LAPORAN HASIL AUDIT TAHUN 2020 · 2020. 9. 22. · SK.191.D/Poltekbang.Sby-2020 tanggal 2 Maret...
Transcript of LAPORAN HASIL AUDIT TAHUN 2020 · 2020. 9. 22. · SK.191.D/Poltekbang.Sby-2020 tanggal 2 Maret...
LAPORAN HASIL AUDIT
No. Dok.: Audit.03/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 20 Mei 2020 Halaman 1 dari 7
LAPORAN HASIL AUDIT TAHUN 2020
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA Jalan Jemur Andayani I No. 73 Surabaya 60236
Telp. : +62 31 8410871 Fax : +62 31 8490005
Email : [email protected]
LAPORAN HASIL AUDIT
No. Dok.: Audit.03/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 20 Mei 2020 Halaman 2 dari 7
LAPORAN HASIL AUDIT TAHUN 2020
Proses Nama Jabatan
Tanggal
Tanda Tangan
Dibuat Oleh:
MAULANA ANIFA SILVIA, SE., MM. Lead Auditor
20 Mei 2020
Disetujui Oleh :
Dr. YUYUN SUPRAPTO, S.SiT., MM. Kepala SPM
20 Mei 2020
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA Jalan Jemur Andayani I No. 73 Surabaya 60236
Telp. : +62 31 8410871
Fax : +62 31 8490005
Email : [email protected]
LAPORAN HASIL AUDIT
No. Dok.: Audit.03/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 20 Mei 2020 Halaman 3 dari 7
LAPORAN HASIL AUDIT
TAHUN 2020
1. DASAR PELAKSANAAN
a. SK.191.D/Poltekbang.Sby-2020 tanggal 2 Maret 2020 tentang Audit Mutu
Internal Pada Politeknik Penerbangan Surabaya
b. SK.191.A/ Poltekbang.Sby-2020 tanggal 2 Maret 2020 tentang Tim Audit Mutu
Internal Pada Politeknik Penerbangan Surabaya Tahun 2020
c. Audit.01/IV/SPM/2020 tanggal 16 April 2020 tentang Surat Penunjukan Tim
Audit Internal
2. TUJUAN
Audit ini bertujuan untuk memastikan pelaksanaan kegiatan di Politeknik
Penerbangan Surabaya sesuai prosedur dan hasilnya telah sesuai dengan
standar untuk mencapai tujuan institusi yang dilaksanakan melalui proses
pengujian yang sistematik, mandiri, dan terdokumentasi.
3. TIM AUDITOR MUTU INTERNAL :
Tim Auditor Mutu Internal terdiri dari 15 orang auditor internal, sebagai berikut :
NO
NAMA/NIP
PANGKAT/GOL
JABATAN
1 2 3 4
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Maulana Anifa Silvia, SE, MM.
Dewi Ratnasari, SE, MM.
Totok Warsito, S.SiT., MM.
Dr. Sudrajat, SE., MM.
Dr. M. Rifai, ST., M.Pd.
Suhanto, S.Kom, MM.
Dr. Yuyun Suprapto, S.SiT., MM.
Dr. Laila Rochmawati, SS., M.Pd.
Dr. Setyo Hariyadi, ST., MT.
dr. Samodero Gumilar
Penata (III/c)
Pembina (IV/a)
Pembina (IV/a)
Pembina (IV/a)
Penata Tk I (III/d)
Penata Tk I (III/d)
Penata Tk I (III/d)
Penata Tk I (III/d)
Penata Tk I (III/d)
Penata Tk I (III/d)
Lead Auditor
Auditor
Auditor
Auditor
Auditor
Auditor
Auditor
Auditor
Auditor
Auditor
LAPORAN HASIL AUDIT
No. Dok.: Audit.03/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 20 Mei 2020 Halaman 4 dari 7
11.
12.
13.
14.
15.
Anis Juliawati, SE.
Ajeng Herdinawati, S.Psi.
Lusiana Dewi K, S.Pd., M.Pd.
Faoyan Agus F, S.Pd.Ing., M.Pd.
Siti Nurfadhilah, S.ST.
Penata (III/c)
Penata (III/c)
Penata Muda Tk. I (III/b)
Penata Muda Tk. I (III/b)
Penata Muda (III/a)
Auditor
Auditor
Auditor
Auditor
Auditor
4. AUDITEE :
Auditee terdiri dari 28 unit kerja di Politeknik Penerbangan Surabaya, yaitu :
a. Direktur
b. Bagian Keuangan dan Umum
c. Sub Bagian Keuangan
d. Sub Bagian Umum
e. Bagian Administrasi Akademik dan Ketarunaan
f. Sub Bagian Administrasi Akademik
g. Sub Bagian Administrasi Ketarunaan dan Alumni
h. Satuan Penjaminan Mutu
i. Satuan Pemeriksa Intern
j. Program Studi Teknik Pesawat Udara (Prodi TPU)
k. Program Studi Manajemen Transportasi Udara (Prodi MTU)
l. Program Studi Lalu Lintas Udara (Prodi LLU)
m. Program Studi Komunikasi Penerbangan (Prodi KP)
n. Program Studi Teknik Listrik Bandara (Prodi TLB)
o. Program Studi Teknik Telekomunikasi dan Navigasi Udara
p. Program Studi Teknik Bangunan dan Landasan (Prodi TBL)
q. Pusat Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
r. Pusat Pengembangan Karakter
s. Divisi Pengembangan Usaha dan Kerjasama
t. Lembaga Sertifikasi Profesi
u. Lembaga Pelatihan Kerja
v. Unit Teknologi Informasi dan Multimedia
w. Unit Laboratorium Bahasa
LAPORAN HASIL AUDIT
No. Dok.: Audit.03/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 20 Mei 2020 Halaman 5 dari 7
x. Unit Laboratorium dan Simulator
y. Unit Perpustakaan dan Dokumentasi
z. Unit Poliklinik
aa. Unit Asrama dan Tata Boga
bb.Unit Teknik Umum dan Jaringan
5. JADWAL PELAKSANAAN AUDIT TAHUN 2020
Audit Tahun 2020 dilaksanakan tanggal 14 sampai dengan 20 Mei 2020 sesuai
jadwal terlampir.
