A. LANGKAH MANAJEMEN

a. PLANNING

Gitosudarmo (1998) menyatakan bahwa planning (perencanaan) pada prinsipnya

merupakan pemilihan sasaran organisasi atau penentuan tujuan orgnisasi yang kemudian

dijabarkan ke dalam bentuk kerja sama dan pembagian tugas. Perencanaan adalah

memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan

untuk menentukan tujuan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu.

Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan

kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi

tujuan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa

perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan. Kegiatan perencanaan meliputi

pemilihan dan penentuan tujuan organisasi, dan penyusunan strategi, kebijaksanaan, program,

dan lain-lain.

Selanjutnya Hapzi Ali (2008) memaparkan tentang sisi positif dan negatif dari sebuah

kegiatan perencanaan, beberapa jenis perencanaan, proses perencanaan, serta hambatan

dalam melakukan kegiatan perencanaan.

1. Sisi positif :

a) membantu melihat masa depan

b) koordinasi semakin baik

c) mengurangi ketidakpastian

d) lebih mendekatkan organisasi ke tujuannya

2. Sisi negatif:

a) waktu dan tenaga ekstra

b) penekanan yang berlebihan pada perencanaan mengakibatkan

ketidakseimbangan dengan fungsi lainnya

Macam-macam perencanaan :

Meskipun ada berbagai jenis perencanaan berdasarkan aspek-aspek tersebut namun

prakteknya sulit untuk dipisah-pisahkan seperti pembagian tersebut.

1. Dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana :

a) Rencana jangka panjang (long term planning), yang berlaku antara 10-25 tahun.

b) Rencana jangka menengah (medium range planning), yang berlaku antara 5-7 tahun.

c) Rencana jangka pendek (short range planning), umumnya hanya berlaku untuk 1

tahun.

2. Dilihat dari tingkatannya :

a) Rencana induk (masterplan), lebih menitikberatkan uraian kebijakan organisasi.

Rencana ini mempunyai tujuan jangka panjang dan mempunyai ruang lingkup yang

luas.

b) Rencana operasional (operational planning), lebih menitikberatkan pada pedoman

atau petunjuk dalam melaksanakan suatu program.

c) Rencana harian (day to day planning) ialah rencana harian yang bersifat rutin.

3. Ditinjau dari ruang lingkupnya :

a) Perencanaan Strategis

ditujukan untuk mencapai tujuan strategis dari misi organisasi. Perencanaan manajerial

terdiri dari dua bagian utama yaitu perumusan strategi dan penerapan strategi. Pada

bagian perumusan strategi akan ditetapkan tujuan dan kebijaksanaan organisasi.

Dibagian penerapan srategi akan ditentukaan upaya untuk mencapai tujuan. Perumusan

strategi biasanya dikerjakan oleh pimpinan puncak suatu organisasi sedang

implementasinya dikerjakan sepenuhnya oloh para manajer operasional dan dikoordinasi

oleh manajer menegah

b) Perencanaan Taktis

Rencana taktis diturunkan dari misi dan rencana strategis. Rencana taktis ditujukan untuk

mencapai tujuan taktis yang merupakan bagian tertentu dari rencana strategis. Fokus

pada hubungan manusia dan aksi, dan biasanya ditetapkan oleh menajemen menengah.

c) Rencana Operasional

Tujuan operasinal diturunkan dari tujuan dan rencana taktis. Rencana operasional lebih

sempit dengan jangka waktu yang lebih pendek dan banyak melibatkan manajemen

tingkat bawah.

d) Perencanaan Situasional (kontijensi)

Merupakan perencanaan yang mencakup perencanaan alternatif jika kejadian situasional

muncul.

e) Perencanaan dan Tingkatan Manajemen

Manajemen puncak akan lebih banyak terlibat dalam perencanaan strategis, manajemen

menengah dalam perencanaan taktis, dan manajemen tingkat bawah dalam perencanaan

operasional

Ada beberapa manfaat perencanaan, yaitu dapat mengetahui:

1. Tujuan yang ingin dicapai organisasi dan cara mencapainya.

2. Jenis dan struktur organisasi yang dibutuhkan.

3. Jenis dan jumlah staf yang diinginkan dan uraian tugasnya.

4. Sejauh mana efektifitas kepemimpinan dan pengarahan yang diperlukan.

5. Bentu dan standar pengawasan yang akan dilakukan.

Fungsi perencanaan sebagai suatu proses, mempunyai langkah-langkah yang perlu

dilakukan yaitu :

1. Identifikasi masalah.

Untuk dapat menjelaskan masalah program kesehatan diperlukan upaya analisis

situasi.

