KOMPUTERISASI PENGOLAHAN DATA PERPUSTAKAAN PADA SMK PI

AMBARRUKMO 1 YOGYAKARTA

Naskah Publikasi

Diajukan oleh Lina Purniawati

06.02.6230

Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA

2010

Computerization of Library Data Processing in SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta

Komputerisasi Pengolahan Data Perpustakaan Pada SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta

Lina Purniawati

Jurusan Manajemen Informatika

STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

With the development of the current era of technology demands intense

competition between the schools with other schools. And how to improve the data

processing system which still manual library into a computerized system that provides

time efficiency and accuracy of data.

One by creating a new system, computerized. Processing applications for

designing computer-based data which will help the process of data processing in large

numbers with the use of a library system, especially students in SMK PI Ambarrukmo 1

Yogyakarta.

1. Pendahuluan

1.1. Latar Belakang Masalah Teknologi merupakan salah satu variabel lingkungan dunia bisnis yang

mempunyai andil besar terhadap perkembangan suatu sekolahan. Perkembangan

informasi dan teknologi yang begitu cepat dan tidak mengenal batas wilayah dan waktu

telah berkembang secara pesat dalam segenap kehidupan masyarakat, khususnya

teknologi informasi yang banyak mempengaruhi proses memorial didalam

mengembangkan suatu produktifitas sekolahan terutama didalam pengembangan

informasi tentang sistem pengolahan data perpustakaan.

Untuk itu diperlukan informasi yang berkualitas guna mendukung pengambilan

keputusan yang efektif dan efisien. Informasi merupakan suatu data mentah yang

mengalami proses pengolahan sehingga memiliki arti dan daya guna bagi penerimanya.

Informasi yang berkualitas yaitu cepat waktu, akurat, relevan dan lengkap. Supaya

informasi dapat sesuai dengan yang dibutuhkan maka analisis haruslah mengetahui

kebutuhan-kebutuhan informasi yang diperkirakan khususnya pada bagian pengolahan

data perpustakaan.

2. Dasar Teori 2.1 Pengertian Dasar Sistem

Sebelum mempelajari sebuah sistem terlebih dahulu kita harus mengerti apakah

sistem itu. Menurut teori sistem berasal dari bahasa inggris yaitu “system”, yang berarti

susunan atau tata cara dalam pendekatan sistem terbagi menjadi dua kelompok :

1. Definisi sistem secara pendekatan prosedur “sistem merupakan

jaringan kerja dan saling berhubungan, berkumpul bersama

suatu kegiatan untuk menyelesaikan.

2. Definisi sistem secara pendekatan komponen, yaitu:

“ Sistem adalah suatu kumpulan dari elemen-elemen yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”. (Raymond McLeod,

1981).

2.2 Karakteristik Sistem

Berdasarkan definisi sistem diatas, suatu sistem memiliki karakteristik

atau sifat-sifat tertentu yaitu :

1. Subsistem (Subsystem)

Merupakan bagian-bagian dari sistem yang mempunyai sifat-

sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan

mempengaruhi proses secara keseluruhan.

2. Batas Sistem (Boundary)

Adalah daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lain atau dengan lingkungan luarnya.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

2.3 Konsep Dasar Informasi

2.3.1 Definisi Informasi

Sebelum mendefinisikan informasi, terlebih dahulu akan diterangkan

mengenai sumber dari informasi, yaitu data yang merupakan bentuk jamak dari

datum atau data-item.

Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian (event)

dan suatu kenyataan nyata (fact and entitiy). Kejadian (event) adalah sesuatu

yang terjadi pada saat yang tertentu, sedangkan nyata (fact and entitiy) adalah

berupa suatu obyek nyata yaitu benda dan orang yang betul-betul ada dan

terjadi.

Data merupakan sumber bagi informasi yang masih bersifat mentah

sehingga belum memiliki kegunaan. Dengan kata lain, informasi merupakan data

yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya dalam mengambil keputusan saat ini maupun masa mendatang.

