LAPORAN HASIL AUDIT dan REKOMENDASI · 2017-07-10 · BAB I PENDAHULUAN I.1. DASAR HUKUM ......

LAPORAN HASIL AUDITdan REKOMENDASIAUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK (AIMA)S I K L U S - 1

TAHAP 2TAHUN AKADEMIK 2015/2016“AIMA merupakan proses audit, evaluasi dan monitoring terjadwaldan sistimatik yang dilakukan oleh auditor internal untukmengukur capaian pelaksanaan seluruh program dan kegiatanakademik yang telah disepakati dalam dokumen mutu STKIP BinaBangsa Getsempena dimana hasilnya digunakan untuk menilai,meningkatkan dan memperbaiki target dari seluruh unit kerjapelaksana di lingkungan STKIP Bina Bangsa Getsempena. AIMAadalah proses dari sistem penjaminan mutu internal (SPMI)berkelanjutan sehingga wajib dilaksanakan dan diikuti oleh unitauditi sesuai jadwal yang ditetapkan”.

Tim AIMA – Badan Penjaminan Mutu (BJM) STKIP BBG2015/2016

i | AIMA I Tahap 2 - STKIP Bina Bangsa Getsempena, 2015

LEMBARAN PENGESAHAN”Setelah menimbang, membaca dan meneliti hasil yang dimaksud dalam Laporan HASIL dan

REKOMENDASI Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Siklus 1 Tahap 2, Tahun Akademik 2015/2016

yang telah dilaksanakan dengan baik oleh Tim AIMA-BJM STKIP Bina Bangsa Getsempena maka

dokumen ini layak disahkan sebagai dokumen hasil evaluasi capaian mutu

STKIP Bina Bangsa Getsempena tahun akademik 2015/2016”

Banda Aceh, 1 Februari 2016

Koordinator Pelaksana,Manajer AIMA,

Ully Muzakir, MTNIDN. 0127027902

Penanggung JawabKetua BJM,

Fitriati, M.EdNIDN. 0101018304

Disetujui oleh :Ketua,

Lili Kasmini, M.SiNIDN. 0117126801

ii | AIMA I Tahap 2 - STKIP Bina Bangsa Getsempena, 2015

REKOMENDASI HASIL AIMA SIKLUS I TAHAP 2STKIP BINA BANGSA GETSEMPENA – TAHUN 2015

Dari hasil Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Siklus I Tahap 2 STKIP Bina Bangsa

Getsempena Tahun 2015 dengan fokus audit terhadap standar mutu dan akademik terkait :

Kelengkapan, kesesuaian dan sistem filling dokumen administrasi bidang akademik pada Program

Studi teraudit di seluruh STKIP BBG, maka direkomendasikan sebagai berikut :

1. Terjadi peningkatan kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik internal tingkat seluruh

Program Studi di lingkungan STKIP BBG terhadap kebijakan akademik, standar dan sasaran

mutu, manual mutu tingkat STKIP BBG. Diperlukan pendampingan intensif dari BJM terhadap

prodi agar dapat terus konsisten dan meningkatkan kepatuhan terhadap dokumen mutu

STKIP BBG.

2. Terjadi peningkatan kelengkapan dan kesesuaian dokumen terhadap capaian standar BAN-PT

di Prodi namun belum keseluruhan unsur prodi memahami dari isi dokumen tersebut.

Diperlukan dukungan dari pimpinan STKIP BBG kepada prodi untuk membuat workshop dan

sosialisasi tentang dokumen mutu di masing-masing prodi serta diperlukannya

pendampingan intensif oleh BJM agar membantu prodi dalam memahami kesesuaian

dokumen terhadap capaian Standar BAN-PT.

3. Buku Rencana Induk Pengembangan (RIP), Rencana Strategi (Renstra) dan Rencana

Operasional (Renop) Program Studi PGSD dan PG-PAUD belum ada disebabkan belum paham

tentang penyusunan dokumen tersebut. Diperlukannya dukungan dan pendampingan yang

intensif dari BJM melalui pelaksanaan workshop/training tentang penyusunan RIP, Renstra

dan Renop Prodi yang mengacu kepada RIP, Renstra dan Renop STKIP BBG. Hal ini

dibutuhkan berkaitan dengan standar 1 dan 2 Borang Prodi Akreditasi BAN-PT.

4. Pedoman kurikulum prodi Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi, Prodi PGSD dan Prodi

PG-PAUD belum disahkan sesuai dengan hasil peninjauan dan dengan melibatkan pakar/ahli

sesuai dengan bidang keahlian masing-masing prodi. Diperlukannya dukungan dari pimpinan

STKIP BBG untuk melaksanakan workshop/training tentang proses peninjauan kurikulum

dengan melibatkan pakar/ahli sesuai dengan bidang keahliannya serta pendampingan dari

BJM pada proses peninjauan kurikulum. Hal ini dibutuhkan berkaitan dengan standar 5.2.b

Borang Prodi Akreditasi BAN-PT tentang penyesuaian kurikulum.

iii | AIMA I Tahap 2 - STKIP Bina Bangsa Getsempena, 2015

5. Pada program kerja dan laporan kerja tahunan prodi belum sesuai dengan renstra dan renop

prodi, program kerja tahunan dan laporan kerja UPMP belum sesuai dengan program kerja

tahunan BJM sehingga standar format program kerja dan format laporan kerja belum

diperoleh oleh prodi. Diperlukannya dukungan dari pimpinan STKIP BBG dan BJM untuk

membuat standar format program kerja dan laporan kerja yang berlandaskan renstra prodi.

Hal ini dibutuhkan berkaitan dengan Standar 2.3 Borang Prodi Akreditasi BAN-PT tentang

“Planning” dan “Controlling”.

6. Pada seluruh prodi belum memiliki Rencana Alokasi Anggaran (RAA) Tahunan berdasarkan

program kerja, RAA di tingkat STKIP BBG sendiri belum melibatkan atau memasukkan datanya

berdasarkan kebutuhan RAA tahunan dari seluruh prodi. Diperlukannya dukungan dari STKIP

BBG untuk membuat rapat kerja tentang Rencana Alokasi Anggaran (RAA) STKIP BBG yang

melibatkan prodi dan berdasarkan program kerja tahunan dari seluruh prodi. Hal ini

dibutuhkan berkaitan dengan Standar 6.1 Borang Prodi dan Borang Institusi Akreditasi BAN-

PT dan Standar.

7. Pada sistem penilaian kinerja tenaga kependidikan belum dilaksanakan sesuai dengan buku

pedoman penilaian kinerja dosen dan pegawai sehingga mengakibatkan kesenjangan diantara

tenaga kependidikan menyangkut dengan beban kerja dan hasil kerja terhadap penghargaan

yang diperoleh, penilaian yang efektif baru pada tingkatan kedisiplinan dalam kehadiran.

Diperlukannya dukungan dari pimpinan STKIP BBG kepada bagian kepegawaian agar dapat

mengevaluasi proses pelaksanaan penilaian kinerja pegawai sesuai dengan buku penoman

penilaian kinerja serta perlunya pendampinan oleh BJM pada proses pelaksanaan penilaian

kinerja tersebut.

8. Belum tersedianya ruang lab khusus sesuai dengan kurikulum prodi PG-PAUD sementara alat

Lab dan penanggung jawab lab telah tersedia sehingga implementasi praktikum belum

optimal. Diperlukannya dukungan dari STKIP BBG untuk menyediakan ruang lab, hal ini

berkaitan dengan Standar 6.4.3 Borang Prodi Akreditasi BAN-PT.

9. Implementasi pelaksanan praktikum baik di memiliki alat sendiri ataupun kerjasama di Prodi

Penjaskesrek belum optimal dilaksanakan sesuai dengan pedoman kurikulum. Diperlukannya

evaluasi terhadap kebutuhan Penanggung Jawab pelaksanaan praktikum di prodi

Penjaskesrek. Hal ini dibutuhkan berkaitan dengan Standar 6.4.3 Borang Prodi Akreditasi

BAN-PT.

iv | AIMA I Tahap 2 - STKIP Bina Bangsa Getsempena, 2015

10. Pelayanan kesehatan bagi mahasiswa dilingkungan kampus belum optimal dan maksimal

terhadap pelayanan dan penanganan pertolongan pertama pada kecelakaan (P3K).

Diperlukannya dukungan dari pimpinan STKIP BBG untuk membentuk tim P3K dari unsur

mahasiswa serta kelengkapan sarana dan prasarana tim P3K.

11. Belum optimalnya partisipasi Alumni dalam mendukung pengembangan akademik dan non

akademik prodi. Diperlukannya dukungan dari Pimpinan STKIP BBG untuk mendorong prodi

dalam mengoptimalkan peran dari ikatan alumni prodi untuk mendukung pengembangan

akademik dan non akademik prodi. Hal ini dibutuhkan berkaitan dengan Standar 3.4 Borang

Prodi Akreditasi BAN-PT.

