Konferensi Nasional Sistem Informasi, STMIK-STIKOM Bali · PDF fileberinteraksi menurut pola...

Konferensi Nasional Sistem Informasi, STMIK-STIKOM Bali 23-25 Pebruari 2012

1323

ANALISA DAN RANCANGAN SISTEM INFORMASI INVENTARISASI

LOGISTIK PADA KOPERASI PEGAWAI TELKOM BARATA

Windarto

Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur

Universitas Budi Luhur, Jl. Ciledug Raya, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan, 12260

[email protected]

Abstrak

Seiring dengan masalah dunia kerja yang semakin kompleks, diperlukan suatu alat atau cara yang dapat

memanfaatkan informasi yang ada agar dapat mendukung proses bisnis atau kegiatan pada suatu organisasi agar

kinerjanya lebih efektif dan efisien. Koperasi Pegawai Telkom Barata merupakan koperasi yang bergerak

dibidang pengembangan jasa konstruksi jaringan telekomunikasi yang berlokasi di Jakarta Barat. Masalah yang

dihadapi Koperasi Pegawai Telkom Barata saat ini adalah masih menggunakan sistem pencatatan manual. Selain

itu data masih disimpan dalam bentuk fisik yang membutuhkan ruang untuk penyimpanan, hal ini berpengaruh

terhadap lamanya waktu untuk pembuatan laporan yang akan digunakan untuk pengawasan serta pengambilan

keputusan oleh pihak manajemen Koperasi. Dalam menganalisis dan merancang sistem informasi inventarisasi

digunakan metode penelitian dengan studi kepustakaan, studi dokumentasi, wawancara, observasi, serta analisis

dan desain dengan menggunakan diagram yang terkandung dalam UML (Unified Modelling Language). Hasil

analisis dan desain sistem informasi inventarisasi logistik ini diharapkan dapat mempercepat proses pengolahan

data dan dapat mengatasi kelemahan pada sistem yang masih manual, selain itu diharapkan pula dengan adanya

sistem ini dapat mempermudah dalam pencarian data yang dibutuhkan untuk keperluan koperasi seperti

pelaporan kepada pimpinan.

Kata kunci : Inventarisasi, Koperasi, UML, OOP

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Perkembangan ilmu dan teknologi semakin

pesat. Seiring dengan masalah dunia kerja yang

semakin kompleks, diperlukan suatu alat atau cara

yang dapat memanfaatkan informasi yang ada agar

dapat mendukung proses bisnis atau kegiatan yang

ada pada suatu organisasi dalam mendukung

terciptanya suatu sistem dan cara kerja yang efektif

dan efisien. Dengan adanya sistem komputer,

pekerjaan manusia dapat terbantu sehingga mampu

meningkatkan produktifitas dan informasi yang

didapat lebih akurat, selain itu dengan adanya sistem

komputer waktu dan biaya dapat digunakan secara

lebih efektif dan efisien.

Koperasi Pegawai Telkom Barata merupakan

koperasi yang bergerak dibidang pengembangan jasa

konstruksi jaringan telekomunikasi Jakarta Barat

yang disahkan pada tanggal 26 Agustus 1991 dengan

Badan Hukum No. 2752/BH/I. Dengan dukungan

sumber daya yang selalu ditingkatkan Koperasi

Pegawai Telkom Barata tumbuh menjadi mitra

bisnis yang telah dipercaya oleh para perusahaan

lainnya, khususnya para perusahaan yang bergerak

dalam bidang telekomunikasi. Dalam memenuhi

ketersediaan logistik barang pada Koperasi Pegawai

Telkom Barata diharapkan dapat terbantu dengan

adanya sistem informasi logistik yang menggunakan

sistem komputer.

1.2 Identifikasi Masalah

Adapun masalah yang dihadapi Koperasi

Pegawai Telkom Barata saat ini adalah masih

menggunakan sistem pencatatan untuk inventarisasi

barang masih menggunakan cara manual. Selain itu

data masih disimpan dalam bentuk fisik yang

membutuhkan ruang untuk penyimpanan, hal ini

berpengaruh terhadap lamanya waktu untuk

pembuatan laporan yang akan digunakan untuk

pengawasan serta pengambilan keputusan oleh pihak

manajemen Koperasi. Oleh karena itu diperlukan

suatu sistem informasi terkomputerisasi sehingga

memudahkan dalam melakukan pengendalian

barang dan pengolahan data barang. Selain itu dapat

memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu

bagi kebutuhan pemimpin dalam pengambilan

keputusan.


