Laporan Khusus KP
-
Upload
vicka-cahya-septianto -
Category
Documents
-
view
1.349 -
download
6
Transcript of Laporan Khusus KP
PERENCANAAN DISTRIBUSI PRODUK SPRITE MEDIUM DENGAN
SISTIM DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING (DRP) UNTUK
MEMINIMASI BIAYA DISTRIBUSI DI
PT. COCA-COLA BOTTLING INDONESIA CENTRAL JAVA
I. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era perkembangan industri saat ini banyak perusahaan yang bersaing
untuk mendapatkan kualitas dari sumber dayanya maupun produk yang dihasilkan.
Dalam persaingn ini perlu ada peningkatan kualitas mutu, terutama pada industri
pangan dan minuman untuk bias menjaga kualitas dan pasokan produk terpenugi
guna memenuhi permintaan pasar. Kondisi seperti ini memicu persaingan dalam
merebut pengsa pasar, terlebih pada produk sejenis. Untuk menyikapi hal tersebut,
para produsen akan berusaha meningkatkan pelayanan pelanggan dengan lebih baik.
Salah satunya adalah dengan memenuhi permintaan produknya disetiap wilayah
pendistribusian.
Pendistribusian produk ke konsumen memainkan peranan yang sangat penting
bagi fungsi distribusi perusahaan, dimana produk yang telah diproduksi oleh
produsen dan disalurkan oleh distributor harus dapat memenuhi kebutuhan pelanggan
pada waktu dan jumlah yang tepat. Selain itu dengan sistem pendistribusian produk
yang tepat dapat terhindar dari kelangkaan produk di pasar pada saat konsumen
membutuhkan dan diharapkan dapat mengurangi pemborosan yang akan terjadi
Laporan khusus 1
seperti biaya pengiriman, penyimpanan dan kelebihan stok akibat produk tidak
terjual.
PT. Coca-cola Bottling Indonesia (CCBI) Central Java adalah perusahaan
yang bergerak dalam industri minuman ringan dengan brand andalan adalah Coca-
cola. CCBI memiliki tiga region untuk penyaluran produknya yaitu South, east dan
west region yang kesemaunya ada 14 Sales Center. untuk itu diperlukan suatu
perancangan kebutuhan jaringan distribusi yang tepat guna memenuhi permintaan
konsumen. Sistem distribusi yang digunakan adalah dengan menggunakan metode
Distribution Requirement Planning (DRP).
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah tersebut di atas dapat diambil suatu
perumusan masalah yaitu bagaimana menentukan jumlah produk yang harus dikirim
ke setiap SC agar setiap SC tidak kekurangan stock produk dan mempertimbangkan
masalah biaya untuk meminimasi biaya pendistribusian dari plan ke 14 SC.
1.3. Batasan Masalah
Dalam penelitian ini diambil batasan masalah agar pembahasan tidak
menyimpang dari pokok yang seharusnya. Batasan – batasan tersebut adalah sebagai
berikut :
Laporan khusus 2
a. Penelitian dilakukandi PT. Coca-cola Bottling Indonesia (CCBI) Central
java
b. Obyek penelitian pada produk Sprite medium RGB 295 ml
c. Obyek penelitian pada 14 SC
d. Data permintaan pada Sales Center diambil selama penelitian dari Bulan
Januari – September 2008.
e. Rencana pendistribusian untuk tiga bulan ke depan yaitu untuk Bulan
Oktober 2008 – Desember 2008
1.4. Asumsi
Adapun asumsi-asumsi yang digunakan adalah sebagai berikut :
a. Dalam permintaan pasar tidak terjadi Back order
b. Produksi di plan tidak mengalami kekurangan dan keterlambatan.
c. Dalam 1 bulan ada 4 minggu
d. Transportasi lancar
1.5. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan yang hendak dicapai dalam penelitian ini adalah:
a. Menentukan jumlah produk yang harus didistribusikan dan meminimasi
biaya dalam pendistribusian untuk stiap 14 SC.
1.6. Manfaat Penelitian
1. Bagi Perusahaan
Perusahaan dapat mengetahui bagaimana didtem pendistribusian yang
efektif dengan memperhatikan jumlah yang di distribusikan dengan biaya
Laporan khusus 3
yang minimal. Sehingga dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam
perencanaan distribusi yang dilakukan CCBI
2. LANDASAN TEORI
2.1. Manajemen Persediaan
Persediaan merupakan aset yang sangat mahal yang dapat digantikan oleh aset
yang lebih murah yaitu informasi. Untuk menggantikannya, informasi haruslah tepat
waktu, akurat, andal dan konsisten. Jika ini terjadi, maka akan tersimpan lebih sedikit
persediaan, mengurangi biaya dan mengirimkan produk lebih cepat ke pelanggan.
Sasaran manajemen persediaan adalah menggantikan asset yang sangat mahal
yang disebut persediaan menjadi asset yang lebih murah yang disebut informasi.
Manajemen persediaan menjawab pertanyaan berapa banyak persediaan yang perlu
dicadangkan untuk mengatasi fluktuasi peramalan, permintaan pelanggan dan
pengiriman pemasok. Alasan utama perlunya manajemen persediaan adalah untuk:
1. Memaksimalkan pelayanan pada pelanggan
Semakin akurat peramalan penjualan setiap produk, maka akan semakin kecil
kesalahan peramalan, dan sedikit persediaan yang diperlukan untuk
mempertahankan tingkat pelayanan tertentu. Dengan menyimpan lebih sedikit
persediaan, kapasitas mesin yang diperlukan untuk menghasilkan produk akan
terpakai lebih baik. Persediaan tidak diadakan sebelum dibutuhkan, sehingga
mencegah kesalahan menentukan kapasitas mesin terlalu cepat.
Laporan khusus 4
2. Memaksimalkan efisiensi pembelian dan produksi
Berbagai barang dapat saja dibeli dalam jumlah yang lebih besar ketimbang
yang dibutuhkan untuk mencapai efisiensi pembelian atau tranportasi. Jika
barang dibeli dengan alasan ini maka akan timbul persediaan. Meskipun
demikian, bisa ditetapkan kesepakatan yang disebut “order pembelian
berdasarkan volume” Dengan kesepakatan ini, diskon akan meningkat seiring
dengan meningkatnya volume dan pada saat yang sama ditetapkan kapan
pengiriman perlu dilakukan.
3. Memaksimalkan profit
Profit dapat dimaksimalkan dengan meningkatkan pendapatan atau
menurunkan biaya. Salah satu cara adalah melakukan manajemen persediaan
yang tepat.
4. Meminimalkan investasi persediaan
Persediaan akan mengikat uang yang seharusnya dapat digunakan perusahaan
untuk berbagai hal lain dalam bisnis. Persediaan yang berlebihan dapat
menciptakan aliran kas negatif, dan hal ini harus dihindarkan. Hal ini
menyebabkan bagian keuangan berusaha menjaga persediaan serendah
mungkin.
Persediaan dapat dikategorikan menjadi lima tipe dasar, yaitu:
1. Bahan baku
Bahan baku mencakup semua komponen dan bahan yang dibeli untuk
menghasilkan produk akhir. Persediaan jenis ini menambah nilai produk saat
Laporan khusus 5
diproses menjadi subrakit, rakitan dan akhirnya menjadi produk yang siap
dikirimkan.
2. Barang setengah jadi
Barang setengah jadi merupakan persediaan dalam proses dirakit menjadi
produk akhir. Bahan baku dikeluarkan dari gudang dan berpindah ke tempat
kerja. Karyawan (tenaga kerja langsung) dan atau mesin digunakan untuk
menambah nilainya dengan cara memproses seluruh komponen menjadi
subrakit, rakitan dan kemudian menjadi produk akhir. Komponen – komponen
ini dapat disimpan kembali sementara waktu hingga diambil untuk kegunaan
lebih lanjut dalam proses produksi. Dalam kondisi ini, komponen tersebut
dikatakan sebagai rakitan semi jadi (Barang setengah jadi).
3. Barang jadi
Barang jadi merupakan persediaan yang siap dikirim ke pusat distribusi,
pengecer, distributor, atau langsung ke pelanggan.
