LAPORAN KETERANGAN PERTANGGUNGJAWABAN (LKPJ) … · KETERANGAN PERTANGGUNGJAWABAN (LKPJ) TAHUN...

LAPORAN KETERANGAN PERTANGGUNGJAWABAN (LKPJ)

GUBERNUR SUMATERA SELATAN

TAHUN ANGGARAN 2018

DINAS KEARSIPAN

PROVINSI SUMATERA SELATAN

Jalan. Demang Lebar Daun No. 4863

Telp/Fax 0711-364843

PALEMBANG

i

KATA PENGANTAR

Puji syukur kita persembahkan kepada Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa karena berkat

Rahmat dan Petunjuk-Nya Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan telah menyelesaikan

Penyusunan Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Gubernur Sumatera Selatan Tahun

Anggaran 2018.

Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Gubernur Dinas Kearsipan Provinsi

Sumatera Selatan Tahun Anggaran 2018 ini disusun sebagai laporan dengan maksud memberikan

penjelasan tentang Realisasi Anggaran per-Program/Kegiatan Tahun Anggaran 2018 dan dapat

memberikan manfaat yang optimal bagi peningkatan kinerja Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera

Selatan dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya.

Palembang, 2019

Kepala Dinas Kearsipan

Provinsi Sumatera Selatan

Dra. Hj. Septiana Zuraida ,SH.,M.Si

Pembina Utama Madya (IV/d)

NIP. 196109121992032004

ii

DAFTAR ISI

Hal

KATA PENGANTAR ........................................................................................... i

DAFTAR ISI .......................................................................................................... ii

BAB I. PENDAHULUAN ................................................................................ 1

A. Gambaran Umum ........................................................................... 1

B. Dasar Hukum .................................................................................. 2

C. Tugas Pokok Serta Fungsi Dinas Kearsipan................................. 5

BAB II. PELAKSANAAN PROGRAM DAN KEGIATAN

DINAS KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA SELATAN

TA 2018 ............................................................................................... 14

A. Program dan Kegiatan................................................................... 14

B. Realisasi Pelaksanaan APBD TA 2018 ........................................ 15

C. Alokasi Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN) .......... 21

D. Capaian Keberhasilan di Bidang Kearsipan Tahun 2018 ........ 21

E. Hambatan ...................................................................................... 22

F. Solusi .............................................................................................. 23

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. GAMBARAN UMUM

Arsip merupakan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah masa lalu baik

bersifat pembangunan-pembangunan fisik maupun mental spiritual yang kesemuanya

tertuang pada lembaran-lembaran tertulis, film, video dan media-lainnya. Arsip

berguna untuk kepentingan generasi yang akan datang, oleh karena itu perlu

diselamatkan dan dilestarikan keberadaannya. Kehilangan arsip tidak dapat diganti, ia

akan hilang selamanya. Usaha penyelamatan arsip sebagai bukti kegiatan yang

dilakukan oleh Lembaga Negara, Badan-badan Pemerintahan serta kegiatan yang

dilakukan oleh Badan-badan swasta atau perorangan dilaksanakan oleh lembaga-

lembaga kearsipan baik ditingkat pusat, provinsi maupun ditingkat Kabupaten/Kota.

Tanpa arsip suatu bangsa akan terperangkap dalam kekinian yang penuh dengan

ketidak pastian, arsip merupakan saksi bisu tak terpisahkan, handal dan abadi yang

memberikan kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan

bangsa.

Dalam konteks ini Daerah sepenuhnya berwenang dan bertanggungjawab

mengelola dan melestarikan arsipnya dengan mengacu kepada kebijakan pedoman dan

standar yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) serta

kebijakan Gubernur Sumatera Selatan melalui Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera

Selatan sesuai dengan Peraturan Daerah Provinsi Sumatera Selatan Nomor 9 Tahun

2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat, Badan Perencanaan dan

Pembangunan Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Provinsi Sumatera Selatan. Akan

tetapi Kantor Arsip Daerah telah diubah bentuk organisasinya menjadi Badan melalui

Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2011 maka secara resmi menjadi Badan Arsip

Daerah Provinsi Sumatera Selatan. Tetapi efektif pelaksanaan menjadi Badan Arsip

Daerah secara resmi pada awal tahun 2012 dan merupakan tahun awal pelaksanaan

kegiatan untuk Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Selatan.

2

Badan Arsip Daerah Provinsi Sumatera Selatan dibentuk sesuai dengan Peraturan

Daerah Nomor 2 Tahun 2011 dan secara otomotis bentuk organisasi berubah, yang

dahulunya merupakan Kantor Arsip Daerah menjadi Badan Arsip Daerah sehingga

volume pekerjaan meningkat. Dan diakhir tahun 2016 Badan Arsip Daerah Provinsi

Sumatera Selatan telah berubah organisasinya menjadi Dinas Kearsipan Berdasarkan

Peraturan Daerah Nomor 14 Tahun 2016 tentang pembentukan dan susunan Perangkat

Daerah Provinsi Sumatera Selatan telah diundangkan pada tanggal 04 Oktober 2016.