12. Sistem pengarsipan dokumen-dokumen kebutuhan akreditasi belum optimal di seluruh

program studi dan masih tersebarnya data-data dan dokumen-dokumen di unit-unit lainnya.

Diperlukannya dukungan dari pimpinan STKIP BBG dalam memberikan pelatihan dari

internal kepada staf prodi mengenai sistem pengarsipan dokumen serta diperlukannya

pendampingan dari BJM untuk memfasilitasi sistem pengarsipan sesuai dengan standar

BAN-PT.

13. Program studi belum optimal dalam melaksanakan sistem monitoring, evaluasi dan survey

kepada mahasiswa, dosen, alumni dan pengguna lulusan secara berkala (terjadwal) dan

berkelanjutan. Diperlukannya dukungan dari pimpinan STKIP BBG untuk melaksanakan

workshop bersama prodi tentang sistem monitoring, evaluasi dan survey kepada

mahasiswa, dosen, alumni dan pengguna lulusan. Prodi juga membutuhkan pendampingan

dari BJM pada proses evaluasi dan survey yang dilakukan oleh prodi.

Demikian rekomendasi ini kami sampaikan untuk dapat dijadikan acuan dalam menyusun

perencanaan peningkatan mutu berkelanjutan di lingkungan STKIP Bina Bangsa Getsempena.

Mengetahui:

Ketua BJM,

Fitriati, M.Ed

Banda Aceh, 1 Februari 2016

Manajer AIMA,

Ully Muzakir, MT

v | AIMA I Tahap 2 - STKIP Bina Bangsa Getsempena, 2015

KATA PENGANTAR

حیم حمن الر بسم هللا الرPuji syukur kami ucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan ilmu, kekuatan, kesehatan dankeselamatan sehingga “Laporan HASIL dan REKOMENDASI Audit Internal Mutu Akademik (AIMA)Siklus 1 Tahap 2 Tahun Akademik 2015/2016” ini dapat diselesaikan dengan baik. Laporan ini disusunsebagai laporan hasil audit oleh Tim Pelaksana AIMA Siklus I Tahap 2 berdasarkan surat Ketua STKIPBina Bangsa Getsempena No. 6212/STKIP-BBG/XII/2015 tanggal 11 Desember 2015 tentangPenunjukan Tim Pelaksana Audit Internal Mutu Akademik STKIP Bina Bangsa Getsempena 1 Tahap 2Tahun Akademik 2015.Berdasarkan hasil audit terdapat beberapa temuan yang keseluruhannya sudah mendapat tanggapandari pihak Program Studi yang teraudit serta seluruh program studi telah mengembalikan formulirisian. Harapan kami temuan tersebut dapat segera ditindaklanjuti sehingga dapat meningkatkankualitas dan kinerja.Apresiasi kami sampaikan kepada auditi yang telah berkooperatif dalam pelaksanaan kegiatan auditini. Ucapan terimakasih kami berikan kepada semua pihak yang telah membantu terlaksananyakegiatan.

Banda Aceh, 1 Februari 2016Ketua PelaksanaAIMA I BJM STKIP BBG

vi | AIMA I Tahap 2 - STKIP Bina Bangsa Getsempena, 2015

DAFTAR ISI

HalamanLEMBARAN PENGESAHAN ........................................................................................................... iREKOMENDASI ............................................................................................................................ iiKATA PENGANTAR ....................................................................................................................... vDAFTAR ISI ................................................................................................................................... viDAFTAR TABEL DAN GAMBAR ..................................................................................................... vii

BAB I PENDAHULUANI.1. DASAR HUKUM PELAKSANAAN AIMA SIKLUS I TAHAP 2...................................... 2I.2 SURAT TUGAS TIM PELAKSANA AIMA SIKLUS I TAHAP 2...................................... 3I.3 ISU DAN TEMA AIMA SIKLUS I TAHAP 2................................................................ 4I.4 UNIT KERJA PESERTA (AUDITI) AIMA SIKLUS I TAHAP 2 ....................................... 4

BAB II SISTIMATIS DAN METODE PELAKSANAAN AUDITII.1 MEKANISME AUDIT............................................................................................... 5

Desk Evaluasi ................................................................................................ 5 Visitasi ke lapangan....................................................................................... 5

II.2 DOKUMEN PELAKSANAAN.................................................................................... 5II.3 INSTRUMENT AIMA SIKLUS I TAHAP 2 ................................................................. 14

BAB III HASIL AIMA SIKLUS I TAHAP 2III.1 HASIL VISITASI ....................................................................................................... 22III.2 REKAPITULASI DAFTAR TEMUAN SELURUH PRODI .............................................. 23III.3 REKAPITULASI RESPON PTK HASIL AIMA SIKLUS SEBELUMNYA .......................... 28

BAB IV ANALISA AKAR PERMASALAHAN (ROOT ANALYSIS) ....................................................... 28

BAB V KESIMPULAN DAN SARANV.1 KESIMPULAN ........................................................................................................ 31V.2 SARAN .................................................................................................................. 33

LAMPIRANLAMPIRAN FOTO KEGIATAN ........................................................................................................ L.1LAMPIRAN DOKUMEN AIMA PRODI PENJASKESREK .................................................................. L.2LAMPIRAN DOKUMEN AIMA PRODI PGSD .................................................................................. L.3LAMPIRAN DOKUMEN AIMA PRODI PG-PAUD ........................................................................... L.4

vii | AIMA I Tahap 2 - STKIP Bina Bangsa Getsempena, 2015

DAFTAR TABEL DAN GAMBAR

HalamanTabel 1.1 Daftar jadwal visitasi Audit AIMA I Tahap 2 ........................................................... 4Tabel 3.1 Data Hasil Penilaian Auditor Visitasi ....................................................................... 22Grafik 1. Nilai Hasil Visitasi AIMA Siklus I Tahap 2 ................................................................ 23Grafik 2. Jenis dan Jumlah Temuan Hasil AIMA I Tahap 2 .................................................... 24Tabel 3.2 Data Jenis Temuan .................................................................................................. 24Tabel 3.3 Daftar Temuan Program Studi Penjaskesrek .......................................................... 25Tabel 3.4 Daftar Temuan Program Studi PGSD ...................................................................... 26Tabel 3.5 Daftar Temuan Program PG-PAUD ......................................................................... 27

1 | AIMA I Tahap 2 - STKIP Bina Bangsa Getsempena, 2015

BAB I

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Tuntutan masyarakat terhadap kualitas pendidikan tinggi saat ini semakin menjadi pacuan bagi

setiap lembaga pendidikan tinggi untuk meningkatkan mutu akademik beserta pelayanannya.

Pemerintah juga memperkuat hal ini dengan mengeluarkan berbagai undang-undang dan peraturan

yaitu Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang sistem pendidikan nasional, Undang-undang

Nomor 14 tahun 2005 tentang Guru dan Dosen, Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2005 tentang

Perguruan Tinggi, Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2005 tentang Standar Pendidikan Tinggi,

Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.49 Tahun 2014 Tentang Standar Nasional

Pendidikan Tinggi dan Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No.50 Tahun 2014 Tentang

Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi.

STKIP Bina Bangsa Getsempena (STKIP BBG) merupakan perguruan tinggi swasta yang terus

berusaha untuk meningkatkan kualitas baik dalam segi mutu akademik maupun pelayanan administrasi

bagi civitas akademik itu sendiri. Hal ini juga terkait dengan misi STKIP BBG yang ke 4 yaitu:

Meningkatkan kapasistas kelembagaan yang profesional. Menyikapi kondisi ini, sudah seyogyanya STKIP

BBG mengembangkan sistem penjaminan mutu dan melakukan pengendalian internal dengan

melaksanakan audit internal mutu akademik. Terkait dengan peningkatan mutu input, proses dan

output pendidikan serta pengembangan sistem penjaminan mutu akademik di STKIP BBG, maka

diperlukan suatu audit internal mutu akademik. Kegiatan audit internal mutu akademik merupakan

salah satu bentuk monitoring dan evaluasi yang dilakukan terhadap capaian maupun target-target yang

telah ditetapkan.

Kegiatan ini terkait dengan program Renstra lima tahunan terutama pada rencana kerja bidang

Organisasi dan Manajemen Kelembagaan pada program penyusunan laporan audit internal berbasis

kinerja dari unit kerja. Adapun sasaran dari program kerja ini adalah fungsi sistem penjaminan mutu

akademik terlaksana dengan baik.

Tujuan Pemeriksaan1. Meneliti kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik internal tingkat seluruh Program

Studi di lingkungan STKIP BBG terhadap kebijakan akademik, standar dan sasaran mutu, manual

mutu tingkat STKIP BBG.