4. Persediaan distribusi
Persediaan distribusi disimpan pada titik atau lokasi yang sedekat mungkin
dengan pelanggan. Titik distribusi bisa saja dimiliki dan dioperasikan secara
terpisah.
5. Barang pemeliharaan, perbaikan dan operasi.
Sebagian besar perusahaan menyimpan barang pemeliharaan, perbaikan dan
operasi. Persediaan ini seringkali berbiaya rendah dan termasuk alat tulis
kantor serta barang – barang untuk operasional dan pelayanan.
Laporan khusus 6
Persediaan dilakukan karena adanya permintaan, dimana permintaan ada dua
macam yaitu permintaan independen (independent demand) dan permintaan
dependen (dependent demand). Permintaan independen merupakan metode untuk
mengelola
produk yang permintaannya dipengaruhi oleh permintaan pelanggan atau
permintaan pihak diluar kendali perusahaan atau bisa juga diartikan sebagai
permintaan untuk semua item yang terjadi secara terpisah tanpa terkait dengan
permintaan untuk item lain. Metode ini digunakan untuk perusahaan pengecer,
distributor dan manufaktur. Sebagai contoh independent demand adalah permintaan
untuk produk akhir, parts atau produk yang digunakan untuk pengujian produk itu,
dan suku cadang (spare parts) untuk pemeliharaan. Sedangkan permintaan dependen
adalah permintaan atas semua komponen yang dibutuhkan untuk memenuhi
permintaan independen atau diartikan sebagai permintaan untuk suatu item yang
terkait dengan permintaan untuk item yang lain. Sebagai contoh item – item yang ada
dalam struktur produk (Bill of Material/BOM) untuk membentuk produk akhir.
2.2. Manajemen Persediaan Distribusi
Manajemen persediaan logistik meliputi kegiatan memperoleh material
(pengadaan), memindahkan material melalui lingkungan manufaktur (manufaktur
produk) dan distribusi. Logistik dapat dikelompokan sebagai berikut:
1. Perencanaan kebutuhan distribusi (Distribution Requirements
Planning)
Laporan khusus 7
Serangkaian kegiatan untuk memenuhi pelanggan serta menerima dan
menyimpan barang dengan biaya serendah mungkin.
2. Perencanaan sumber daya distribusi (Distribution Resource Planning)
Melanjutkan perencanaan kebutuhan distribusi ke arah perencanaan sumber
daya penting yang terkandung dalam sistem distribusi: ruang gudang, tenaga
kerja, biaya angkutan.
3. Persediaan distribusi meliputi semua persediaan di manapun dalam
sistem distribusi.
Strategi dan kebijakan perusahaan adalah bagian yang terintegrasi dengan
perusahaan yang mencakup semua area fungsional seperti pemasaran, teknologi,
keuangan dan manufaktur. Pada sistem DRP telah dijelaskan berkaitan erat dengan
penyaluran fisik atau distribusi fisik (phisical distribution) yang tepat. Distribusi fisik
mempunyai sifat mencakup perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan arus bahan
dan produk final dari tempat asal ke tempat pemakai untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan dengan memperoleh keuntungan. Sedangkan tujuannya adalah membawa
barang yang tepat ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat dengan biaya serendah
mungkin. Tak ada sistem distribusi fisik yang bisa secara serentak meningkatkan
pelayanan kepada pelanggan dan mengurangi sebanyak mungkin biaya distribusi.
Pelayanan yang maksimal kepada pembeli berarti barang banyak, angkutan mahal
dan banyak gudang, yang semuanya menambah biaya distribusi. Sistem distribusi itu
sendiri, secara bebas dapat diklasifikasikan menjadi dua, yaitu:
Laporan khusus 8
1. Sistem Tarik (Pull system)
Prinsip dari sistem ini adalah setiap pusat distribusi mengelola persediaan
produk yang dimilikinya. Persediaan berada di gudang pusat atau di pusat
produksi. Setiap pusat distribusi pada tingkat yang lebih rendah menghitung
kebutuhan dan kemudian memesan kepada pusat distribusi pada tingkat yang
lebih tinggi. Dengan demikian produk ditarik dari pabrik melalui struktur
jaringan distribusi, dipesan melalui pesanan pengisian kembali dari lokasi stok
yang secara langsung memasok kebutuhan pelanggan. Model – model
persediaan termasuk dalam sistem tarik ini adalah:
a. Sistem titik pemesanan kembali (Re-Order Point)
Merupakan cara pemesanan yang dilakukan bila persediaan yang ada telah
mencapai titik tertentu. Pusat distribusi pada tingkat yang lebih rendah
menghitung kebutuhannya dan kemudian memesan pada pusat distribusi
yang lebih tinggi apabila persediaan telah mencapai titik pemesanan
kembali atau Re-Order Point (ROP). Gudang cabang meminta barang ke
gudang pusat bila jumlah persediaan di gudang cabang mencapai jumlah
tertentu (gudang pusat menyimpan banyak inventory). Order point
didasarkan kepada demand normal selama lead time ditambah safety.
b. Sistem pemesanan secara periodik (periodic review system)
Merupakan salah satu pemesanan dengan interval waktu antara pemesanan
tetap, misalnya mingguan, bulanan atau tahunan. Jumlah pemesanan
bervariasi tergantung pada permintaan, sehingga tidak memperhatikan
Laporan khusus 9
kondisi persediaan yang ada. Fixed order interval dari gudang cabang,
safety stock di gudang cabang lebih banyak karena adanya fluktuasi
demand pada periode yang fixed.
c. Sistem titik pemesanan ganda
Pada sistem ini gudang pusat menerima laporan kapan persediaan gudang
daerah mencapai titik pemesanan kembali ditambah permintaan normal
selama waktu tenggang.
d. Sistem pengganti penjualan (the sales replacement system)
Pada sistem ini gudang menentukan persediaan setiap item secara periodik
berdasarkan permintaan lokal. Setiap produk terjual dilaporkan ke gudang
pusat. Gudang pusat mengirim barang ke gudang cabang sejumlah yang
terjual.
Gambaran aliran informasi dalam penyediaan stock/order melalui sistem tarik
dapat dilihat pada gambar 2.1 di bawah ini.
Laporan khusus 10
Gambar 2.1. Aliran sistem persediaan dasar dari data penjualan,
pesanan, dan inventory
2. Sistem Dorong (Push System)
Sistem ini mendorong persediaan dari pabrik pusat ke gudang. Keputusan
penambahan kembali persediaan dilakukan di pabrik. Keuntungan dari sistem
dorong adalah tercapainya skala ekonomis oleh satu sumber pusat, seperti
pabrik. Kerugiannya adalah kurang fleksibel dalam menanggapi kebutuhan
pelanggan lokal. Menentukan kebutuhan total (gudang-gudang dan penjualan
Laporan khusus 11
langsung), persediaan yang ada di gudang pusat dan cabang, barang dalam
perjalanan dan rencana penerimaan dari sumber (pabrik atau pemasok).
Menentukan jumlah yang tersedia untuk setiap gudang dan penjualan
langsung, dimana gudang pusat menentukan apa yang akan dikirim (to push)
ke gudang cabang.
Sistem dorong yang paling umum adalah perencanaan kebutuhan
distribusi (Distribution Requirement Planning/DRP). Seperti halnya proses
MRP, DRP menggunakan teknik titik pemesanan kembali berbasis waktu
untuk mencerminkan permintaan dan rencana pesan yang akan datang di
semua tingkatan sistem distribusi. Perencanaan dan pengendalian persediaan
distribusi dengan sistem dorong, titik kendali pusat seperti pabrik menetapkan
jumlah persediaan yang akan diterima setiap pusat distribusi.