6. RESUME HASIL AUDIT TAHUN 2020
a. Tim auditor sebanyak 15 orang yang terbagi menjadi 7 tim telah melaksanakan
pendampingan audit terhadap 28 auditee sesuai jadwal yang telah ditentukan
secara online dikarenakan pandemi Covid-19. (jadwal terlampir)
b. Hasil pelaksanaan audit adalah terdapat 66 temuan/ ketidaksesuain saat audit
tahun 2020 yang terdiri dari kategori major sebanyak 0 temuan, kategori minor
sebanyak 56 temuan dan kategori observasi sebanyak 10 temuan.
LAPORAN HASIL AUDIT
No. Dok.: Audit.03/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 20 Mei 2020 Halaman 6 dari 7
c. Unit kerja tidak terdapat ketidaksesuaian saat audit tahun 2020 sebanyak 4
unit, sedangkan unit kerja yang masih terdapat temuan sebanyak 14 unit kerja
sebagai berikut :
i. Direktur
ii. Bagian Keuangan dan Umum
iii. Sub Bagian Keuangan
iv. Sub Bagian Umum
v. Bagian Administrasi Akademik dan Ketarunaan
vi. Sub Bagian Administrasi Akademik
vii. Sub Bagian Administrasi Ketarunaan dan Alumni
viii. Satuan Penjaminan Mutu
ix. Satuan Pemeriksa Intern
x. Program Studi Teknik Pesawat Udara (Prodi TPU)
xi. Program Studi Manajemen Transportasi Udara (Prodi MTU)
xii. Program Studi Lalu Lintas Udara (Prodi LLU)
xiii. Program Studi Komunikasi Penerbangan (Prodi KP)
xiv. Program Studi Teknik Listrik Bandara (Prodi TLB)
xv. Program Studi Teknik Telekomunikasi dan Navigasi Udara
xvi. Program Studi Teknik Bangunan dan Landasan (Prodi TBL)
xvii. Pusat Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat
xviii. Pusat Pengembangan Karakter
xix. Divisi Pengembangan Usaha dan Kerjasama
xx. Lembaga Sertifikasi Profesi
xxi. Lembaga Pelatihan Kerja
xxii. Unit Perpustakaan dan Dokumentasi
xxiii. Unit Asrama dan Tata Boga
xxiv. Unit Teknik Umum dan Jaringan
d. Formulir Laporan Ketidaksesuaian Audit Tahun 2020 terlampir.
LAPORAN HASIL AUDIT
No. Dok.: Audit.03/SPM/POLTEKBANG.SBY/V/2020
No. Revisi : 00 Tgl. Terbit : 20 Mei 2020 Halaman 7 dari 7
7. PENUTUP
Demikian laporan audit tahun 2020 ini dibuat agar menjadikan periksa dan dapat
digunakan sebagai data dukung dokumen mutu demi terlaksananya dan
tercapainya tujuan Sistem Penjaminan Mutu Internal pada Politeknik Penerbangan
Surabaya.
14 Mei 2020 15 Mei 2020 18 Mei 2020 Tgl 19 Mei 2020 Tgl 20 Mei 2020
1 Direktur TIM 3
2 Bagian Administrasi, Akademik dan Ketarunaan TIM 3
3 Subag. Administrasi Akademik TIM 3
4 Subag. Administrasi Ketarunaan dan Alumni TIM 3
5 Bagian Keuangan dan Umum TIM 6
6 Subag. Keuangan TIM 6
7 Subag. Umum TIM 6
8 Satuan Pemeriksa Internal TIM 6
9 Satuan Penjaminan Mutu TIM 2
10 Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat TIM 2
11 Pusat Pembangunan Karakter TIM 2
12 Prodi TBL TIM 2
13 Prodi TNU TIM 5
14 Prodi TLB TIM 5
15 Prodi LLU TIM 5
16 Prodi TPU TIM 5
17 Prodi KP TIM 4
18 Prodi MTU TIM 4
19 Lembaga Sertifikasi Profesi TIM 4
Penyusunan
Laporan Hasil
Audit ke SPM
Nama Tim Auditor
terlampir pada
Surat Penunjukan
Tim Audit Internal
F-SPM-02-03-03
10 Maret 2020
REVISI 00
No UNIT KERJA/BAGIAN
JADWAL AUDIT INTERNAL
KETERANGANTIM AUDITOR
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYAFORMULIR JADWAL AUDIT INTERNALSATUAN PENJAMINAN MUTUTAHUN 2020
20 Divisi Pengembangan Usaha & Kerjasama TIM 4
21 Laboratorium dan Simulator TIM 1
22 Laboratorium Bahasa TIM 1
23 Teknologi Informasi, Data dan Multimedia TIM 1
24 Perpustakaan dan Dokumentasi TIM 1
25 Poliklinik TIM 7
26 Teknik Umum dan Jaringan TIM 7
27 Asrama dan Tataboga TIM 7
28 Lembaga Pelatihan Kerja TIM 7
Catatan :
Tanggal : 16 April 2020
Lead Auditor Kepala Satuan Penjaminan Mutu Direktur selaku
Management Representative
Maulana Anifa Silvia, S.E., M.M. Dr. Yuyun Suprapto, S.SiT., M.M. Achmad Setyo Prabowo, S.T., M.T.
