KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUSI PENDEKATAN ORGANISASI BISNIS DI TAHUN 2015

Knowledge Management (KM) merupakan bagian integral dari lingkungan bisnis

kontemporer yang dapat menjamin pertumbuhan dan keunggulan kompetitif bagi suatu organisasi bisnis. Saat ini banyak organisasi yang kurang berhasil mengembangkan keunggulan kompetitifnya agar mampu tumbuh dan bersaing dengan pemain bisnis lain, dikarenakan adanya salah kelola terhadap pengalaman, keahlian dan aset pengetahuan mereka. Dewasa ini lingkungan bisnis tumbuh semakin kompetitif. Oleh karena itu, disamping harus kreatif dan inovatif, organisasi juga harus mampu memanfaatkan pengalaman yang dimiliki sebelumnya dan mampu belajar secara efektif agar lebih unggul ketimbang para pesaingnya. KM adalah alat yang efektif untuk mengelola aset pengetahuan organisasi, yaitu untuk jangka pendek dapat menghasilkan keuntungan, sementara untuk jangka panjang dapat menumbuhkan kreativitas dan inovasi. Dengan demikian, KM memanfaatkan pengetahuan organisasi, baik dari sumber internal dan eksternal organisasi untuk menciptakan dan mempertahankan keunggulan kompetitifnya.

Oleh karena itu, organisasi bisnis perlu memiliki sistem pengoperasian KM yang efektif, yang dapat membuat, menangkap, menyimpan, menyebarkan dan mendokumentasikan aset pengetahuan dari suatu organisasi, khususnya untuk membantu proses intelijen bisnis, proses rekayasa ulang bisnis dan proses pengambilan keputusan. Sayangnya, banyak organisasi yang masih terlalu fokus pada aspek pengembangan teknologi informasi dan komunikasi (ICT), sehingga agak mengabaikan sejumlah faktor lainnya yang juga perlu mendapatkan perhatian secara signifikan dari sistem KM. Suatu KM yang efektif merupakan hasil interaksi diantara dua hal, yakni aspek teknologi dan aspek perilaku organisasi. Dengan sendirinya, sistem KM perlu memiliki pendekatan holistik, yakni dengan memberi penekanan pada tiga faktor penting dari organisasi, yaitu manusia, proses dan teknologi. Oleh karena itu, ketika kita hendak mengimplementasikan KM dalam organisasi, maka ke tiga faktor tersebut perlu dipertimbangkan dan ditangani secara efisien dan efektif.

Sekali lagi, knowledge management (KM) telah menjadi bagian penting dan tidak terpisahkan dari organisasi. KM adalah bidang yang cepat berkembang dan memberikan kontribusi yang signifikan pada pertumbuhan organisasi dan daya saing. Knowledge Management (KM) adalah manajemen sistematik atas aset pengetahuan organisasi untuk tujuan menciptakan nilai yang memenuhi persyaratan taktik dan strategik, yang terdiri dari inisiatif, proses, kebijakan, program, dan prosedur yang mendukung dan

meningkatkan penciptaan, penilaian, saling berbagi, perbaikan, dan penyimpanan pengetahuan.

Dengan demikian, KM akan melibatkan pemahaman tentang, dimana dan dalam bentuk apa pengetahuan berada, apa yang perlu diketahui oleh organisasi, bagaimana mempromosikan budaya kondusif untuk belajar, saling berbagi, dan penciptaan pengetahuan, bagaimana membuat pengetahuan yang benar tersedia untuk orang yang tepat pada waktu yang tepat, bagaimana menghasilkan atau memperoleh pengetahuan yang terbaik, baru dan relevan, bagaimana mengelola semua faktor tersebut sehingga dapat meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan strategik organisasi, khususnya ketika menghadapi ancaman dan peluang bisnis jangka pendek.

Dengan demikian, KM perlu memberikan tempat atas alat, orang, pengetahuan, struktur (tim kerja), budaya, dan lain sebagainya, sehingga dapat meningkatkan pembelajaran dan pemahaman atas nilai dan aplikasi dari pengetahuan baru yang dibuat, dan sekaligus menyimpan pengetahuan ini dan membuatnya tersedia untuk orang yang tepat dan pada waktu yang tepat pula. MK adalah sebuah konsep dimana organisasi bisnis sadar dan melakukan upaya komprehensif untuk mengumpulkan, mengatur aset tangible dan intangible, serta melakukan analisis pengetahuan dalam hal sumber daya, dokumen, dan keterampilan SDM.