2.3. Perencanaan Kebutuhan Distribusi
Persediaan produk oleh banyak perusahaan dianggap sangat perlu, hal ini
dikarenakan adanya fluktuasi permintaan sehingga menyebabkan kehilangan
penjualan. Salah satu cara yang dapat menyelesaikan masalah pengendalian
persediaan adalah perencanaan kebutuhan distribusi atau biasa dikenal dengan
Distribution Requirement Planning (DRP). Dalam hal ini DRP menyediakan
informasi yang dibutuhkan distribusi dan manajemen manufaktur untuk
mengefektifkan alokasi persediaan dan kapasitas produksi sehingga pelayanan
konsumen dapat ditingkatkan dan investasi persediaan
Laporan khusus 12
Sistem DRP dimaksudkan untuk mengaitkan proses produksi (atau tingkat
peluang penjualan dari persediaan) kepada tingkatan persediaan yang lain, kemudian
turun dalam saluran distribusi. Konsep DRP merupakan turunan dari konsep sistem
MRP yang diterapkan untuk permasalahan distribusi, dimana perhitungan-
perhitungan dalam DRP juga menggunakan metode perhitungan Time Phased
sebagaimana MRP (untuk manufaktur). Penggunaan DRP ini dapat dilakukan tanpa
harus memperhitungkan sampai tahap manufakturnya.
Proses DRP memerlukan; hasil ramalan, permintaan konsumen, persediaan
yang ada, barang yang sedang dalam perjalanan, rencana pengangkutan, dan luas
lantai gudang. DRP adalah metode penanganan material dalam distribusi multi
eselon. DRP mempunyai logika sama dengan Material Requirement Planning
(MRP), dimana Bill of Material diganti oleh Bill of Distribution (DRP).
Kunci keberhasilan sistem DRP ini terletak pada kemampuan perusahaan
untuk melakukan peramalan yang akurat terhadap kebutuhan barang dagangan (yang
mempunyai kebutuhan independen), penentuan lead time yang tepat dari pusat
distribusi, dan penentuan jumlah barang yang dipesan sebagai rencana kebutuhan di
masa datang, pada akhirnya akan menekan persediaan barang dagangan secara total
dan menjaga tingkat service level dari jaringan distribusi secara menyeluruh.
1. Struktur Perencanaan Kebutuhan Distribusi
Konsep DRP (Distribution Requirement Planning) mengikuti konsep
MRP (Material Requirement Planning) sehingga perhitungannya pun analog
sama dengan perhitungan MRP. Hubungan ketergantungan antara setiap mata
Laporan khusus 13
rantai distribusi bersifat hirarkis, dimana jadwal induk pengadaan barang tidak
hanya mensyaratkan adanya pasokan dari setiap titik distribusi tetapi juga
memperhitungkan waktu tenggang untuk semua titik distribusi tersebut.
Proses distribusi dapat diilustrasikan dimana pengecer memesan dari sub
distributor, dan sub distributor mengirimkan pesanan dari distributor Sruktur
jaringan distribusi dapat dilihat pada gambar 2.2 dibawah ini.
Distributor
Sub Distributor Sub Distributor
Pegecer Pegecer Pegecer Pegecer Pegecer Pegecer Outlet Outlet Outlet Outlet Outlet Outlet
Gambar 2.2. Struktur Jaringan Distribusi
Di dalam sistem distribusi ini terdapat alur keterkaitan antara
distributor, sub distributor dan cabang (pengecer), sehingga masing-masing
diberikan kebebasan untuk melakukan peramalan tentang kebutuhan barang
dagangannya. Dengan ramalan yang disusun masing-masing cabang
diharapkan mampu menyusun rencana kebutuhan untuk beberapa periode
mendatang selanjutnya rencana kebutuhan masing-masing cabang akan
dikirimkan ke sub distributor untuk selanjutnya akan dikirimkan ke
distributor, distributor selanjutnya akan merealisasikan rencana kebutuhan
Laporan khusus 14
barang dagangannya tersebut dengan melakukan negosiasi dengan pihak
produsen.
2. Tahapan Perencanaan Kebutuhan Distribusi
Dalam melakukan kegiatan distribusi perlu adanya tahapan perencanaan
kebutuhan distribusi yaitu :
a. Tahap peramalan penjualan
Pada tahap ini perusahaan mencoba untuk meramalkan atau memprediksi
rencana penjualan di setiap pengecer untuk beberapa periode mendatang
dengan menggunakan metode peramalan.
b. Tahap penentuan rencana induk penjualan
Pada tahap ini perusahaan membuat rencana induk penjualan untuk
beberapa periode tertentu misalnya mingguan, dimana setiap periode telah
diketahui berapa produk yang akan dijual.
c. Tahap rencana pemenuhan kebutuhan
Pada tahap ini ditentukan kapan barang dagangan yang dibutuhkan harus
disiapkan dan berapa banyaknya.
d. Tahap rencana pemesanan
Pada tahap ini distributor akan memesan kebutuhan sesuai dengan
kebutuhannya kepada produsen.
Laporan khusus 15
2.4. Peramalan
Peramalan adalah prediksi, proyeksi atau estimasi tingkat kejadian yang tidak
pasti di masa yang akan datang. Ketepatan secara mutlak dalam memprediksi
peristiwa dan tingkat kegiatan yang akan datang adalah tidak mungkin dicapai, oleh
karena itu ketika perusahaan tidak dapat melihat kejadian yang akan datang secara
pasti, diperlukan waktu dan tenaga yang besar agar mereka dapat memiliki kekuatan
untuk menarik kesimpulan terhadap kejadian yang akan datang. Peramalan pada
umumnya digunakan untuk memprediksi pendapatan, biaya, keuntungan, harga,
perubahan teknologi dan berbagai variabel lainnya, dalam lingkungan perusahaan,
peramalan kebanyakan digunakan untuk memprediksi atau mengestimasi permintaan
yang akan datang.
1. Karakteristik peramalan
Karakteristik peramalan yang baik adalah:
a. Keakuratan
Tujuan utamanya adalah menghasilkan prediksi yang akurat. Peramalan
yang terlalu rendah mengakibatkan kekurangan persediaan, back order,
kehilangan penjualan, atau kehilangan pelanggan.
b. Biaya.
Biaya untuk mengembangkan model peramalan dan melakukan signifikasi
jika produk atau data lainnya semakin besar.
c. Penyederhanaan.
Laporan khusus 16
Keuntungan utama menggunakan peramalan yang sederhana adalah
kemudahan untuk melakukan peramalan dan analisisnya.
2. Prinsip-prinsip peramalan
Prinsip-prinsip peramalan yang perlu dipertimbangkan adalah:
a. Peramalan melibatkan kesalahan (error).
b. Peramalan sebaiknya memakai tolok ukur kesalahan peramalan.
c. Peramalan famili produk lebih akurat dari pada peramalan produk individu
(item).
d. Peramalan jangka pendek lebih akurat dari pada jangka panjang.
e. Jika dimungkinkan, hitung permintaan dari pada meramal permintaan.
3. Teknik peramalan
Teknik peramalan dibagi menjadi dua bagian, yaitu metode kuantitatif dan metode
kualitatif. Metode kuantitatif dibagi menjadi metode deret berkala (time series) dan
metode kausal. Metode time series memprediksi masa yang akan datang
berdasarkan data masa lalu. Tujuan peramalan deret waktu adalah untuk
menentukan pola data masa lalu dan mengextrapolasi pola tersebut untuk masa
yang akan datang. Tujuan metode kausal adalah menentukan hubungan antar faktor
dan menggunakan hubungan tersebut untuk meramalkan nilai-nilai variabel
independent.
Laporan khusus 17
.. .. ..
.
Peramalan kuantitatif dapat diterapkan dengan syarat:
a. Tersedianya informasi masa lalu
b. Informasi ini dapat dikualifikasikan dalam bentuk data numerik
c. Diasumsikan data masa lalu akan berlaku sama untuk masa yang akan
datang.
Langkah penting dalam menentukan metode deret waktu yaitu menentukan pola
data masa lalu untuk menentukan deret waktu yang sesuai. Empat jenis pola data
yaitu horisontal, musiman, sikis, dan trend. Pola data peramalan dapat dilihat pada
Gambar 2.2 – 2.5 dibawah ini.
Gambar 2.2. Pola data Horisontal Gambar 2.3.. Pola data Musiman
Gambar 2.4. Pola data Siklis Gambar 2.5.. Pola data Trend
Pola data horisontal timbul jika data berfluktuasi konstan pada nilai tertentu.
