8/14/2019 Komunikasi Dlm Organisasi

1/6

6.1 KOMUNIKASI DI DALAM ORGANISASI

i dalam sesebuah organisasi, komunikasi merupakan asas yang menyatu-padukanaktiviti semua fungsi yang wujud. Dengan adanya saluran komunikasi di dalam organisasitersebut, setiap individu atau kelompok bukan sahaja dapat berinteraksi, memahami danbertukar-tukar maklumat antara satu dengan lain, tetapi juga dapat mewujudkankerjasama yang berterusan di kalangan kakitangan. Dengan yang demikian, kecekapanperjalanan sesebuah organisasi itu bergantung kepada sejauh mana baiknya salurankomunikasi itu berjalan.

Saluran komunikasi merupakan laluan mesej yang mengalir dari individu ke individu lainatau dari satu kelompok ke kelompok lain atau kedua-duanya sekali. Semua organisasi

mengunakan kedua-dua saluran komunikasi, iaitu yang rasmi dan tidak rasmi. Saluranrasmi ialah rangkaian atau rantai komunikasi yang menentukan arah dan aliran mesejrasmi di kalangan ahli-ahli dan bahagian di dalam organisasi. Saluran komunikasi rasmiini merupakan sebahagian daripada struktur organisasi yang menyalurkan mesejmengikut peraturan, adat, kebiasaan, pengagihan autoriti, pangkat, dan jenis tugas didalam organisasi.

Saluran komunikasi tidak rasmi pula merangkumi rangkaian atau rantai komunikasi yangwujud daripada perhubungan sosial dan persahabatan di persekitaran tempat kerja.Saluran tidak rasmi ini disebut grapevine, dan dianggap sebagai komunikasi tidak rasmiyang terpenting di dalam organisasi.

Di dalam organisasi, menghantar mesej atau maklumat mengikut saluran tertentu masihdianggap tidak mencukupi dan tidak berkesan sekiranya mesej atau maklumat yangdihantarkan itu tidak mengandungi ciri-ciri seperti berikut:

1. Mesej atau maklumat itu mestilah difahami oleh pihak penghantar dan pihakpenerima.

2. Mesej dan maklumat itu mestilah dipercayai tentang kebenarannya.3. Mesej atau maklumat itu mestilah diterima oleh pihak penerima.

Di dalam organisasi yang kompleks, tidak kesemua mesej yang dihantar itu mengandungiciri-ciri di atas. Satu sebabnya, seetengah saluran rasmi menghantar mesej secara sehaladan peluang untuk mendapatkan maklum balas paling minimum dan kadang kalalangsung tidak wujud. Di dalam organisasi besar pula, kebanyakan komunikasi dibuatsecara bertulis dan sekiranya peruntukan untuk mendapatkan maklum balas secarabertulis diberikan, walaupun perkara ini jarang berlaku, maklum balas itu dianggap tidakpenting dan tidak perlu dijawab dengan segera. Di dalam komunikasi, maklum balas yangsegera merupakan satu alat untuk mencapai kefahaman, penerimaan, dan kredibiliti.

6.2 SALURAN KOMUNIKASI FORMAL

Carta organisasi tidak dapat menunjukkan kesemua saluran komunikasi formal kecualisaluran yang khusus sahaja. Rajah 6.1 menunjukkan satu struktur organisasi yangmenunjukkan bahagian kerja dan hierarki autoriti. Ia juga menunjukkan saluran rasmiyang mesej rasmi mesti mengalir antara dan dalam lingkungan bahagian berasingan.Komunikasi rasmi selalunya bergerak mengikut laluan struktur organisasi tersebut (lihat

rajah 6.1).

1

8/14/2019 Komunikasi Dlm Organisasi

2/6

PENGURUS

P. PengurusPemasaran

P. PengurusPentadbiran

Pegawai IklanPegawai Jualan

Pegawai LatihanPegawai Rekod

Rajah 6.1. Saluran komunikasi formal

Di dalam organisasi besar yang mengandungi banyak tingkat hierarki dan pengurusbahagian, masalah komunikasi sering terjadi seperti maklumat yang dihantar tidak

sampai, lambat sampai atau maklumat tersebut apabila sampai, telah diubah maknanyasama ada secara langsung atau tidak langsung oleh pihak penghantar yang menyampaisecara mulut. Oleh itu, banyak organisasi cuba mengurangkan bilangan hierarki denganharapan komunikasi dapat berjalan dengan berkesan dan efektif.