2. Meneliti kesesuaian arah dalam pelaksanaan penjaminan mutu akademik internal tingkat

Program Studi terhadap kebijakan akademik, standar dan sasaran mutu, dan manual mutu

tingkat STKIP BBG.3. Untuk memastikan kelengkapan dokumen dan kesesuaian dokumen terhadap capaian standar

BAN-PT4. Untuk memastikan kepatuhan pelaksanaan proses akademik di Program Studi terhadap Standar

Operating Prosedur (SOP) STKIP BBG dan kesesuaian terhadap Standar BAN-PT.5. Untuk memastikan konsistensi keberadaan dokumen terhadap pelaksanaan proses akademik

Program Studi.

Lingkup Pemeriksaan

1. Sasaran Pemeriksaan

Kelengkapan, kesesuaian dan sistem filling dokumen administrasi bidang akademik pada

Program Studi teraudit di seluruh STKIP BBG.

2. Periode yang Diperiksa

Pelaksanaan akademik semester ganjil dan genap periode tahun 2014 sampai dengan tahun

2015.

I.1. DASAR HUKUM PELAKSANAAN AIMA SIKLUS I TAHAP 2

Dasar Hukum Pelaksanaan AIMA Siklus I Tahap 2a. UU Sistem Pendidikan Nasional (SISDIKNAS) Nomor 20 tahun 2003, bahwa setiap Perguruan

Tinggi wajib melaksanakan sistem penjaminan mutu akademik dan pengawasan internal

mutu akademik;b. SK Ketua STKIP BBG Nomor 072 A Tahun 2013, tentang Pembentukan Unit Penjaminan

Mutu (UPM) STKIP Bina Bangsa Getsempena.c. SK Ketua STKIP BBG Nomor 084 A Tahun 2014, tentang Perubahan Bentuk dari Unit

Penjaminan Mutu (UPM) STKIP Bina Bangsa Getsempena Menjadi Badan Penjaminan Mutu

(BJM) STKIP Bina Bangsa Getsempena.


Batasan Pemeriksaana. Semua informasi tentang pengelolaan dokumen administrasi akademik Program Studi dan tahun

2014-2015.b. Pemeriksaan meliputi prosedur-prosedur yang dirancang untuk memberikan keyakinan yang

memadai dalam mendeteksi adanya kekurangan dan ketidaksesuaian dari dokumen administrasi

akademik yang berpengaruh terhadap pelayanan mutu akademik STKIP BBG.

Metode Pemeriksaan

Kegiatan pemeriksaan diawali dengan melakukan audiensi sebagai kunjungan awal dengan

pimpinan maupun bagian yang terkait pada kegiatan akademik di Program Studi dan Lembaga di STKIP

BBG. Kemudian dilakukan pemeriksaan dokumen dan peninjauan lapangan. Data dan informasi

selanjutnya dianalisis hingga diperoleh hasilnya. Pembahasan dilakukan untuk verifikasi serta untuk

mendapatkan tanggapan dan komitmen tindak lanjut dari auditi. Pelaksanaan pemeriksaan dilakukan

mulai tanggal 10 Desember 2015 hingga 10 Januari 2016.

I.2. SURAT TUGAS TIM PELAKSANA AIMA SIKLUS I TAHAP 2

SURAT TUGASNO.6212/STKIP-BBG/XII/2015

Ketua Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP) Bina Bangsa Getsempena BandaAceh menugaskan saudara:

1. Nama : Ully Muzakir, MTProgram Studi : Pendidikan MatematikaJabatan dalam Tim : Penanggung Jawab dan Ketua Pelaksana

2. Nama : Khadijah, M.PdProgram Studi : Pendidikan Bahasa Sastra Indonesia dan DaerahJabatan dalam Tim : Anggota Auditor

3. Nama : Miksalmina, M.MatProgram Studi : Pendidikan MatematikaJabatan dalam Tim : Anggota Auditor

4. Nama : Irfandi, M.OrProgram Studi : Pendidikan Jasmani Kesehatan dan OlahragaJabatan dalam Tim : Anggota Auditor

5. Nama : Hijjatul Qamariah, M.Pd, MTESOLProgram Studi : Pendidikan Bahasa InggrisJabatan dalam Tim : Anggota Auditor

6. Nama : Afrian Subhananto, M.PdProgram Studi : Pendidikan Guru Sekolah Dasar


Jabatan dalam Tim : Anggota Auditor7. Nama : Lina Amelia, M.Pd

Program Studi : Pendidikan Anak Usia DiniJabatan dalam Tim : Anggota Auditor

untuk bertugas :a. Merencanakan, melaksanakan Kegiatan Audit Internal Mutu Akademik STKIP BBG Siklus I Tahap

2 Tahun 2015;b. Melakukan Evaluasi Hasil Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik STKIP BBG Siklus I Tahap 2

Tahun 2015;c. Menyusun Laporan Hasil Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik STKIP BBG Siklus I Tahap 2

Tahun 2015.

Kegiatan Pelaksanaan Audit Internal Mutu Akademik STKIP BBG Siklus I Tahap 2 Tahun 2015 ini dalammelaksanakan tugasnya bertanggung jawab kepada Ketua STKIP BBG.

Demikianlah surat tugas ini dikeluarkan untuk dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.

Banda Aceh, 11 Desember 2015Ketua,

Lili Kasmini, M.SiNIDN.0117126801

I.3. ISU DAN TEMA AIMA SIKLUS I TAHAP 2

Fokus Audit : Kelengkapan dokumen, kesesuaian dokumen, pelayanan akademik, proses

pelaksanaan akademis, aktifitas dosen terhadap Tridharma Perguruan Tinggi sesuai dengan

Standar Akreditasi BAN-PT.

I.4. UNIT KERJA PESERTA (AUDITI) AIMA SIKLUS I TAHAP 2

Pelaksanaan kegiatan AIMA siklus I tahap 2 tahun 2015 ini dimulai dari persiapan sampai

pembuatan laporan audit dilaksanakan mulai 10 Desember 2015 hingga 10 Januari 2016, sebagai

berikut:

Tabel I.1. Daftar jadwal visitasi Audit AIMA I Tahap 2 :

No Tanggal Audit Program Studi1 22 Desember 2015 Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi2 22 Desember 2015 Pendidikan Guru Sekolah Dasar3 23 Desember 2015 Pendidikan Guru Pendidikan Anak Usia Dini


BAB II

SISTIMATIS DAN METODE PELAKSANAAN AUDIT

II.1. MEKANISME AUDIT

- Desk Evaluasi

Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen dan peninjauan lapangan sebelum dilakukannya

visitasi audit di unit kerja tersebut. Data dan informasi yang didapat selanjutnya dianalisis

sehingga diperoleh hasilnya. Pemeriksaan dokumen mutu ini dilakukan pada bulan Desember

2015.

- Visitasi ke lapangan

Para auditor melakukan visitasi lapangan ke unit-unit kerja (auditi) untuk melakukan verifikasi

serta mendapat tanggapan dan komitmen perbaikan dari auditi. Pelaksanaan visitasi lapangan

dilakukan mulai tanggal 22 s/d 23 Desember 2015.

II.2. DOKUMEN PELAKSANAAN

Dokumen pelaksanaan ini dipersiapkan pada saat rapat pertemuan persiapan pelaksanaan audit

AIMA-I Tahap 2, sebagai dasar dan acuan pelaksanaan audit AIMA I Tahap 2. Dokumen-dokumen

tersebut akan dimasukkan dan didokumentasikan dalam pelaporan hasil pelaksanaan.


DOKUMEN ADMINISTRASIAUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK (AIMA) SIKLUS I TAHAP 2

BADAN PENJAMINAN MUTU (BJM)STKIP BINA BANGSA GETSEMPENA

TAHUN 2015

1. Dokumen Administrasi AIMA terdiri dari: Daftar Temuan (DT) Daftar Deskripsi Temuan (DDT) Permintaan Tindakan Koreksi (PTK) Berita Acara Pelaksanaan (BAP) Daftar Hadir Peserta (DHP) Daftar Hadir Auditor (DHA) Berita Acara Serah Terima Dokumen (BASTD)

2. Dibuat ditempat oleh setiap Tim Audit AIMA selama pelaksanaan berlangsung dan diserahkanrangkap 3 kepada Manajer Audit STKIP Bina Bangsa Getsempena setelah selesai pelaksanaan.

3. Semua dokumen dianggap sah setelah ditandatangani.

4. Ketua Tim Audit juga menyerahkan dokumen administrasi dalam bentuk softcopy kepada sekretariatAIMA-BJM STKIP BBG.

5. Tim pendamping Audit bertanggungjawab terhadap kelengkapan dokumen administrasi setiap tim.


II.3. INSTRUMENT AIMA SIKLUS I TAHAP 2

Instrumen pertanyaan audit AIMA I Tahap 2 ini disusun oleh Tim AIMA pada saat dilakukannya

workshop Penyegaran dan Perekrutan Auditor-Auditor baru yang akan bertugas pada AIMA I ini.

