TINJAUAN EFEKTIFITAS PENANGANAN RAPAT INTERNAL

PIMPINAN PADA DINAS TATA KOTA

DKI JAKARTA

TUGAS AKHIRDiajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma Tiga (D.III)

INDAH OKTAVINA

NIM : 21110118

Program Studi Sekretaris

Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika

Jakarta

2014

TINJAUAN EFEKTIFITAS PENANGANAN RAPAT INTERNAL

PIMPINAN PADA DINAS TATA KOTA

DKI JAKARTA

TUGAS AKHIRDiajukan untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan Diploma Tiga (D.III)

INDAH OKTAVINA

NIM : 21110118

Program Studi Sekretaris

Akademi Sekretari dan Manajemen “BSI Bandung”

Bandung

2014

ii

SURAT PERNYATAAN KEASLIAN TUGAS AKHIR

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Indah OktavianaNIM : 21110118Program Studi : SekretarisPerguruan Tinggi : ASM Bina Sarana Informatika

Dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang telah saya buat dengan judul: “Efektifitas Penanganan Rapat Internal Pimpinan Pada Dinas Tata Kota DKI Jakarta”, adalah asli (orsinil) atau tidak plagiat (menjiplak) dan belum pernah diterbitkan/dipublikasikan dimanapun dan dalam bentuk apapun.

Demikianlah surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada paksaan dari pihak manapun juga. Apabila dikemudian hari ternyata saya memberikan keterangan palsu dan atau ada pihak lain yang mengklaim bahwa tugas akhir yang telah saya buat adalah hasil karya milik seseorang atau badan tertentu, saya bersedia diproses baik secara pidana maupun perdata dan kelulusan saya dari Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika dicabut/dibatalkan.

Dibuat di : Jakarta Pada tanggal : 22 Juni 2014

Yang menyatakan,

Materai 6000

Indah Oktaviana

iii

SURAT PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya:

Nama : Indah OktavianaNIM : 21110118Program Studi : SekretarisPerguruan Tinggi : ASM Bina Sarana Informatika

Dengan ini menyetujui untuk memberikan ijin kepada pihak Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika, Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif (Non-exclusive Royalti-Free Right) atas karya ilmiah kami yang berjudul: “Efektifitas Penanganan Rapat Internal Pimpinan Pada Dinas Tata Kota DKI Jakarta”, beserta perangkat yang diperlukan (apabila ada).

Dengan Hak Bebas Royalti Non-Eksklusif ini pihak Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika berhak menyimpan, mengalih-media atau format-kan, mengelolaannya dalam pangkalan data (database), mendistribusikannya dan menampilkan atau mempublikasikannya di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari kami selama tetap mencantumkan nama kami sebagai penulis/pencipta karya ilmiah tersebut.

Saya bersedia untuk menanggung secara pribadi, tanpa melibatkan pihak Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika, segala bentuk tuntutan hukum yang timbul atas pelanggaran Hak Cipta dalam karya ilmiah saya ini.

Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

Dibuat di : Jakarta Pada tanggal : 22 Juni 2014

Yang menyatakan,

Materai 6000

Indah Oktaviana

iv

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR

Tugas Akhir ini diajukan oleh:

Nama : Indah OktavianaNIM : 21110118Program Studi : Sekretaris Jenjang : Diploma Tiga (D.III)Judul Tugas Akhir: Analisis Efektifitas Penanganan Rapat Internal Pimpinan Pada Dinas

Tata Kota DKI Jakarta

Untuk dipertahankan pada periode I-2014 dihadapan penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh Diploma Ahli Madya (A.Md) pada Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Sekretaris di Akademi Sekretri dan Manajemen Bina Sarana Informatika.

Jakarta, 20 Juni 2014

PEMBIMBING TUGAS AKHIR

Pembimbing : Idah Yuniasih, M.Pd ..................................................

Asisten Pembimbing : Nurlaela Eva Puji Lestari, SE ................................................

D E W A N P E N G U J I

Penguji I : .................................................. .................................................

Penguji II : .................................................. .................................................

* Lembar Persetujuan & Pengesahan ini WAJIB ditanda tangani oleh Penguji 1 dan Penguji 2 dengan mencantumkan nama jelas dan gelar

* Penulisan tanggal, bulan, dan tahun adalah tanggal pengesahan untuk ujian lisan tugas akhir

v

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN TUGAS AKHIR

Tugas Akhir ini diajukan oleh:

Nama : Indah OktavianaNIM : 21110118Program Studi : Sekretaris Jenjang : Diploma Tiga (D.III)Judul Tugas Akhir: Analisis Efektifitas Penanganan Rapat Internal Pimpinan Pada Dinas

Tata Kota DKI Jakarta

Telah dipertahankan pada periode I-2014 dihadapan penguji dan diterima sebagai bagian persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh Diploma Ahli Madya (A.Md) pada Program Diploma Tiga (D.III) Jurusan Sekretaris di Akademi Sekretri dan Manajemen Bina Sarana Informatika.