Pada awal tahun 1998-an, diyakini bahwa beberapa organisasi bisnis telah benar-benar memiliki praktik manajemen pengetahuan yang komprehensif - dengan nama apapun - dalam melakukan kegiatan bisnis. Kemajuan teknologi dan cara kita mengakses dan saling berbagi informasi telah berubah, sehingga banyak organisasi bisnis dewasa ini memiliki semacam kerangka kerja manajemen pengetahuan. KM melibatkan data, informasi dan sejumlah metode operasi untuk menyuplai informasi kepada para pengguna. Sebuah rencana MK melibatkan survei terhadap tujuan organisasi dan pemeriksaan alat, baik tradisional maupun teknis, yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Tantangannya adalah bagaimana memilih sistem manajemen pengetahuan, yaitu membeli atau membangun perangkat lunak yang sesuai dengan konteks rencana keseluruhan dan mendorong para pekerja untuk menggunakan sistem dan saling berbagi informasi. Tujuan dari sistem KM adalah membekali manajer dengan kemampuan untuk mengatur dan menemukan konten yang relevan dan keahlian yang diperlukan untuk menangani berbagai tugas bisnis dan proyek yang spesifik. Sejumlah sistem KM mampu menganalisis hubungan antara konten, orang, topik dan aktivitas yang menghasilkan laporan perihal peta papan pengetahuan atau manajemen pengetahuan.

Sebetulnya konsep KM telah ada sejak awal tahun sembilan puluhan, namun baru diakui sebagai alat untuk memecahkan masalah bisnis yang spesifik baru akhir-akhir ini. Pada awalnya banyak organisasi yang menerapkan strategi KM dengan kekhawatiran yang cukup luar biasa. Mengingat, banyak pertanyaan dan persyaratan harus ditangani sebelum pengguna merasa nyaman berinvestasi dalam KM. Pertanyaan

tersebut menyangkut, teknologi apa yang dibutuhkan? Bagaimana cara memastikan proses ini dikelola dengan benar? Bagaimana cara mengukur efektivitas dari solusi KM?

Sebagaimana telah banyak diketahui, bahwa teori keunggulan sumber daya telah mengakui aspek pengetahuan sebagai sumber daya strategik organisasi. KM sebagai suatu pendekatan dan disiplin mendapat inspirasi dari seorang pakar Jepang Ikujiro Nonaka. Ia menerbitkan karyanya dan mengembangkan model SECI (sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi, dan internalisasi) untuk penciptaan pengetahuan. Pada tahun 1995, Ikujiro Nonaka menerbitkan bukunya, bersama-sama dengan Hiroteka Takeuchi, dengan tema yang sama. Proses SECI menjelaskan penciptaan pengetahuan secara interaktif dan dinamik antara pengetahuan laten (tacit) dan eksplisit (Nonaka, 1994; Nonaka & Takeuchi, 1995). Meskipun pada periode sebelumnya, Michael Polanyi telah mengusulkan sebuah kontinum pengetahuan dari kedua kutub ekstrim pengetahuan laten (tacit) dan eksplisit (Polanyi, 1966). Sebetulnya, KM adalah disiplin manajemen yang relatif masih berusia muda, namun banyak orang percaya bahwa KM telah mencapai puncaknya (Schutt, 2003). Meskipun Sebagian besar kepustakaan tentang KM lebih mengedepankan peran teknologi informasi (Raub & Law, 2001). Padahal, dalam rangka meningkatkan produktivitas, adalah perlu untuk memahami lingkungan kerja dari para pekerja berpengetahuan (Schutt, 2003). Dengan demikian, bahwa KM bukanlah hanya tentang pengutamaan teknologi an sich, dan faktanya suatu tujuan tidak dapat direalisasikan hanya dengan mengandalkan sistem informasi (Raghu & Vinze, 2007). Lebih dari itu, KM menekankan dan mengharapkan kerjasama pada spektrum yang lebih luas, yaitu gabungan dari sejumlah kontributor yang terdiri dari sejumlah orang dan proses teknologi yang mendukung keunggulan suatu organisasi. Dalam rangka untuk mengatasi masalah dan mendorong proses penggunaan KM yang efektif, maka unsur pendukung seperti budaya, kepemimpinan dan pengetahuan yang berorientasi pada praktik SDM (HR) perlu dikembangkan (DeTienne, Dyer, Hoopes & Harris, 2004).

