Kode Administrasi Surat MenyuratDipublikasi pada 21 Mei 2013 oleh SaepulROHMAN

Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan. Secara terperinci, dikatakan pengertian surat sebagai berikut:

Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan. Suatu media pencurahan perasaan, kehendak, pikiran,dan tujuan seseorang untuk dapat

diketahui orang lain. Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan

dalam bentuk tulisan.

Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena sifatnya yang demikian, maka surat-surat harus disusun secara singkat dan padat tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur.Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan sungguh-sungguh apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan. Karena melalui surat itu berarti penulis telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain.Dalam menyelenggarakan tata cara penomoran surat menyurat dimaksudkan terwujudnya keseragaman dan tata tertib administrasi surat menyurat dan kearsifan dalam suatu organisasi atau instansi.

Bebarapa hal tentang Surat

Kop surat dan kepala surat

Kepala surat di cetak di tengah bagian atas kop.Kepala surat memuat :

Gambar/ lambang, dibagian kiri atas kop surat Kepanjangan dari nama instansi /organisasi, Nama dipaling atas dari kepala surat dan

seluruhnya menggunakan huruf kapital dan  warna huruf hitam tebal Memberikan keterangan Zona, dicetak dibagian bawah Zona, dan seluruhnya

menggunakan huruf kapital   dengan menggunakan huruf hitam tebal Alamat kesekertarian, memuat; nama dan wilayah instansi/organisasi, kode pos, nomor

telepon atau email, alamat dicetak di bawah zona dan dengan ukuran huruf lebih kecil dan warna huruf hitam tebal

 .NOMOR DAN KODE SURAT

1. Penomoran ditulis pada satu baris yang memuat: nomor surat, kode surat, kode instansi, kode bulan dan kode tahun kalender.

2. Nomor surat menggunakan tiga digit, mulai dari nomor urut 001, masa berlaku nomor surat adalah satu periode. Dihitung mulai dari masa bakti kepengurusan organisasi/instansi masing-masing.

3. Kode surat dapat berupa singkatan dari kode acara yang akan dilaksanakan atau kode surat yang  sesungguhnya.

.

KODE SURAT

1.      Kode surat terdiri dari :

a. Surat Keputusan = SKepb. Surat Keterangan = SKetc. Surat Edaran = SEdd. Surat Tugas = STe. Surat Kuasa = SKf. Surat Peringatan = SPg. Surat Ijin Kegiatan = SIKh. Surat Perjanjian = SPni. Surat Undangan = Undj. Memorandum = Memk. Nota Dinas = Ndl. Pengumuman = Pengm. Surat Ketetapan = STapn. Surat Perintah = SPero. Surat Lain – lain = L

2.      Kode surat yang merupakan contoh sebagai singkatan dari acara yang akan dilaksanakan

a. Konferensi Zona = KZb. Seminar Umum = SUc. Seminar Teknologi = ST

3.      Kode Bulan ditulis dengan menggunakan hurup Romawi dari bulan Januari sampai dengan Desember yaitu dengan kode I – XII

4.      Tahun Kalender ditulis lengkap dan tidak boleh di singkat

 

PENANDATANGANAN SURAT DAN STEMPEL SURAT

1.      Surat-surat penting yang menyangkut organiasasi/instansi seperti:Pembentukan kepanitiaan, laporan kegiatan, permohonan izin, dan surat-surat harus di tanda tangani   oleh Pimpinan yang berwenang.Dalam hal Pimpinan berhalangan, penanda tanganan dapat dilakukan oleh struktur yang ada di bawahnya tetapi sudah ada dibawah persetujuan dari pimpinan terlebih dahulu, dengan penambahan simbol Atas Nama di atas tanda tangan.

Surat-surat yang ditandatangani ditempatkan di sudut kanan bawah setelah kata penutup surat.

 Surat-surat organisasi yang sudah ditandatangani baru dianggap sah apabila dibubuhi  stempel surat.

Stempel surat adalah stempel resmi instansi/organisasi yang bentuk serta susunan  telah ditentukan.

Surat-surat yang hanya ditandatangani oleh Pimpinan dibubuhkan stempel dengan posisi disebelah kiri tanda tangan dan harus mengenai tanda tangan tersebut, tetapi tidak boleh menutupinya.

AGENDA SURAT DAN ARSIP SURAT

Semua surat masuk atau surat keluar, harus dicatat di buku agenda.Buku agenda surat setidak–tidaknya berisi kolom catatan : nomor urut, tanggal surat, kode surat, alamat dan tujuan serta perihal surat.

1.      Klasifikasi surat dilihat dari sifatnya, terdiri dari :

Sangat rahasia  : artinya surat yang hanya boleh diketahui oleh pihak yang berkepentingan dan  jika  di ketahui  oleh  pihak  lain  akan mengancam suatu instansi/organisasi.

Rahasia/terbatas  : artinya  surat  yang  hanya  boleh  diketahui  oleh pihak yang berkepentingan dan jika di ketahui oleh pihak lain tidak akan mengancam suatu instansi/organisasi.

