KONSEP DAN

IMPLEMENTASI

TRACER STUDY

Ir. Ahmad Syafiq, MSc, PhD

a-syafiq@ui.ac.id

Situasi terkini

Massifikasi pendidikan tinggi:

Jumlah PT masih terus meningkat tantangan kualitas

Kemampuan dan demand masyarakat meningkat

Menguatnya kredensialisme (pentingnya pengakuan

formal pengetahuan, keterampilan dan pengalaman)

Tuntutan terhadap relevansi pendidikan tinggi dan

meritokrasi (hubungan lurus antara pendidikan dengan

status sosek)

Paradigma knowledge society dan knowledge economy

Situasi terkini

Dinamika global:

Kompetisi antar PT meningkat

Kompetisi regional dan internasional meningkat

Eksperimentasi struktur studi baru (misalnya

Bologna Process di Eropa); bangkitnya vokasi

Tuntutan terhadap employability lulusan PT

misalnya melalui penekanan pembelajaran pada

aspek kompetensi; link and match (keselarasan)

Situasi terkini

Dinamika global:

Tuntutan terhadap akuntabilitas melalui evaluasi

dan akreditasi

Korporatisasi manajemen PT (efektifitas dan

efisiensi, quality management, pemahaman

mengenai multi-stakeholdership dan hubungan

clientele)

Menguji relevansi PT

• Evaluasi dan asesmen kritikal terhadap relevansi PT bagi

masyarakat menjadi semakin penting dengan situasi dan

tantangan terkini yang sudah harus segera dijawab.

• Massifikasi pendidikan tinggi perlu dikawal oleh informasi

saintifik dan valid mengenai outcome pembelajaran

sebagai parameter kualitas.

Tantangan terkini

Urgensi Tracer Study

• Tracer Study harus dilaksanakan oleh seluruh PT dan

sistem nasional monitoring lulusan PT perlu terus

diperkuat

• Sumber data terpenting bagi pengembangan

pendidikan tinggi terkait dengan relevansi pendidikan

• Learning output/outcome adalah lulusan, sehingga

lulusan (bukan pengguna) adalah evaluator kunci

• TS dapat mencakup pertanyaan-pertanyaan yang

cukup luas untuk pengembangan kebijakan

Tujuan Tracer Study7

informasi

pengembangan

relevansi

akreditasi

Kerangka Konsep8

InputBiodata siswa,

pengalaman,

motif

OutputPengetahuan,

keterampilan,

motivasi, nilai

InputKondisi dan

pengaturan belajar

ProcessPengajaran dan

pembelajaran

OutcomesTransisi kerja,

pekerjaan

Kontribusi dan

pengabdian

masyarakat

Tracer Study

Tracer Study DIKTI

Desain dan metodologi yang dilaksanakan oleh PT harus mengikuti aturan DIKTI sesuai Surat Edaran Dirjen Belmawa No. 313/B/SE/2016:

yaitu:

Pusat Karir dan Tracer Study dilaksanakan pada tingkat perguruantinggi untuk menjamin bahwa desain, metodologi, dan kuesioneryang digunakan terstandar sehingga memungkinkan kompilasi dankomparasi data antar fakultas/program studi/departemen dalamperguruan tinggi tersebut ditingkat Nasional.

Tracer Study harus ditargetkan pada seluruh populasi dan bukanpada kelompok sampel yang sudah dipilih sebelumnya. Populasitarget pada pelaksanaan Tracer Study tahun berjalan adalahseluruh lulusan yang menjadi anggota kohort lulusan (2) dua tahunsebelumnya (kohort lulusan bukan kohort angkatan masuk);

Tracer Study DIKTI

Tracer Study yang dilaksanakan oleh perguruan tinggi wajibmencakup seluruh pertanyaan inti Tracer Study Online DitjenBelmawa. Walaupun demikian perguruan tinggi dapatmenambahkan pertanyaan sesuai dengan kepentingan tetapi tidakdiperkenankan mengurangi atau mengubah pertanyaan inti dariDitjen Belmawa. Hal ini adalah untuk menjamin standarisasi instrumenuntuk kepentingan kompilasi dan komparasi data Nasional;