Penyusunan
Laporan Hasil
Audit ke SPM
Nama Tim Auditor
terlampir pada
Surat Penunjukan
Tim Audit Internal
Untuk kegiatan Audit mohon dapat dilaksanakan sesuai jadwal, jika diluar jadwal mohon untuk konfirmasi Auditor dan Auditee.
Dibuat oleh : Disetujui oleh : Disahkan oleh :
No.Dok : F-SPM-02-05-04
Edisi / Rev : 01/00
Tgl. Berlaku : 10-03-2020
Halaman : 1 dari 1
NOTGL
AUDITAUDITOR AUDITEE
STANDAR /
KLAUSUL
KATEGORI
TEMUANAKAR MASALAH TINDAKAN PERBAIKAN
TARGET
SELESAISTATUS
1 18 Mei
2020
Tim 1
(SG,MS
,SN)
Unit Lab. Dan
Simulator
Tidak ditemukan ketidaksesuaian saat audit - - - - - -
2 15 Mei
2020
Tim 1
(SG,MS
,SN)
Unit Lab. Bahasa Tidak ditemukan ketidaksesuaian saat audit - - - - - -
3 18 Mei
2020
Tim 1
(SG,MS
,SN)
Unit Teknik
Informasi, Data
dan Multimedia
Tidak ditemukan ketidaksesuaian saat audit - - - - - -
1 Terdapat kekurangan jumlah SDM sesuai
dengan Peraturan Kepala Perpustakaan
Nasional yaitu jumlah pustakawan hanya
satu orang, sedangkan standarnya setiap
500 mahasiswa 1 pustakawan
Klausul 7.1.2
ISO
9001:2015
Minor Belum dibuatnya GAP Analisis
terkait dengan kebutuhan SDM
pada unit Perpustakaan
Akan dibuat GAP Analisis
terkait dengan kebutuhan
SDM pada unit TIDM
4 Juni
2020
Open
2 Terdapat ketidaksesuaian kompetensi SDM
Unit Perpustakaan yaitu Kepala
Perpustakaan tidak memiliki jabatan
fungsional pustakawan dan minimal S2
perpustakaan
Klausul 7.2
ISO
9001:2015
Minor Belum dibuatnya GAP Analisis
terkait dengan kebutuhan SDM
pada unit Perpustakaan
Akan dibuat GAP Analisis
terkait dengan kebutuhan
SDM pada unit TIDM
4 Juni
2020
Open
HASIL KETIDAKSESUAIAN SAAT AUDIT
POLITEKNIK PENERBANGAN SURABAYA
FORMULIR
TIM 2
4 19 Mei
2020
Tim 1
(SG,MS
,SN)
Unit
Perpustakaan
TIM 1
TEMUAN
1 Pada sasaran mutu tahun 2020 yang disusun
khususnya pada nomor 4, metode
pengukurannya kurang tepat untuk
mengukur capaian kegiatan monitoring
tindak lanjut Identifikasi Resiko dan Peluang
(IRP) seluruh unit di Politeknik Penerbangan
Surabaya
Klausul 6.2
ISO
9001:2015
Minor Ada kekeliruan pemahaman
akan sasaran mutu dengan
metode pengukurannya
Perlu dilakukan
penyesuaian metode
pengukuran agar tepat
dapat mengukur
pencapaian sasaran mutu
18 Mei
2020
Closed
2 Analisa dan Evaluasi atas tindak lanjut
pelaksanaan penyampaian hasil survey
kepuasan masyarakat ke Rapat Tinjauan
Manajemen (RTM) belum dilaksanakan
Klausul 9
ISO
9001:2015
Observasi Belum ada pedoman untuk
melakukan monitoring dan
evaluasi atas tindak lanjut hasil
survey kepuasan masyarakat
oleh Rapat Tinjauan
Manajemen (RTM)
Perlu dilakukan kegiatan
penambahan kegiatan
monitoring dan evaluasi
atas tindak lanjut
penyampaian hasil survey
oleh Rapat Tinjauan
Manajemen (RTM) pada
prosedur tindak lanjut
penanganan kepuasan
masyarakat agar ada
upaya perbaikan terus
menerus dan mencegah
pengulangan keluhan
18 Mei
2020
Closed
1 Belum ada penetapan standar kompetensi
Pengasuh (Perangkat Pusbangkar)
Klausul 7.2
ISO
9001:2015
Minor Belum adanya penetapan dari
BPSDM sehingga ragu untuk
membuat ketetapan di
lingkungan Poltekbang Sby
Perlu dilakukan
penyusunan standar
kompetensi sehingga
memudahkan untuk
melakukan rekrutmen dan
pengembangan
kompetensi para pengasuh
26 Mei
2020
Open
2 Belum terdapat prosedur/pedoman untuk
pelaksanaan bimbingan dan konseling bagi
taruna yang melakukan pelanggaran
Klausul 8.1
ISO
9001:2015
Minor Tahapan pembinaan
diserahkan kewenangannya di
masing-masing pengasuh dan
konselor sehingga menjadi
tidak terstandarkan
Perlu dilakukan
penyusunan
prosedur/pedoman
pelaksanaan bimbingan
dan konseling bagi taruna
yang melakukan
pelanggaran agar
terstandarkan antar
pengasuh dan konselor
26 Mei
2020
Open
5 14 Mei
2020
Tim 2
(MR. AH)
SPM
6 15 Mei
2020
Tim 2
(MR, AH)
Pusat
Pengembangan
Karakter
1 Ada kesalahan pada penulisan metode
pengukuran sasaran mutu nomor 4
Klausul 6.2
ISO
9001:2015
Observasi Salah dalam menentukan
