Pertemuan ke 2

Mata Kuliah Tata Kelola dan Audit Sistem Informasi

Diema Hernyka S, M.Kom

KONSEP TATA KELOLA TI

Konsep IT Governance

Outline :

Pentingnya Tata Kelola TI

Perbedaan Manage dan Govern

Definisi IT Governance

Tujuan IT Governance

Sistem Tata Kelola TI

Contoh studi kasus

Pentingnya Tata Kelola TI 1. Adanya perubahan peran TI, dari peran efisiensi ke peran

strategik yang harus ditangani level korporat.

2. Banyaknya proyek TI strategik yang penting namun gagal dalam

pelaksanaannya karena hanya ditangani oleh teknisi TI.

3. Keputusan TI dibawah dewan direksi sering bersifat ad hoc

sehingga tidak terencana dengan baik.

4. TI merupakan pendorong utama proses transformasi bisnis yang

memberikan imbas penting bagi organisasi dalam pencapaian

misi, visi dan tujuan strategik.

5. Kesuksesan pelaksanaan TI harus dapat terukur melalui metrik

tata kelola TI

Perbedaan Manage dan Govern Kriteria Mengatur (Manage) Menata kelola(Govern)

Skup Lebih sempit karena bagian

dari menatakelola

Lebih luas

Mekanisme Departemen TI Korporasi

Keputusan TI Keputusan TI spesifik Keputusan TI korporat

Fokus Proses internal Internal dan eksternal

Horison Sekarang dan jangka pendek Jangka panjang

Obyek Keputusan Keputusan yang dibuat Siapa dan bagaimana

membuat keputusan

Proses implementasi Dapat dialihkan Tidak dapat dialihkan

Personil

pertanggungjawaban

Manager TI (CIO) Dewan direksi termasuk

CIO

Definisi IT Governance (Tata Kelola TI)

IT Governance merupakan “tanggung jawab dari eksekutif

dan dewan direksi yang mencakup model kepemimpinan,

struktur organisasi dan proses serta meyakinkan layanan TI

secara keseluruhan mampu bertahan dalam persaingan serta

meningkatkan tujuan dan strategi organisasi” (ITGI, 2007)

Tata Kelola TI tidak sekedar tentang pembuatan keputusan

spesifik tetapi lebih pada penentuan siapa yang secara

sistematis membuat dan berkontribusi pada keputusan

tersebut.

Tujuan IT Government

1. Agar informasi yang dikelola dapat dipertanggung

jawabkan.

2. Informasi yang dihasilkan benar –benar memberikan nilai

tambah bagi proses bisnis yang ada pada organisasi.

3. Risiko yang akan muncul berhubungan dengan TI bisa

diminimalkan.

4. Bisa mengukur kinerja dari pengimplementasian teknologi

tersebut.

Sistem Tata Kelola TI Struktur Proses

1. Aktiva manusia 1. Proses perancangan tata kelola TI

2. Proses keputusan TI

3. Mekanisme penyelarasan strategi bisnis

dan TI

4. Mekanisme implementasi keputusan TI

5. Mekanisme pengawasan dan pengarahan

perilaku pengguna

6. Mekanisme evaluasi kinerja TI.

2. Struktur hak keputusan (archetype) atas

TI

3. Serangkaian regulasi dan standar

Aktiva manusia

Hubungan antar aktiva manusia

Komisaris CEO

CFO CIO Direktur-direktur

Departemen

Prinsipal

Managemen Senior

Komite Pegarah TI

Perencana Strategik

TI

Audit TI

Aktiva manusia

Peran Mangemen senior

1. Menentukan tujuan dan strategi organisasi

2. Pengelolaan sumber daya

3. Mengarahkan bagian dari bisnis mereka

4. Pengelolaan lingkungan

5. Pengembangan organisasi

Aktiva manusia

Peran CIO

1. Pemimpin

2. Juru bicara

3. Pengawas

4. Humas

5. Pengusaha

6. Pengalokasi sumber daya

Aktiva manusia

Peran utama Komite Pengarah

1. Mengawasi

2. Memberi nasihat

3. Mengkoordinasi peran dan fungsi panitia atau group lain

yang tergabung dalam sistem tata kelola TI

Aktiva manusia Peran Komite pengarah terdiri dari beberapa bidang utama :

1. Evaluasi laporan eksekutif

2. Merencanakan dan menyusun kebijakan TI

3. Menentukan eskalasi prosedur

4. Mengevaluasi proposal proyek

5. Menelaah dan memastikan proyek dapat berjalan

6. Menelaah isu dan memberikan solusi atas masalah-masalah pengelolaan TI

7. Menilai proyek

8. Berpartisiasi dalam proses transformasi proses bisnis

9. Terlibat dalam proses perubahan organisasional

10. Menyimpulkan dan menyajikan pelajaran penting yang diperoleh dari proses perubahan dalam organisasi

Aktiva manusia

Perencana Strategik TI (tim yang terdiri atas manajer puncak

yaitu CEO, CIO, CFO, Komite Pengarah TI dan Manajemen

Senior)

Peran Perencana strategik TI : menyusun rencana besar

strategi TI yang selaras dengan strategi bisnis

Perencana strategik adalah tim yang menjadi kebutuhan

mendasar dalam membangun struktur tata kelola TI karena

seluruh proses perancangan hingga evaluasi sistem tata kelola

TI melibatkan tim Perencana Strategik.