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kerasipan menggantikan

Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok

Kearsipan, maka diperlukan untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan

terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan

rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan

yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan

oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan yang andal.

B. DASAR HUKUM

1. Undang-undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintah Daerah (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan lembaran negara

nomor 4437); Sebagaimana yang telah diubah keduakali terakhir dengan Undang-

undang Republik indonesia Nomor 12 Tahun 2008 (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2005 Nomor 59), Tambahan Lembaran Negara Republik

Indonesia Nomor 4844);

2. Undang-undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan antara

Pemerintah Pusat dan Daerah, (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004

Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438);

3. Undang-undang nomor 25 tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan

Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071);

3

4. Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara

Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 104, Tambahan Lembaran Negara

Republik Indonesia Nomor 4421);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan

Daerah, (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140,

Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578)

6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 Pembagian

Urusan Pemerintah Antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan

Pemerintah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007

Nomor 82);

7. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 tentang

Organisasi Perangkat Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007

Nomor 89);

8. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan,

Tata Cara Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana

Pembangunan Daerah;

9. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 8 Tahun 2008 tentang tahapan,

tatacara penyusunan, pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan rencana

pembangunan daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor

21, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4817);

10. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 59 Tahun 2007 tentang Perubahan atas

Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedomaan

Pengelolaan Keuangan Daerah;

11. Peraturan Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara Nomor 29 Tahun 2010 tentang

pedoman penyusunan penetapan kinerja dan pelaporan akuntanbilitas kinerja

instansi pemerintah;

12. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 54 Tahun 2010 tentang pelaksanaan

Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang tahapan, tatacara penyusunan,

pengendalian, dan evaluasi pelaksanaan rencana pembangunan daerah

(BeritaNegara Republik Indonesia Tahun 2010 nomor 517);

4

13. Peraturan Menteri Dalam NegeriRepublik IndonesiaNomor 27 Tahun 2013

tentang Pedoman Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah

Tahun Anggaran 2014 (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor

690);

Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2013

Pasal 1:

a) Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah yang selanjutnya disingkat APBD,

adalah rencana keuangan tahunan pemerintahan daerah yang dibahas dan

disetujui bersama oleh pemerintah daerah dan DPRD, dan ditetapkan dengan

peraturan daerah.

b) Pedoman Penyusunan APBD adalah pokok-pokok kebijakan sebagai petunjuk

dan arah bagi pemerintah daerah dalam penyusunan, pembahasan dan

penetapan APBD.

c) Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Provinsi dan Pemerintah

Kabupaten/Kota.

d) Kepala Daerah adalah Gubernur dan Bupati/Walikota.

Peraturan Menteri Dalam NegeriRepublik IndonesiaNomor 27 Tahun 2013

Pasal 2 :Pedoman penyusunan APBD Tahun Anggaran 2014, meliputi:

a) Sinkronisasi Kebijakan Pemerintah Daerah dengan Kebijakan Pemerintah;

b) Prinsip Penyusunan APBD;

c) Kebijakan Penyusunan APBD;

d) Teknis Penyusunan APBD; dan

e) Hal-hal Khusus Lainnya.

5

C. TUGAS DAN POKOK SERTA FUNGSI DINAS KEARSIPAN PROVINSI

SUMATERA SELATAN

Dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya, Dinas Kearsipan Provinsi

Sumatera Selatan melaksanakan tupoksi berdasarkan Peraturan Gubernur Nomor 51

Tahun 2016.

I. Kepala Dinas

Kepala Dinas mempunyai tugas membantu Gubernur dalam rangka

menyelenggarakanurusan pemerintahan yang menjadi kewenangan Pemerintah

Provinsi di bidang kearsipan.Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud,

Kepala Dinas mempunyai fungsi:

a. Penyusunan kebijakan program Dinas Kearsipan;

b. Pembinaan di bidang kearsipan;

c. Penyelenggaraan penunjang pelaksanaan Pemerintahan Provinsi di bidang

kearsipan;

d. Penyelenggaraan dan pengelolaan arsip Inaktif;

e. Penyelenggaraan akuisisi, pengolahan dan pelestarian arsip statis;

f. Penyelenggaraan informasi dan jaringan informasi kearsipan statis;

g. Pembinaan tenaga fungsional arsiparis;

h. Pembinaan pengelolaan arsip kepada perangkat daerah, lembaga pendidikan,

perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan masyarakat;

i. Pengkoordinasian penatausahaan, pemanfaatan dan pengamanan barang

milik negara/daerah;

j. Pembinaan lembaga kearsipan provinsi dan kabupaten/kota;dan

k. Pelaksanaan tugas kedinasaan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

II. Sekretariat

Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan urusan di bidang perencanaan,

keuangan, umum dan kepegawaian, rumah tangga dinas, perlengkapan dan

hubungan masyarakat serta urusan fasilitasi lainnya.