metode pengukuran sasaran
mutu (yang harusnya program,
tertulis tahapan)
Sudah dilakukan revisi
rumus/metode tersebut
dan disahkan oleh SPM
sebagai dokumen
terkendali
26 Mei
2020
Open
2 Belum ditemukan data sosialisasi kebijakan
mutu
Klausul 5.2
ISO
9001:2015
Minor Data sosialisasi kebijakan mutu
belum dikirimkan
Telah dikirimkan dokumen
data sosialisasi kebijakan
mutu berupa nota dinas
undangan rapat sosialisasi
dan daftar absensi
kehadiran acara tersebut
26 Mei
2020
Open
3 Data Jumlah dosen tidak update Klausul 7.1.2
ISO
9001:2015
Minor Dosen atas nama Ir. Setiyo,
MM dan Tekat Sukomardojo,
SS., MM dipindahtugaskan ke
instansi lain dan per Maret
2020 sudah dihapuskan
sebagai Dosen PDPT Prodi TBL
Politeknik Penerbangan
Surabaya
Sedang proses dibuatkan
revisi SK Dosen PDPT
Menunggu
revisi SK
Dosen
PDPT yang
disah kan
Open
1 Sasaran mutu tidak sesuai dengan PM 21
Tahun 2018 pasal 33 tentang Statuta
Politeknik Penerbangan Surabaya
Klausul 6.2
ISO
9001:2015
Minor Dalam menyusun sasaran mutu
tidak berpedoman pada PM 21
Tahun 2018 pasal 33 tentang
Statuta Politeknik Penerbangan
Surabaya
Di revisi untuk dapat di
sesuaikan dengan PM 21
Tahun 2018 pasal 33
tentang Statuta Politeknik
Penerbangan Surabaya
30 Juni
2020
Open
2 Penetapan SOP tidak sesuai PM 21 Tahun
2018 pasal 90 tentang Statuta Politeknik
Penerbangan Surabaya dimana harus
memperhatikan keterlibatan Wadir I
sebagai Pembina PPPM
Klausul 8.1
ISO
9001:2015
Minor Dalam menyusun sasaran mutu
tidak berpedoman pada
Statuta PM 21 Tahun 2018
pasal 90 tentang Statuta
Politeknik Penerbangan
Surabaya
Di revisi untuk dapat di
sesuaikan dengan PM 21
Tahun 2018 pasal 90
tentang Statuta Politeknik
Penerbangan Surabaya
30 Juni
2020
Open
1 Belum ada dokumen terkait sosialisasi dan
pemahaman kebijakan mutu
Klausul 5
ISO
9001:2015
Observasi Sudah dilakukan sosialisasi tapi
belum ada dokumen penunjang
untuk kegiatan dimaksud.
Membuat dokumen
sebagai bukti bahwasanya
kegiatan tersebut telah
dilakukan.
26 Mei
2020
Open14 Mei
2020
Tim 3
(LR,TW)
Direktur
8 20 Mei
2020
Tim 2
(MR. AH)
Pusat Penelitian
dan Pengabdian
Masyarakat
7 19 Mei
2020
Tim 2
(MR. AH)
Prodi TBL
TIM 3
9
2 Terdapat Ortaker Politeknik Penerbangan
Surabaya (Penetapan), akan tetapi belum
ada dokumen sosialisasi uraian tugas,
wewenang dan tanggung jawab.
Klausul 5
ISO
9001:2015
Observasi Sudah dilakukan sosialisasi tapi
belum ada dokumen penunjang
untuk kegiatan dimaksud.
Membuat dokumen
sebagai bukti bahwasanya
kegiatan tersebut telah
dilakukan.
26 Mei
2020
Open
1 Belum terdapat 1. Pedoman Penerimaan
Taruna Baru. 2. Pedoman Pemberian
Bantuan Pendidikan Kepada Taruna 3.
Pedoman PT3 4. Pedoman Ketarunaan 5.
Buku Profil Layanan dan Laporan Program 6.
SOP pembinaan Ketarunaan 7. SOP
Pembinaan Alumni 8. SOP Layanan
Ketarunaan 9. SOP Mekanisme Penetapan
Standar Ketarunaan 10. SOP Strategi
Pencapaian Standar Ketarunaan 11. Laporan
Penerimaan Taruna Baru 12. Laporan
Penerimaan Taruna Asing, 13. Laporan
Kinerja Utama dan Tambahan Pencapaian
Mutu Ketarunaan 14. Laporan Penjamin
Mutu Bidang Ketarunaan.
Klausul 8
ISO
9001:2015
Observasi Sudah dilaksanakan tapi belum
ada dokumen yang
menyatakan keterlaksananan
kegiatan tersebut. Belum ada
pedoman ketarunaan yang
mengatur kegiatan
Dibuat pedoman
ketarunaan yang
mengatur kegiatan taruna
diluar pembelajaran
terstruktur untuk
meningkatkan suasana
akademik.
26 Mei
2020
Open
2 Terdapat agenda ketarunaan di luar
kegiatan pembelajaran tahun 2020 setiap
bulan tapi bukan kegiatan ilmiah.
Standar 6 Observasi Sudah dilaksanakan tapi belum
ada dokumen yang
menyatakan keterlaksanaan
kegiatan tersebut. Belum ada
pedoman ketarunaan yang
mengatur kegiatan taruna
diluar pembelajaran
terstruktur untuk
meningkatkan suasana
akademik.
Dibuat pedoman
ketarunaan yang
mengatur kegiatan taruna
diluar pembelajaran
terstruktur untuk
meningkatkan suasana
akademik.
