Konteks Dan Proses Manajemen Proyek

aderismanto01.wordpress.com

KONTEKS DAN PROSES

MANAJEMEN PROYEK

Siklus Hidup Produk

Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang disebut Siklus

Hidup Produk (Product Life Cycle). Perencanaan sebuah produk yang akan dibuat

merupakan fase awal yang dilakukan sebelum produk baru dibuat. Berdasarkan hasil

perencanaan ini, fase berikutnya adalah membuat analisa berkaitan dengan pengembangan

produk baru. Kelemahan dan kekurangan dari produk yang sekarang dan studi kelayakan

pembuatan produk baru merupakan fokus dari fase analisis. Apabila hasil analisis

merekomendasikan kelayakan dikembangkannya produk baru, maka fase kegiatan berikutnya

adalah membuat desain produk baru tersebut dari berbagai aspek. Dengan hasil desain ini,

maka produk baru pada akhirnya dibuat. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam fase

implementasi. Setelah produk jadi, fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk

melihat apakah produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah tidak.

Hasil evaluasi ini akan memungkinkan dilakukannya pengembangan-pengembangan produk

yang baru lagi.

Apabila diperhatikan, siklus hidup produk ini sebenarnya tidak terlepas dari

pendekatan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle

SDLC), dengan fase-fase kegiatan :

Perencanaan (Planning)

Analisis (Analysis)

Perancangan (Design)

Implementasi (Implementation)

Dukungan (Support)

Siklus Hidup Proyek

Pengembangan sebuah proyek sebenarnya juga tidak terlepas dari siklus hidup

produk. Sebab dalam lingkup yang lebih khusus, suatu proyek pada dasarnya dapat juga

dilakukan dalam rangka pengembangan sebuah produk. Jadi dalam hal ini, suatu proyek juga

akan memiliki siklus hidup, yang selanjutnya disebut Siklus Hidup Proyek (Project Life

Cycle).

Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan dalam pelaksanaan

proyek. Fase-fase kegiatan dalam pengembangan sebuah proyek ini sangat bervariasi dan

tergantung pada karakteristik dari proyek itu sendiri atau organisasi yang mengembangkan

proyek tersebut. Namun secara umum, fase-fase ini kegiatan dalam siklus hidup proyek

terdiri atas :


Penyusunan Konsep (Concept)

Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek, persiapan tentang estimasi

biaya proyek dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek.

Pengembangan (Development)

Kegiatan dalam fase ini bertujuan uuntuk menyusun perencanaan proyek (project plan),

estimasi anggaran biaya dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek secara lebih rinci.

Pelaksanaan (Implementation)

Fase ini merupakan fase dimana aktivitas kegiatan yang sudah direncakan dalam proyek

dilaksanakan. Dalam fase ini juga dibuat estimasi biaya yang sebenarnya. Selain itu,

laporan-laporan kinerja dari pelaksanaan berbagai aktivitas dalam proyek juga disusun

dalam fase ini.

Penyerahan Proyek (Close-out)

Fase ini merupakan akhir penyelesaian dari seluruh aktivitas dalam proyek. Dalam fase

ini juga akan dipelajari berbagai aktivitas kegiatan yang sudah dilaksanakan, sebelum

hasil proyek diserahterimakan kembali kepada stakeholder atau kustomer dan selanjutnya

dibubarkan.

ConceptConcept DevelopmentDevelopment ImplementationImplementation Close-outClose-out

Manajement

plan

Preliminary

cost estimate

3 level WBS

Project

plan

Budgetary

cost estimate

6+ level WBS

Last work

package

Delivery cost

estimate

Performance

report

Completed

work

Lessons

learned

Customer

acceptance

Sample

deliverables

for each

phase

Project Feasibility Project Acquisition

Berkaitan dengan siklus hidup produk dan siklus hidup proyek dapat disimpulkan bahwa :

Siklus hidup proyek dapat diterapkan untuk semua proyek, baik pada proyek

pengembangan produk maupun bukan.

Model siklus hidup produk sangat berbeda-beda tergantung pada sifat/karakteristik

produk yang akan dikembangkan.

Manajemen Proyek pada dasarnya digunakan pada semua fase siklus hidup produk.