6

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Sekretariat mempunyai

fungsi :

a. Pelaksanaan pengurusan dan pengendalian tata naskah dinas;

b. Pengaturan penataan, penyimpanan, pemeliharaan, pengolahan dan penyajian

arsip dinamis menjadi informasi publik serta penyusutan arsip dan penyiapan

penyerahan arsip statis;

c. Perumusan rencana dan program Dinas Kearsipan;

d. Perumusan anggaran dan pengelolaan keuangan;

e. Pelaksanaan administrasi surat, kepegawaian, hukum, dan kearsipanserta

perjalanan dinas;

f. Pengelolaan urusan rumah tangga, perlengkapan, pemeliharaan dan

keamanan kantor;

g. Pengelolaan penatausahaan, pemanfaatan dan pengamanan barang milik

negara/daerah;

h. Pelaksanaan kegiata di bidang hukum, hubungan masyarakat dan protokol;

i. Pelaksanaan pengendalian, evaluasi dan pelaporan; dan

j. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

Sekretariat, membawahi

1. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan

Mempunyai tugas :

a. Menyiapkan bahan penyusunan perencanaan dan program kegiatan;

b. Melakukan penyusunan Rencana Strategis (Renstra) Dinas Kearsipan;

c. Melakukan penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi

Pemerintah (LAKIP);

d. Mengelola data kegiatan untuk bahan penyusun laporan atas pelaksanaan

program kerja, dan

e. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

7

2. Sub Bagian Keuangan, mempunyai tugas :

a. Mengerjakan urusan administrasi keuangan dan perjalanan dinas;

b. Melakukan urusan kas dan gaji pegawai;

c. Menyusun laporan pertanggungjawaban atas pelaksanaan pengelolaan

keuangan;

d. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan anggaran dan kegiatan

serta mengelola data kegiatan untuk bahan penyusunan laporan atas

pelaksanaan program kerja;

e. Menyiapkan bahan tanggapan atas laporan pemeriksaan keuangan dan

barang; dan

f. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

3. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian, mempunyai tugas :

a. Megerjakan administrasi surat menyurat dan barang inventaris;

b. Melakukan dan memelihara urusan rumah tangga dan keamanan kantor;

c. Mengerjakan urusan administrasi kepegawaian;

d. Mengerjakan urusan perlengkapan, hukum, hubungan masyarakat dan

protokol;

e. Melakukan penatausahaan, pemanfaatan dan pengamanan barang milik

negara/daerah;

f. Mengerjakan penyusunan Rencana Kebutuhan Barang Unit (RKBU)

dan Rencana Pemeliharaan Barang Unit (RPBU); dan

g. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

III. Bidang Pembinaan Kearsipan

Bidang Pembinaan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan kebijakan di

bidang Pembinaan Kearsipan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Pembinaan

Kearsipan mempunyai fungsi :

a. Pelaksanaan koordinasi penyelenggaraan pembinaan kearsipan;

8

b. Penyiapan bahan penyusunan kebutuhan dan peningkatan kualitas sumber

daya manusia kearsipan;

c. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan kearsipan;

d. Pelaksanaan bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan kearsipan;

e. Pelaksanaan sosialisasi kearsipan;

f. Pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan kearsipan;

g. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

Bidang Pembinaan Kearsipan membawahi :

1. Seksi Pembinaan Arsip Perangkat Daerah, mempunyai tugas :

a. Melakukanperencanaan, bimbingan dan koordinasi penyelenggaraan

kearsipan pada perangkat daerah dan lembaga kearsipan kabupaten/kota;

b. Melakukan sosialisasi dan penyuluhan kearsipan pada perangkat daerah dan

lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota;

c. Melakukan supervisi dan evaluasi pelaksanaan kearsipan pada perangkat

daerah dan lembaga kearsipan daerah/kota;

d. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

2. Seksi Pembinaan Arsip Perusahaan, Organisasi Kemasyrakatan /Organisasi

Politik dan Masyarakat, mempunyai tugas :

a. Melakukan perencanaan, bimbingan dan koordinasi pelaksanaan kearsipan

pada perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik dan

masyarakat;

b. Melakukan sosialisasi kearsipan pada perusahaan, organisasi kemasyarakatan/

organisasi politik dan masyarakat;

c. Melakukan pemantauan, supervisi dan evaluasi pelaksanaan kearsipan pada

perusahaan, organisasi kemasyarakatan/organisasi politik dan masyarakat; dan

d. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

9

3. Seksi Pembinaan Sumber Daya Manusia Kearsipan, mempunyai tugas :

a. Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pelaksanaan

bimbingan;

b. Melakukan bimbingan dan konsultasi terhadap sumber daya manusia;

c. Melakukan pengendalian di bidang perencanaan kebutuhan jabatan fungsional

arsiparis di daerah;

d. melakukan bimbingan dan konsultasi sumber daya manusia kearsipan dan

pengelola data, evaluasi fungsi dan tugas jabatan fungsional arsiparis; dan

e. melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

IV. Bidang Pengawasan Kearsipan

Bidang Pengawasan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan kebijakan di

bidang pengawasan kearsipan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Pengawasan

kearsipan mempunyai fungsi :

a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengawasan kearsipan;

b. Penyusunan perencanaan program pengawasan kearsipan;

c. Pelaksanaan audit kearsipan pada perangkat daerah dan lembaga kearsipan

daerah kabupaten/kota;

d. Pelaksanaan penilaian hasil pengawasan kearsipan;

e. Pelaksanaan monitoring hasil pengawasan kearsipan; dan

f. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

Bidang Pengawasan Kearsipan membawahi :