26 Mei
2020
Open
1 Belum ada dokumen terlampir di semua
klausul 6
Klausul 6
ISO
9001:2015
Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
2 Belum ada dokumen terlampir di semua
standar 2
Standar 2 Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
14 Mei
2020
Tim 3
(LR,TW)
Direktur
10 15 Mei
2020
Tim 3
(LR,TW)
Sub Bagian Adm.
Ketarunaan dan
Alumni
11 18 Mei
2020
Tim 3
(LR,TW)
Sub Bagian Adm.
Akademik
9
3 Belum ada dokumen terlampir di semua
standar 3
Standar 3 Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
4 Belum ada dokumen terlampir di semua
Klausul 7 ISO 9001:2015
Klausul 7
ISO
9001:2015
Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
5 Belum ada dokumen terlampir di semua
standar 4
Standar 4 Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
6 Belum ada dokumen terlampir di semua
Klausul 8 ISO 9001:2015
Klausul 8
ISO
9001:2015
Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
7 Belum ada dokumen terlampir di semua
standar 6
Standar 6 Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
8 Belum ada dokumen terlampir di semua
standar 9
Standar 9 Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
9 Belum ada dokumen terlampir di semua
Klausul 10 ISO 9001:2015
Klausul 10
ISO
9001:2015
Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
1 Belum ada dokumen terlampir di semua
Klausul 6 ISO 9001:2015
Klausul 6
ISO
9001:2015
Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
2 Belum ada dokumen terlampir di semua
standar 2
Standar 2 Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
3 Belum ada dokumen terlampir di semua
standar 3
Standar 3 Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
11 18 Mei
2020
Tim 3
(LR,TW)
Sub Bagian Adm.
Akademik
12 19 Mei
2020
Tim 3
(LR,TW)
Bagian Adm.
Akademik dan
Ketarunaan
4 Belum ada dokumen terlampir di semua
Klausul 7 ISO 9001:2015
Klausul 7
ISO
9001:2015
Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
5 Belum ada dokumen terlampir di semua
Standar 4
Standar 4 Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
6 Belum ada dokumen terlampir di semua
Klausul 8 ISO 9001:2015
Klausul 8
ISO
9001:2015
Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
7 Belum ada dokumen terlampir di semua
Standar 6
Standar 6 Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
8 Belum ada dokumen terlampir di semua
Standar 9
Standar 9 Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
9 Belum ada dokumen terlampir di semua
Klausul 10 ISO 9001:2015
Klausul 10
ISO
9001:2015
Minor Karena pendemi, koordinasi
tidak bisa dilaksanakan dengan
maksimal
Segera melampirkan
dokumen dan konfirmasi
kepada auditor
26 Mei
2020
Open
1 Belum terdokumentasi Pedoman Penetapan
dan Sosialisasi Visi Misi
Standar 1 Minor Perlunya membuat pedoman
Penetapan dan Sosialisasi Visi
Misi
Telah di buat SOP
penetapan dan sosialisasi
Visi Misi tetapi belum
disatukan dalam satu
pedoman
20 Mei
2020
Closed
2 Belum terdokumentasi pendidikan terakhir
Dosen PDPT an. Pak Nyaris
Standar 4 Observasi Terselip data pendidikan
terakhir an. Pak Nyaris
Telah dilakukan
dokumentasi pendidikan
an. Pak Nyaris
20 Mei
2020
Closed
3 Terdapat ketidaksesuaian pada isian tabel
1.2, 1.2, 3a2, 3b1, 3b3, 3b6, 3b7, 5b, 6a, 6b,
7, 8f
Standar 4 Minor Karena pengisian pada tabel
diatas perlu koordinasi dengan
unit lain
Telah dilakukan
penyesuaian pengisian
tabel
20 Mei
2020
Closed
4 Terdapat Pengajar D3. Komunikasi
Penerbangan dari industri yang pendidikan
terakhirnya D2 dan D3
Standar 4 Observasi Karena pengalaman yang
dilapangan sangat dibutuhkan
dalam pengajaran
Akan diajukan dalam RPL 20 Mei
2020
Closed
TIM 4
12 19 Mei
2020
Tim 3
(LR,TW)
Bagian Adm.
Akademik dan
Ketarunaan
13 14 Mei
2020
TIM 4
(YS, SH)
Prodi KP
1 Belum terdapat rekapitulasi lulusan D3 MTU Standar 9-
C.9.