Tipe Archetype

1. Business monarchy

Hak keputusan TI berada pada group eksekutif bisnis,

termasuk eksekutif bisnis senior (CIO) tetapi tidak eksekutif

TI.

Tipe ini mengarah sistem tata kelola tersentralistis

Sistem ini banyak diadopsi oleh organisasi skala besar dengan

sistem organisasi yang kompleks agar sentralisasi keputusan TI

dan bisnis dapat diselaraskan.

Tipe Archetype

2. IT monarchy

Hak keputusan TI berada pada individu atau group eksekutif

TI di departemen TI

Tipe ini mengarah sistem tata kelola TI tersentralisasi di

bawah kendali departemen TI

Kondisi ini mengindikasi adanya hambatan penyelarasan

strategi bisnis dan TI karena departemen hanya memahami

konteks TI tanpa memahami proses inti bisnis secara luas

Tipe Archetype

3. Feudal

Hak keputusan TI berada pada para eksekutif di unit bisnis

Tipe ini mengarah pada sistem tata kelola terdesentralisasi

Sistem ini banyak diadaptasi organisasi yang melakukan

diversifikasi horizontal dan tipe organisasi organik yang

sangat fleksibel terhadap perubahan pasar

Kelemahan sistem ini, tidak adanya integrasi antara strategi

bisnis di level korporat dengan strategi TI.

Tipe Archetype

4. Federal

Hak keputusan berada monarki bisnis dan eksekutif TI

Tipe ini mengarahkan sistem tata kelola TI gabungan untuk

menyelaraskan berbagai rencana dan strategi bisnis dan

strategi TI.

Keunggulan tipe ini, mampu mengakomodasi seluruh ide dan

kepentingan para pemangku kepentingan.

Namun tidak efisien pada proses pembuatan keputusan

karena keefektifan keputusan tergantung pada mayoritas

suara dan kekuatan negosiasi antar pihak

Tipe Archetype

5. IT duopoly

Hak keputusan TI berada pada eksekutif TI dan para

pemimpin unit bisnis.

Tipe ini mengarahkan sistem tata kelola TI gabungan

Tipe ini mengindikasikan adanya proses koordinasi dan

negosiasi antara unit bisnis dan departemen TI

Tipe Archetype

6. Anarchy

Hak keputusan TI berada pada individu atau group pengguna.

Tipe ini tidak mengindikasikan adanya sistem tata kelola TI

formal

Tipe ini sesuai untuk UMKM yang penggunaannya sekaligus

berperan sebagai pengambil keputusan atas TI

Kendali dan Regulasi

Seperangkat aturan yang menjadi persyaratan agar diadopsi

oleh organisasi yang menerapkan sistem tata kelola TI.

Komponen ini bersifat best practise yang dibangun oleh

lembaga berwenang dan menjadi panduan bagi organisasi

dalam mengembangkan sistem tata kelola TI.

Macam-macam kendali dan regulasi : COBIT, ITIL, ISO

17700, Sarbanes-Oxley, COSO.

Studi kasus yang memperlihatkan lemahnya IT Governance, terutama pada sektor

pengembangan dan operasional E-Government (Supangkat, Suhono H dan Rahmad,

Joko S.B.)

Pengembangan E-Government di sebuah Kota

Kota A pada tahun 2001 akhir mengembangkan Master

Plan E-Government yang mencakup identifikasi

arsitektur TI, organisasi dan portofolio proyek TI

sampai dengan 2005

Master Plan yang disusun tidak pernah diratifikasi oleh

semua unit kerja yang ada, sehingga setiap tahun masih

ada proyek pengembangan sistem TI di banyak unit

kerja dengan nama yang disamarkan sedemikian rupa

Tahun 2002 – 2005 dieksekusi proyek-proyek TI yang

tidak sepenuhnya sesuai dengan Master Plan, karena

komitmen anggaran yang tidak pasti atas portofolio

yang direncanakan

Di lain pihak, KPDE melaksanakan beberapa proyek

seperti multimedia room dan dokomuntasi multimedia yang

nilai berlipat kali dibandingkan anggaran E-

Government

Akhir 2004 diadakan review yang memperlihatkan

investasi selama 3 tahun terakhir tidak memberikan

dampak signifikan terhadap peningkatan kualitas

layanan publik dan bisnis

Analisa ketidakoptimalan E-Government

Master Plan tidak mempunyai kekuatan formal, sekedar kajian

yang pernah disusun oleh KPDE, sehingga posisi strategis E-

Government tidak pernah terealisasi secara optimal & tidak

merasa wajib diikuti oleh unit-unit kerja seluruhnya

Organisasi pengambilan keputusan tidak cukup kuat

memastikan integrasi arsitektur, pengelolaan portofolio

proyek TI dan eksekusi proyek-proyek TI tahunan

Lemahnya koordinasi KPDE dan unit-unit kerja lain dalam

perencanaan tahunan proyek TI

Selesai

Terima Kasih atas perhatiannya