Jakarta, 25 Agustus 2014

PEMBIMBING TUGAS AKHIR

Pembimbing : Idah Yuniasih, M.Pd ..................................................

Asisten Pembimbing : Nurlaela Eva Puji Lestari, SE ................................................

D E W A N P E N G U J I

Penguji I : .................................................. .................................................

Penguji II : .................................................. .................................................

* Lembar Persetujuan & Pengesahan ini WAJIB ditanda tangani oleh Penguji 1 dan Penguji 2 dengan mencantumkan nama jelas dan gelar

* Penulisan tanggal, bulan, dan tahun adalah tanggal ujian lisan tugas akhir* Penomoran halaman lembar ini harus sama dengan lembar pengesahan untuk dipertahankan (iv)

vi

LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR

AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMENBINA SARANA INFORMATIKA

N I M : ....................................................................... Nama Lengkap : ....................................................................... Dosen Pembimbing : ....................................................................... Judul Tugas Akhir : .................................................................................................................

.................................................................................................................

NoTanggal

Bimbingan Pokok BahasanParaf dosenPembimbing

Catatan untuk Dosen Pembimbing.

Bimbingan Tugas Akhir Dimulai pada tanggal : ..................................................................... Diakhiri pada tanggal : ..................................................................... Jumlah pertemuan bimbingan : .....................................................................

Disetujui oleh, Dosen Pembimbing

[……………………........…..]

Keterangan: * Lembar konsultasi tugas akhir diketik dan tanda tangan asli* Mahasiswa WAJIB melampirkan lembar konsultasi bimbingan minimal 6 (enam) kali bimbingan dan telah ditandatangangi dosen pembimbing

vii

LEMBAR KONSULTASI TUGAS AKHIR

AKADEMI SEKRETARI DAN MANAJEMENBINA SARANA INFORMATIKA

N I M : ....................................................................... Nama Lengkap : ....................................................................... Asisten Pembimbing : ....................................................................... Judul Tugas Akhir : ................................................................................................................

.................................................................................................................

No

Tanggal

Bimbingan Pokok BahasanParaf dosenPembimbing

Catatan untuk Dosen Pembimbing.

Bimbingan Tugas Akhir Dimulai pada tanggal : ..................................................................... Diakhiri pada tanggal : ..................................................................... Jumlah pertemuan bimbingan : .....................................................................

Disetujui oleh, Asisten Pembimbing

[……………………........…..]

Keterangan: * Lembar konsultasi tugas akhir diketik dan tanda tangan asli* Mahasiswa WAJIB melampirkan lembar konsultasi asisten pembimbing minimal 4 (empat ) kali bimbingan dan telah ditandatangangi asisten pembimbing

viii

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Allah SWT, yang

telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat

menyelesaikan tugas ini dengan baik. Dimana tugas akhir ini penulis sajikan dalam

bentuk buku yang sederhana. Adapun judul tugas akhir, yang penulis ambil, sebagai

berikut: Efektifitas Penanganan Rapat Internal Pimpinan Pada Dinas Tata Kota

DKI Jakarta.

Tujuan penulisan tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat kelulusan

program Diploma Tiga (D.III) ASM BSI. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan

hasil penelitian (eksperimen), observasi dan beberapa sumber literatur yang mendukung

penulisan ini. Penulis menyadari bahwa tanpa bimbingan dan dorongan dari semua pihak,

maka penulisan tugas akhir ini tidak akan lancar. Oleh karena itu pada kesempatan ini,

izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada:

1. Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informarika.

2. Ketua Jurusan Sekretaris Akademi Sekretari dan Manajemen Bina Sarana Informatika.

3. Ibu Idah Yuniasih, M.Pd selaku Dosen Pembimbing Tugas Akhir.

4. Ibu Nurlaela Eva Puji Lestari, SE selaku Asisten Dosen Pembimbing Tugas Akhir.

5. Bapak Rachman Santoso, SE, Akt selaku Kepala Dinas Tata Kota DKI Jakarta.

6. Bapak/ibu dosen Sekretaris ASM BSI yang telah memberikan penulis dengan semua

bahan yang diperlukan.

ix

7. Sebuah terima kasih ditujukan kepada keluarga penulis, terutama kedua orangtua,

saudara-saudara yang telah sangat membantu dalam mendorong, menyarankan penulis

untuk menyelesaikan tugas akhir ini.