Perguruan tinggi pemenang bantuan pengembangan pusat karir danpusat karir lanjutan Ditjen Belmawa wajib mengunggah hasil Tracer

Study di situs yang telah disediakan(http://pkts.belmawa.ristekdikti.go.id) sesuai dengan batas waktupelaporan yang tercantum dalam surat kontrak hibah;

Tracer Study DIKTI

Perguruan tinggi lain yang tidak mendapatkan bantuan jugamelaksanakan Tracer Study dengan metode yang sama danmengunggah hasil Tracer Study pada situs tersebut. Hal ini untukmemperkaya dan memperkuat data Nasional dalam variabel danindikator pendidikan tinggi, khususnya terkait transisi dan situasikerja lulusan perguruan tinggi.

Perguruan tinggi agar melaksanakan Tracer Study secara regulersetiap tahun guna memenuhi kebutuhan data akreditasi, data Tracer

Study juga agar disosialisasikan dan digunakan untukpengembangan kurikulum dan perbaikan pembelajaran di perguruan tinggi.

Desain dan Metodologi

Desain penelitian: survey sensus. Melibatkan seluruh (100%) lulusan PT pada tahun kohort yang diikuti.

Populasi dan subyek penelitian: Lulusan pada kohort 2 tahun ke belakang (dari tahun dilaksanakannya tracer study, misalnya tracer study 2016 maka populasi dan subyeknya adalah lulusan tahun 2014)

Pemilihan waktu 2 tahun karena memberikan kesempatan bagi PT di Indonesia untuk melengkapi database dan lulusan dianggap masih dapat mengingat peristiwa pencarian kerja

Instrumen: kuesioner standar yaitu Kuesioner Tracer Study Online DIKTI (minimalis, terdiri dari 78 variabel).

Desain dan Metodologi

Metode pengumpulan data: disarankan onlinekarena efektif, efisien dan praktis. Meskipundemikian, dapat pula dilakukan berbagai carapengumpulan data (wawancara tatap muka, wawancara telepon, surat pos, surat elektronik).

Pelaksanaan reguler, murah dan mudah untuk diimplementasikan

Disarankan untuk mengoptimalkan perolehaninformasi dengan cara mengadaptasi secara utuhkuesioner yang lebih lengkap.

Sistem Tracer Study Online

DIKTI menyediakan fasilitas pendukung Tracer Study dan Sistem Tracer Study Online melalui laman yang beralamat di

http://pkts.belmawa.ristekdikti.go.id

• Sistem ini menyimpan daftar akun administrator tracer study dari setiap perguruan tinggi.

• User atau pengguna aplikasi tracer study ini adalah perguruan tinggi. Perguruan tinggi bertindak sebagai operator dalam melakukan pengisian data.

Implementasi Tracer Study

1. Tim Peneliti2. Database Alumni Target Populasi Cek Sistem Database3. Lokakarya Pengembangan/Perbaikan

Kuesioner Koordinasi: Sistem Database Pengumpulan Data Sosialisasi Draft Presentasi Hasil4. Riset: Alat Surat Menyurat