Instrumen pertanyaan AIMA I ini diupdate dan disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan mutu

pelayanan dan akademik di lingkungan STKIP Bina Bangsa Getsempena.

LEMBARAN PENILAIAN AUDITOR VISITASI (LPA-V)KETERSEDIAAN DOKUMEN

AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK (AIMA)SIKLUS 1 TAHUN 2015

BADAN PENJAMINAN MUTU – STKIP BINA BANGSA GETSEMPENAJln. Tanggul Krueng Aceh No.34, Rukoh

Darussalam – Banda AcehPROGRAM KERJA AUDIT MUTU INTERNAL BIDANG AKADEMIK

I. PENILAIAN VISITASI Auditor harus melakukan sampling terhadap ketersediaan dokumen Penilaian dokumen :

- Nilai 5 : Dokumen Tersedia (terjilid rapi, format sesuai, narasi dan data lengkapserta terupdate)

- Nilai 3 : Dokumen Tersedia Tidak Lengkap / Tidak Diperbaharui (tidak terjilid,format belum sesuai, narasi dan data minimal atau belum diupdate)

- Nilai 0 : Dokumen Tidak Tersedia apapun alasannya. Diisi sesuai dengan nilai akreditasi Prodi

Auditi Tipe Audit Kriteria

Lokasi Ruang Lingkup Tanggal Audit

Wakil Auditi Auditor Ketua Auditor Anggota

Distribusi Auditi Audtitor BJM Arsip

F-1ALPA-V


II. KETERSEDIAAN DOKUMEN UTAMA

No. Jenis Dokumen Sesuai Standar BAN-PT Nilai5

Nilai3

Nilai0

NilaiAkhir

StandarBAN-PT

A. Visi, Misi, Tujuan Dan Sasaran, Serta Strategi Pencapaian1 Visi dan Misi Program Studi

1, 2

a. Notulen rapat dan materi penetapan visimisi prodi

b. Rencana Strategis (RENSTRA) STKIPdan Prodi

c. Rencana Operasional (RENOP) STKIPdan Prodi

d. Rencana Induk Pengembangan (RIP)STKIP dan Prodi

2 Pemahaman Visi Misia. Angket pemahaman visi misi prodi oleh

civitas akademikab. Laporan tentang pemahaman visi misi

B. TATA PAMONG, KEPEMIMPINAN, SISTEM PENGELOLAAN, DANPENJAMINAN MUTU

1 Mandat Program Studi

2

a. SK Pendirian Prodib. SK dan Sertifikat Akreditasic. SK Pengangkatan Ka. Prodi dan

Sek.Prodid. Struktur Organisasie. Buku Tupoksi

2 Kebijakan

2, 5

a. STATUTA STKIP BBGb. Kebijakan Mutu Akademik

STKIP/Prodic. Standar Mutu Akademik STKIP/Prodid. Manual Mutu Akademik STKIP/Prodi

3 Peraturan Akademik

2, 4, 5

a. Pedoman/Panduan Akademikb. Panduan Penyusunan Kurikulumc. Pedoman Kurikulumd. Silabus, GBPP, SAP setiap matakuliahe. Dokumen pendukung kegiatan

peninjauan kurikulum (laporan kegiatanpeninjauan kurikulum yang mencakupberita acara, daftar hadir peserta,narasumber, stakeholder, alumni danmahasiswa)

4 Tatapamong 2


a. Program Kerja Prodi/Lab/Adm/pustakab. Laporan Kerja Prodi/Lab/Adm/pustakac. Laporan Evaluasi Diri Prodi (min 3

tahun)d. Rencana Alokasi Anggarang Prodie. Hasil Evaluasi Ka.prodi/UPMP

5 Kepemimpinan

2, 5

a. SOP/Intruksi Kerja STKIP/Prodib. Jadwal kuliahc. SK mengajar dosend. SK Bimbingan PAe. SK Pembimbing Skripsif. Daftar Hadir dan Berita Acara Rapat

Prodig. Bukti kepemimpinan Publik

Ka.prodi/Sek.pro6 Sistem Penjaminan Mutu

2

a. SK BJMb. SK UPMPc. Program Kerja UPMPd. Laporan Kerja UPMP (evaluasi materi

setiap semester oleh peer group,kesesuaian SAP dan Silabus)

e. Bukti Audit oleh AIMA STKIP BBG7 Umpan Balik (dosen, mahasiswa, alumni

& pengguna lulusan)

2, 3 , 4

a. Form angket kepuasan mahasiswab. Form Alumni (tracer study)c. Form Dosend. Form Pengguna Lulusane. Laporan Umpan Balik/masukan

perbaikan untuk prodi/STKIP daridosen, mahasiswa, alumni & penggunalulusan (tiap tahun).

8 Upaya menjamin keberlanjutan prodi

2, 4

a. Bukti peningkatan jumlah mahasiswabaru (iklan promosi)

b. Bukti peningkatan mutu manajemen(beasiswa studi lanjut, training,magang, dll)

c. Bukti peningkatan mutu lulusan(pembinaan softskill, kegiatan seminarilmiah, kuliah tamu, dll)

d. Bukti upaya dan prestasi dalammemperoleh dana hibah kompetitif


(PDP, PHPPTS, dll).

C. KEMAHASISWAAN DAN LULUSAN1 Data mahasiswa

3

a. Data mahasiswa baru yang melakukanregistrasi

b. Data mahasiswa yang lulus seleksic. SK Ketua tentang kelulusan mahasiswa

barud. Data mahasiswa transfer/pindahan

(ijazah & transkip awal, konversi nilai)dalam 3 tahun terakhir

e. SK yudisium mahasiswa besertalampiran nama dan IPK mahasiswa

f. Bukti surat mahasiswa Pindah/DO2 Prestasi Mahasiswa

3a. Bukti sertifikat lomba/juarab. Tropi / piagam / foto

3 Pelayanan Kepada Mahasiswa

3, 5

a. Bukti bimbingan dan konseling (bukuPA)

b. Bukti kegiatan pembinaan minat danbakat

c. Bukti kegiatan pembinaan soft skilld. Bukti pemberian beasiswae. Bukti layanan kesehatanf. Bukti bimbingan Skripsi/TA (Pedoman

bimbingan TA, buku bimbingan danSkripsi mhs yang telah dicetak)

4 Tracer Study (Pelacakan Alumni)

2, 3

a. SOP tracer studyb. Data alumni (manual/online)c. Laporan tracer study UPMP ke BJM

(memuat rekomendasi untuk perbaikanproses pembelajaran, penggalangandana, informasi pekerjaan, membangunjejaring)

5 Partisipasi Alumni dalam mendukungpengembangan akademik dan nonakademik prodi

3a. Bukti sumbangan danab. Bukti sumbangan fasilitasc. Bukti keterlibatan dalam kegiatand. Bukti pengembangan jejaringe. Bukti sumbangan fasilitas untuk


kegiatanD. SUMBER DAYA MANUSIA1 Kebijakan/pedoman

4

a. Buku pedoman SP3R Dosen danTenaga Kependidikan

b. Buku pedoman penilaian prestasi kerjapegawai dan dosen

c. Buku Pedoman Beban Kerja Dosen(BKD) dikti 2010

d. Laporan Beban Kerja Dosen (BKD)2 Data Dosen

4

a. Data dosen prodi printout PDDIKTIb. CV dosen prodic. Ijazah & transkip nilai dosend. SK dosen tetap dosen prodie. SK Fungsional dosen prodif. SK inpassing dosen prodig. SK Sertifikasi Dosen prodi

3 Kinerja Dosen (Tridharma PT)

4, 5, 7

a. SK dan Jadwal mengajar dosenb. Daftar hadir dosen dan mahasiswac. Soal UAS sesuai dengan SAP dan

silabusd. Module. DPNAf. Buku Pedoman dan Penelitian Doseng. Laporan penelitian dosen prodih. Jurnal ilmiah dosen prodii. Laporan pengabdian masyarakat dosen

prodij. Dokumen dosen yang memeperoleh

tugas/ijin belajark. Dokumen keikutsertaan dosen tetap

dalam organisasi keilmuwan atauorganisasi profesi dalam 3 tahunterakhir

l. Dokumen dosen tetap prodi dalamseminarilmiah/lokakarya/penataran/workshop/pagelaran/pameran dalam 3 tahunterakhir

m. Dokumen dosen tetap yangmemperoleh (menang) dana hibahpenelitian

n. Dokumen dosen tetap yang


memperoleh (menang) dana hibahpengabdian masyarakat

4 Tenaga Kependidikan

4

a. Dokumen (ijazah, cv, KTP, SKpengangkatan) daftar jumlah tenagakependidikan menurut kualifikasinya

b. Sertifikat peningkatan SDM tenagakependidikan

c. Laporan kerja tenaga kependidikanprodi

E. KURIKULUM, PEMBELAJARAN, DAN SUASANA AKADEMIK1 Input desain kurikulum

5

a. Panduan Kurikulum STKIPb. Pedoman kurikulum terdahulu dan

Pedoman kurikulum terbaru.c. Dokumen laporan

peninjauan/perubahan kurikulum danberkas pendukung (berita acara, daftarhadir, dratf kurikulum)

d. Dokumen peninjauan matakuliah,silabus/ SAP/GBPP dan bahan ajar.