Pola data musiman timbul jika sekumpulan data dipengaruhi faktor musiman
Laporan khusus 18
(mingguan, bulanan, atau perempat tahunan). Pola data siklis timbul jika data-data
dipengaruhi fluktuasi ekonomis jangka panjang. Pola trend timbul jika ada
kenaikan / penurunan data dalam jangka waktu panjang.
Ukuran hasil peramalan yang merupakan ukuran kesalahan peramalan
merupakan ukuran tentang tingkat perbedaan antara hasil peramalan dengan
permintaan yang sebenarnya terjadi. Ada 4 ukuran yang biasa digunakan, yaitu :
1. Rata-rata Deviasi Mutlak (Mean Absolut Deviation = MAD)
MAD merupakan rata-rata kesalahan mutlah selama periode tertentu tanpa
memperhatikan apakah hasil peramalan lebih besar atau lebih kecil
dibandingkan dengan kenyataannya. Secara matematis, MAD dirumuskan
sebagi berikut:
2. Rata-rata Kuadrat Kesalahan (Mean Square Error-MSE)
MSE dihitung dengan menjumlahkan kuadrat semua kesalahan peramalan
pada periode dan membagikannya dengan periode peramalan. Secara
matematis dirumuskan sebagai berikut :
Laporan khusus 19
3. Rata-rata Kesalahan Peramalan (Mean Forecast Error = MFE)
MFE dihitung dengan menjumlahkan semua kesalahan peramalan selama
periode peramalan dan membaginya dengan jumlah peramalan. Secara
matematis, MFE dinyatakan sebagi berikut :
4. Rata-rata Presentase Kesalahan Absolut (Mean Absolute percentage =
MAPE)
MAPE merupakan ukuran kesalahan relative. MAPE menyatakan presentase
kesalahan hasil peramalan terhadap permintaan actual selama periode tertentu
yang akan memberikan informasi presentase kesalahan terlalu tinggi atau
lebih rendah. Secara matematis dinyatakan sebagai berikut :
Keterangan :
At = Permintaan aktua pada periode t
Ft = Peramalan permintaan pada periode t
N = Jumlah periode peramalan yang terlibat
Laporan khusus 20
4. Verifikasi Peramalan
Sedangkan tahap – tahap dari proses verifikasi adalah sebagai berikut :
1. Menghitung Moving Range( MR )
2. Menghitung rata – rata Moving Range ( MR )
BKA = + 2.66
BKB = -2.66
3. Melakukan test out of control
Apabila terdapat data yang out of control maka perlu dicari penyebabnya
mengapa kondisi tersebut terjadi. Jia penyebabnya diketahui dan bisa ditolerir,
maka metode peramalan tersebut masih dapat dipakai, jika tidak diketahui
penyebabnya, maka ada dua tindakan yang dapat dilakukan, yaitu:
a. Mengganti metode peramalan
b. Membuang data yang out of control, kemudian ramalkan dengan cara yang
sama.
Jika suatu metode telah lolos dari uji verifikasi, maka metode peramalan
tersebut dapat digunakan.
Laporan khusus 21
2.5. Kebijakan ukuran lot
Begitu tingkat persediaan telah ditentukan, maka langkah selanjutnya adalah
menghitung berapa jumlah persediaan yang akan digantikan. Ini disebut penentuan
ukuran lot. Ukuran lot merupakan jumlah barang yang dipesan dari pemasok atau
diproduksi secara internal untuk memenuhi permintaan.
1. Ukuran lot
Ukuran pemesanan dapat ditentukan dengan kebijakan ukuran lot, beberapa
teknik untuk menetapkan lot yang biasanya digunakan antara lain:
a. Metode Lot For Lot
Teknik penerapan ukuran lot dilakukan atas dasar pesanan diskrit.
Disamping itu teknik ini merupakan cara paling sederhana dari semua
teknik ukuran lot yang ada. Teknik ini selalu melakukan perhitungan
kembali (bersifat dinamis) terutama apabila terjadi perubahan pada
kebutuhan bersih. Penggunaan teknik ini bertujuan untuk meminimumkan
ongkos simpan, sehingga dengan teknik ini ongkos simpan menjadi nol.
Oleh karena itu, sering sekali digunakan untuk item-item yang mempunyai
biaya simpan per unit sangat mahal. Apabila dilihat dari pola kebutuhan
yang mempunyai sifat diskontinu atau tidak teratur, maka teknik L-4-L ini
memiliki kemampuan yang baik.
b. Metode Economic Order Quantity
Teknik EOQ ini berdasarkan pada asumsi bahwa kebutuhan bersifat
kontinyu, dengan pola permintaan yang stabil. Dalam teknik lot lizing ini
Laporan khusus 22
besarnya lot size adalah sama, keefektifan ini akan terlihat apabila
kebutuhan bersifat kontinyu dan tingkat kebutuhan bersifat diskrit. Dalam
EOQ jumlah pemesanan bertujuan untuk meminimumkan biaya total dari
biaya pemesanan, biaya penyimpanan dan biaya kekurangan atau biaya
pengendalian. Penentuan jumlah yang dipesan mengikuti rumus:
EOQ =
Keterangan :
EOQ = jumlah pesanan ekonomis
D = demand atau kebutuhan rata-rata per peroode
Oc = biaya pemesanan per order (ordering cost)
H = biaya penyimpanan (holding cost)
c. Metode Fixed Order Quantity
Dalam metode FOQ ukuran lot ditentukan secara subjektif. Berapa
besarnya dapat ditentukan berdasarkan pengalaman produksi atau intuisi.
Tidak ada teknik yang dapat dikemukakan untuk menentukan berapa
ukuran lot ini. Kapasitas produksi selama lead time produksi dalam hal ini
dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan besarnya lot. Sekali
ukuran lot ditetapkan, maka lot ini dapat digunakan untuk seluruh periode
selanjutnya dalam perencanaan. Berapapun kebutuhan bersihnya, rencana
pesan akan tetap sebesar lot yang telah ditentukan tersebut. Metode ini
dapat ditempuh untuk item-item yang biaya pemesanannya (ondering cost)
Laporan khusus 23
sangat mahal. Persediaan pengaman atau penyangga (safety stock)
merupakan selisih permintaan antara titik pemesanan kembali dengan
permintaan waktu tenggang.
2. Biaya-Biaya dalam Kebijakan Ukuran Lot
Dalam sistem pemesanan maupun sistem persediaan, semua pengeluaran dan
kerugian yang timbul akibat adanya persediaan. Biaya sistem persediaan ini
terdiri dari biaya pembelian, biaya pemesanan, biaya simpan, dan biaya
kekurangan persediaan. Berikut ini diuraikan secara singkat masing-masing
komponen biaya tersebut:
a. Biaya Pembelian (Purchasing Cost = Cm)
Biaya pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang,
dimana besarnya biaya ini tergantung pada jumlah dan harga barang yang
akan dibeli dan harga satuan barang. Biaya pembelian menjadi faktor pada
saat harga satuan barang yang dibeli tergantung pada ukuran pembelian
atau dinamakan quantity discount.
b. Biaya Persiapan (Preparation = Pc )
Biaya persiapan adalah biaya yang dikeluarkan untuk semua aktivitas
dalam masalah pembelian atau pemesanan barang. Biaya ini dibedakan
menjadi dua yakni : biaya pemesanan (ordering cost) jika barang yang
diperlukan dipesan dari luar dan biaya pembuatan (set-up cost) jika barang
yang diperlukan diproduksi sendiri.
Laporan khusus 24
1) Biaya Pemesanan (Oc)
Yaitu biaya yang timbul akibat mendatangkan barang dari luar, biaya
ini meliputi biaya untuk menganalisa pemasok, biaya pengiriman
pemesanan, biaya pengangkutan, biaya penerimaan dan lain-lain.
2) Biaya Pembuatan (Sc)
Yaitu biaya yang timbul dalam mempersiapkan produksi suatu barang.