Minor Diperlukan data daftar lulusan
D3 MTU untuk menghitung
masa tunggu
Belum dibuat rekapitulasi
lulusan D3 MTU
5 Juni 2020 Close
2 Belum terdapat rekap penelitian dosen
PDPT
Standar 4-
C.4.4.b
Minor Untuk mengetahui kompetensi
Tri Darma Perguruan Tinggi
bagi Pengajar
Belum terdapat rekap
penelitian dosen PDPT
12 Juni
2020
Open
3 Belum terdapat rekapitulasi kuisioner
taruna terhadap tenaga pengajar/ dosen
Standar 6-
C.6.4.i
Minor Untuk peningkatan kualitas
dalam pengajaran
Belum terdapat
rekapitulasi kuisioner
taruna terhadap tenaga
pengajar/ dosen
12 Juni
2020
Open
4 Belum terdokumentasinya produk/jasa
DTPS yang diadopsi oleh industri/
masyarakat
Standar 4-
C.4.4.b
Minor Untuk mengetahui kompetensi
Tri Darma Perguruan Tinggi
bagi Pengajar
Belum terdokumentasinya
produk/jasa DTPS yang
diadopsi oleh industri/
masyarakat
12 Juni
2020
Open
5 Belum adanya luaran penelitian/pengabdian
kepada masyarakat lainnya HKI (Paten,
Paten sederhana) di Program Studi MTU
Standar 4-
C.4.4.b
Minor Untuk mengetahui kompetensi
Tri Darma Perguruan Tinggi
bagi Pengajar
Belum adanya luaran
penelitian/pengabdian
kepada masyarakat
lainnya HKI (Paten, Paten
sederhana) di Program
Studi MTU
12 Juni
2020
Open
1 Perlunya dibuat analisa resiko dampak
pandemi covid 19 dalam pencapaian target
BLU
Klausul 6
ISO
9001:2015
Observasi Karena Identifikasi Resiko dan
Peluang (IRP) dibuat diawal
tahun sehingga belum tahu
kondisi pandemi Covid 19
Akan direvisi Identifikasi
Resiko dan Peluang (IRP)
dampak pandemi covid 19
ini dalam pencapaian
target BLU
5 Juni 2020 Open
2 Belum terdokumentasi pedoman atau
standar operating manual saat pelaksanaan,
monitoring, evaluasi dan pengendalian serta
peningkatan pekerjaan yang diterima oleh
Divisi Pengembangan Usaha dan Kerja sama
Klausul 7
ISO
9001:2015
Minor Akan membuat pedoman atau
SOP atau manual saat
pelaksanaan, monitoring,
evaluasi dan pengendalian
serta peningkatan pekerjaan
yang diterima oleh Divisi
Pengembangan Usaha dan
Kerja sama
Telah dilakukan tetapi
belum terdokumentasikan
5 Juni 2020 Open
Divisi
Pengembangan
Usaha dan Kerja
sama
15 Mei
2020
Prodi MTUTIM 4
(YS, SH)
18 Mei
2020
14
15 TIM 4
(YS, SH)
1 Terdapat ketidaksesuaian pada analisa
perhitungan pada pencapaian sasaran mutu
2019 dan metode pengukuran pada sasaran
mutu 2020
Klausul 6
ISO
9001:2015
Observasi Sudah dilakukan perhitungan
tetapi belum
terdokumentasikan dengan
baik
Akan dilakukan revisi
analisa perhitungan pada
pencapaian sasaran mutu
2019 dan metode
pengukuran sasaran mutu
2020
31 Juli
2020
Open
2 Belum terdokumentasi Pedoman dalam
pelaksanaan sertifikasi dan penentuan
assesor baik di dalam ataupun di luar
institusi
Klausul 8
ISO
9001:2015
Minor Sudah dilakukan sesuai
ketentuan tetapi belum
terdokumentasikan dalam
pedoman
Akan dibuat pedoman
dalam pelaksanaan
sertifikasi dan penentuan
baik di dalam dan di luar
institusi
31 Juli
2020
Open
1 Belum terdapatnya Pedoman Pembuatan
Visi Misi Program Studi
Standar 1-
C.1.4
Minor Belum terdapatnya Pedoman
Pembuatan Visi Misi Program
Studi
Finalisai dokumen
Pedoman pembuatan Visi
Misi Prodi
19 Mei
2020
Open
2 Belum terdokumentasinya kerjasama Tri
Dharma Perguruan Tinggi yang relevan
dengan program studi dan dikelola oleh
UPPS dalam 3 tahun terakhir
Standar 2-
C.2.4.c
Minor Kegiatan kerjasama Tri Dharma
PT sudah dilaksanakan, tetapi
masih belum terdokumentasi.
Perbaikan instrumen audit
dan data dukung pada
kerjasama penelitian dan
pengabdian kepada
masyarakat
19 Mei
2020
Open
3 Belum terdokumentasinya produk/jasa
DTPS yang diadopsi oleh industri/
masyarakat
Standar 4-
C.4.4.b
Minor Produk/Jasa DTPS belum
diserahterimakan ke
Bandara/Industri
Akan segera
melaksanakan serah
terima produk/jasa DTPS
tersebut ke
bandara/industri
31 Juli
2020
Open
4 Belum adanya luaran penelitian/pengabdian
kepada masyarakat lainnya HKI (Paten,
Paten sederhana) di Program Studi TLB
Standar 4-
C.4.4.b
Minor Luaran penelitian berupa HKI
masih dalam proses pengajuan
ke Unit PPPM
Luaran penelitian dalam
bentuk HKI akan segera
diajukan ke PPPM
31 Juli
2020
Open
1 Belum terdapatnya Pedoman Pembuatan
Visi Misi Program Studi
Standar 1-
C.1.4
Minor Pedoman Visi Misi Prodi TNU
masih dalam proses finalisasi
dokumen
Finalisasi dokumen
Pedoman pembuatan Visi
Misi Prodi
20 Mei
2020
Open15 Mei
2020
Tim 5
(ST, AJ)
Prodi TNU
TIM 517 14 Mei
2020
Tim 5
(ST, AJ)
Prodi TLB
18
TIM 4
(YS, SH)
16 18 Mei
2020
Lembaga
Sertifikasi
Profesi
2 Belum adanya kerjasama penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat yang
relevan dengan program studi dan dikelola
oleh UPPS dalam 3 tahun terakhir.