8. My bestfriend yang selalu memberikan dukungan untuk menyelesaikan tugas akhir ini.

9. Sebuah terima kasih ditujukan kepada teman-teman 21.6A.07 atas waktunya saat kita

bersama-sama.

Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk disebut satu persatu sehingga

terwujudnya penulisan ini. Penulis menyadari bahwa penulisan tugas akhir ini masih jauh

sekali dari sempurna, untuk itu penulis mohon kritik dan saran yang bersifat membangun

demi kesempurnaan penulisan dimasa yang akan datang.

Akhir kata semoga tugas akhir ini dapat berguna bagi penulis khususnya dan bagi

para pembaca yang berminat pada umumnya.

Jakarta, 22 Juni 2014

Penulis

Indah Oktaviana

x

ABSTRAK

Indah Oktaviana (21110118), Efektifitas Penanganan Rapat Internal Pimpinan Pada Dinas Tata Kota DKI Jakarta

Penanganan rapat internal pimpinan dalam suatu organisasi dibutuhkan penanganan yang efektif agar hasil pelaksaan rapat berjalan lancar. Penanganan rapat adalah menjadi salah satu tugas seorang sekretaris. Untuk pencapaian efektifitas rapat internal pimpinan pada Dinas Tata Kota DKI Jakarta, dilakukan mulai dari, mempersiapkan rapat dengan membuat agenda rapat dan susunan acara rapat, menentukan peserta rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat, menentukan jam rapat, membuat daftar hadir rapat, mempersiapkan bahan rapat, mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, mempersiapkan ruang rapat dan konsumsi. Menyelenggarakan rapat yang efektif, dimulai dengan waktu yang ditentukan, memiliki agenda pembahasan, cegah penyimpangan masalah, dibuat ringkasan secara tetap, selain membicarakan masalah lain, pastikan ada tindak lanjut, selesaikan rapat pada waktunya, dan bagikan risalah rapat secepatnya serta arsipkan hasil notulen untuk referensi kemudian. Rapat internal pimpinan pada Dinas Tata Kota DKI Jakarta memiliki sekretaris yang profesional yang cekatan dalam menjalankan tugasnya seperti mengatur jalannya rapat mulai dari mempersiapkan, pelaksanaan, sampai mencatat hasil rapat ini. Hal ini terbukti efektifitas penanganan rapat internal pimpinan oleh sekretaris memiliki kemampuan dengan mengetahui tata cara dan hal-hal apa saja yang harus ada dan perlu diperhatikan demi kelancaran rapat tersebut.

Kata Kunci: Efektifitas, Rapat Internal

xi

ABSTRACT

Indah Oktaviana (21110118), The effective handling internal meeting leadership at the Dinas Tata Kota DKI Jakarta

The handling of internal leadership meetings in an organization needs an effective treatment that results in conducting meetings run smoothly. The handling of the meeting is to be one of the tasks of a Secretary. For the achievement of the effectiveness of the internal management meetings at the Dinas Tata Kota DKI Jakarta, done from, preparing meeting agendas of meetings and by making the agenda of the meeting, the participants of the meeting, determining if there are any additions to or reducing of meeting participants, determining the hours of the meeting, making a list of attending meetings, preparing meetings, preparing equipment and supplies, preparing for meetings boardroom and consumption. Conducting effective meetings, starting with the specified time, the discussion agendas have, barring irregularities problem, making a summary on a permanent basis, in addition to discuss other issues, making sure there is a follow-up, finishing the meeting on time, and sharing the meeting as soon as possible as well as results filed to be published for next reference. The internal meeting of the leadership at the Dinas Tata Kota DKI Jakarta is held by a professional Secretary who is adept in carrying out its duties such as arranging course of meetings ranging from preparing, implementing to recording the results of these meetings. This proves the effectiveness of the internal management meeting held by the Secretary run smoothly, and he/she must have the ability with knowing how and what things should exist and should be noted for the sake of a smooth meeting.