1. Seksi Pengawasan Arsip Perangkat Daerah, mempunyai tugas :

a. Menyusun perencanaan pengawasan kearsipan pada perangkat daerah dan

lembaga kearsipan daerah di kabupaten/kota;

b. Melakukan audit kearsipan pada perangkat daerah dan lembaga kearsipan

daerah di kabupaten/kota;

c. Melakukan penilaian hasil pengawasan kearsipan pada perangkat daerah;

dan

d. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

10

2. Seksi Pengawasan Arsip Perusahaan, Organisasi

Kemasyarakatan/Organisasi Politik, mempunyai tugas :

a. Menyusun perencanaan pengawasan kearsipan pada perusahaan dan

organisasi kemasyarakatan/organisasi politik;

b. Melakukan audit kearsipan pada perusahaan dan organisasi

kemasyarakatan/organisasi politik;

c. Melakukan penilaian hasil pengawasan kearsipan pada perusahaan dan

organisasi kemasyarakatan/organisasi politik;

d. Melakukan monitoring hasil pengawasan kearsipan pada perusahaan dan

organisasi kemasyarakatan / organisasi politik;

e. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh Pimpinan.

V. Bidang Pengelolaan Arsip

Bidang Pengelolaan Arsip mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip

dinamis dan arsip statis.

Untuk melaksanakan tugas sebaimana dimaksud, Bidang Pengelolaan Arsip

mempunyai fungsi :

a. Melakukan pembinaan pada unit pencipta dalam menyampaikan daftar arsip

kepada unit kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan

kegiatan;

b. Menyediakan dan mengelola arsip inaktif untuk kepentingan penggunaan

internal dan kepentingan publik;

c. Melakukan pemeliharaan arsip inaktif melalui penataan, pendataan dan

penyimpanan arsip inaktif;

d. Melakukan pengaturan fisik arsip dan penyusunan daftar arsip inaktif;

e. Melakukan pemindahan arsip inaktif di lingkungan organisasi pemerintah

daerah;

f. Mengusulkan pemusnahan arsip; dan

g. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

11

Bidang Pengelolaan Arsip membawahi :

1. Seksi Akuisisi dan Pengelolaan Arsip Statis, mempunyai tugas :

a. Melakukan monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik arsip dan

daftar arsip;

b. Melakukan persiapan penetapan status arsip statis;

c. Melakukan persiapan penyerahan arsip statis;

d. Menerima fisik arsip dan daftar arsip statis;

e. Melakukan penataan informasi arsip statis;

f. Melakukan penataan fisik arsip statis;

g. Menyusun daftar dan inventaris arsip statis;

h. Melakukan penelusuran arsip statis pada perangkat daerah; dan

i. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

2. Seksi Preservasi Arsip, mempunyai tugas :

a. Melakukan penyimpanan, pemeliharaan dan perlindungan arsip statis;

b. Melakukan perawatan dan perbaikan arsip statis serta penyelamatan arsip

statis akibat bencana;

c. Melakukan alih media dan reproduksi arsip statis;

d. Melakukan pengujian autensitas arsip statis; dan

e. Melakukan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

VI. Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip

Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip mempunyai tugas melaksanakan

layanan dan pemanfaatan arsip.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud, Bidang Layanan dan

Pemanfaatan Arsip mempunyai fungsi :

a. Perumusan kebijakan teknis layanan dan pemanfaatan bidang kearsipan;

b. Pelaksanaan layanan informasi arsip;

c. Pelaksanaan pemanfaatan arsip statis;

d. Pelaksanaan pelayanan arsip konvensional dan digital;

e. Pelasanaan layanan masyarakat sadar arsip; dan

12

f. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

Bidang Layanan dan Pemanfaatan Arsip membawahi :

1. Seksi Layanan dan Pemanfaatan Arsip, mempunyai tugas :

a. Melakukan layanan arsip statis;

b. Menyiapkan penyajian informasi data kearsipan;

c. Meyiapkan bahan dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip;

d. Melakukan pameran arsip statis;

e. Melayani pengaduan masyarakat tentang kearsipan;

f. Membuat laporan hasil kegiatan pemanfaatan kearsipan;

g. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

2. Seksi Sistem Informasi Kearsipan, mempunyai tugas :

a. Menyiapkan jasa informasi kearsipan kedalam sistem informasi

kearsipan;

b. Menyajikan data informasi kearsipan;

c. Mengunggah data informasi kearsipan kedalam sistem informasi

kearsipan;

d. Menyediakan akses dan layanan informasi kearsipan melalui Jaringan

Informasi Kearsipan Daerah (JIKD);

e. Melakukan evaluasi secara berkala terhadap penyelenggaraan Sistem

Informasi Kearsipan Daerah (SIKD) dan Jaringan Informasi Kearsipan

Daerah (JIKD) dan menyampaikan hasilnya kepada Pusat Jaringan

Nasional; dan

f. Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh pimpinan.