Saluran komunikasi formal mewujudkan aliran perjalanan maklumat yang teratur danmembolehkan maklumat yang diperlukan itu diterima oleh mereka yang perlu membuatkeputusan atau mengambil tindakan. Sebagai contoh, Penolong Pengurus Pemasaranhendaklah diberitahu oleh Pegawai Jualan berhubung dengan penjualan. Kemudiannya,Penolong Pengurus Pemasaran itu akan memberitahu pula bahagian bekalan supayamenyediakan pesanan tersebut untuk dihantar kepada pihak pembeli. Pihak bahagianbekalan pula akan menghantar maklumat pesanan tersebut kepada bahagian tuntutandan kredit yang seterusnya akan menyediakan dan membuat tuntutan kepada pembeli.

Jelaslah, mengikut saluran maklumat formal organisasi, maklumat dihantar dan diterimaoleh pihak-pihak berkenaan secara teratur mengikut pertalian aktiviti.

Di dalam organisasi, peraliran komunikasi formal tidak pernah berhenti. Bermacam-macam mesej mengalir daripada satu bahagian kepada satu bahagian yang lain.Komunikasi yang bergerak daripada bahagian kepada bahagian yang lain, sepertidaripada bahagian pentadbiran kepada bahagian kewangan dipanggil komunikasimendatar, kerana mesej itu mengalir secara mendatar. Komunikasi juga berlaku di antaraseorang kakitangan dengan seorang kakitangan yang lain yang terdiri daripada berbagaijawatan dan pangkat di dalam hierarki organisasi. Contohnya, komunikasi di antarapegawai jualan dengan penolong pengurus pemasaran berlaku secara menegak olehkerana mesej itu mengalir dari atas ke bawah mengikut hierarki (pangkat atau jawatan)

organisasi. Komunikasi secara ini dipanggil komunikasi menegak.

6.2.1 Saluran Menegak

Mesej yang bergerak mengikut saluran menegak mengalir secara dua hala. Pertama,mesej mengalir dari atas ke bawah. Ini bermakna mesej tersebut datangnya daripadapihak atasan, ditujukan kepada pihak pengurusan pertengahan dan seterusnya kepadapengurusan operasi. Mesej berbentuk demikian selalunya bersifat arahan atau perintahberhubung dengan sesuatu tindakan yang harus diambil oleh kakitangan bawahan. Mesejini juga diterima dan diambil tindakan oleh kakitangan bawahan dengan secepat mungkinjika dibandingkan dengan mesej yang mengalir daripada pihak bawahan kepada pihakatasan.

Keduanya, mesej mengalir daripada pihak bawahan, seperti daripada kakitanganperingkat operasi kepada pegawai mereka yang berada di peringkat pertengahan atau

2

8/14/2019 Komunikasi Dlm Organisasi

3/6

peringkat atasan. Mesej berbentuk ini selalunya bersifat cadangan, pendapat-pendapatatau masalah-masalah peribadi atau kerja yang ingin dibawa kepada pengetahuanpegawai-pegawai atasan.

Contohnya, apabila seorang mekanik melaporkan kerosakan mesin kepada penyelianyaatau seorang kerani memberikan cadangan kepada pegawai pentadbiran berhubung

dengan susunan meja di dalam pejabat, maka semuanya ini dipanggil komunikasi daribawah ke atas.

Pegawai atasan dan kakitangan bawahan mestilah bekerjasama sekiranya organisasi itumahukan komunikasi dari bawah ke atas yang berkesan. Misalnya, sekiranya cadanganberhubung dengan susunan di dalam pejabat oleh kerani tadi tidak mendapat maklumbalas daripada pihak pentadbir, sudah tentu beliau menganggap cadangannya itu tidakbermakna atau tidak bernilai. Di dalam suasana demikian, kepercayaan dan semangatbekerjasama dan perasaan muhibah di kalangan kakitangan tidak akan wujud danterjalin. Bahkan, keadaan seperti ini meluaskan jurang di antara pihak atasan denganpihak bawahan.