2. Analisis situasi

Sasaran analisis situasi adalah berbagai aspek penting pelaksanaan program kesehatan di

berbagai wilayah Puskesmas. Dari analisis situasi akan dihasilkan berbagai macam data yang

terdiri dari berbagai aspek.

Aspek epidemiologis yakni kelompok penduduk sasaran (who) yang menderita kejadian

tersebut, dimana, kapan masalah tersebut terjadi.

Aspek demografis berdasarkan kelompok umur.

Aspek geografis semua informasi karakteristik wilayah yang dapat mempengaruhi

masalah tersebut.

Aspek sosial ekonomi adlah pendapatan, tingkat pendidikan, norma sosial, dan sistem

kepercayaan masyarakat.

Aspek organisasi pelayanan meliputi motivasi kerja staf dan kader, keterampilan,

persediaan vaksin, alat KB, dsb.

3. Prioritas masalah

Prioritas masalah secara praktis dapat ditetapkan berdasarkan pengalaman staf, dana, dan

mudah tidaknya maslah dipecahkan. Prioritas masalah dijadikan dasar untuk menentukan

tujuan.

4. Menetapkan tujuan

Contoh tujuan program kesehatan:

• Menurunkan angka karies

• Mengintensifkan program kesehatan khusunya di bidang kesehatan gigi dan mulut di

wilayah binaan.

5. Alternatif pemecahan masalah

a. Hal yang dapat dilakukan dalam hal ini adalah mengkaji hambatan dan kelemahan

program kesehatan yang pernah dialami atau diperkirakan baik yang bersumber dari

masyarakat, lingkungan, Puskesmas maupun dari sektor lainnya.

b. Menyusun rencana kerja operasional

c. Penyusunan rencana kerja operasional untuk menentukan langka-langkah yang akan

dilakukan dalam rangka pelaksanaan kegiatan yang telah ditetapkan.

d. Penyusunan rencana kerja dengan melihat semua dimensi kebutuhan dan kemampuan

organisasi serta tujuan yang ingin dicapai.

6. Rencana kerja (plan of action)

Dengan RKO akan memudahkan pimpinan mengetahui sumber daya yang dibutuhkan

dan sebagai alt pemantau. Contoh format RKO:

1. jenis kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan

2. Lokasi kegiatan

3. Metode pelaksanaan

4. Sasaran penduduk

5. Penanggung Jawab

6. Dana dan sarana

7. Waktu Pelaksanaanya.

b. ORGANIZING

Donnely (1975) menyatakan bahwa pengorganisasian adalah suatu pekerjaan yang

dilakukan oleh seorang pimpinan untuk menggabungkan dan mengatur sumber daya yang

dimiliki. pengorganisasian ialah suatu proses yang menghasilkan organisasi (struktur

organisasi). Struktur organisasi ialah visualisasi kegiatan dan pelaksana kegiatan (personel)

didalam suatu institusi.

Langkah-langkah yang diperlukan meliputi:

1) penetapan struktur organisasi dengan pembagian tugas

2) pengaturan hak dan wewenang masing-masing sehingga dapat bekerjasama secara efisien

dalam mencapai tujuan yang ditetapkan.

Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar

menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam

melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-

tugas yang telah dibagi-bagi tersebut, pada dasarnya sebagai alat yang akan dapat merealisasi

sasaran atau tujuan tujuan organisasi yang telah dibuat oleh manajer. Pengorganisasian dapat

dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus

mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung

jawab atas tugas tersebut, pada tingkatan mana keputusan harus diambil, penentuan sumber

daya dan kegiatan yang dibutuhkan, menyusun organisasi atau kelompok kerja, penugasan

wewenang dan tanggungjawab serta koordinasi.

dilihat dari segi pembagian kegiatan dan pelaksanaan tugas, fungsi dan wewenang maka

organisasi secara umum dibedakan atas 3 jenis, yakni :

1. Organisasi Lini (Line Organization).

Dalam jenis organisasi ini, pembagian tugas dan wewenang terdapat perbedaan yang

tegas antara pimpinan dan pelaksanaan. Peran pimpinan dalam hal ini sangat dominan

dimana semua kekuasaan di tangan pimpinan. Oleh sebab itu dalam pelaksanaan kegiatan

yang utama adalah wewenang dan perintah. Memang bentuk organisasi semacam ini,

khususnya didalam institusi-institusi yang kecil sangat efektif karena keputusan-keputusan

cepat diambil dan pelaksanaan keputusan juga cepat. Kelemahannya jenis organisasi

semacam ini kurang manusiawi, lebih-lebih para pelaksana tugas bawahan hanya dipandang

sebagai robot yang senantiasa siap melaksanakan perintah.