e. Dokumen penyusunan materi ajar danmonitoring perkuliahan (kehadirandosen, mhs dan kesesuaian materikuliah dgn SAP)

f. Dokumen bukti penggunaan tenagaahli/pakar dalam penyusunankurikulum

2 Kurikulum

5

a. Kurikulum memuat kompetensi lulusanyang terdiri dari kompetensi utama,pendukung dan lainnya

b. ≥ 50% matakuliah memiliki bobot nilaitugas

c. SKS matakuliah pilihan yang harusdiambil ≥ 9 SKS dan SKS matakuliahpilihan yang disediakan ≥ 18 SKS

d. Ketersediaan modul pada matakuliahpraktikum

3 Pembelajaran dengan menggunakan ICT

5, 6a. Web e-learningb. Modul e-learningc. Email prodi, mailing list, FB, dll

4 Suasana Akademik 5, 7a. Interaksi akademik berupa program dan


kegiatan akademik, selain perkuliahandan tugas-tugas khusus, untukmenciptakan suasana akademik(seminar, simposium, lokakarya, bedahbuku dll) yang dilaksanakan setiapbulan.

b. Bukti penelitian bersama antara dosendan mahasiswa

c. Bukti pengabdian bersama antara dosendan mahasiswa

d. Bukti program kreativitas mahasiswaantara dosen dan mahasiswa

e. Bukti laporan temu ramah (saresehan)dosen dan mahasiswa

F. PEMBIAYAAN, SARANA DAN PRASARANA, SERTA SISTEM INFORMASI1 Pembiayaan

6

a. Bukti perencanaan alokasi anggaran(bukti rapat penyusunan DIPA)

b. Bukti permintaan anggaran sesuaidengan perrencanaan alokasi anggaran

c. Bukti LPJ penggunaan anggaran2 Sarana dan Prasarana

6

a. Kondisi ruang prodi dan dosen (rapi,lengkap informasi dan sangat baik)

b. Data dan dokumen jumlah buku yangsesuai dengan prodi

c. Data dan dokumen jumlah skripsi dantesis yang sesuai prodi

d. Jurnal Nasional dari luar PT dannomornya lengkap setiap tahun sesuaidengan prodi

e. Jurnal Internasional dan nomornyalengkap setiap tahun sesuai denganprodi

f. Prosiding seminarnasional/internasional sesuai denganprodi

3 Sistem Informasi

6

a. Website Prodib. Jurnal Onlinec. KRS onlined. KHS onlinee. Pustaka Online

4 Penggunaan Sarana 6a. Bukti jadwal laboratorium/praktikum


b. Bukti peminjaman alatc. Bukti laporan bulanan/semesteran lab/

praktikumd. Kartu Invetaris Ruangan (KIR)

G. KERJASAMAa. Bukti kerjasama untuk meingkatkan

kompetensi mahasiswa

7b. Bukti kerjasama dalam penelitianc. Bukti kerjasama dalam pengabdian

masyarakatd. Bukti kerjasama dengan luar negeri

NILAI AKHIR

III. PENGESAHAN

Tempat PersetujuanKetuaAuditor

Nama Tanda Tangan…………………… ……………………

AnggotaAuditor 1 …………………… ……………………

AnggotaAuditor 2 …………………… ……………………

Direview oleh :Manajer AIMA-STKIP BBG Tanda Tangan

Ully Muzakir, MT ……………………


BAB III

HASIL AIMA SIKLUS I TAHAP 2

III.1. HASIL VISITASI

Visitasi merupakan aktivitas audit yang dilakukan dengan cara bertemu langsung dengan

penanggungjawab auditi (Ka. Prodi dan Sekretaris Prodi) untuk melakukan crosscheck langsung

terhadap hasil audiensi pada kunjungan awal dengan kondisi ril dilapangan. Berdasarkan

Lembaran Penilaian Auditor Visitasi (LPA-V) yang telah dilakukan terhadap 3 program studi,

maka data tersebut dapat dilihat pada tabel di bawah ini.

Tabel 3.1. Data Hasil Penilaian Auditor Visitasi

No Program Studi NilaiNo.A

NilaiNo.B

NilaiNo.C

NilaiNo.D

NilaiNo.E

NilaiNo.F

NilaiNo.G

NilaiAkhir

1 Pendidikan Jasmani, Kesehatan danRekreasi

3,5 3,34 2,83 2,47 1,11 1,58 5 2,83

2 Pendidikan Guru Sekolah Dasar(PGSD)

2,38 1,80 1,73 2,47 2,34 1,25 5 2,42

3 Pendidikan Guru Pendidikan AnakUsia Dini (PG-PAUD)

0,38 2,08 0,90 2,11 1,67 1,25 1,25 1,38

Kriteria dalam pemberian penilaian berdasarkan ketentuan sebagai berikut :

1. Nilai 5 : Dokumen Tersedia (terjilid rapi, format sesuai, narasi dan data lengkap serta

terupdate)

2. Nilai 3 : Dokumen Tersedia Tidak Lengkap / Tidak Diperbaharui (tidak terjilid, format belum

sesuai, narasi dan data minimal atau belum diupdate)

3. Nilai 0 : Dokumen Tidak Tersedia apapun alasannya.

Dalam menghitung nilai akhir pada penilaian ini, kita menganggap seluruh poin penilaian memberikan

kontribusi nilai yang sama terhadap satu sama lainnya sehingga tidak ada membedakan atau mengalikan

dalam bentuk persen terhadap masing-masing poin penilaian. Berdasarkan hal tersebut maka dapat kita

tentukan nilai akhirnya dengan menggunakan rumus rata-rata yang hasilnya tertera pada tabel 3.1 di

atas.

0 3 5

Kurang Baik Sangat Baik


Untuk melihat perbandingan antara program studi berdasarkan hasil penilaian visitasi dapat dilihat pada

grafik berikut ini.

III.2. REKAPITULASI DAFTAR TEMUAN SELURUH PROGRAM STUDI

Berdasarkan hasil temuan pada audit Siklus I Tahap 2 terhadap 3 program studi di STKIP BBG,

maka berikut ini kami laporkan daftar temuan yang telah memperoleh tanggapan dari pihak auditi dan

juga telah menyusun permintaan tindakan koreksi oleh auditi. Adapun rincian penjelasan dari jenis

temuan adalah :

1. KB : Kategori Temuan Berat

KB yang bersifat ketiadaan dokumen penting/utama.

KB yang berpengaruh besar terhadap mutu produk/pelayanan.

KB yang menyebabkan resiko kehilangan konsumen.

KB yang mengancam sertifikasi atau akreditasi

KB yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau para pelaksana dalam

organisasi

KB yang menyebabkan potensi korupsi/pidana/perdata.

2. KS : Kategori Temuan Sedang

KS yang disebabkan oleh kekurangan berkas dokumen utama atau ketidak

lengkapan dokumentasi.

KS berupa tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah termuat dalam

laporan.

2.83

2.42

1.38

0.0 0.5 1.0 1.5 2.0 2.5 3.0

Prodi Penjaskesrek

Prodi PGSD

Prodi PG-PAUD

Grafik 1. Nilai Hasil Visitasi AIMA Siklus I Tahap 2


3. OB : Kategori Temuan Observasi

OB adalah hal-hal yang bersifat anjuran serta yang bersifat positif.

Yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu.

Yang mudah di ralat

Yang tidak menghambat sertifikasi atau akreditasi.

Kepatutan yang disepakati dengan auditi.