6.2.2 Saluran Mendatar

Saluran mendatar digunakan apabila ahli-ahli di tingkat hierarki autoriti yang samaberkomunikasi di antara satu sama lain. Misalnya, seorang pekerja berhubung denganpekerja yang lain atau seorang pengurus berhubung dengan seorang pengurus yang lain.Bagaimanapun komunikasi di antara seorang kakitangan di bahagian pentadbiran dengankakitangan bahagian kewangan juga dilakukan melalui saluran komunikasi mendataryang tidak formal. Komunikasi secara tidak formal ini wujud berdasarkan pergaulan danpersahabatan di kalangan kakitangan di dalam organisasi. Sebagai contoh, penolongpengurus pentadbiran memberikan pandangannya tentang strategi harga kepadapenolong pengurus pemasaran di dalam satu majlis jamuan makan malam.

Masalah yang seringkali timbul di dalam komunikasi mendatar ini ialah disebabkanmaklumat yang diperlukan oleh sesuatu bahagian itu hanya didapati atau berada dibahagian yang lain dan kadangkala terdapat mereka yang inginkan maklumat tetapi tidakmengetahui bahawa maklumat tersebut didapati di bahagiannya.

Terdapat setengah-setengah organisasi menggantikan laporan-laporan panjang denganmenganjurkan persidangan atau mesyuarat. Di persidangan atau mesyuarat seperti ini,penganjurnya dapat menggunakan alat pandang-dengar untuk menerangkan maklumatkepada bahagian-bahagian lain dengan jelas.

6.3 SALURAN KOMUNIKASI TIDAK FORMAL

Komunikasi tidak formal wujud daripada interaksi sosial di kalangan mereka yang bekerjadi tempat yang sama. Komunikasi seperti ini berlaku bukanlah secara perhubunganformal seperti seorang pengurus berkomunikasi dengan seorang pekerja atau seorangpengurus bahagian berkomunikasi dengan seorang pengurus bahagian yang lain melaluisaluran komunikasi formal mengikut struktur hierarki organisasi. Komunikasi tidak formalini digunakan oleh seorang pengurus yang mempunyai perhubungan rapat atau bergauldengan kakitangan lain atau apabila wujudnya kelompok-kelompok tidak formal yangsentiasa berkomunikasi di antara satu sama lain. Ahli-ahli kelompok ini jugaberkomunikasi, menyebarkan dan bertukar maklumat di kalangan mereka.

6.4 KOMUNIKASI DI DALAM KUMPULAN KECIL

Komunikasi di dalam kumpulan kecil telah didefinisikan sebagai interaksi secarabersemuka oleh individu-individu yang menggangap diri mereka sebagai ahli kumpulan.Hubungan sosial di dalam kumpulan mempengaruhi keadaan komunikasi. Contohnya

3

8/14/2019 Komunikasi Dlm Organisasi

4/6

seorang yang berpengaruh di dalam sesuatu kumpulan sudah tentu dapat mempengaruhiahli-ahli jika dibandingkan dengan seorang yang tidak mempunyai kredibiliti. Di dalamkeadaan demikian, kita akan dapati orang yang berpengaruh itu selalunya lebih banyakbercakap dengan memberi cadangan-cadangan serta nasihat-nasihat kepada orang lain.Begitu juga di dalam sesuatu mesyuarat jawatankuasa, terdapat mereka yangberkedudukan tinggi di dalam organisasi yang secara langsung atau tidak langsung akan

mempengaruhi keputusan mesyuarat tersebut. Mereka ini juga melibatkan diri secaraaktif dan penuh kesungguhan dengan memberikan cadangan-cadangan untuk membuatkeputusan.

Kedudukan kuasa di dalam sesuatu kumpulan akan menentukan keadaan komunikasiyang akan wujud. Apabila kuasa itu bertumpu kepada sebilangan kecil orang-orang yangberpangkat maka ahli- ahli lain yang berpangkat rendah di dalam kumpulan itu akanmerasa dirinya terasing dan kedudukan mereka di dalam kumpulan itu dianggap tidakpenting. Di dalam keadaan seperti ini, komunikasi mungkin tidak akan berkesan.Semangat bekerja-sama di kalangan ahli-ahli kumpulan dan persaingan di kalangankumpulan juga mempe-ngaruhi atau menjejaskan komunikasi.