2. Organisasi Staf (Staff Organization)

Dalam organisasi ini, tidak begitu tegas garis pemisah antara pimpinan dan staf

pelaksana. Peran staf bukan sekedar pelaksana perintah pimpinan namun staf berperan

sebagai pembantu pimpinan. Bentuk organisasi semacam ini muncul karena makin

kompleksnya masalah-masalah organisasi sehingga pimpinan sudah tidak dapat lagi

menyelesaikan semuanya dan memerlukan bantuan orang lain (biasanya para ahli) yang dapat

memberikan masukan pemikiran-pemikiran terhadap masalah-masalah yang dihadapi.

Meskipun organisasi ini lebih baik dari yang pertama karena keputusan-keputusan dapat lebih

baik namun kadang-kadang keputusan-keputusan tersebut akan memakan waktu yang lama

karena melalui perdebatan-perdebatan yang kadang-kadang melelahkan.

3. Organisasi Lini dan Staf

Organisasi ini merupakan gabungan kedua jenis organisasi yang terdahulu disebutkan (line

dan staf). Dalam organisasi ini staf bukan sekedar pelaksana tugas tetapi juga diberikan

wewenang untuk memberikan masukan demi tercapainya tujuan secara baik. Demikian juga

pimpinan tidak sekedar memberikan perintah atau nasehat tetapi juga bertanggung jawab atas

perintah atau nasehat tersebut. Keuntungan organisasi ini antara lain ialah keputusan yang

diambil oleh pimpinan lebih baik karena telah dipikirkan oleh sejumlah orang dan tanggung

jawab pimpinan berkurang karena mendapat dukungan dan bantuan dari staf. Contoh

sederhananya lihat bagan organisasi lini dan staf dibawah ini. Dalam kehidupan sehari-hari

apabila unit kerja (departemen, perusahaan dan sebagainya) akan melaksanakan suatu

rencana tidak selalu langsung diikuti oleh penyusunan organisasi baru. Struktur organisasi itu

biasanya sudah ada terlebih dahulu dan ini relatif cenderung permanen, lebih-lebih struktur

organisasi departemen. Disamping itu unit-unit kerja tersebut dijabarkan kedalam unit-unit

yang lebih kecil dan masing- masing unit-unit kerja yang lebih kecil ini mempunyai tugas dan

wewenang yang berbeda-beda (dirjen, direktorat, bidang, seksi, devisi, dan sebagainya).

Masing-masing unit kerja tersebut sudah barang tentu akan menyusun perencanaan dan

kegiatan-kegiatan. Untuk pelaksanaan rencana rutin cukup oleh staf yang ada sehingga tidak

perlu menyusun organisasi baru. Apabila rencana atau kegiatan tersebut tidak dapat ditangani

oleh struktur organisasi yang telah ada biasanya dibentuk, misalnya panitia tim kerja

(kelompok kerja), komisi dan sebagainya

Kegiatan dalam fungsi pengorganisasian meliputi:

1) Mengalokasikan sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan

prosedur yang diperlukan.

2) Menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan

tanggungjawab.

3) Kegiatan perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya

manusia/tenaga kerja.

4) Kegiatan penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat.

Dalam fungsi pengorganisasian, manager memutuskan bagaimana caranya memadukan

sumber daya manusia dan sumber daya-sumber daya lainnya yang dimiliki oleh

organisasai tersebut sehingga rencana-rencana organisasi dapat digulirkan ( Handoko,T.

Hani. 1995 )

Manfaat pengorganisasian, seorang manajer akan dapat mengetahui:

1. Pembagian tugas untuk perorangan dan kelompok, tugas pokok staf prosedur kerja

merupakan dokumen dari fungsi pengorganisasian, digunakan sebagai panduan kinerja

staf.

2. Hubungan organisatoris antar manusia yang menjadi staf atau anggota sebuah organisasi.

Hubungan ini akan terlihat pada struktur organisasi.

3. Pendelegasian wewenang. Manajer atau pimpinan organisasi akan melimpahkan

wewenang kepada staf sesuai dengan tugas-tugas pokok yang diberikan kepada mereka.

4. Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik yang dimiliki organisasi. Tugas staf dan pemanfaatan

fasilitas fisik harus diatur dan diarahkan semaksimal mingkin untuk membantu staf, baik

secara individu maupun kelompok untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan

( Notoatmodjo, 2003 ).

c. PENGGERAKAN-PELAKSANAAN

Fungsi manajemen ini merupakan fungsi penggerak semua kegiatan program

(ditetapkan pada fungsi pengorganisasian) untuk mencapai tujuan program (dirumuskan

dalam fungsi perencanaan). Oleh karena itu fungsi manajemen lebih menekankan bagaimana

manajer mengarahkan dan menggerakkan dan mengarahkan semua sumberdaya (manusia dan

bukan manusia) untuk mencapai tujuan yang telah disepakati. Keberhasilan pengembangan

fungsi manajemen ini amat dipengaruhi oleh keberhasilan pimpinan Puskesmas dalam

menumbuhkan motivasi kerja staf dan semangat kerja sama antara staf dengan staf lainnya di

Puskesmas (lintas program), antara staf puskesmas dengan masyarakat, dan antara staf

puskesmas dengan pimpinan instansi di tingkat kecamatan (lintas sektoral).

Program kesehatan ditujukan untuk masyarakat dan perlu dikelola oleh masyarakat

oleh kader-kader di tingkat dusun. Pembinaan kader memang sukar dikerjakan oleh pihak

puskesmas karena merka bekerja secara sukarela sementara mereka dihadapkan pada pilihan

bekerja untuk menanggung kebutuhan ekonomi keluarga dan dirinya sendiri. Tetapi tanpa

kader yang diambil dari masyarakat setempat,konsep puskesmas (dari dan untuk masyarakat)

akan kabur. Ironisnya sampai saat ini puskesmas masih tetap dianggap perpanjangan tangan

puskesmas. Tanpa staf puskesmas, puskesmas jarang sekali berjalan secara rutin. Ini adalah

salah satu bentuk tantangan pelaksanaan dan pengembangan puskesmas terutama di kota-

kota.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk melaksanakan program kesehatan adalah:

1. Kembangkan mekanisme kerjasama yang positif antara dinas-dinas sektoral di tingkat

kecamatan, antara staf puskesmas sendiri dan organisasi formal dan informasi di tingkat

desa/ dusun.

2. Gali potensi masyarakat dan kembangkan kerjasama yang ada (terutama dengan PKK)

untuk dapat menunjang kegiatan program kesehatan

3. Kembangkan motivasi kader dan staf kesehatan sebagai anggota kelompok kerja program

kesehatan, sehingga peran serta mereka yang optimal dapat ditingkatkan untuk menunjang

pelaksanaan program kesehatan. Dalam hal ini hubungan antar manusia (HAM) perlu

terus dibina dan dikembangkan untuk menjamin tumbuhnya suasana kerja yang harmonis

dan merangsang inisiatif anggota kelompok kerja puskesmas ( Notoatmodjo, 2003 ).

c. CONTROLING [PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN (WASDAL)]

Setelah fungsi pergerakan dan pelaksanaan program kesehatan, maka fungsi

selanjutnya yang dilakukan adalah fungsi pengawasan dan pengendalian. Dalam hal ini,

pimpinan Puskesmas dan koordinator program kesehatan dapat mengevaluasi keberhasilan

program dengan menggunakan Rencana Kerja Operasional sebagai tolak ukur/ standar dan

membandingkan hasil kegiatan program di masing-masing puskesmas.

Aswar Daris (2009) menegaskan pengawasan (controlling) adalah segenap kegiatan

untuk meyakinkan dan menjamin bahwa tugas/pekerjaan telah dilakukan sesuai dengan

rencana yang telah ditetapkan, kebijaksanaan yang telah digariskan dan perintah (aturan)

yang diberikan.

Pengawasan adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara menyeluruh dengan

mengadakan perbandingan yang seharusnya (das Sollen) dan yang adanya (das Sein).

Pengendalian adalah pengawasan yang mempunyai wewenang untuk melakukan tindak

turun tangan.

Pengendalian adalah pengawasan yang dilanjutkan dengan tindakan koreksi.

Aspek-aspek yang diawasi selama program kesehatan di lapangan adalah:

• Keterampilan kader melakukan penimbangan program kesehatan

• Membuat pencatatan program kesehatan

• Membuat pelaporan program kesehatan

Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen, disamping fungsi

perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan. Pengawasan adalah tanggung jawab

pimpinan, tapi karena tidak mungkin pimpinan melakukan semuanya maka pengawasan

dilimpahkan kepada unit pengawasan. Disamping itu pengawasan harus bisa mengukur objek

apa yang telah dicapai, menilai pelaksanaan serta mengadakan/menyarankan tindakan

perbaikan atau penyesuaian yang dipandang perlu, disamping itu pengawasan sendiri harus

bisa mengevaluasi diri tentang apa yang telah dicapainya (inspeksi diri). Secara langsung

pengawasan bertujuan untuk:

1) Menjamin ketepatan pelaksanaan sesuai rencana, kebijaksanaan dan perintah (aturan

yang berlaku).