Hasil AIMA Siklus I Tahap 2 ini juga memberikan gambaran tentang dominasi temuan berdasarkan

peringkatnya, yaitu :

Untuk merincikan jumlah temuan disetiap program studi maka berikut ini disajikan rincian temuan,

yaitu:

Tabel 3.2. Data Jenis Temuan

No Program Studi Jenis TemuanKB KS OB

1 Penjaskesrek 10 4 32 PGSD 11 6 43 PG-PAUD 14 7 5

Untuk penjelasan mengenai deskripsi tentang jenis-jenis temuan di masing-masing program studi, maka

dapat dilihat pada tabel berikut ini,

PENJASKESREK PGSD PG-PAUDKB 10 11 14KS 4 6 7OB 3 4 5

0

2

4

6

8

10

12

14

16

Grafik 2. Jenis dan Jumlah Temuan Hasil AIMA-I Tahap 2


Tabel 3.3. Daftar Temuan Program Studi Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi

No Jenis Temuan Katagori1 Belum pernah melakukan survey terhadap pemahaman tentang

visi misi prodi Penjaskesrek kepada civitas akademika prodiKB

2 Pedoman Akademik belum ada di prodi KB3 Pedoman Kurikulum Penjaskesrek yang terupdate belum ada

dicetakkanKB

4 Silabus, GBPP, SAP setiap matakuliah belum lengkap untuk seluruhmata kuliah

KB

5 Daftar hadir peserta, narasumber, stakeholder, alumni danmahasiswa dalam laporan kegiatan peninjauan kurikulum belum diisi

OB

6 Program kerja tahunan dan Laporan Kerja Tahunan Prodi belumada dibuat lengkap

KB

7 Rencana Alokasi Anggaran Tahun Prodi belum pernah dibuatbersama-sama dengan unsur Pimpinan STKIP BBG sertapermintaan anggaran sesuai dengan RAA belum pernah dilakukan

KB

8 SK Bimbingan PA dengan lampiran nama dosen dan mahasiswabelum ada yang telah disahkan

KB

9 SK Pembimbing Skripsi dengan lampiran nama dosen danmahasiswa belum lengkap diarsipkan khususnya tahun 2015

KS

10 Belum ada Laporan Survey yang memuat Umpan Balik/masukanperbaikan untuk prodi/STKIP dari dosen, mahasiswa, alumni &pengguna lulusan (setiap tahun)

KS

11 Tidak adanya bukti pelayanan kesehatan seperti unit P3K olehmahasiswa, dll

KS

12 Bukti partisipasi alumni dalam mendukung pengembanganakademik dan non akademik prodi belum ada, meliputi sumbangandana, sumbangan fasilitas sarana dan prasarana, keterlibatandalam kegiatan, pengembangan jejaring serta sumbangan fasilitasuntuk kegiatan

KS

13 Dokumen penyusunan SAP/GBPP yang dilakukan oleh beberapadosen kelompok bidang keahlian belum ada dilakukan

KB

14 Kurikulum belum memuat :a) kompetensi lulusan yang terdiri dari kompetensi utama,

pendukung dan lainnyab) jumlah SKS matakuliah pilihan yang harus diambil ≥ 9 SKS dan

SKS matakuliah pilihan yang disediakan ≥ 18 SKSc) matakuliah praktikum yang menggunakan modul yang didesain

oleh dosen prodi

KB

15 Belum ada 1 matakuliah pun yang memanfaatkan web e-learningdalam proses pembelajaran

OB

16 KRS dan KHS online belum final untuk dilaksanakan OB17 Bukti penggunaan praktikum baik miliki sendiri maupun kerjasama

belum ada yang meliputi :a) Jadwal praktikum penggunaan lab

KB


No Jenis Temuan Katagorib) Bukti peminjaman alatc) Bukti Laporan bulanan labd) Kartu Inventaris Ruangan (KIR)

Tabel 3.4. Daftar Temuan Program Studi PGSD

No Jenis Temuan Katagori1 Belum ada Rencana Operasional (RENOP) Prodi dalam rentang

waktu 1 tahunKB

2 Belum ada laporan tentang pemahaman visi misi prodi oleh civitasakademika prodi

KB

3 Belum ada SK Pengangkatan Ka. Prodi dan Sek.Prodi KB4 Belum ada dokumen pendukung kegiatan peninjauan kurikulum

(laporan kegiatan peninjauan kurikulum yang mencakup beritaacara, daftar hadir peserta, narasumber, stakeholder, alumni danmahasiswa)

KB

5 Belum ada Laporan Evaluasi Diri Prodi (minimal setiap 3 tahunsekali)

KB

6 Belum ada Rencana Alokasi Anggarang (RAA) Tahunan Prodi KB7 Belum ada Program Kerja, Laporan Kerja, Laporan Hasil Evaluasi

UPMPKB

8 Pendokumentasian SK Bimbingan PA dengan lampiran nama dosendan mahasiswa belum optimal diarsipkan

KS

9 Bukti kepemimpinan Publik Ka.prodi/Sek.pro belum ada KS

10 Belum ada SK UPMP KB

11 Belum pernah dilakukan survey dan menganalisis UmpanBalik/masukan perbaikan untuk prodi/STKIP dari dosen,mahasiswa, alumni & pengguna lulusan (setiap tahun) berdasarkandokumen laporan survey.

KB

12 Pengarsipan dokumen belum optimal dilakukan mengenai arsipdokumen bukti peningkatan mutu manajemen (bukti beasiswastudi lanjut, training, magang, dll bagi dosen dan tenagakependidikan)

KS

13 Belum ada bukti pelayanan kesehatan KB

14 Belum pernah melakukan analisis survey tracer study KB

15 Bukti partisipasi alumni dalam mendukung pengembanganakademik dan non akademik prodi belum ada, meliputi :a) sumbangan danab) sumbangan fasilitas sarana dan prasaranac) sumbangan keterlibatan dalam kegiatan

KS


No Jenis Temuan Katagorid) pengembangan jejaringe) sumbangan fasilitas untuk kegiatan

16 Pengarsipan dokumen data dosen prodi belum optimal dilakukanmeliputi data dosen print out PDDIKTI, SK dosen tetap, SKfungsional dosen, SK inpassing, CV dosen, Ijazah dan transkip nilai,Surat aktif kuliah dosen S3, sertifikat dosen, dll

KS

17 Jurnal nasional terakreditasi dan jurnal internasional belum adayang lengkap selama 3 tahuan

KS

18 KRS dan KHS online belum final untuk dilaksanakan OB19 Bukti sertifikat berprestasi mahasiswa belum ada OB20 Pengarsipan bukti-bukti kinerja dosen belum optimal diarsipkan

dengan rapiOB

21 Pengarsipan dokumen penelitian,pengabdian dan PKM antaradosen dengan mahasiswa belum optimal

OB

Tabel 3.5. Daftar Temuan Program Studi PG-PAUD

No Jenis Temuan Katagori1 Dokumen perubahan visi misi yang terbaru tidak ada (tahun 2015) KB2 Renstra prodi dalam kurun waktu 5 tahun tidak ada, Rencana

operasional tahunan, RIP dalam kurun waktu 20 tahunKB

3 Proses pelaksanaan survey pemahaman visi misi prodi belumpernah dilakukan

KB

4 Tidak ada Buku tupoksi unsur prodi KB5 Belum ada Kebijakan mutu akademik, standar mutu, manual mutu

dan Pedoman AkademikKB

6 Belum ada Pedoman kurikulum prodi KB7 Pengarsipan dokumen belum Optimal dokumen Silabus, GBPP, SAP

setiap matakuliahKS

8 Prodi belum memiliki program kerja yang tersusun berdasarkanRIP, renstra dan renop prodi

KB

9 Laporan evaluasi diri prodi belum disiapkan untuk 3 tahun terakhir KB10 Belum ada Rencana Alokasi Anggaran tahunan prodi KB

11 Belum ada program kerja dan laporan kerja UPMP dan SK UPMP KB12 Belum pernah dilakukan survey terhadap mahasiswa, alumni,

dosen dan pengguna lulusan sebagai data umpan balikKB

13 Sistem pengarsipan dokumen diprodi belum optimal menyangkutkegiatan akademik dan non akademik

KS

14 Dokumen kegiatan bimbingan akademik tidak ada KB15 Belum ada partisipasi Alumni dalam mendukung pengembangan

akademik dan non akademik prodi :1. Bukti sumbangan dana2. Bukti sumbangan fasilitas3. Bukti keterlibatan dalam kegiatan

KS


No Jenis Temuan Katagori4. Bukti pengembangan jejaringBukti sumbangan fasilitas untuk kegiatan

16 Belum pernah dilakukan evaluasi kinerja dosen dan pegawai sesuaidengan Buku pedoman penilaian prestasi kerja pegawai dan dosen

KB

17 Tidak ada Jurnal Nasional akreditasi, jurnal internasional danprosiding lengkap nomor selama 3 tahun terakahir

KS

18 Belum melaksanakan tracer study di prodi KS19 Belum ada ruang lab khusus sesuai dengan kurikulum prodi KB20 Daftar Hadir dan Berita Acara Rapat Rutin Prodi (rapat bulanan) OB21 Dokumen mahasiswa baru setiap tahunnya belum terarsipkan

dengan baikOB

22 Bukti sertifikat berprestasi mahasiswa belum ada OB23 Dokumen keikutsertaan dosen tetap dalam organisasi keilmuwan

atau organisasi profesi beserta dokumen lainnya belum terarsipkandengan baik

OB

24 KRS dan KHS online belum final untuk dilaksanakan OB25 Dokumen kegiatan pembinaan softskill dan dokumen pemberian

beasiswa belum adaKS

26 Pengasipan dokumen beban kerja dosen setiap semesternya belumoptimal dilaksanakan

KS

III.3. REKAPITULASI RESPON PTK HASIL AIMA SIKLUS SEBELUMNYA

Sehubungan laporan ini merupakan laporan pertama berdasarkan hasil Audit Siklus I maka

belum ada rekapitulasi respon PTK.

