkesmas

dan memberitahu keluarga pasien syarat- - syarat yang

harus dipenuhi, diantaranya fotocopy KTP, Kartu Keluarga,

SKTM ( Surat Keterangan Tidak Mampu ) dan Rujukan

dari Puskesmas setempat

Selama bed untuk jamkesmas masih ada, pasien bisa masuk

terlebih dahulu dengan persyaratan yang ada dan

persyaratan yang lain menyusul.

Mendata identitas pasien yang meliputi nama, umur, alamat

lengkap, hubungan dengan pasien, dan no. telepon

Mengantar pasien dan RM pendaftaran ( RM ) ke IGD

Membuat Rincian Biaya Pasien Rawat Inap

Alur pelayanan :

Menerima status pasien rawat inap yang sudah dilengkapi oleh

perawat yang bersangkutan

Melakukan perincian biaya pada blanko rincian biaya

Menelpon apotik untuk mengitung total obat dari pasien yang

bersangkutan

Mencocokan rincian biaya manual sama billing computer, jika

sudah sama maka, bisa di chek out.

Membuat Kwitansi Pasien Rawat Inap

Alur pelayanan :

Mencocokan rincian biaya manual sama billing computer, jika

sudah sama maka, bisa di chek out.

Mencetak rincian biaya dan obat pada kertas kwitansi

Menerima telepon

Alur pelayanan :

Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pasien

20

Menerima telepon dari luar lingkungan rumah sakit “ Selamat pagi,

siang, malam, Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati dengan Ambar…”

Menerima telepon dari dalam lingkungan rumah sakit “ Selamat

pagi, siang, malam administrasi dengan Ambar….”

Bila pasien bermaksud untuk mendaftar rawat jalan, dilakukan

pendataan identitas untuk pasien baru dan dilakukan pencarian data

register rawat jalan untuk pasien yang sudah pernah menjalani

pemeriksaan di RS Mitra Bangsa Pati

Pelayana wartel

Alur pelayanan :

Mempersilakan untuk menunggu apabila telepon wartel sedang

dipakai

Membantu untuk menghubungkan ke nomor telepon yang dituju

Memberikan kenyaman terhadap pasien ketika sedang menelpon

Menyebutkan nominal yang harus dibayar oleh pasien sesuai

dengan biaya yang tertera

Menerima uang dari pasien dan mengembalikan sisanya

Pelayanan Jamkesmas

Alur pelayanan :

Bila sebelumnya pasien yang bersangkutan adalah pasien umum,

maka pasien harus melunasi biaya perawatan selama pasien

menjadi pasien umum sebelum pasien yang bersangkutan

dimasukkan sebagai pasien jamkesmas

Menerima persyaratan jamkesmas yang diajukan oleh pasien

Memeriksa nkelengkapannya, meliputi fotocopy KTP, Kartu

Keluarga, SKTM, dan Rujukan dari puskesmas setempat

Selama bed untuk jamkesmas masih ada, pasien bias masuk

terlebih dahulu dengan persyaratan yang ada dan persyaratan yang

lain menyusul.

21

Melengkapi Persyaratan Klaim Askes, Jasa Raharja dan dan

lainnya

Alur pelayanan :

Menerima blanko Surat Keterangan atau Medical Record dari

pasien

Mempersilakan pasien untuk mengambil persyaratannya pada hari

berikutnya

Mencari status pasien yang menginginkan pengklaiman ke

asuransi tertentu

Memintakan langsung tanda tangan dan keterangan dari dokter

yang merawat pasien atau lewat keperawatan

Mencetak rincian obat

Memnghubungi laboraturium untuk dibuatkan salinan hasil laborat

atas nama pasien yang bersangkutan

Setelah lengkap diserahkan kepada pasien

Meminta pasien untuk mengisi buku ekspedisi sebagai bukti serah

terima persayaratan tersebut

Pelayana Pasien Jamsostek

Alur pelayanan :

Meminta kepada pasien untuk melengkapi syarat yang dibutuhkan

yaitu fotocopy kartu jamsostek pasien yang bersangkutan dan surat

rujukan

Membuat surat keterangan dirawat untuk pasien yang

bersangkutan

Memintakan tanda tangan dan keterangan dari dokter yang

merawat

Mengirim surat keterangan dirawat yang sudah lengkap ke PT .