2) Menertibkan kordinasi kegiatan

Kalau pelaksana pengawasan banyak , jangan ada objek pengawasan dilakukan berulang-

ulang, sebaliknya ada objek yang tak pernah tersentuh pengawasan.

3) Mencegah pemborosan dan penyimpangan

4) Menjamin terwujudnya kepuasan masyarakat atas barang dan jasa yang dihasilkan.

Tujuan akhir suatu pekerjaan yang professional adalah terciptanya kepuasan masyarakat

(konsumen), Masyarakat puas akan datang kembali dan mengajak teman-teman nya,

sehingga meningkatkan produksi/penjualan yang akhirnya akan meningkatkan

pendapatan perusahaan

5) Membina kepercayaan masyarakat pada kepemimpinan organisasi

Untuk tanggung jawab pengawasan program kesehatan yang dilaksanakan tetap di

tangan pimpinan puskesmas tetapi wewenang pengawasan di lapangan dilimpahkan pada

koordinator program.

Beberapa langkah penting dalam fungsi Wasdal program kesehatan ini adalah:

1. Menilai apakah ada kesenjangan antara target dan standard dengan cakupan dan

kemampuan staf dan kader untuk melaksanakan tugas-tugasnya (aspek pengawasan).

2. Analisis faktor-faktor penybab timbulnya kesenjangan tersebut.

3. Merencanakan dan melaksanakan langkah-langkah untuk mengatasi permasalahan yang

muncul berdasarkan faktor-faktor penyebab yang sudah diidentifikasi (aspek

pengendalian).

Pengawasan dan pengendalian program kesehatan dilaksanakan secara rutin dengan

menggunakan tolok ukur keberhasilan program atau RKO sebagai pedoman kerja dan

hasilnya akan dapat digunakan sebagai umpan balik atau informasi untuk memperbaiki

proses perencanaan program kesehatan. Pimpinan puskesmas hendaknya selalu mengadakan

pemantauan secara menyeluruh terhadap pelaksanaan program dengan menggunakan laporan

staf, analisis cakupan program, laporan masyarakat dan hasil observasi atau supervisi di

lapangan sebagai bahan penilaian

Sukamdiyo (1997) menyatakan bahwa fungsi pengendalian (controling) merupakan

proses memastikan bahwa hasil-hasil sesuai dengan rencana-rencana semula. Dalam

melaksanakan fungsi pengendalian, manajer-manajer mengambil langkah-langkah penting

dalam upaya memastikan bahwa setiap bagian organisasi mengikuti rencana yang telah

digariskan dalam tahap perencanaan. Manajer-manajer mempelajari laporan-laporan yang ada

dan kemudian membandingkannnya dengan rencana- rencana yang telah disusun

sebelumnya. Perbandingan-perbandingan ini dapat menunjukkan dimana kegiatan-kegiatan

usaha tidak berjalan dengan secara efisien dan dimana orang-orang yang membutuhkan

bantuan dalam menunaikan tugas-tugasnya. Laporan-laporan yang masuk ke manajemen

disebut umpan balik. Umpan balik (feedback) adalah informasi yang dapat dipakai

untuk mengevaluasai atau mengoreksi tahap-tahap yang diambil untuk menerapkan

sebuah rencana. Berbekal umpan balik, seorang manajer (atau karyawan) dapat mengambil

langkah seperlunya. Umpan balik yang diterima oleh manajemen dapat saja

mengidentifikasikan adanya kebutuhan untuk merevisi rencana, menyusun strategi baru, atau

menata ulang struktur organisasi. Umpan balik merupakan kunci manajemen yang efektif

dalam setiap organisasi. Umpan balik mempunyai dua fungsi yaitu:

1) Umpan balik memberikan sinyal kepada manajer perihal aktifitas-aktifitas perusahaan.

Apabila kinerja ternyata selaras dengan rencana, umpan balik ini menadakan bahwa

kegiatan-kegiatan dalam keadaan terkendali dan tidak dibutuhkan tindakan manjemen.

Namun apabila kinerja ternyata menyimpang jauh dari rencana, maka manajemen perlu

memutuskan bagaimana mengubah kegiatan-kegiatan perusahaan dalam rangka

membenahi kenerjanya pada masa yang akan datang.

2) Umpan balik memungkinkan manajemen mengevaluasi kinerja. Manajemen lapisan atas mesti mengevaluasi seberapa baik manajemen lapisan bawah menunaikan aktivitas-aktivitas yang dibebankan kepada mereka dalam tahap perencanaan terdahulu