2.3.2 Siklus Informasi Data merupakan bentuk yang masih mentah dan belum memiliki arti,

sehingga perlu diolah agar memiliki arti. Data yang diolah untuk menghasilkan

informasi menggunakan suatu model proses tertentu. Selanjutnya penerima

informasi membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti

menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data

kembali. Data tersebut ditangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu

model dan seterusnya membentuk siklus. Siklus ini oleh John Burc disebut

dengan siklus informasi (information cycle). Siklusini disebut juga dengan siklus

pengolahan (date processing cycle).

2.3.3 Kualitas Informasi Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga

hal, yaitu informasi yang akurat (accurate), tepat pada wakunya (timeliness) dan

relevan (relevance).

a. Akurat.

Akuratnya, Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan.

Informasi juga harus jelas untuk penerimanya.

b. Tepat pada waktunya.

Berarti, Informasi yang diterima oleh penerima tidak boleh

terlambat. Informasi yang sudah lama, tidak akan mempunyai

nilai lagi.

c. Relevan.

Artinya, Infomasi tersebut memiliki manfaat bagi penerimanya.

2.3.4 Nilai Informasi Nilai dari informasi (value of information) ditentukan dari dua hal, yaitu

manfaat dan biaya. Suatu informasi memiliki nilai apabila manfaatnya lebih

berguna dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Tetapi perlu diperhatikan,

bahwa informasi yang digunakan dalam suatu sistem informasi umumnya

digunakan untuk beberapa kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan dan sulit

untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah tertentu

dengan biaya untuk memperolehnya, karena sebagian besar informasi dinikmati

tidak hanya dinikmati oleh pihak didalam perusahaan.

3. Tinjauan Umum 3.1. Gambaran Umum 3.1.1 Sejarah Berdirinya SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta

SMK PI Ambarrukmo 1 dengan status swasta yang didirikan pada tahun 1988

oleh pemerintah Nomor : 0274/I13.5/H/1988 tanggal 26 Desember 1984 di JL.

Cendrawasih 125 Mancasan Lor Condong Catur Depok Sleman, Yogyakarta. Lembaga

pendidikan ini berada dibawah Yayasan Pengembang Ilmu Ambarrukmo Yogyakarta.

Kepala sekolah sebagai pelaksana berjalannya pendidikan di sekolah bekerja sama

dengan pemerintah setempat dan komite sekolah.

3.1.2 Visi dan Misi

a. Mencetak sumber daya manusia beriman, bertaqwa dan professional sesuai

tujuan pendidikan nasional.

b. Misi SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta Mempersiapkan peserta didik menjadi tenaga kerja tingkat menengah yang

tampil dan mandiri serta dapat mengisi lapangan kerja yang tersedia dalam

upaya mempercepat dan memperkokoh pembangunan nasional.

3.2.1 Gambaran Umum Perpustakaan Perpustakaan mempunyai kedudukan yang sangat penting dalam membantu

proses belajar mengajar di SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta. Perpustakaan ini

mempunyai arti besar untuk menumbuhkan minat para siswa dan guru khususnya untuk

mengembangkan wawasan terhadap ilmu pengetahuan, teknologi, sosial, budaya dan

disiplin.

3.2.2 Struktur Organisasi SMK PI Ambarrukmo 1Yogyakarta Struktur organisasi pada suatu instalasi atau organisasi pada umumnya

menggambarkan luas sempitnya tugas yang ada dalam instalasi atau organisasi tersebut.

Selain itu juga menggambarkan arus perintah dan tujuan mulai dari pucuk pimpinan

sampai denga para pegawai. Adapun stuktur organisasi SMK PI Ambarrukmo 1

Yogyakarta adalah sebagai berikut :

KETUA YAYASAN PI

KEPALA SEKOLAH

KOMITE SEKOLAH

HUMAS/SARPRAS

WKS. KURIKULUM WKS KESISWAAN

KETUA PROGRAM KEAHLIAN

BP/BK/BKK WALI KELAS/ GURU

SISWA / PESERTA DIDIK

KA. TATA USAHA

3.2.3 Mekanisme Operasi Sistem 3.2.3.1 Sistem Operasional.

Sistem pelanyanan terbuka kepada anggota perpustakaan.

3.2.3.2 Pemakai Pustaka.

1. Siswa.

3.2.3.3 Keanggotaan.

Adapun syarat menjadi anggota perpustakaan di SMK PI

Ambarrukmo1 Yogyakarta anatara lain :

1. Setiap siswa yang diterima di SMK PI Ambarrukmo 1

Yogyakarta langsung diakui menjadi anggota

perpustakaan.