Biasa   : artinya  surat  yang  boleh  diketahui  oleh  pihak  yang tidak   berkepentingan dan tidak mengancam kelembagaan.

   2.      Klasifikasi surat dilihat dari pengirimannya, terdiri dari :

Kilat, artinya surat tersebut dikirim seketika setelah surat selesai dibuat dan harus sampai dialamat hari itu juga.

Segera, artinya surat tersebut harus dikirim menurut urutan diterima sekretariat dan dikirim menurut jadwal kurir.

Kilat/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat. Kilat Khusus/Pos,  artinya surat tersebut harus dikirim per pos dengan perangko kilat

khusus.

Tanda klasifikasi surat harus dicantumkan dengan membutuhkan stempel sangat rahasia ataurahasia dan seterusnya pada amplop, dan lembar surat pada surat pengantarnya.Kode surat merupakan alat untuk mengenali masalah yang dikandung dalam arsip, dan disamping itu juga sebagai alat penentu, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip dalam simpanan.Kode ini juga menunjukkan adanya urutan sistimatis dari masalah-masalah arsip dan kartu kendali dalam file.

Di bawah merupakan contoh beberapa kode surat, dikarenakan penomoran surat dimulai dari 000 s/d 900 maka penulis di sini mengkhususkan kode nomor surat untuk wilayah instansi Pendidikan.

000   UMUM001   Lambang

002  Tanda Kehormatan/Penghargaan untuk pegawailihat 861.1

003   Hari Raya/Besar004   Ucapan005   Undangan020   PERALATAN040   PERPUSTAKAAN Dokumentasi / Kearsipan / Sandi042   Dokumentasi045   Kearsipan060   ORGANISASI / KETATALAKSANAAN090   PERJALANAN DINAS230   ORGANISASI PROFESI DAN FUNGSIONAL232   Persatuan Guru Republik Indonesia236   Korps Pegawai Republik Indonesia239   Organisasi Profesi Dan Fungsional Lainnya240   ORGANISASI PEMUDA410   PEMBANGUNAN DESA411   Pembinaan Usaha Gotong Royong.14   Pungutan  .2   Lembaga Sosial Desa (LSD).32   Kuliah Kerja Nyata (KKN).33   Pusat Latihan.34   Kursus-Kursus.35   Kurikulum / Sylabus.36   Ketrampilan.37   Pramuka  .4   Pembinaan Kesejahteraan Keluarga (PKK).25   Petunjuk / Pembinaan Pelaksanaan  .3   Koperasi Desa.32   Koperasi Usaha Desa 420   PENDIDIKAN   .1   Pendidikan Khusus Klasifikasi disini Pendidikan

Putra/I Irja421   Sekolah   .1   Pra Sekolah   .2   Sekolah Dasar   .3   Sekolah Menengah   .4   Sekolah Tinggi   .5   Sekolah Kejuruan   .6   Kegiatan Sekolah, Dies Natalis Lustrum   .7   Kegiatan Pelajar .71   Reuni Darmawisata .72   Pelajar Teladan .73   Resimen Mahasiswa   .8   Sekolah Pendidikan Luar Biasa   .9   PLS / Pemberantasan Buta Huruf422   Administrasi Sekolah

  .1  Persyaratan Masuk Sekolah, Testing, Ujian,Pendaftaran, Mapras, peloncoan

  .2   Tahun Pelajaran  .3   Hari Libur  .4   Uang Sekolah, Klasifikasi Disini SPP  .5   Beasiswa423   Metode Belajar  .1   Kuliah  .2   Ceramah, Simposium  .3   Diskusi  .4   Kuliah Lapangan, Widyawisata, KKN, Studi Tur  .5   Kurikulum  .6   Karya Tulis  .7   Ujian424   Tenaga Pengajar, Guru, Dosen, Dekan, Rektor

  Klasifikasi Disini: Guru Teladan425   Sarana Pendidikan  .1   Gedung  .11   Gedung Sekolah  .12   Kampus  .13   Pusat Kegiatan Mahasiswa  .2   Buku  .3   Perlengkapan Sekolah426   Keolahragaan  .1   Cabang Olah Raga  .2   Sarana .21   Gedung Olah Raga .22   Stadion .23   Lapangan .24   Kolam renang  .3   Pesta Olah Raga, Klasifikasi nya: PON, Porsade,

Olimpiade,  .4   KONI

427  Kepramukaan Meliputi: Organisasi dan Kegiatan Remaja  Klasifikasi Disini: Gelanggang Remaja

428   Kepramukaan429   Pendidikan  Kedinasan Untuk Depdagri, Lihat 890430   KEBUDAYAAN431   Kesenian   .1   Cabang Kesenian   .2   Sarana  .21   Gedung Kesenian432   Kepurbakalaan433   Sejarah434   Bahasa435   Usaha Pertunjukan, Hiburan, Kesenangan440   KESEHATAN441   Pembinaan Kesehatan442   Obat-obatan443   Penyakit Menular444   Gizi