Dengan demikian, kata yang paling penting dalam KM adalah “pengetahuan”. Arti dari kata "pengetahuan" sendiri telah mengalami banyak interpretasi yang berbeda oleh para pakar yang berbeda pula. Pengetahuan adalah gagasan yang luas dan abstrak yang masih dapat diperdebatkan baik dalam wacana filsafat klasik barat maupun timur. Dengan demikian, belum ada definisi yang berlaku umum tentang makna pengetahuan, meskipun telah banyak para pakar mencoba untuk menentukan tentang apa pengetahuan dan bagaimana hal tersebut dapat diklasifikasikan ke dalam berbagai jenis pengetahuan. Nanaka dan Takeuchi telah mendidefinisikan pengetahuan, yakni sebagai "suatu keyakinan yang dibenarkan oleh fakta-fakta". Pengetahuan adalah kombinasi dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual, dan wawasan dari sudut pandang para pakar yang memberikan kerangka kerja untuk mengevaluasi dan menggabungkan sejumlah informasi dan pengalaman baru (Agresti, 2000). Sebuah pandangan yang komprehensif tentang pengetahuan yang relevan untuk mempelajari

KM adalah, bahwa pengetahuan merupakan wawasan yang berasal dari data, informasi, dan pengamatan, yang biasanya tercermin melalui tindakan, sehingga dalam kata yang lebih sederhana, pengetahuan adalah informasi yang ditindaklanjuti. Dengan kata lain, suatu tindak lanjut yang dilakukan dengan mengacu pada informasi yang tersedia dan relevan, pada waktu, tempat dan konteks yang tepat, dan dilakukan dengan cara yang benar.

Manajemen pengetahuan (KM) adalah model bisnis interdisipliner dimana pengetahuan adalah kerangka dan fokus utama dari organisasi. Tujuan KM adalah untuk mengaktifkan praktik inovatif pada tingkat organisasi dengan mendukung kolaborasi dan komunikasi diantara para pekerja berpengetahuan, baik dalam domain yang sama maupun di seluruh domain yang berbeda. KM adalah cabang dari ilmu manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja bisnis dengan meningkatkan kapasitas organisasi untuk belajar, berinovasi, dan memecahkan masalah. Aktivitasnya berfokus pada pengelolaan tentang bagaimana suatu pengetahuan dihasilkan dan diintegrasikan ke dalam organisasi. Dengan demikian KM adalah proses menangkap dan menggunakan keahlian kolektif organisasi yang tersimpan di atas kertas, dokumen, database ( pengetahuan eksplisit), atau pengetahuan yang masih tersembunyi dalam pikiran orang (pengetahuan tacit). Tiga elemen kunci dari KM adalah orang atau para pekerja, proses dan teknologi dalam suatu gabungan yang bisa saling tumpang tindih. KM dalam arti luas adalah kerangka konseptual yang mencakup semua kegiatan dan perspektif yang diperlukan untuk memperoleh gambaran tentang penanganan dan pemanfaatan aset pengetahuan suatu korporasi bagi nilai tambah dan keunggulan bersaing suatu organisasi.

Karenanya KM adalah jiwa dari organisasi yang meliputi keahlian, pengalaman dan hasil belajar organisasi. KM dapat memfasilitasi berbagai aspek organisasi, seperti intelijen bisnis, proses rekayasa ulang bisnis, manajemen proyek yang efektif, kreativitas dan inovasi organisasi. KM memiliki potensi besar untuk menunjang pertumbuhan suatu organisasi, dengan asumsi bahwa organisasi yang menggunakan pengetahuan yang tersedia secara efisien dan efektif dapat mengekstrak suatu keuntungan maksimal. KM membantu organisasi dalam mempelajari hal-hal baru dan menciptakan pengetahuan baru. KM juga dapat memastikan bahwa suatu aliran informasi dapat sampai pada orang dan waktu yang tepat untuk membuat keputusan yang tepat. Demikian pula KM dapat membantu organisasi untuk belajar dari kesalahan dan tidak mengulanginya lagi di masa depan. KM memungkinkan organisasi untuk memiliki keunggulan atas pesaing melalui aset pengetahuan dan intelektual untuk mengembangkan dan mencapai tujuan organisasi. KM dapat membantu organisasi untuk belajar dari pengalaman, mengkonversi dan mengkodifikasi pengalaman tersebut kedalam sistem berbasis teknologi informasi, sehingga dapat saling berbagi dengan pihak lain dan membantu mereka untuk menggunakan pengalaman tersebut, yang pada gilirannya dapat meningkatkan produktivitas dan menambah pengetahuan baru.