Keywords: Effectiveness, Internal Meeting

xii

DAFTAR ISI

Lembar Judul Tugas Akhir .......................................................................................... iLembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir .................................................................. iiLembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ............................................ iiiLembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ..................................................... ivLembar Konsultasi Tugas Akhir .................................................................................. v

Kata Pengantar ............................................................................................................. viiAbstrak .........................................................................................................................viiiDaftar Isi ...................................................................................................................... xDaftar Gambar ............................................................................................................. xiiDaftar Tabel .................................................................................................................xiiiDaftar Lampiran ..........................................................................................................xiv

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................... 11.1. Latar Belakang.................................................................................... 11.2. Perumusan Masalah ........................................................................... 21.3. Tujuan dan Manfaat ........................................................................... 31.4. Metode Pengumpulan Data ................................................................ 31.5. Ruang Lingkup................................................................................... 41.6. Sistematika Penulisan ........................................................................ 4

BAB 11 LANDASAN TEORI .............................................................................. 62.1. Efektivitas .......................................................................................... 6

2.1.1. Pengertian Efektifitas .............................................................. 62.1.2. Unsur-Unsur Efektifitas ........................................................... 102.1.3. Faktor-efektor Efektifitas ........................................................ 14

2.2. Rapat Internal ..................................................................................... 172.2.1. Pengertian Rapat Internal ........................................................ 172.2.2. Kelengkapan Rapat Internal .................................................... 182.2.3. Efektivitas Rapat Internal......................................................... 192.2.4. Tujuan Rapat Internal............................................................... 20

BAB III PEMBAHASAN ...................................................................................... 253.1.Tinjauan Umum Dinas Tata Kota DKI Jakarta .................................. 25

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Dinas Tata Kota DKI Jakarta..... 253.1.2. Struktur dan Tata Kerja Dinas Tata Kota DKI Jakarta......... 303.1.3. Kegiatan Organisasi .............................................................. 35

3.2. Data Penelitian ................................................................................ 38

xiii

BAB IV PENUTUP .............................................................................................. 434.1. Kesimpulan ..................................................................................... 434.2. Saran .............................................................................................. 44

DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................. 45DAFTAR RIWAYAT HIDUP .................................................................................. 46SURAT KETERANGAN PKL ................................................................................. 47LAMPIRAN-LAMPIRAN ........................................................................................ 48

xiv

DAFTAR ISI

Halaman

Lembar Judul ................................................................................................................. iLembar Pernyataan Keaslian Tugas Akhir .................................................................... iiLembar Pernyataan Persetujuan Publikasi Karya Ilmiah ............................................... iiiLembar Persetujuan dan Pengesahan Tugas Akhir ........................................................ ivLembar Konsultasi Tugas Akhir .................................................................................... v

Kata Pengantar ............................................................................................................... viiAbstrak ...........................................................................................................................viiiDaftar Isi ........................................................................................................................ xDaftar Gambar ............................................................................................................... xiiDaftar Tabel ...................................................................................................................xiiiDaftar Lampiran .............................................................................................................xiv

BAB I PENDAHULUAN .....................................................................................1 1.1. Latar Belakang ....................................................................................1

1.2. Perumusan Masalah .............................................................................3 1.3. Tujuan dan Manfaat..............................................................................3

1.4. Metode Penelitian ................................................................................3 1.5. Ruang Lingkup ....................................................................................4 1.6. Sistematikan Penulisan.........................................................................5

BAB II LANDASAN TEORI ................................................................................62.1. Kualitas Pelayanan ...............................................................................62.2. Kepuasan Pelanggan.............................................................................102.3. Konsep Dasar Perhitungan ...................................................................15

BAB III PEMBAHASAN ........................................................................................253.1. Tinjauan Umum Perum LKBN Antara ................................................25

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Perum LKBN Antara.....................25 3.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Perum LKBN Antara ........25 3.1.3. Kegiatan Organisasi Perum LKBN Antara................................30 3.2. Data Penelitian.....................................................................................32

3.2.1. Data Kualitas Pelayanan ............................................................32 3.2.2. Data Kepuasan Pelanggan ..........................................................35 3.2.3. Tabel Penolong...........................................................................40 3.2. Analisis Kualitas Pelayanan Terhadap Kepuasan Pelanggan ..............45

3.3.1. Uji Koefisien Korelasi ...............................................................453.3.2. Uji Koefisien Determinasi..........................................................463.3.3. Uji Persamaan Regresi................................................................47

BAB IV PENUTUP ................................................................................................50

xv

4.1. Kesimpulan ..........................................................................................504.2. Saran ...................................................................................................52

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................................53DAFTAR RIWAYAT HIDUP .......................................................................................54SURAT KETERANGAN PKL .....................................................................................55LAMPIRAN-LAMPIRAN .............................................................................................56

xvi

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar III.1 Struktur Organisasi ....................................................................... 30Gamabr III.2 Ruang Rapat ................................................................................ 38

xvii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel III.1 Hasil Rapat Internal ..................................................................................... 42

xviii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

A1. Struktur Organisasi Propinsi DKI Jakarta ............................................................ 57B1. Daftar Hadir Rapat Internal Pimpinan .................................................................. 58B1. Laporan Rapat Internal ......................................................................................... 58

xix