Biaya ini muncul didalam pabrik yang meliputi biaya persiapan
peralatan produksi, biaya penyetelan mesin dan sebagainya.
c. Biaya Penyimpanan (h)
Biaya penyimpanan merupakan biaya yang dikeluarkan karena
menyimpan barang. Biaya ini meliputi biaya memiliki persediaan, biaya
gudang, biaya kerusakan, biaya administrasi, pajak dan sebagainya.
d. Biaya kekurangan Persediaan (p)
Biaya kekurangan persediaan akan terjadi jika perusahaan kehabisan
barang pada saat ada permintaan. Biaya ini merupakan suatu bentuk
kerugian perusahaan karena kehilangan kesempatan penjualan atau
kesempatan mendapatkan keuntungan atau dapat dikatakan kehilangan
konsumen. Biaya kekurangan ini dapat diukur dari kuantitas barang yang
tidak dapat dipenuhi, waktu pemenuhan, maupun biaya pengadaan darurat.
Biaya persediaan yang digunakan dalam menentukan persediaan adalah
biaya-biaya yang bersifat variabel tidak diperhitungkan karena akan
mempengaruhi hasil optimal yang akan diperoleh.
Laporan khusus 25
2.6. Stock Pengaman dalam Distribusi
Stock pengaman dalam DRP digunakan untuk mengantisipasi ketidakpastian
permintaan relatif terhadap ramalan-ramalan yang dibuat. Ketidakpastian ini paling
mungkin terjadi apabila permintaan benar-benar independent pada pusat-pusat
distribusi yang secara langsung melayani pelanggan. Sedangkan keadaan permintaan
yang ditempatkan pada intermediate distribution center adalah dependent demand
sehingga seharusnya dapat dierkirakan.
Salah satu cara untuk menyelesaikan masalah ketidakpastian permintaan dan
penawran (lead time uncertainty) adalah mengkombinasikan data yang menunjukkan
rata-rata permintaan selama suatu rata-rata lead time dan membangun distribusi
probabilitas tunggal. Hal ini akan menghasilkan ukuran variansi yang lebih besar,
namun dapat diterapkan sebagaimana perhitungan dalam keadaan normal untuk
menentukan stock pengaman guna mencapai tingkat pelayanan yang diinginkan, yaitu
: Safety Stock = S x Z
Dimana :
SS = Stock pengaman untuk menghadapi ketidakpastian permintaan
Z = Faktor pengganda pada tingkat pelayanan yang diinginkan
S = Simpangan baku disekitar rata-rata permintaan
2.7. Prosedur Perhitungan DRP
Perhitungan perencanaan kebutuhan distribusi (Tersine, 1994) dimulai dari
peramalan permintaan tingkat pengecer, dari hasil peramalan penjualan yang
Laporan khusus 26
diperoleh kemudian dihitung kebutuhan bersih untuk tingkat pengecer dimana
kebutuhan bersih ini akan menjadi Planned Order Release, sampai penentuan
perencanaan pesanan dikirim. Planned Order Release adalah selisih hasil peramalan
dengan persediaan ditangan periode sebelumnya. Planned oder release pada tingkat
pengecer akan menjadi kebutuhan kotor pada tingkat distribusi diatasnya.
Perhitungan perencanaan kebutuhan distribusi dimulai dari peramalan
permintaan kemudian dihitung kebutuhan bersih, sampai penentuan perencanaan
pesanan dikirim.
Logika dasar DRP adalah:
1. Dari hasil ramalan di gudang cabang dihitung net
requirement (NR) dengan cara:
NR terjadi bila tingkat stock (TS) lebih kecil dari safety stock
TS = Scheduled receipts + POH – GR
2. Dari perhitungan pada no 1 diperoleh planned order receipts
untuk memenuhi NR pada periode yang bersangkutan.
3. Langkah 2 di atas akan menentukan saat planned order
release (hari/saat pengiriman) dengan menggunakan informasi lead time.
4. Projected on hand pada akhir setiap periode dapat dihitung dengan rumusan:
Laporan khusus 27
5. Planned order release akan menjadi GR pada periode yang sama untuk pusat
pengiriman (level gudang lebih tinggi).
2.8. Proses Perencanaan Kebutuhan Distribusi
Analognya perhitungan DRP dengan MRP menyebabkan samanya langkah-
langkah perhitrungan dan asumsi yang digunakan di antara keduanya. Secara garis
besar proses perhitungan DRP adalah sebagai berikut:
a. Perhitungan Kebutuhan Bersih (Netting)
Merupakan proses perhitungan kebutuhan bersih (net requirement) yang
besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor (gross requirement)
dengan jadwal penerimaan barang (planned receipts) dan persediaan awal
yang tersedia (beginning inventory). Data yang dibutuhkan dalam
perhitungan kebutuhan bersih adalah:
1) Kebutuhan kotor untuk setiap periode
2) Persediaan yang dimiliki pada awal perencanaan
3) Rencana penerimaan untuk setiap periode perencanaan
Rumus yang berhubungan dengan proses netting ini dijelaskan sebagai
berikut
POHT = (On-Hand)T-1 – (GRT-1) + (SR)T-1
(NR)T = (GR)T – (SR)T - POHT
Laporan khusus 28
Keterangan:
POHT = Planned on-hand (persediaan ditangan) pada periode T
GRT = Gross requirement (kebutuhan kotor) pada periode T
SRT = Schedule receipt (jadwal kedatangan) pada periode T
NRT = Net requirement (kebutuhan bersih) pada periode T
Kebutuhan bersih (net requirement) akan ditujukan sebagai nilai
positif yang sesuai dengan pertambahan negatif dari persediaan di
tangan dalam periode yang sama. Apabila lot sizing dipakai,
kebutuhan bersih adalah prediksi kekurangan material, sehingga perlu
dimasukkan dalam perhitungan rencana penerimaan pesanan (planned
order receipt), dan tidak hanya menghitung kenaikan dalam nilai
negatif yang ditunjukkan dalam baris persediaan di tangan.
b. Lotting
Lotting merupakan proses untuk menentukan besarnya pesanan di setiap
mata rantai berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan dari proses
netting. Terdapat banyak alternatif untuk menghitung ukuran lot.
c. Offsetting
Offsetting merupakan proses yang bertujuan untuk menentukan saat yang
tepat untuk merencanakan pemesanan dalam rangka memenuhi kebutuhan
bersih. Rencana pemesanan diperoleh dengan cara mengurangkan saat
awal tersedianya kebutuhan bersih yang diinginkan dengan lead time yang
dibutuhkan.
Laporan khusus 29
d. Explosion
Proses explosion merupakan proses perhitungan kebutuhan kotor untuk
tingkat mata rantai di bawahnya (sub distributor, distributor) yang
didasarkan atas rencana pemesanan. Dalam proses ini struktur jaringan
inilah proses Explosion akan berjalan dan dapat menentukan ke arah mata
rantai mana harus dilakukan explosion.
3. METODOLOGI PENELITIAN
3.1 Objek Penelitian
Penelitian dilakukan pada PT.Coca-Cola Bottling Indonesia di bagian
Demand and Operational Planning DOP pada tanggal 6 Oktober 2008 sampai 31
Oktober 2008. Penelitian dilakukan jenis produk Sprite RGB medium 295 ml.
Adapun faktor yang di teliti adalah kebutuhan permintaan produk dari tiap Sales
center (SC) dengan tujuan untuk menentukan jumlah produk yang harus dikirim dan
meminimasi biaya yang dikeluarkan untuk masimg-masing pengiriman ke SC.
3.2 Pengumpulan Data
Adapun data yang dibutuhkan dalam penelitian ini adalah:
a. BOD dari distribusi Sprite medium ke 14 SC.
b. Data historis permintaan produk pada bulan Januari 2008 – September 2008.
c. Data persediaan terakhir pada masing-masing SC
d. Biaya distribusi untuk setiap sales center.
Laporan khusus 30
3.3 Pengolahan Data
Dari data yang diperoleh akan dilakukan pengolahan dengan tahap-tahap
sebagai berikut :
A. Peramalan penjualan
Pada tahap ini adaklah memprediksikan rencana penjualan disetiap Sales
Center untuk tiga periode kedepan.