Jamsostek lewak faximile

22

Mengkonfirmasi adanya pengiriman surat ketengan dirawat ke PT .

Jamsostek

Setelah mendapat balasan dari Jamsostek, maka biaya perawatan

dan pengobatan pasien yang bersangkutan sakan dipotong sesuai

dengan nominal yang dijamin oleh PT. jamsostek

Melayani Pasien POLRI

Alur pelayanan :

Meminta kepada pasien untuk melengkapi syarat yang dibutuhkan

yaitu fotocopy kartu anggota polri pasien yang bersangkutan

b) Kegiatan yang Berhubungan dengan Keluarga Pasian

Kegiatan ini merupakan kegiatan yang dilakukan oleh bagian administrasi

yang berhubungan dengan pelayanan terhadap pasien, diantaranya adalah :

Pelayan terhadap Keluarga Pasien Rawat Jalan

a. Pasien Umum

Alur pelayanan :

Mengantar pasien ke IGD



pekerjaan




Mengantar pasien dan menyerahkan data register rawat jalan

pasien ke IGD




23






keluarga pasien

b. Pasien Poliklinik dokter spesialis

Alur pelayanan :

Mempersilakan kelurga pasien untuk mendaftar di loket

pendaftaran

Bila pasien yang dating adalah pasien baru maka dilakukan


pekerjaan




Mempersilakan pasien untuk menunggu di ruang tunggu poliklinik

yang bersangkutan

Menelpon / memberitahu perawat / bidan dan memberikan data

register pasien









keluarga pasien

24

Pendaftaran Pasian Rawat inap

Alur pelayanan :

Menerima surat rujukan dari dokter apabila pasien yang datang

adalah kiriman dari dokter dan mengantarkan ke IGD

Mempersilahkan keluarga pasien untuk mendaftar di loket

pendaftaran

Menanyakan kepada pasien apakah pasien yang bersangkutan

merupakan pasien umum / jamkesmas

o Bila pasien yang bersangkutan menginginkan pelayanan

jamkesmas, maka bagianb administrasi melakukan

pengecekan apakah masih ada bed untuk pasien jamkesmas

dan memberitahu keluarga pasien syarat- - syarat yang

harus dipenuhi, diantaranya fotocopy KTP, Kartu Keluarga,

SKTM ( Surat Keterangan Tidak Mampu ) dan Rujukan

dari puskesmas setempat

o Selama bed untuk jamkesmas masih ada, pasien bias masuk

terlebih dahulu dengan persyaratan yang ada dan

persyaratan yang lain menyusul.

Mendata identitas pasien yang meliputi nama, umur, alamat

lengkap, hubungan dengan pasien, dan no. telepon

Untuk pasien umum, keluarga pasien dipersilahkan untuk memilih

ruangan yang diinginkan

Memberikan keterangan Down Payment ( DP ) rawat inap sesuai

ruangan yang dipilih

Meminta keluarga pasien yang bertanggung jawab untuk

menandatangani RM 01 (formulir pendaftaran) dipastikan orang

yang bener – bener bertanggung jawab terhadap pasien

Mengantar pasien dan RM pendaftaran ( RM ) ke IGD

Memberikan Informasi Biaya Perawatan Pasian Rawat Inap

Alur pelayanan :

25

Menerima status pasien rawat inap yang sudah dilengkapi oleh

perawat yang bersangkutan

Mempersilakan keluarga pasien untuk menunggu terlebih dahulu,

bila keluarga pasien menginginkan perincian sementara biaya

perawatan pasien

Menelpon apotek untuk meminta rincian obat pasien yang

bersangkutan

Melakukan perincian biaya pada blanko rincian biaya

Membuka rincian biaya di billing computer disesuaikan dengan

nama pasien yang dirawat

Memberitahu jumlah biaya kepada keluarga pasien total

keseluruhan yang sudah dikurangi dengan uang muka, jika

keluarga pasien sudah titip uang muka

Menerina Pembayaran Rawat Inap

Alur pelayanan :