Standar 2-
C.2.4.c
Minor Kegiatan kerjasama penelitian
dan pengabdian kepada
masyarakat sudah
dilaksanakan, tetapi masih
belum terdokumentasi. Data
akan dilengkapi karena masih
menunggu data dukung SK dari
Direktur dan kelengkapan data
dukung yang lain
Kerjasama penelitian telah
diperbaki di instrument
audit pada tabel 1-2,
Kerjasama PkM telah
diperbaki di instrument
audit pada tabel 1-3
20 Mei
2020
Open
3 Belum terdokumentasinya produk/jasa
DTPS yang diadopsi industri/ masyarakat
Standar 4-
C.4.4.b
Observasi 1) Produk/jasa DTPS yang
diadopsi oleh
industri/masyarakat sudah
dilaksanakan, tetapi belum
terdokumentasi. Proses
dukumentasi masih menunggu
data dari tim AIPT karena Prodi
TNU sudah mengirimkan data
tersebut ke tim AIPT, 2)
Produk/jasa DTPS belum
diserah terimakan ke
bandara/industri
1) Akan melaksanakan
serah terima Produk/Jasa
tersebut ke
Bandara/Industri, dan 2)
Data produk/jasa yg akan
diserahterimakan telah di
data di tabel 3.b.6
29 Mei
2020
Open
4 Belum terdokumentasinya kegiatan
pengabdian kepada masyarakat DTPS yang
melibatkan taruna
Standar 8-
C.8.4.b
Observasi Kegiatan PKM dengan
melibatkan Taruna sudah
dilaksanakan, tetapi masih
belum terdokumentasi. Data
akan dilengkapi dengan dukung
Nota Dinas dari UPPM dan SPT
dan kelengkapan data dukung
yang lain.
Data PKM DTPS yang
melibatkan Taruna telah
dimasukkan pada tabel 7
29 Mei
2020
Open
1 Belum terdapatnya Pedoman Pembuatan
Visi Misi Program Studi
Standar 1-
C.1.4
Minor Pedoman pembuatan Visi Misi
Program Studi sudah ada tetapi
belum disahkan oleh SPM
Pedoman pembuatan Visi
Misi Program Studi akan
disahkan oleh SPM
31 Mei
2020
Open
15 Mei
2020
Tim 5
(ST, AJ)
Prodi TNU18
19 15 Mei
2020
Tim 5
(ST, AJ)
Prodi TPU
2 Rasio jumlah mahasiswa program studi
terhadap jumlah DTPS skor 0
Standar 4-
C.4.4.a
Minor Instruktur yang sesuai dengan
kompetensi masih dalam
pengurusan / pengajuan
assesment dosen tetap
Akan dimonitor
pengurusan / pengajuan
assesment dosen tetap
bagi Instruktur yang sesuai
kompetensi
31 Des
2020
Open
3 Belum adanya luaran penelitian/pengabdian
kepada masyarakat lainnya - HKI (Paten,
Paten Sederhana)
Standar 4-
C.4.4.b
Minor Prodi belum memiliki target
luaran penelitian / pengabdian
kepada masyarakat - HKI
(Paten, Paten Sederhana) bagi
dosen DTPS setiap semester
Prodi akan membuat
target luaran penelitian /
pengabdian kepada
masyarakat - HKI (Paten,
Paten Sederhana) bagi
dosen DTPS setiap
semester
31 Des
2020
Open
1 Belum terdapatnya Pedoman Pembuatan
Visi Misi Program Studi
Standar 1-
C.1.4
Minor Pedoman Pembuatan Visi misi
dalam tahap finalisasi
Monitor finalisasi
Pedoman Visi Misi Tujuan
Sasaran Program Studi
20 Mei
2020
Open
2 Belum terpenuhinya kecukupan jumlah
dosen tetap pada prodi.
Standar 4-
C.4.4
Minor 2 orang Dosen Tetap Prodi
dengan bidang kualifikasi
sesuai prodi mendapatkan
promosi jabatan di instansi lain
1) Memindahkan PDPT
Dosen atas nama Imam
Sonhaji ke dalam Dosen
Tetap Program Studi
(DTPS) Lalu LIntas Udara,
2) Mengusulkan 2 (dua)
orang calon Dosen Tetap
Program Studi (DTPS) atas
nama Paramitha Dwi N
dan Dimas Arya S.
30 Agt
2020
Open
3 Belum adanya kerjasama penelitian dan
pengabdian masyarakat
Standar 2-
C.2.4.c
Minor Kegiatan kerjasama Tri Dharma
PT sudah dilaksanakan, tetapi
masih belum terdokumentasi.
1) Mengusulkan MOU
kerjasama dengan
Stakeholder untuk
kegiatan penelitian dan
pengabdian masyarakat,
2) memasukan MOU
kerjasama Diklat
Pemberdayaan
Masyarakat sebagai salah
satu kegiatan Pengabdian
Masyarakat Dosen
20 Mei
2020
Open
19 15 Mei
2020
Tim 5
(ST, AJ)
Prodi TPU
20 16 Mei
2020
Tim 5
(ST, AJ)
Prodi LLU
4 Belum adanya produk/jasa taruna yang
diadopsi oleh industri/ masyarakat
Standar 9-
C.9.4.b
Minor Produk/jasa DTPS belum
diserahterimakan ke
bandara/industri
Akan dilakukan
pengumpulan hasil produk
/jasa taruna untuk bisa
diadopsi oleh industri/
masyarakat
30 Agt
2020
Open
21 14 Mei
2020
Tim 6
( SJ, FA)
Satuan
Pemeriksa
Internal (SPI)
Belum terlaksananya audit SPI periode 1
sesuai program yang dilaksanakan pada
bulan Februari 2020
Klausul 6
ISO
9001:2015
Minor Belum adanya SPT untuk
melakukan audit dan review,
hal ini disebabkan belum
diusulkannya ke manajemen.