VII. Kelompok Jabatan Fungsional

1. Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas membantu dan

melaksanakan sebagian tugas dan fungsi Dinas Kearsipan sesuai dengan

keahlian yang dimiliki.

13

2. Kelompok Jabatan Fungsional terdiri dari sejumlah tenaga fungsional yang

diatur dan ditetapkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-

undangan.

3. Jumlah tenaga fungsional sebagaimana dimaksud berdasarkan kebutuhan

dan beban kerja.

14

BAB II

PELAKSANAAN PROGRAM DAN KEGIATAN

DINAS KEARSIPAN PROVINSI SUMATERA SELATAN

TAHUN ANGGARAN 2018

A. PROGRAM DAN KEGIATAN

Program dan Kegiatan Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan pada

Tahun 2018 terdiri dari 3 Program dan 18 Kegiatan sebagai berikut :

I. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran

1. Penyediaan Jasa Surat Menyurat

2. Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik

3. Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perizinan KendaraanDinas/Operasional

4. Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan

5. Penyedaan Jasa Kebersihan Kantor

6. Penyediaan Alat Tulis Kantor

7. Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan

8. Penyediaan Komponen Instalasi Listrik / Penerangan Bangunan Kantor

9. Penyediaan Bahan Bacaan dan Peraturan Perundang-undangan

10. Penyediaan Makanan dan Minuman

11. Penyediaan Jasa Pendukung Administrasi / Teknis Perkantoran

12. Penyediaan Jasa Tutor SKJ

13. Penyediaan Peralatan dan Bahan Pembersih

14. Koordinasi dan Konsultasi keDalam Daerah, Luar Daerah dan Luar

Negeri

II. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur

15. Pengadaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor

16. Pemeliharaan Rutin/Berkala Gedung Kantor

17. Pemeliharaan Rutin/Berkala Peralatan dan Perlengkapan Kantor

15

III. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Saranan dan Prasarana Kearsipan

18. Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana Pengolahan dan Penyimpanan Arsip.

B. REALISASI PELAKSANAAN APBD TAHUN ANGGARAN 2018

Berdasarkan Anggaran Pendapatan Belanja Daerah Perubahan (APBD–P)

Tahun 2018, Dinas Kearsipan Daerah Provinsi Sumatera Selatan mendapat Alokasi

Anggaran sebesar Rp. 9.076.812.000,- (Sembilan milyar tujuh puluh enam juta

delapan ratus dua belas ribu rupiah), Realisasi Anggaran sebesar Rp. 7.946.760.937,-

(Tujuh milyar sembilan ratus empat puluh enam juta tujuh ratus enam puluh ribu

sembila ratus tiga puluh tujuh rupiah) Sisa Pagu Anggaran sebesar

Rp. 1.130.051.063,- ( Satu milyar seratus tiga puluh juta lima puluh satu ribu enam

puluh tiga rupiah) dengan rincian sebagai berikut :

- Belanja Tidak Langsung (BTL) = Rp. 5.619.729.660

- Belanja Langsung (BL) = Rp. 2.327.031.277,- +

Total Belanja = Rp. 7.946.760.937,-

Terbilang : (Tujuh milyar sembilan ratus empat puluh enam juta tujuh ratus

enam puluh ribu sembilan ratus tiga puluh tujuh rupiah)

1. REALISASI ANGGARAN BELANJA TIDAK LANGSUNG (BTL)

Alokasi Anggaran Belanja Tidak Langsung Dinas Kearsipan Tahun Anggaran

2018 sebesar Rp. 6.431.439.000,- terealisasi sebesar Rp. 5.619.729.660,-

(87,38%) Sisa Pagu Anggaran sebesar Rp. 1.130.051.063,- terdiri dari :

16

Tabel 1.1

Rincian dan Jumlah Realisasi Anggaran Belanja tidak langsung

(Belanja Pegawai Tahun 2018)

KODE

REKENING

URAIAN ANGGARAN 2018 (Rp)

1 2 3

A

5.1.1.01.01

5.1.1.01.02

5.1.1.01.03

5.1.1.01.04

5.1.1.01.05

5.1.1.01.06

5.1.1.01.07

5.1.1.01.08

Gaji Pokok/ Uang Representasi

Tunjangan Keluarga

Tunjangan Jabatan

Tunjangan Fungsional

Tunjangan Fungsional Umum

Tunjangan Beras

Tunjangan PPH/Tunjangan Khusus

Pembulatan gaji

2.719.514.600,-

263.898.568,-

178.290.000,-

102.140.000,-

70.090.000,-

121.231.080,-

11.217.332,-

33.080,-

Jumlah A .......................... 3.466.414.660,-

B

5.1.1.02.06

Tunjangan Penghasilan Berdasarkan

Objektif lainnya

2.153.315.000,-

Jumlah B .......................... 2.153.315.000,-

JUMLAH BELANJA TIDAK

LANGSUNG............................