Keluarga membayar sesuai dengan jumlah biaya yang harus

dilunasi yang sudah dikurang dengan uang muka

Menerima uang dari keluarga pasien, menghitung jumlah uang

sesuai dengan total biaya perawatan pasien dan mengembalikan

sisanya

Meninta keluarga pasien untuk yangda tangan di kertas kwitansi

Membubuhkan stempel lunas dikwitansi dan memberikan

souvenir, jika pembayarannya lebih dari Rp. 2.000.000 sebagai

tanda terima kasih

Memberitahu keluarga pasien untuk mengambil obat pulang dan

surat control di ruang perawatan tempat pasien dirawat

Bila keluarga pasien tidak mampu melunasi biaya, maka keluarga

pasien harus membayar 50% dari biaya total yang harus dilunasi

dan meninggalkan surat jaminan ( surat berharga )

26

Meminta keluarga pasien untuk mengisi surat pernyataan

bermaterai untuk pertanggungjawaban pelunasan biaya perawatan

pasien

Menerima Telepon

Alur pelayanan :

Memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pasien

Menerima telepon dari luar lingkungan rumah sakit “ Selamat

pagi, siang, malam, Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati dengan

Ambar…”

Menerima telepon dari dalam lingkungan rumah sakit “ Selamat

pagi, siang, malam administrasi dengan Ambar….”

Bila keluarga pasien menginginkan berbicara dengan pasien, maka

telepon disambungkan ke ruangan tempat pasien dirawat

Pelayan wartel

Alur pelayanan :

Mempersilakan untuk menunggu apabila telepon wartel sedang

dipakai

Membantu untuk menghubungkan ke nomor telepon yang dituju

Memberikan kenyaman terhadap pasien ketika sedang menelpon

Menyebutkan nominal yang harus dibayar oleh pasien sesuai

dengan biaya yang tertera

Menerima uang dari pasien dan mengembalikan sisanya

Pelayanan jamkesmas

Alur pelayanan :

Bila sebelumnya pasien yang bersangkutan adalah pasien umum,

maka pasien harus melunasi biaya perawatan selama pasien

menjadi pasien umum sbelum pasien yang bersangkutan

dimasukkan sebagai pasien jamkesmas

27

Menerima persyaratan jamkesmas yang diajukan oleh pasien

Jika pasien tidak punya kartu jamkesmas maka harus mengurus

dulu kartu jamkesda di kantor BAPEL

Memeriksa kelengkapannya, meliputi fotocopy KTP, Kartu

Keluarga, SKTM, dan Rujukan dari puskesmas setempat

Selama bed untuk jamkesmas masih ada, pasien bias masuk

terlebih dahulu dengan persyaratan yang ada dan persyaratan yang

lain menyusul.

Menagih Piutang Pasien rawat Inap

Alur pelayanan :

Menelepon keluarga pasien yang bertanggung jawab untuk

memberitahu agar segera melunasi biaya perawatan yang sudah

jatuh tempo sesuai dengan tanggal yang tercantum di surat

pernyataan bermaterai

Bila keluarga pasien tidak meninggalkan nomor telepon, maka

penagihan dilakukan di alamat pasien

c) Kegiatan yang Bersangkutan dengan Manajemen

Kegiatan ini merupakan kegiatan yang dilakukan oleh bagian administrasi dan

keuangan sebagai suatu tugas dari manajemen RS. Mitra Bangsa Pati yang

pertanggung jawabannya langsung kepada manajemen administrasi dan

keuangan. diantaranya adalah :

Menerima Surat Dinas

Alur kerja :

Menerima surat masuk

Mengasihkan surat masuk ke asisten Direktur untuk disposisi, jika

surat tersebut ditujukan Direktur, jika unit lain langsung diantar ke

unitnya

28

Menginput Form Rincian Biaya ( warna hijau ) untuk arsip

Alur kerja :

Rincian biaya berwarna hijau diinput ke komputer sebagai arsip

Memberi tanda pada form agar tidak terjadi duplikasi data

Menyatukan form yang sudah diinputkan berdasarkan bulan

Gaji dokter

Alur kerja :

Gaji dokter terhitung dari tanggal 28 dan tutup tanggal 27. misal,

Gaji dokter bulan Mei maka terhitung dari tanggal 28 April sampai

tanggal 27 Mei

Menyalin semua tindakan dokter yang tercantum pada status

pasien ke dalam buku

Memasukkan ke computer sesuai nama dokter dengan

menyertakan nama pasien, kelas ruang tempat pasien dirawat,

tanggal dilakukannya tindakan dan nominal uang yang harus

diterima oleh dokter tersebut setelah dipotong pajak dan jasa untuk

rumah sakit

Mencetak hasil gaji dokter yang telah diinput ke computer

Mencocokannya dengan hasil rekapan status pasien yang ditulis di

buku besar

Memperbaiki semua kesalahan yang ada, kemudian dicetak

kembali hasil revisi

Mengirim hasil gaji dokter yang telah direvisi ke Yayasan

Mengantar Gaji Dokter dan Bingkisannya

Alur kerja :

