CONTOH PENULISAN SURAT

001 / SKet.BSM/PIP / YAPPI – SMK / A1.VII / 2015

kode surat:

1. Kode surat terdiri dari :

Surat Keputusan = SKep Surat Undangan = UndSurat Keterangan = SKet Memorandum = MemSurat Edaran = SEd Nota Dinas = NdSurat Tugas = ST Pengumuman = PengSurat Kuasa = SK Surat Ketetapan = STapSurat Peringatan = SP Surat Perintah = SPerSurat Ijin Kegiatan = SIK Surat Pemberitahuan = SPhSurat Perjanjian = SPn Surat Pengantar = SPeng

2. Satuan Unit Kerja

No Nama Satuan Unit Kerja Kode1 Kepala Sekolah KS2 Wakasek kurikulum KUR3 Wakasek Kesiswaan KSW4 Wakasek Humas HMS5 Wakasek Sarana Prasarana SAR6 Administrasi ADM7 Bendahara BDH

3.      Kode Sekolah            Kode sekolah ditulis: SMKP-AST

4.      Kode Bulan Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai

dengan Desember yaitu dengan kode I – XII

5.      Kode Tahun Tahun  Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat, contoh: 2013

C. Penandatanganan surat dan stempel surat

1. Penandatanganan SuratSurat-surat penting yang menyangkut sekolah harus ditandatangani oleh Kepala Sekolah.

Dalam hal Kepala Sekolah berhalangan, penandatanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya dengan ketentuan sudah ada persetujuan dari Kepala Sekolah terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan. Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

2. Stempel Surat   Surat-surat sekolah yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi  stempel surat.   Stempel surat adalah stempel resmi SMK IT Tebuireng III Hajarun Najah - Petalongan yang bentuk

serta susunannya  telah ditentukan.   Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Kepala Sekolah dibubuhkan stempel dengan posisi

disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.

D. Agenda Surat Dan Arsip SuratSemua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda, dan setiap surat keluar

harus dibuat rangkap (dilebihkan satu rangkap dari jumlah keperluan) untuk disimpan sebagai arsip.Buku agenda surat keluar

Berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, nomor surat, alamat dan tujuan, perihal surat serta keterangan.

Buku Agenda Surat MasukBerisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, nomor surat, alamat Pengirim, perihal

surat, diteruskan Pada Tanggal, serta keterangan.Semua surat masuk diserahkan kepada kepala sekolah setelah di catat di buku agenda surat

masuk dan dilengkapi dengan lembar disposisi oleh pegawai tata usaha Sekolah. Selanjtunya kepala sekolah akan menentukan kepada Struktur Sekolah yang berkenaan dengan perihal surat.

E. Jenis Kertas dan HurufSetiap surat keluar dan segala bentuk administrasi Sekolah dibuat dengan menggunakan

kertas F4 dengan jenis huruf “Times New Roman” dengan ukuran font 12 Pt atau ukuran font yang selayaknya memudahkan untuk dibaca.

Pola Klasifikasi Nomor Surat

Kode Urusan / Tentang / Uraian.

420 PENDIDIKAN421 Sekolah 421.5 Sekolah Kejuruan 422 Administrasi Sekolah422.3 Hari Libur422.4 Uang Sekolah-Klasifikasikan disini SPP422.5 Beasiswa 422.8 Masa orientasi siswa423.5 Kurikulum 423.7 Ujian423.9 Praktek Industri424 Tenaga Pengajar,Guru,Dosen,Dekan,Rektor  Klasifikasikan disini:Guru Teladan424.1 Pengawas sekolah424.2 Tenaga Administrasi425 Sarana Pendidikan425.1 Gedung425.11 Gedumg Sekolah425.12 Kampus425.13 Pusat Kegiatan Mahasiswa425.2 Buku425.3 Perlengkapan Sekolah426 Keolahragaan426.1 Cabang Olahraga 426.2 Sarana  426.3 Perkumpulan olahraga (PSSI, PELTI )426.31 Gedung olah raga426.32 Stadion426.33 Lapangan426.34 Kolam renang426.4 Pesta olah-raga klasifikasi disini::PON,Porsade,Olimpiade,dan sebagainya426.5 Hobby426.6 Instruktur pelatih

427Kepemudaan Meliputi organisasi dan Kegiatan Remaja. Klasifikasikan disini: Gelanggang remaja, Karang Taruna

428 Kepramukaan klasifikasikan disini :Persami, Jambore, Lomba tingkat, Raimuna429 Pendidikan kedinasan Untuk Departement Dalam Negri lihat 890430 Kebudayaan 

900 : KEUANGAN905 : APBS910 : ANGGARAN911 : ANGGARAN RUTIN003 : HARI RAYA/BESAR

005 : UNDANGAN420 : PENDIDIKAN 421 : SEKOLAH421.5 : SMK422 : ADMINISTRASI SEKOLAH 422.4 : UANG SEKOLAH 422.5 : BEA SISW 423.5 : KURIKULUM 423.6 : KARYA TULIS423.7 : UJIAN 424 : TENAGA PENGAJAR GURU TELADAN 424.2 : TENAGA ADMINISTRASI425 : SARANA PENDIDIKAN 425.1 : GEDUNG425.2 : BUKU425.3 : PERLENGKAPAN SEKOLAH 426 : OLAH RAGA 426.1 : CABANG OLAH RAGA426.2 : SARANA OLAH RAGA426.3 : PESTA OLAH RAGA427 : KEPRAMUKAAN431 : KESENIAN432 : KEPURBAKALAAN423.1 : MUSIUM440 : KESEHATAN441.5 : UKS800 : KEPEGAWAIAN848 : DISPENSASI853 : CUTI SAKIT934 : SPJ RUTIN 094 : SURAT TUGAS842 : SURAT PERNYATAAN KESANGGUPAN