Pengolahan data dilakukan dengan cara :
1. Mengumpulkan data masa lalu untuk dasar peramalan
2. Memplotkan data tersebut ke dalam grafik untuk mendapatkan pola data
penjualan tersebut.
3. Memilih metode peramalan yang sesuai dengan pola data tersebut
4. Melakukan perhitungan peramalan
5. Melakukan perhitungan parameter kesalahan peramalan masing-masing
metode menggunakan parameter MAD
6. Memilih peramalan yang terbaik yang masuk dalam batas kontrol
peramalan dan mempunyai MAD terkecil.
7. Melakukan validasi peramalan untuk mencari Out of Control pada
masing-masing SC.
B. Perhitungan kebutuhan distribusi
Laporan khusus 31
Dengan menggunakan logika dasar MRP yaitu Netting, Lotting, Offsetting
dan Exploding :
1. Netting (perhitungan kebutuhan bersih)
Merupakan proses perhitungan kebutuhan bersih (net requirement) yang
besarnya merupakan selisih dari kebutuhan kotor (gross requirement) dan
safety stock dengan jadwal permintaan barang (planned receipts) dan
persediaan awal yang tersedia. Perhitunga netting dapat dirumuskan sebagai
berikut :
2. Lotting (penentuan ukuran lot)
Pada tahap ini akan menentukan ukuran pemesanan disetiap lini dalam Bill
of Distribution, berdasarkan kebutuhan bersih yang dihasilkan dalam proses
netting.
Metode dan rumus yang digunakan dalam penentuan ukuran pemesanan
dengan menggunakan EOQ :
EOQ =
3. Lot for Lot (LFL) dengan pendekatan yang sederhana dalam menentukan
pemesanan untuk setiap periode. Dalam membeli item jumlah yang
dibutuhkan dapat ditentukan secara pasti untuk setiap periode menurut
jumlah kebutuhan yang dibutuhkan.
Laporan khusus 32
Mulai
Studi Literatur
Perumusan Masalah
Pengumpulan DataBill of DistributionData permintaan periode Januari – September 2008Persediaan pada bulan terakhirBiaya dalam distribusi
Pengolahan DataMelakukan PeramalanMenentukan RIPPerhitungan DRPRencana Pemasaran
Selesai
Kesimpulan dan Saran
Analisis Hasil
4. Offsetting (penentuan waktu pemesanan)
Merupakan proses yang bertujuan untuk menentukan kapan dan berapa
kuantitas pesanan dengan memperhitungakan lead time pengadaan
komponen tersebut.
5. Exploding
Merupakan perhitungan kebutuhan kotor (gross requirement) untuk tingkat
rantai diatasnya. Proses ini berjalan atas dasar dari Bill of Distribution.
C. Analisa hasil
Dalam tahap ini akan diperoleh sistem pendistribusian yang tepat, jumlah
produk yang harus didistribusikan serta penghematan yang diperoleh jika
sistem distribusi yang tepat.
D. Kesimpulan dan saran
Berisi kesimpulan dari penelitian berdasarkan analisa hasil dari hasil
pengolahan data serta saran penelitian selanjutnya.
3.4 Bagan Alir Penelitian
Laporan khusus 33
Gambar 3.1 Bagan alir penelitian
4. PENGOLAHAN DATA DAN NALISIS
4.1. Pengolahan Data
Laporan khusus 34
Pengolahan data dan analisis dilakukan pada SC Yogyakarta, hasil dari
pengolahan data pada SC lainnya dapat dilihat di lampiran. Data-data yang
dikumpulkan berdasarkan pengamatan dan wawancra dengan bagian DOP (demand
and Operational Planning) di CCBI disajikan sebagai berikut
Data Permintaan 295 RETX24 SPRITE 14 Sales Center dapt dilihat pada Tabel 4.1 –
4.14 di bawah ini.
Tabel 4.1. Data permintaan SC
Semarang Barat
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 4813
2 Februari 3865
3 Maret 5209
4 April 6118
5 Mei 6343
6 Juni 10847
7 Juli 8587
8 Agustus 7506
9 September 13661
Tabel 4.2. Data permintaan SC
Semarang Timur
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 4762
2 Februari 3434
3 Maret 4287
4 April 6568
5 Mei 5217
6 Juni 9383
7 Juli 7324
8 Agustus 6687
9 September 12932
Tabel 4.3. Data permintaan SC
Pekalongan
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 3900
2 Februari 2202
Laporan khusus 35
3 Maret 3381
4 April 4537
5 Mei 3810
6 Juni 6119
7 Juli 5396
8 Agustus 4079
9 September 7896
Tabel 4.4. Data permintaan SC
SC Tegal
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 3391
2 Februari 3556
3 Maret 4078
4 April 4711
5 Mei 4569
6 Juni 8111
7 Juli 6505
8 Agustus 4813
9 September 13424
Tabel 4.5. Data permintaan SC
Yogyakarta
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 8917
2 Februari 8020
3 Maret 6298
4 April 6947
5 Mei 7904
6 Juni 9960
7 Juli 8148
8 Agustus 6634
9 September 13578
Tabel 4.6. Data permintaanSC
Purwokerto
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 6120
2 Februari 5093
3 Maret 4356
4 April 2927
5 Mei 5460
6 Juni 8499
7 Juli 5407
8 Agustus 5005
9 September 10076
Tabel 4.7. Data permintaan
SC Kebumen
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 3722
2 Februari 2050
3 Maret 2220
Laporan khusus 36
4 April 3331
5 Mei 2377
6 Juni 3808
7 Juli 2941
8 Agustus 2367
9 September 6545
Tabel 4.8. Data permintaan SC
Bawen / Sala 3
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 3638
2 Februari 3710
3 Maret 2607
4 April 4181
5 Mei 3988
6 Juni 6566
7 Juli 5166
8 Agustus 4784
9 September 9178
Tabel 4.9. Data permintaan SC
Magelang
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 2157
2 Februari 1977
3 Maret 1732
4 April 3426
5 Mei 1979
6 Juni 3955
7 Juli 2514
8 Agustus 2149
9 September 4349
Tabel 4.10. Data permintaan
SC Solo Induk
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 13871
2 Februari 12711
3 Maret 12234
4 April 17636
5 Mei 13727
6 Juni 28371
7 Juli 19569
8 Agustus 23938
9 September 29354
Tabel 4.11. Data permintaan SC
Kudus
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 6816
2 Februari 5472
3 Maret 7388
4 April 9422
Laporan khusus 37
5 Mei 7964
6 Juni 16673
7 Juli 14572
8 Agustus 10518
9 September 17638
Tabel 4.12. Data permintaan SC
Rembang
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 2371
2 Februari 1232
3 Maret 2790
4 April 4833
5 Mei 2692
6 Juni 7864
7 Juli 5219
8 Agustus 3490
9 September 6298
Tabel 4.13. Data permintaan SC
Madiun
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 5383
2 Februari 3245
3 Maret 3528
4 April 6570
5 Mei 3136
6 Juni 9051
7 Juli 5630
8 Agustus 4162
9 September 10839
Tabel 4.14. Data permintaan SC
Ponorogo
No BulanPermintaan
(krat)
1 Januari 2016
2 Februari 1361
3 Maret 1042
4 April 3007
5 Mei 1066
6 Juni 2724
7 Juli 2582
8 Agustus 1410
9 September 2694
Sedangkan Lead time untuk setiap pengiriman ke sales center dapat dilihat pada
Tabel 4.15 sebagai berikut :
Tabel 4.15. Lead time pengiriman
Laporan khusus 38
Sales Center Lead TimeLOC-SEMARANG BARAT 1 hariLOC-SEMARANG TIMUR 1 hariLOC-PEKALONGAN 1 hariLOC-TEGAL 1 hariLOC-YOGYAKARTA 1 hariLOC-PURWOKERTO 1 hariLOC-KEBUMEN 1 hariLOC-BAWEN/SALATIGA 1 hariLOC-MAGELANG 1 hariLOC-SOLO INDUK 1 hariLOC-KUDUS 1 hariLOC-REMBANG 1 hariLOC-MADIUN 1 hariLOC-PONOROGO 1 hari
Untuk data catatan terakhir persediaan, yakni tanggal periode akhir September untuk
masing-masing Sales center dapat dilihat pada Tabel 4.16 di bawah ini.