445  Rumah Sakit, Balai Kesehatan, PUSKESMAS,PUSKESMAS Keliling,  Poliklinik

446   Tenaga Medis448   Pengobatan Tadisional450   AGAMA451   Islam .1   Peribadatan .11   Sholat .12   Zakat Fitrah .13   Puasa .14   MTQ .2   Rumah Ibadah .3   Tokoh Agama .4   Pendidikan .41   Tinggi  42   Menengah .43   Dasar .44   Pondok Pesantren .45   Gedung Sekolah .46   Tenaga Pengajar .47   Buku .48   Dakwah .49   Organisasi / Lembaga Pendidikan .5   Harta Agama Wakaf, Baitulmal, dsb .6   Peradilan

 .7   Organisasi Keagamaan Bukan Politik Majelis Ulama .8   Mazhab456   Urusan Haji  .1   ONH  .2   Manasik560   TENAGA KERJA   .1   Pengangguran561   Upah562   Penempatan Tenaka Kerja, TKI563   Latihan Kerja564   Tenaga Kerja800 KEPEGAWAIAN810 PENGADAAN820 MUTASI822 Kenaikan Gaji Berkala823 Kenaikan Pangkat / Pengangkatan824 Pemindahan / Pelimpahan / Perbantuan825 Datasering dan Penempatan Kembali826 Penunjukan Tugas Belajar828 Mutasi Dengan Instansi Lain830 KEDUDUKAN

Meliputi: Perhitungan Masa Kerja, Penyesuaian Pangkat/

Gaji, Penghargaan Ijasah, Dan Jenjang Pangkat831 Perhitungan Masa Kerja832 Penyesuaian Pangkat / Gaji833 Penghargaan Ijazah / Penyesuaian834 Jenjang Pangkat / Eselonering840 KESEJAHTERAAN PEGAWAI

Meliputi: Tunjangan, Dana, Perawatan Kesehatan, Koperasi, Distribusi, Permahan/Tanah,

Bantuan Sosial, Rekreasi Dan Dispensasi.841 Tunjangan.1 Jabatan.2 Kehormatan.3 Kematian/Uang Duka.4 Tunjangan Hari Raya.5 Perjalanan Dinas Tetap/Cuti/Pindah.6 Keluarga.7 Sandang, Pangan, Papan (Bapertarum)842 Dana.1 Taspen.2 Kesehatan. 3 Asuransi

843 Perawatan Kesehatan844 istribusi845 Perumahan/Tanah846 Bantuan Sosial

850CUTI Meliputi Cuti Tahunan, Cuti Besar, Cuti Sakit, Cuti Hamil, Cuti Naik Haji, CutiDiluar Tanggungan Negara Dan Cuti Alasan Lain

860 PENILAIAN861 Penghargaan.1 Bintang/Satyalencana.2 Kenaikan Pangkat Anumerta.3 Kenaikan Gaji Istimewa.4 Hadiah Berupa Uang.5 Pegawai Teladan862 Hukuman863 Konduite, DP3, Disiplin Pegawai864 Ujian Dinas865 Penilaian Kehidupan Pegawai Negeri

Meliputi: Petunjuk Pelaksanaan Hidup Sederhana, Penilaian Kekayaan Pribadi (LP2P)

870 TATA USAHA KEPEGAWAIAN871 Formasi872 Bezetting/Daftar Urut Kepegawaian873 Registrasi.1 NIP.2 KARPEG.3 Legitiminasi/Tanda Pengenal.4 Daftar Keluarga, Perkawinan, Perceraian, Karis, Karsu874 Daftar Riwayat Pekerjaan875 Kewenangan Mutasi Pegawai876 Penggajian.1 SKPP877 Sumpah/Janji878 Korps Pegawai880 PEMBERHENTIAN PEGAWAI

Pemberhentian,Permintaan Sendiri, Dengan Hak Pensiun, KarenaMeninggal Dunia, Alasan Lain, Dengan Diberi Uang Pesangon, Uang Tunggu UntukSementara Waktu Dan Pemberhentian Tidak Dengan Hormat

881 Permintaan Sendiri882 Dengan Hak Pensiun883 Karena Meninggal884 Alasan Lain885 Uang Pesangon

886 Uang Tunggu887 Untuk Sementara Waktu888 Tidak Dengan Hormat890 PENDIDIKAN PEGAWAI

Meliputi: Perencanaan, Pendidikan Reguler, Pendidikan Non-Reguler, Pendidikan Ke Luar Negeri,

Metode, Tenaga Pengajar, Administrasi Pendidikan, Fasilitas Sarana Pendidikan

891 Perencanaan892 Pendidikan _Egular / Kader893 Pendidikan dan Pelatihan / Non Reguler894 Pendidikan Luar Negeri895 Metode896 Tenaga Pengajar / Widyaiswara/Narasumber897 Administrasi Pendidikan898 Fasilitas Belajar899 Sarana900 KEUANGAN910 ANGGARAN920 OTORISASI / SKO930 VERIFIKASI940 PEMBUKUAN950 PERBENDAHARAAN960 PEMBINAAN KEBENDAHARAAN961 Pemeriksaan Kas Dan Hasil Pemeriksaan Kas970 PENDAPATAN990 BENDAHARAWAN