BAB IV

ANALISA AKAR PERMASALAHAN (ROOT ANALYSIS)

Berdasarkan daftar temuan di 3 program studi, maka pada tabel berikut ini akan disajikan analisa akar

permasalahannya, yaitu :

NO PERMASALAHAN PENYEBAB SOLUSI1 Dokumen perubahan visi misi yang

terbaru tidak ada (tahun 2015)Belum mengetahui pentingnyaworkshop perubahan visi misiyang melibatkan dosen,mahasiswa, alumni, penggunalulusan

Membuat workshopperubahan visi misi yangmelibatkan dosen,mahasiswa, alumni,pengguna lulusan

2 Renstra prodi dalam kurun waktu 5tahun tidak ada, Rencana operasionaltahunan, RIP dalam kurun waktu 20tahun

Tidak memahami prosespenyusunan Renstra, renop danRIP serta tidak adanya formatbaku renstra, renop dan RIP

Pelaksanaan workshoppenyusunan RIP, renstra danRenop


NO PERMASALAHAN PENYEBAB SOLUSI3 Proses pelaksanaan survey

pemahaman visi misi prodi belumpernah dilakukan

Belum mengetahui pentingnyadilakukan survey pemahamanuntuk kepentingan akreditasi

Melakukan proses survey

4 Tidak ada Buku tupoksi unsur prodi Belum tahu format baku untukbuku Tupoksi, baru sebatasselembaran masing-masing staf

Meminta format bukutupoksi ke BJM agar bisadisusun

5 Belum ada dokumen pendukungkegiatan peninjauan kurikulum(laporan kegiatan peninjauankurikulum yang mencakup beritaacara, daftar hadir peserta,narasumber, stakeholder, alumni danmahasiswa)

Kegiatannya telah dilaksanakannamun bukti dokumentasiberkas peninjauan kurikulumbelum selesai dikerjakan.

Segera menyelesaikandokumen kegiatanpeninjauan kurikulum 2015dan Draft KKNI

6 Belum ada Pedoman kurikulum prodi Tidak paham bahwa bukupedoman kurikulum wajibdibukukan dan didistribusikanke dosen dan juga tidakmemiliki format baku untukbuku pedoman kurikulum

Meminta dampingan BJMdalam penyusunan bukupedoman kurikulum prodi

7 Pengarsipan dokumen belum Optimaldokumen Silabus, GBPP, SAP setiapmatakuliah

Dosen yang bukan struktural(tanpa tugas tambahan) ataudosen dari luar susahmemberikan SAP diawalperkuliahan

Menggantikan dosen-dosenyang sulit untuk diajakbekerjasama

8 Prodi belum memiliki program kerjayang tersusun berdasarkan RIP,renstra dan renop prodi

Belum memiliki RIP, Renstradan Renop

Workshop tentang RIP,Renstra, Renop dan ProgramKerja

9 Laporan evaluasi diri prodi belumdisiapkan untuk 3 tahun terakhir

Belum ada perencanapembahasan Evaluasi Diri prodi

Penyusunan jadwalpembahasan ED di prodiserta pendampinganpenyusunan ED oleh BJM

10 Belum ada Rencana Alokasi Anggarantahunan prodi

Belum pernah dilakukan rapatpenyusunan RAA STKIP BBGyang melibatkan prodi

Melaksanakan rapat kerjatentang penyusunan RAASTKIP BBG yang melibatkanprodi

11 Belum ada program kerja dan laporankerja UPMP dan SK UPMP

Baru dibentuk dan barumendapat mandat kerja

UPMP Melaksanakan rapatkerja untuk menyusunprogram kerja UPMP

12 Belum pernah dilakukan surveyterhadap mahasiswa, alumni, dosendan pengguna lulusan sebagai dataumpan balik

Belum paham akan prosespelaksanaan survey terhadapmahasiswa, alumni, dosen danpengguna lulusan

Melakukan proses surveyterhadap mahasiswa, alumni,dosen dan pengguna lulusan

13 Sistem pengarsipan dokumen diprodibelum optimal menyangkut kegiatanakademik dan non akademik

Belum memiliki kemampuansistem pengarsipan dokumen diprodi

Mendorong pelaksanaanPelatihan dan pembuatanstandar pengarsipandokumen di prodi


NO PERMASALAHAN PENYEBAB SOLUSI14 Dokumen kegiatan bimbingan

akademik tidak adaDokumen dengan mahasiswadan belum ada pengisianbimbingan

Buku bimbingan diarsipkanoleh dosen PA

15 Belum ada partisipasi Alumni dalammendukung pengembangan akademikdan non akademik prodi :1. Bukti sumbangan dana2. Bukti sumbangan fasilitas3. Bukti keterlibatan dalam

kegiatan4. Bukti pengembangan jejaring5. Bukti sumbangan fasilitas untuk

kegiatan

Belum terbiasa dalampembuatan laporan tertulistentang kegiatan yang telahdilakukan

Ketua prodi membuat suratedaran tentang kebijakanmembuat laporanpertangjawaban kegiatan

16 Belum pernah dilakukan evaluasikinerja dosen dan pegawai sesuaidengan Buku pedoman penilaianprestasi kerja pegawai dan dosen

Bagian kepegawaian belumoptimal melaksanakan programpenilaian kinerja pegawai

Melakukan evaluasi terhadapproses penilaian kinerjapegawai

17 Tidak ada Jurnal Nasional akreditasi,jurnal internasional dan prosidinglengkap nomor selama 3 tahunterakahir

Belum pernah berlanggananjurnal

Mencari informasi tentangdata-data jurnal yang dapatberlangganan maupun gratisdi download

18 KRS, KHS Online dan E-Learning belumberjalan

KRS dan KHS Online belum adaE-learning belum pahampenggunaannya

Pembuatan KRS dan KHSOnline dan Pendampinganoleh tim IT untukpelaksanaan E-learning

18 Tidak adanya bukti pelayanankesehatan seperti unit P3K olehmahasiswa, dll

Belum terbentuk unit P3K Pada semester genap2015/2016 telah dibentukunit P3K


BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

V.1. KESIMPULAN

Berdasarkan hasil pelaksanaan AIMA Siklus I Tahap 2 serta berdasarkan hasil analisa akar

permasalahan, maka dapat disimpulkan sebagai berikut :

1. Terjadi peningkatan kepatuhan/ketaatan penjaminan mutu akademik internal tingkat

seluruh Program Studi di lingkungan STKIP BBG terhadap kebijakan akademik, standar dan

sasaran mutu, manual mutu tingkat STKIP BBG. Diperlukan pendampingan intensif dari

BJM terhadap prodi agar dapat terus konsisten dan meningkatkan kepatuhan terhadap

dokumen mutu STKIP BBG.

2. Terjadi peningkatan kelengkapan dan kesesuaian dokumen terhadap capaian standar BAN-

PT di Prodi namun belum keseluruhan unsur prodi memahami dari isi dokumen tersebut.

Diperlukan dukungan dari pimpinan STKIP BBG kepada prodi untuk membuat workshop

dan sosialisasi tentang dokumen mutu di masing-masing prodi serta diperlukannya

pendampingan intensif oleh BJM agar membantu prodi dalam memahami kesesuaian

dokumen terhadap capaian Standar BAN-PT.

3. Buku Rencana Induk Pengembangan (RIP), Rencana Strategi (Renstra) dan Rencana

Operasional (Renop) Program Studi PGSD dan PG-PAUD belum ada disebabkan belum

paham tentang penyusunan dokumen tersebut. Diperlukannya dukungan dan

pendampingan yang intensif dari BJM melalui pelaksanaan workshop/training tentang

penyusunan RIP, Renstra dan Renop Prodi yang mengacu kepada RIP, Renstra dan Renop

STKIP BBG. Hal ini dibutuhkan berkaitan dengan standar 1 dan 2 Borang Prodi Akreditasi

BAN-PT.

4. Pedoman kurikulum prodi Pendidikan Jasmani, Kesehatan dan Rekreasi, Prodi PGSD dan

Prodi PG-PAUD belum disahkan sesuai dengan hasil peninjauan dan dengan melibatkan

pakar/ahli sesuai dengan bidang keahlian masing-masing prodi. Diperlukannya dukungan

dari pimpinan STKIP BBG untuk melaksanakan workshop/training tentang proses

peninjauan kurikulum dengan melibatkan pakar/ahli sesuai dengan bidang keahliannya

serta pendampingan dari BJM pada proses peninjauan kurikulum. Hal ini dibutuhkan

berkaitan dengan standar 5.2.b Borang Prodi Akreditasi BAN-PT tentang penyesuaian

kurikulum.