Tabel 4.16. Stock On Hand SC
Sales Center Stock OHLOC-SEMARANG BARAT 12 KratLOC-SEMARANG TIMUR 9 KratLOC-PEKALONGAN 391 KratLOC-TEGAL 175 KratLOC-YOGYAKARTA 440 KratLOC-PURWOKERTO 545 KratLOC-KEBUMEN 17 KratLOC-BAWEN/SALATIGA 82 KratLOC-MAGELANG 282 KratLOC-SOLO INDUK 42 KratLOC-KUDUS 583 KratLOC-REMBANG 904 KratLOC-MADIUN 632 KratLOC-PONOROGO 168 Krat
biaya pembelian I Krat Sprite medium adalah: Rp. 35.000
Biaya Simpan untuk satu krat adalah : Rp. 200 / Krat per Periode
Untuk biaya pemesanan dapat dirincikn sebagai berikut :
Laporan khusus 39
a. Biaya Telp, Fax, dan lain-lain Rp. 15.000 setiap pesan
b. Biaya angkut dapat dilihat pada table 4.17 di bawah ini :
Tabel 4.17. Biaya angkut ke SC
Sales Center Per KratLOC-SEMARANG BARAT Rp. 1000LOC-SEMARANG TIMUR Rp. 1000LOC-PEKALONGAN Rp. 1600LOC-TEGAL Rp. 1700LOC-YOGYAKARTA Rp. 1500LOC-PURWOKERTO Rp. 1300LOC-KEBUMEN Rp. 1500LOC-BAWEN/SALATIGA Rp. 1000LOC-MAGELANG Rp. 1200LOC-SOLO INDUK Rp. 1500LOC-KUDUS Rp. 1200LOC-REMBANG Rp. 1500LOC-MADIUN Rp. 1700LOC-PONOROGO Rp. 1700
Untuk Bill of Distribution (BOD) CCBI untuk 14 SC dapat dilihat pada Lampiran II
4.2 Perhitungan Peramalan
Langkah-langkah dalam perhitungan peramalan untuk pengiriman Sprite
Medium adalah sebagai berikut :
1. Melakukan ploting data permintaan Sprite Medium pada setiap SC yang
diperoleh dari data permintaan sebelumnya dengan menggunakan program
Exel. Hasil plot pada setiap SC dapat dilihat pada lampiran II
Laporan khusus 40
Permintaan SC Yogyakarta
02000400060008000
10000120001400016000
Janu
ari
Febru
ari
Mar
etApr
ilM
eiJu
ni Juli
Agustu
s
Septe
mbe
r
Bulan
Kra
t
Series1
Gambar 3.1. Grafik Data Permintaan SC Yogyakarta
2. Menentukan metode peramalan yang sesuai dengan pola data yang telah
diplotkan, dari ploting data yang telah dilakukan maka pola data yang
terbentuk adalah pola data Trend. Untuk analisis data digunakan minimal
dua metode sebagai pembanding. Pada pengolahan data ini menggunakan
tiga metode, yaitu :
a. Metode Moving average with linear trend
b. Exponential smooting with linear trend
c. Double exponential smooting with linear trend
3. Melakukan peramalan dan menentukan metode peramalan yang terbaik
yaitu dengan melihat rata-rata kesalahan (eror) absolute atau MAD yang
terkecil dengan menggunakan program QS 3.0. Hasil peramalan untuk SC
Yogyakarta dapat dilihat pada table 4.18, dan untuk setiap SC dapat dilihat
pada Lampiran II.
Laporan khusus 41
Tabel 4.18. Hasil Peramalan SC Yogyakarta
Metode MAD
Moving average with linear trend 2461.00
Exponential smoothing with linear trend 2266.02
Double exponential smoothing with linear trend 1761.32
Dari hasil ketiga perbandingan metode yang digunakan untuk setiap SC,
maka yang dipilih adalah metode Double exponential smoothing with
linear trend karena memiliki MAD terkecil. Adapun hasil peramalan
untuk 3 bulan mendatang untuk SC Yogyakarta dapat dilihat pada table
4.19, dan untuk Setiap SC dapat dilihat pada Lampiran II. Hasil peramalan
permintaan dibulatkan karena untuk setiap pengiriman dalam satuan krat.
Tabel 4.19. Hasil Peramalan 3 bulan kedepan SC Yogyakarta
BulanPeramalan Permintaan
SC YGYOktober 8985November 9011Desember 9037
4. Proses Verifikasi serta Out of control
Setelah metode peramalan ditentukan, maka selanjutnya dilakukan
perhitungan Moving Range. Adapun perhitunganya adalah sebagai berikut
Laporan khusus 42
Bka = batas kendali atas, dengan rumus :
=
Bkb = batas kendali bawah, dengan rumus :
=
Perhitungan dari verifikasi Out of Control dapat dilihat pada Tabel 2.40
dibawah ini.
Tabel 4.20. Out of control Permintaan SC Yogyakarta
Eror Moving Range
897
2430.835 1533.835
1261.268 1169.57
0.1049805 1261.16
-2110.793 2110.9
88.6709 2199.464
1553.353 1464.682
-5448.517 7001.87
Total 16741.481
BKA = 2.66 x 2092.68513
Laporan khusus 43
Peta Kendali SC Yogyakarta
-8000
-6000
-4000
-2000
0
2000
4000
6000
8000
Janu
ari
Febru
ari
Mar
etApr
ilM
eiJu
ni Juli
Agustu
s
Septe
mbe
r
Periode (bulan)
Jum
lah
Kra
t
Eror
BKA
BKB
= 5566.5
BKB = -2.66 x 2092.68513
= -5566.5
Untuk perhitungan Out of Control pada tiap SC dapat dilihat pada
Lampiran II
Selanjutnya ntuk menguji out of control maka hasil dari perhitungan
diplotkan pada peta kendali yang dapat dilihat pada Gambar 3.2
Gambar 3.2. Peta kendali SC Yogyakarta
4.3. Rencana Induk Penjualan
Rencana induk penjualan (RIP) Sprite medium dihitung dalam periode
mingguan dimana data yang didapat dari hasil penjualan masa lalu. Dengan asumsi
yang digunakan adalah :
1. Dalam satu bulan ada 4 minggu
Laporan khusus 44
2. Rencana induk penjualan merupakan hasil penjualan dibagi empat, dan
menjadi kebutuhan kotor pada masing-masing SC. Perhitungan RIP dengan
menggunakan rumus RIP =
Adapun rencana induk penjualan Sprite medum untuk bulan Oktober, November, dan
Desember 2008 pada SC Yogyakarta dapat dilihat pada Tabel 4.21 dan untuk tiap SC
dapat dilihat di Lampiran II.
