Jenis Laporan Berdasarkan Sifat Penyajian

Mutiara Auliya Khadija, S.Kom, M.Eng

mutiaraauliya@staff.uns.ac.id

Masih ingat apa yang dimaksud laporan?Apa bedanya surat, memo, laporan dan proposal?Apa saja fungsi laporan?Masih ingat ada berapa macam jenis laporan?

Apa itu Laporan?

Laporan adalah bentuk komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis/ lisan mengenai suatu hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya. Laporan secara resmi dapat dijadikan sebagai sumber informasi, alat pertanggungjawaban dan alat pengambilan keputusan dalam kehidupan organisasi (Sukoco, 2006)

Apa kaitan antara laporan dengan pegawai administrasi?

Penyusunan laporan untuk pimpinan adalah bagian dari tugas pegawai administrasi baik yang sifatnya rutin ataupun intruksional (perintah atasan). Hal ini dikarenakan pada hakekatnya tugas admin adalah membantu kerja pimpinan sehingga seorang admin harus pandai membuat laporan.

Fungsi Laporan

1. Sebagai sarana komunikasi vertikal dari bawahan ke atasan/ sebaliknya2. Sebagai alat pertanggungjawaban3. Memberikan informasi penting4. Sebagai bahan pengambilan keputusan

Jenis Laporan

Berdasarkan waktu

penyampaian

Berdasarkan cara

penyampaian

Berdasarkan bentuk

Berdasarkan Sifat Penyajian

Berdasarkan Maksudnya

- Laporan rutin- Laporan

Insidental

- Laporan lisan- Laporan

tertulis- Laporan visual

- Laporan berbentuk surat

- Laporan berbentuk formulir

- Laporan berbentuk naskah

- Laporan Informal

- Laporan Formal

- Laporan Informatif

- Laporan Rekomendasi

- Laporan Pertanggungjawaban

- Laporan Analitis- Laporan

Perkembangan- Laporan Studi

Kelayakan

Laporan InformalLaporan ini biasanya diwujudkan dalam bentuk:

- Memo- Email- Surat yang dibuat dengan tidak

mengikuti aturan pembuatan laporan pada umumnya

Pembuat laporan dapat membuat bentuk yang sesuai dengan keinginannya sendiri dan sering tanpa disertai dokumen-dokumen pendukung laporan

Contoh penggunaan:- Biasanya digunakan untuk

memberi arahan/ instruksi, permintaan, atau pemberitahuan dari atasan ke bawahan, sehingga tidak memerlukan salam pembuka atau penutup seperti surat

Memo

Memo adalah sebuah surat atau catatan yang dibuat secara singkat, padat, dan jelas dengan maksud dan tujuan tertentu kepada penerima tanpa adanya basa-basi.

Biasanya isi memo langsung menyatakan maksud dari si pengirim tanpa adanya bagian bagian isi surat lain seperti, salam pembuka, dan salam penutup.

Memo Resmi Memo Tidak Resmi

Kepala MemoKepala memo terdiri dari: Kop Memo (Memo Resmi), Nama Pengirim dan Nama Penerima.

Badan MemoTerdiri dari isi memo

Kaki MemoKaki Memo terdiri dari : Tanda tangan dan Nama Jelas si Pembuat Memo.

Kelebihan

- Ukuran terlalu kecil, sulit diarsipkan dan sulit dicari.

- Kadang terlalu singkat sehingga kurang jelas

- Mudah hilang dan bersifat umum

+ Lebih praktis dan komunikatif

+ Bisa dipergunakan siapa saja+ Menghemat waktu+ Dapat digunakan sebagai

pengingat bagi seseorang mengenai intruksi yang telah diterimanya

Kekurangan

Email

Email adalah singkatan dari electronic mail yang merupakan surat atau pesan dengan format digital.

Email

Kelebihan

- Kesalahan penulisan alamat tujuan, maka email tidak sampai tujuan.

- Email dikirim sering gagal apabila lalu lintas internet padat, koneksi lambat, kotak surat tujuan penuh

- Adanya kemungkinan pemalsuan identitas.

- Rawan Penyadapan, jika password yang diketahui oleh orang lain.