6.5 KAEDAH-KAEDAH BERKOMUNIKASI

Komunikasi dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti melalui percakapan,pendengar-an, pembacaan dan penulisan. Kajian ke atas pekerja-pekerja pejabatmenunjukkan bahawa taburan masa mengikut cara atau kaedah komunikasi adalahseperti berikut:

Pendengaran 45 peratusPercakapan 30 "Pembacaan 16 "Penulisan 9 "-------------Jumlah 100 peratus--------------

Jelas taburan masa di atas menunjukkan bahawa kebanyakan komunikasi, iaitu 75peratus merupakan komunikasi lisan (pendengaran dan percakapan). Mintzberg, di dalampenyelidikan ke atas pegawai eksekutif, telah mendapati bahawa mereka telah meng-gunakan 78 peratus masanya di dalam komunikasi lisan.

Selain daripada kaedah komunikasi yang tersebut di atas, komunikasi secara pergerakanbadan atau anggota badan juga dipraktikkan. Tingkah laku, pakaian dan gaya individu,isyarat yang menggunakan anggota tubuh badan, senyuman dan muka yang muramdapat menunjukkan sikap dan perasaan individu terhadap sesuatu.

6.5.1 Komunikasi Lisan

Pengurus mengutamakan komunikasi lisan di dalam perhubungan mereka dengan pihakluar seperti pembekal, pelanggan, ahli-ahli daripada divisi lain dan juga wakil-wakildaripada organisasi lain. Komunikasi lisan ini dianggap dapat memenuhi kehendakpengurus bagi mendapatkan maklum balas dan membuat pertimbangan berhubungdengan perbincangan dan interaksi mereka dengan pihak tertentu. Komunikasi secaraberdepan ini juga mewujudkan perhubungan erat di kalangan kakitangan organisasi dansegala kemusykilan yang timbul dapat diselesaikan dan dijelaskan dengan memuaskan.Masalah yang mungkin timbul daripada komunikasi lisan ini adalah daripada segikonsistensi semasa memberikan maklumat. Kemungkinan seorang pengurus itu secaralangsung atau tidak langsung akan menyampaikan sesuatu maklumat secara berlainan

walaupun makna asal maklumat itu tidak berubah. Satu lagi kelemahan komunikasi lisanini, kerana ia merupakan satu alat yang lemah untuk mengimplimentasikan dasar atau

4

8/14/2019 Komunikasi Dlm Organisasi

5/6

mengeluarkan arahan-arahan organisasi, walaupun ia baik untuk mewujudkan interaksi dikalangan kakitangan dan untuk mendapat pandangan-pandangan daripada pihak lain.

6.5.2 Komunikasi Bertulis

Komunikasi bertulis penting di dalam organisasi besar. Pengurus tidak mungkin dapatberkomunikasi secara lisan dengan kakitangan yang begitu ramai di sesuatu bahagian.Laporan, notis-notis, peraturan, arahan dan berita organisasi akan disebarkan kepadakakitangan oleh pihak pengurusan. Masalah yang mungkin timbul daripada komunikasibertulis ini ialah pihak penghantar tidak tahu sama ada pihak penerima telah menerimadan memahami maklumat itu. Terdapat maklumat yang dihantarkan oleh pihak tertentutetapi tidak diterima dan tidak dibaca atau tidak difahami maksud kandungan maklumattersebut. Perkara ini berlaku mungkin disebabkan maklumat yang diterima itu terlampaupanjang, tidak jelas dan tidak bersangkutan dengan diri penerima. Di dalam hal ini, pihakpengurusan seharusnya mengamalkan penulisan laporan atau surat secara ringkas,tepat, bermakna dan mudah difahami. Di dalam organisasi perniagaan, sekiranya kitatidak dapat menulis laporan yang pendek, kita tidak perlu lagi menulis laporan yangpanjang kerana ia tidak mungkin dibaca.