Setelah gaji dokter selesai diteliti akan dikembalikan ke

administrasi RS beserta gaji yang harus diserahkan ke masing-

masing dokter dan bingkisannya

29

Sekitar tanggal 4 dan 5, unit administrasi akan mengantar slip gaji

ke masing-masing dokter lengkap dengan bukti perincian

pendapatan dokter yang bersangkutan dan bingkisannya, tidak lupa

minta tanda sebagai bukti bahwa slip gaji sudah diterima

Menerima Tamu

Alur kerja :

Bertanya pada tamu yang datang, ada kepentingan dengan siapa

dan keperluannya.

Mempersilakan tamu untuk menunggu

Menghubungi pihak yang bersangkutan atau yang mewakili dan

memberitahukan maksud kedatangan tamu tersebut

Mempersilahkan tamu untuk menemui pihak yang bersangkutan,

bila pihak yang bersangkutan bersedia menemui tamu tersebut saat

itu juga

Bila pihak yang bersangkutan belum bisa menemui tamu tersebut

karena sesuatu hal, maka tamu dipersilahkan untuk menunggu

sampai ada panggilan dari pihak yang bersangkut. Atau

mempersilakan tamu tersebut untuk kembali pada waktu yang

sudah ditentukan

Setoran Uang ke BNI

Alur kerja :

Setoran uang dilakukan setiap hari senin, selasa, rabu, kamis, dan

jumat

Uang pendapatan RS baik dari rawat inap, rawat jalan, maupun

wartel disetorkan ke BNI

Petugas dari BNI akan datang ke RS untuk mengambil uang yang

akan disetor

Menerima slip setoran dari petugas BNI

30

Laporan Rawat Inap, Rawat Jalan, Buku Bank, dan wartel

Alur kerja :

Yang dimaksud laporan rawat inap adalah buku yang berisi

rekapan status pasien rawat inap tiap bulannya beserta biaya

perawatan pasien yang bersangkutan dilengkapi dengan blanko

rincian biaya warna merah

Yang dimaksud laporan rawat inap adalah buku yang berisi

rekapan pasien rawat jalan tiap bulannya beserta biaya periksa atau

pengobatan pasien yang bersngkutan dilengkapi dengan bukti

perincian biaya rawat jalan

Yang dimaksud buku bank adalah buku laporan uang yang

disetorkan ke bank tiap minggunya beserta slip setoran dari bank

Yang dimaksud laporan wartel adalah buku yang berisi rekapan

telepon keluar beserta bukti print out wartel

Keempat buku tersebut dukirimkan ke Yayasan tiap minggunya

untuk diperiksa

Pengadaan ATK / Inventaris

Alur kerja :

Mencatat ATK / inventaris unit administrasi yang sudah habis atau

yang jumlahnya menipis

Bon ATK ke manajemen

d) Kegiatan yang Berhubungan dengan Yayasan

Kegiatan ini merupakan kegiatan yang dilakukan oleh bagian administrasi dan

keuangan sebagai suatu bentuk tugas dari Yayasan Bumi Wali Songo Pati

diantaranya adalah :

Setoran Uang ke Yayasan

Alur kerja :

Setoran uang ke Yayasan dilakukuan setiap malam pada ship siang

31

Uang yang ada di unit administrasi di setor ke Yayasan dan

sebagian ditinggal untuk kas

Mencatat pada buku setoran, tanggal penyetoran uang, jumlah

uang yang disetor, nama dan tanda tangan penyetor serta nama dan

tanda tangan penerima uang

Menerima, Mendata dan Mengirim Surat Lamaran

Alur kerja :

Setiap surat lamaran kerja yang masuk yang sudah di data di unit

informasi, diterima dan di simpan untuk dikirim ke Yayasan setiap

sabtu malam.