1324

1.3 Batasan Permasalahan

Ruang lingkup yang dibahas hanya pada sistem

inventerisasi logistik pada Koperasi Pegawai

Telkom Barata mulai dari pemesanan, penyimpanan,

penyusutan dan pendistribusian barang, dimana

dalam pemenuhan jenis barang dan jumlah

penerimaan barang harus sesuai dengan Surat

Perintah Kerja.

1.4 Metode Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam

penulisan ini adalah dengan menggunakan metode

deskriptif yaitu mengumpulkan data,

mengintegrasikan dan menggambarkan data-data

yang mendukung. Teknik metode yang dilakukan

oleh penulis antara lain:

(a) Studi Kepustakan yaitu pengumpulan data-data

dari literature dan sumber lain yang berhubungan

dengan masalah yang akan dibahas.

(b) Studi Dokumentasi yaitu mengadakan

pencatatan, pengumpulan data, identifikasi dari

dokumen-dokumen.

(c) Wawancara, mengadakan tanya jawab secara

langsung kepada para pegawai untuk

mendapatkan data-data yang diperlukan.

(d) Observasi, mencari informasi dengan cara

mengamati proses kegiatan yang terjadi pada

bagian Logistik Koperasi Pegawai Telkom.

2. Konsep Dasar Sistem Informasi

2.1 Sistem

Sistem adalah sekumpulan subsistem yang

berhubungan satu sama lain yang bersama-sama

berinteraksi menurut pola tertentu terhadap masukan

dengan tujuan menghasilkan keluaran. Dalam arti

luas dapat didefenisikan sebagai sekumpulan

elemen-elemen yang saling berhubungan dan saling

bergantung untuk mencapai suatu tujuan.

Pendekatan definisi sistem berdasarkan pendekatan

prosedur menurut Jogiyanto H.M [3] adalah “sistem

adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang

mempunyai tujuan tertentu”.

2.2 Informasi

(a) Pengertian Informasi: Gordon B. Davis [2]

mengungkapkan bahwa Informasi adalah data yang

telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi

penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan

keputusan saat ini atau yang akan datang. (b)

Kualitas Informasi: Kualitas informasi tergantung

dari tiga hal yaitu informasi yang dihasilkan harus:

(1) Akurat, (2) Tepat Waktu, (3) Relevan.

2.3 Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam

suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan

pengolahan transaksi yang mendukung operasi

bersifat manajerial, dan kegiatan strategis dari suatu

organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu

dengan laporan yang diperlukan. Sistem Informasi

terdiri dari komponen-komponen yang saling

berinteraksi satu dengan yang lainnya membentuk

satu kesatuan untuk mencapai sasarannya.

3. Konsep Analisa Sistem dan Perancangan

Sistem

3.1 Analisa Sistem

Analisa sistem merupakan proses pengumpulan

data dan menaksirkan fakta, pendiagnosaan masalah,

dan menggunakan informasi untuk mengusulkan

perbaikan sistem. Suatu sistem akan selalu dianalisa

lalu dikembangkan, karena sebuah sistem tidak ada

yang sempurna dan selalu terbuka peluang untuk

mengembangkannya.

Analisa biasanya dimulai dengan meninjau

kembali struktur organisasi uraian kerja personel

yang bersangkutan. Dilanjutkan dengan formulir,

catatan, prosedur, metode, pemrosesan dan laporan

yang digunakan oleh perusahaan, termasuk instruksi

tertentu kepada personel yang bersangkutan dari

rincian prosedur yang terinci sangat berharga bagi

analisis sistem untuk mencari fakta. Langkah-

langkah yang harus dilakukan dalam menganalisa

sistem adalah sebagai berikut: (1) Identifikasi, (2)

Memahami, (3) Analisa, (4) Laporan.

3.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah kombinasi atau seri

dari proses yang menyangkut identifikasi suatu

masalah, analisa suatu masalah, dan menyelesaikan

suatu masalah. Dengan kata lain, perancangan

sistem adalah proses pengamatan terhadap keadaan

suatu badan usaha dengan tujuan dapat mengetahui

situasi operasinya dan apakah badan usaha tersebut

memerlukan suatu perbaikan atau tidak. Adapun

tujuan perancangan sistem yaitu untuk memenuhi

kebutuhan pemakai sistem dan untuk memberikan

gambaran yang jelas dan rancang bangun yang

lengkap kepada pemrograman komputer dan ahli-

ahli teknik lainnya yang terlibat.