Tabel 4.21 RIP SC Yogyakarta
BulanPeriod eke (Minggu)
Sales CenterYGY
Oktober
I 2246II 2246III 2246IV 2246
November
I 2253II 2253III 2253IV 2253
Desember
I 9037II 9037III 9037IV 9037
RIP =
=
= 2246
4.4. Perhitungan DRP
4.4.1. Perhitungan Safety Stock
Laporan khusus 45
Perhitungan Safety Stock dengan tingkat pelayanan yang ditetapkan CCBI
adalah 80%, maka besaran Safety Stock per periode dengan menggunakan rumus
Simpangan Baku (S) =
Safety Stock (SS) = 0.2 x (S)
Perhitungan Safety Stock untuk SC Yogyakarta dapat dilihat pada Tabel 4.22, dan
perhitungan SS untuk tiap SC dapat dilihat pada Lampiran II
Tabel 4.22 Perhitungan Safety Stock SC Yogyakarta
Periode SC YGY 2
Januari 8917 427.444444 182708.75Februari 8020 -469.55556 220482.42Maret 6298 -2191.5556 4802915.8April 6947 -1542.5556 2379477.6Mei 7904 -585.55556 342875.31Juni 9960 1470.44444 2162206.9Juli 8148 -341.55556 116660.2Agustus 6634 -1855.5556 3443086.4September 13578 5088.44444 25892267Jumlah 76406 39542680Rata-rata 8489.555556
Simpangan Baku (S) =
=
= 2096.099
Maka diperoleh Safety Stock untuk SC Yogyakarta adalah sebagai berikut :
SS = 0.2 x (S)
= 0.2 x 2096.099
Laporan khusus 46
= 419.2198 ≈ 419 Krat
4.4.2. Perhitungan Lot Size
Pada perhitungan lot size untuk setiapSC dimana hasil peramalan setiap SC
dijadikan sebagai permintaan bersih. Perhitungan lot size digunakan pada periode
Oktober 2008 – Desember 2008. perhitungan lot size ini menggunakan dua
perbandingan, yaitu
1. Lot Size menggunakan Economic Order Quantity (EOQ)
2. Lot Size menggunakan Lot for Lot
Perhitungan Lot Size menggunakan Economic Order Quantity (EOQ) dengan rumus :
EOQ =
Dimana :
D = Jumlah kebutuhan bersih tiap periode
h = Biya simpan persatuan barang per satuan waktu
Oc = Biaya tiap kali pesan
Dengan rumus diatas, perhitungan EOQ untuk SC sebagai berikut :
1. Bulan Oktober
EOQ =
Laporan khusus 47
Diketahui :
D = 2246
Oc = (Biaya angkut x Jumlah Krat) + Biaya pemesanan
= (Rp. 1500 x2246) + Rp. 15.000
= 3384000
h =
=
= Rp. 50,-
EOQ =
=
=17505.86 ≈ 17506 Krat
2. Bulan November
EOQ =
Diketahui :
Laporan khusus 48
D = 2253
Oc = (Biaya angkut x Jumlah Krat) + Biaya pemesanan
= (Rp. 1700 x2253) + Rp. 15.000
=3394500
h =
=
= Rp. 50,-
EOQ =
=
=17490.35 ≈ 17490 Krat
3. Bulan Desember
EOQ =
Diketahui :
D = 9037
Laporan khusus 49
Oc = (Biaya angkut x Jumlah Krat) + Biaya pemesanan
= (Rp. 1700 x 9037) + Rp. 15.000
= 13570500
H =
=
= Rp. 50,-
EOQ =
=
=70039.02 ≈ 70039 Krat
Perhitungan EOQ untuk SC yang lainnya dapat dilihat pada Lampiran II
4.4.3. Perhitungan DRP dengan metode EOQ dan Lot for lot
Berdasarkan hasil perhitungan lot size maka dilanjutkan dengan perhitungan
DRP pada SC yogyakarta, dapat dilihat pada tabel 4.23 dan 4.24, perhitungan SC
yang lain dapat dilihat pada Lampiran II
Laporan khusus 50
Tabel 4.23 Perhitungan DRP dengan metode EOQ
SC YogyakartaLT : 1 SS : 419 LS : EOQ On Hand : 440
Past Due
Oktober November DesemberI II III IV I II III IV I II III IV
GR 2246 2246 2246 2246 2253 2253 2253 2253 9037 9037 9037 9037POH 440 15700 13035 10370 7705 5033 2361 17598 14926 5470 66472 57016 47560NR 2225 311 3986 Porek 17506 17490 70039 Porel 17490 70039
Tabel 4.24. Perhitungan DRP dengan metode Lot for Lot
SC YogyakartaLT : 1 SS : 419 LS : LFL On Hand : 440
Past Due
Oktober November DesemberI II III IV I II III IV I II III IV
GR 2246 2246 2246 2246 2253 2253 2253 2253 9037 9037 9037 9037POH 440 419 419 419 419 419 419 419 419 419 419 419 419NR 2225 2246 2246 2246 2253 2253 2253 2253 9037 9037 9037 9037Porek 2225 2246 2246 2246 2253 2253 2253 2253 9037 9037 9037 9037Porel 2225 2246 2246 2246 2253 2253 2253 2253 9037 9037 9037 9037
Perhitungan untuk biaya Inventori pada SC Yogyakarta adalah sebagai berikut :
EOQ
Biya Set Up / Biaya Pesan = 2 x Rp. 15.000 = Rp.30.000
Biaya Simpan = 263686 x Rp. 200 = Rp. 58410800
= Rp. 58440800
Lot for Lot
Biya Set Up / Biaya Pesan = 12 x Rp. 15.000 = Rp. 180000
Biaya Simpan = 5468 x Rp. 200 = Rp. 1093600
= Rp. 1273600
Sedangkan untuk perhitungan biaya inventori pada SC yang lainnya dapat dilihat
pada Lampiran II.
4.5. Analisa Hasil
Menurut pengolahan data diatas dapat dianalisa hasilnya yaitu sebagai berikut:
Pengambilan data dari penjualan Sprite medium dari 14 Sales Center untuk periode
Januari – September 2008 yang di olah dengan menggunakan metode Distribution
Requirement Planning (DRP) dimana bertujuan untuk menentukan kebutuhan
distribusi dan meminimasi biya distribusi pada tiga bulan kedepan yaitu bulan
Oktober, November dan desember,dari data tersbut pertama-tama dilakukan
peramalan dimana menggunakan rogram QS dari data histotis penjualan 14 Sales
Center . dari data tersebut kemudian dilakukan ploting data untuk mnentukan pola
peramalan, hasil dari ploting ke-14 SC menunjukkan bahwa pola yang digunakan
adalah pola trend. Sehingga menggunakan metode Moving average with linear trend,
Exponential smoothing with linear trend dan Double exponential smoothing with
linear trend untuk mencari MAD terkecil. Dari ketiga metode tersebut, dipilih
Double exponential smoothing with linear trend karena memiliki nilai MAD yang
terkecil. Tahap berikutnya adalah melakukan verifikai Out of Control. Dari pramalan
itu menghasilkan rencana induk produksi untuk menentukan permintaan pada tiga
bulan mendatang. Untuk perhitungan DRP menggunakan dua metode yaitu dengan
EOQ dan Lot for Lot, untuk perhitungan dengan EOQ, masing-masing Sales Cnter
dihitung EOQ dengan rumus EOQ = dimana hasilnya digunakan untuk
ukuran lot size. Kemudian hasil perhitungan DRP dibandingkan antara dengan
menggunakan EOQ dan Lot for Lot. Untuk perhitungan Distribution Requirement
Planning pada SC Yogyakarta dengan perbandingan perhitungan antara perhitungan
DRP dengan EOQ dan perhitungan DRP dengan Lot for Lot dapat dilihat pada tabel
4.25.
Tabel 4.25. Hasil Perhitungan DPR dan total biaya pada SC Yogyakarta
Metode Trotal Biaya Kuantitas Produk
EOQ Rp. 584408006522 Krat
Lot for Lot Rp. 127360054123 Krat
5. KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Dari hasil perhitungan diatas maka dapat disimpulkan bahwa Lot for Lot
lebih efektif dan efisien guna meminimasi biaya distribusi dan untuk menentukan
kebutuhan pengiriman yang lebih baik dari pada dengan menggunakan EOQ dimana
kuantitas produk yang didistribusikan 54123 krat dengan total biaya Rp. 1.273.600,- .
5.2. Saran
Berdasarkan pada penelitian yang dilakukan di CCBI tentang sistim
pendistribusian maka pemulis memberikan saran sebagai beikut :
1. Dalam pendistribusian sebainya menggunakan Distribution
Requirement Planning (DRP) untuk ukuran lot Lot for Lot karena
lebih meminimasi biaya
2. Dalam pengiriman produk sebaiknya tepat waktu
karena menyangkut kepercyaan pelanggan
3. Perlu adanya pengelolaan sistem transportasi
4. karena pendistribusian dalam sekala besar, perluadnya enjadwalan
yang pasti dan adanya melakukan dkal proiritas untuk mengutamakan
produk dengan permintaan yang lebih besar dengan tdk
mengesampingkn pengiriman dalam jumlah kecil