Sebuah Sistem KM yang efektif dalam suatu organisasi harus mengatasi masalah yang berkaitan dengan penciptaan, menangkap dan menyimpan pengetahuan, sekaligus mensintesiskan, mengekstrak, saling berbagi, mentransfer dan mendokumentasikan pengetahuan. Agar efektif dalam menangani masalah tersebut, maka sistem KM harus memiliki pendekatan holistik dengan menekankan pada tiga faktor organisasi yang telah disebutkan tadi, yaitu orang atau para pekerja, proses dan teknologi. Sinkronisasi dari aspek teknologi dan perilaku manusia atau organisasi dapat mengarah pada sistem KM yang efektif. Oleh karena itu, pada saat implementasi KM didalam organisasi, maka ketiga faktor tersebut harus dipertimbangkan dan ditangani seefektif dan seefisien mungkin.

Teknologi informasi dan komunikasi (ICT) dapat menyediakan semua infrastruktur yang dibutuhkan dan sebagai kerangka kerja untuk penyimpanan pengetahuan organisasi ke dalam database dan memfasilitasi proses transfer informasi ke seluruh lapisan organisasi. Disamping itu pula dapat dilakukan berbagai jenis analisis, simulasi, pemodelan dan komputasi dari penggunaan pengetahuan sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang efektif, disamping untuk penciptaan pengetahuan dan aplikasi lainnya bagi kepentingan organisasi. Dengan kata lain, para pekerja dapat menggunakan pengetahuan untuk menyumbang nilai tambah bagi organisasi, yaitu dengan saling berbagi diantara mereka, sehingga dapat meningkatkan keahlian organisasional dan juga membantu dalam menciptakan pengetahuan baru. Secara singkat, KM mampu memfasilitasi pembakuan semua proses bisnis dengan waktu dan biaya yang efisien.

Harus diakui, teknologi adalah tulang punggung dari setiap sistem KM, dan perubahan teknologi memiliki dampak besar pada berbagai proses, seperti penciptaan pengetahuan, saling berbagi, penyimpanan dan pengambilan keputusan. Namun demikian, dinamika perilaku manusia sangat mempengaruhi sistem KM, yaitu sejumlah individu dengan kepribadian, motivasi, keterampilan kepemimpinan, latar belakang budaya yang berbeda, dapat bereaksi secara berbeda pula terhadap berbagai komponen dari proses KM. Sebaliknya sejumlah perbedaan tersebut menjadi sistem yang lebih terbuka dan kondusif untuk saling berbagi pengetahuan diantara sesama para pekerja, juga kondusif bagi penciptaan pengetahuan dan inovasi, meskipun masih terdapat kekhawatiran tentang adanya penyimpangan sebagai ekses dari penyebaran pengetahuan yang tidak terkendali dan tidak relevan. Oleh karena itu, setiap individu dalam organisasi harus berkenalan dengan manfaat KM dan terlatih dalam seni penciptaan pengetahuan dan diseminasi.

Bagaimana cara memastikan bahwa proses KM telah dikelola dengan benar, dan bagaimana kita dapat mengukur dampak dari solusi KM? Hal penting yang harus diingat adalah bahwa lebih dari 50 persen dari solusi KM berbicara tentang manajemen dan memastikan bahwa budaya dan pola perilaku organisasi kita secara tepat diperhitungkan dalam strategi perubahan. Pada titik ini, teknologi e-learning dapat

membantu untuk melatih para pekerja beradaptasi pada teknologi baru pada waktu yang paling nyaman bagi mereka. E-learning juga dapat digunakan untuk melatih para manajer tentang bagaimana mendorong para pekerja mereka untuk saling berbagi informasi dan memanfaatkan solusi melalui program insentif dan kebijakan manajemen lainnya. Kepemimpinan sebuah organisasi atau bisnis unit harus sepenuhnya mendukung pelaksanaan strategi KM agar keberhasilan dapat dipastikan. Kepemimpinan yang kuat akan mengidentifikasi tantangan organisasi setepat mungkin, menegakkan kebijakan manajemen perubahan dan perangkat matrik yang dapat digunakan untuk mengukur keberhasilan pelaksanaan KM. Perangkat matrik ini juga dapat digunakan untuk mengukur area yang mungkin perlu disesuaikan dengan kebutuhan atau pola kerja para pengguna dalam organisasi. Strategi KM terbaik difokuskan pada pemecahan masalah bisnis dan memungkinkan organisasi menjadi sebuah institusi yang on-demand , yang terintegrasi, fleksibel dan dapat merespon dengan cepat permintaan pelanggan dan sejumlah peluang pasar.