+ Pengoperasian mudah dengan bentuk dan ukuran yang bervariasi.

+ Pengiriman sangat cepat.+ Biaya murah.+ Dapat mengirim ke beberapa

alamat lain sekaligus.+ Surat yang masuk mudah

dibaca, disimpan , dan dicetak.+ Privasi terjamin yang

dilindungi oleh password

Kekurangan

Cara Menulis Email Formal

1. Menuliskan penerima email a. To : untuk penerima pertamab. Cc : untuk penerima kedua c. Bcc: untuk penerima ketiga

2. Menuliskan subject email dengan singkat, padat dan jelas. Sesuai dengan isi email.3. Menuliskan Salam Pembuka

Kepada Yth.Bapak/Ibu Pimpinan HRDPT. xxxxDi tempat

4. Menulis tujuan penulisan email beserta isi email5. Menuliskan Salam Penutup dan sertakan signature6. Lampirkan dokumen apabila diperlukan7. Gaya tulisan harus sopan dan hindari huruf kapital yang berlebih

Email

Signature

Darimana staff admin biasanya mengirimkan pesan email?

Jawab:1. Gmail2. Yahoo3. Mail Client (Microsoft Outlook/ Thunderbird)4. Aplikasi Mail Client milik perusahaan sendiri

Gmail

Outlook

Sandra sebagai staff admin, sudah memiliki alamat email perusahaan sendiri yaitu sandra@perusahaanX.com. Sehingga, Sandra disuruh Manajernya untuk melakukan sinkronisasi akun tersebut ke Microsoft Outlook yang ada di komputer kantor. Bagaimana caranya?

1. Silakan buka aplikasi Microsoft Outlook lalu tulis alamat email yang ingin disinkronkan. Kemudian klik Continue

2. Maka akan muncul tampilan berikut ini. Silakan klik Sign in to Google, lalu pilih alamat Gmail yang ingin disinkronkan.

3. Pilih alamat email yang ingin disinkronkan. Kemudian klik Izinkan

4. Tunggu sebentar, maka akun tersebut telah tersinkron ke Microsoft Outlook. Kemudian klik Done.

Misalnya, perusahaanX memiliki website perusahaanX.com. Sehingga Sandra sebagai staff admin, memiliki alamat email sandra@perusahaanX.com. Bagaimana Sandra bisa mengirimkan email menggunakan alamat email staff?

Sandra sebagai staff admin, memiliki tanggung jawab untuk membuat surat pemberitahuan ke pegawai bahwa akan ada lembur pada tanggal 23-24 November 2021 untuk menyelesaikan proyek X. Agar pegawai lain tahu siapa Sandra, maka Sandra harus memasukkan signature ke dalam email. Bagaimana caranya?

1. Silakan buka Gmail lalu klik gambar “gear” untuk membuka settings/pengaturan

2. Silakan klik See all settings

3. Silakan klik “General” lalu cari bagian Signature. Kemudian klik Create new dan tulis judul signature. Jika sudah, jangan lupa klik Create

4. Silakan tambahkan signature yang diinginkan. Jangan lupa ubah pada Signature defaults. Dan klik Save Changes

5. Signature berhasil ditambahkan

Homework (Silakan tuliskan step by step nya. Lebih bagus lagi jika kalian mencobanya dan memasukkan screenshot)Sandra sebagai staff admin, memiliki tanggung jawab untuk membuat surat undangan rapat berdasarkan data excel pegawai. Setelah surat selesai, Sandra harus mengirimkan surat tersebut melalui email. Apa yang harus dilakukan Sandra?

Laporan FormalLaporan ini sifatnya analitis yang dibuat dengan mengikuti aturan resmi dalam pembuatan laporan dan didukung oleh dokumen-dokumen resmi.

Kekeliruan dalam menginterpretasikan data akan berdampak pada kesalahan dalam pembuatan kesimpulan/ rekomendasi.

Contoh penggunaan:- Biasanya digunakan untuk

pembuatan surat undangan resmi, Surat pemberitahuan, Surat perintah, surat permohonan, surat pengantar, surat keputusan

- Laporan pertanggung jawaban- Laporan tahunan