Memahami Kepentingan Stakeholder dan Struktur Organisasi Proyek

Sebuah proyek akan mencapai keberhasilan melalui tiap fase proyek yang kemudian

dilanjutkan pada fase berikutnya. Pertimbangan manajemen muncul dalam setiap fase untuk

mengevaluasi kemajuan proyek dan kemudian disesuaikan dengan sasaran organisasi.

Stakeholder proyek adalah orang-orang yang tergabung atau berkepentingan dalam

aktivitas proyek. Manajer proyek harus menyisihkan waktunya untuk mengidentifikasi,

memahami dan mengelola hubungan dengan stakeholder proyek. Dalam hal ini senior

eksekutif merupakan stakeholder yang sangat penting. Untuk membantu memahami

kebutuhan dan harapan stakeholder, manajer proyek dapat menggunakan 4 kerangka

pemahaman organisasi, yaitu :


Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan tanggungjawab, koordinasi dan

kontrol.

Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang harmonis antara

kebutuhan organisasi dan kebutuhan sumber daya manusia.

Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan koalisi / gabungan dari

orang-orang atau kelompok-kelompok. Konflik dan kekuasaan merupakan issue utama

dalam kerangka ini.

Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan dengan suatu event.

Kultur (budaya) merupakan hal yang sangat penting dalam kerangka ini.

Sebagian besar organisasi memfokuskan pada kerangka struktural. Terdapat 3 macam

bentuk struktur organisasi yaitu :

Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi yang berfokus pada garis tanggungjawab, koordinasi dan kontrol

secara bertingkat menurut fungsi-fungsi manajemen.

VP EngineeringVP Engineering

CEOCEO

VP ManufacturingVP Manufacturing VP ITVP IT VP HRVP HR

StaffStaff StaffStaffStaffStaffStaffStaff

Fungsional

Struktur Organisasi Proyek

Struktur organisasi yang memandang fungsi-fungsi manajemen sebagai sebuah proyek,

dimana konsep manajemen proyek berlaku pada setiap area fungsi organisasi. Dan setiap

proyek berada di bawah tanggungjawab langsung seorang pimpinan (Chief Executive

Officer).

Project A ManagerProject A Manager

CEOCEO

Project B ManagerProject B Manager

StaffStaff StaffStaff

Proyek

Project C ManagerProject C Manager

StaffStaff


Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi fungsional dan

struktur organisasi proyek. Para manajer proyek berada di bawah tanggungjawab seorang

manajer program. Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung di bawah

tanggungjawab manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian masing-masing.

Program ManagerProgram Manager

CEOCEO

VP EngineeringVP Engineering VP ITVP IT VP HRVP HR

StaffStaff StaffStaffStaffStaffStaffStaff

Matriks

Project Manager BProject Manager B

Project Manager AProject Manager A

Project Manager CProject Manager C

5 Engineering5 Engineering



3 Manufacturing3 Manufacturing

1 Manufacturing1 Manufacturing

0 manufacturing0 manufacturing

3.5 IT3.5 IT

10 IT10 IT

4 IT4 IT

0.5 HR0.5 HR

1 HR1 HR

0.1 HR0.1 HR

VP ManufacturingVP Manufacturing

StaffStaff

Kunci Keberhasilan Proyek

Menurut laporan Standish Groups tahun 2001, item berikut akan sangat membantu

keberhasilan proyek :

Dukungan eksekutif

Keterlibatan user

Pengalaman manajer proyek

Sasaran bisnis yang jelas

Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas)

Infrastruktur

Kebutuhan dasar perusahaan

Metodologi formal

Perkiraan yang baik (akurat)

Kebutuhan akan Komitmen Top Manajemen

Beberapa studi menyebutkan bahwa komitmen top manajemen merupakan salah satu

faktor kunci yang akan menentukan keberhasilan proyek. Top manajemen dapat membantu

manajer proyek dalam menjamin dipenuhinya kebutuhan sumberdaya, menggalang

kerjasama dari berbagai bagian dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang baik.

Kebutuhan akan Komitmen Organisasi

Komitmen organisasi terhadap proyek sangat penting dan menentukan keberhasilan

proyek. Sebab jika organisasi mempunyai pandangan yang negatif dengan proyek, maka

akan berakibat pelaksanaan proyek menjadi tidak terfokus dan motivasi pelaksana juga

rendah. Organisasi yang memiliki CIO (Chief Information Officer) sangat membantu

kelancaran pelaksanaan proyek.