Organisasi yang mengikuti metodologi secara taat asas dapat merujuk kembali ke tiga faktor kunci yang telah dikemukakan di atas, dimana sejumlah orang telah merasakan keuntungan maksimal dari investasi KM mereka. Ketiga faktor kunci terpadu yang diusulkan tentunya membutuhkan perawatan, khususnya terhadap aspek teknologi beserta aspek perilaku organisasi dalam mengatasi ketiga faktor tersebut, yakni orang atau para pekerja, proses dan teknologi dari KM yang memerlukan pendekatan holistik. Suatu model SECI dapat memadukan keseimbangan yang serasi, antara penciptaan pengetahuan beserta sifat dan perilaku manusia dalam organisasi dengan penekanan yang sama. Pada satu sisi, dapat dibuat suatu penggunaan teknologi atau ICT yang efektif, sedangkan di sisi yang lain perhatian yang sama dapat diberikan pada berbagai faktor organisasi lainnya, seperti budaya, kepemimpinan, dan motivasi.

Sebagaimana telah diutarakan bahwa ICT merupakan tulang punggung sistem. Sementara teknologi selalu akan terus berubah dimana organisasi senatiasa perlu mengikuti perubahan tersebut dari sudut pandang biaya dan investasi. Begitu pula halnya, perilaku organisasi sebagai aspek yang sama pentingnya dapat mempengaruhi sistem KM. Aspek perilaku organisasi tidak dapat dimanfaatkan secara optimal tanpa dukungan dari budaya organisasi, kepemimpinan yang efektif, motivasi, proses rekayasa ulang bisnis, inovasi, pembelajaran, pelatihan dan lain sebagainya, yang perlu ditempatkan sejalan dengan strategi organisasi. Dengan demikian, sistem KM juga berarti cara untuk mencapai tujuan organisasi, yang dengan sendirinya tujuan KM harus diturunkan atau dijabarkan dari visi dan misi organisasi. Sebuah sistem KM yang baik harus mengaktivasi organisasi dan memperluas manfaat KM terhadap berbagai elemen dan bagian organisasi. Elemen utama dari kerangka KM yang diusulkan adalah: menyimpan, menangkap, mengorganisir dan mengaplikasikan pengetahuan, disamping membangun infrastruktur, ICT, budaya, pelatihan, pembelajaran, kepribadian, kepemimpinan dan strategi organisasi. Kesemua elemen tersebut harus bekerja sama

dan secara holistik berdampak pada keberhasilan dan efektivitas KM dalam suatu organisasi terkait.

Dalam lingkungan yang sangat kompetitif pada abad ke-21 ini, pengetahuan menjadi aset penting bagi setiap organisasi. Mengelola pengetahuan memungkinkan organisasi untuk mencapai tujuan mereka dengan cara yang lebih efektif dan efisien. Para pekerja adalah aset yang paling penting dari sebuah organisasi. Setiap orang dalam organisasi perlu didorong untuk saling berbagi pengetahuan, sedangkan insentif yang tepat perlu diberikan kepada mereka yang secara aktif terlibat dalam proses penciptaan pengetahuan baru. Suatu KM yang efektif dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi sebuah organisasi, yaitu tersedianya informasi yang relevan untuk pengambilan keputusan pada saat diperlukan, dan sekaligus tersedianya bahan untuk meninjau kembali strategi organisasi dalam rangka mencapai tujuan yang diinginkan. Bahkan KM tidak hanya perlu dimasukkan kedalam budaya organisasi, namun juga harus menjadi komitmen masyarakat berpengetahuan. Dalam hal ini, tengah terjadi inovasi dan perubahan teknologi yang secara signifikan berpengaruh besar pada kehidupan masyarakat sehari-hari. Banyak terobosan teknologi baru yang membuat pelaksanaan KM menjadi lebih mudah, terjangkau dan lebih hemat biaya. Meskipun KM masih relatif baru dalam tahap kelahirannya, namun KM adalah faktor yang tinggal bersama kita dan akan menjadi salah satu faktor penentu keberhasilan bisnis kita dalam waktu dekat ini. Memasuki relung tahun 2015, kita perlu mempertimbangkan KM sebagai alternatif pilihan yang tepat untuk menghadapi tantangan persaingan bisnis di tahun 2015 yang sudah dekat menghampiri kita, dan sekaligus sebagai strategi bisnis babak baru untuk mengarungi berbagai perubahan yang dinamik dan tak terduga.

Bandung, 30 Desember 2014 Faisal Afiff