Terbilang : ( Lima milyar enam ratus sembilan belas

ribu tujuh ratus dua puluh sembilan ribu enam ratus

enam puluh rupiah,-)

5.619.729.660,-

2. REALISASI ANGGARAN BELANJA LANGSUNG (BL)

Alokasi Anggaran Belanja Langsung Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera

Selatan Tahun Anggaran 2018 sebesar Rp 2.645.373.000,- Realisasi Anggaran

Belanja Langsung sebesar Rp.2.327.031.277,- (88%) Sisa Pagu Anggaran sebesar

Rp.318.341.723,- yang terdiri dari 3 Program dan 18 Kegiatan sebagai berikut :

17

I. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran, Pagu anggaran sebesar

Rp. 2.155.373.000,- terealisasi sebesar Rp. 1.840.512.351,- (85 %) dengan

sisa pagu angaran Rp. 314.860.649,- terdiri dari:

1) Penyediaan jasa surat menyurat;

Sebesar Rp. 2.500.000,- Realisasi fisik untuk kegiatan ini sebesar 100%

dan terealisasi keuangan sebesar Rp.2.492.100,- atau 99% dengan sisa

pagu anggaran sebesar Rp. 7.900,-hasil yang dicapai adalah terlaksananya

jasa surat menyurat selama 12 bulan.

2) Penyediaan jasa komunikasi, sumber daya air dan listrik;

Sebesar Rp.390.000.000,- Realisasi fisik untuk kegiatan ini sebesar 100%

dan terealisasi keuangan sebesar Rp.174.232.580,-atau 45% dengan sisa

pagu anggaran sebesar Rp.215.767.420,-hasil yang dicapai adalah

terlaksananya komunikasi dan kenyamanan kerja.

3) Penyediaan jasa pemeliharaan dan perizinan kendaraan

dinas/operasional;

Sebesar Rp.192.411.700,-Realisasi fisik untuk kegiatan ini sebesar 100%


pagu anggaran sebesar Rp. 84.397.900,-hasil yang dicapai adalah

terpenuhinya jasa pemeliharaan dan perizinan kendaraan

dinas/operasional 3 (tiga) buah kendaraan bermotor roda empat dan 5

(lima) buah kendaraan roda dua.

4) Penyediaan jasa administrasi keuangan;


dan terealisasi keuangan sebesar Rp. Rp.26.400.000,-atau 100% hasil

yang dicapai adalah tersedianya tenaga administrasi keuangan antara lain:

bendahara pengeluaran, pembantu bendahara,Pembuat Daftar

Gaji,PPK,Verifikator dan Pengurus Barang.

18

5) Penyediaan jasa Kebersihan Kantor;


dan terealisasi keuangan sebesarRp.186.264.000,- atau 100% hasil yang

dicapai adalah tersedianya tenaga kebersihan kantor sebanyak 6 orang.

6) Penyediaan alat tulis kantor;

Sebesar Rp. 272.465.000,-Realisasi fisik untuk kegiatan ini sebesar 100%

dan terealisasi keuangan sebesar Rp. 270.259.250,- atau 99% dengan sisa

pagu anggaran sebesar Rp. 2.205.750,-hasil yang dicapai adalah

tersedianya alat tulis kantor untuk 12 bulan.

7) Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan;


dan terealisasi keuangan sebesar Rp.216.327.620,-atau 98%dengan sisa

pagu anggaran sebesar Rp. 3.937.380,- hasil yang dicapai adalah

tersedianya barang cetakan dan penggandaan untuk 12 bulan sehingga

pelaksanaan dan pelayanan administrasi kantor menjadi berjalan dengan

baik.

8) Penyediaan komponen instalasi listrik/penerangan bangunan kantor;



pagu anggaran sebesar Rp.1.820.125,-hasil yang dicapai adalah

tersedianya komponen instalasi listrik/penerangan bangunan kantoruntuk

12 bulan.

9) Penyediaan bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan;



pagu anggaran sebesar Rp. 150.000,- hasil yang dicapai adalah

tersedianya bahan bacaan dan peraturan perundang-undangan untuk 12

bulan.