2. Perpustakaan membuat kartu anggota untuk masing-

masing siswa.

3.2.3.4 Jenis Layanan dan Sanksi.

Pelayanan Sirkulasi

1. Buku tidak boleh dibawa pulang (kecuali buku cerita atau komik)

2. Maksimal pinjam 2 buku dengan judul berbeda

3. Lama pinjam 1 minggu

4. Keterlambatan pengembalian dikenakan denda

Rp100/buku/haari

5. Merusak , merobek atau menghilangkan buku yang dipinjam

harus diganti denga buku yang sama namun kalau tidak ada

buku yang sama maka boleh diganti dengan buku yang sejenis.

3.2.3.5 Sistem yang Berjalan.

Prosedur Peminjaman

1. Peminjam masuk membawa kartu perpustakaan.

2. Mencari buku di rak dan meminjam buku maksimal 2 buah.

3. Petugas mengisi kartu buku dan kartu peminjam.

4. Petugas mengecek nomor buku kembali sesuai buku diserahkan

peminjam dan kartu peminjam di tahan jika tidak sesuai dengan

identitas buku petugas mencatat pada buku besar untuk laporan.

Prosedur Pengambilan

1. Buku diserahkan kepada petugas perpustakaan sesuai dengan

jumlah buku yang di pinjam.

2. Petugas mengambil kartu buku dan kartu anggota yang ditahan.

3. Kartu anggota diserahkan pada anggota yang megembalikan

buku, sedangkan kartu buku dimasukkan kembali pada

kantongnya.

4. Petugas menandai pada data peminjam dan tanggal kembali.

5. Bila terlambat peminjam mengisi buku denda dan membayar

uang denda sesuai dengan banyaknya hari keterlambatan.

4. Pembahasan

4.1 Rancangan Data Flow Diagram Data Flow Diagram adalah rancangan model logika (logical model), gambaran

ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data dan organisasi

file. Data Flow Diagram (DFD) menggambarkan arus data dari suatu sistem informasi,

baik dari sistem lama maupun sistem baru secara logika tanpa mempertimbangkan

lingkungan fisik di mana data tersebut berada.

4.2 Implementasi Program 4.3.2 Pembahasan Program

Pada pembahasan program, penulis hanya akan menjelaskan secara garis

besar mengenai sistem informasi yang telah dibuat termasuk cuplikan tampilan form dan

kode programnya.

4.7.1 Halaman Login

Gambar 4.8.1 Tampilan form login

4.7.2 Halaman Utama

Gambar 4.8.3 Tampilan halaman utama

4.7.3 Form Input Penerbit Digunakan untuk mengolah data Penerbit. Untuk mnampilkan form input

Penerbit pilih menu Input->Kategori->Penerbit, sebagai berikut:

Gambar 4.8.4 Tampilan form input data Penerbit

4.7.4 Form Input Pengarang Digunakan untuk mengolah data Pengarang. Untuk mnampilkan form

input pengarang pilih menu Input->Kategori->Pengarang, sebagai berikut:

Gambar 4.8.8 Tampilan form input data Pengarang

4.7.5 Form Input Buku Digunakan untuk mengolah data Buku.untuk mnampilkan form input buku

pilih menu Input->Buku, sebagai berikut :

Gambar 4.8.12 Tampilan form input data Buku

4.7.6 Form Input Data Anggota Digunakan untuk mengolah data Anggota. Untuk menampilkan pilih menu

Input-> Anggota.