Segera akan ditindak
lanjuti
30 Juni
2020
Open
22 19 Mei
2020
Tim 6
( SJ, FA)
Bagian Keuangan
dan Umum
Belum dilaksanakan revisi remunerasi
Poltekbang Surabaya, dalam jadwal
seharusnya adalah bulan Februari-Maret
2020
Klausul 6
ISO
9001:2015
Minor Remunerasi Poltekbang
Surabaya berdasarkan PMK
nomor: 176 /PMK.05/2017
tanggal 27 November 2017
tentang Pedoman Remunerasi
Badan Layanan Umum, dalam
perkembangannya terdapat
beberapa perubahan struktur
organisasi sehingga perlu
diadakan revisi /perubahan
remunerasi Poltekbang
Surabaya
Draft SK revisi/perubahan
remunerasi dalam proses
dan segera ditindaklanjuti
mengajukan SK revisi
remunerasi ke BPSDM
Perhubungan
31 Juli
2020
Open
1 Belum dilaksanakannya monev kegiatan
remunerasi Politeknik Penerbangan
Surabaya.
Klausul 6
ISO
9001:2015
Observasi Terdapat beberapa kegiatan
yang tidak terlaksana
dikarenakan Pandemi Covid-19
Segera melakukan monev
kegiatan remunerasi
Politeknik Penerbangan
Surabaya.
30 Juni
2020
Open
Belum lengkapnnya SOP di Sub Bagian
Keuangan, antara lain:
a. SOP pengajuan usulan honor mengajar
b. SOP usulan tarif diklat
c. SOP Pengembalian dana peserta diklat
2
Sub Bagian
Keuangan
TIM 6
20 16 Mei
2020
Tim 5
(ST, AJ)
Prodi LLU
Minor Terdapat beberapa SOP yang
belum dibuat oleh subag
keuangan, hal ini disebabkan
karena sop yang dimaksud
masih dalam program
perencanaan
Segera dibentuk tim kerja
untuk membuat SOP
31 Juli
2020
23 15 Mei
2020
Tim 6
( SJ, FA)
OpenKlausul 8
ISO
9001:2015
1 Belum terlaksananya review dokumen
kelembagaan sampai dengan triwulan 1
Klausul 6
ISO
9001:2015
Minor Dokumen kelembagaan yang
dimaksud adalah statuta
Poltekbang Surabaya tahun
2017, dalam
perkembangannya terdapat
beberapa pasal/klausul yang
perlu disempurnakan
Segera dibentuk tim kerja
untuk melaksanakan revisi
statuta Poltekbang
Surabaya tahun 2020
31 Juli
2020
Open
Terdapat SOP yang belum ada dalam
dokumen yaitu:
a. SOP pelaksanaan pengawasan
kebersihan lingkungan
b. SOP peminjaman, perawatan, dan
penggunaan sarpras
c. SOP verifikasi kesesuaian fisik barang
3 Belum seluruhnya terpasang Daftar Barang
Ruangan (DBR) pada setiap ruangan
Klausul 6
ISO
9001:2015
Minor Terdapat beberapa ruangan
belum terpasang Daftar Barang
Ruangan (DBR)
Segera dibentuk tim kerja
untuk melaksanakan
pembuatan dan
pemasangan DBR pada
setiap ruangan
31 Juli
2020
Open
1 Belum terdapat dokumen yang memuat
rencana pengembangan ke depan
Klausul 6.3
ISO
9001:2015
Minor Belum membuat dokumen
yang memuat prencana
pengembangan ke depan
Membuat dokumen yang
memuat rencana
pengembangan ke depan
28 Mei
2020
Open
2 Belum terdapat dokumen yang memuat
peningkatan berkelanjutan
Klausul 10.2
ISO
9001:2015
Minor Belum membuat dokumen
yang memuat peningkatan
berkelanjutan
Membuat dokumen yang
memuat peningkatan
berkelanjutan
28 Mei
2020
Open
26 18 Mei
2020
Tim 7
(DR, LD)
Unit Asrama dan
Tata Boga
1 Belum terdapat dokumen yang
menunjukkan rencana pengembangan ke
depan
Klausul 6.3
ISO
9001:2015
Minor Belum membuat dokumen
yang menunjukkan rencana
pengembangan ke depan
Membuat dokumen yang
menunjukkan rencana
pengembangan ke depan
2 Juni 2020 Open
1 Belum terdapat penanganan
ketidaksesuaian
Klausul 10.1
ISO
9001:2015
Minor Belum membuat penanganan
ketidaksesuaian dan
peningkatan berkelanjutan
Membuat penanganan
ketidaksesuaian dan
peningkatan berkelanjutan
4 Juni 2020 Open
Minor Terdapat SOP yang telah
dibuat di sub bagian umum,
namun SOP sebagaimana
dalam temuan baru dalam
program penyusunan
Segera di bentuk tim kerja
untuk membuat SOP
31 Juli
2020
2
24 18 Mei
2020
Tim 6
( SJ, FA)
Sub Bagian
Umum
27 19 Mei
2020
Tim 7
(DR, LD)
Lembaga
Pelatihan Kerja
(LPK)
TIM 7
OpenKlausul 8
ISO
9001:2015
25 15 Mei
2020
Tim 7
(DR, LD)
Unit Teknik
Umum dan
Jaringan
2 Belum terdapat peningkatan berkelanjutan Klausul 10.2
ISO
9001:2015
Minor Belum membuat penanganan
ketidaksesuaian dan
peningkatan berkelanjutan
Membuat penanganan
ketidaksesuaian dan
peningkatan berkelanjutan
4 Juni
2020
Open
28 19 Mei
2020
Tim 7
(DR, LD)
Unit Poliklinik Tidak ditemukan ketidaksesuaian saat audit - - - - - -
Surabaya, 20 Mei 2020Lead Auditor :Maulana Anifa Silvia (…..................................)
27 19 Mei
2020
Tim 7
(DR, LD)
Lembaga
Pelatihan Kerja
(LPK)