32

BAB IV

KAPITA SELEKTA

Ilustrasi : Pada masa orientasi kebetulan masuk ship pagi saya latihan menerima telepon

baik panggilan dari luar RS maupun dari dalam RS. Suatu hari saya menerima

telepon kebetulan dari luar RS dan yang menelepon adalah ibu Asih dan saya

salah keliru dalam penyapaan logo RS Mitra Bangsa Pati. Sehingga ibu Asih

menegur saya dan disuruh agar belajar cara mererima telepon yang baik. Dan

pernah selama 1 hari jika ada telepon ibu Asih pesan bahwa saya yang harus

menerimanya.

Pokok Permasalahan :

1) Kurang benar dalam pengucapan salam dan logo RS Mitra Bangsa Pati

2) Harus bisa membedakan antara telepon dari Luar lingkungan RS dan

Dalan lingkungan RS Mitra Bangsa Pati

Solusi :

Memberikan informasi yang tepat, akurat, terpercaya dan dapat dipertanggung

jawabkan

Menerima telepon dari luar lingkungan rumah sakit “ Selamat pagi, siang,

malam, Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati dengan Ambar…”

Menerima telepon dari dalam lingkungan rumah sakit “ Selamat pagi, siang,

malam administrasi dengan Ambar….”

33

Ilustrasi : Pada masa pra kontrak kebetualan masuk shif siang ada keluarga pasien yang

bertanya kepada saya soal tarif antara ruang Arimbi dan Satria Kelas III , kebetulan

pasiennya sedang dirawat di ruangan Arimbi, karena pihak keluarga menilai ruangan

arimbi terlalu rame jadi ingin pindah ruang yang lebih tenang. Kemudian saya jelaskan

tarif ruangan Arimbi dan Satria Kelas III & II beserta fasiliasnya. Sudah itu keluarga

pasien ingin melihat ruang Satria Kelas III & II secara langsung kemuadia saya

menyuruh informasi untuk mengatar keluarga pasien tersebut, karena kebetulan

administrasi dalam keadaan ramai . Sesudah melihat ruangan keluarga pasien kembali ke

unit administrasi dan dalam keadaan marah, katanya informasi mengenai tarif kelas

ruangan antara aministrasi dan perawat tidak sama dan tarifnya beda, sehingga keluarga

pasien salah paham

Pokok Permasalahan :

Keluarga pasien salah paham antara tarif ruangan , karena seorang perawat keliru

dalam memberikan info tarif kamar antara Satia II & III ( tarif Satria III lebih

mahal dari Satria II )

Solusi :

Seharusnya perawat tanya / konfirmasi dulu sama petugas administrasi, jika ada

keluarga pasien yang bertanya tentang tarif harga per ruangan dari lantai I, II, dan

III. Sehingga tidak terjadi kekeliruan yang berakibat fatal yang bisa membuat

keluarga pasien tidak percaya lagi dengan unit administrasi.

34

BAB V

PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Administrasi di Rumah Sakit Mitra Bangsa merupakan unit kerja yang berada di

bawah naungan manager administrasi dan keuangan yang memberikan

informasi mengenai jumlah biaya selama perawatan, pendaftran pasien baik

rawat inap maupun rawat jalan,suatu unit administrsi berada dibawah naungan

manager administrasi dan keuangan

2. Unit administrasi dan keuangan mempunyai tiga tugas pokok yaitu

menyelenggarakan kegiatan pelayanan administras, pelayanan keuangan dan

pelayanan informasi kepada pasien, keluarga pasien, manajemen, dan Yayasan

Bumi Wali Songo Pati

A. Saran

Mengingat semakin ketatnya persaingan di dunia kesehatan khususnya Rumah

Sakit, kualitas sumber daya yang bermutu dan professional serta fasilitas peralatan

yang lengkap dan canggih sangat diperlukan demi memenuhi kepuasan pelanggan.

Oleh karena itu demi perkembangan Rumah Sakit Mitra Bangsa Pati kami

sampaikan saran-saran sebagai berikut :

1. Adanya pembagian tugas yang jelas dan pertanggungjawaban dari masing-

masing tugas

35

2. Meningkatkan kerja sama dan komunikasi yang baik antar instansi.

3. Mengaktifkan atau mengoperasionalkan Billing Rawat Jalan.

36

Laporan Kita

Documents

Transcript of Laporan Kita