Kebutuhan akan Standar Organisasional

Organisasi yang sudah memiliki standar dan petunjuk (guidelines) kegiatan dalam

organisasi akan sangat membantu manajer proyek dalam mencapai efektifitas pekerjaan.

Sebab berbagai aktifitas pekerjaan akan dapat dilakukan secara sistematis dan menurut

prosedur kegiatan yang berlaku. Namun dalam kenyataannya, belum banyak organisasi yang

menerapkan standar dan prosedur ini, kecuali organisasi-organisasi atau perusahaan-

perusahaan yang sudah besar dan mapan. Standar organisasi ini dapat bersifat universal

(berlaku untuk setiap organisasi)) maupun lokal (hanya berlaku di dalam organisasi).

Sertifikasi-sertifikasi manajemen, seperti SII, SNI, ISO dll, saat ini sudah banyak dikeluarkan

oleh asosiasi-asosiasi baik tingkat nasional maupun internasional.

Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek

Pada dasarnya banyak sekali cakupan pekerjaan-pekerjaan fungsional manajemen

proyek. Pekerjaan-pekerjaan tersebut tentunya akan menyesuaikan karakteristik proyek dan

sasaran dari proyek itu sendiri. Northwest Center for Engineering Technologies memberikan

gambaran tentang garis besar pekerjaan fungsional manajemen proyek, meliputi :

Mendefinisikan scope/lingkup proyek

Identifikasi stakeholder, pembuat keputusan dan prosedur eskalasi (peningkatan)

Mengembangkan detil daftar tugas (Work Breakdown Structures WBS)

Estimasi kebutuhan waktu

Mengembangkan flow chart manajemen proyek

Identifikasi kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya

Evaluasi kebutuhan/persyaratan proyek

Identifikasi dan evaluasi resiko

Identifikasi ketergantungan antar aktivitas

Identifikasi dan menelusuri kegiatan kritis

Berpartisipasi dalam menggambarkan fase proyek/mengkaji fase proyek

Menjamin ketersediaan kebutuhan sumber daya

Mengelola proses kontrol perubahan

Membuat laporan kemajuan (status) proyek

Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer Proyek

Keahlian Berkomunikasi : Kemampuan listening dan melakukan pendekatan (lobi).

Keahlian Berorganisasi : Kemampuan membuat perencanaan (planning), merumuskan

sasaran (goal setting) dan melakukan analisis (analyzing).

Keahlian Bekerja Tim : Memiliki empati/ketegasan, motivasi, semangat yang tinggi.

Keahlian Memimpin : Energik, mempunyai visi, bersikap positif dan memiliki

kemampuan pendelegasian.

Keahlian Menghadapi Masalah : Fleksibel, kreatif, sabar dan tekun.

Keahlian Teknologi : Memiliki pengalaman dan pengetahuan proyek


Ciri-ciri Manajer Proyek

Manajer Proyek Yang Efektif Manajer Proyek Yang Tidak Efektif

Memberikan contoh-contoh yang baik

dalam kepemimpinan

Berpijak pada visi

Bekerja dengan keyakinan dan

kepastian

Mampu secara teknis

Mampu berkomunikasi dengan baik

Mampu menjadi motivator yang baik

Koordinasi dengan manajemen tingkat

atas hanya bila dibutuhkan

Selalu memberikan dukungan kepada

anggota tim

Berani dan penuh dengan ide-ide baru

Memberikan contoh-contoh yang jelek

dalam kepemimpinan

Kurang mampu secara teknis

Tidak percaya diri

Tidak komunikatif

Tidak mampu menjadi motivator

Gugus Proses Manajemen Proyek

Gugus proses manajemen proyek adalah kumpulan kegiatan yang merupakan

penjabaran dari siklus hidup proyek (project life cycle), meliputi :

Proses inisialisasi (initiating)

Proses perencanaan (planning)

Proses pelaksanaan (executing)

Proses pengawasan (controlling)

Proses penyelesaian/penyerahan (closing)

Konteks Dan Proses Manajemen Proyek

Documents

Transcript of Konteks Dan Proses Manajemen Proyek