Gambar 4.8.16 Tampilan form input data Anggota

4.7.7 Form Input Data Transaksi Peminjaman Digunakan untuk mengolah data transaksi peminjaman Buku.untuk

menampilkannya pilih menu di bagian paling kiri pada menu Transaksi

Gambar 4.8.18 Tampilan form input data Transaksi Pinjaman buku

4.7.8 Form Input Data Transaksi pengembalian buku Digunakan untuk mengolah data riwayat pekerjaan sebelum karyawan yang

bersangkutan bekerja di Mirota Batik. untuk menampilkannya pilih menu di bagian

paling kiri pada menu Transaksi

Gambar 4.8.19 Tampilan form input data pengembalian buku

4.7.9 Form Daftar Buku Digunakan untuk melihat data keseluruhan buku dengan model grid.form ini

juga berfungsi untuk mencari data buku atau sebatas melakukan checking.Menu ini

berada di bagian sebelah kiri pada bagian menu data tabel -> Daftar Buku

Gambar 4.8.20 Tampilan form Daftar buku

4.7.10 Form Data Anggota

Gambar 4.8.21 Tampilan form Data Anggota

4.7.11 Form Data Peminjam

Gambar 4.8.22 Tampilan form input data training

4.7.12 Form Data History / Pengembalian buku

Gambar 4.8.23 Tampilan form Rincian Pengembalian buku

4.7.13 Laporan-laporan Laporan merupakan hasil akhir siap cetak dalam kertas yang akan

memudahkan instansi jika membutuhkan informasi yang dimaksud sehingga tidak

perlu mengetik dan menyusunnya karena sudah tersusun otomatis. Berikut ini

merupakan contoh laporan yang dimaksud :

1. Laporan data Anggota

Pada laporan Data anggota akan ditampilakn dalam data

keseluruhan dengan metode tabel.

Gambar 4.8.26 Tampilan laporan data Anggota

2. Laporan Data buku

Pada laporan Data Buku akan ditampilakn dalam data keseluruhan

dengan metode tabel.

Gambar 4.8.27 Tampilan laporan Buku

3. Laporan Transaksi

Pilih menu Laporan->Laporan Transaksi. Pada laporan transaksi

ada dua macam kriteria yaitu peminjaman dan pengembalian dengan

metode pencetakan perhari , pertanggal.

Gambar 4.8.28 Tampilan form laporan Transaksi

Sebagai contoh pada transaksi pengembalian pertanggal pada

tanggal awal dipilih dahulu kemudian dipilih tanggal akhir sehingga data

yang akan ditampilkan sesuai dengan tgl yang dipilih tadi :

Gambar 4.8.29 Tampilan laporan Transaksi

5. Penutup 5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis dan perancangan sistem informasi Perpustakaan ini

dapat diambil kesimpulan, antara lain :

1. Kekurangan yang ada pada sistem lama sudah dapat tertutupi dengan adanya

sistem yang baru. 2. Sistem ini layak digunakan oleh pihak SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta untuk

mengolah data perpustakaan. Sistem informasi Perpustakaan ini memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan,

diantaranya :

1. Kelebihan

a. Sudah berbasis visual sehingga lebih mudah dimengerti dan dapat

menampilkan foto anggota.

b. Dapat menghemat waktu dalam proses pencarian data.

c. Sistem ini dapat mencetak Laporan.

d. Keamanan sistem dan data lebih terjamin.

e. Informasi yang dihasilkan lebih lengkap dan akurat.

2. Kekurangan

a. Belum tersediannya fasilitas convert database ke database lainnya seperti

Ms Excel, SQL dan sebagainya.

b. Tidak mendukung sistem client-server.

5.2 Saran Berdasarkan hasil kesimpulan diatas, penulis dapat memberikan saran untuk

proses pelaksanaan dan pengembangan sistem informasi ini adalah :

1. SMK PI Ambarrukmo 1 Yogyakarta dapat mempertimbangkan penggunaan

sistem informasi ini untuk mengolah data pembukuan, data peminjaman buku

serta mencetak laporan.

2. Diperlukan dukungan dari semua pihak agar sistem informasi ini dapat berjalan

dengan baik dan lancar.

3. Penulis menyadari bahwa program yang dibuat belumlah sempurna. Apabila

sistem yang diusulkan belum bisa mewakili kebutuhan SMK PI Ambarrukmo 1

Yogyakarta, maka hendaknya sekolah bisa mengembangkannya.

DAFTAR PUSTAKA Hadi, Rahadian. 2001. Pemrograman Windows API dengan Visual Basic 6.0. Jakarta:PT

Elex Media Komputindo

Jogianto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta:Andy offset.

Kurniadi, Adi. 2000. Pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0 Jakarta:PT Elex Media

Komputindo

Ladjamudin, Bin Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta :

Graha Ilmu