19

10) Penyediaan makanan dan minuman;


dan terealisasi keuangan sebesarRp.82.197.925,- atau 99,99% dengan sisa

pagu sebesar Rp. 202.075,- hasil yang dicapai adalah tersedianya makan

dan minum untuk rapat dan tamu selama 12 bulan.

11) Penyediaan jasa pendukung administrasi teknis/perkantoran;.


dan terealisasi keuangan sebesar Rp.341.484.000,- atau 100% hasil yang

dicapai adalah tersedianya tenaga pendukung adminstrasi teknis /

perkantoran sebanyak 11 orang selama 12 bulan.

12) Penyediaan jasa tutor SKJ;


dan terealisasi keuangan sebesar Rp.13.200.000,-atau 100% hasil yang

dicapai adalah tersedianya tutor senam kesegaran jasmani sebanyak 1

orangselama 12 bulan.

13) Penyediaan peralatan dan bahan pembersih;


dan terealisasi keuangan sebesarRp.9.274.100,- atau 99,99% dengan sisa

pagu anggaran sebesar Rp. 4.700,-hasil yang dicapai adalah tersedianya

peralatan dan bahan pembersih selama 12 bulan.

14) Koordinasi dan konsultasi ke dalam daerah, ke luar daerah dan luar

negeri;

Sebesar Rp. 372.540.000,- Realisasi fisik untuk kegiatan ini sebesar

100% dan terealisasi keuangan sebesar Rp. 366.172.601,- atau 98%

dengan sisa pagu sebesar Rp. 6.367.399,- hasil yang dicapai adalah

terlaksananya koordinasi dan konsultasi antar OPD baik dalam daerah

maupun keluar daerah.

20

II. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur Pagu Anggaran

sebesarRp. 430.000.000,-terealisasi Rp. 426.578.926,- (99%) sisa pagu

anggaran Rp.3.421.074,-terdiri dari :

15) Pengadaan peralatan dan perlengkapan kantor;

Sebesar Rp.172.800.000,- Realisasi fisik untuk kegiatan ini 100% dan

terealisasi keuangan sebesar Rp.170.830.000,- atau 99% dengan sisa pagu

anggaran sebesar Rp. 1.970.000,-. Hasil yang dicapai tersedianya

peralatan dan perlengkapan kantor.

16) Pemeliharaan rutin/berkalagedungkantor;

Sebesar Rp.55.000.000,-Realisasi fisik untuk kegiatan ini 100% dan

terealisasi keuangan sebesar Rp.54.500.000,- atau 99% dengan sisa pagu

anggaran sebesar Rp. 500.000,-. Hasil yang dicapai terpeliharanya gedung

kantor.

17) Pemeliharaan rutin/berkala peralatan dan perlengkapan kantor;

Sebesar Rp. 202.200.000,- Realisasi fisik untuk kegiatan ini 100% dan

terealisasi keungan sebesar Rp. 201.248.926,- atau 100% dengan sisa

pagu anggaran sebesar Rp. 951.074,- hasil yang dicapai adalah

terpeliharanya peralatan dan perlengkapan kantor.

III. Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan

Pagu Anggaran sebesar Rp. 60.000.000,-terealisasi Rp. 59.940.000,-

(99,94%) terdiri dari :

18) Pemeliharaan rutin / berkala sarana pengolahan dan

penyimpanan arsip (Fumigasi);


dan terealisasi keuangan sebesar Rp. 59.940.000,- atau 100% sisa

paguanggaran sebesar Rp.60.000,-hasil yang dicapai adalah terlaksananya

pemeliharaan sarana pengolahan dan penyimpanan arsip melaluiproses

fumigasi di 4 (empat) depo arsip.

21

C. ALOKASI ANGGARAN PENDAPATAN BELANJA NEGARA (APBN)

DEKONSENTRASI TAHUN ANGGARAN 2018

Berdasarkan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Dekonsentrasi

Tahun Anggaran 2018 Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan mendapat

alokasi anggaran sebesar Rp.234.338.000,- Realisasi Anggaran sebesar

Rp.229.188.800,- sisa pagu anggaran sebesar Rp.5.149.200

K/L/Program/Kegiatan Pagu

(Rp)

Realisasi

(Rp)

Realisasi (%)

Keu Fisik

- Arsip Nasional Republik

Indonesia /Penyelenggaran

Kearsipan Nasional /Pelaksanaan

AkreditasiKearsipan

234.338.000 229.188.800

97,80

97,80

D. CAPAIAN KEBERHASILANDI BIDANG KEARSIPAN TAHUN 2018

Capaian di Bidang Kearsipan sesuai dengan rencana program dan kegiatan

Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera Selatan pada Tahun Anggaran 2018, telah

menghasilkan kebijakan pembangunan, rumusan dan hasil kajian sebagai berikut :

1) Program Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen / Arsip Daerah;

- Kegiatannya antara lain melaksanakan pendataan dan penataan

dokumen/arsip daerah yaitu kegiatan penelusuran arsip sejarah dan arsip

statis (yang bernilai guna tinggi),baik dalam Provinsi maupun

Kabupaten/Kota se-Sumatera Selatan dan Arsip Nasional Republik

Indonesia (ANRI). Capaian keberhasilan sampai dengan Tahun 2018 telah

menghasilkan arsip statis dan in aktif sebanyak 35.116 berkas terdiri dari :

a. Arsip statis yang memiliki nilai sejarah telah tertata dengan baik

sebanyak 10.373 berkas.

b. Arsip inaktif yang tertata dengan baik sebanyak 24.743 berkas.