5. Pada program kerja dan laporan kerja tahunan prodi belum sesuai dengan renstra dan

renop prodi, program kerja tahunan dan laporan kerja UPMP belum sesuai dengan

program kerja tahunan BJM sehingga standar format program kerja dan format laporan

kerja belum diperoleh oleh prodi. Diperlukannya dukungan dari pimpinan STKIP BBG dan

BJM untuk membuat standar format program kerja dan laporan kerja yang berlandaskan

renstra prodi. Hal ini dibutuhkan berkaitan dengan Standar 2.3 Borang Prodi Akreditasi

BAN-PT tentang “Planning” dan “Controlling”.

6. Pada seluruh prodi belum memiliki Rencana Alokasi Anggaran (RAA) Tahunan berdasarkan

program kerja, RAA di tingkat STKIP BBG sendiri belum melibatkan atau memasukkan

datanya berdasarkan kebutuhan RAA tahunan dari seluruh prodi. Diperlukannya dukungan

dari STKIP BBG untuk membuat rapat kerja tentang Rencana Alokasi Anggaran (RAA)

STKIP BBG yang melibatkan prodi dan berdasarkan program kerja tahunan dari seluruh

prodi. Hal ini dibutuhkan berkaitan dengan Standar 6.1 Borang Prodi dan Borang Institusi

Akreditasi BAN-PT dan Standar.

7. Pada sistem penilaian kinerja tenaga kependidikan belum dilaksanakan sesuai dengan buku

pedoman penilaian kinerja dosen dan pegawai sehingga mengakibatkan kesenjangan

diantara tenaga kependidikan menyangkut dengan beban kerja dan hasil kerja terhadap

penghargaan yang diperoleh, penilaian yang efektif baru pada tingkatan kedisiplinan dalam

kehadiran. Diperlukannya dukungan dari pimpinan STKIP BBG kepada bagian

kepegawaian agar dapat mengevaluasi proses pelaksanaan penilaian kinerja pegawai

sesuai dengan buku penoman penilaian kinerja serta perlunya pendampinan oleh BJM

pada proses pelaksanaan penilaian kinerja tersebut.

8. Belum tersedianya ruang lab khusus sesuai dengan kurikulum prodi PG-PAUD sementara

alat Lab dan penanggung jawab lab telah tersedia sehingga implementasi praktikum belum

optimal. Diperlukannya dukungan dari STKIP BBG untuk menyediakan ruang lab, hal ini

berkaitan dengan Standar 6.4.3 Borang Prodi Akreditasi BAN-PT.

9. Implementasi pelaksanan praktikum baik di memiliki alat sendiri ataupun kerjasama di

Prodi Penjaskesrek belum optimal dilaksanakan sesuai dengan pedoman kurikulum.

Diperlukannya evaluasi terhadap kebutuhan Penanggung Jawab pelaksanaan praktikum

di prodi Penjaskesrek. Hal ini dibutuhkan berkaitan dengan Standar 6.4.3 Borang Prodi

Akreditasi BAN-PT.


10. Pelayanan kesehatan bagi mahasiswa dilingkungan kampus belum optimal dan maksimal

terhadap pelayanan dan penanganan pertolongan pertama pada kecelakaan (P3K).

Diperlukannya dukungan dari pimpinan STKIP BBG untuk membentuk tim P3K dari unsur

mahasiswa serta kelengkapan sarana dan prasarana tim P3K.

11. Belum optimalnya partisipasi Alumni dalam mendukung pengembangan akademik dan non

akademik prodi. Diperlukannya dukungan dari Pimpinan STKIP BBG untuk mendorong

prodi dalam mengoptimalkan peran dari ikatan alumni prodi untuk mendukung

pengembangan akademik dan non akademik prodi. Hal ini dibutuhkan berkaitan dengan

Standar 3.4 Borang Prodi Akreditasi BAN-PT.

12. Sistem pengarsipan dokumen-dokumen kebutuhan akreditasi belum optimal di seluruh

program studi dan masih tersebarnya data-data dan dokumen-dokumen di unit-unit

lainnya. Diperlukannya dukungan dari pimpinan STKIP BBG dalam memberikan pelatihan

dari internal kepada staf prodi mengenai sistem pengarsipan dokumen serta

diperlukannya pendampingan dari BJM untuk memfasilitasi sistem pengarsipan sesuai

dengan standar BAN-PT.

13. Program studi belum optimal dalam melaksanakan sistem monitoring, evaluasi dan survey

kepada mahasiswa, dosen, alumni dan pengguna lulusan secara berkala (terjadwal) dan

berkelanjutan. Diperlukannya dukungan dari pimpinan STKIP BBG untuk melaksanakan

workshop bersama prodi tentang sistem monitoring, evaluasi dan survey kepada

mahasiswa, dosen, alumni dan pengguna lulusan. Prodi juga membutuhkan

pendampingan dari BJM pada proses evaluasi dan survey yang dilakukan oleh prodi.

V.2. SARAN

1. Laporan AIMA Silkus I Tahap 2 ini merupakan acuan untuk perbaikan mutu kedepan STKIP

BBG bukan sebagai penilai mana prodi yang buruk dan mana prodi yang bagus. Bagi prodi

yang telah memiliki nilai lebih baik ada baiknya dapat dijadikan sebagai referensi bagi prodi

lainnya dalam memperbaiki mutu kedepan.

2. Kepada seluruh pimpinan STKIP BBG agar selalu dan terus memberikan dukungannya

kepada seluruh prodi dan unit terkait lainnya untuk tetap melaksanakan proses penjaminan

mutu internal.


3. Kepada tim BJM, AIMA dan UPMP agar tetap manjadi fasilitator dan pendamping bagi prodi

dan unit terkait lainnya agar terjalinnya komunikasi yang baik (bukan sebagai tim pencari

kesalahan prodi dan orang lain).

4. Kepada seluruh prodi dan unit terkait lainnya agar tetap menerima dan menganggap

laporan AIMA ini sebagai acuan perbaikan mutu ke depannya bukan sebaliknya sebagai aib

prodi yang akan menimbulkan sifat pesimis apalagi sampai terjadinya konflik diantara

sesama kita.

5. Kepada seluruh personal yang terlibat sebagai team supporting bagi program studi agar

tetap menyikapi permintaan prodi mengenai data dan dokumen dengan bijaksana tanpa

adanya komunikasi yang kurang baik.


REFERENSI

Dr. Ir. M. Aman Yaman, M. Agric.SC, 2015, Pemahaman Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) Dalam

Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi, Universitas Syiah Kuala, Banda Aceh

Dr. Ir. M. Aman Yaman, M. Agric.SC, 2015, Manajemen Implementasi Audit Internal Mutu Akademik

(AIMA) Perguruan Tinggi, Universitas Syiah Kuala, Banda Aceh

Dr. Hesti Meilina, ST, M.Si, 2015, Persiapan Audit Lapangan (Visitasi Prodi), Asesor BAN-PT, Banda Aceh

Dr. Rini Safitri, M.Si, 2015, Teknik Pembuatan Program Kerja dan Kertas Kerja Audit, Universitas Syiah

Kuala, Banda Aceh

Dr. drh. Rinidar, M.Kes, 2015, Teknik Pembuatan Laporan (AIMA) Perguruan Tinggi, Universitas Syiah

Kuala, Banda Aceh

L.1 | AIMA I Tahap 2 - STKIP Bina Bangsa Getsempena, 2015

LAMPIRAN L.1

FOTO-FOTO KEGIATAN AIMA SIKLUS I TAHAP 2STKIP BINA BANGSA GETSEMPENA

TAHUN 2015/2016

Tim AIMA Siklus I Tahap 2 sedangmelakukan kunjungan visitasi lapangan ke

Prodi Penjaskesrek

Rapat pembahasan Daftar Temuan danRekomendasi AIMA Prodi Penjaskesrek

antara Tim Auditor dengan Prodi

Tim Auditor sedang melakukanpemeriksaan kelengkapan dokumen Prodi

Penjaskesrek


Prodi PGSD

L.2 | AIMA I Tahap 2 - STKIP Bina Bangsa Getsempena, 2015

Tim Auditor dan unsur Prodi PGSD sedangmelakukan pembahasan Daftar Temuan

dan Rekomendasi


Prodi PG-PAUD

Pimpinan prodi PG-PAUD sedangmenunjukkan dokumen dalam proses

visitasi AIMA siklus I Tahap 2

Tim Auditor dan unsur Prodi PG-PAUDsedang melakukan pembahasan Daftar

Temuan dan Rekomendasi

LAPORAN HASIL AUDIT dan REKOMENDASI · 2017-07-10 · BAB I PENDAHULUAN I.1. DASAR HUKUM ......

Documents

Transcript of LAPORAN HASIL AUDIT dan REKOMENDASI · 2017-07-10 · BAB I PENDAHULUAN I.1. DASAR HUKUM ......