6.6 HALANGAN DI DALAM KOMUNIKASI

Sekiranya komunikasi tidak dapat dilakukan dengan berkesan, maka suasana yang baiktidak akan wujud di dalam sesebuah organisasi. Ini disebabkan tidak terdapatperhubungan di antara kakitangan, sama ada di antara pihak atasan dengan pihakbawahan, di antara satu kumpulan dengan satu kumpulan yang lain atau di antarakakitangan yang sama tempat kerja dan seterusnya akan menimbulkan syak wasangkatentang sesuatu yang dianggap penting dan perlu dimaklumkan oleh pihak tertentu.

Faktor-faktor yang mempengaruhi penghantaran dan penerimaan maklumat itutermasuklah personaliti, motif, pelajaran dan pengetahuan, sikap, emosi, kemahiran

konsepsi, kebolehan bertutur dan perasaan atau sikap menyembunyikan pihakpenghantar dan penerima. Selain itu, masa, bunyian, tugas, perhubungan perseorangan,norma kelompok dan struktur organisasi juga memberikan kesan kepada keberkesanankomuni-kasi dan cara mengendalikannya.

Faktor-faktor di atas mustahil dapat diselesaikan dengan mudah kerana ia bersangkutpaut dengan sosio-emosi dan sebab-sebab yang tersemat di dalam organisasi.Contohnya, sekiranya terdapat perasaan tidak yakin atau tidak percaya dan ketakutanatau prasangka di dalam organisasi, maka ia akan menghindarkan komunikasi. Di dalamhal demikian, masalahnya bukan untuk memperbaiki komunikasi lisan di antara pihakyang terlibat, tetapi yang penting ialah untuk menghapuskan perasaan yang tidakmenyenangkan itu. Suasana organisasi haruslah diperbaiki untuk mewujudkan perasaanhormat-menghormati di kalangan manusia dan percaya-mempercayai di kalangan

kakitangan tanpa mengira tempat mereka berada. Organisasi hendaklah dibangunkanberdasarkan nilai-nilai manusia dan konsep kecekapan. Komunikasi merupakan satuaktiviti yang melibatkan banyak masa pengurus dan pengurusan yang baik itubergantung kepada komunikasi yang baik.

6.7 RUMUSAN

Komunikasi atau perhubungan di antara pihak atasan dengan peringkat bawahan dan diantara satu bahagian dengan satu bahagian yang lain, itu penting di dalam sesebuahorganisasi. Sistem penghantaran dan penerimaan maklumat yang baik dapat memastikanpenyelarasan aktiviti organisasi dibuat tanpa sebarang masalah dan keraguan. Sekiranyadasar, peraturan, prosedur dan aturcara yang telah diwujudkan oleh pihak pengurusan itu

diterangkan dengan jelas dan difahami serta diterima oleh semua kakitangan organisasi,maka pihak pengurusan tidak memerlukan pengawasan yang rapi lagi ke atas kakitangan

5

8/14/2019 Komunikasi Dlm Organisasi

6/6

untuk menentukan pelaksanaannya. Dengan demikian, pihak pengurusan dapatlahmenumpukan masa mereka sepenuhnya kepada tugas-tugas atau urusan penting sepertiperancangan jangka masa organisasi.

Di samping menyediakan komunikasi satu hala, iaitu komunikasi bercorak arahan denganpihak pengurus atasan menyalurkan maklumat atau arahan kepada pihak bawahan,

tetapi pihak bawahan hendaklah juga diberikan kesempatan atau peluang untukmengemukakan sesuatu cadangan atau buah fikiran mereka. Mungkin cadangan ataupandangan daripada pihak bawahan itu amat penting kepada organisasi keseluruhannya.Pihak pengurus atasan hendaklah juga memberikan peluang kepada pihak bawahanuntuk mengadakan perbincangan secara terbuka untuk menyelesaikan masalah urusanharian dan masalah perancangan bahagian ataupun organisasi. Sistem komunikasi duahala ini atau dasar pintu terbuka yang diamalkan oleh pihak organisasi sudah pasti dapatmewujudkan suasana yang baik di tempat kerja serta menjamin persefahaman danhubungan yang erat di kalangan pekerja.

6