4. UML dan Konsep Berorientasi Obyek

Unified Modeling Language (UML) adalah

sebuah “bahasa permodelan” untuk mens-

pesifikasikan, memvisualisasikan, membangun dan

mendokumentasikan kerangka dari sebuah sistem-

sistem software. Sementara menurut Munawar [6]

UML adalah sebuah alat bantu yang sangat handal

yang berorientasi obyek. Hal ini disebabkan karena

UML menyediakan pemodelan visual yang

memungkinkan bagi pengembang sistem untuk

membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk

yang baku, mudah dimengerti serta dilengkapi

dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi

(sharing) dan mengkomunikasikan rancangan

mereka dengan yang lain. Metodologi adalah cara


1325

sistematis untuk mengerjakan pekerjaan analisis dan

desian demikian pula didefinisikan oleh seorang

penulis sebagai berikut: “Metodologi berorientasi

obyek adalah metode penyelesaian masalah dengan

menggunakan pendekatan berorientasi obyek”

Metodologi pengembangan sistem berorientasi

obyek mempunyai tiga karakter utama, yaitu:

(a) Encapsulation, merupakan dasar untuk

pembatasan ruang lingkup program terhadap data

yang diproses.

(b) Inheritance, adalah tehnik yang menyatakan

bahwa anak dari obyek akan mewarisi

data/atribut dan metode dari induknya langsung.

(c) Polymorphis, yaitu konsep yang menyatakan

bahwa sesuatu yang sama dapat mempunyai

bentuk dan perilaku berbeda.

5. Proses Bisnis pada Koperasi Pegawai Telkom

Barata

Seiring dengan berkembangnya teknologi

informasi, semakin banyak pula instansi maupun

perusahaan yang membutuhkan informasi secara

cepat serta akurat dari sebuah sistem informasi.

Sistem Inventerisasi logistik pada Koperasi

Pegawai Telkom Barata dibuat untuk mempermudah

pendataan logistik dan pembuatan laporan yang

sesuai dengan kebutuhan Koperasi Pegawai Telkom

Barata. Berikut prosedur yang diterapkan Koperasi

Pegawai Telkom Barata:

(a) Pemesanan barang dilakukan oleh bagian gudang

yang disesuaikan dengan kebutuhahan barang

satu bulan berikutnya. Surat pesan barang dibuat

berdasarkan kebutuhan gudang dan kemudian

ditujukan kepada PT. Telkom lalu dikirim ke

supplier.

(b) Penerimaan barang dilakukan oleh bagian

gudang. Barang yang dikirim supplier disertai

dengan surat jalan sesuai dengan surat pesanan.

Bagian gudang akan memeriksa barang yang

datang kemudian membuat tanda terima barang

sebagai bukti bahwa barang telah diterima.

(c) Distribusi barang, ketika barang telah diterima

dari supplier, maka barang tersebut akan

langsung di distribusikan ke area-area yang

membutuhkan sesuai kebutuhan masing-masing

area.

(d) Penyusutan barang barang terjadi berdasarkan

pengecekan berkala dari pengawas lapangan, jika

ditemukan barang yang rusak atau cacat maka

pengawas lapangan akan menyerahkan form

penyusutan kepada bagian gudang.

(e) Pembuatan laporan inventerisasi barang dibuat

berdasarkan pada barang masuk, barang keluar

dan penyusutan barang yang dilaporkan setiap

harinya atau laporan setiap bulannya yang

ditujukan kepada Kepala Seksi Administrasi.

Proses aturan bisnis pada Koperasi Pegawai

Telkom Barata yang diterapkan dan dilaksanakan

secara rutin yaitu sebagai berikut:

(a) Koperasi Pegawai Telkom menjalin kerjasama

jasa dengan PT. Telkom dalam mengelola

barang-barang dan alat kerja yang dimiliki PT.

Telkom.

(b) Divisi pengawas lapangan ataupun mitra kerja

lainnya dapat mengajukan permintaan barang ke

gudang.

(c) Bagian gudang akan periksa kembali status

persediaan barang di gudang berdasarkan

kebijakan pergudangaan.

(d) Pemesanan barang kepada supplier tidak

dilakukan secara langsung, tetapi melalui

perantara PT. Telkom sebagai induk badan

usaha.

6. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi

Inventarisasi Logistik

6.1 Identifikasi Kebutuhan

Untuk menjelaskan identifikasi kebutuhan

maka digunakan use case diagram.