1. Email Blast

2. Mekanisme Reminder

3. Sosialisasi

4. Analisis

5. Diseminasi Hasil

6. Pemanfaatan Data

1. Tahap Persiapan 2. Tahap Pelaksanaan

15

1. Tahap Persiapan16

1717

PI

Co-PI

Data Coordinator

Assistant

Researcher 1

Assistant

Researcher 2Assistant

Researcher 3

Assistant

Researcher 4

FinanceIT Coordinator

Tim Peneliti1.1

Database Alumni

Sensal: seluruh populasi target lulusan

Target lulusan: 2 tahun setelah lulus

Cakupan: 1kohort

Kriteria Lulus: Siap memasuki dunia kerja

1.218

Target Populasi - Contoh TSUI 2013

Jenjang S1 Tahun Lulus

FK Profesi (+1th) 2010

FKG Profesi 2011

FMIPA Sarjana + Profesi 2011

FT Sarjana 2011

FH Sarjana 2011

FE Sarjana + Profesi 2011

FIB Sarjana 2011

FPSI Sarjana + Profesi 2011

FISIP Sarjana 2011

FKM Sarjana 2011

FASILKOM Sarjana 2011

FIK Profesi 2011

Lokakarya Pengembangan Kuesioner, Cipanas 13-14 Mei 2014Koordinasi dengan Direktorat/Bidang/Unit Lain

1.3LOKAKARYA

Pengembangan Kuesioner

Kuesioner

Baru

Format Software

Upload

Kuesioner Standar Tambahan pertanyaan

Lokakarya

Persiapan IVCT

Kasus UI: Perbaikan Kuesioner- Pemisahan pada kompetensi : loyalitas dan integritas menjadi 2

kompetensi yang berbeda- Pertanyaan baru :

- Apakah mengikuti pendidikan/kursus tambahan:- Sesuai bidang pekerjaan- Tidak sesuai bidang pekerjaan

- Apakah melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi?- Bila ya, apakah sesuai dengan latar belakang pendidikan?- Bila ya, apakah sesuai dengan bidang pekerjaan saat ini?

- Riwayat Pekerjaan:- Rata-rata waktu bekerja di perusahaan- Apakah anda bekerja/pernah bekerja di tempat terpencil?

Koordinasi dengan Fakultas/Unit Lain

Penting!

• Koordinasi dilakukan dengan direktorat/badan lain di PT

(Dit. Pendidikan, Dit. Kemahasiswaan, PPSI dan BPMA).

• Koordinasi dengan fakultas/departemen/prodi untuk:

- Pengecekan silang mengenai database alumni

- Dukungan TS dari fakultas/depatemen/prodi.

- Pengembangan dan penyempurnaan kuesioner

- Sosialisasi pelaksanaan dan diseminasi hasil

- Peningkatan response rate TS

- Penggunaan TS di fakultas /departemen/prodi

Data ini akan digunakan dalam dokumen resmi UI

yaitu Ijazah, Transkrip, Surat-menyurat, dan Tracer

Study (Studi Penelusuran Alumni)

Data ini wajib diisi sebagai kelengkapan persyaratan

untuk Ujian Akhir/Skripsi/Tesis/Disertasi/Yudisium

Perbaikan Sistem Database

Sosialisasi dilakukan pada saat:

Acara Wisuda

• Sambutan rektor

• Media promosi (video)

Website Alumni dan Fakultas.

Sosialisasi kepada Mahasiswa:

• Orientasi studi mahasiswa baru

• Seminar profesi mahasiswa

Sosialisasi TSUI

Kepada Alumni Baru dan Mahasiswa untuk Berpartisipasi

Sosialisasi di Laman Universitas2.3

27

Sosialisasi di Laman Fakultas

28

Response Rate S2TSUI 2010 - 2013

Fakultas TSUI 2012 TSUI 2013

FK 33.0% 62.2%

FKG 38.7% 86.5%

FMIPA 47.2% 71.1%

FT 55.3% 76.1%

FH 39.3% 58.7%

FE 41.8% 74.5%

FIB 47.7% 86.3%

FPSI 36.9% 69.4%

FISIP 33.7% 65.2%

FKM 41.0% 76.6%

FASILKOM 56.1% 70.2%

FIK 57.1% 70.4%

PASCA 39.9% 61.8%

UI 41.8% 72.5%

Persiapan Riset

Alat Perangkat Telpon

Pulsa

Komputer

Kuesioner Online

Surat Menyurat Surat Pengantar Rektor

Surat Pengantar Email Blast

Surat Informasi Kegiatan Pengumpulan Data keFakultas

430

2. Tahap Pelaksanaan31

Email Blast Untuk Alumni2.1

- E-mail blast dikirim ke seluruh subyek (yang memiliki alamat e-mail di database)