22

2) Program Pemeliharaan Rutin/Berkala Sarana dan Prasarana Kearsipan

antara lain;

a. Terpeliharanya arsip statis dan arsip inaktif di dalam depo penyimpanan

dari bahaya kebakaran dengan menggunakan Alat Pemadam Kebakaran

(Tabung Gas Co2).

b. Terpeliharanya arsip statis dan arsip inaktif di dalam lemari Roll O’peck,

dalam Box Arsip dan di rak-rak besi di 4 (empat) Depo arsip dengan

melakukan penyemprotan bahan kimia (Fumigasi) agar arsip-arsip yang

disimpan tidak diganggu seperti hama, jamur, serangga dll.

3) Program Peningkatan Kualitas Pelayanan Informasi

- Adanya bantuan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) berupa

aplikasi E-Arsip dalam bentuk server, PC dan Hardware.

4) Program Penyelenggaraan Kearsipan Nasional

- Terakreditasinya Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) di 17 Kab/Kota

se Sumatera Selatan.

E. HAMBATAN

Dalam upaya pengembangan kearsipan masih terdapat hambatan dan

permasalahan dalam pelaksanaannya antara lain :

1) Sebagian pimpinan instansi masih kurangnya perhatian, bahwa betapa

pentingnya arsip sehingga pelaksanaan pendataan dan penataan arsip belum

mendapat dukungan sebagaimana mestinya.

2) Kurang memadainya Sumber Daya Manusia baik dilihat dari segi kualitas

maupun kuantitas. Untuk saat ini arsiparis aktif yang ada di Dinas Kearsipan

Provinsi Sumatera Selatan berjumlah 9 (sembilan)orang.

23

3) Pengadaan sarana dan prasarana kearsipan secara bertahap sesuai kemampuan

anggaran belum terpenuhi,terutama penambahan sarana pengolahan dan

penyimpanan arsip berupa lemari roll o’pack yang sudah tidak memadai lagi

untuk menyimpan arsip-arsip dari OPD.

4) Pemanfaatan sarana teknologi informasi (IT) dalam pengelolaan arsip belum

dapat dilaksanakan secara optimal karena keterbatasan sumber daya manusia

yang handal dalam pengelolaanya.

5) Rendahnya perhatian aparaturdibidang kearsipan dan kurangnya motivasi dan

kesadaran akan pentingnya arsip sebagai sumber data dan informasi yang

penting, sehingga belum optimalnya upaya penyelamatan arsip yang telah

dilakukan untuk kepentingan pemerintah dan masyarakat.

F. SOLUSI

Untuk mengatasi masalah tersebut diatas Dinas Kearsipan Provinsi Sumatera

Selatan telah berupaya secara terus menerus dan berkelanjutan berusaha

mensukseskan keberhasilan pengembangan kearsipan dimaksud yaitu :

1) Penambahan sumber daya manusia (SDM) arsiparis yang berkualitas, operator

komputer dan digitalisasi.

2) Memberikan motivasi melalui pembinaan-pembinaan ke OPD dilingkungan

Pemerintah Provinsi Kabupaten/Kota serta mengadakan pameran kearsipan

untuk meningkatkan pengetahuan dan kesadaran masyarakat terhadap arti

pentingnya arsip.

3) Mengusulkan penambahan sarana dan prasarana kantor,terutama di bidang

sistem teknologi informasi dan digitalisasi.

4) Melaksanakan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan untuk OPD dilingkungan

Pemerintah Provinsi/Kab/Kotadi Sumatera Selatan.

5) Peningkatan sistem layanan informasi kearsipan yang cepat, tepat, efektif dan

efisien,baik secara manual maupun digital (IT).

24

Demikian Laporan Keterangan Pertanggungjawaban Gubernur Sumatera

Selatan Tahun Anggaran 2018, atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Palembang, Mei 2019

Kepala Dinas Kearsipan

Provinsi Sumatera Selatan

TTD

Dra. Hj. Septiana Zuraida, SH., M.Si

PembinaUtama Madya (IV/d)

NIP. 19610912 199203 2 004

LAPORAN KETERANGAN PERTANGGUNGJAWABAN (LKPJ) … · KETERANGAN PERTANGGUNGJAWABAN (LKPJ) TAHUN...

Documents

Transcript of LAPORAN KETERANGAN PERTANGGUNGJAWABAN (LKPJ) … · KETERANGAN PERTANGGUNGJAWABAN (LKPJ) TAHUN...