Gambar 6.1.1: Use Case Diagram File Master

Gambar 6.1.2: Use Case Diagram File Transaksi


1326

Gambar 6.1.3: Use Case Diagram Laporan

6.2 Rancangan Class Diagram

Untuk menjelaskan mengenai table-table yang

diperlukan dalam perancangan sistem inventarisasi

logistik ini, digambarkan dalam bentuk class

diagram tanpa method berikut:

Gambar 6.2.1: Rancangan Class Diagram

6.3 Rancangan Dialog Layar Berikut ini digambarkan struktur tampilan

menu utama, beserta rancangan layar dan sequence

diagram dari beberapa form yang ada pada sistem

inventarisasi logistik koperasi pegawai telkom.

Gambar 6.3.1: Struktur Tampilan Sistem Informasi

Inventarisasi Logistik

Gambar 6.3.2: Form Master Supplier

Gambar 6.3.3: Form Master Barang


1327

Gambar 6.3.4: Form Surat Pesan

Gambar 6.3.5: Form Distribusi Barang

Gambar 6.3.6: Form Tanda Terima Barang

Gambar 6.3.7: Form Penyusutan Barang

Gambar 6.3.8: Form Laporan Barang Keluar

Gambar 6.3.9: Form Laporan Barang Masuk

Gambar 6.3.10: Sequence Diagram Form Surat

Pesan


1328

Gambar 6.3.11: Sequence Diagram Form Distribusi

Barang

Gambar 6.3.12: Sequence Diagram Form Tanda

Terima Barang

Gambar 6.3.13: Sequence Diagram Form

Penyusutan Barang

7. Penutup

7.1 Kesimpulan

Setelah melakukan penelitian di Koperasi

Pegawai Telkom Barata dan melakukan

perbandingan antara sistem yang sedang berjalan

dengan sistem yang dibuat dapat disimpulkan

bahwa, proses sistem inventarisasi logistik dapat

digunakan secara lebih efektif dan efisien setelah

terkomputerisasi, penyimpanan data dalam database

dapat mempermudah dalam pencarian data yang

dibutuhkan untuk keperluan koperasi seperti

pelaporan, pemeliharaan data pun menjadi lebih

mudah karena disimpan dalam format digital

sehingga menghemat ruangan dan meminimalkan

kerusakan fisik, selain itu pengolahan data lebih

terjamin konsistensinya karena adanya pengontrolan

yang lebih baik terhadap masukan data, dan

kesulitan dalam pembuatan laporan yang selama ini

masih dilakukan secara manual dapat dipermudah

dan dipercepat dengan sistem yang telah

terkomputerisasi sehingga dapat digunakan sebagai

perencanaan dan pengambilan keputusan oleh

pimpinan koperasi.

7.2 Saran

Untuk meningkatkan keberhasilan Sistem

Inventarisasi Logistik, maka diberikan saran-saran

sebagai berikut, diharapkan perlu adanya

pemutakhiran sistem informasi setidaknya 3 tahun

sekali untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan yang

terjadi pada sistem dan memenuhi perkembangan

penerapan sistem informasi yang terbaru dalam

rangka meningkatkan daya dukung sistem informasi

tersebut, diharapkan juga adanya pengawasan secara

rutin dalam pemeliharaan sistem, serta untuk

menjaga akan kehilangan data digital diharapkan


1329

dilakukan penggandaan (backup) secara rutin

terhadap hasil olahan data.

Daftar Pustaka:

[1] Fathansyah, Ir. 1999. Basis Data. Bandung:

Informatika.

[2] Gordon, B. Davis. 2002. Introduction to

Information System (11th edition). New York:

Mc Grow-Hill.

[3] Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem

Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan

Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI.

[4] Mathiassen, L., Munk-Madsen, A., Nielsen, P.

A., & Stage, J. 2000. Object Oriented Analysis

and Design. Denmark: Makro Publishing.

[5] McLeod, R. 2001. Sistem Informasi Manajemen

Jilid 1 dan 2 (edisi 7). (Alih bahasa Teguh, H)

Jakarta: PT Prenhallindo.

[6] Munawar. 2005. Pemodelan Visual Dengan

UML. Yogyakarta: Graha Ilmu.

[7] Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. C.

2000. System Analysis and Design Methods (5th

edition.). New York: McGraw-Hill.

[8] Wicaksono, Adi. 2002. Dasar-Dasar

Pemrograman Java 2. Jakarta: Elex Media

Kompuntindo.

Konferensi Nasional Sistem Informasi, STMIK-STIKOM Bali · PDF fileberinteraksi menurut pola...

Documents

Transcript of Konferensi Nasional Sistem Informasi, STMIK-STIKOM Bali · PDF fileberinteraksi menurut pola...