• Surel resmi dikirim dengan ditandatangani oleh Rektor UI dan Direktur Hubungan Alumni

• Informasi akses kuesioner online di http://tracerstudy.ui.ac.id

• Nomor PIN personal untuk akses kuesioner

- Dicek apakah subyek mengisi kuesioner:• Me giri ka surel u apa teri a kasih pada su yek ya g

mengisi kuesioner

• Mengirim ulang surel (email blast) ke mereka yang sama sekali tidak mengisi kuesioner, juga dilakukan kontak telepon

- Pengingat/reminders/recontact dilaksanakan sebanyak 5 kali

Pengumpulan Data 33

Surat

Resmi

Dari UI

Akses Laman Kuesioner

Format Kuesioner TSUI

2013

Respons Harian

1st contact 5th contact4th contact3rd contact2nd contact

Email Blast 2Email Blast 1 Email Blast 3

38

Email

Blast to

2009

Alumni

Fill in

QTAFI?

Data Analysis

7 days

Yes

Contact 1

End

Max

14 days

Max

14 days

Max

14 daysNo Contact 2 Contact 3 Contact 4

QTAFI Data

Check

Mekanisme Reminder (1)2.2

39

Negative

Response?

Phone

Contact

-Email changed?

-Email Lost?

-Wrong PIN/link?

Lack of motivation

Resend Email

Next

Phone

Contact

Fill in

QTAFI?Data Analysis

Yes No

YesNo

No

Yes

Yes

No

QTAFI Data

Check

Max

7 days

Phone Contact

Stopped

-Wrong Number?

-Number not

registered?

Phone Contact

Stopped

No

Boost

Motivation

Yes

Mekanisme Reminder (2)

40

Staf Reminder

Kegiatan reminder dalam pengumpulan data TS

Analisis Hasil

Tetapkan target response rate

Batasi periode pengumpulan data

Waktu

Jumlah reminder

Lakukan data cleaning

Lakukan analisis sesuai standar analisis yang ada

Gunakan reference yang ada

2.4

42

2.5 Diseminasi Hasil

Diseminasi Hasil TSUI Di Tingkat Universitas

Diseminasi Hasil TSUI Di Tingkat Fakultas

INTERNATIONAL CONFERENCE "EXPERIENCES WITH LINK AND MATCH IN HIGHER AND

VOCATIONAL EDUCATION.

RESULTS OF TRACER STUDIES WORLDWIDE (EXLIMA II)“, BALI, 25-26 NOVEMBER 2015

International Conference "Experiences with Link and Match in Higher Education.

Results of Tracer Studies Worldwide." (EXLIMA), Bali, 22-25 October 2012

Permintaan data:

Surat resmi ke CDC-UI

Pengisian form untuk permintaan data TS secara online

http://tracerstudy.ui.ac.id/qtafi/projects/

formtsui

E-mail konfirmasi ke CDC-UI

2.6 Pemanfaatan Data

49

Pemanfaatan Data TSUI

Study Program/Faculty Date Purpose

2013

F. of Nursing UI March Accreditation, material for program improvement

Postgraduate Program UI March Accreditation, material for program improvement

F. of Medicine UI April Accreditation, AUN data, material for program

improvement

Communication Office UI May Study Program Education Exhibition

F. of Economics UI June Accreditation, AUN data, material for program

improvement

F. of Social and Political

Science UI

July Accreditation, material for program improvement

F. of Psychology UI August Accreditation, material for program improvement

F. of Public Health UI August Accreditation, material for program improvement

50

Study Program/Faculty Date Purpose

2014

F. of Social and Political

Science UI

April Accreditation, material for program improvement

F. of Public Health UI April Accreditation, AUN data, material for program

improvement

F. of Medicine UI May Accreditation, AUN data, material for program

improvement

Communication Office UI May Study Program Education Exhibition

Pemanfaatan Data TSUI

51

PEMANFAATAN DATA TSUIStudy Program/Faculty Date Purpose

2013

F. of Nursing UI March Accreditation, material for programimprovement

Postgraduate Program UI

March Accreditation, material for programimprovement

F. of Medicine UI April Accreditation, AUN data, material forprogram improvement

Communication Office UI

May Study Program Education Exhibition

F. of Economics UI June Accreditation, AUN data, material forprogram improvement

F. of Social and Political Science UI

July Accreditation, material for program improvement

F. of Psychology UI August Accreditation, material for program improvement

F. of Public Health UI August Accreditation, material for program improvement

52

Study Program/Faculty Date Purpose

2014

F. of Social and Political Science UI

April Accreditation, material for programimprovement

F. of Public Health UI April Accreditation, AUN data, material forprogram improvement

F. of Medicine UI May Accreditation, AUN data, material forprogram improvement

Communication Office UI

May Study Program Education Exhibition

F. of Engineering June Accreditation, material for programimprovement

F. Social & Political Sciences

September

Accreditation, material for programimprovement

Dept. of Industrial EngineeringF. of Engineering

October Accreditation, material for programimprovement

Pemanfaatan Data TSUI

53

Fakultas Bulan Tujuan Penggunaan Data

2015

Fakultas Psikologi April Akreditasi, materi untuk peningkatanprogram

Fakultas Teknik April Akreditasi, AUN, materi untukpeningkatan program

Fakultas Hukum Mei Akreditasi, AUN, materi untukpeningkatan program

Program Pascasarjana

Mei Materi untuk peningkatan program

Fakultas Farmasi Juni Akreditasi, AUN, materi untukpeningkatan program

Fakultas MIPA Juni Akreditasi, AUN, materi untukpeningkatan program

Pemanfaatan Data TSUI

54

Study Program/Faculty

Date Purpose

2015

Fakultas IlmuKeperawatan

AgustusAkreditasi, materi untuk peningkatanprogram

Fakultas Ekonomi dan Budaya

AgustusAkreditasi, materi untuk peningkatanprogram

Fakultas Ilmu Komputer

SeptemberAkreditasi, materi untuk peningkatanprogram

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

SeptemberAkreditasi, Data AUN, materi untuk peningkatan program

Fakultas KesehatanMasyarakat

SeptemberAkreditasi, materi untuk peningkatanprogram

Fakultas Kedokeran SeptemberAkreditasi, materi untuk peningkatanprogram

Pemanfaatan Data TSUI

55

Study Program/Faculty

Date Purpose

2015

Fakultas KedokteranGigi

SeptemberAkreditasi, materi untuk peningkatanprogram

Fakultas Ilmu Budaya Oktober Materi untuk peningkatan program

Fakultas Ilmu KomputerNovemberAkreditasi, materi untuk peningkatanprogram

Fakultas KedokteranGigi

Desember AUN, materi laporan tahunan

Fakultas MIPA DesemberAkreditasi, AUN, materi laporan tahunan, materi untuk peningkatan program

Program Pascasarjana DesemberAkreditasi, AUN, materi laporan tahunan, materi untuk peningkatan program

Pemanfaatan Data TSUI

56

Study Program/Faculty Date Purpose

2016

Fakultas Kedokteran Gigi Februari Akreditasi, materi untuk peningkatan program

Fakultas Psikologi Februari Materi untuk peningkatan program

Fakultas Ekonomi dan Bisnis Maret Akreditasi, materi untuk peningkatan program

Fakultas Ilmu Keperawatan Maret Akreditasi AUN

Fakultas Farmasi Maret Materi untuk peningkatan program

Pemanfaatan Data TSUI

TERIMA KASIH